L’éditeur doit envoyer à Bibliothèque et Archives Canada un
formulaire de demande de
CIP, y notant tous les renseignements demandés sur l’ouvrage à paraître et en y incluant une épreuve de la page de titre en pièce jointe. Le tout doit être soumis au moins 15 jours ouvrables avant la date à laquelle les données
CIP sont requises. De plus, l’éditeur doit joindre à sa demande les épreuves de la préface, de l’introduction, de la page couverture et/ou de la table des matières (si elles sont disponibles).
Une fois le formulaire soumis, l’éditeur reçoit un courriel avec un numéro de confirmation
CIP, qu’il doit utiliser dans toute correspondance concernant sa demande. Bibliothèque et Archives Canada pourra, de son propre chef, communiquer avec l’éditeur pour obtenir des renseignements supplémentaires afin de compléter sa demande.
Les demandes sont traitées par le Bureau du
CIP par ordre de priorité. Le Bureau utilise les renseignements fournis sur le formulaire et les épreuves pour créer une notice bibliographique préliminaire, grâce à laquelle il pourra générer un
bloc de données
CIP qui sera ensuite envoyé par courriel à l’éditeur. Celui-ci peut alors copier le bloc et le placer au verso de la page de titre de son livre.
Si, après avoir reçu son bloc de données, l’éditeur apporte des modifications à l’ouvrage concerné, il doit immédiatement en aviser le Bureau du
CIP. Tant que l’ouvrage n’a pas été publié, le Bureau peut normalement réviser la notice bibliographique et, s’il y a lieu, acheminer à l’éditeur un bloc de données mis à jour.