Programme de disposition et de tenue de documents

Aperçu

La Directive sur la tenue de documents décrit une série d’exigences en matière de tenue de documents (TD) que les organismes du gouvernement du Canada (GC) doivent respecter, y compris l'exécution d'activités périodiques de disposition couvrant toutes les ressources documentaires. Le rôle de Bibliothèque et Archives Canada (BAC) consistant à autoriser ces organismes à disposer de leurs ressources documentaires — en les transférant à BAC, en les détruisant ou en aliénant le contrôle que le gouvernement exerce sur eux — contribue directement à atteindre cet objectif.
 
BAC doit également soutenir les efforts investis par les organismes du GC pour gérer leurs documents efficacement. C’est pour cette raison qu’il a instauré la méthodologie en tenue de documents en 2011. Durant le lancement, 13 premiers adhérents ont formulé des commentaires. BAC s’en est inspiré pour simplifier les premiers outils de la méthodologie et créer une trousse d’outils en TD qui continuera d’aider à établir des pratiques de tenue de documents efficaces et harmonisées avec la Directive sur la tenue de documents du Secrétariat du Conseil du Trésor. 
 
Cette trousse d’outils est une des nombreuses démarches pouvant mener à une tenue de documents efficace. Il s’agit d’un ensemble d’outils conçus pour aider les organismes du GC à mener des activités de consultation et à recueillir des commentaires sur leurs opérations et leur environnement de tenue de documents, en conformité avec les exigences de la Directive sur la tenue de documents.
 
BAC simplifie son programme de disposition et de tenue de documents pour aider le GC à mieux assumer ses responsabilités en matière de disposition. En outre, il harmonise son programme avec les grands projets pangouvernementaux en matière de tenue de documents en offrant des outils d’appoint à ses clients.

En outre, BAC, le Secrétariat du Conseil du Trésor et l’École de la fonction publique du Canada continuent de participer à l’élaboration de documents de formation, d’outils, de modèles et de guides pour aider les organismes à tenir leurs documents. 

Pour commencer…

 
Les organismes du GC sont invités à poursuivre leurs efforts particuliers visant à assurer une tenue efficace de leurs documents, mais BAC peut aussi les aider.
Veuillez communiquer avec le Centre de liaison en tenue de documents par courriel (centre.liaison.centre@bac-lac.gc.ca) ou par téléphone (819-934-7519 ou sans frais au 1-866-498-1148) pour avoir accès aux documents suivants :
 
  • Le portail de la TD, qui offre aux clients du GC un accès direct à divers outils d’aide à la tenue de documents. Les organismes du GC qui ne sont pas encore inscrits sont invités à communiquer avec nous. 
  • Le document Lancement du projet de disposition : Pour commencer de BAC.
  • Les outils génériques d’évaluation (OGE) de BAC permettant de connaître les recommandations concernant les ressources d’information à valeur opérationnelle et les spécifications relatives à la conservation pour les activités communes au sein du GC.
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