Disposition

C'est un processus qui permet aux institutions fédérales de disposer des documents qui sont sans valeur opérationnelle, soit en permettant leur destruction, (cette décision est laissée à la discrétion des institutions), en exigeant leur transfert à Bibliothèque et Archives Canada ou en consentant à leur aliénation du contrôle de l'administration fédérale.
Bibliothèque et Archives Canada doit s'acquitter de différentes obligations concernant l'élimination de l'information créée par les institutions fédérales à l'appui des politiques gouvernementales, de l'administration publique et de la prestation des programmes.
 
Conformément à la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada, seulement le Bibliothécaire et Archiviste du Canada peut disposer des documents gouvernementaux en émettant des autorisations de disposer de documents (ADD) de l'une ou l'autre des façons suivantes :
 
  • Les autorisations pluri-institutionnelles de disposer de documents (APDD)
    visent les documents que gèrent toutes les institutions fédérales ou du moins un bon nombre d'entre elles et habilitent les institutions à disposer des documents conformément aux certaines modalités fixées.
  • Les autorisations spécifiques de disposer des documents (ASDD)
    visent les documents gérés par cette seule institution fédérale et habilitent l'institution à disposer des documents conformément aux certaines modalités fixées.
Le Système de contrôle des autorisations de disposer des documents (SysCAD)
Le Système de contrôle des autorisations de disposition (SysCAD) ou Records Disposition Authorities Control System (RDACS) inclut une description détaillée des instruments de disposition émis par BAC (plus de 2300), une base de données des institutions fédérales ainsi que de leurs responsabilités en matière de disposition, les documents pertinents et les commentaires et révisions apportées cumulativement par les archivistes, avec un outil de recherche personnalisé. Le système est accessible à BAC et, depuis 2004, à toutes les institutions fédérales disposant d'un accès à SecureChannel (l'extranet du gouvernement fédéral).
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