Derniers exemplaires - Pérennité de la conservation des collections imprimées au Canada

Les Derniers exemplaires sont des publications ayant été désignées comme telles par un membre d’un réseau pour assurer leur accessibilité matérielle à long terme. L’objectif de cette désignation est de permettre aux membres d’un réseau de rationaliser et de réduire la duplication de ressources documentaires au moyen d’ententes collectives dans le cadre desquelles les institutions conviennent de la responsabilité des publications.

Introduction

Des exemplaires identiques des ressources du patrimoine documentaire sont conservés par de nombreuses institutions. Des catalogues partagés d’envergures inégales ont été élaborés pour faire le suivi de ces ressources géographiquement dispersées. L’utilisation croissante des publications numériques a incité les bibliothèques et les archives à réévaluer leurs ressources documentaires analogiques (imprimées). Les institutions décident parfois de retirer de leurs collections des documents qui sont très accessibles en format numérique ou qui semblent perdre de l’importance aux yeux des Canadiens. Les économies d’espace ainsi réalisées ne sont pas sans risque : il est possible qu’aucune institution ne conserve un « dernier exemplaire » d’une ressource documentaire au Canada. Il est souhaitable que les institutions s’engagent mutuellement à considérer un ou plusieurs exemplaires analogiques d’un ouvrage du patrimoine documentaire comme des « derniers exemplaires », et que ceux ci soient conservés définitivement par les bibliothèques participantes. Celles ci élaborent une stratégie nationale qui intégrerait les projets régionaux existants.

Les principes suivants servent de fondement à la constitution d’un réseau pancanadien de collaboration dans le cadre de la désignation de dernier exemplaire. Selon ces principes, arrêtés de manière définitive le 29 février 2012, une bibliothèque participante :

  1. Fera connaître sa volonté de détenir le dernier exemplaire d’un document faisant partie du patrimoine documentaire.
  2. Indiquera aux autres institutions participantes le patrimoine documentaire qu’elle détient en tant que derniers exemplaires.
  3. S’engagera à détenir un dernier exemplaire dans un cadre de conservation convenable.
  4. S’engagera à assurer un accès raisonnable aux derniers exemplaires.
  5. Acceptera de ne pas se défaire des derniers exemplaires sans avoir envoyé un avis raisonnable aux autres institutions participantes.
  6. S’engagera, dans le cas où elle se départit d’un dernier exemplaire, à prévoir son transfert à une autre institution.

Le 13 mai 2013, le Conseil de direction de Bibliothèque et Archives Canada a donné son aval aux six principes régissant la désignation de dernier exemplaire et il a fait connaître son engagement à cet égard en faisant la déclaration suivante :

« Bibliothèque et Archives Canada gérera la partie imprimée du patrimoine publié qui revêt une importance nationale, acquis dans le cadre de son mandat conformément aux six principes de la désignation de dernier exemplaire énoncés par le groupe de travail sur la préservation des documents analogiques du Réseau pancanadien du patrimoine documentaire. »

Cette initiative est menée en collaboration avec la communauté des bibliothèques canadiennes et les documents qui se trouvent sur ce site ont été publiés dans la langue de choix de celles-ci.

Bibliothèques participantes

  • L'Associations des bibliothèques parlementaires au Canada
  • BC Electronic Library Network
  • Bibliothèque et Archives nationales du Québec
  • Bureau de coopération interuniversitaire
  • Association des bibliothèques de recherches du Canada
  • Association canadienne des bibliothèques
  • Conseil des bibliothèques urbaines du Canada
  • Université Concordia
  • Conseil des bibliothèques universitaires de l'Atlantique
  • Council of Prairie and Pacific University Libraries
  • Université Dalhousie 
  • Greater Victoria Public Library
  • Bibliothèque et Archives Canada
  • Bibliothèque du parlement
  • Université McGill
  • Université de Nipissing
  • NovaNet
  • Ontario Council of University Libraries
  • Assemblée législative de l'Ontario
  • Université Simon Fraser
  • Toronto Public Library
  • Université de l'Alberta
  • Bibliothèque universitaire du Manitoba
  • Université du Nouveau-Brunswick
  • Université de Toronto
  • Université de la Colombie-Britannique
  • Vancouver Public Library

Étude des chevauchements

En collaboration avec les bibliothèques d’un bout à l’autre du Canada, Bibliothèque et Archives Canada (BAC) travaille à l’Initiative des derniers exemplaires et aimerait réaliser une étude des chevauchements à l’échelle nationale afin d’avoir une idée plus juste et précise des collections d’imprimés du Canada

Cette étude des chevauchements donnera un aperçu global de l’étendue des dédoublements des collections et elle permettra de voir quelles recherches futures pourraient permettre de parfaire notre connaissance des ressources documentaires canadiennes.

Les participants du Groupe de travail de l'étude des chevauchements sont

  • Bibliothèque et Archives Canada (BAC)
  • Conseil des bibliothèques universitaires de l'Ontario (CBUO)
  • Université de Toronto
  • Bibliothèque de l’Université McGill
  • Conseil des bibliothèques universitaires des Prairies et du Pacifique (COPPUL)

Documents

Réunions et correspondances

Tous les documents (ordres du jour, procès-verbaux, etc.) sur la Pérennité de la conservation des collections imprimées au Canada (Derniers exemplaires) sont disponibles et vous pouvez vous y référer.

Foire aux questions (FAQ)

  • 1. Quels sont les six principes régissant l’initiative du dernier exemplaire qui ont été établis par le Groupe de travail sur la préservation des documents analogiques du Réseau pancanadien du patrimoine documentaire (RPPD)?

    Les six principes suivants ont pris leur forme définitive le 29 février 2012. Ils prévoient que l’institution participante doit :

    1. communiquer sa volonté de conserver le dernier exemplaire de tout élément du patrimoine documentaire
    2. communiquer aux autres institutions participantes le patrimoine documentaire dont elle conserve un dernier exemplaire
    3. conserver les derniers exemplaires dans un milieu de préservation approprié
    4. donner aux autres institutions un accès raisonnable au dernier exemplaire
    5. convenir de ne pas disposer du dernier exemplaire d’un document donné avant d’avoir informé les autres institutions participantes dans un délai raisonnable
    6. faciliter le transfert du dernier exemplaire d’un document donné à une autre institution en cas de disposition
  • 2. Quelles organisations ont participé à l’établissement des six principes?

    Les membres du groupe de travail du RPPD ayant établi les principes sont les suivants :

    • Université de la Colombie Britannique
    • Council of Prairie and Pacific University Libraries
    • Université de l’Alberta
    • Université du Manitoba
    • Association des bibliothèques parlementaires du Canada
    • Bibliothèque du Parlement
    • Association des bibliothèques de recherche du Canada
    • Société historique du Canada
    • Bibliothèque et Archives Canada
  • 3. Quel était le mandat du Groupe de travail sur la préservation des documents analogiques?

    Le groupe avait pour mandat d’établir :

    • un cadre selon lequel au moins un exemplaire analogique des publications est conservé à perpétuité par au moins un membre du RPPD;
    • les principes régissant la collaboration des membres à cet effet, y compris les responsabilités générales des institutions qui acceptent de conserver les derniers exemplaires.
  • 4. Quel est le résultat final de cette initiative?

    BAC espère que la déclaration sur l’initiative du dernier exemplaire encouragera d’autres institutions à faire de même. L’initiative pancanadienne du dernier exemplaire favorisera l’échange d’information et mènera ultimement à un engagement collectif pour la préservation d’archives papier partagées. Les institutions pourront ainsi se défaire des documents préservés ailleurs.

  • 5. En quoi cette déclaration est-elle liée au mandat de BAC et au cadre stratégique connexe?

    BAC a le mandat de préserver le patrimoine documentaire du Canada et de faciliter la collaboration entre les communautés qui aident à l’acquérir, à le préserver et à le rendre accessible. BAC est bien conscient que, dans l’environnement numérique, les efforts collectifs sont plus que jamais nécessaires pour trouver des solutions durables aux problèmes de préservation que les bibliothèques et les archives doivent relever. BAC espère que cette déclaration jettera les fondements qui nous permettront d’établir collectivement une démarche rationnelle, durable et axée sur la collaboration pour gérer les collections actuelles et en faciliter l’accès à l’avenir. Ces travaux s’inscrivent dans le cadre stratégique pour la préservation de la collection de BAC qui est en cours d’élaboration.

  • 6. Pourriez vous apporter plus de précisions quant à l’étendue de la collection de BAC qui est visée par les six principes?

    Les ressources documentaires imprimées faisant partie du patrimoine publié d’importance nationale englobent les publications en série et les monographies rédigées par des Canadiens ou portant sur le Canada, peu importe où et dans quelle langue ces documents ont été publiés. Y sont également compris les documents qui soutiennent ou facilitent le discours public sur le Canada ou qui expliquent dans quels contextes s’inscrit ce discours.

    Toutes les futures acquisitions de documents imprimés ayant été publiés seront également fondées sur les principes régissant l’initiative du dernier exemplaire. Il se peut que BAC élargisse ce concept de manière à inclure aussi les fonds documentaires numériques.

  • 7. En quoi cette déclaration sur le dernier exemplaire influe-t-elle sur les futures acquisitions et le recours au dépôt légal?

    Les décisions concernant les acquisitions seront désormais prises dans le contexte de la politique de BAC sur l’évaluation et les acquisitions. Le dépôt légal continue de s’appliquer en fonction du mandat législatif de BAC.

  • 8. Il faudra un outil pour gérer les titres des publications dont on conserve le dernier exemplaire. Quel sera cet outil?

    BAC croit que les institutions participantes devront utiliser un catalogue commun pour désigner les publications dont elles acceptent de conserver le dernier exemplaire.

  • 9. Comment BAC compte t il permettre un accès raisonnable aux derniers exemplaires du patrimoine documentaire qu’il préserve?

    À l’heure actuelle, si BAC possède deux exemplaires d’une publication donnée, ces derniers sont conservés à deux endroits distincts : l’un aux fins de la préservation, et l’autre pour consultation. Ainsi, les usagers peuvent consulter l’exemplaire réservé à cet effet sur place, ou parfois même en version numérique. BAC continue de chercher des moyens d’améliorer l’accès à ses fonds documentaires conformément à sa politique d’accès.

  • 10. Comment BAC compte-t-il s’y prendre pour conserver les derniers exemplaires dans un milieu de préservation approprié?

    BAC assurera une protection raisonnable de diverses façons. Pour ce faire, il compte notamment :

    • entreposer sa collection dans des endroits appropriés et des installations d’entreposage de qualité munies de systèmes de chauffage, de ventilation, de climatisation, de détection de fumée et d’extinction d’incendie adéquats;
    • appliquer des mesures de sécurité adéquates;
    • tenir à jour les plans de préparation, d’intervention et de recouvrement en cas de catastrophe;
    • entretenir les fonds documentaires et effectuer les traitements de conservation, au besoin;
    • mettre en œuvre des procédures et des systèmes pour faire le suivi des fonds documentaires et y apporter le soin nécessaire;
    • gérer les risques pour permettre un accès durable aux fonds documentaires.
  • 11. Comment BAC respectera t il son engagement à ne pas disposer des derniers exemplaires sans donner un préavis raisonnable aux autres institutions participantes?

    Dans les cas où une réévaluation mène au retrait d’un titre de l’inventaire, BAC informera les autres membres du RPPD pour leur donner la chance de demander le transfert de ces ressources à leur collection, pour y être conservées. Au cours des prochains mois, BAC collaborera avec les membres du RPPD afin d’établir la marche à suivre dans de pareils cas.

  • 12. Si BAC décide de disposer d’un dernier exemplaire, comment procédera t il pour transférer celui ci à une autre institution?

    BAC convient qu’il est nécessaire de faciliter le transfert. La marche à suivre sera établie avec la collaboration des membres du RPPD.

  • 13. En quoi cette initiative touche-t-elle les groupements de bibliothèques qui conservent des collections de documents imprimés partagés?

    Cette initiative vise à seconder les groupements dans leurs efforts de conservation des collections de documents imprimés partagés. Les membres de ces groupes ont participé à l’établissement des six principes ou ont été consultés au sujet de la première version de la déclaration de BAC sur l’initiative du dernier exemplaire.

  • 14. Quelles seront les prochaines étapes de l’engagement de BAC à l’égard de l’initiative du dernier exemplaire?

    BAC prévoit consulter tous les membres intéressés du milieu des bibliothèques au Canada. L’institution transmettra sa déclaration ainsi que la présente série de questions et réponses à ceux qui ont participé à l’établissement des principes, de même qu’à ceux qui ont assisté à la conférence de l’Association canadienne des bibliothèques à la fin de mai 2013.

    À l’été 2013, BAC entamera des discussions dans le but de former un réseau national regroupant toutes les institutions qui participent à l’initiative du dernier exemplaire.

Réunion à Victoria du 28 mai 2014

  • Définition de « Canadiana » et l'approche de BAC pour les publications autopubliés

    Le terme « Canadiana » » fait référence aux documents qui sont publiés au Canada ou créés par des Canadiens et à ceux qui concernent le Canada.

    Bibliothèque et Archives Canada demande rarement le dépôt légal de documents publiés par des auto éditeurs. De tels documents peuvent cependant être acceptés au titre du dépôt légal si les conditions suivantes sont remplies :

    • la personne est considérée comme un éditeur au sens du Règlement sur le dépôt légal de publications;
    • l’œuvre est une publication selon la définition de la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada (article mis à la disposition du grand public et destiné à la vente);
    • le travail réalisé ne fait pas partie des exceptions prévues par le Règlement sur le dépôt légal de publications.
  • Participants
    • Bibliothèque et Archives Canada
    • Université de Toronto
    • Council of Prairie and Pacific University Libraries (COPPUL)
    • Ontario Council of University Libraries (OCUL)
    • Conseil des bibliothèques universitaires de l’Atlantique (CBUA)
    • Université McGill
    • Bureau de coopération interuniversitaire (BCI)
    • Université de la Colombie-Britannique
    • Réseau des bibliothèques électroniques de la Colombie-Britannique
    • Association canadienne des bibliothèques (ACB)
    • NovaNet
  • Procès-verbal de la réunion

    Date : 28 mai 2014
    Time : de 9 h à 11 h 30
    Location: Centre de conférence Victoria, salle Metchosin, 720, rue Douglas, Victoria (Colombie-Britannique)

    Items Sommaire Participant responsable
    Sujet 1. Accueil et présentation des participants DG Préservation de la collection de BAC
      Directeur général (DG), Préservation de la collection de BAC souhaite la bienvenue à tous et passe en revue l’ordre du jour.  
    Sujet 2. Objectifs de la séance DG Préservation de la collection de BAC
     
    • Communiquer la situation de BAC et des groupes régionaux
    • Établir un plan d’élaboration d’une stratégie nationale
    • Obtenir le soutien de la communauté
     
    Sujet 3. Revue de l’année : Nos débuts CE de BAC
      La Chef de l’exploitation (CE) de BAC, passe en revue l’historique de l’initiative des derniers exemplaires, qui remonte à 2011. Elle souligne six obligations qui ont été élaborées pour les institutions participantes :

     

    • Communiquer la volonté de détenir un dernier exemplaire des publications
    • Communiquer aux autres institutions participantes les publications qu’elles détiennent à titre de derniers exemplaires
    • S’engager à conserver les derniers exemplaires dans un environnement de conservation adéquat
    • S’engager à offrir un accès raisonnable aux derniers exemplaires.
    • Accepter de ne pas se défaire des derniers exemplaires sans un avis raisonnable envoyé aux autres institutions participantes.
    • S’engager, dans le cas où on se défait d’un dernier exemplaire, à prévoir le transfert à une autre institution.

     

    Le conseil d’administration de BAC s’engage à gérer le Canadiana en vertu du mandat de BAC, conformément à ces obligations et pour assurer le leadership d’une éventuelle initiative pancanadienne des derniers exemplaires. BAC s’engage à effectuer ce travail de concert avec la communauté.

     
    Question De quelle façon BAC définit-elle le Canadiana?  
    Mesure La CE de BAC promet de communiquer au groupe la définition du Canadiana de BAC. DG Préservation de la collection de BAC
    Question Est-ce que des études qui se chevauchent ont été réalisées au Canada afin de déterminer le contenu unique et les institutions correspondantes?  
      Personne n’est au courant d’études récentes, mais on croit que c’est un point utile qui pourrait faire partie d’un programme de recherche.  
    Question Est-ce qu’on fera le point sur le Catalogue collectif dans le cadre de la réunion?  
      BAC a présenté un Préavis d’adjudication de contrat (PAC) afin d’envisager de confier à confier la plateforme technique du Catalogue collectif à un entrepreneur externe. BAC l’a affiché sur le site de l’approvisionnement du gouvernement du Canada et collabore avec Travaux publics afin de répondre aux commentaires des fournisseurs. BAC est optimiste face à l’avenir et communiquera avec le milieu des bibliothèques au sujet des détails touchant la prochaine année.  
    Sujet 3.b Revue de l’année : Participants Tous
      Le Bibliothécaire en chef de l’Université de Toronto (U de T) fait le point sur l’initiative de collaboration de l’Université de Toronto, de l’Université Western, de l’Université d’Ottawa, de l’Université Queens et de l’Université McMaster visant l’agrandissement de l’entrepôt à distance de l’Université de Toronto, à Downsview, en Ontario. Ces cinq universités utiliseront toutes l’installation et auront la responsabilité et assureront la gestion de certains éléments de collection. Les administrateurs d’universités continuent de travailler à régler les aspects politiques et financiers, et ils doivent aussi mieux comprendre le chevauchement des collections. Les ressources documentaires de l’Université de Toronto dans WorldCat ne sont pas exactes. Il serait en outre souhaitable d’établir des liens avec les institutions américaines qui créent des entrepôts (par exemple : California Digital Library, University of Illinois, West Project, etc.). U de T
    Question Avez-vous déterminé la portée de la collection qui sera traitée en premier?  
      Nous devons analyser les collections collectives. Nous ne pouvons pas inclure des éléments qui appuient l’enseignement universitaire par exemple. Ce que nous avons pour le moment : journaux et livres numérisés; articles en langue étrangère qui ne sont que très peu utilisés et qui sont souvent les seuls exemplaires que nous avons au Canada.  
    Question Conservez-vous des exemplaires uniques ou des doubles?  
      Quand on a ouvert l’installation, il y a eu des reproductions. Aujourd’hui, nous autorisons les doubles au cas par cas, mais il est difficile de définir les critères de décision à cet égard.  
      La représentante de l’Université de la Colombie-Britannique (UCB) fait brièvement le point sur la nouvelle installation d’entreposage de l’UCB qui ouvrira ses portes en mars 2015. On travaille sur des politiques visant à déterminer quels éléments se retrouveront dans l’installation. L’UBC espère que des efforts multi-institutionnels seront déployés. UCB
      En 2009, l’OCUL a adopté le Thunder Bay Agreement, une stratégie de gestion des éléments peu utilisés. On discute de la possibilité de renforcer cette stratégie. OCUL
    Commentaire La participation à la stratégie se faisait sur une base volontaire pour les membres de l’OCUL. Il n’y a aucun mécanisme de production de rapports ou de garantie quant aux derniers exemplaires. Il est inutile de reproduire WorldCat localement.  
      Le Shared Print Archive Network du COPPUL comprend 21 bibliothèques universitaires dans les provinces de l’Ouest. COPPUL en est à la deuxième phase active du projet. Nous archivons les journaux papier peu utilisés qui sont en général reproduits en format numérique, dans le but de dégager les étagères et de préserver les exemplaires archivés. Lors de la première phase, nous avons archivé 1 700 titres et 60 000 volumes. Les membres épurent actuellement leurs collections. Nous avons entamé les discussions sur les monographies. Nous avons indiqué notre engagement envers la conservation dans le Print Archives Preservation Registry (PAPR) du Centre pour les bibliothèques de recherche (CBR). COPPUL
      Les initiatives des derniers exemplaires du CBUA ne sont pas très avancées, mais 12 universités utilisent le même catalogue NovaNet. Nous mettrons l’accent, l’année prochaine, sur les documents du gouvernement du Canada. CBUA
    Sujet 3.c Revue de l’année : Participation et rôle de BAC DG Préservation de la collection de BAC
      BAC dispose d’une nouvelle installation d’entreposage des collections. Tous les exemplaires préservés de BAC de Canadiana, dont le nombre est supérieur à trois millions, seront entreposés dans cette installation. Les exemplaires de consultation se trouvent toujours au 395, rue Wellington. La semaine dernière, 2,4 millions avaient été déménagés et entreposés sous haute densité. Nous avons relié ces éléments à notre système de gestion des collections. Nous avons appris beaucoup de l’expérience de l’Université de Toronto lorsque nous avons commencé à travailler à cette installation et, ainsi, nous avons aussi des connaissances spécialisées. Nous pouvons offrir nos services à la communauté si des projets de même nature sont lancés.  
    Commentaire Il pourrait s’avérer utile de dresser une liste des personnes‑ressources qui ont une expérience des installations, des études qui se chevauchent, etc. Le groupe pourrait ainsi utiliser cette liste.  
    Commentaire Il serait également utile de dresser l’inventaire des installations de stockage du Canada, aux phases de construction et de planification.  
    Mesure BAC participera à la création d’un lieu central pour le partage de l’information ou de liens, des listes de personnes‑ressources, des installations, etc. DG Préservation de la collection de BAC
    Question La Bibliothèque publique de Vancouver souhaite savoir de quelles politiques les institutions disposent sur les ouvrages autopubliés.  
      Les participants conviennent que les décisions sont prises au cas par cas, par les secteurs qui procèdent aux acquisitions, mais une fois qu’une publication a été acquise, on s’engage à la conserver.  
    Question Est-ce que des discussions ont eu lieu avec la Bibliothèque publique de Toronto? Avec d’autres bibliothèques publiques importantes? De quelle façon pouvons-nous les prendre en compte?  
    Mesure Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ) et le Conseil des Bibliothèques Urbaines du Canada (CBUC) ont été mis au courant au sujet de la réunion. BAC fera un suivi auprès de ceux-ci après la réunion. Nous allons en outre communiquer nos idées sur les ouvrages autopubliés à la Bibliothèque publique de Vancouver. DG Préservation de la collection de BAC
    Sujet 4.a Engagements communs : Présentation de COPPUL COPPUL
      COPPUL résume le travail effectué avec Sabrina Wong dans leur document : Consortial shared print archiving: perspectives from Canada. Elle signale par ailleurs les travaux de Constance Malpas et Brian Lavoie de l’OCLC quant à la publication Right Scaling Stewardship.  
    Sujet 4.b Engagements communs : Domaines de recherche DG Préservation de la collection de BAC
    Question Le DG Préservation de la collection de BAC mentionne que l’équipe de recherche stratégique de BAC peut apporter son aide pour certains domaines de recherche du groupe. Il demande à savoir sur quels domaines de recherche on doit se concentrer.  
    Commentaire Un travail de récupération est effectué par certaines bibliothèques, mais il serait utile de savoir combien d’institutions souhaitent réaliser une étude du chevauchement.  
    Commentaire Nous devons définir la nature d’une étude de chevauchement. Le DG Préservation de la collection de BAC propose de confier cette tâche à un sous-groupe, car elle est trop technique pour l’équipe de recherche stratégique de BAC.  
    Mesure Le Bibliothécaire en chef de l’U de T suggère un volontaire de l’Université de Toronto; et COPPUL, Université McGill et un membre de l’OCUL participeront également. Le DG Préservation de la collection de BAC prendra des arrangements pour les prochaines étapes. DG Préservation de la collection de BAC
    Commentaire Nous souhaitons disposer sous peu du Catalogue collectif sous sa nouvelle forme, avant la réalisation de l’analyse des collections.  
    Commentaire On fait remarquer que ce qui se produit durant l’analyse des fonds documentaires (collections) dans WorldCat est distinct de l’affichage, qui se fonde sur un abonnement pour la recherche.  
    Commentaire BAC doit avoir des discussions avec BAnQ, car son mandat est semblable à celui de BAC en ce qui a trait au dépôt légal de Canadiana.  
    Commentaire Nous n’avons pas eu de renseignements au sujet de la numérisation. Il serait fort utile d’offrir les derniers exemplaires en format numérique. La numérisation des derniers exemplaires est aussi liée à l’initiative du dépôt numérique fiable.  
    Commentaire De nombreux derniers exemplaires représentent la majeure partie des éléments peu utilisés. Une numérisation à grande échelle de ces exemplaires n’est pas pratique.  
    Commentaire Si nous acquérons des documents papier, nous les conservons dans ce format. Si nous acquérons des documents électroniques, nous ne les imprimons pas : nous les conservons plutôt en format électronique.  
    Commentaire De plus en plus d’éditeurs songent à n’utiliser que le format électronique, et les documents créés en format électronique devront également être conservés à titre de derniers exemplaires.  
    Sujet 4.c Engagements communs : Normes DG Préservation de la collection de BAC
      En ce qui a trait à l’utilisation normalisée des champs de systèmes, le catalogage lisible par machine (MARC) est une norme en voie de disparition. Nous devons vérifier auprès de l’OCLC afin de déterminer si on a réalisé des travaux sur l’exportation de données depuis les documents du MARC. Les gens de Canadiana.org peuvent aussi avoir des idées intéressantes.  
      Les normes des installations peuvent également être communiquées, y compris les normes sur la température, l’humidité relative et la préparation aux catastrophes. On doit prendre garde à ce que les normes ne soient pas trop strictes, car les gens ne pourraient pas les adopter, et soient suffisamment raisonnable pour que les gens aient confiance que les exemplaires sont conservés.  
      Définition de l’état final  
    Question Le DG Préservation de la collection de BAC demande aux participants quel est l’état final d’une stratégie nationale.  
    Commentaire En parlant d’état final, il serait préférable que les projets coordonnés dans les régions soient intégrés à un projet national. Nous devrions ainsi déterminer les prochaines étapes du Catalogue collectif, et de quelle façon enregistrer les derniers exemplaires.  
    Commentaire Efforts et lignes directrices coordonnés à l’échelle nationale.  
    Commentaire Le Catalogue collectif est un élément important de cette initiative.  
    Commentaire Les membres d’un réseau de derniers exemplaires pancanadien doivent rendre disponibles les documents sur les normes, la recherche et les études sur le chevauchement.  
    Commentaire L’incidence la plus importante, au cours des 18 ou 24 prochains mois, consiste à déterminer comment enregistrer les derniers exemplaires selon une méthode normalisée dans un système adéquat (Catalogue collectif, WorldCat).  
    Sujet 5. Récapitulation DG Préservation de la collection de BAC
    Prochaines étapes
    • Les activités de sensibilisation menées auprès des bibliothèques permettront de continuer d’étendre le réseau de participants à l’initiative des « derniers exemplaires » : communication des procès-verbaux des réunions, et participation des organisations comme la BAnQ, le CBUC et la Bibliothèque publique de Toronto, au sujet de leur approche quant aux derniers exemplaires.
    • BAC communiquera sa politique sur l’acquisition de documents autopubliés.
    • BAC communiquera sa définition de « Canadiana ».
    • BAC mettra en place un portail Web commun où les documents, les recherches et les liens donnant accès aux sites Web pourront être centralisés et partagés facilement entre les participants. Au départ, BAC visera à produire les éléments ci-dessous :
      • Inventaire des installations d’entreposage au Canada.
      • Liste des spécialités et des connaissances spécialisées particulières offertes aux bibliothèques en lien avec la collaboration relative aux derniers exemplaires, pour les installations, les systèmes ou les processus.
      • Aperçu des politiques sur les derniers exemplaires des institutions de la mémoire.
    • L’état final (période de 18 à 24 mois) a été défini ainsi :
      • Un effort coordonné à l’échelle nationale qui fournit des lignes directrices aux institutions participantes. Plus particulièrement, nous avons déterminé ceci :
        • Comment enregistrer un dernier exemplaire en format normalisé, dans plusieurs institutions, et dans les systèmes qui conviennent (Catalogue collectif, WorldCat).
        • Le nombre d’exemplaires que nous devons conserver, en fonction de l’offre et de la demande.
        • La compatibilité des métadonnées des documents électroniques et papier.
      • L’analyse des collections et l’étude sur le chevauchement seront terminées après le travail visant à définir les paramètres d’une équipe composée d’un représentent de l’université McGill, d’un représentent de COPPUL, d’un représentant de l’OCUL, d’un représentant de l’Université de Toronto et du DG Préservation de la collection de BAC.
      • Intégration de tous nos efforts :
        • Les projets régionaux pourraient être intégrés à un projet national.
        • Utilisation commune du portail Web pour les documents, les recherches et les liens donnant accès à des sites Web.
    DG Préservation de la collection à BAC
      Le DG Préservation de la collection de BAC remercie tous les participants et lève la séance.  

Sous-groupe étude des chevauchements téléconference du 14 novembre 2014

  • Correspondance de DG Préservation de la collection de BAC à la communauté des bibliothèques

    Une des étapes entreprise à la suite de notre rencontre sur la pérennité de la conservation des collections imprimées au Canada (dernière copie) a été de constituer un sous-groupe afin de déterminer la façon de mettre en place une étude des chevauchements au Canada qui appuierait nos décisions et notre approche au niveau de la dernière copie.

    Ce sous-groupe s’est rencontré par téléconférence et nous pouvons maintenant partager les minutes des discussions lors de cette rencontre (voir pièce jointe), vous trouverez également ci-dessous une liste des prochaines étapes et de l’approche recommandée pour aller de l’avant quant à l’étude des chevauchements. Comme toujours, si vous désirez alimenter la discussion, avez des conseils et/ou des recommandations qui contribueraient à l’avancement du travail sur la dernière copie, veuillez, s’il vous plaît, nous le laisser savoir.

    Prochaines étapes résultant du sous-groupe de discussions sur l’étude des chevauchements pour la pérennité de la conservation des collections imprimées au Canada (dernière copie)

    1. Nous nous sommes mis d’accord sur le fait de mettre en place une approche par étapes comprenant les bibliothèques suivantes pour la première étape :
      • Les bibliothèques membres de l’ABRC
      • Bibliothèque et Archives Canada
      • Institut canadien de l'information scientifique et technique (ICIST-CNRC)
      • Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ)
      • Bibliothèque publique de Toronto
      • Bibliothèque publique de Vancouver
      • Bibliothèque publique de Ottawa
      • Bibliothèque publique de Calgary

      La phase 2, impliquerait les bibliothèques publiques de taille moyenne et petite, qui auront eu le temps de mettre à jour leurs dossiers. Les plus petites bibliothèques permettront d’aborder le contenu régional des éditeurs et/ou des auteurs locaux.

    2. Développement d’un plan d’affaires d’ici le 31 mars afin d’aller de l’avant dans :
      • la mise en place d’un contrat,
      • l’identification des fonds nécessaires au projet.

      Durant cette période, toutes les institutions de la phase 1 de l’étude seront approchées afin de mesurer leur intérêt dans l’étude de chevauchement mais aussi dans le but de les impliquer dans le dialogue plus vaste concernant la pérennité de la conservation des collections imprimées au Canada (dernière copie).

    3. Étude de chevauchements entreprise à l’été 2015
    4. Si vous avez quelque chose à ajouter sur ce qui serait requis entre aujourd’hui et mars, s’il vous plaît, veuillez me le faire savoir et je l’ajouterai. De plus, si quelqu’un est d’accord pour partager, publiquement ou en privé, ses coûts occasionnés pour une étude de chevauchements, ou même l’énoncé de travail développé dans le passé, cela aiderait beaucoup notre travail au niveau du développement du plan d’affaires.

      Les étapes suivantes suggérées sont :

      • Mon équipe au sein de BAC va commencer l’ébauche du plan d’affaires et le partagera une fois que son contenu sera suffisant.
      • Contacter les institutions de la phase 1 pour discuter de notre intérêt à les avoir comme participantes à l’étude des chevauchements.

      De plus, vous trouverez un lien fourni par Doyen associé, Service des collections, Bibliothèque de l'Université McGill, qui pourra intéresser les membres en lien avec l’étude des chevauchements et les discussions Sustainable Collection Services, Weeding and deselection bibliography (en anglais seulement).

      Je vous enverrai un courriel séparé, en lien avec un autre élément dont nous avions discuté en mai dernier, la dernière étape de la question de l’enregistrement de la dernière copie de manière uniforme et conformément aux systèmes (NUC, WorldCat). Étant donné que nous allons de l’avant au niveau des négociations avec OCLC pour le remplacement d’AMICUS, BAC va avoir des exigences spécifiques sur la dernière copie et je souhaiterais donc avoir votre rétroaction sur ces exigences avant de les communiquer à OCLC.

      Je vous encourage à partager les courriels sur la Pérennité de la conservation des collections imprimées au Canada (dernière copie) afin que nous puissions augmenter le niveau de participation. La dernière copie est pour tout le monde, mettons cette initiative à profit.

  • Réunion par téléconférence tenue le 14 novembre à 13 h (heure normale de l'Est)

    Participants :

    • Directrice administrative, Conseil des bibliothèques universitaires de l'Ontario
    • Bibliothécaire en chef adjointe, Gestion des collections et des documents, Université de Toronto
    • Doyen associé, Service des collections, Bibliothèque de l'Université McGill
    • Bibliothécaire administrative, Université de la Colombie-Britannique, Représentant le COPPUL
    • Directeur général, Préservation de la collection, Bibliothèque et Archives Canada

    1. Les participants conviennent qu'une étude des chevauchements permettrait de faire progresser l'initiative des derniers exemplaires et serait un livrable clé.

    2. Nécessité de définir les paramètres d'une étude des chevauchements au Canada

    • On propose de recourir à une approche progressive.
      La première étape visera les bibliothèques de l'Association des bibliothèques de recherche du Canada (ABRC) de même qu'un certain nombre de bibliothèques comme la Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BANQ) (pour Montréal), la Toronto public Library, la Vancouver Public Library, la Bibliothèque publique d'Ottawa et la Calgary Public Library, pour tenir compte des grands centres urbains.
      La seconde touchera les plus petites bibliothèques afin de tenir compte du contenu régional.
    • Les fournisseurs de services en mesure de réaliser un tel travail sont notamment Online Computer Library Center (OCLC), dont les capacités sont limitées, et Sustainable Collection Services, auquel certains participants ont déjà eu recours. Une demande de propositions devra peut-être être faite pour un tel service en fonction des estimations de coûts.

    3. Expérience similaire :

    • McGill a une grande expérience de la réalisation d'une étude des chevauchements.
    • L'étude a été faite en décembre 2012 par Sustainable Collection Services.
    • De 60 à 70 institutions y ont participé, y compris toutes les bibliothèques de l'ABRC.
    • Défi : Ils ont eu du mal à faire l'étude auprès de l'Université de Montréal parce que le catalogue est en français. Ils n'ont pas été en mesure d'obtenir de données d'universités au Québec. De plus, il a été difficile de comparer les dossiers.

    4. Systèmes :

    • Les systèmes utilisés pour faire de la recherche de données comprennent notamment : AMICUS, des catalogues collectifs, le Catalogue collectif canadien, Online Computer Library Center (OCLC)/WorldCat

    5. Défis :

    • Les difficultés linguistiques associées à la mise en correspondance des documents.
    • La portée du projet.
    • Les conditions d'entreposage dans les grands centres en ce qui concerne la possession d'un exemplaire à perpétuité.
    • Les bibliothèques municipales possèdent des documents dans plusieurs langues différentes.
    • Que faire avec les documents moins utilisés? Il faudrait avoir la souplesse nécessaire pour trouver un lieu d'entreposage pour ces documents.
    • Il faut penser aux plus petites bibliothèques, compte tenu du fait qu'elles détiennent un contenu local/unique.

    6. Approche proposée :

    • Étape 1
      • Bibliothèques de l'ABRC
      • Membres nationaux
        • Bibliothèque et Archives Canada (BAC)
        • Institut canadien de l'information scientifique et technique du Conseil national de recherches du Canada (ICIST-CNRC)
      • Membres de l'Ouest
        • Alberta¦Université de la Colombie-Britannique¦Calgary¦Manitoba¦Regina¦Saskatchewan¦Université Simon Fraser¦ Victoria
      • Membres de l'Ontario
        • Brock¦Carleton¦McMaster¦Guelph¦Ottawa¦Queen's¦Ryerson¦ Toronto¦ Waterloo¦Western¦Windsor¦York
      • Membres du Québec
        • Concordia¦Laval¦McGill¦Montréal¦UQÀM¦Sherbrooke
      • Membres de la région de l'Atlantique
        • Dalhousie¦Memorial¦UNB
      • Bibliothèques publiques
        • BANQ
        • Bibliothèque publique de Toronto
        • Bibliothèque publique de Vancouver
        • Bibliothèque publique de Ottawa
        • Bibliothèque publique de Calgary

        L'étape 1 pourrait couvrir 85 p. cent des documents que possèdent les bibliothèques au Canada

      • Étape 2
        • Les bibliothèques plus petites, qui auront eu le temps de mettre leurs dossiers à jour (ceci permettra de prendre en compte le contenu régional.)

      7. Échéancier :

      • L'approche pour réaliser l'étude sera définie à la fin de décembre 2014.
      • L'analyse de rentabilité, y compris les coûts et les options de financement, sera terminée en mars 2015.

      8. Point à examiner :

      • Mini consortium avec Guelph. Parler avec Scott Gillis au sujet des travaux réalisés il y a trois ans.

Rétroaction sur les exigences relatives aux systèmes (dernière copies)

  • Correspondance du directeur général Préservation de la collection de BAC à la communauté des bibliothèques (Décembre 2014)

    Pour aborder la dernière étape de la question de l’enregistrement de la dernière copie de manière uniforme et conformément aux systèmes (NUC, WorldCat), BAC a ajouté un critère spécifique à la dernière copie, dans ses négociations concernant le remplacement du système AMICUS. Les critères élaborés en ébauche sont fournis ci-dessous pour votre information et vos commentaires, le cas échéant.

    Il serait apprécié de recevoir votre rétroaction début janvier afin que les critères finaux soient développés en vue de les envoyer à OCLC avant le début des négociations.

    Éxigences

    Une fonctionnalité sera nécessaire à la fois pour BAC et pour les membres du réseau afin de soutenir l’initiative de la dernière copie. Étant donné que cette initiative est actuellement en développement, une analyse devra être menée afin de développer des critères spécifiques. Cependant certains exemples de ce qui serait nécessaire (mais il ne s’agit pas d’une liste exhaustive) sont fournis ci-dessous.

    Fournir un mécanisme pour :

    • identifier les organisations prenant part à l’initiative pancanadienne de la dernière copie (par exemple dans le répertoire des politiques des bibliothèques).
    • identifier dans les exemplaires des collections les copies spécifiques que les organisations participantes se sont engagées à préserver.
    • limiter les résultats de recherche aux dernières copies.
    • Identifier toutes les dernières copies détenues par une institution.
    • Identifier quand une institution participante détient la dernière copie disponible au Canada.
    • Faire la distinction entre les copies disponibles pour le PEB et celles disponibles seulement en dernier recours (par exemple BAC ne prêtera des copies de service à l’extérieur qu’en dernier recours alors que d’autres partenaires pourront continuer à fournir des services de PEB)
    • Demander l’accès aux dernières copies (numériquement, lorsque c’est possible, pour l’usage en personne par les utilisateurs, ou pour l’usage à l’extérieur, en tant que prêteur de dernier recours)

    Je vous encourage à partager les courriels sur la Pérennité de la conservation des collections imprimées au Canada (dernière copie) afin que nous puissions augmenter le niveau de participation. La dernière copie est pour tout le monde, mettons cette initiative à profit.

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Coordonnées

Si vous avez des questions ou des commentaires, vous voulez partager un document sur cette page, ou encore votre institution désire participer à cette initiative, veuillez svp nous contacter par courriel à l'adresse suivante :

Initiative de derniers exemplaires
Bibliothèque et Archives Canada
Ottawa (Ontario) K1A 0N4
Courriel : Sylvain.Bélanger@bac-lac.gc.ca

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