Programme de disposition des documents gouvernementaux de Bibliothèque et Archives Canada : Abrégé du programme

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Le cadre législatif de disposition

Chaque année, les institutions de l'administration fédérale créent et gèrent de l'information consignée sur divers supports en appui des politiques publiques, de l'administration du gouvernement, de l'exécution de programmes et de la prestation de services à la population canadienne.

La Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada (2004) impose à Bibliothèque et Archives Canada (BAC) diverses obligations concernant l'élimination de l'information. 

La Loi établit l'autorité du Bibliothécaire et Archiviste du Canada:

  • de contrôler la destruction de documents par les institutions fédérales
    L'élimination ou l'aliénation des documents fédéraux ou ministériels, qu'il s'agisse ou non de biens de surplus, est subordonnée à l'autorisation écrite de l'administrateur général ou de la personne à qui il a délégué, par écrit, ce pouvoir. [Paragraphe 12 (1)]
  • de préserver les documents à valeur historique ou archivistique
    Le transfert, sous la garde ou la responsabilité de l'administrateur général, des documents fédéraux ou ministériels qui, à son avis, présentent un intérêt historique ou archivistique s'effectue selon les accords convenus à cet effet entre lui-même et le responsable des documents. [Paragraphe 13 (1)]
  • et d'adopter les mesures jugées nécessaires pour atteindre ces objectifs. [Paragraphe 7 et 8]

La Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada subordonne l'élimination des documents gérés par les institutions fédérales aux processus et procédures qui favorisent l'identification et la préservation des documents à valeur archivistique ou historique. Toute institution fédérale dont le nom figure à l'Annexe 1 de la Loi sur l'accès à l'information ou à l'Annexe de la Loi sur la protection des renseignements personnels est assujettie à la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada.

Autorisations de disposition

Afin de répondre à ces exigences législatives, Bibliothèque et Archives Canada émet des autorisations de disposition qui permettent aux institutions fédérales de disposer des documents qui n'ont plus de valeur primaire, que ce soit en leur permettant de les détruire (cette décision est laissée à la discrétion des institutions), en exigeant leur transfert à Bibliothèque et Archives Canada ou en consentant à ce qu'ils passent sous le contrôle d'une autre entité que l'administration fédérale.

Bibliothèque et Archives Canada émet les autorisations de disposition de l'une ou l'autre des façons suivantes :

  1. l'autorisation s'adresse à une institution fédérale en particulier; ce type d'autorisation vise les documents gérés par cette seule institution et habilite celle-ci à disposer de ses documents en autant qu'elle respecte les modalités fixées par Bibliothèque et Archives Canada; il s’agit ici d’une autorisation de disposition spécifique, ou ADS;
  2. l'autorisation s'adresse à plusieurs institutions fédérales à la fois; ce type d'autorisation pluri-institutionnelle vise les documents que gèrent toutes les institutions fédérales ou un groupe identifiable d'institutions et les habilite  à disposer des documents conformément aux modalités fixées par Bibliothèque et Archives Canada. On parlera ici d’autorisation de disposition pluri-institutionnelle (ADP).

L'émissiion d'une autorisation de disposition à une institution fédérale indique que BAC a établi qu'il n'était pas nécessaire de préserver ces documents pour usage ultérieur, à des fins historiques ou archivistiques, par la population canadienne. L’autorisation de disposition permet de disposer des documents seulement selon la Loi de BAC. L’institution est seule responsable de vérifier toute responsabilité légale qui pourrait résulter de l’application de toute loi fédérale ou exigence juridique.

Il importe de noter qu'une autorisation de disposition, émise par Bibliothèque et Archives Canada afin de permettre à une institution de détruire des documents, ne constitue pas une obligation de procéder à leur destruction; une telle autorisation n’indique pas non plus le moment où ces documents peuvent être détruits. L’institution fédérale est seule responsable de déterminer si et quand elle procédera à la destruction de ces documents.

La méthodologie d’évaluation

La quantité d’information créée par le GC a augmenté considérablement depuis la fin de la Seconde Guerre mondiale et de façon exponentielle depuis l’arrivée et l’utilisation répandue des technologies de l’information numériques. Actuellement, environ 200 institutions fédérales assujetties à la Loi de BAC créent des documents qui doivent être évalués afin d’assurer une couverture complète de disposition.

Les archivistes gouvernementaux identifient, sélectionnent et acquièrent les meilleurs documents qui permettent de documenter les programmes et les activités des ministères. Grâce à l’arrangement et à la description de ces documents en fonction de leur contexte, ils aident les chercheurs à consulter et interpréter ces documents. Au fur et à mesure que le volume d’information créée par les ministères augmente, le rôle des archivistes prend une importance accrue.

L’évaluation archivistique des documents du GC a comme objectif de déterminer la meilleure source disponible pour documenter les activités gouvernementales qui présentent un intérêt à long terme pour les Canadiens.

BAC utilise la méthodologie de la macro-évaluation pour identifier les documents des institutions assujetties à la Loi de BAC qui ont une valeur historique ou archivistique en mettant l’accent sur le contexte de création des documents plutôt que sur leur contenu. Selon la macro-évaluation, une analyse est effectuée pour comprendre le rôle du créateur de documents dans la société et au sein du gouvernement du Canada, sa relation avec d’autres institutions gouvernementales et les citoyens, ainsi que son mandat et ses activités à travers le temps.

Voir plus de détails sur l'histoire de la méthodologie macroévaluation du BAC.

Le Système de contrôle des autorisations de disposition (SysCAD)

Le Système de contrôle des autorisations de disposition (SysCAD) inclut une description détaillée des instruments de disposition émis par BAC (plus de 2300), une base de données des institutions fédérales ainsi que leurs responsabilités en matière de disposition, les documents pertinents et les commentaires et révisions apportées cumulativement par les archivistes, avec un outil de recherche personnalisé. Le système est accessible aux employés de BAC et, depuis 2004, à toutes les institutions fédérales disposant d'un accès à la Voie de communication protégée (l'extranet du gouvernement fédéral).

Délais de conservation des documents des institutions fédérales

Il incombe à chaque institution fédérale de fixer des délais de conservation à l'égard des documents qu'elle gère dans l'exercice de ses activités. L'institution s’y emploie dans le cadre de l'analyse et de l'évaluation de ses risques relativement à ses exigences en matière de gestion de l'information en tant que ressource; elle doit prendre en considération les lois fédérales sur l'information ainsi que les autres lois et règlements susceptibles d'avoir une incidence sur les délais de conservation. Afin d’aider les institutions fédérales à élaborer leurs délais de conservation, BAC les conseille et met à leur disposition l’expertise et les connaissances de ses spécialistes. Les autorisations de disposition émises par Bibliothèque et Archives Canada aux institutions fédérales ne constituent pas une approbation des délais de conservation qui sont essentiels pour gérer le cycle de vie et l'élimination des documents.

La protection des documents dotés de valeur archivistique et leur transfert à Bibliothèque et Archives Canada

Les autorisations de disposition qui exigent des institutions fédérales le transfert de documents à Bibliothèque et Archives Canada afin d'y être préservés en tant qu’archives, comportent des normes et lignes directrices qui soulignent les obligations de l’institution du GC en ce qui touche les documents d’archives. La Norme opérationnelle sur l’utilisation des autorisations de disposition identifie les exigences en matière d’application des autorisations de disposition auprès des institutions du gouvernement. Pour leur part, les Procédures pour le transfert de ressources documentaires à valeur continue non publiées d’institutions du gouvernement du Canada à Bibliothèque et Archives Canada donnent des informations concernant un transfert sécuritaire des documents d’archives sur tout support à Bibliothèque et Archives Canada.

Des questions concernant la disposition ?

Contacter le Centre de liaison de BAC à bac.centredeliaison-liaisoncentre.lac@canada.ca

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