Autorisations de disposition pluri-institutionnelles (ADP)

Ce type d'autorisation de disposition est accordé par Bibliothèque et Archives Canada (BAC) dans le but de guider les institutions fédérales assujetties à la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada qui désirent disposer de documents gérés par toutes les institutions fédérales ou par un groupe identifiable d'institutions. Les ADP sont conçues pour libérer les institutions fédérales de l’obligation de préparer individuellement des demandes d’autorisation pour pouvoir disposer de documents essentiellement de même nature – qu’elle soit administrative ou opérationnelle.

Il importe de noter qu'une autorisation de disposition, y compris une ADP, émise par Bibliothèque et Archives Canada afin de permettre à une institution de détruire des documents ne constitue pas une obligation de procéder à leur destruction; une telle autorisation n’indique pas non plus le moment où ces documents peuvent être détruits. L’institution fédérale est seule responsable de déterminer si et quand elle procédera à la destruction de ces documents.

Le fait que Bibliothèque et Archives Canada délivre une autorisation de disposition à une institution fédérale indique que BAC a établi qu'il n'était pas nécessaire de préserver ces documents pour un usage ultérieur, à des fins historiques ou archivistiques, par la population canadienne. L’autorisation de disposition permet de disposer des documents seulement selon la Loi de BAC. L’institution est seule responsable de vérifier tout responsabilité legale qui pourrait résulter de l’application de toute loi fédérale ou exigence juridique.

Les délais de conservation des documents visés par les ADP

Les autorisations de disposition délivrées par Bibliothèque et Archives Canada aux institutions fédérales, y compris les ADP, ne constituent pas une approbation des délais de conservation qui sont essentiels pour gérer le cycle de vie et l'élimination des documents .

Il incombe à chaque institution fédérale de fixer des délais de conservation à l'égard des documents qu'elle gère dans l'exercice de ses activités. L'institution s’y emploie dans le cadre de l'analyse et de l'évaluation de ses risques relativement à ses exigences en matière de gestion de l'information; elle doit prendre en considération les lois fédérales sur l'information ainsi que les autres lois et règlements susceptibles d'avoir une incidence sur les délais de conservation. Afin d’aider les institutions fédérales à élaborer leurs délais de conservation, BAC leur prodigue des conseils et met à leur disposition l’expertise et les connaissances de ses spécialistes.

Entre 1998 et 2013, BAC a délivré trois types d’autorisations de disposition pluri-institutionnelles (ADP).

  • Pour les documents administratifs communs

Les documents administratifs communs sont les documents qu'une institution de l'administration fédérale a créés, recueillis ou reçus afin d'étayer et de témoigner des vastes fonctions et activités administratives internes que toutes les institutions fédérales exercent ensemble ou dont elles se partagent l'exercice (par exemple, les finances et la gestion des ressources humaines ou des biens immobiliers).

Ces ADP comprennent:

Autorisation no. 98/001
La fonction « administration générale »
Autorisation no. 98/005
La fonction « gestion des ressources humaines »;
Autorisation no. 99/003
La fonction « gestion du matériel »
Autorisation no. 99/004
La fonction « gestion financière et la fonction de contrôleur »
Autorisation no. 2001/002
La fonction « gestion immobilière ».
  • Pour les documents propres à un support particulier que l’on retrouve souvent dans les institutions fédérales.
  • Pour les documents d’exploitation que l’on retrouve souvent dans les institutions fédérales.

Les documents d'exploitation sont les documents qu'une institution de l'administration fédérale a créés, recueillis ou reçus afin d'étayer et de témoigner des fonctions, programmes, processus, transactions, services et toutes autres activités assignés à cette institution spécifiquement ou exclusivement aux termes d'une loi, d'un règlement ou d'une politique.

Ces ADP comprennent:

Autorisation no. 96/021
Documents institutionnels d'un cabinet de ministre;
Autorisation no. 96/022
Documents des responsables d'institutions fédérales;
Autorisation  no. 96/023
Documents afférents à des systèmes d'imagerie électronique;
Autorisation no. 96/024
Les secteurs créateurs d'affiches des institutions fédérales;
Autorisation 2005/006
Documents des dossiers cas d'exploitation
Autorisation 2009/001
La disposition des documents fournis, à titre confidentiel, à une institution fédérale aux fins de poursuite du gouvernement du Canada
Autorisation 2010/004
La disposition des publications en surplus dans les institutions fédérales
Autorisation 2013/001
Les données d'analytique web

En 2016, BAC a délivré l'autorisation de disposition de documents éphémères (AD 2016/001).  Un guide d'application est disponible qui offre des indications générales sur la façon d'appliquer l'AD.

Qui peut utiliser les autorisations de disposition pluri-institutionnelles ?

Il est important de comprendre les deux types de APD: celles émises entre 1998 et 2013 qui couvraient toutes les institutions du GC, et celles émises après le 1er janvier 2015 à des groupes d'institutions gouvernementales spécifiquement identifiés.

  • Pour les ADP visant toutes les institutions du GC émises entre 1998-2013 :

À moins d'une indication contraire dans une nouvelle autorisation de disposition délivrée à une institution depuis le 1er janvier 2015, toutes les institutions fédérales assujetties à la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada peuvent avoir recours aux autorisations pluriinstitutionnelles pour disposer de leurs documents dépourvus de valeur archivistique ou historique.

Des exceptions particulières concernant l’application des ADP délivrées entre 1998 et 2013 sont identifiées dans l'annexe intitulée ‘Modalités...’, notamment dans l'énoncé sur la ‘Portée de l’autorisation’ et dans l'énoncé sur l’Autorisation de détruire des documents.

  • Pour les ADP émises après le 1er janvier 2015:

Seules les institutions énumérées à l'annexe A de l'ADP peuvent utiliser l'autorisation. 

Toutes les autres institutions fédérales disposant d’une nouvelle autorisation de disposition délivrée après le 1er janvier 2015, devront suivre les modalités de cette autorisation. A cet égard, seules trois ADP visant l’ensemble des institutions du GC demeurent applicables:

  1. L’autorisation s'appliquant aux documents éphémères (p.ex., AD 2016/001);
  2. L’autorisation s'appliquant aux documents fournis, à titre confidentiel, à une institution fédérale aux fins de poursuite du gouvernement du Canada ou de défense de ses intérêts dans le cadre d’un règlement de conflits (p. ex., ADP 2009/001);
  3. L’autorisation s'appliquant aux documents numérisés (p. ex., ADP 96/023).

Si une institution n’a pas reçu de nouvelle autorisation depuis le 1er janvier 2015, les autorisations en vigueur (incluant les ADP délivrées entre 1998 et 2013) devront être mises en œuvre selon l’ordre suivant :

  1. Les autorisations de disposition spécifiques (ADS) qui visent exclusivement les documents gérés par des institutions agissant à titre particulier. Les autorisations spécifiques ont préséance sur toutes les autres autorisations de disposition émises par Bibliothèque et Archives Canada.
  2. Les autorisations pluriinstitutionnelles qui visent des documents d'exploitation (ou opérationnels) ou des documents consignés sur un support particulier.
  3. Les autorisations pluriinstitutionnelles qui visent des documents administratifs communs.

Nota : l'autorisation de disposition de documents éphémères (AD 2016/001) peut être appliquée à n'importe quel moment à des documents qui satisfont aux critères de destruction en vertu de cette autorisation, sauf dans le cas où une ADS contient des instructions à l'effet contraire.

Questions?

Toute question concernant l’application ou l’interprétation des ADP mentionnées pourra être acheminée à : Centre de liaison.

Le Centre de liaison acheminera les demandes à l’archiviste responsable de votre institution.

Date de modification :