La réalité de Bibliothèque et Archives Canada en 2012

Discours prononcé par Cecilia Muir, en lieu de Daniel J. Caron,
à l’occasion de la conférence annuelle de l’Association of Canadian Archivists, Whitehorse, Yukon.
 
Seul le texte prononcé fait foi
 
Bonjour,
 
Je voudrais d’abord remercier les organisateurs de la 37e conférence annuelle de l’Association of Canadian Archivists d’avoir invité Bibliothèque et Archives Canada (BAC) à prendre la parole devant vous ce matin.
 
Le programme initial indiquait que Daniel J. Caron, administrateur général et bibliothécaire et archiviste du Canada, s’adresserait à vous aujourd’hui. Malheureusement, M. Caron a eu un empêchement et regrette sincèrement de ne pas pouvoir être parmi vous. Il tient aussi à remercier les organisateurs qui ont tenté, à la dernière minute, de modifier l’horaire pour que l’allocution ait lieu samedi plutôt qu’aujourd’hui. Ce n’était pas possible, mais nous sommes très reconnaissants de leurs efforts.
 
En tant que chef de l’exploitation, je suis chargée de veiller à ce que BAC remplisse son mandat aussi efficacement que possible avec les ressources à sa disposition. À l’instar des autres institutions d’archives du Canada et du monde entier, BAC doit relever des défis sans précédent. J’aimerais vous parler ce matin de notre réalité actuelle, des défis auxquels nous sommes confrontés et des mesures que nous prenons pour les relever. 

Le contexte de BAC – Notre réalité actuelle

À l’heure actuelle, deux défis se dressent devant Bibliothèque et Archives Canada dans le cadre de l’exécution de son mandat qui consiste à acquérir, à préserver et à rendre accessible le patrimoine documentaire du Canada. Je suis sûre que vous les connaissez bien, car votre institution s’y attaque vraisemblablement elle aussi, depuis de nombreuses années peut être. Je tiens quand même à en parler, car ces réalités sont à la base de notre travail et les professionnels de notre discipline ont besoin de savoir comment leurs collègues des autres organisations abordent ces enjeux.
 
Je ne vous apprendrai rien en disant que la complexité de l’univers numérique constitue le premier défi. L’information est produite, diffusée, communiquée et adaptée à une vitesse jamais vue qui s’accélère chaque jour. Ce changement est d’une ampleur comparable à celui qui a suivi la création de la presse à imprimer par Gutenberg au milieu du XVe siècle.
 
Toutefois, les défis posés par l’univers numérique sont très différents de ceux de l’époque de Gutenberg. La presse à imprimer a permis de diffuser l’information en grand nombre, mais sur un support relativement stable au fil du temps. Par contre, l’évolution des technologies numériques est presque aussi rapide que la production et la diffusion de l’information sur les médias sociaux ou par d’autres moyens. En résumé, l’information et les moyens de la saisir et de la communiquer, c’est à dire tant le contenu que la forme, évoluent et sont utilisés à une vitesse croissante.
 
Comment devons nous trier toute cette information et choisir ce que nous allons saisir? Quand nous avons décidé ce que nous allons acquérir, comment pouvons nous nous assurer d’avoir la capacité de préserver notre patrimoine documentaire à long terme?
 
 
Le second défi n’est pas moins sérieux que le premier. Au même titre que toutes les institutions d’archives, BAC doit composer avec des contraintes financières. Comme vous, sans doute, BAC a moins de ressources qu’avant pour accomplir son mandat.
 
Vous savez probablement que, dans le contexte financier actuel qui règne dans le monde, au Canada et au sein de l’administration publique, le gouvernement fédéral axe ses efforts sur la protection et le parachèvement de la reprise économique du pays.
 
Bibliothèque et Archives Canada apporte sa contribution aux efforts du gouvernement visant à diminuer le déficit et à rétablir l’équilibre budgétaire à moyen terme.
 
Parallèlement, nous poursuivons notre initiative de modernisation dans le but de réaliser des économies et d’adapter nos services et nos technologies afin de mieux répondre aux besoins des Canadiens et de continuer à remplir notre mandat.
 
Par conséquent, BAC a annoncé le 30 avril dernier la mise en place d’un plan d’action complexe et non discrétionnaire. Ce plan a été établi à la suite du plan d’action économique pangouvernemental de 2012 et s’ajoute à la réaffectation des ressources internes de BAC, laquelle vise à appuyer l’initiative de modernisation.
 
Il est maintenant de notoriété publique que le gouvernement fédéral a retranché 9,6 millions de dollars du budget 2014 2015 de l’organisation, c’est à dire environ 10 %. Ces compressions ont commencé à entrer en vigueur le 1er avril de cette année.
 
En outre, BAC continue à subir les effets de l’examen stratégique de 2007, à la suite duquel le budget de fonctionnement a été amputé de 4,4 millions de dollars.
 
BAC doit aussi absorber les augmentations salariales et l’inflation. Tout ceci fait en sorte que notre pouvoir de dépenser a diminué de 30 % au cours des dernières années et que la grande majorité de notre budget est consacré aux salaires.
 
Nous avons donc très peu de souplesse en ce moment pour investir dans un nouvel espace d’entreposage ou une nouvelle technologie, ou pour rendre notre énorme collection analogique accessible et repérable. Le statu quo n’est manifestement pas une option, car BAC serait paralysé et aurait beaucoup de mal à garder sa pertinence au cours des années à venir.
 
Nous avons donc dû faire des choix difficiles qui donneront à BAC la souplesse nécessaire pour s’attaquer aux enjeux complexes auxquels l’institution est confrontée et continuer à remplir son mandat de base.
 
 
La suppression du Programme national de développement des archives (PNDA) était l’un de ces choix difficiles. De plus, BAC n’avait d’autres choix que de réduire le personnel à tous les échelons et dans tous les groupes professionnels de l’institution. Des compressions ont affecté le programme d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels, les services de référence et de circulation, le personnel responsable des technologies de l’information et les archivistes qui consacrent leurs efforts aux acquisitions privées et à l’exploration des ressources. Le nombre de postes de direction est passé de 44 à 25 au cours de cet exercice.
 
Nos décisions ont été prises en fonction des priorités et du mandat de BAC. Elles affectent principalement les fonctions dont nous pouvions diminuer les activités en raison de l’adoption stratégique d’un modèle de prestation des services par voie numérique. Celui ci permet de réaliser des économies d’échelle, mais surtout, il s’agit d’un modèle multiservice qui supprime des intermédiaires et étend notre rayonnement national.
 
Par exemple, nous avons décidé de diminuer le personnel de nos services de référence. La demande pour ces services diminuait, nous avons assumé nos responsabilités et nous sommes adaptés. De plus, nous savons déjà que notre site Web est de plus en plus utilisé et que, si nous investissons dans l’amélioration de la technologie et du contenu numérique, moins d’employés seront nécessaires pour offrir ce service.
 
Par contre, nous avons décidé de maintenir le niveau des ressources investies actuellement dans notre programme de disposition et de tenue de documents, puisque ce travail est directement lié à notre mandat de base. Nous adoptons une nouvelle approche harmonisée avec les vastes projets de tenue de documents qui sont en cours au sein du gouvernement du Canada. Dans environ deux ans, cette approche sera suffisamment développée pour nous permettre de réaffecter certaines de ces ressources dans les secteurs de notre institution qui auront besoin d’investissements.
 
En résumé, ces décisions étaient les plus raisonnables, les plus éclairées et les plus clairvoyantes que nous pouvions prendre pour régler nos contraintes financières.
 
Je voudrais maintenant discuter de certains défis qui nous touchent particulièrement et des efforts investis pour y faire face. 

Acquisitions 

Comme vous le savez, dans l’univers numérique, il est difficile pour les institutions du patrimoine de choisir ce qui doit être acquis et préservé, mais il faut agir promptement. Un aspect du problème consiste à déterminer, au moment de la création de l’information, s’il faut garantir sa préservation. D’autres défis sont plus connus, comme ceux qui concernent les définitions d’authenticité, les normes relatives aux métadonnées, etc.
 
Cette situation oblige BAC à accomplir son mandat avec plus de détermination que jamais. Dans un monde où les événements et les changements se succèdent à un rythme effréné, nous devons être prêts à prendre les bonnes décisions au bon moment pour veiller à ce que le patrimoine documentaire du Canada soit préservé pour les générations futures.
 
 
BAC élabore un modèle pansociétal pour être en mesure de prendre des décisions efficacement. Nous pourrons ainsi acquérir et préserver une collection représentative de ce qui est important aux yeux des Canadiens. Il s’agit d’un modèle précieux pour nous, car il permet à notre institution de prendre des décisions rigoureuses concernant le contenu que nous devons acquérir, la source de ce contenu et la méthode à employer. Il fournit une démarche globale qui regroupe les acquisitions sous toutes ses formes, numériques ou analogiques, et de toutes les sources, qu’il s’agisse de publications, de documents gouvernementaux ou d’archives données par des particuliers.
 
Cette démarche pansociétale lancée en 2011 a mené à l’acquisition de :
• près de 100 000 documents publiés, dont 58 000 pièces numériques;
• près de deux kilomètres linéaires de documents gouvernementaux;
• près de 80 fonds comprenant plus de 2000 pièces données par des particuliers.
 
À ce sujet, je tiens à préciser que BAC continuera d’acquérir des archives privées. Les récentes acquisitions de la célèbre bande dessinée « Pour le meilleur et pour le pire » de Lynn Johnston et de l’extraordinaire carte des côtes de l’Amérique du Nord Est et d’une partie de l’Amérique du Sud, dressée par Paolo Forlani et Bolognino en 1556, sont d’excellents exemples de l’engagement continu de BAC à acquérir les archives privées qui constituent une partie importante de notre mémoire collective.
 
En 2011 2012 seulement, BAC a attribué des reçus pour près de 4 millions de dollars aux fins de l’impôt après avoir acquis divers fonds donnés par des particuliers. Notre institution a aussi dépensé environ 150 000 dollars pour acquérir des archives privées durant cet exercice financier.
Notre modèle pansociétal est un cadre stratégique qui nous aide à réagir avec détermination pour profiter des possibilités d’acquisition qui se présentent dans l’univers numérique. Il nous permet également de saisir ce qui demeure pertinent dans le monde analogique et de constituer un patrimoine documentaire représentatif de ce que le Canada était, est et devient.

Gestion de la collection 

La préservation et la protection du patrimoine documentaire grandissant du Canada, sous forme analogique et numérique, est un autre défi que BAC s’emploie à relever. Nous poursuivons nos efforts destinés à ralentir ou à arrêter la dégradation du patrimoine documentaire et à le garder utilisable dans un monde de plus en plus numérique.
 
La collection de BAC recouvre plus de 430 kilomètres linéaires et s’accroît de plusieurs milliers de mètres chaque année. 
 
Depuis deux ans, nous tentons d’améliorer notre capacité d’étudier et d’évaluer l’état de notre collection et de produire des rapports à ce sujet. Nous publierons sous peu un rapport sur l’état de nos fonds documentaires afin de faire connaître aux Canadiens notre évaluation du rendement de BAC en matière de gestion de la collection.
 
Notre démarche de gestion de la collection est fondée sur les risques. L’entreposage dans des locaux appropriés est une mesure de préservation de base faisant en sorte que les ressources documentaires sont conservées dans des installations et un milieu adéquats.
 
 
À cet égard, BAC a déménagé en février 2011 sa collection de pellicules de nitrate dans un nouveau centre de préservation. Cette installation de pointe offre l’environnement stable nécessaire à la préservation à long terme du patrimoine canadien de photographies et de pellicules de nitrate.
De plus, BAC déménagera en 2014 une partie de ses ressources documentaires dans un nouvel édifice d’entreposage des collections qui sera situé à Gatineau. Il regroupera dans une seule installation de pointe des ressources documentaires actuellement entreposées dans divers endroits peu adéquats.
 
BAC a adopté la même démarche axée sur les risques pour s’attaquer au problème de la désuétude des formats vidéo et audio. Une part considérable des fonds réinvestis dans nos ressources documentaires est axée sur la migration audiovisuelle. BAC accorde la priorité aux supports qui courent le plus grand risque. Quand nous serons parvenus à mi chemin de notre stratégie décennale, en 2014, environ 50 000 heures de documents audiovisuels auront migré de supports analogiques désuets à des formats numériques.
 
Je tiens aussi à mentionner que nous sommes ravis des progrès réalisés dans le contexte des projets de préservation collaboratifs de la Conférence des archivistes national, provinciaux et territoriaux. En ce moment, des employés d’institutions de partout au Canada compilent et analysent les données d’études sur l’expertise dans le domaine de la préservation et sur la capacité audiovisuelle. J’espère que ce travail servira de tremplin vers une collaboration plus étroite en matière de préservation.
 
BAC reste déterminé à prendre soin de ses ressources documentaires analogiques. Les risques pour ces ressources sont cernés par nos experts, lorsque l’on prépare le déménagement des collections ou au moyen d’études sur celles ci. L’entreposage dans des locaux appropriés, les soins préventifs, la migration et la numérisation atténuent ces risques. Il est toujours difficile de maintenir le caractère d’utilité des ressources documentaires et de les rendre accessibles à une époque où les médias de prédilection sont numériques et où les ressources sont rares.
 
Ceci m’amène à la préservation numérique. Le projet initial de dépôt numérique fiable (DNF) de BAC a radicalement changé en raison des coûts d’entretien et de développement considérables qui étaient prévus et de l’apparition de nouvelles et meilleures solutions qui sont en plus moins coûteuses.
 
Le nouveau modèle sera suffisamment souple pour être adapté au monde numérique en évolution et fournira la marge de manœuvre financière requise pour être utilisé de façon durable. Une nouvelle approche plus moderne consiste à relier des modules disponibles dans le commerce afin de former une solution. Elle diminue grandement les coûts de développement et d’entretien et repose davantage sur la confiance envers les gens et les organisations, mais l’aspect technique demeure important.
 
Par conséquent, ce seront nos employés, et non la technologie utilisée, qui définiront le dépôt numérique fiable.
 
Pour replacer les choses dans leur contexte, rappelons que les projets menés dans le monde entier ont démontré que les coûts considérables relatifs à la création et à l’entretien efficace d’un DNF fondé sur la technologie constituent un sérieux obstacle à leur mise en œuvre à grande échelle.
La solution durable élaborée par BAC est basée sur le système ouvert d’archivage de l’information de l’Organisation internationale de normalisation, mais elle dépend beaucoup moins des technologies coûteuses élaborées à l’interne.

Accès au patrimoine documentaire du Canada

La facilitation de l’accès au patrimoine documentaire du Canada demeure une priorité. Notre réalité financière nous a obligés à remplir cet aspect de notre mandat de manière plus stratégique.
BAC collaborera étroitement avec des intervenants d’autres ministères pour veiller à ce que les documents préservés soient consultés, car c’est là la raison d’être de notre institution.

La virtualisation de l’information éliminera souvent la nécessité de déplacer physiquement les documents pour les rendre accessibles, ce qui diminuera les risques de détérioration des objets fragiles et permettra d’atteindre un public plus vaste. BAC élabore aussi des produits numériques visant à donner plus d’options aux utilisateurs qui préfèrent le « libre-service ».

Je vais maintenant parler de certaines de nos innovations pour expliquer notre approche visant à accroître l’accès à nos services.

La stratégie sur le contenu numérique est un des piliers de notre approche concertée visant à établir une masse critique de contenu très intéressant pour les Canadiens.

Le contenu est choisi en fonction du programme d’événements commémoratifs du gouvernement fédéral qui comprend notamment la guerre de 1812, la Première Guerre mondiale, Sir John A. Macdonald, le 150e anniversaire du Canada, etc.

Soit dit en passant, ce programme procure au milieu des archives de tout le pays une excellente occasion de collaborer et de mettre ses trésors bien en évidence.

La vidéo d’orientation de BAC sera bientôt disponible sur notre site Web; elle permettra aux clients de se familiariser avec nos services offerts en personne avant de se présenter au 395, rue Wellington, à Ottawa.

De plus, nous améliorons nos processus de description des ressources documentaires. En plus des investissements dans la technologie, nous importons des descriptions préliminaires et des métadonnées fournies par les éditeurs et nous exigeons que cette information soit présentée avec tous les nouveaux documents du patrimoine documentaire.
Notre collection sera ainsi beaucoup plus accessible et il y a aura plus de contenu interrogeable en ligne.

Nous avons aussi recours aux médias sociaux et à l’externalisation ouverte pour compléter nos propres activités de description. Les particuliers peuvent donc participer directement à la description et à l’enrichissement du patrimoine documentaire du Canada.

En ce qui concerne les médias sociaux, nous faisons preuve de diligence afin d’établir une présence complète sur le Web. En 2008, nous avons lancé notre site Flickr. Notre compte Twitter est très actif et fournit une foule de renseignements aux intervenants et aux citoyens. L’organisation peut ainsi atteindre de nouveaux publics et faciliter l’accès à ses services et à ses collections. Tout récemment, BAC a fait de nouvelles incursions sur YouTube et Facebook.

Enfin, nos webémissions attirent l’attention sur des pièces importantes de notre collection et transmettent l’expertise et les connaissances spécialisées qui faciliteront la découverte de la collection de BAC, l’accès à celle ci et l’attachement des utilisateurs canadiens envers elle. À titre d’exemple, BAC a lancé des webémissions intitulées Un visage, un nom et le Nord canadien et Le projet nous nous souviendrons d’eux. D’autres suivront, dont La guerre de 1812 et l’exposition itinérante de portraits Volte face.

En plus de notre utilisation accrue des médias sociaux pour entrer en contact avec les Canadiens, nous nous efforcerons de rendre une plus grande partie de notre collection accessible en ligne et nous mettrons l’accent sur la qualité des images et sur la convivialité. À titre d’exemple, le mois dernier, nous avons lancé le Portail des portraits et ainsi rendu disponibles 15 000 images numérisées de qualité provenant de la collection nationale de portraits.

Ce projet de numérisation permet aux Canadiens de partout au pays d’avoir accès à des milliers d’œuvres produites par des artistes canadiens réputés, comme Yousuf Karsh ou William Topley. De plus, des milliers de portraits supplémentaires, à raison d’environ 2000 par mois, seront ajoutés au Portail au cours des prochaines années.

Cet outil démontre que BAC est déterminé à s’adapter au nouvel environnement numérique en rendant la collection nationale de portraits plus accessible à tous les Canadiens d’un océan à l’autre.
Il est important de mentionner que BAC ne travaillera jamais exclusivement dans le monde numérique. Dans un avenir prévisible, nous continuerons à travailler dans un environnement hybride qui regroupe les ressources documentaires analogues et numériques.

Compétences pour l’avenir

En terminant, je voudrais parler d’un dernier défi auquel BAC est confronté en ce moment. À l’instar des autres institutions, nous devons nous assurer de pouvoir compter sur les meilleurs employés ayant les compétences, l’expertise et les aptitudes nécessaires pour nous aider à obtenir des résultats pour les Canadiens. Nous avons besoin de personnes qui connaissent le milieu des archives et de professionnels qui comprennent notre environnement en évolution. Tout comme les organisations semblables à la nôtre, nous avons besoin d’anciennes et de nouvelles compétences pour conserver notre pertinence dans le nouveau contexte numérique. En outre, nous devons collaborer afin de profiter de l’expertise et de l’expérience des autres.

Comme bon nombre d’entre vous le savent, BAC a créé le réseau pancanadien du patrimoine documentaire afin d’exploiter la capacité et l’expertise locales de toutes les institutions de mémoire intéressées du pays. Nous souhaitons collaborer de plus en plus avec vous et travailler de manière délibérative afin de surmonter les obstacles qui se dressent devant nous dans le cadre de nos efforts visant à préserver le patrimoine documentaire qui nous a été confié.

Les institutions agissant seules ne peuvent obtenir qu’un succès limité. Par contre, si nous travaillons ensemble et exploitons nos forces et nos ressources variées, nous aurons l’occasion de réaliser de grandes choses au cours des années à venir. Je suis persuadée que la communauté archivistique canadienne sera à la hauteur.

Merci.

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