Nouveaux défis et possibilités dans la tenue des documents numériques, discours de Daniel J. Caron à l'occasion du 2e Forum annuel des DPI du secteur public

Miser sur la technologie pour accroître l'efficacité du gouvernement

Les 17 et 18 janvier 2011
 
Daniel J. Caron
Bibliothécaire et archiviste du Canada
 
 

L'environnement numérique

Le gouvernement fait face à des défis importants
 
Au chapitre de la préservation de l'information, une production trop abondante d'information se révèle un problème fondamental. La capacité sociale de création et de production d'information dépasse désormais largement sa capacité physique et virtuelle de la stocker et de la préserver, et le fossé continue de se creuser de façon exponentielle.
 
L'un des grands mythes de la technologie de l'information contemporaine est l'idée que la société possède une capacité de stockage illimitée. Malgré le fait que l'évolution de la technologie des micropuces permet de réduire l'espace et les coûts de stockage, le véritable investissement dans le domaine de la préservation de l'information ne se fait pas sur le plan du stockage physique des données, mais bien sur celui de l'administration et de la gestion de l'accessibilité des objets d'information qui sont stockés. Indépendamment de l'ampleur de la capacité créée, ce sont les coûts associés à la gestion d'une information numérique sous forme authentique, fiable et accessible dans l'environnement de stockage qui dépassent rapidement ce qu'on peut imaginer.
 
En outre, les citoyens s'attendent :
 
  • à accéder rapidement à l'information;
  • à pouvoir échanger des renseignements et des opinions (émergence de l'agora numérique);
  • à pouvoir exiger des comptes des représentants élus.
Nous devons trouver des solutions novatrices qui intègrent le nouvel environnement numérique, plutôt que de simplement automatiser les ressources d'information associées à la pensée analogique et à son cadre physique.
 
L'environnement numérique offre de multiples possibilités de faire converger les approches et les pratiques. Il amène un changement culturel qui permettra peut-être d'atteindre les résultats souhaités au chapitre de la transparence et de l'efficacité gouvernementales, ainsi que de la prise de décisions éclairées, le tout fondé sur une gestion des ressources d'information adaptée à l'ère numérique.
 
Trop souvent, dans le cadre des projets du gouvernement fédéral en matière de TI, les coûts sont dépassés, les échéanciers ne sont pas respectés et les résultats promis ne sont pas atteints. On se fonde communément sur une approche d'ensemble qui vise l'ajout de fonctions d'année en année selon un cycle de vie donné, plutôt que de diviser les projets en étapes plus gérables et d'exiger une capacité accrue et de nouvelles fonctions au fil du temps.
 
Les gouvernements se fient généralement à de vastes systèmes exclusifs et personnalisés, souvent incapables de tirer profit des « technologies légères » ou des « services partagés » efficaces et efficients du gouvernement grâce à des fonctions ou des normes de réseautage.
 

Dans un passé pas si lointain…

Voici un monde que la plupart d'entre nous connaissons — mais pas nécessairement nos enfants, qui grandissent dans un environnement social et économique et dans un cadre de connaissances très différents, où ils font des expériences peu similaires aux nôtres.
 
Il s'agit d'un monde principalement caractérisé par les communications analogiques et les objets tangibles, où les ressources d'information et de connaissances sont « contenues » dans des manuscrits, des documents officiels, des livres, des catalogues de fiches et même dans les incontournables clés USB, une technologie qu'on considère déjà dépassée.
 
Le monde des ressources d'information et de connaissances qui constituent la mémoire publique s'est radicalement transformé — dans un très court laps de temps — et est devenu infiniment plus complexe et tortueux au cours de la dernière décennie.
 
Dans l'ensemble, cette transition s'est produite à une vitesse sidérante — mais une fois encore, peut-être pas du point de vue de nos enfants, qui ont l'habitude des transformations rapides. Il s'agit pour eux d'un phénomène tout à fait naturel auquel ils peuvent constamment s'adapater, comme devront le faire nos institutions si elles souhaitent conserver leur pertinence dans les années à venir.
 

Où nous en sommes aujourd'hui

La nouvelle ère numérique représente une transformation du paysage des ressources d'information et de la constitution de la mémoire : autrefois le théâtre d'expériences officielles, ordonnées et contrôlées et de relations limitées entre les représentants officiels, les services d'archivage et les communications analogiques, il se veut aujourd'hui le reflet des expériences informelles désordonnées et non contrôlées et du caractère illimité des communications dans le cyberespace auquelles ont donné naissance le Web et les réseaux en ligne.
 
Vu la croissance exponentielle de l'information, nous ne pouvons pas tout enregistrer ou conserver :
 
  • Même pendant la récession de 2009, le volume de l'information numérique a augmenté de 62 % par rapport à 2008, passant à 800 milliards de gigaoctets (soit 0,8 zettaoctet). On prévoit que le volume d'information numérique qui sera créé en 2010 pourrait remplir à pleine capacité 75 milliards d'iPads d'Apple de 16 GO. Il importe de réaliser que nous créons de nos jours 35 % plus d'information numérique que ce que nous sommes en mesure de stocker, et que ce pourcentage passera à plus de 60 % au cours des prochaines années.
Volume canadien
 
  • Acquisition Web de BAC — plateforme Web : plus de 7 téraoctets de contenu déjà intégré depuis 2005.
  • À l'échelle mondiale, 35 milliards de courriels sont envoyés chaque jour, dont 18 millions au sein du gouvernement du Canada (GC).
  • 70 % des activités du GC s'effectuent maintenant par courrier électronique; 99,9 % des dossiers gouvernementaux sont numériques.
  • On estime que 85 % des données organisationnelles se trouvent sous forme non structurée hors de la garde et du contrôle de l'organisation, dans des ordinateurs personnels sous la garde et le contrôle de particuliers ou de groupes. L'État n'a pas le plein contrôle de sa causa materialis.

Nouvelles approches à l'égard de la gouvernance et des TIC

Dans un monde qui, en grande partie, n'est pas limité par l'espace ou le temps, ou encore visé par des contrôles ayant des limites physiques, nous bâtissons à une vitesse fulgurante une société entièrement réseautée grâce à l'exploitation de nouvelles technologies de l'information et des communications.
 
Par l'intermédiaire de la technologie, nous :
 
(1) transformons les ressources documentaires en une commodité qui est fournie aux consommateurs dans une mesure inégalée et auparavant inimaginable;
(2) permettons aux consommateurs de participer à la création et à la production du contenu des ressources documentaires;
(3) établissons de nouvelles formes de médiation et de production documentaire en ce qui a trait à l'information, aux compétences de base et aux connaissances.
 
L'ère numérique entraîne de profonds changements dans la façon dont les sociétés ont accès à leur patrimoine documentaire. En particulier, le recours croissant aux technologies de l'information par les gouvernements et les citoyens rend possible la distribution immédiate de l'information à moindre coût. De plus, l'utilisation de la technologie nous permet de mieux comprendre le fonctionnement des gouvernements. Les attentes des Canadiens sont donc plus grandes, à la fois en ce qui a trait à la responsabilisation du gouvernement par une plus grande transparence et à la participation civique aux débats socioéconomiques.
 
Les règles qui forment le système d'accès régissant les divers éléments de notre patrimoine documentaire font partie du cadre sociétal de gestion de l'accès dans lequel opère Bibliothèque et Archives Canada, et elles évoluent également. Ce cadre se compose de diverses lois, notamment la Loi sur l'accès à l'information, la Loi sur la protection des renseignements personnels, la Loi sur le droit d'auteur, la Loi sur la preuve au Canada et les dispositions du Code civil du Québec portant sur les biens et les principes équivalents aux principes de common law. À ces lois s'ajoutent les règlements et les politiques internes du gouvernement, ainsi qu'un ensemble de règles particulières qui s'appliquent à BAC et qui visent certaines situations ou ententes contractuelles entre l'institution et les donateurs. Comme on pourrait s'y attendre, le cadre de réglementation devra s'adapter aux profonds changements structurels qu'entraîne la croissance de l'environnement numérique dans notre société.
 

Émergence d'une responsabilité commune envers la mémoire collective

Responsabilité partagée et nécessité de collaborer
 
  • Plusieurs ministères jouent un rôle clé dans la gestion de l'information au sein de l'administration fédérale.
  • Nous devons travailler de concert afin de trouver des solutions uniformes à nos problèmes communs.
 
Émergence d'une responsabilité sociale commune envers la mémoire collective
 
  • L'environnement n'est plus dominé par des entités uniques et cloisonnées.
  • Des réseaux de collaboration voient le jour.
  • Ces réseaux dynamiques sont gérés de manière concertée.
Défis et occasions
 
Dans le nouvel environnement du cyberespace, quelle est la meilleure façon de relever les défis suivants?
 
  • Pertinence
  • Nouvelles facettes de l'information
  • Image représentative de la vie au Canada
  • Rassemblement de documents sur la société
  • Système d'accès régissant les différents éléments de notre patrimoine documentaire
La réalisation de notre mandat dans cette nouvelle ère numérique présente des défis et des occasions uniques. L'ère numérique a entraîné la transformation et la fusion d'un grand nombre d'activités pour les institutions de préservation de la mémoire collective. Par exemple, nous évoluons dans un monde caractérisé par l'omniprésence et la rapidité de la circulation d'information numérique, alors que la capacité de stockage numérique croît plus rapidement que notre capacité à extraire cette information. Certains universitaires et dirigeants du monde des affaires affirment maintenant que le plus grand défi n'est plus de déterminer ce qui doit être conservé, mais bien de déterminer un moyen efficace d'organiser, de trier et de retrouver cette information, d'y avoir accès, ainsi que de cerner les tendances et d'y trouver un sens.
 
Comment relever les principaux défis découlant de cette nouvelle ère numérique? Pas en agissant seul. La création de solutions dans ce nouvel environnement requiert de nouvelles approches, de nouvelles façons de faire, et surtout, de nouvelles formes de partenariat et de collaboration. 
 
En général, quatre principaux types d'intervenants participent à ces partenariats et à ce travail de collaboration :

  • les développeurs et les fournisseurs de logiciels;
  • les créateurs de normes dans leur domaine de compétences — appuyant les premiers efforts d'élaboration de normes;
  • les organismes gouvernementaux — pour toutes les fonctions opérationnelles;
  • les organisations du secteur privé.
En sollicitant la collaboration des gestionnaires fonctionnels, des DPI, des professionnels de l'information, des avocats plaidants et des avocats à l'externe à tous les paliers, nous serons davantage en mesure de tirer profit des technologies de l'information et de bâtir un gouvernement plus efficient et efficace.
 

Responsabilités de Bibliothèque et Archives Canada

Les activités de BAC sont axées sur la gestion de l'information du gouvernement. Nous offrons aux ministères une orientation et des outils qui favorisent de saines pratiques et d'excellents principes de tenue de documents. BAC fournit également des lignes directrices sur la disposition des ressources documentaires et leur conservation à long terme.
 
Conformément à la Directive sur la tenue de documents du gouvernement du Canada entrée en vigueur en 2009, tous les ministères et les organismes du gouvernement sont appelés à examiner et à améliorer leurs pratiques de tenue de documents. La Directive porte sur l'ensemble des ressources documentaires relevant du gouvernement du Canada, dont les ressources documentaires électroniques.
 
BAC est en mesure de soutenir les institutions gouvernementales dans leurs efforts en vue de satisfaire aux exigences de la Directive, et ce, dans une perspective visant à assurer une gestion efficace et efficiente des ressources documentaires du Canada à long terme. En effet, la conformité est la première étape à franchir en vue d'atteindre cet objectif, qui profite non seulement aux ministères dans la prestation de leurs services, mais aussi à l'ensemble de la population canadienne à court, à moyen et à long terme.
 
Tous les nouveaux instruments stratégiques élaborés par BAC mettent l'accent sur l'enregistrement, la préservation et la disposition en temps opportun des ressources documentaires numériques. 
 

Initiatives de Bibliothèque et Archives Canada

BAC participe à l'élaboration de normes internationales en ce qui a trait aux bibliothèques, aux archives et à la tenue de documents par l'intermédiaire du comité technique 46 de l'ISO (portant sur l'information et la documentation).
 
Récemment, deux nouvelles normes ISO ont été approuvées. Elles visent à favoriser la collaboration entre les professionnels de l'information, les gestionnaires fonctionnels et les DPI : (partie 1) – Information et documentation – Principes et exigences fonctionnelles pour les enregistrements dans les environnements électroniques de bureau; et (partie 2) – Lignes directrices et exigences fonctionnelles pour les systèmes de gestion des enregistrements.
 
Ces normes établissent des exigences générales et des conseils pour la gestion de documents, et donnent des lignes directrices pour la détermination et la gestion appropriées de preuves (documents) du traitement d'activités opérationnelles par des systèmes opérationnels. Elles énoncent également des principes liés aux pratiques exemplaires et des lignes directrices pour la mise en œuvre, ainsi que des risques et des mesures d'atténuation afin d'améliorer la gestion des documents des organismes.
 
Tous les organismes du secteur privé ou public, peu importe leur taille ou leur nature, peuvent utiliser, réorienter ou adapter ces normes pour qu'elles tiennent compte de leur situation particulière. Même si l'orientation de ces normes peut sembler technique, en réalité, ces dernières ont pour but de fournir des pratiques exemplaires aux gestionnaires fonctionnels, aux DPI, aux professionnels de l'information, aux avocats plaideurs et aux avocats à l'externe de tous les paliers.
 
BAC travaille de concert avec Ressources humaines et Développement des compétences Canada afin de fournir un document d'orientation sur la question de la numérisation et l'élimination des documents papier. Une version provisoire de lignes directrices générales a été présentée à certains ministères à des fins d'examen et de commentaires. En outre, BAC a terminé une nouvelle APDD électronique qui sera émise sous peu. Enfin, dans le cadre des travaux du Groupe de travail des SMA sur l'avenir des services des bibliothèques fédérales, nous comptons également fournir une orientation sur la numérisation de documents publiés.
 
À compter de 2017, BAC ne recevra plus, ou très peu, de documents papier du gouvernement. Les documents seront transmis sous format électronique et BAC deviendra un dépôt numérique fiable.
 

Le bureau numérique : L'art de profiter de la technologie

En collaboration avec le Secrétariat du Conseil du Trésor, Bibliothèque et Archives Canada dirige la première phase de l'initiative du bureau numérique. L'initiative a pour objectif :
 
  • de créer un environnement où des documents numériques à l'origine demeurent numériques, du moment où ils sont créés au moment où on y accède;
  • d'utiliser les conclusions et les résultats des diverses phases du projet pilote afin de déterminer la meilleure façon de doter les institutions du gouvernement du Canada des solutions technologiques qui leur permettront de conserver la bonne information, pendant la période de temps qui convient et de la bonne manière, dans un environnement physique propice et ergonomique;
  • de réduire considérablement la dépendance au papier et son utilisation dans l'ensemble du gouvernement du Canada.
Les travaux menés dans le cadre du projet visent à créer progressivement un bureau sans papier dans les organismes pilotes, tout en déterminant les pratiques exemplaires en matière d'ergonomie pour ce qui est de la numérisation du milieu de travail. En se fondant sur les réussites des projets pilotes en cours, on apportera des ajustements au projet, et d'autres déploiements seront planifiés et exécutés.
 
En juin 2009, le SCT a publié la Directive sur la tenue de dossiers, selon laquelle les ministères du gouvernement du Canada sont tenus de mettre en place des pratiques adéquates de tenue de documents. Les ministères ont une période de cinq ans (2009-2014) pour satisfaire aux exigences de la Directive.
 
La première phase du projet pilote soutiendra l'établissement des bases pour que les institutions pilotes puissent répondre aux besoins du bureau numérique du gouvernement du Canada de l'avenir, tout en respectant les exigences en matière de tenue de documents de la Directive du SCT.
 
La phase I de l'initiative du bureau numérique met donc l'accent sur les activités et les produits livrables associés au volet de tenue de documents de la mise en œuvre du bureau numérique — en particulier, la détermination du contexte opérationnel approprié pour la tenue de documents afin que la création, l'acquisition, la saisie et la gestion des ressources documentaires ayant une valeur opérationnelle soient facilitées par l'adoption des solutions technologiques et organisationnelles appropriées.
 
Pendant la phase I, le Commissariat au lobbying, l'Agence fédérale de développement économique pour le Sud de l'Ontario (FedDev) et l'Agence canadienne de développement économique du Nord (CanNor) travailleront avec la Direction des documents gouvernementaux de BAC. Les membres de l'équipe de projet deviendront les premiers utilisateurs et collaborateurs en vue de développer la maturité et la capacité en matière de tenue de documents. Ils élaboreront des stratégies visant à assurer le respect des exigences associées à la Directive, tant pour ce qui est des exigences organisationnelles et technologiques que pour celles ayant trait aux processus et aux règles opérationnelles.
 

Nous serons bientôt ici…

Pour conclure :
 
C'est maintenant le bon moment, pour nous tous, de mettre en œuvre les mécanismes, les outils et les stratégies en vue d'améliorer l'efficacité de la tenue de documents, ainsi que les solutions technologiques appropriées pour assurer une saine gouvernance et la transparence dans un environnement numérique. En travaillant ensemble, les résultats de nos efforts concertés seront plus exhaustifs, ce qui assurera le succès de notre travail.
 
Cependant, à la fois les DPI et les professionnels de l'information n'ont jamais réellement travaillé de concert ou échangé des solutions afin de répondre aux besoins organisationnels. Tous peuvent profiter de l'expertise de chacun dans son domaine. Les professionnels de l'information connaissent les normes, les pratiques exemplaires et les principes. Les DPI peuvent favoriser l'élaboration de politiques et soutenir l'élaboration d'infrastructure de TI, et les professionnels de l'information peuvent participer à leur mise en œuvre.
 
Pour réussir, les organismes doivent avoir des systèmes d'information et l'infrastructure de TI pour créer, conserver et utiliser des preuves authentiques d'activités opérationnelles afin de satisfaire à leurs besoins opérationnels et de remplir leurs obligations prévues par la loi.
 
Nous devons trouver des façons et des moyens de communiquer les uns avec les autres. Afin de favoriser un contexte de collaboration et de fournir une ligne de conduite à cet égard, j'aimerais proposer quelque chose ressemblant à ce qui suit, à des fins d'acceptation à l'échelle internationale :
 
Tous les gouvernements favoriseront l'achat de logiciels appuyant leurs activités opérationnelles qui comprennent des fonctionnalités d'archivage, d'élimination et de gestion de contenu. De plus, les gestionnaires de contenu travailleront de près avec les DPI afin de déterminer et de définir ces fonctionnalités et de les promouvoir auprès des fournisseurs de façon continue. En outre, le consortium de gestionnaires de contenu et de DPI accepte d'informer les fournisseurs des besoins organisationnels continus de leurs organismes.
 
 
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