Disposition des documents gouvernementaux: Foire aux questions (FAQ)

Qu'est-ce qu'un document administratif commun?

Les documents administratifs communs sont les documents qu'une institution de l'administration fédérale a créés, recueillis ou reçus afin d'étayer et de témoigner des vastes fonctions et activités administratives internes que toutes les institutions fédérales exercent ou dont elles se partagent l'exercice (par exemple, les finances et la gestion des ressources humaines).

Qu'est-ce qu'un document d'exploitation?

Les documents d'exploitation sont les documents qu'une institution de l'administration fédérale a créés, recueillis ou reçus afin d'étayer et de témoigner des fonctions, programmes, processus, transactions, services et de toutes autres activités assignées exclusivement ou spécifiquement à cette institution en vertu d'une loi, d'un règlement ou d'une politique.

Qu'est-ce qu'un document éphémère?

Les documents éphémères ne sont pas des documents à valeur opérationnelle. Ils peuvent inclure des copies ou des exemplaires de documents conservés dans le dépôt d’une institution gouvernementale, mais ne comprennent pas les documents requis pour surveiller, soutenir ou documenter l’exécution des programmes, mener à bien les opérations, prendre des décisions, ou fournir des preuves à l’appui de la reddition de comptes et du rapport sur les activités du gouvernement. (Source : Autorisation de disposition de documents éphémères, no 2016/001, Section A.2)

Qu'est-ce qu'un bureau de premier intérêt (BPI)?

Un bureau de premier intérêt (BPI), c'est l'institution fédérale - qu'il s'agisse d'un ministère, d'une agence, d'une commission, d'un bureau ou d'un autre organisme - qui reçoit spécifiquement d'une loi, d'un règlement, d'une politique ou d'un mandat l'autorité et la responsabilité d'accomplir une fonction particulière.

Que sont les délais de conservation ?

Selon la Directive sur la tenue de documents du Secrétariat du Conseil du Trésor, chaque institution fédérale est responsable de « l'établissement, la mise en œuvre et la tenue à jour des délais de conservation des ressources documentaires ayant une valeur opérationnelle. » Lors de l'élaboration des délais de conservation, il revient à chaque institution de comprendre et d'appliquer toute loi concernant la conservation et la divulgation de l'information, particulièrement sa propre loi.

Quel article de la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada permet de disposer de l'information gouvernementale?

L'article 12 (1) de la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada stipule que

« L'élimination ou l'aliénation des documents fédéraux ou ministériels, qu'il s'agisse ou non de biens de surplus, est subordonnée à l'autorisation écrite de l'administrateur général ou de la personne à qui il a délégué, par écrit, ce pouvoir. »

Afin de répondre à ces exigences législatives, le Bibliothècaire et Archiviste du Canada émet des autorisations de disposer de documents qui permettent aux institutions fédérales de disposer des documents qui ne répondent plus à des besoins opérationnels ou légaux, que ce soit en leur permettant de les détruire, en exigeant leur transfert à Bibliothèque et Archives Canada ou en consentant à ce qu'ils passent sous le contrôle d'une autre entité que l'administration fédérale.

Qu'est-ce qu'une autorisation de disposition (AD) ?

Selon les dispositions de la Loi sur la Bibliothèque et sur les Archives du Canada, les autorisations de disposition constituent des outils délivrés par Bibliothèque et Archives Canada qui permettent aux institutions fédérales de disposer des documents dont elles n'ont plus besoin pour fonctionner, que ce soit en leur permettant de les détruire, en exigeant leur transfert à Bibliothèque et Archives Canada ou en consentant à ce qu'ils passent sous le contrôle d'une autre entité que l'administration fédérale.

Les autorisations de disposition (ADs) sont délivrées de l'une ou l'autre des façons suivantes :

  1. l'autorisation s'adresse à une institution fédérale en particulier;
  2. ou bien l'autorisation s'adresse à plusieurs institutions fédérales à la fois

Qu'est-ce qu'une ADS ?

Une autorisation de disposition spécifique ou ADS est une autorisation de disposition concernant les documents gérés par une seule institution du gouvernement. Elle habilite celle-ci à disposer de ses documents en autant qu'elle respecte les modalités spécifiées par Bibliothèque et Archives Canada.

Qu'est-ce qu'une ADP ?

Une autorisation de disposition pluri-institutionnelle ou ADP est une autorisation de disposition octroyée par Bibliothèque et Archives Canada aux institutions du gouvernement, sur une base multi-institutionnelle, qui concerne les documents gérés par un groupe d’institutions ou par toutes les institutions du gouvernement. L’ADP permet à ces institutions de disposer de leurs documents en autant qu'elles respectent les modalités spécifiées par Bibliothèque et Archives Canada.

Certaines ADP, délivrées entre 1998 et 2003, comportaient trois éléments : l’autorisation de disposition, les modalités d’application et le profil fonctionnel.

Qu'est-ce qu'un accord sur le transfert ?

Les ententes sur le transfert font partie intégrante des autorisations de disposition (« Autorisation de disposition des documents » ou « Autorisation de disposer de documents ») délivrées avant 2015. Selon l’article 13 (1) de la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada, le Bibliothécaire et Archiviste du Canada passe un accord avec les institutions fédérales concernant le transfert de leurs documents ayant une valeur archivistique à Bibliothèque et Archives Canada.

Lorsque des documents archivistiques étaient identifiés, un accord sur le transfert faisait partie de l'autorisation de disposition ; les détails sur le transfert des documents figuraient dans les modalités de transfert annexées à l'accord.

Que sont les modalités de transfert ?

Les modalités de transfert font partie de l'accord sur le transfert négocié qui peut être annexé aux Autorisations de disposition délivrées avant 2015. (« Autorisation de disposition des documents »)

Les documents identifiés comme ayant une valeur archivistique dans les modalités de transfert doivent être transférés sous la garde et le contrôle de Bibliothèque et Archives Canada par les institutions fédérales, selon les dispositions spécifiées dans ce document. Avec l’accord de transfert auquel elles sont annexées, les modalités de transfert constituent une entente juridiquement contraignante, comme un contrat.

Les modalités associées à d’anciennes autorisations pluri-institutionnelles de disposer des documents (délivrées entre 1998 et 2013) peuvent être annexées à l’autorisation ou, dans d’autres cas, intégrées à l’autorisation elle-même. Les modalités des ADP régissent l'application de ces autorisations aux documents administratifs communs.

Qu'est-ce qu'un profil fonctionnel?

Les profils fonctionnels accompagnent chaque ADP visant des documents administratifs communs délivrées avant 2013 pour faciliter l'application des modalités de transfert qui sont annexées à chacune de ces autorisations.

Le profil fonctionnel concerne la portée de l'autorisation particulière et se compose essentiellement de descriptions de sous-fonctions, chacune de ces sous-fonctions étant à son tour subdivisée en tâches, activités et processus, selon le cas.

Qui peut utiliser les ADP ?

Il est important de comprendre qu’il y a deux types d’ADP : celles délivrées entre 1998 et 2013 qui concernent toutes les institutions du GC, et celles délivrées depuis le 1er janvier 2015 qui touchent spécifiquement des groupes d’institutions du gouvernement.

  • Dans le cas des ADP délivrées entre 1998 et 2013 couvrant l’ensemble des institutions du GC : 
    • À moins d'indication contraire dans une nouvelle autorisation de disposition émise après le 1er janvier 2015, toutes les institutions fédérales assujetties à la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada peuvent avoir recours aux autorisations pluri-institutionnelles pour disposer de leurs documents dépourvus de valeur archivistique ou historique.
    • Des exceptions particulières concernant l’application des ADP délivrées entre 1998 et 2013 sont identifiées dans leurs modalités de transfert, notamment dans les parties « Portée de l’autorisation » et « Autorisation de détruire des documents ».
  • Dans le cas des ADP délivrées après le 1er janvier 2015:

Seules les institutions du GC apparaissant à l’Annexe A de l’ADP peuvent appliquer cette autorisation.

Toutes les autres institutions disposant d’une nouvelle autorisation de disposition délivrée après le 1er janvier 2015 devront suivre les modalités de cette autorisation, laquelle stipule que  seulement trois ADP visant l’ensemble des institutions du GC demeurent applicables :

  • l'autorisation s'appliquant aux documents éphémères (p. ex., AD 2016/001);
  • l'autorisation s'appliquant aux documents fournis, à titre confidentiel, à une institution fédérale aux fins de poursuite du gouvernement du Canada ou de défense de ses intérêts dans le cadre d’un règlement de conflits (p. ex., ADP no 2009/001);
  • l'autorisation s'appliquant aux documents numérisés (p. ex., ADP 96/023). 

Est-ce que les ADP comprennent des délais de conservation ?

Non.
Les autorisations de disposition délivrées par Bibliothèque et Archives Canada aux institutions du gouvernement, incluant les autorisations de disposition pluri-institutionnelles, ne comprennent pas et ne font pas référence à des délais de conservation.

Dans le cas où les documents sont identifiés comme ayant une valeur archivistique ou historique et devront être transférés sous la garde et le contrôle de Bibliothèque et Archives Canada, BAC établit des ententes auprès des institutions du gouvernement concernant le moment (date) du transfert (ou d'autres questions) afin d’assurer leur préservation comme documents d’archives

Où puis-je trouver des conseils pour établir des délais de conservation pour les documents administratifs communs ?

Bibliothèque et Archives Canada a créé un ensemble d’Outils génériques d’évaluation (OGÉ)  qui décrivent les activités administratives communes (ou ‘services internes’), les ressources documentaires produites dans le cadre de ces activités et des délais de conservation recommandés. Il ne s’agit que de suggestions et elles ne doivent être utilisées que si elles répondent aux exigences législatives, de politique et ministérielles.

Comment établir des délais de conservation pour les documents d'exploitation?

Il existe plusieurs outils génériques d’évaluation (OGÉ) qui sont reliés aux activités opérationnelles communes à plusieurs institutions du gouvernement, par exemple la conformité et l’application des règlements. La majorité des OGÉ renferment des recommandations de délais de conservation, établies par des experts du domaine à travers le gouvernement du Canada.

Les points essentiels à relever en établissant des délais de conservation:

  • déterminer les besoins d'accès à l'information - afférents à l'administration et la gestion des programmes qui occasionnent la création et la collecte des renseignements; et
  • rechercher les lois et législations, règlements et/ou politiques de l'administration fédérale et de l'institution qui précisent les exigences de conservation.

Étant donnée la valeur de l’information à titre de témoignage des actions d’une institution selon ses rôles et responsabilités (i.e. pour l'établissement d'une piste d'audit pour processus de décision) et pour la protection des droits légaux de la Couronne, des citoyens ou d’organisations externes, les délais de conservation doivent être révisés par le cadre supérieur responsable de la gestion de l'information de l'institution.

Combien y a-t-il d'ADP?

Bibliothèque et Archives Canada a délivré, entre 1998 et 2016, quatorze Autorisations de disposition pluri-institutionnelles, concernant les documents éphémères, les documents administratifs communs, les documents opérationnels communs et les documents propres à un support particulier.

L'ADP concernant les documents éphémères est l'autorisation de disposition de documents éphémères, no 2016/001Un guide d'application est disponible qui offre des indications générales sur la façon d'appliquer l'AD.

Les ADP concernant les documents administratifs communs sont les suivantes:

Autorisation no. 98/001
La fonction « administration générale »
Autorisation no. 98/005
La fonction « gestion des ressources humaines »;
Autorisation no. 99/003
La fonction « gestion du matériel »
Autorisation no. 99/004
La fonction « gestion financière et la fonction de contrôleur »
Autorisation no. 2001/002
La fonction « gestion immobilière ».

Les ADP visant des documents d'exploitation communs et des documents propres à un support particulier :

Autorisation no. 96/021
Documents institutionnels d'un cabinet de ministre;
Autorisation no. 96/022
Documents des responsables d'institutions fédérales;
Authorisation  No. 96/023
Documents afférents à des systèmes d'imagerie électronique;
Autorisation no. 96/024
Les secteurs créateurs d'affiches des institutions fédérales;
Autorisation 2005/006
Documents des dossiers cas d'exploitation
Autorisation 2009/001
La disposition des documents fournis, à titre confidentiel, à une institution fédérale aux fins de poursuite du gouvernement du Canada
Autorisation 2010/004
La disposition des publications en surplus dans les institutions fédérales
Autorisation 2013/001
Les données d'analytique web

Quelle autorisation dois-je appliquer en premier, l'autorisation spécifique de mon institution, les ADP sur les documents administratifs communs, les ADP génériques ou l'autorisation de disposition de documents éphémères ?

En premier, vérifiez si votre institution a reçu une nouvelle autorisation de disposition depuis le 1er janvier 2015. Si c’est le cas, c’est cette autorisation que vous devez utiliser pour disposer de vos documents.

Si votre institution n’a pas reçu de nouvelle autorisation depuis le 1er janvier 2015, les autorisations en vigueur (incluant les ADP délivrées entre 1998 et 2013) devront être mises en œuvre selon l’ordre suivant :

  1. Les autorisations de disposition spécifiques qui visent les documents gérés par des institutions particulières.
  2. Les autorisations de disposition pluri-institutionnelles qui visent des documents d'exploitation ou des documents consignés sur un support particulier.
  3. Les autorisations de disposition pluri-institutionnelles qui visent des documents administratifs communs.

Note : L'autorisation de disposition de documents éphémères, no 2016/001 peut être appliquée en tout temps à des documents qui rencontrent les critères de destruction tels qu’énoncés dans les modalités de l'autorisation, sauf si une ADS contient des indications contraires.

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