Allocution préparée à l'occasion du Symposium 2011 du droit de la vie privée de l'Association du Barreau canadien et de la 7e Conférence internationale des commissaires à l'information

5 octobre 2011 - Hôtel Westin, Ottawa (Ontario)

Daniel J. Caron, Administrateur général et Bibliothécaire et archiviste du Canada
 
LE DISCOURS PRONONCÉ FAIT FOI
 
Bonjour à tous,
 
Je voudrais d’abord remercier le comité organisateur de m’avoir invité à vous faire part de mes réflexions aujourd’hui.
 
Je voudrais aussi remercier Mme Suzanne Legault, commissaire à l’information du Canada, pour son aimable présentation.
 
Comme vous le savez sans doute, le Centre for Law and Democracy a publié la semaine dernière son classement international des cadres légaux pour le droit à l’information dans 89 pays.
 
Les médias ont qualifié ce rapport de tout premier classement mondial en matière d’accès à l’information. Ici, au pays, ils ont souligné le fait que le Canada se situe au milieu, occupant la 40e position parmi les 89 pays qui ont des lois sur l’accès à l’information.
 
Les résultats du rapport ont sans aucun doute suscité l’étonnement. Les pays qui occupent les premières places du classement sont la Serbie, l’Inde et la Slovénie; l’Allemagne est au dernier rang, et parmi les 20 pays figurant au bas de la liste, 15 sont européens.
 
Pour ceux et celles d’entre nous qui sont concernés par les questions touchant l’accès à l’information, ce rapport soulève des enjeux complexes.
 
Afin de documenter adéquatement les pratiques de sociétés aussi distinctes que la Serbie, l’Inde et l’Allemagne, il faut des méthodes très diversifiées qui tiennent compte de la composition des acteurs sociaux, totalement différents d’une société à l’autre.
 
En d’autres mots, il ne suffit pas de comparer les cadres légaux qui régissent le droit d’accès à l’information.
 
Nous devons aussi prendre en considération la qualité et la valeur de l’information à laquelle on donne accès, lorsque cette information existe.
 
Et ce faisant, nous devons examiner des questions plus fondamentales, comme les pratiques qui permettent d’acquérir, de préserver et de rendre accessible de façon appropriée le corpus documentaire essentiel d’une société.
 
Ce corpus constitue la causa materialis d’une société, les biens civiques fondamentaux de toute nation — c’est-à-dire les pièces originales qui documentent ses décisions et ses actes, ainsi que l’information contenue dans ses livres, ses autres médias et ses autres objets documentaires.
 
Il est vrai qu’il existe beaucoup de différences entre les pays lorsqu’on compare la composition de leurs documents officiels et la façon dont ces derniers sont recueillis dans un espace géographique.
 
Mais aujourd’hui, je voudrais attirer votre attention sur un changement encore plus profond qui touche toutes les nations, sans égard à la composition de leur patrimoine documentaire ni à leurs efforts pour acquérir et préserver leurs documents fondamentaux et les rendre accessibles à leurs citoyens.
 
La transformation radicale à laquelle je fais référence, c’est la transition d’un monde exclusivement analogique vers un monde principalement numérique.
 
Pour illustrer la nature de ce changement, il suffit de penser aux dépôts d’archives traditionnels, conçus pour héberger des documents analogiques, et à la façon dont les pratiques archivistiques modernes les ont transformés.
 
C’est comme si, avec l’importance qu’a prise l’information numérique, le nom « archives » avait perdu de sa signification aux dépens du verbe « archiver ».
 
En effet, quand il s’agit d’information numérique, le lieu physique où conserver l’information est beaucoup moins important que la décision proprement dite de conserver ou d’archiver l’information, et que les moyens utilisés pour accomplir cette tâche.
 
Cela n’est pas le cas dans le monde analogique, où le nom « archives » — l’endroit physique où les documents sont conservés — et le verbe « archiver » — l’action de placer les documents dans les archives — ont des sens qui se recoupent.
 
Au fil du temps, cette étroite synonymie a produit un état de choses particulier, dont nous devons être conscients maintenant que nous sommes confrontés à une tâche gigantesque : tenter de suivre le rythme de la production des ressources documentaires numériques.
 
Nous devons garder en tête que, jusqu’à récemment, la production des documents analogiques était une tâche laborieuse qui demandait du temps.
 
Dans ce contexte, les documents gouvernementaux étaient produits en plus petit nombre, et ils étaient créés dans la perspective d’être archivés dans un dépôt officiel.
 
N’est-ce pas l’un des postulats à partir desquels la législation sur l’accès à l’information a été élaborée, dans les années 1980?
 
Par exemple, il y a 100 ans, le gouvernement du Canada connaissait le nombre exact de documents qu’il avait en sa possession, et le nombre d’étagères requises pour les conserver.
 
Au milieu du siècle, ce nombre ne pouvait qu’être estimé; et à la fin du siècle, on a finalement admis que la production de documents gouvernementaux dépassait la capacité du gouvernement à gérer sa propre infrastructure de l’information.
 
Pourtant, malgré cette augmentation exponentielle de la production documentaire, les principaux concepts n’ont pas changé en ce qui a trait à la fonction des archives analogiques et aux méthodes employées dans ce domaine.
 
Fait important, dans le contexte analogique des archives nationales, on ne reconnaît pas beaucoup la nécessité d’être sélectif dans l’acquisition des documents gouvernementaux.
On ne réfléchit donc pas vraiment à la valeur de ces documents; leur présence dans les archives suffit à l’établir.
 
Or, dans le domaine numérique, les pratiques archivistiques sont très différentes.
Les technologies de l’information et des communications, ainsi que les médias numériques, ont évolué rapidement. Tout cela a mené à l’apparition de nouveaux pouvoirs, de nouveaux diffuseurs et de nouvelles sources, et à l’accroissement des capacités.
 
L’amplitude et les dimensions de la production et de la diffusion de l’information ont donc augmenté elles aussi.
 
Ces forces ont transformé le paysage de la mémoire collective, qui était jusque-là caractérisé par des expériences contrôlées, ordonnées et bien définies, et par des relations limitées, établies à l’intérieur de l’espace physique des dépôts officiels.
 
De plus en plus, les communications sont devenues des expériences libres de toute entrave, désordonnées et informelles, typiques du Web et de sa myriade de réseaux sociaux.
 
Ces forces modifient fondamentalement le contexte opérationnel de la mémoire collective et son protocole.
 
Par l’entremise de la technologie, nous transformons les ressources documentaires en un bien qui est fourni aux consommateurs dans une mesure jusqu’ici inégalée.
 
Nous permettons aux consommateurs de participer à la création et à la production du contenu des ressources documentaires.
 
Et nous établissons de nouvelles formes de médiation et de production documentaire en ce qui a trait à l’information, aux compétences de base et aux connaissances.
 
L’immédiateté et la fluidité de la création, de l’utilisation et de la réutilisation de notre causa materialis ont radicalement transformé la relation traditionnelle et consensuelle entre les fournisseurs et les utilisateurs d’information.
 
Comme les transformations sociales et les progrès technologiques permettent l’autoédition, le mixage et la réutilisation des informations numériques, les consommateurs d’information sont aussi devenus des producteurs d’information.
 
La distance qui sépare les citoyens et les ressources documentaires s’est considérablement réduite.
 
L’acquisition, la préservation et la consultation des ressources documentaires, qui relevaient des institutions de mémoire dans le monde analogique, se font aujourd’hui de façon plus directe, transparente et immédiate dans le monde numérique.
 
Ce changement offre aux institutions du milieu du patrimoine documentaire, comme Bibliothèque et Archives Canada, et à nos clients, les citoyens du Canada, la possibilité de réévaluer et de repenser les méthodes et les façons de faire désuètes et fondées sur le monopole — en particulier celles qui avaient été conçues pour l’ère de l’imprimé, et qui étaient auparavant du seul ressort des professionnels de l’information.
 
Pour s’assurer de pouvoir réaliser son mandat dans ce nouvel environnement numérique, Bibliothèque et Archives Canada a entamé un processus de modernisation. Au cours de cette démarche, nous en sommes venus à la conclusion que les principaux concepts et pratiques qui s’appliquent aux documents analogiques ne peuvent pas s’appliquer à l’acquisition, à la préservation et à l’exploration de l’information numérique.
 
Comme point de départ, nous avons cessé de croire que nous pouvions systématiquement tout acquérir et conserver.
 
Compte tenu de la quantité d’information numérique actuellement produite, même si nous pouvions tout acquérir, la logistique nécessaire pour gérer un tel volume d’information et la rendre accessible représenterait une tâche gigantesque dépassant nos capacités humaines et financières.
 
Par conséquent, l’acquisition systématique doit céder la place à l’échantillonnage représentatif, ce qui suppose inévitablement un processus de sélection fondé sur des critères appropriés.
 
L’une de nos principales constatations, c’est qu’il faut revoir la façon dont nous concevons ce que nous acquérons et rendons disponible.
 
En bref, ce n’est plus l’objet renfermant le contenu qui doit être conservé, mais l’information contenue dans cet objet.
 
Cela signifie qu’au lieu d’organiser nos ressources documentaires en fonction de la nature du contenant, nous nous orientons maintenant vers une méthode reposant sur la nature de l’information.
 
En outre, lorsqu’il s’agit de prendre des décisions au stade de l’évaluation, nous établissons maintenant la valeur de nos acquisitions pour les Canadiens et les générations futures.
 
D’une part, il faut donc développer des méthodes précises et rigoureuses pour établir des propositions de valeur.
 
D’autre part, nous sommes conscients qu’il ne suffit plus d’acquérir et de préserver un corpus documentaire. Il faut également tenter de faire de même pour le contexte culturel dans lequel les documents ont été créés.
 
Cette prise de conscience signifie que nous ne nous contentons plus d’acquérir un document particulier en tant qu’objet isolé.
 
Le document est plutôt vu comme une représentation d’un exemple particulier de discours social, reflétant un réseau de relations entre plusieurs agents déterminés qui apparaissent au fil du temps.
 
Le travail conceptuel étant terminé, Bibliothèque et Archives Canada en est maintenant à l’étape de l’application de ses nouveaux principes opérationnels.
 
Pour mettre tout cela en contexte, disons que la sélection des ressources documentaires ayant une valeur opérationnelle est l’un des éléments essentiels de notre nouveau régime de tenue de documents pour l’administration publique.
 
L’élimination systématique de toutes les autres informations, par des processus de disposition autorisés et documentés, constitue le deuxième élément de ce régime.
 
La Directive sur la tenue de documents permet aux ministères d’établir des distinctions parmi les quantités énormes d’information qu’ils créent chaque jour.
 
Ainsi, les ressources sont axées prioritairement sur la gestion des ressources documentaires qui ont une valeur opérationnelle et qui sont indispensables pour atteindre les objectifs des ministères, satisfaire aux exigences de rendement et exécuter les mandats qui leur sont confiés par la loi.
 
D’après la définition de la Directive, les ressources documentaires sont des documents sous forme publiée ou non, quel que soit le format, la source de communication, le mode de production ou le support d’enregistrement.
 
Toujours d’après la définition de la Directive, les ressources documentaires à valeur opérationnelle sont les documents publiés ou non, quel que soit leur support ou leur forme au moment de leur création ou de leur acquisition.
 
Bref, les ressources documentaires permettent et documentent la prise de décisions à l’égard de programmes, de services et d’activités courantes. Elles appuient donc les exigences des ministères en matière de rapports, de rendement et de responsabilisation.
 
Dans ce contexte multidimensionnel et complexe, un régime de tenue de documents technologiquement et formellement neutre permet d’harmoniser le fonctionnement administratif et opérationnel de base du gouvernement.
 
La sélection et la gestion des ressources documentaires à valeur opérationnelle jouent un rôle fondamental dans la mise en œuvre d’un régime de tenue de documents efficace et efficient dans les ministères du gouvernement du Canada.
 
C’est pour cette raison que Bibliothèque et Archives Canada, en collaboration avec le Secrétariat du Conseil du Trésor, dirige la première phase de l’initiative du bureau numérique.
 
Ce projet pilote vise à créer un environnement dans lequel les documents numériques demeureront numériques, de leur création à leur consultation.
 
Les résultats des diverses phases du projet permettront de déterminer les meilleures solutions à offrir aux institutions du gouvernement du Canada afin qu’ils puissent conserver la bonne information, pendant la période de temps qui convient et de la bonne manière. Ainsi, l’utilisation du papier diminuera considérablement, et l’accès à l’information sera amélioré dans l’ensemble du gouvernement.
 
Par ailleurs, vu l’immense quantité de documents numériques créés par le gouvernement du Canada, nous avons réalisé ceci : nous ne pouvons pas laisser passer beaucoup de temps entre la création des documents ayant une valeur opérationnelle archivistique et la décision de les archiver.
 
Nous rompons avec le passé, en déplaçant le moment de l’évaluation initiale — qui permet de déterminer si un document a une valeur opérationnelle — à ce point dans le temps que nous appelons le « moment documentaire », c’est-à-dire le moment où le document est créé et étiqueté en vue de sa consultation ultérieure.
 
Dans cet esprit, à compter de 2017, Bibliothèque et Archives Canada ne recevra à peu près plus de documents papier du gouvernement. 
 
Les documents seront transmis sous forme électronique, et Bibliothèque et Archives Canada deviendra un dépôt numérique fiable.
 
Avant de terminer ce survol du passé récent de Bibliothèque et Archives Canada, j’aimerais vous partager un autre avantage découlant de la transition de l’analogique vers le numérique.
 
Nous pouvons recentrer notre vision et nos principes directeurs pour tenir compte du rôle du citoyen, lorsqu’il s’agit de moderniser nos lois sur l’accès à l’information. C’est une occasion à ne pas laisser passer.
 
Je pense que les pratiques archivistiques mises au point à l’époque des documents analogiques ne peuvent pas s’appliquer aux ressources documentaires numériques.
Nous devons aussi nous accommoder des principes fondamentaux qui guident nos lois sur l’accès à l’information, et qui reflètent les concepts analogiques qui prévalaient au moment de leur conception.
 
Le parallèle le plus important, et qui nécessite une réflexion approfondie, est peut-être le suivant : tout comme les archives nationales ne sont plus la mémoire permanente du pays, le siège de la gouvernance ne se trouve plus essentiellement dans les dossiers de l’État.
Fondamentalement, la gouvernance n’est plus la responsabilité exclusive des administrations publiques.
 
On ne peut le contester : l’évolution des technologies de l’information et des communications a entraîné la démocratisation de la production documentaire.
De même, la révolution des technologies de l’information a eu pour conséquence de multiplier les agents qui participent à la gouvernance.
 
Ainsi, en plus des agents bien connus que sont les partis politiques, le gouvernement et les médias grand public, il nous faut ajouter le nombre toujours croissant d’organismes non gouvernementaux et de citoyens ordinaires qui exercent leur influence par l’entremise de leurs réseaux sociaux et autrement.
 
Ils possèdent maintenant les moyens de communication qui étaient auparavant réservés aux agents de premier plan dans la société.
 
Nous devons donc revoir la notion qui découle de la mentalité analogique, selon laquelle l’accès aux documents du gouvernement assurera à lui seul la transparence nécessaire à la responsabilisation des agents gouvernementaux.
 
En fait, dans un monde numérique, nos notions de responsabilité, de transparence et de gestion doivent s’étendre au-delà des limites des ministères et organismes gouvernementaux.
 
S’ils sont appelés à jouer un rôle significatif dans la façon dont ils sont gouvernés, les citoyens doivent avoir accès à tous les documents importants qui fondent la gouvernance.
Compte tenu de la nature civique d’une société ouverte, le principe de l’accès à l’information dans un monde numérique impose une nouvelle prise de conscience, de même que l’acceptation du principe de la gouvernance transparente.
 
Par ailleurs, nous pouvons utiliser les nouveaux outils de recherche fournis par les méthodes d’analyse de données et les moteurs de recherche pour faire en sorte que les citoyens trouvent rapidement l’information dont ils ont besoin.
 
Enfin, nous devons nous assurer que les gens comprennent bien que la production et la diffusion de l’information dans une société en sont des éléments absolument vitaux.
 
Je conclurai en réaffirmant deux points. D’abord, nous devons donner une seconde vie à l’archeion — les archives qui documentent la société — dans nos pratiques organisationnelles et sociales. Il doit se dégager de la multitude de bruits et de tweets.
 
Ensuite, la transparence n’est plus l’affaire d’un seul acteur. Elle doit plutôt se manifester par les multiples acteurs qui participent au nouveau modèle de gouvernance adopté par nos sociétés.
 
Pour que les personnes et la société prospèrent, nous devons garder à l’esprit la façon dont nous participons à la circulation de l’information, afin que tout le monde occupe la place qui lui revient.
 
Merci.
 
 
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