Lignes directrices pour le transfert de documents aux Centres de services régionaux

Tables des matières
Formulaires

Présentation des Centres de services régionaux

Les Centres de services régionaux de Bibliothèque et Archives Canada, anciennement connus sous le nom des Centres fédéraux des documents, constituent un réseau national de centres de services établis d'un bout à l'autre du pays. Ces centres gèrent des documents quel que soit le support pour le compte de plus de 90 ministères et organismes du gouvernement fédéral et sont situés à Halifax, Québec, Ottawa, Toronto, Winnipeg et Vancouver. Ils prennent en charge leurs documents possédant encore une valeur lorsqu'il ne devient plus rentable pour ces ministères et organismes de les garder dans leurs locaux. Les centres disposent de divers moyens économiques pour entreposer et protéger ces documents, pour les repérer au besoin à des fins de consultation ou de recherche, et pour détruire de manière sûre et en temps opportun les autres documents lorsqu'ils seront devenus inutiles. Les centres conservent en outre des copies de sécurité des documents électroniques qui pourraient s'avérer essentiels aux opérations de l'administration fédérale et à la protection des droits en cas d'urgence ou de catastrophe. Enfin, le centre à Ottawa a la gestion des documents des anciens militaires, alors que le centre à Winnipeg a la gestion des documents des anciens fonctionnaires fédéraux. 

Ce guide de l'utilisateur décrit les modalités de transfert de tous les types de supports d'information aux Centres de services régionaux. 

Pour de plus amples renseignements sur les services offerts au public, en ce qui a trait à la consultation de documents, veuillez vous référer à la section des documents du gouvernement accessibles à l'extérieur d'Ottawa.

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Normes de service  

Les Centres de services régionaux de gestion de l'information s'engagent à respecter les normes établies pour les services d'acquisition, de référence et de disposition des documents décrits ci-dessous, 95 pour 100 du temps. 

Tableau 1 : Liste de normes de service  

Services Description Norme de service Frais Activités
Acquisition ordinaire Une acquisition est un groupe de documents, qui satisfait les critères d'entrée de BAC, approuvé pour le transfert des documents d'une institution du gouvernement admissible au centre de service régional (CSR) approprié à l'entreposage et à la gestion. La documentation concernant les acquisitions doit être expédiée au dépositaire du ministère approuvé dans un délai maximum de 10 jours ouvrables suivant la réception de l'acquisition. S/O Les documents d'acquisition qui satisfont aux critères d'entrée :
  • recevoir et placer les contenants sur les rayonnages
  • enregistrer l'annonce et tous autres renseignements documentaires du versement dans la base de données équitable du CSR dans un format cohérent
  • préparer, vérifier, approuver et distribuer toutes autres formalités administratives connexes pour BAC et le client
Référence ordinaire une référence est une demande, un reclassement ou un interclassement. L'activité normale est considérée comme moins d'une (1) activité de référence par contenant dans un exercice financier, répertorié dans le réseau de centres de services régionaux. Une demande de documents reçue avant 12 h, peu importe le support, sera prête à être ramassée à la fin de la journée ouvrable suivante.
(NOTA : sous réserve des restrictions de la quantité, veuillez communiquer avec le CSR approprié). Les supports électroniques, lorsque les rappels ont été préalablement organisés avec le ministère, le ramassage est prêt à une date et une heure prédéterminées.
S/O
  • demande - le document ou les documents sont retirés du contenant et préparés pour l'envoi ou le ramassage selon les directives du client
  • reclassement - le document ou les documents sont retournés et reclassés à son lieu d'origine ou selon les directives du client
  • interclassement - le document ou les documents reçus qui satisfont les critères d'entrée seront interclassés; si le temps l'admet et selon l'espace dans le contenant. Celui-ci sera retourné, si l'espace est restreint dans le contenant.
Disposition ordinaire Le processus de disposition permet la destruction physique, la préservation archivistique ou le retour des documents. Dès la réception d'un « consentement de disposition » approuvé, le CSR codera tous les contenants dans les 10 jours ouvrables. S/O
  • déterminer les documents remplissant les conditions requises pour la disposition
  • déterminer si la disposition est autorisée
  • cocher les contenants pour la disposition
  • actualiser les bases de données pertinentes
  • disposition appropriée, comme indiqué par le ministère :
    • retourner au ministère (transport à leurs frais)
    • sécuriser le déchiquetage
    • transférer à la préservation archivistique
Acquisition à recouvrement des coûts Une acquisition à recouvrement des coûts est un groupe de documents, qui ne satisfait pas les critères d'entrée de BAC, approuvé pour le transfert des documents d'une institution du gouvernement admissible au centre de service régional (CSR) approprié à l'entreposage et à la gestion. La documentation des acquisitions doit être envoyée au dépositaire du ministère approprié selon les modalités du protocole d'entente (PE) entre BAC et le ministère du gouvernement approprié. Le montant facturé à un ministère du gouvernement du Canada selon le protocole d'entente et/ou le barème de recouvrement des coûts de BAC pour les frais encourus durant l'exercice en cours. Les documents d'acquisition qui ne satisfont pas aux critères d'entrée et sont compris dans une APDD approuvée :
  • recevoir et placer les contenants sur les rayonnages
  • enregistrer l'annonce et tous autres renseignements documentaires du versement dans la base de données équitable du CSR dans un format cohérent
  • préparer, vérifier, approuver et distribuer toutes autres formalités administratives connexes pour BAC et le client
Référence à recouvrement des coûts Une référence à recouvrement des coûts est une demande, un reclassement ou un interclassement de tous documents qui ne satisfont pas aux critères d'entrée de BAC. Les taux de référence sont plus élevés que l'activité de référence ordinaire dans un centre de services régional. Une demande de référence à recouvrement des coûts sera administrée selon les normes de service du CSR pour une référence ordinaire ou sera traitée selon les modalités du protocole d'entente approuvé. Le montant facturé à un ministère du gouvernement du Canada selon le protocole d'entente et/ou le barème de recouvrement des coûts de BAC pour les frais encourus durant l'exercice en cours.
  • demande - le document ou les documents sont retirés du contenant et préparé pour l'envoi ou le ramassage selon les directives du client
  • reclassement - le document ou les documents sont retournés et reclassés à son lieu d'origine ou selon les directives du client
  • interclassement - le document ou les documents reçus qui satisfont les critères d'entrée seront interclassés selon les modalités du protocole d'entente
Disposition à recouvrement des coûts ** Le processus de disposition permet la destruction physique, la préservation archivistique ou le retour des documents qui ne satisfont pas aux critères d'entrée de BAC. Le processus de disposition sera complété soit selon la disposition ordinaire des normes de service (ci-dessous) ou selon les modalités entre BAC et le ministère du gouvernement approprié. Le montant facturé à un ministère du gouvernement du Canada selon le protocole d'entente et/ou le barème de recouvrement des coûts de BAC pour les frais encourus durant l'exercice en cours.
  • déterminer les documents remplissant les conditions requises pour la disposition
  • établir si la disposition est autorisée
  • coter les contenants pour la disposition
  • vérifier les boîtes retirées des rayonnages
  • actualiser les bases de données pertinentes
  • disposition appropriée, comme indiqué par le ministère :
    • retourner au ministère (transport à leurs frais)
    • sécuriser le déchiquetage
    • transférer sous la garde archivistique
Retrait permanent Le retrait des documents d'un centre de services régional par un ministère du gouvernement du Canada qui ne satisfait pas aux critères d'entrée de BAC ou a décidé de retirer tous leurs documents avant la fin du délai conservation. À être négocié selon les modalités du protocole d'entente. Le montant facturé à un ministère du gouvernement du Canada selon le protocole d'entente et/ou le barème de recouvrement des coûts de BAC pour les frais encourus durant l'exercice en cours.
  • retirer les contenants du rayonnage avant la fin du délai de conservation
  • préparer les contenants pour le transport vers un lieu déterminé par le client et aux frais du client
  • préparer, vérifier, approuver et distribuer toutes autres formalités administratives connexes pour BAC et le client
  • actualiser les bases de données pertinentes
 

** Nota : Une action complimentaire et des ressources supplémentaires peuvent être nécessaires et seront négociées au moyen du protocole d'entente préalable à la disposition de recouvrement des coûts qui peuvent inclure, sans s'y limiter : 

  • remettre en boîte (CR-03)
  • créer les listes (CR-03)
  • retirer et remettre dans les boîtes sur le rayonnage (CR-03)
  • ségrégation (CR-04)
  • supervision (AS-01)
  • rapports de progrès (AS-01)

 

Emplacements et zones de service des Centres de services régionaux

Pour vous renseigner sur les services offerts par un centre en particulier, veuillez déterminer quel centre sert votre région, puis utilisez l'information ci-dessous pour communiquer avec la personne responsable. 
 

Pour de plus amples renseignements des services offerts au public, en ce qui a trait à la consultation de documents, veuillez vous référer à la section des documents du gouvernement accessibles à l'extérieur d'Ottawa

  • Région de l'Atlantique, Halifax
    Sert les bureaux gouvernementaux de la Nouvelle-Écosse, du Nouveau-Brunswick, de l'Île-du-Prince-Édouard et de Terre-Neuve-et-Labrador. 
  • Région du Québec, Québec
    Sert les bureaux gouvernementaux du centre et de l'est du Québec. 
  • Région de la capitale nationale, Ottawa
    Sert les bureaux gouvernementaux de la région de la capitale nationale, y compris Gatineau et les zones du Québec situées à moins d'une cinquantaine de kilomètres de cette ville, et la zone de l'Ontario située au nord d'une ligne allant de Belleville à Gravenhurst et à l'est d'une ligne allant de Thunder Bay à Fort Severn. 
  • Région de l'Ontario, Toronto
    Sert les bureaux gouvernementaux de la région du Grand Toronto et de la zone de l'Ontario située au sud et au sud-ouest d'une ligne allant de Belleville à Gravenhurst, y compris ces villes. 
  • Région du Manitoba, Winnipeg
    Sert les bureaux gouvernementaux de l'Alberta, de la Saskatchewan, des Territoires du Nord-Ouest, du Nunavut, du Manitoba et de la zone de l'Ontario située à l'ouest d'une ligne allant de Thunder Bay à Fort Severn, y compris ces villes. 
  • Région du Pacifique, Vancouver
    Sert les bureaux gouvernementaux de la Colombie-Britannique et du Yukon. 

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Fonctions d'un centre de services régional  

Tous les centres de services régionaux assument les fonctions suivantes : 

  1. Ils traitent les documents qui leur sont confiés par les institutions fédérales autorisées situées dans leur zone de service.
  2. Ils conservent les documents traités avec un souci d'économie et d'efficacité
  3. Ils préparent des rapports d'acquisition à l'intention du client.
  4. Ils permettent certaines recherches dans les documents qui leur sont confiés et offrent un service de référence. Ces deux services sont fournis dans la limite des restrictions de consultation imposées par l'institution cliente.
  5. Après avoir obtenu l'approbation de l'institution cliente, ils disposent des documents en conformité avec les autorisations de disposer de documents.
  6. Ils aident et conseillent les institutions fédérales de trois façons :
    • ils les conseillent sur la façon de décrire les documents, de les classer, de les transférer et d'en disposer;
    • ils encouragent l'utilisation des installations et des centres de services régionaux; et
    • ils diffusent de la documentation qui permet aux clients d'utiliser plus efficacement les centres de services régionaux.
  7. Ils entreposent les supports de données électroniques de façon économique et sûre.
    Note : Les règlements gouvernementaux en matière de sécurité recommandent de conserver les copies de sécurité des documents électroniques dans des entrepôts externes.
  8. Ils conservent les documents essentiels des institutions fédérales autorisées et offrent des services consultatifs pour faciliter la préparation des documents destinés à un centre de services régional.

Critères d'entrée pour l'entreposage des ressources documentaires à valeur continue (RDVC) non publiées du gouvernement du Canada - Octobre 2013

 

Afin de pouvoir être transférées d'une institution fédérale à Bibliothèque et Archives Canada (BAC), les ressources documentaires à valeur continue (également appelées documents de valeur archivistique) non publiées doivent respecter l'ensemble des exigences décrites ci-dessous. Ces exigences s'appliquent également aux RDVC placées dans des installations d'entreposage de documents inactifs dans les Centres de services régionaux (CSR). 

1.  Les RDVC doivent être à la charge et sous l'autorité d'une législature ou d'un pouvoir judiciaire du gouvernement fédéral, ou d'une institution ou d'un organisme assujetti à la Loi sur l'accès à l'information et/ou la Loi sur la protection des renseignements personnels (et ainsi assujetti à la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada).

2.  Les RDVC doivent être inactives1.

-  En ce qui concerne les transferts directs de RDVC non publiées sous la garde et le contrôle de BAC, le délai de conservation doit être expiré (c.-à-d. que la RDVC doit être inactive) et la ressource ne doit pas être visée par une préservation de la preuve en cas de litige (également appelée « ordonnance de communication » ou « interdiction de suppression »).

-  Les RDVC non publiées qui sont entreposées dans un CSR jusqu'à ce qu'elles soient admissibles à la disposition (transfert) doivent être inactives, c.-à-d. :

    1. elles doivent être assorties de délais de conservation raisonnables*;
    2. elles doivent être fermées depuis au moins deux ans;
    3. une période d'au moins deux ans doit s'être écoulée entre la dernière mesure administrative s'y rattachant et son entreposage;
    4. elles ne doivent pas être visées par une préservation de la preuve en cas de litige (également appelée « ordonnance de communication » ou « interdiction de suppression »)
      * Raisonnable : Au sein d'une même institution et d'une institution à l'autre, les délais de conservation doivent être de durée comparable et s'appliquer à des ressources documentaires similaires.

3.  Les RDVC non publiées doivent être visées par l'une des autorisations suivantes :

    1. autorisation de disposer (AD);
    2. autorisation de disposer des documents (ADD) (autorisation pluriinstitutionnelle de disposer des documents (APDD) ou autorisation spécifique de disposer des documents (ASDD));
    3. entente officielle prévoyant le transfert de la RDVC, autre que (a) ou (b), qui a été conclue entre le bibliothécaire et archiviste et l'institution ou la personne responsable de la ressource.

4.  Seules les RDVC sont transférées à BAC. Il faut éviter l'interclassement de celles-ci avec des ressources documentaires n'ayant pas de valeur continue ainsi que les doublons par rapport à des ressources documentaires transférées à BAC par le passé ou simultanément.

5.  Les RDVC doivent être séparées par support.

6.  Les RDVC non publiées ayant fait l'objet d'un transfert direct doivent être accessibles dès le transfert terminé, conformément aux modalités négociées dans l'entente de transfert conclue entre BAC et l'institution. Tout autre obstacle à l'accès des RDVC non publiées doit être éliminé ou atténué dans la mesure du possible2.

Les RDVC non publiées ne peuvent être admises dans une installation pour l'entreposage des documents inactifs d'un CSR si elles sont classifiées très secret ou protégé C.

7.  Lors du transfert, les RDVC non publiées ne doivent pas être contaminées (RDVC analogiques), corrompues (RDVC numériques) ou menacées d'une quelconque façon. Aussi, la condition de toute RDVC transférée ne doit poser aucun risque physique pour les autres documents conservés dans les installations de BAC. Toute question, antérieure ou actuelle, touchant la condition physique ou l'intégrité de la RDVC doit être communiquée à l'avance, par écrit, afin que BAC soit en mesure d'évaluer son admissibilité, et de déterminer si des traitements sont requis avant son entrée ou si les traitements réalisés au préalable répondent aux exigences de BAC.

8.  En ce qui concerne les RDVC acheminées dans les CSR à des fins d'entreposage provisoire, les acquisitions doivent être bien organisées de manière à en faciliter les recherches, par exemple : classer les documents en ordre alphabétique ou numérique (en fonction de la date de disposition) dans chaque contenant. Il en va de même pour la disposition, par exemple : organiser les contenants selon la date de disposition.

Les acquisitions doivent être accompagnées d'un répertoire électronique détaillé (par article ou document) qui respecte les exigences de BAC. En ce qui concerne les RDVC numériques, il faut fournir des métadonnées structurées et une liste des supports physiques de stockage utilisés dans le cadre du transfert. En ce qui a trait aux RDVC acheminées dans les CSR à des fins d'entreposage provisoire, les dates de disposition du matériel doivent également figurer dans le répertoire.

9. Pour le transfert, seuls les contenants, les supports physiques de stockage et les formats de fichiers approuvés par BAC (y compris ceux qui sont hors normes, mais que BAC a approuvés avant le transfert) seront acceptés. 

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Enregistrement des documents

On utilise les termes « enregistrement des documents » ou « acquisition » pour décrire le transfert d'un groupe de documents de l'institution d'origine au centre de services régional qui en assurera la garde contrôlée. 
 

Les centres de services régionaux accepteront les documents sur divers supports en autant que les critères pour l'entreposage des documents soient remplis. Si les documents ne satisfont pas aux critères, les centres de services régionaux se réservent le droit de retourner une partie ou l'ensemble des boîtes de documents aux frais de l'institution cliente.  

Nous vous recommandons de consulter le centre de services régional de votre région pour obtenir des conseils avant de commencer à préparer des documents pour le transfert. 

Avant l'enregistrement des documents, vous devez appliquer les autorisations de disposer des documents (ADD) existantes aux documents en question. Pour ce faire, il faut vérifier le délai de conservation de chaque dossier et, lorsqu'il existe une ADD, voir si le dossier a une importance archivistique ou historique. N'enregistrez pas de documents dont le délai de conservation est écoulé ou dépassé. 

Note : Avant le transfert des documents, il faut envoyer le rapport de prévision d'acquisition [RTF 2 579 Ko] et la liste détaillée de tous les dossiers électroniques [PDF 98 Ko].  

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Emballage des documents à transférer à un centre de services régional

Le centre de services régional concerné doit approuver tous les contenants utilisés pour le transfert des documents. On s'attend à ce que les institutions utilisent l'une des trois boîtes décrites ci-dessous, car leurs dimensions sont conformes à l'espace dont nous disposons sur les rayons : 
 
  • La boîte normalisée est une boîte d'expédition qui s'ouvre par le haut. Elle a une longueur de 38,1 cm, une largeur de 28,9 cm et une hauteur de 25,4 cm (15 ¼ po x 11 ½ po x 10 po) (voir la figure 1A).
  • La boîte FORT (Front Opening Records Transfer) pour le transfert de documents s'ouvre sur le devant. Elle a une longueur de 38,1 cm, une largeur de 28,9 cm et une hauteur de 24,2 cm (15 ½ po x 11 ½ po x 9 ½ po) (voir la figure 1B).
  • La boîte pour les impôts est une boîte de style ouvert conçue expressément pour l'Agence du revenu du Canada. Elle n'est pas utilisée dans tous les centres de services régionaux (voir la figure 1C).
 
Image de contenants utilises pour le transfert des documents

Figure 1A

 

 

 
Image de contenants utilises pour le transfert des documents

Figure 1B

 

 

 
Image de contenants utilises pour le transfert des documents

Figure 1C

 

Il faut sceller le dessus et le dessous de la boîte normalisée à l'aide de ruban adhésif. N'entrecroisez pas les rabats. Scellez le dessous de la boîte en repliant d'abord les petits rabats, puis les plus grands, et fixez le tout au moyen de ruban d'emballage d'une largeur de deux pouces. Le ruban adhésif n'est pas nécessaire pour sceller les deux autres types de boîtes. 

  • Organisez les documents par date de disposition, par année civile ou par année financière, en fonction du système de classification selon le sujet de l'institution. En l'absence d'un système de classification par sujet, on peut classer les dossiers par ordre alphabétique, numérique, chronologique, etc. 

Note : Triez tous les documents archivistiques ou historiques et emballez-les à part selon les modalités de l'ADD. 

  • Placez les documents et les dossiers verticalement, les étiquettes dans le même sens (de gauche à droite) de façon à ce qu'elles soient toutes visibles lorsqu'on ouvre la boîte.
  • Ne surchargez pas les boîtes pour ne pas entraver la recherche de dossiers. Laissez environ 10 cm (4 pouces) de jeu dans chaque boîte. Cela permettra d'interclasser les dossiers qui n'auraient pas été envoyés lors du transfert initial. Le poids de chaque boîte ne doit pas dépasser 11 kg (25 livres)

Note : Les institutions devraient consulter leur centre de services régional pour obtenir de l'information sur les autres types de médias comme les microformes ou les documents électroniques. 

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Étiquetage des contenants

La recherche des documents sera plus facile et plus rapide si vous suivez les consignes fournies par les centres de services régionaux pour étiqueter les contenants. Les renseignements ci-dessous vous indiquent où placer les étiquettes et précisent les renseignements qu'elles doivent contenir. 
 
  1. Utilisez un marqueur noir permanent à large pointe pour identifier les boîtes et leur contenu. Écrivez en caractères d'imprimerie d'environ 5 cm (2 pouces) de haut pour garantir une bonne lisibilité lors d'activités de référence. Inscrivez les renseignements sur le petit côté de la boîte (voir la figure 2).
  2. Inscrivez le nom de votre ministère ou de votre organisme, direction, division, etc. dans le coin supérieur gauche de la première et de la dernière des boîtes de chaque groupe de documents. Il est possible d'utiliser un format abrégé (voir la zone A des figures 3 et 4).
  3. Précisez le type de dossiers sur la première boîte, en dessous des renseignements sur l'institution (voir la zone B des figures 3 et 4).
  4. Inscrivez la plage de dates pour le type de documents ou la vedette du dernier dossier (voir la zone B des figures 3 et 4).
 

Note : Il n'est pas nécessaire d'inscrire l'année et le type de documents sur chaque boîte. Par contre, lorsqu'on retrouve, à l'intérieur d'un même envoi, des documents qui n'ont pas la même année ou la même année de destruction ou des documents administratifs communs et des documents propres à l'institution, ou même différents types de documents propres à l'institution, il faut inscrire le changement des renseignements sur la première boîte du nouveau groupe. 

  1. Indiquez le titre et le numéro du premier et du dernier dossier de chaque boîte (voir la zone C des figures 3 et 4).
  2. Inscrivez le numéro de la boîte dans le coin supérieur droit. La numérotation des boîtes doit commencer au numéro 1 et se poursuivre jusqu'à la dernière boîte de l'envoi. Ne répétez pas les numéros à l'intérieur d'un même envoi (p. ex. 1A, 1B, etc.) (voir la zone D des figures 3 et 4). 

Note : Veuillez communiquer avec le centre de services régional de votre région pour des directives sur l'étiquetage d'autres types de supports comme les microformes, les documents électroniques, etc. ou pour obtenir des précisions en cas de situation exceptionnelle.  

Une fois tout ce processus complété, veuillez envoyer le rapport de prévision [RTF 2 579 Ko], accompagné de la liste détaillée de tous les dossiers, par télécopieur, courrier ou courrier électronique à votre centre de services régional local (toute documentation de plus de 15 pages doit être envoyée par la poste). Le personnel du centre de services régional vérifiera les renseignements et communiquera ensuite avec vous pour convenir d'une date d'envoi.

 
Image démontrant l'étiquetage des contenants.

Figure 2

 

 

 
Image démontrant l'étiquetage des contenants.

Figures 3 and 4 

Documents du personnel

Le Centre de services régional du Manitoba gère les dossiers des anciens fonctionnaires fédéraux. Veuillez vous référer aux lignes directrices pour le transfert des dossiers du personnel civil pour de plus amples renseignements.

Entreposage des documents essentiels

Les centres de services régionaux fournissent l'entreposage des documents essentiels. La Politique de gestion de l'information gouvernementale exige de toutes les institutions fédérales d'identifier et de protéger leurs fonds de renseignements essentiels. Une fois les documents correctement sélectionnés, reproduits et décrits, il faut les entreposer dans un endroit sûr, adéquatement aménagé et dont les conditions ambiantes sont régularisées. La protection des documents essentiels, qu'ils se présentent sous forme électronique, papier ou autre, a pour but d'aider les institutions fédérales à respecter leurs responsabilités opérationnelles et juridiques pendant ou après une situation d'urgence. 
 

Le guide intitulé La protection des documents essentiels (Archivé), produit par Bibliothèque et Archives Canada (BAC), fournit aide, orientation et conseils aux institutions fédérales sur toute une gamme de sujets relatifs à la gestion de l'information et des documents. Voir aussi Rudiments de la gestion de l'information par le Conseil du Trésor. 

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Services des bibliothèques de documents électroniques

 

Les bibliothèques de documents électroniques des centres de services régionaux servent avant tout à entreposer de manière sécuritaire et économique les copies de sécurité des documents électroniques, ainsi que gérer celles-ci pour le compte des institutions fédérales autorisées. Or, comme les exigences d'entreposage des documents électroniques contenant des données originales sont les mêmes que pour les copies de sécurité, les deux types de documents doivent être entreposés physiquement dans les bibliothèques de documents électroniques. Cependant, les documents électroniques contenant des données originales doivent faire l'objet d'un enregistrement. On ne doit PAS les intégrer directement dans la base de données de la bibliothèque de documents électroniques. 

Veuillez suivre les directives suivantes : 

  1. Tous les documents électroniques doivent avoir une étiquette portant le nom de l'institution, le numéro et l'adresse du client.
  2. Tous les documents électroniques doivent être dotés d'un numéro unique. Utilisez un maximum de 11 caractères alphabétiques et/ou numériques, mais pas de caractère spécial (p. ex. espaces, virgules, points, traits d'union, @, #, $, etc.).
  3. Les documents doivent avoir une date de retour prédéterminée. Le délai de conservation pour les copies de sécurité ne doit pas dépasser six ans.
  4. Tous les documents entreposés doivent être inscrits sur un formulaire de documents électroniques [RTF 417 Ko]. Les numéros des documents doivent être retranscrits exactement de la même façon sur le formulaire.
  5. Les documents doivent être expédiés dans un contenant approuvé par les centres de services régionaux pour éviter les dommages et les pertes. Pour des raisons de santé et de sécurité, le poids des contenants ne doit pas excéder 11 kg (25 livres). N'envoyez jamais des documents électroniques dans le même contenant que des documents papier, car cela pourrait entraîner des erreurs d'entreposage 

Note : Avant d'envoyer des documents électroniques à des fins d'entreposage, veuillez communiquer avec votre centre de services régional pour obtenir conseils et information sur la façon de remplir les formulaires et d'étiqueter les documents, sur l'achat de contenants, sur les instructions d'envoi et les services offerts. Ces renseignements peuvent varier d'un centre de services régional à l'autre.  

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Documents archivistiques ou historiques  -  Transferts directs

On effectue des transferts directs lorsque des documents qui ont une importance historique ou archivistique ont dépassé leur délai de conservation et n'ont toujours pas été envoyés dans un centre de services régional pour une période d'inactivité sur les rayons, même si on avait prévu un délai de conservation sélectif. Lors d'une telle situation, il incombe à l'institution cliente de communiquer avec l'archiviste responsable de ces documents et d'effectuer les démarches appropriées pour transférer ces documents au centre de services régional local. Un archiviste est parfois disponible sur place pour vous aider à évaluer et à transférer ces documents. Veuillez communiquer avec le centre de services régional de votre région pour de l'aide et des conseils. 
 

Note : Dans la plupart des cas, les documents à transférer feront l'objet d'une autorisation de disposer des documents approuvée. Dans certains cas exceptionnels, les documents en péril qui répondent aux critères d'un transfert direct peuvent être transférés sans qu'on dispose d'une autorisation approuvée. Dans une telle situation, il faut d'abord consulter l'archiviste. 

Pour des instructions sur la façon de préparer les documents en vue d'en transférer la garde à la Division des opérations archivistiques de BAC, veuillez consulter les lignes directrices pour le transfert de documents d'archives textuelles [PDF 96 Ko]. 

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Livraison des documents

 

BAC n'offre pas les services de collecte et de livraison. L'institution cliente doit elle-même effectuer toutes les démarches appropriées pour transférer les documents au centre de services régional. Veuillez vous assurer que tous les envois sont prépayés. Consultez le centre de services régional de votre région pour fixer la date du transfert. 

Veuillez communiquer avec votre centre de services régional local pour connaître le bon ordre de chargement des boîtes sur les palettes ou dans le camion. Chaque centre de services régional a son propre processus de réception et donc ses propres exigences relatives au chargement. Dans certains centres, il sera exigé du chauffeur qu'il décharge lui-même son camion. 

  1. Les envois de plus de 50 boîtes doivent être expédiés sur des palettes dans un emballage moulant pour empêcher tout mouvement. En règle générale, une palette ne devrait pas contenir plus de cinq rangées de boîtes. (Consultez le centre de services régional concerné pour les exceptions) (voir les figures 5A et 5B).
  2. Lorsque vous envoyez plus de deux palettes, veuillez les numéroter dans l'ordre sur une feuille de papier de 21,6 cm sur 27,9 cm (8 ½ po x 11 po) et fixer cette feuille sur le devant de la palette, c'est-à-dire sur le côté où le numéro des boîtes apparaît (voir les figures 5A et 5B).
  3. Les envois de moins de 50 boîtes doivent être ordonnés pour faciliter le déchargement et la confirmation du nombre de boîtes reçues.
 
Image de contenant de livraison.

Figure 5A

 

 

 

 
Image de contenant de livraison.

Figure 5B

 

 

Référence et consultation

En tant que propriétaire des documents qu'elle conserve au centre de services régional, l'institution cliente décide qui aura le droit de les consulter et détermine les conditions de consultation et d'utilisation. Le centre de services régional applique à la lettre les restrictions de consultation des clients. Par conséquent, l'information et les documents ne sont accessibles qu'aux personnes désignées comme responsables des documents sur le rapport d'acquisition à l'intention du client ou aux personnes qui détiennent l'autorisation d'un responsable des documents et qui connaissent les modalités de consultation. Les documents postés ou livrés à une institution cliente sont adressés à la personne qui en est responsable, à moins d'avis contraire de sa part. Ces mesures nous aident à protéger vos documents. C'est pour cette raison qu'il est très important d'avertir immédiatement votre centre de services régional lorsque le responsable des documents change.

Marche à suivre pour demander des documents  

Les clients peuvent effectuer leurs demandes par téléphone, par télécopieur, par la poste, par courrier électronique (lorsque possible) ou par service de messagerie. Les demandes téléphoniques sont restreintes aux requêtes de nature urgente. 

Les documents sont demandés en remplissant le formulaire Centre fédéral de documents  -  Contrôle et demande [RTF 295 Ko]fourni par les centres de services régionaux ou tout formulaire de demande acceptable sur papier à correspondance officielle. 

Chaque demande de documents doit comporter les renseignements suivants : 

  1. le numéro ou le titre du dossier;
  2. le numéro de volume, s'il y a lieu, ou tout renseignement utile pour le repérage et la récupération du dossier (p. ex. le numéro de la politique sur la préservation des documents numériques, l'année, s'il s'agit d'un dossier secret ou ayant une cote de sécurité, etc.);
  3. le numéro d'acquisition, le numéro de localisation (numéro du rayon) et le numéro de la boîte. Si vous ne connaissez pas le numéro de localisation, inscrivez la date et le nombre de boîtes de l'envoi;
  4. le nom de la personne qui demande le dossier et le nom du responsable des documents;
  5. le nom de l'institution et de la direction ainsi que l'adresse de livraison ou de correspondance complète;
  6. le numéro de téléphone de la personne qui fait la demande et celui du responsable des documents;
  7. le numéro de télécopieur;
  8. le numéro de client fourni par le bureau régional (facultatif : consultez votre centre de services régional local);
  9. la date de demande du dossier; et
  10. la signature de la personne qui fait la demande (pour les envois par télécopieur, par la poste ou par service de messagerie).

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Documents archivistiques ou historiques  

Les chercheurs ministériels qui désirent consulter les documents archivistiques ou historiques entreposés dans la région de la capitale nationale (RCN) doivent transmettre leur lettre d'autorisation à la Division sur l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP)

Pour consulter des documents archivistiques ou historiques conservés dans les Centres de services régionaux de l’extérieur de la RCN (à l'exception de Vancouver et de Winnipeg), les chercheurs ministériels doivent envoyer leur lettre d’autorisation au gestionnaire du centre de services régional. Pour Vancouver et Winnipeg, les lettres doivent être acheminées à l'archiviste de ces centres. 

Si la personne qui désire consulter les documents n’est pas un employé de l’institution cliente, on doit faire la demande de consultation des documents auprès de la Division sur l’AIPRP ou des services de référence de Bibliothèque et Archives Canada (BAC). Si vous connaissez le numéro d’acquisition historique ou archivistique, veuillez l’indiquer en plus du numéro d’acquisition d’origine. 

Tous les centres de services régionaux mettent des installations de recherche à la disposition des chercheurs et des clients autorisés. Il est possible de consulter et/ou de copier les documents archivistiques ou historiques, mais ils ne peuvent sortir des locaux de BAC de la RCN ou des centres de services régionaux. 

Si la personne qui veut consulter les documents est un employé de l'institution cliente, il doit présenter au centre de services régional une lettre d'autorisation [RTF 77 Ko] du ministère signée par un directeur ou une personne d'un échelon supérieur en plus d'une preuve d'identité. Ce n'est qu'à la suite de ces démarches qu'on autorisera l'accès aux documents. 

Note : Les directeurs ne peuvent autoriser l'accès aux documents d'un autre ministère que le leur. Pour consulter les dossiers d'un autre ministère, il faut demander l'autorisation auprès des responsables de ce ministère. 

Les chercheurs ministériels qui désirent obtenir des photocopies des documents archivistiques ou historiques conservés dans les centres de services régionaux sont responsables d'obtenir l'autorisation requise et d'effectuer les démarches pour qu'une personne autorisée effectue les copies dans les locaux de BAC.  

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Documents électroniques  

Les documents électroniques sont demandés par téléphone, par télécopieur, par la poste, par courrier électronique ou par service de messagerie. L'usage téléphonique est réservé aux requêtes de nature urgente. Il faut soumettre un Formulaire de demande de documents électroniques contenant les renseignements suivants : 

  • le numéro ou le nom du support;
  • le numéro de client (s'il y a lieu);
  • le nom de la personne qui demande le document et le nom du responsable des documents;
  • le nom de l'institution et de la direction ainsi que l'adresse de livraison ou de correspondance complète; et
  • le numéro de téléphone de la personne qui fait la demande et celui du responsable des documents.

Interclassement et reclassement  

Un interclassement est effectué lorsqu'un document ou un groupe de documents est envoyé au centre de services régional pour être inséré dans une acquisition existante. Il faut inscrire le numéro d'acquisition, le numéro de localisation et le numéro de la boîte sur la chemise de dossier pour qu'on puisse placer le document au bon endroit. En l'absence de chemise, inscrivez l'information requise directement sur les documents. 

Un reclassement est effectué lorsqu'un document dont on a fait la demande est retourné au centre de services régional. Ces documents sont toujours reclassés dans l'acquisition d'origine, à moins que le délai de conservation n'ait changé. Si le délai de conservation a changé, il faut placer le document dans une autre acquisition. Le client devrait aussi indiquer au centre de services régional où se trouve la fiche de prêt de façon à ce qu'on puisse la retirer de la boîte. 

Note : Si, pour quelque raison que ce soit, il faut remplacer une des chemises de dossier, veuillez indiquer le numéro du dossier, le numéro d'acquisition, le numéro de localisation et le numéro de la boîte sur la nouvelle chemise. 

Lorsqu'il y a plusieurs interclassements et reclassements à faire, les clients sont priés de les trier par ordre de numéro de localisation et de numéro de boîte. Le numéro d'acquisition doit apparaître sur le premier dossier de chaque groupe à des fins de renvois. 

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Disposition des documents  

Le terme disposition englobe les opérations suivantes : 

  1. la destruction des documents non archivistiques;
  2. le transfert des documents archivistiques et historiques à la Division des opérations archivistiques de BAC;
  3. un transfert de propriété à l'extérieur du gouvernement fédéral (à un gouvernement provincial, par exemple); et
  4. le retour des documents à l'institution d'origine 

Aux termes de la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada (article 12[1]), « L'élimination ou l'aliénation des documents fédéraux ou ministériels, qu'il s'agisse ou non de biens de surplus, est subordonnée à l'autorisation écrite de l'administrateur général ou de la personne à qui il a délégué, par écrit, ce pouvoir. » Cette permission est ordinairement donnée au moyen des autorisations de disposer des documents (ADD). 

L'institution fournit une date de rappel pour tous les documents qu'elle transfère dans un centre de services régional. Le centre de services régional amorce le processus de disposition des documents qui lui sont confiés en envoyant à l'institution cliente la Lettre  -  Demande de consentement (et la Demande de consentement pour disposer des documents par télécopieur, par la poste ou par courriel au responsable des documents ou à l'agent autorisé. Ces démarches sont effectuées environ 90 jours avant la date officielle pour disposer d'un groupe de documents. 

La vérification des documents à disposer relève de la responsabilité de l'institution cliente. Pour ce faire, elle doit vérifier les ADD applicables et repérer les dossiers qui ont fait l'objet d'une demande à des fins de vérification en vertu de la Loi sur l'accès à l'information ou de la Loi sur la protection des renseignements personnels. En vertu de ces deux lois, les renseignements personnels utilisés par un organisme gouvernemental à des fins administratives devront être conservés par cet organisme au moins deux ans suivant la dernière utilisation qui en est faite. Veuillez dresser la liste de ces documents et/ou de tout autre document que votre institution aimerait qu'on lui retourne. Inscrivez-les sur la Demande de consentement pour disposer des documents. 

Lorsque vous aurez effectué la vérification de vos documents, veuillez signer la Demande de consentement pour disposer des documents et l'envoyer, par télécopieur ou par la poste, au centre de service régional concerné le plus tôt possible (habituellement avant le 30e jour suivant la réception de la documentation). Le centre de services régional disposera des documents selon les modalités établies, mais pas avant la date de disposition prévue. 

Note : Si un client ne répond pas à la lettre de consentement et que le délai de conservation est dépassé, le centre de services régional retournera les documents non archivistiques aux frais du client. Tout document d'une importance archivistique ou historique réelle ou potentielle sera transféré à BAC à des fins de conservation. 

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Disposer des documents classifiés ou protégés (disposer de documents non enregistrés)

Veuillez consulter le centre de services régional de votre région pour connaître les méthodes sécuritaires, sûres et efficaces afin de disposer de vos documents ayant une cote de sécurité ou protégés Demande d'élimination des documents non enregistrés [PDF 51 Ko].

Glossaire  

Autorisation de disposer des documents (ADD)
(Records Disposition Authority (RDA))
Le bibliothécaire et archiviste du Canada émet des autorisations de disposer de documents qui permettent aux institutions fédérales de disposer des documents dont elles n'ont plus besoin pour fonctionner, que ce soit en leur permettant de les détruire, en exigeant leur transfert à Bibliothèque et Archives Canada ou en consentant à ce qu'ils passent sous le contrôle d'une autre entité que l'administration fédérale.

Chemise de dossier
(File Folder)
Chemise en papier kraft ou en papier bulle de couleur, habituellement munie d'un onglet, servant à protéger les documents.

Classification selon le sujet (l'objet)
(Subject Classification)
Système de classification qui détermine les documents selon le sujet.

Copie de sécurité
(Back-up (security) Copy)
Double ou copie supplémentaire conservée pour remplacer l'original en cas de perte.

Date de rappel
(Bring-Forward Date)
Système de contrôle qui permet de s'assurer que des dossiers ou des documents, qui ne sont pas momentanément utiles à un bureau ou à un agent, soient retournés au centre de services régional qui les renvoie à ce même bureau ou agent à la date prescrite.

Date de retour
(Return Date)
Les documents entreposés seront automatiquement retirés du système et retournés à l'institution à la date prévue sans que l'institution n'ait à le demander. 

Demande
(Request)
Toute demande de documents ou d'information sur les documents conservés dans un centre de services régional. 

Demande de consentement pour disposer des documents
(Request for consent to the Disposition of Records)
Formulaire que le personnel du centre de services régional envoie par la poste ou par télécopieur au client avec la lettre de consentement. Le formulaire donne la liste de tous les documents dont on peut disposer selon la demande d'autorisation pour fins de conservation et de disposition établie pour cette acquisition. 

Disposer d'un document non enregistré
(Non-Accessioned Disposition)
Document qui n'a pas été transféré pour entreposage aux centres de services régionaux. 

Document
(Record)
Élément d'information, quel qu'en soit le support; la présente définition ne vise pas les publications. 

Document archivistique
(Archival Record)
Un document désigné par le bibliothécaire et archiviste du Canada dans le cadre du processus d'évaluation et d'autorisation de disposer des documents pour être conservé en permanence afin de : 

  • documenter le suivi administratif ainsi que les droits juridiques et de propriété des institutions fédérales;
  • de protéger les droits individuels;
  • de faciliter la recherche gouvernementale et les autres types de recherche.
 

Document ayant une cote de sécurité
(Classified Record)
Document qui doit être protégé de la consultation non autorisée, et ce dans l'intérêt national. Le niveau de protection dépend de la cote de sécurité assignée. Il existe trois niveaux de sécurité : confidentiel, secret et très secret. 

Document électronique / informatique
(Electronic Record)
Document produit par ordinateur, également nommé « document lisible par machine ». Ces documents sont conservés sur des supports magnétiques, tels que des bandes, des disquettes, etc. 

Document inactif
(Dormant Record)
Les documents de valeur archivistique, qu'ils soient visés par une autorisation spécifique de disposer des documents (ASDD) ou une autorisation pluri-institutionnelles de disposer des documents (APDD) : fermés pendant au moins 2 ans; et au moins deux ans à partir de la date de la dernière mesure administrative; ou
Les documents qui n'ont pas de valeur archivistique, qu'ils soient visés par une ASDD ou une APDD: fermés pendant au moins 2 ans; au moins deux ans à partir de la date de la dernière mesure administrative; et le délai de conservation restant est de deux ans ou plus.  

Documents essentiels
(Essential Records)
Documents essentiels à la continuation ou au rétablissement de fonctions institutionnelles critiques. Ce terme englobe notamment les documents : 

  • qui touchent aux droits des individus et des sociétés, y compris les droits fondamentaux, juridiques et de propriété;
  • qui sont les plus fréquemment utilisés et consultés;
  • dont la reconstruction et celle des systèmes correspondants nécessiteraient un énorme investissement de temps, d'argent et de travail.
  • qui sont similaires à ceux que d'autres institutions fédérales ont choisi d'intégrer dans leur Programme des documents essentiels;
  • dont la conservation est prévue par la loi ou la réglementation. 

Documents historiques
(Historical Records)
Documents conservés en permanence en raison de leur valeur durable et non pas nécessairement de leur utilité administrative. 

Dossier
(File)

  • Fonds de documents traitant d'un sujet particulier, classés selon un système logique.
  • Organisation de la documentation selon un rangement prédéterminé. 

Envoi (Shipment)
L'ensemble des boîtes envoyées ensemble.

 

Formulaire de contrôle et demande du Centre fédéral de documents
(Federal Records Centre Control and Request Form)
Formulaire que tout client qui demande des documents papier doit remplir. Ce formulaire (ARC 63) fournit toutes les coordonnées de la demande : responsable ou propriétaire des documents, adresse du responsable ou propriétaire, documents demandés. 

Formulaire de demande de documents électroniques
(Electronic Records Form)
Formulaire (ARC 510) qui doit être rempli et envoyé par les clients désireux d'entreposer des documents sur support électronique. Il contient les renseignements relatifs à l'acquisition : nécessité d'aller chercher les documents, nom du responsable ou du propriétaire, numéros des bandes, nom des dossiers, numéro séquentiel, type de contenant, niveau de sécurité, signature de la personne autorisée. 

Gestion de l'information
(Information Management)
D'après la Politique sur la gestion de l'information gouvernementale, « discipline qui oriente et appuie une gestion de l'information efficace et efficiente au sein d'un organisme, allant de la planification et de la conception à l'élimination et/ou à la conservation à long terme ». 

Institution fédérale autorisée
(Eligible Government Institutions)
Institution figurant à l'annexe 1 de la Loi sur l'accès à l'information ou à l'annexe de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Loi sur l'accès à l'information
(Access to Information Act)
Loi dont l'objet est « d'élargir l'accès aux documents de l'administration fédérale en consacrant le principe du droit du public à leur communication, les exceptions indispensables à ce droit étant précises et limitées et les décisions quant à la communication étant susceptibles de recours indépendants du pouvoir exécutif ». 

Loi sur la protection des renseignements personnels
(Privacy Act)
Loi qui a pour objet « de compléter la législation canadienne en matière de protection des renseignements personnels relevant des institutions fédérales et de droit d'accès des individus aux renseignements personnels qui les concernent ». 

Lettre de consentement
(Consent letter)
Lettre-type que le centre de services régional envoie à la Division des opérations archivistiques de Bibliothèque et Archives Canada et/ou ses clients pour les informer informer que la durée de conservation de certains documents arrive à échéance, et pour obtenir leur consentement afin de disposer de ces documents en vertu d'une autorisation de disposer des documents approuvée, et/ou d'une entente du calendrier de conservation établi. Cette lettre accompagne la Demande de consentement pour disposer des documents. 

Numéro d'acquisition
(Accession Number)
Numéro assigné par le personnel d'un centre de services régional à un groupe de documents. 

Numéro de localisation
(Location Number)
Numéro qui désigne la rangée et l'étagère où le dossier est entreposé. 

Rapport d'acquisition à l'intention du client
(Client Accession Report)
Ce rapport produit par les Services de gestion des fonds de renseignements contient la liste des caractéristiques d'une acquisition, dont (1) le numéro d'acquisition, (2) le volume (en pieds linéaires), (3) le nombre de boîtes, (4) les numéros de localisation, (5) la description des documents, (6) le nom et l'adresse du responsable des documents, (7) le ou les numéro(s) de l'autorisation de disposer des documents (ADD) et (8) la date de disposition. 

Rapport de prévision d'acquisition
(Accession Forecast Report)
Un rapport que le client remplit pour transférer des documents à un centre de services régional avant que ces documents ne soient examinés et acceptés à des fins de gestion et d'entreposage par le centre de services régional. 

Recherche de dossier
(File Retrieval)
Retrait d'un dossier d'un classeur ou d'un contenant d'entreposage. 

Responsable des documents
(Records Custodian)
Représentant de l'institution cliente, responsable pour la garde et le contrôle des documents de l'institution. Elle détient le pouvoir délégué de disposer des documents à la fin de leur délai de conservation. 

Restriction de consultation
(Access Restrictions)
Condition de consultation qui limite l'utilisation des documents. Les réserves de consultation peuvent être imposées par l'organisme client, la Loi sur l'accès à l'information, la Loi sur la protection des renseignements personnels ou la Loi sur la preuve au Canada

Service de référence
(Reference Service)
Service offert par les centres de services régionaux, qui renseigne sur les modalités d'accès aux documents conservés et en permet la consultation. 

Support d'information
(Information Media)
Terme général qui désigne tous les types de supports documentaires, tels que le papier, les microformes, les disques et les bandes magnétiques et les disques optiques. 

 

 1.  D'après les Lignes directrices pour le transfert de documents aux Centres de services régionaux de BAC, les « documents inactifs » sont :
• des documents de valeur archivistique, qu'ils soient visés par une autorisation spécifique de disposer des documents (ASDD) ou une autorisation pluriinstitutionnelle de disposer des documents (APDD) : fermés pendant au moins 2 ans; et au moins deux ans à partir de la date de la dernière mesure administrative; ou
 des documents qui n'ont pas de valeur archivistique, qu'ils soient visés par une ASDD ou une APDD : fermés pendant au moins 2 ans; au moins deux ans à partir de la date de la dernière mesure administrative; et le délai de conservation restant est de deux ans ou plus.

2.    Il faut notamment s’assurer que les RDVC numériques sont lisibles