Réflexions sur l'évolution de l'évaluation à Bibliothèque et Archives Canada

Du contenu au contexte et du contexte au contenu, notes d'allocution de Daniel J. Caron, Archives nationales des Pays-Bas

Introduction
 
Il y a près de vingt ans aujourd'hui, les Archives nationales du Canada adoptaient une approche théorique, méthodologique et systématique d'évaluation des documents du gouvernement fédéral canadien en vue de déterminer leur sort et leur valeur à titre de patrimoine documentaire. Tout particulièrement, le fondement et les stratégies de cette approche, que nous appelions
« macroévaluation », étaient grandement influencés par les idées et notions contemporaines qui circulaient alors parmi nos collègues des Pays-Bas au sujet de ce que vous nommiez le projet PIVOT.
 
Il y a vingt ans, nous faisions face à des défis semblables, et même si nos réflexions et idées communes ont été légèrement nuancées après leur mise en application, en vue de les adapter aux circonstances, objectifs et intérêts locaux par domaine, nous sommes arrivés à des conclusions plutôt similaires, par exemple, en ce qui touche la primauté du contexte de la création sur le contenu de l'information dans les documents et dossiers en tant que lieu permanent ou principe de la valeur archivistique, et au sujet de l'utilité d'un modèle fonctionnel-structurel comme outil analytique afin d'appuyer le processus d'évaluation des archives. Il y a vingt ans, nous avons également établi que l'évaluation des archives était un effort intellectuel de prise de décisions nécessitant une assise théorique, des concepts, de la discipline, de la rigueur, des critères et des applications qui reposent sur des principes scientifiques. Nous avions à peu près tous comme objectif de créer un environnement d'évaluation fondé sur une approche que le projet PIVOT définissait comme la « subjectivité objectivée au degré maximal ». Dans nos sphères de compétences respectives, nous avons commencé à chercher un nouveau paradigme et une nouvelle forme pour l'archivistique.
 
Je suis très heureux d'être ici cet après-midi pour vous faire part de certaines réflexions sur l'évolution de ces conclusions jusqu'à aujourd'hui. Je souhaite également partager quelques idées et renseignements concernant les efforts que nous avons déployés à Bibliothèque et Archives Canada en réponse au nouvel ensemble de circonstances d'évaluation, qui sont fort différentes de celles que nous avons collectivement connues au début des années 1990. En particulier, j'aimerais discuter des aspects des transformations et des transitions qui interviennent actuellement dans le passage d'une communication analogique à une communication numérique et, de façon plus générale, dans l'évolution globale vers une société numérique. Quelles seront les incidences de ces changements sur notre façon de prendre des décisions d'évaluation et de recenser le patrimoine documentaire dans l'avenir? Pouvons-nous concevoir et établir une stratégie d'évaluation avec de la rigueur et des capacités intellectuelles suffisantes pour satisfaire à nos objectifs de documentation dans un environnement numérique, et jeter un pont entre la théorie archivistique et l'application de résultats de documentation pratiques présentant un avantage public? J'espère que nos discussions de cet après-midi permettront encore une fois de susciter certaines réflexions et idées en vue de trouver une façon de commencer à répondre à ces questions. Mon intervention comprendra trois étapes : la macroévaluation, la tenue des documents et un modèle mettant à contribution l'ensemble de la société.
 
Macroévaluation
 
Permettez-moi de traiter en premier lieu de la mise en œuvre et du remplacement subséquent de la macroévaluation par Bibliothèque et Archives Canada. Avant d'entreprendre ce survol historique, je voudrais préciser clairement que la macro évaluation constituait un premier pas fort novateur vers l'élaboration d'un cadre intellectuel pour la détermination et la sélection du patrimoine documentaire. Cependant, la macroévaluation est devenue moins pertinente au fil du temps dans le domaine de l'administration publique, et en quelque sorte désuète dans le nouveau contexte des technologies de l'information et des communications de l'environnement numérique. Aujourd'hui, à Bibliothèque et Archives Canada, même si le discours qui l'entoure a été pratiquement supplanté par celui de la tenue de documents, la macroévaluation demeure une source de référence, et certains éléments de continuité avec celle-ci sont présents dans notre nouvelle initiative et méthodologie de tenue de documents.
 
En fait, la désuétude de la macroévaluation n'était pas nécessairement liée à sa théorie ou à sa mise en œuvre, qui convenaient en grande partie aux circonstances de l'époque ainsi qu'aux problèmes et aux enjeux que la stratégie visait à aborder en tout premier lieu. Ceux-ci comprenaient, entre autres, et je suis convaincu que cela n'aura rien de nouveau pour vous, un taux alarmant d'acquisitions et de saisies systématiques; une représentation archivistique disproportionnée de transactions opérationnelles bureaucratiques des échelons inférieurs au détriment des documents de politique et des comptes rendus de décisions au niveau de la direction; le manque d'uniformité dans les décisions d'évaluation et l'absence générale de critères; et, enfin et surtout, une méthode d'analyse très inefficiente, inefficace et incohérente - si l'on peut appeler cela une méthode - dans le cadre de laquelle la valeur archivistique de chaque dossier ou document était évaluée subjectivement ou intuitivement.
 
Toutefois, comme certains l'ont établi, exprimé et précisé au cours des années 1990 jusqu'au début des années 2000, il commençait à être évident que la macroévaluation se fondait sur des hypothèses théoriques et qu'elle comprenait des prédispositions stratégiques limitant sa capacité d'ajustement et d'adaptation. En particulier, l'incapacité d'aborder complètement la complexité croissante de l'administration publique ainsi que la nature et les caractéristiques de sa production de ressources d'information devenait de plus en plus problématique au fil du temps sur le plan de l'obtention de résultats de documentation logiques et légitimes. Lorsque les ministères transféraient régulièrement leurs documents à Bibliothèque et Archives Canada - ce qui n'était pas toujours le cas -, nous nous demandions si ces derniers fournissaient une représentation juste de l'administration gouvernementale. Les documents dont nous faisions l'acquisition étaient-ils « appropriés »? En réalité, la macroévaluation commençait à faire face à certaines difficultés sur les plans conceptuel et stratégique en raison de la nouvelle horizontalité de l'élaboration des politiques et du processus décisionnel associée à la transition d'administrations fondées sur les activités à des administrations axées sur les résultats, qui s'opérait par le biais de l'instauration d'une nouvelle gestion publique et de l'intégration des fonctions de planification, d'établissement de rapports et d'évaluation du rendement dans l'ensemble du gouvernement du Canada. Et, bien entendu, des changements énormes étaient également apportés aux cultures, aux relations et aux comportements opérationnels partout dans l'administration publique. Ces derniers coïncidaient en grande partie avec l'arrivée de nouvelles technologies novatrices de l'information et des communications ainsi que des médias sociaux, et avec la matérialisation des réseaux. J'aborderai ce point un peu plus loin.
 
Cela dit, l'introduction de la macroévaluation en 1992 par les anciennes Archives nationales du Canada a été un tournant décisif et une grande réussite. La macroévaluation a permis de redéfinir complètement le paysage et l'élaboration de la théorie et de la stratégie de l'évaluation archivistique aux Archives nationales, et partout au Canada, et a ultérieurement acquis une notoriété et un profil intéressants à l'échelle internationale. Par exemple, elle a permis de mettre en place une évaluation fondée sur la provenance des documents, et liée à l'analyse des systèmes structurés et à l'analyse fonctionnelle, ainsi qu'une évaluation libre des formes, des formats et des médias de communications; de concentrer l'analyse des évaluations sur le contexte et la création des documents plutôt que sur leur contenu; et de mettre l'accent sur un nouvel objectif primaire, soit celui d'établir et de consigner, à l'aide de documents, une représentation ou illustration de la façon dont le gouvernement élabore des politiques, prend des décisions, crée des infrastructures et exécute de manière interactive les programmes et services pour les citoyens au fil du temps par le biais de l'administration publique, au lieu de rendre compte de manière exhaustive de toutes les activités opérationnelles et de leurs ressources d'information connexes au niveau des transactions opérationnelles de l'organisation.
 
Malheureusement, et pratiquement au moment où elle a été mise en place - comme nous l'aurions bientôt constaté - la macro-évaluation était déjà légèrement déphasée par rapport au fonctionnement et à l'évolution modernes de l'administration publique. Au milieu des années 1990, le gouvernement travaillait au lancement d'une initiative majeure de renouvellement et de réorientation des politiques afin d'apporter des changements considérables à ses buts et objectifs administratifs ainsi qu'aux méthodes et aux processus décisionnels concernant les affaires d'intérêt public. Dans cet environnement, une théorie archivistique à l'appui d'une approche descendante d'évaluation fondée sur la détermination des hiérarchies de pouvoir de commandement et de contrôle, et sur l'information qu'elles produisent, aurait été essentiellement dépassée, et ses limites auraient vite été révélées. De plus, en raison de l'arrivée de la bureautique, qui s'est améliorée par la suite grâce aux médias sociaux et à d'autres outils du Web 2.0 - et de son importance pour le développement de la collaboration au sein de l'administration publique -, l'évaluation fondée sur la provenance des documents ne permettait pas l'intégration complète des nouvelles relations sémantiques et du nouveau déroulement du travail émanant de la technologie au sein des réseaux d'entreprises naissants.
 
Nous avons également fini par apprendre que les processus d'évaluation et de disposition de documents de la macroévaluation n'étaient pas bien coordonnés avec l'administration publique qu'ils devaient soi-disant documenter. En réalité, nos processus n'étaient pas réellement intégrés aux affaires du gouvernement ni harmonisés avec ces dernières, et, en règle générale, les gestionnaires et les administrateurs ne comprenaient pas nos intentions et ne voyaient pas nécessairement l'utilité de participer. En fin de compte, malgré l'élaboration de mécanismes d'adaptation à l'intention des administrateurs, tels des guides, la macroévaluation est demeurée une technique et un outil d'évaluation archivistique conçus presque exclusivement pour les archivistes. À vrai dire, pour assurer notre réussite au chapitre du patrimoine documentaire, nous étions sur le point de modifier notre philosophie ainsi que nos objectifs et stratégies documentaires, et particulièrement le discours entourant nos intentions et buts fondamentaux. À cette fin, la première étape consistait à élaborer, sous notre direction, un régime de réglementation de la tenue des documents au sein des institutions gouvernementales. Je reviendrai à la tenue des documents sous peu.
 
Lorsque je songe aux réalisations de la macroévaluation, je pense toujours à un de ses principes stratégiques durables, soit son scénario avant-après, mais également à ce que sa mise en œuvre représentait véritablement pour l'institution et ses archivistes professionnels. Sur le plan technique ou stratégique, la principale contribution pour l'évaluation archivistique était l'abandon de l'analyse hautement subjective du contenu des ressources d'information en fonction de taxinomies de valeur quasi codifiées (p. ex., Schellenberg) ou de la pure intuition fondée sur les avantages prévus au niveau de la recherche ou du potentiel à titre de documentation originale aux fins d'exposition historique. Pour remplacer cette approche traditionnelle, les réformes de la macroévaluation recommandaient de déterminer la valeur archivistique et historique des documents gouvernementaux selon leur lieu de création ou de production, et leur statut comme preuve documentaire attestant des fonctions et activités opérationnelles connexes à la source première de leur origine administrative, ergo le genre prochain de l'analyse structurelle-fonctionnelle et de l'évaluation fondée sur la provenance des documents auxquelles la macroévaluation est généralement associée. Finalement, la macroévaluation représente un changement important du contenu documentaire vers le contexte documentaire, et, en ce sens, elle a permis de modifier considérablement les méthodes et processus d'évaluation aux Archives nationales du Canada et ailleurs.
 
Durant cette transition - qui a fait couler beaucoup d'encre -, il est facile de constater que les Archives nationales ont été contraintes pendant de nombreuses années à une forme d'évaluation archivistique qui était à la fois très controversée et très inefficace, puisqu'elle s'appuyait presque entièrement sur le savoir intuitif des archivistes professionnels, qui travaillaient individuellement de manière unilatérale et principalement sans l'aide des lignes directrices institutionnelles fournies dans la stratégie, la méthodologie et les critères d'évaluation. La macroévaluation a contribué à changer cette situation. Il s'agissait du premier tournant majeur dans la démarche continue de notre institution en matière d'évaluation.
 
Aujourd'hui, avec le recul, je vois essentiellement la macroévaluation comme un des catalyseurs fondamentaux du changement directionnel au sein des institutions d'archives et de la profession archivistique. À l'instar des propositions contemporaines de stratégies de documentation aux États-Unis, qui variaient peut-être légèrement sur le plan théorique, mais pas nécessairement en ce qui a trait aux buts, aux objectifs ou aux techniques, la macroévaluation offre les premières étapes vers la constitution d'un corpus de réflexions scientifiques. Au Canada, notre approche est plus solide sur le plan intellectuel, plus raisonnée, plus réfléchie, plus rigoureuse sur le plan théorique et comparable au contexte des sciences sociales et à leurs modèles et méthodes analytiques, mais elle est essentiellement demeurée sous la forme d'une technique, d'une méthodologie et d'outils. La volonté d'avancer dans une telle direction a fait partie intégrante de notre discours d'évaluation pendant de nombreuses années, et sans aucun doute depuis les années 1950 lorsque Ernst Posner a commencé à écrire sur la nécessité de mettre davantage l'accent sur le point de vue des sciences sociales dans le cadre de la profession archivistique.
 
Néanmoins, et il s'agit de ma principale conclusion au sujet de la macroévaluation, de la stratégie de documentation et des autres approches similaires, nous ne sommes toujours pas en mesure de nous dégager de nos disciplines respectives et de nos propres concepts, techniques et outils de base afin de mettre en place la gamme complète des dimensions et capacités intellectuelles aux fins de la détermination et de la sélection du patrimoine documentaire. Nous continuons à nous référer à la théorie sociologique, à l'épistémologie sociale et aux sciences sociales, mais nous demeurons généralement réticents à l'idée de nous investir ou de nous lancer entièrement dans un nouveau territoire analytique et transdisciplinaire pour étayer la philosophie et la stratégie de l'évaluation archivistique et fonder davantage nos réflexions et décisions sur la science. En dépit de l'accueil favorable que reçoivent parfois de nouveaux discours, par exemple, les allusions au post-modernisme que nous voyons désormais régulièrement dans la documentation archivistique, lorsque le moment est venu de prendre des décisions concernant la valeur archivistique des ressources d'information, nous semblons nous en remettre et nous limiter aux processus, aux techniques et aux principes de ce qui a été considéré au fil du temps comme une science générique des archives assortie de théories locales par domaine. Par exemple, j'ai entendu parler dernièrement de certaines propositions visant à élargir et à modifier la définition de « provenance des archives » pour l'adapter et la rendre applicable aux fonctionnalités numériques des réseaux d'information et de communications, et des médias sociaux. Il serait peut-être plus facile, plus judicieux et plus logique de simplement reconnaître que la provenance est un concept analogique périmé qui ne peut être convenablement transposé dans la sphère de l'information numérique du nuage informatique.
 
Permettez-moi d'entamer maintenant le prochain chapitre de l'historique d'évaluation de notre institution. Nous voici désormais à Bibliothèque et Archives Canada, créé en 2004 grâce à la fusion de l'ancienne Bibliothèque nationale et des anciennes Archives nationales. Au début de 2006, nous avions la possibilité de modifier notre philosophie et notre discours entourant la gestion de l'information et l'évaluation archivistique, en fait, de changer les sujets de discussion. Chose intéressante, cette fois-ci nous n'aurions pas à discuter exclusivement entre nous (archivistes) et avec les « personnes habituelles » (gestionnaires de documents). Nous pourrions aller au cœur de notre administration publique, obtenir le soutien des niveaux supérieurs et collaborer avec les ministères qui travailleraient sous notre direction en vue d'émettre la Directive sur la tenue de documents du gouvernement du Canada trois ans plus tard en 2009.
 
Tenue des documents
 
Bien entendu, la situation et sa résolution étaient un peu plus complexes que ce que cet exposé de faits laisse entendre. Tout d'abord, nous savions déjà avant 2006 que le programme de disposition des documents gouvernementaux, appuyé par la macroévaluation, ne fonctionnait pas très bien. Bibliothèque et Archives Canada ne faisait pas régulièrement l'acquisition de documents gouvernementaux, et nous commencions également à douter de la qualité du patrimoine documentaire transféré à Bibliothèque et Archives Canada par les ministères au moyen des techniques et canaux établis.
 
De plus, nous savions, pour diverses raisons, que les ministères et organismes ne géraient pas leurs renseignements d'une manière efficace et que ce problème s'était récemment aggravé par suite de la mise en œuvre complète de la bureautique et de l'installation des nouvelles technologies de l'information et des communications, y compris les médias sociaux. La combinaison des deux a entraîné plusieurs effets, en grande partie imprévus et défavorables.
 
D'une part, la transition de l'administration publique vers la bureautique et finalement vers le monde virtuel comportait d'énormes avantages sur les plans du partage de l'information et du déroulement du travail en collaboration au sein des ministères, et les fonctionnaires saluaient d'emblée l'espace de travail numérique. Ironiquement, d'autre part, certains avantages que présentait cette intégration des personnes et de la technologie pour l'administration publique ont, par inadvertance, également conduit à la naissance d'une culture institutionnelle, de plus en plus envahissante et en grande partie illimitée, menant à la production galopante ainsi qu'au stockage et à l'élimination systématiques de l'information, allant à l'encontre des besoins liés aux ressources d'information et des exigences opérationnelles. Cette « contre-culture » devenait extrêmement problématique, puisque toutes les exigences en matière de comptabilité et de responsabilisation associées à une administration publique fondée sur les résultats sont entièrement tributaires de la création, de la production, de la saisie, de la gestion et de la durabilité de l'information nécessaire à l'appui de la prise de décisions internes et à la satisfaction des exigences corollaires liées à l'examen, à la mesure du rendement, à l'évaluation et à la vérification, et, de façon plus générale, au respect du nouveau contexte de l'examen du public.
 
Les répercussions immédiates de cette situation étaient assez évidentes. L'hypothèse de la présence et de l'accessibilité des documents au sein des ministères n'était pas particulièrement bien justifiée sur le plan pratique ou théorique, et le contrôle interne constant des documents opérationnels et des autres formes de preuves documentaires était de plus en plus suspect, voire tout à fait douteux. Essentiellement, les ministères perdaient la surveillance et le contrôle organisationnels de leurs ressources d'information aux mains de personnes travaillant de manière unilatérale et systématique et sans aucune forme de discipline en matière de tenue de documents; des questions étaient soulevées à la fois à l'interne et à l'extérieur du gouvernement au sujet de la capacité institutionnelle à prendre des décisions responsables et transparentes dans les domaines opérationnels de l'administration publique; et, enfin et surtout, Bibliothèque et Archives Canada éprouvait d'énormes difficultés à expliquer aux ministères ses décisions et directives concernant les évaluations et le patrimoine documentaire de manière à ce qu'ils les comprennent et les appliquent de façon cohérente.
 
Pour tracer la voie à suivre par les ministères afin de corriger cette problématique multidimensionnelle, Bibliothèque et Archives Canada a mis sur pied une initiative de consultations aux échelons supérieurs du gouvernement avec l'autorisation et l'appui du greffier du Conseil privé, y compris une table ronde sur la gestion de l'information menée par les sous-ministres et, par la suite, un groupe de travail sur la tenue des documents formé de sous-ministres adjoints. Après un long débat et de nombreuses délibérations, nous avons tous convenu qu'un régime de réglementation de la tenue des documents était essentiel afin d'établir l'intégrité, les procédures, la rigueur et la discipline fondamentales à l'élaboration et à la gestion de l'information en tant qu'actif opérationnel faisant partie intégrante de la prise de décisions et d'une administration publique efficace, et que le régime devait être conçu sous la forme d'une directive d'orientation liée directement au Cadre de responsabilisation de gestion du gouvernement.
 
Il me faudrait encore deux jours pour vous expliquer tout ce qui s'est passé au cours de ce processus; le site Web de Bibliothèque et Archives Canada offre de nombreux détails à ce sujet. J'aimerais maintenant souligner trois éléments particuliers qui nous ont amenés à tirer cette conclusion et qui expliquent le contenu de la Directive sur la tenue de documents du gouvernement du Canada émise en avril 2009. Les concepts et idées exprimés dans ces trois composantes ont été déterminants dans l'établissement de nouvelles perspectives et approches en matière de gestion des ressources d'information au sein des ministères, et indispensables pour Bibliothèque et Archives Canada dans le contexte de son propre programme de modernisation institutionnelle. Ce programme, dont j'ai fait l'annonce peu après ma nomination à titre de bibliothécaire et archiviste du Canada, est avant tout axé sur la nécessité, pour Bibliothèque et Archives Canada, de démontrer au Canada et à sa population la pertinence renouvelée et fondamentale dans le cadre du paradigme transformationnel et des circonstances environnementales en évolution de notre nouvelle société numérique. Selon moi, la possibilité d'établir et de maintenir la pertinence, pour la société, des dépôts d'archives documentaires, comme les archives et les bibliothèques, repose en grande partie sur la pertinence d'un patrimoine documentaire qui est recensé, sélectionné et rendu accessible grâce à un concept intellectuel et à une théorie archivistique de l'évaluation fondés sur des principes scientifiques.
 
Pour ce qui est des éléments de la tenue des documents, Bibliothèque et Archives Canada a tout d'abord modifié le discours et le contexte opérationnel entourant la gestion de l'information. Nous sommes passés de l'aliénation des documents et de l'information à l'intérieur d'un cycle de vie à l'élaboration de ressources d'information au sein d'un continuum de la valeur opérationnelle. En d'autres mots, notre discours est passé de l'« élimination des déchets » à la création d'un actif. Dans une économie fondée sur le savoir, les ressources d'information constituent un actif opérationnel nécessitant une gestion effectuée avec diligence et discernement. Il ne s'agit pas seulement de détritus bureaucratiques à jeter systématiquement au rebut. Par conséquent, nous avons également instauré le concept de la tenue de documents comme une composante essentielle d'une administration publique efficace et efficiente, et avons insisté pour que les ressources d'information soient traitées avec la même discipline et la même rigueur que celles qui s'imposent aux ressources humaines et financières. Et nous sommes allés encore plus loin. En gardant à l'esprit l'objectif d'intégration complète, Bibliothèque et Archives Canada a proposé de lier directement la tenue des documents au cadre stratégique des organismes centraux, qui est le moteur de la transition du gouvernement fédéral vers une administration publique fondée sur les résultats, à savoir la Politique sur la structure de gestion, des ressources et des résultats; les nouvelles exigences de l'architecture des activités de programme au sein des ministères; le Cadre de responsabilisation de gestion; et l'approche d'affectation des ressources financières fédérales et d'établissement de rapports visant l'ensemble du gouvernement.
 
Pour faciliter tout cela, Bibliothèque et Archives Canada a mis en place certaines innovations majeures. En premier lieu, nous avons défini la notion de normes documentaires pour les activités de programmes et de services de l'ensemble des ministères. Essentiellement, à l'aide de paramètres officiels et définis de manière discrétionnaire, relatifs au fonctionnement et au processus opérationnels, les normes documentaires permettent de déterminer la preuve documentaire dont les organisations ont besoin afin de fonctionner, de rendre compte des activités de programmes et de services, de déterminer la nature, la composition et l'étendue de la documentation que les organisations doivent créer et conserver pour satisfaire à ces exigences opérationnelles, et d'expliquer comment les institutions gouvernementales vont saisir, gérer et conserver cette preuve dans le temps, sans égard à son origine, sa source, sa forme ou son format. Fait encore plus important, je crois que Bibliothèque et Archives Canada a aussi entièrement modifié le contexte, le discours, la théorie et les objectifs de gestion de l'information au niveau fédéral au Canada. Traditionnellement, la fonction de gestion de l'information avait été conçue simplement pour gérer le cycle de vie de l'information avant son élimination. Aux fins de la tenue de documents, Bibliothèque et Archives Canada a transformé la gestion de l'information en une fonction de développement des ressources d'information, principalement axée sur la création et la saisie des ressources d'information avec l'intention délibérée de fournir de la documentation. En fait, la tenue de documents fondée sur des normes documentaires a fondamentalement pour but d'établir la valeur opérationnelle des ressources d'information gouvernementales en intégrant intentionnellement un principe de documentation aux activités opérationnelles de l'administration publique. Voilà d'où provient son caractère novateur. Grâce aux normes documentaires, l'évaluation des ressources d'information devient une fonction essentielle d'une gouvernance publique efficace du point de vue de la responsabilisation, de la gérance et de la documentation ministérielles.
 
Deuxièmement, toujours au sujet de la tenue de documents, Bibliothèque et Archives Canada a également décidé de déterminer et de cibler un public différent. Dès le début de l'initiative sur la tenue de documents, nous sommes non seulement allés à l'administration publique centrale pour obtenir un soutien aux fins de notre projet de réforme de la Politique de l'information, mais par la suite, au lieu de discuter avec les API et les gestionnaires de documents des questions connexes liées à la gestion de l'information, Bibliothèque et Archives Canada s'est presque exclusivement adressé aux gestionnaires fonctionnels au sujet des exigences des activités de programmes et de services en matière de ressources d'information en utilisant la langue des affaires et de l'administration publique. Par conséquent, nous avons changé le discours, mais nous avons également collaboré étroitement avec les gestionnaires de programmes et de services à la modification des obligations redditionnelles et des responsabilités ayant trait à la création et à la gestion des ressources d'information au sein des administrations publiques fédérales. Grâce à l'entière collaboration de l'administration publique centrale et des gestionnaires fonctionnels principaux du gouvernement, la Directive sur la tenue de documents du gouvernement du Canada a permis de responsabiliser l'ensemble de l'effectif de la direction à l'égard de la mise en œuvre de l'initiative sur la tenue de documents au sein des ministères et organismes fédéraux.
 
Le dernier élément que j'aimerais souligner à propos de la tenue de documents m'amènera à ma conclusion.
 
Au fur et à mesure que Bibliothèque et Archives Canada continuait ses recherches et analyses concernant la mise en œuvre de la Directive sur la tenue de documents dans les ministères et organismes, nous avons constaté la présence et le potentiel de deux effets très fondamentaux au niveau de l'impact. Nous avons compris que le processus décisionnel interne au sujet de la valeur opérationnelle des ressources d'information de l'administration publique - d'autant plus maintenant au sein de l'environnement numérique - devait être reporté beaucoup plus loin en amont, au moment de la création des ressources d'information, ou possiblement avant, ergo lors de la définition de la notion de normes documentaires et de l'élaboration de ces dernières. Nous avons également commencé à comprendre et à approfondir la notion de point de décision - que je désigne sous le nom d'instant de documentation - en tant que décision inclusive et continue concernant à la fois la valeur opérationnelle et la valeur archivistique. Autrement dit, compte tenu des contextes numérique et administratif, Bibliothèque et Archives Canada a conclu que les ressources d'information de valeur archivistique ne constituaient pas uniquement un sous-ensemble ayant une valeur opérationnelle, et que les décisions devaient être prises multilatéralement, et parallèlement entre Bibliothèque et Archives Canada et les ministères, sous la direction d'équipes interinstitutionnelles et multidisciplinaires qui mettraient à profit d'autres critères et une expertise différente. En réalité, l'évaluation de la valeur opérationnelle et archivistique des ressources d'information du gouvernement devrait être effectuée au moyen d'un processus opérationnel unique. À l'heure actuelle, Bibliothèque et Archives Canada travaille à l'amélioration de ce processus grâce à une nouvelle méthode de tenue des documents, dont nous espérons avoir terminé la mise en œuvre au sein des ministères d'ici la fin de 2014.
 
Aujourd'hui, malgré les nouveaux contextes et processus de tenue de documents, et si perfectionnés soient-ils - et ils sont tout à fait de pointe à mon avis -, je dois dire que l'évaluation à Bibliothèque et Archives Canada demeure assez subjective dans le contexte actuel de sa méthodologie, de sa technique et de ses outils. Depuis quelque temps maintenant, et assurément depuis que j'ai pris la direction de l'initiative sur la tenue de documents en 2008 à titre de sous-ministre adjoint, responsabilité que j'assume maintenant en tant que bibliothécaire et archiviste, je me questionne au sujet de la pertinence, pour la société, des résultats de documentation attendus par notre institution. Les ressources d'information que Bibliothèque et Archives Canada décide de conserver après application des critères d'évaluation comportent-elles un contenu documentaire d'intérêt et d'utilité publics pertinent?
 
Selon moi, nos résultats de documentation doivent représenter plus objectivement la façon dont la société fonctionne dans son ensemble, y compris la façon dont le gouvernement fonctionne à l'intérieur de celle-ci pour élaborer des politiques, prendre des décisions et interagir avec les citoyens dans le temps. Cependant, comme nous le savons tous, des changements fondamentaux de nature transformationnelle s'opèrent actuellement dans la société en général à un rythme sans précédent. Dans ce nouveau contexte, et pour diverses raisons, je crois que notre analyse contextuelle - qui est devenue la principale source de référence pour l'évaluation archivistique - doit être davantage fondée sur la science que dans le passé. Permettez-moi de terminer la séance de cet après-midi avec quelques observations sur le modèle d'évaluation mettant à contribution l'ensemble de la société que nous examinons et élaborons actuellement à Bibliothèque et Archives Canada dans le cadre du processus de modernisation institutionnelle, et au sujet des mesures qui, à mon avis, doivent être prises afin d'accroître l'objectivité analytique de nos décisions d'évaluation et de mieux les justifier.
 
Modèle mettant à contribution l'ensemble de la société
 
Comme vous le savez, Bibliothèque et Archives Canada n'est pas simplement un dépôt pour le patrimoine documentaire créé par l'administration publique fédérale. Nous avons toujours préservé les ressources d'information des secteurs privé et public, et recueilli le patrimoine de l'édition du Canada dans le cadre de notre fonction bilatérale en tant que Bibliothèque nationale. Dans le passé, nous avons en grande partie concentré notre attention sur l'évaluation (ergo, la macroévaluation) des dossiers ministériels du gouvernement en raison de l'étendue et du volume de la production documentaire, et nous suivions simplement les règlements que nous avions établis pour le dépôt légal des publications. Nous disposons d'instructions d'évaluation au sein des secteurs privé et public, mais nous n'avons rien qui ressemble vraiment à une directive ou à une orientation stratégique. Fort de son nouveau mandat de préserver le patrimoine documentaire canadien en général, Bibliothèque et Archives Canada occupe, selon moi, une position enviable à l'heure actuelle. Il s'agit pour nous d'une occasion importante de nous redéfinir dans le monde numérique du 21e siècle, et nous possédons l'autorisation légale, les outils et les pouvoirs nécessaires pour accomplir des choses remarquables à cet égard. En revanche, je suis moins optimiste quant à la question de savoir si notre plan d'action pour l'avenir en matière de documentation est suffisamment complet en vue d'appuyer les méthodes de documentation mises à notre disposition.
 
Dans le même ordre d'idées, mes propres réflexions sur l'évaluation ont évolué dans deux directions : la première concerne l'élaboration d'une politique d'évaluation au niveau institutionnel et l'autre, la rigueur intellectuelle et les principes scientifiques nécessaires à la prise de décisions d'évaluation et à leur justification. Du point de vue de la politique d'évaluation institutionnelle, mon programme de modernisation consistait, en partie, à commencer à établir un réseau de dépôts d'archives documentaires parmi nos intervenants pour aborder la question du patrimoine documentaire et des questions d'évaluation connexes dans une perspective pancanadienne globale. Bibliothèque et Archives Canada regroupe environ 800 archives et 2000 bibliothèques au Canada, et il est évident que nous avons en commun des rôles, des responsabilités et des intérêts. Pouvons-nous maintenant collaborer à la création d'un cadre qui mettra à contribution l'ensemble de la société et qui permettra aux membres des institutions au sein de ce réseau de travailler ensemble et de prendre des décisions d'évaluation collectivement, ou, à tout le moins, de comprendre la nature et l'orientation de leurs objectifs de documentation respectifs? Jusqu'à présent, les réactions suscitées par cette proposition sont encourageantes, à tel point que la communauté d'intervenants parle déjà de créer une agora documentaire, c'est-à-dire un type de marché commercial pour discuter d'acquisitions éventuelles. C'est un bon début, mais il est clair qu'il y a beaucoup d'autres questions à aborder au sujet des objectifs de documentation stratégiques des institutions.
 
La nature et le contenu des résultats de documentation de Bibliothèque et Archives Canada sont, bien entendu, plus problématiques et plus complexes. Mes réflexions ont principalement porté sur ce domaine particulier, et j'ai demandé à mon personnel une analyse approfondie et plus de précisions concernant les objectifs de documentation et leur justification. Selon ma compréhension de la situation, Bibliothèque et Archives Canada a, comme beaucoup d'autres institutions, changé le lieu et l'application de l'analyse de l'évaluation en fonction du contexte de la création de documents, mais nous n'en avons toujours pas parfait la structure en vue d'aborder ce que les théoriciens de la société et les spécialistes des sciences sociales nomment habituellement le « contexte global » de l'interprétation, de la valeur, de la signification et de la cognition. Notre compréhension du contexte de la création et nos critères à cet égard sont encore essentiellement très limités et sont réduits en grande partie à l'analyse et aux évaluations conçues à partir des concepts et techniques archivistiques (la provenance, les fonds, la commande initiale, etc.). Ainsi, envisagée et exprimée du point de vue de cette limitation, notre perception de la société demeure souvent et presque inévitablement unilatérale dans la mesure où le contenu documentaire qui est versé dans le dépôt après avoir été soumis à notre ensemble particulier de critères liés au contexte est également d'une portée assez restreinte, frôlant parfois la représentation unidimensionnelle ou ce qu'on pourrait appeler une « vision purement archivistique du passé ».
À mon avis, nous devons réexaminer la question du contenu documentaire à l'aide d'un nouvel ensemble de critères d'évaluation, c'est-à-dire en effectuant une étude beaucoup plus vaste et approfondie du contexte social. Il serait possible de mettre l'accent plus directement sur la contribution du public et la préservation de nos « biens » civiques fondamentaux - les pièces originales qui documentent nos décisions et nos actes, et l'information contenue dans nos livres et nos autres médias et artéfacts documentaires - qui sont nécessaires à une société qui veut définir, exprimer et partager des buts, des hypothèses, des valeurs et des principes, donner à des personnes et à des groupes les compétences sociales dont ils ont besoin afin de participer au processus démocratique au sein d'une collectivité et assurer la responsabilisation de l'administration publique et de la gouvernance dans le respect de la primauté du droit.
 
En d'autres mots, l'évaluation doit être axée sur la sélection de la causa materialis de la société, c'est-à-dire l'ensemble des documents qui nous permettent de vivre notre vie dans un État de droit, de fonctionner collectivement comme une démocratie et de progresser et d'assurer un consensus social constant grâce à la diffusion et à la mise en commun des ressources d'information et à la préservation d'un patrimoine documentaire accessible. Je recommande aux dépôts d'archives documentaires de se pencher principalement sur l'identification et la durabilité des ressources d'information et des documents traitant de l'État démocratique moderne et, d'une manière plus générale, de sa gouvernance et de ses activités intersectorielles, notamment des régularités, principes et discours connexes qui se reflètent dans les actes et les comportements « socioéconomiques » d'aujourd'hui à des niveaux individuel, collectif et organisationnel divers. Pour communiquer cette compréhension plus générale et multidimensionnelle du contexte social et son lien avec l'évaluation et la sélection des ressources d'information, je propose de formuler une nouvelle épistémologie sociale fondée sur un corpus de documents dont la nature, la conception et la constitution sont inspirées et étayées par la théorie sociologique et les sciences sociales, y compris les diverses approches qui ont été exprimées de différentes façons dans les écrits sociocentriques d'érudits comme Bourdieu, Foucault, Ricoeur, Habermas, Goody, Giddens, La Capra et d'autres.
 
Si nous voulons vraiment comprendre l'organisation et le fonctionnement de la société et, en particulier, la nature des relations sémantiques qui sous-tendent désormais les actions humaines, les opérations et le discours social au sein des réseaux et des environnements de production documentaire du monde virtuel - la nouvelle structure de ce que Pierre Bourdieu a appelé l'habitus social - je crois aussi que, pour assurer une compréhension globale et une représentation exhaustive des documents de notre nouvelle société numérique, il nous faut établir un autre ensemble de critères d'évaluation élaborés à partir d'une série de questions d'évaluation fondamentalement différente. Nos questions doivent être plus détaillées, tenir compte d'autres réflexions et s'appuyer davantage sur la recherche et l'analyse, le modèle sociocentrique et finalement la science. De plus, nous devons absolument accroître la collaboration avec les autres sciences sociales afin de trouver des réponses à ces questions.
 
Par le truchement de la proposition d'un modèle et d'une approche qui mettent à contribution l'ensemble de la société en ce qui touche les objectifs et les résultats de documentation, je demande maintenant aux archivistes et aux bibliothécaires de Bibliothèque et Archives Canada de commencer à formuler les questions qu'il nous faudra poser à titre d'institution pour élargir et approfondir le contexte documentaire à l'intérieur duquel nous déterminons et sélectionnons le contenu documentaire. Je demande un nouveau modèle d'évaluation fondé sur la recherche, l'analyse et des principes scientifiques essentiellement étayés par le discours qui instruit la théorie sociologique. À l'heure actuelle, nous étudions les diverses dimensions de cette orientation à l'aide des outils de l'analyse par domaine et de la théorie de l'organisation, qui sont couramment utilisés dans de nombreuses sciences sociales. Dans une adaptation hybride qui intègre la théorie sociologique et le point de vue des sciences sociales, nous essayons de développer les capacités intellectuelles nécessaires pour assurer la durabilité de résultats de documentation qui font autorité et qui sont approuvés dans un monde numérique où la mémoire sociale est de plus en plus éphémère et de plus en plus altérée.
 
Voilà qui conclut mon exposé formel de cet après-midi. Je serai heureux de répondre à vos questions et d'entamer la discussion.
 
Merci beaucoup.

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