Dépôt légal-s

Introduction 

Le dépôt légal permet de rassembler le catalogue national canadien qui devient le patrimoine publié de la nation. Le dépôt légal s’applique à tous les éditeurs canadiens et à toutes les publications, quels qu'en soient le support et le format. Grâce au dépôt légal, tous les documents produits par des éditeurs canadiens deviennent partie intégrante de la collection de Bibliothèque et Archives Canada (BAC) et sont accessibles pour consultation et utilisation par le public.
 
Une fois la publication reçue, une description est rédigée, soulignant la contribution de l’éditeur, puis versée dans le catalogue en ligne de BAC, lequel est accessible à tous les Canadiens depuis le confort de leur foyer.

Le dépôt légal : pour conserver le patrimoine canadien de l’édition et le rendre accessible

Historique du dépôt légal

Le dépôt légal est reconnu, depuis plus de 450 ans, comme un moyen efficace d'acquérir et de conserver le patrimoine documentaire d’un pays. Le concept trouve son origine dans l'Ordonnance de Montpellier, promulguée en 1537 par le roi François Ier dans le but d'acquérir et de conserver les documents publiés en France.
 
Au Canada, le dépôt légal est en vigueur depuis la création de la Bibliothèque nationale du Canada en 1953. À l'origine, le dépôt légal s'appliquait principalement aux livres, mais, en 1965, il a été élargi de manière à inclure les périodiques; en 1969, les enregistrements sonores; en 1978, les trousses multimédias; en 1988, les microformes; en 1993, les enregistrements vidéo; en 1995, les CD ROM et, en 2007, les documents cartographiques ainsi que les publications numériques ou diffusées sur Internet.

Autorité pour le dépôt légal

La Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada est une loi fédérale qui confère à BAC les pouvoirs légaux de rassembler et de conserver le patrimoine documentaire du pays.
 
Le Règlement sur le dépôt légal de publications vise à définir les catégories de publications que les éditeurs sont tenus de remettre à BAC aux fins de dépôt et les catégories pour lesquelles la remise ne se fait qu’à la demande écrite de l’administrateur général et bibliothécaire et archiviste du Canada.

Publications requises aux fins du dépôt légal

Le dépôt légal s’applique aux publications produites au Canada, quels qu’en soient le support et le format, notamment : 
  • Livres (monographies)
  • Publications en série (journaux, périodiques, magazines)
  • Enregistrements sonores, vidéo et parlés
  • Trousses multimédias ou didactique
  • CD-ROM et DVD-ROM
  • Microformes
  • Documents cartographiques
  • Publications numériques ou diffusées sur Internet

Éditeurs visés par le dépôt légal

Le dépôt légal s’applique à tous les éditeurs au Canada.
 
Dans le Règlement sur le dépôt légal de publications, on définit un « éditeur » comme suit :
 
« La personne qui rend accessible une publication au Canada dont elle contrôle le contenu ou qu’elle est autorisée à reproduire. La présente définition exclut toute personne qui ne fait que distribuer la publication. »
 
Parmi les types d’éditeurs, mentionnons à titre d’exemples :
  • Éditeurs de publications commerciales et les petites maisons d’édition
  • Services de publications académiques et édition pédagogique
    Éditeurs de périodiques
  • Producteurs d’enregistrements de musique, vidéo et parlés
  • Éditeurs de microformes, de documents multimédias et cartographiques
  • Ministères et organismes du gouvernement fédéral
  • Associations et organisations
  • Éditeurs à compte d’auteur
Nota : Les titres publiés à l’extérieur du Canada et écrits par des Canadiens ne sont pas assujettis au dépôt légal. Toutefois, les auteurs et les éditeurs, qui le désirent, peuvent donner des exemplaires de leurs publications à la collection de BAC. Leurs précieux dons peuvent être acheminés à l’adresse suivante :
 
Service des dons
Bibliothèque et Archives Canada
395, rue Wellington
Ottawa (Ontario)  K1A 0N4
Canada

Documents non assujettis au dépôt légal

Les documents suivants ne sont pas assujettis au dépôt légal ou en sont spécifiquement exemptés : 
  • Publications officielles des gouvernements des provinces, des territoires et des municipalités du Canada
  • Publications à feuilles mobiles, y compris les mises à jour (en format imprimé)
  • Documents qui ne sont pas destinés à être vendus ni distribués au public
  • Publications préalables de manuscrits ou documents qui n’ont pas été publiés de façon formelle
  • Parties de publications (résumés analytiques, sommaires, table des matières) sans le texte entier
  • Publications sans les attributs essentiels (titre distinct, auteur précis, entité propriétale, date de publication précise, etc.)
  • Documents renfermant peu ou pas de contenu substantiel (papeterie, agendas, carnets, formulaires, calendriers, cartes, affiches, bulletins de nouvelles, avis, bulletins, documents comprenant uniquement des hyperliens, etc.)
  • Documents en mauvais état
Pour obtenir de plus amples renseignements et d’autres exemples, veuillez consulter le Règlement sur le dépôt légal de publications.

Directives pour procéder au dépôt de publications analogiques ou sur support matériel

Pour ce qui est des publications sur support matériel (imprimées ou analogiques), les principales caractéristiques sont les suivantes : 
  • Deux exemplaires doivent être remis pour toutes les publications imprimées tirées à 100 exemplaires ou plus. Cela comprend chaque publication publiée sur chacun des supports (édition brochée, livre relié, etc.).
  • Un exemplaire pour chacun des supports de toutes les publications imprimées doit être remis pour les ouvrages tirés entre 4 et 99 exemplaires inclusivement.
    Un exemplaire de chaque support publié d'enregistrements sonores musicaux et de trousses multimédias doit être remis.
  • Lorsque les publications sont produites tant sur support matériel que dans un format numérique, un exemplaire de chaque support des publications doit être remis.
    Les exemplaires sont déposés, aux frais de l’éditeur, à l’adresse postale suivante :
Dépôt légal
Bibliothèque et Archives Canada
395, rue Wellington
Ottawa (Ontario)  K1A 0N4 
Canada

Les ouvrages soumis aux fins du dépôt légal doivent être accompagnés du formulaire pour le dépôt légal approprié. Il existe des formulaires distincts pour les types de publications suivants : livres (monographies), publications en série et enregistrements sonores. Les renseignements notés sur le formulaire sont importants (comme le tirage et les données sur les auteurs) et ils seront versés dans les dossiers de BAC. Les éditeurs devraient ajouter BAC à leur liste d’envoi afin de s’assurer de la distribution de tous les prochains ouvrages.

Directives pour procéder au dépôt de publications numériques ou diffusées sur Internet

  • Il ne faut pas imprimer et envoyer les publications numériques. Il convient plutôt de soumettre la publication dans le format numérique.
  • À l’heure actuelle, BAC préfère le format PDF d’Acrobat et le format EPUB en ce qui concerne les publications numériques. Les publications sont archivées sur le même support portable que celui contenant la publication au moment de la réception.
  • Lorsque les publications sont produites tant sur support matériel que dans un format numérique, un exemplaire de chaque support des publications doit être remis.
  • Les publications diffusées dans des formats adaptés à Internet (*HTML, XML, PHP, ASP, etc.) ne doivent pas être soumises :
    • S’il existe des supports portables de la même publication (PDF d’Acrobat, EPUB, etc.), il faut plutôt soumettre ceux-ci.
    • Si la publication n’existe que dans des formats adaptés à Internet, veuillez communiquer avec le service de collecte du Web afin de prendre des dispositions en vue de la récolte.
Méthodes possibles pour soumettre des publications numériques :
  • En ligne au moyen de la plateforme permettant le téléchargement de la Collection numérique (des fichiers de 10 Mo ou moins à la fois) (site archivé) :
    • Avant de soumettre une publication, vous devez vous inscrire auprès de BAC. Après cette étape, vous pourrez ouvrir une session afin de soumettre votre publication.
    • Cliquez sur le lien « Soumettre une publication », saisissez votre nom d’utilisateur et votre mot de passe afin d’accéder au Système de soumissions. Une fois entré dans le système, suivez les étapes pour déposer vos publications.
    • Une fois que vous aurez soumis vos publications, vous recevrez un accusé de réception par courriel.
  • PTF (pour un plus grand nombre de fichiers) :
    • Veuillez communiquer avec le personnel de BAC pour créer un compte PTF (Protocole de transfert de fichiers).
  • Courriel (principalement pour les abonnements).
  • Par la poste régulière pour les CD-ROM ou autres dispositifs de stockage (ils ne seront pas retournés aux éditeurs).
Nota : La Collection numérique renferme des publications canadiennes telles qu’elles ont été publiées à l’origine, et elles ne peuvent pas être modifiées une fois archivées. Avant de soumettre un exemplaire, assurez-vous qu’il s’agit bien de la version définitive. Les nouvelles éditions seront ajoutées en tant que nouveaux documents et elles ne remplaceront pas des tirages ou des exemplaires antérieurs.

Services de BAC pour les éditeurs canadiens

Les publications canadiennes font l’objet d’une importante publicité grâce à de nombreux autres programmes de BAC auxquels les éditeurs devraient s’inscrire avant que l’ouvrage soit publié : 
Les numéros internationaux normalisés doivent être ajoutés aux publications avant qu’elles soient diffusées et soumises à BAC. En plus d’assurer que chaque ouvrage porte un numéro unique, ces systèmes de numérotation facilitent les commandes d’exemplaires au point de vente, le contrôle des inventaires et le repérage rapide de l’information dans les bases de données.
 
Certains types d’ouvrages qui remplissent les critères d’admissibilité peuvent être répertoriés grâce au programme canadien de catalogage avant publication (CIP). Le programme permet de cataloguer les livres avant leur publication et d’assurer une diffusion rapide des données catalographiques par l’entremise du catalogue de BAC avant la publication et le dépôt.

Que se passe-t-il une fois que les publications analogiques ou sur support matériel ont été déposées?

Après avoir reçu les exemplaires pour dépôt légal, BAC :
  • Prépare une notice bibliographique décrivant la publication et diffuse cette description au moyen du catalogue de BAC.
  • Reconnaît avoir reçu la publication en remettant à l'éditeur un « reçu pour dépôt légal ». Dans le cas d'une publication en série, un seul accusé de réception de la livraison du premier exemplaire est envoyé et aussi après un changement de titre.
  • Place un exemplaire de chaque publication, quel qu'en soit le support, dans la collection de conservation de BAC qui est gardée dans des conditions rigoureusement contrôlées. Étant donné que ce processus vise à assurer la disponibilité pour les générations futures, l'accès en est limité. L'autre exemplaire est placé dans la collection de consultation de BAC aux fins de consultation et d'utilisation.

Notez que l’utilisation de tous les ouvrages est assujettie aux dispositions de la Loi sur le droit d'auteur.

Que se passe-t-il une fois que les publications numériques ou diffusées sur Internet ont été déposées?

Après avoir reçu les exemplaires pour dépôt légal, BAC :
  • Prépare une notice bibliographique décrivant la publication et diffuse cette description au moyen du catalogue de BAC.
  • Archive la publication sur un de ses serveurs et l’ajoute à sa Collection numérique au moyen de sa propre plateforme de recherche (sites archivés).
    • Un avertissement s’affiche (après chaque nouvelle séance de recherche) qui informe le lecteur que la publication est une version archivée. L’avertissement se lit comme suit :
      • « Vous visualisez un document archivé par Bibliothèque et Archives Canada. Veuillez noter que l’information peut être périmée et que certaines fonctions peuvent être inactives. »
      • « Vous serez redirigé dans 15 secondes ou suivez ce lien pour voir le document. »
À l’heure actuelle, BAC offre aux éditeurs le choix de deux types de niveaux d’accès à leurs publications numériques : un accès ouvert et un accès restreint. Les éditeurs doivent choisir une de ces options d’accès.
  • Accès ouvert : tout le monde peut consulter et télécharger la publication à l’aide d’Internet. Lorsque cela est possible, nous demandons aux éditeurs de choisir cette option.
  • Accès restreint (habituellement pour les ouvrages vendus au détail) : le public peut consulter les publications à certains terminaux de l’édifice principal de BAC à Ottawa. On ne peut pas imprimer, télécharger ni transférer des fichiers à partir de ces terminaux.
Notez que l’utilisation de tous les ouvrages est assujettie aux dispositions de la Loi sur le droit d'auteur.

Déduction d’impôt

Quoique la valeur marchande des publications déposées à BAC aux fins de dépôt légal ne puisse être utilisée comme déduction d’impôt, un éditeur peut déduire, dans le cadre des frais professionnels, les coûts de la main-d’œuvre et des matériaux encourus pour produire les exemplaires déposés, lorsque ces coûts sont engagés en vue de produire des revenus dans le domaine de la publication.
Pour plus de renseignements sur le montant maximal qui peut être déduit et sur les exemptions, veuillez communiquer avec l’Agence du revenu du Canada.

Droit d’auteur

Veuillez noter que même si le dépôt à BAC d’ouvrages publiés ne constitue pas et ne confère pas un enregistrement officiel en vertu du droit d’auteur, il représente une preuve de l’existence d’un travail intellectuel au moment de la réception à BAC. Les questions portant sur le droit d’auteur doivent être adressées au Centre de services à la clientèle de l'Office de la propriété intellectuelle du Canada (OPIC) à Industrie Canada :
 
Numéro sans frais (Canada) Téléphone : 1-866-997-1936
Téléphone (appels internationaux seulement) : 819-934-0544
Courriel : cipo.contact@ic.gc.ca

Coordonnées

Dépôt légal
Bibliothèque et Archives Canada
395, rue Wellington
Ottawa (Ontario)  K1A 0N4
Canada
 
Téléphone : 819-997-9565
Numéro sans frais (Canada) : 1-866-578-7777 (Sélectionnez 1+7+1)
Numéro sans frais (téléimprimeur) : 1-866-299-1699
Télécopieur : 819-997-7019
Courriel : legal.deposit@bac-lac.gc.ca (dépôt légal d’une publication analogique ou sur support matériel)
Courriel : epe@bac-lac.gc.ca (dépôt légal d’une publication numérique)
Courriel : eb-archives-web@lac-bac.gc.ca (collecte du Web)
 
Le personnel de BAC sera heureux de fournir toute information supplémentaire et de répondre à vos questions.
 
 
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