Préparer le gouvernement en vue de la révolution numérique et sociale

Seul le texte prononcé fait foi
 
Bonjour.
 
Je tiens d’abord à remercier le Comité organisateur de me donner l’occasion de vous faire part aujourd’hui de certaines de mes réflexions sur les transformations qui se produisent dans le secteur public.
 
Je mettrai l’accent sur la façon dont l’environnement numérique entrave le développement des ressources d’information.
 
Je vous remercie également, M. Tompkins, pour votre présentation cordiale.
 
En 2008, j’ai eu le plaisir d’organiser une conférence avec plusieurs des collègues de M. Tompkins de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada.
 
Ils ont fait part des leçons qu’ils avaient apprises dans le cadre de la phase de communication des documents de la Commission Gomery.
 
Je crois que leurs réflexions demeurent toujours aussi pertinentes, plus particulièrement à la lumière du thème d’aujourd’hui, « Gérer les documents électroniques dans le secteur public du Canada : assurer la réussite de votre transition des documents papier aux documents électroniques ».
 
Comme certains d’entre vous s’en souviendront sans doute, la Commission sur le Programme de commandites a mené une enquête sur la mauvaise gestion présumée des activités de commandites fédérales et leurs mécanismes de financement connexes.
 
Le juge Gomery a embauché un cabinet de vérification juricomptable dans le but d’examiner les preuves.

Durant cet examen, l’équipe a examiné plus de 28 millions de documents.
 
Malgré la documentation surabondante soumise en preuve, les vérificateurs n’ont pas été en mesure de déterminer ce qui s’était réellement passé.
 
Cette situation a incité le juge Gomery à recommander la tenue obligatoire de documents au sein du gouvernement, conçue comme une « obligation de documenter » pour tous les fonctionnaires.
 
La relation fondamentale entre la gestion de l’information qui a une valeur opérationnelle commerciale et la capacité d’établir un gouvernement responsable est également devenue évidente.
 
Durant ma présentation, j’aimerais examiner cette relation centrale.
 
J’examinerai également la façon dont nos hypothèses sous-jacentes sur la gestion de l’information du secteur public doivent être révisées dans l’ère numérique.
 
Pour ce faire, je commenterai trois thèmes principaux :
  • D’abord, l’idée selon laquelle le développement et la gouvernance des États modernes dépendent d’une présence documentaire continue et utilitaire.
  • Deuxièmement, la façon dont les nouveaux comportements sociaux et les transformations de l’ère numérique entravent la production de la présence documentaire de l’État, ou de son absence.
  • Et, troisièmement, le besoin de règles qui établissent la valeur opérationnelle de l’information. Je mettrai également en évidence certaines initiatives que BAC met de l’avant pour appuyer les ministères.
Amorçons donc notre réflexion en examinant en quoi la gouvernance des États modernes dépend d’une présence documentaire continue et utilitaire.
 
En effet, la production documentaire de l’État détermine en grande partie la nature de nos environnements politique, social et économique.
 
C’est l’une des pierres angulaires de notre processus démocratique.
 
Par conséquent, une bonne gestion de la présence documentaire est nécessaire pour soutenir la participation des citoyens dans une démocratie.
 
C’est aussi essentiel à la transparence, à la responsabilisation et à la bonne gouvernance dans un contexte de primauté du droit.
 
On peut s’interroger sur le rôle des institutions chargées d’assurer la production documentaire de notre société et de la préservation du discours public.
 
Comment ces institutions vont-elles contribuer à ce que les générations actuelles et futures puissent construire leur identité, leur mémoire, leur démocratie et leur littératie sur des bases solides?
 
Pour que notre démocratie fonctionne, nous avons notamment besoin de documents fiables qui expliquent pourquoi et comment les décisions gouvernementales sont prises.
 
Ces documents doivent aussi préciser où les ressources sont allouées et les résultats obtenus.
 
Nous avons besoin d’une présence documentaire établie et continue qui favorise la transparence et la responsabilisation.
 
Passons maintenant à ce qui peut sembler à certains un point de vue bizarre sur une histoire familière.
 
Avant que l’information ne soit stockée sur un support électronique, la plupart des documents du gouvernement étaient créés, classés et stockés de façon manuelle exigeante en main-d'œuvre.
 
Ils étaient en format papier et ils étaient rangés dans des classeurs, sur des rayons et dans des casiers. Il ne faut pas oublier que, durant des millénaires, le traitement de l’information a été une entreprise humaine.
 
Au XIXe siècle, par exemple, les secrétaires utilisaient des dossiers de documents reliés.
 
Ils contenaient un format limité de types de documents papier : lettres, notes de service, brefs rapports, procès-verbaux et comptes rendus de réunions.
 
On classait ces documents écrits à la main en en faisant des paquets attachés avec de la corde et des rubans rouges, aussi connus sous le nom de paperasserie – un terme souvent associé à la bureaucratie.
 
De grandes quantités de documents, connus sous le nom de registres, fournissaient un index alphabétique à leur contenu.
 
Par exemple, les registres du ministère des Affaires indiennes conservés à Bibliothèque et Archives Canada ont été utilisés pour faire le suivi de la correspondance d’arrivée et de départ à l’administration centrale.
 
Ils en sont venus à être désignés comme les « séries Rouge et Noire » parce que la couleur de la reliure des livres des registres indiquait la différence entre la correspondance de l’Est et celle de l’Ouest du Canada.
 
Il est intéressant de noter que vers les années 1880, ces registres étaient devenus très sophistiqués.
Cette correspondance englobe les activités et les opérations des agents du gouvernement qui faisaient un compte rendu régulier de leurs activités au ministère des Affaires indiennes.
 
Aujourd’hui, ces registres offrent une information précieuse sur la nature des activités économiques, politiques et sociales de l’époque.
 
De nouvelles technologies apparues à la fin du XIXe siècle – surtout la machine à écrire – ainsi que l’invention des classeurs verticaux, ont introduit de nouveaux moyens de produire et de ranger les documents.
 
Cette évolution témoigne de l’importance grandissante du papier dans les bureaux au début du XXe siècle.
 
Des procédures contenues dans une panoplie de guides administratifs ont codifié la façon de gérer les documents.
 
Cependant, les contraintes technologiques et l’environnement bureaucratique de l’époque limitaient la production et la diffusion d’information gouvernementale faisant autorité.
 
En 1912, le gouvernement a examiné l’état de ses documents publics dans le cadre d’une Commission royale présidée par sir Joseph Pope.
 
Les commissaires ont déterminé que les documents opérationnels et les dossiers administratifs du gouvernement occupaient en tout 1,6 million de pieds cubes et étaient répartis dans plus de 438 salles et 92 872 tiroirs.
 
Les étagères mises bout à bout se seraient étalées sur une distance d’environ 40 km.
 
C’est probablement la dernière fois que le gouvernement canadien a pu faire des estimations aussi précises.
 
De nos jours, l’utilisation des documents électroniques et des courriels fait en sorte que de grandes quantités d’information ne seront jamais consignées sur un support papier.
 
Comme je l’ai mentionné, la gouvernance des États modernes dépend d’une présence documentaire continue et utilitaire.
 
Pour que cette production documentaire encadre également la nature de nos dimensions économiques, politiques et sociales, nous devons être en mesure de la rendre intelligible.
 
Ces notions sont une introduction au deuxième thème de ma présentation.
 
Examinons maintenant la façon dont les nouveaux comportements sociaux et les transformations de l’ère numérique entravent la production de la présence documentaire de l’État.
 
La gestion de l’information « numérique à l’origine » est devenue l’un « des » principaux enjeux de la plupart des ministères.
 
On sait également que la production de l’information numérique dans la société a dépassé notre capacité de la stocker et de la gérer.
 
Nous sommes au cœur de ce que certains observateurs ont appelé une « prolifération spectaculaire » d’exaoctets, un phénomène numérique qui submerge notre capacité de gérer l’information.
 
De plus, en raison de l’augmentation du nombre de façons de communiquer, le besoin d’information pertinente devient encore plus important.
 
Cette information devrait également être rapidement et facilement utilisable.
 
Et aujourd’hui, les endroits où les décisions sont influencées peuvent être à l’extérieur de nos références sur support papier et de nos mécanismes traditionnels.
 
Par exemple, nous pouvons obtenir rapidement de soi-disant « faits » de Wikipédia et d’autres outils de médias sociaux.
 
Nous ne pouvons pas ignorer cette nouvelle façon de trouver de l’information.
 
Et une question fondamentale se pose toujours : comment peut-on déterminer si l’information trouvée sur l’Internet est exacte?
 
La société est devenue en grande partie auto-documentaire.
 
Comme nous le savons tous, il y a plus d’information qui est créée aujourd’hui qu’à toute autre époque de notre histoire.
 
Mais je suggère que la plus grande partie de cette information a très peu de valeur continue ou historique pour les Canadiens au fil du temps.
 
Son utilisation est temporaire, transitoire et confinée pour satisfaire des exigences immédiates.
 
Les principales questions deviennent donc les suivantes : Comment déterminons-nous ce qui a de la valeur? Quelle information doit être conservée?
 
Ces questions sont primordiales pour les institutions de mémoire publique telles que Bibliothèque et Archives Canada.
 
Les changements dans la façon dont les gens communiquent en utilisant la technologie numérique provoquent des transformations substantielles de la façon dont les personnes au sein du gouvernement créent et gèrent l’information.
 
Au cours de la dernière partie du XXe siècle, la technologie de la photocopie a révolutionné la façon dont les employés et les citoyens pouvaient obtenir des documents officiels.
 
Ceci est important parce que nous devons maintenant nous demander : quelle est la nature de la documentation officielle?
 
Ce n’est pas une tâche facile.
 
Envisagez cette question relativement aux litiges ou aux enquêtes du gouvernement, par exemple la Commission Gomery.
 
Où trouve-t-on les dossiers officiels essentiels produits durant une phase de production documentaire?
 
Sont-ils toujours sous la garde et le contrôle d’institutions gouvernementales?
 
Ou sont-ils dispersés dans un segment plus important de la population?
 
Sont-ils demeurés sous la garde d’une tierce partie?
 
Pouvez-vous encore y avoir accès?
 
Dans une ère purement analogique, cette découverte documentée était justifiée.
 
Nous savions où l’information était créée, transmise, gérée et stockée.
 
Par exemple, on peut trouver la plupart les documents historiques qui ont un intérêt pour la Commission de vérité et de réconciliation relative aux pensionnats indiens dans les archives gouvernementales et religieuses.
 
Ces collections contiennent une documentation de nature individuelle et religieuse, par exemple des registres de baptêmes et de mariages, des rapports annuels et des procès-verbaux de comités.
 
Et la progression rapide de la technologie des communications et de l’information de masse soulève des questions plus complexes.
 
Autrement dit, savons-nous où l’information est créée et, si oui, par qui?
 
Où se trouve-t-elle?
 
Peut-elle être authentifiée, préservée et mise à la disposition du public maintenant et dans le futur?

Ce point est fondamental parce que, essentiellement, de nouveaux comportements sociaux émergent de l’utilisation des nouvelles technologies.
 
Nous commençons tout juste à déterminer leurs répercussions sur notre façon d’exercer nos activités.
 
Cela est particulièrement important en raison de leurs répercussions sur l’administration de l’État.
 
À compter de la fin des années 1980, la fonction publique canadienne est graduellement entrée dans une phase majeure d’automatisation informatique.
 
Il s’agit d’une période où l’ordinateur personnel a commencé à faire partie de pratiquement tous les segments des activités des organismes gouvernementaux.
 
Cette période a également été une ère de transformation au sein de l’administration publique.
 
Les problèmes traditionnels rattachés à l’acceptation de la responsabilité pour la prise de décisions ont commencé à réapparaître dans les nouvelles conceptions de l’administration publique.
 
Nous savons maintenant qu’il y a eu des malentendus profonds au sujet des répercussions de l’introduction de l’automatisation informatique.
 
À mon avis, cela a automatisé l’environnement de commandement et de contrôle de la bureaucratie traditionnelle de façon plus efficace.
 
L’introduction progressive de l’informatique en réseau au cours des années 1980 a également introduit une nouvelle variable dans le déroulement traditionnel des activités.
 
De nouvelles attentes à l’égard de l’information rapidement accessible et facile à retrouver sont apparues.
 
Ces attentes ont été rendues possibles grâce à l’interconnexion des ordinateurs.
 
De plus, de nouveaux comportements sociaux se sont développés.
 
Et ces comportements n’ont pas délogé ni rendu les vieilles normes institutionnelles obsolètes.
 
Ils se sont plutôt ajoutés à ceux qui existaient déjà.
 
Ceci a permis à l’information de transiter plus rapidement dans les groupes de travail.
 
De plus, la connectivité du milieu de travail a cessé d’être centrée sur un endroit physique.
 
Les personnes pouvaient travailler à la maison et conserver quand même un sentiment d'interdépendance avec l’environnement de bureau plus large.
 
Toutefois, dès la première décennie du XXIe siècle, l’apparition de l’Internet a accéléré ces attentes et ces changements du comportement social.
 
Pour reprendre les propos du professeur Barry Wellman, de l’Université de Toronto, nous avons maintenant un sentiment d’individualisme réseauté où « c’est la personne qui est au centre : pas la famille, pas l’unité de travail ni le voisinage et pas le groupe social. »
 
J’utilise le terme « réseauté » puisque les sociétés sont définies au moyen des relations structurées entre les personnes.
 
Les gens cherchent maintenant et trouvent une information soi-disant « publique » en dehors du contrôle ministériel du gouvernement.
 
Combien parmi vous cherchent maintenant de l’information au moyen de Google?
 
Toutefois, est-ce que cette information fait autorité et est pertinente à ce que vous cherchez?
 
Presque n’importe qui peut publier de l’information sur le Web. Où trouvons-nous la version d’une histoire donnée qui fait autorité?
 
Comment déterminons-nous la voix dominante dans cette histoire?
 
Ce qui est plus important encore, et il s’agit à mon avis d’une question cruciale : Est-il utile de se rappeler de chaque histoire?
 
Les concepts de l’authenticité et de l’autorité changent en ce qui a trait à l’information qui est numérique à l’origine.
 
Bien sûr, ces changements ont des répercussions très importantes pour la société dans laquelle nous vivons, y compris les répercussions et les effets sur notre administration publique.
 
Dans ce contexte, je dois aussi vous rappeler que « numérisé » n’équivaut pas à « numérique ».
 
L’information qui a été numérisée signifie simplement qu’une copie numérique d’une ressource d’information physique a été créée.
 
Cela est similaire au vieux concept de microfilm ou de photocopie.
 
Quand je dis numérique, je parle d’un processus de production documentaire qui se manifeste dans le cadre de nos expériences liées au moment et au contexte de la création des ressources documentaires.
 
Je fais aussi référence à leur diffusion, leur support, le contexte de la lecture, leur préservation et leur accessibilité.
 
Dans ce processus, les comportements sociaux liés à notre façon de créer l’information, à l’endroit où nous la produisons et à notre manière de la partager et de l’éliminer sont des facteurs absolument essentiels.
 
La technologie de publication dynamique sur le Web permet de réutiliser le même contenu et d’en faire, par exemple, un billet de blogue.
 
Elle permet même aux lecteurs de faire des commentaires et d’interagir davantage avec le contenu.
De plus, elle favorise la participation des lecteurs qui peuvent modifier le contenu, par exemple sur Wikipédia.
 
Les conséquences sur l’organisation et le fonctionnement de notre société sont fondamentales.
 
Examinons maintenant la nécessité d’avoir des règles formelles pour établir la valeur opérationnelle de l’information.
 
Je mettrai également en évidence certaines des initiatives que BAC met de l’avant pour appuyer les ministères.
 
Il s’agit du troisième thème que j’aimerais aborder avec vous aujourd’hui.
 
À titre de ministères du gouvernement, nous devrions concentrer nos investissements presque exclusivement dans nos actifs opérationnels stratégiques qui facilitent la prise de décisions et la prestation des programmes du gouvernement.
 
Nous devons avoir une présence documentaire établie et continue qui permet une transparence, une responsabilisation et une intendance administratives.
 
Cela signifie que les ministères ne devraient gérer que l’information qui a une valeur opérationnelle.
 
À son tour, BAC est responsable de l’identification des ressources d’information de valeur continue ou historique.
 
Et ceci doit également répondre à toutes les exigences relatives à la vérification, à l’examen et aux litiges.
 
Une grande part de notre travail, à Bibliothèque et Archives Canada, aide les ministères du gouvernement à s’adapter à l’ère numérique.
 
Permettez-moi de vous décrire trois projets dans ce domaine.
 
D’abord, nous avons créé un point de contact unique pour les institutions fédérales qui veulent obtenir de l’information, des outils et des conseils sur la tenue de documents.
 
Le Portail de la tenue de documents offre un accès direct à divers outils de soutien et à des experts professionnels.
 
L’un de ces outils de soutien est l’Outil générique d’évaluation.
 
Il aide les professionnels de l’information à recenser l’information à valeur opérationnelle et à établir des stipulations de conservation dans un contexte d’activités opérationnelles communes.
 
Deuxièmement, nous avons simplifié notre Programme de disposition et de tenue de documents.
Notre objectif est d’assurer une prestation efficace des autorisations de disposition tout en les harmonisant avec les initiatives de tenue de documents plus importantes à l’échelle du gouvernement.
 
Cela permettra aux ministères de gérer efficacement leur information et de se conformer aux exigences établies dans la Directive sur la tenue de documents du Secrétariat du Conseil du Trésor.
 
Troisièmement, nous mettons en œuvre un projet de Bureau numérique en collaboration avec le Secrétariat du Conseil du Trésor.
 
Le Bureau numérique facilitera la conformité aux normes de la tenue de documents grâce à l’utilisation d’outils conviviaux.
 
Ce projet offre les avantages de l’accès facile à une information générale, des coûts réduits d’impression et de stockage et permet un accès public plus important et plus efficient au contenu.
 
Il assurera également que les ministères ont le soutien et les outils nécessaires pour mettre en œuvre un régime judicieux de tenue de documents.
 
Voilà quelques-uns des projets menés par BAC dans le but d’aider les ministères à établir des règles bien définies pour cerner et gérer les ressources documentaires à valeur opérationnelle.
 
Ce faisant, nous aidons le gouvernement du Canada à s’adapter à la révolution numérique, voire à y trouver son compte.
 
En terminant, j’aimerais rappeler que plusieurs postulats concernant la fonction publique ont été remis en cause depuis le début de l’ère numérique.
 
Le monde numérique a bouleversé nos concepts d’authenticité et d’autorité ainsi que nos attentes en matière d’accès, d’accessibilité et de préservation.
 
Ces transformations donnent l’occasion aux organismes gouvernementaux et non gouvernementaux de s’adapter à un nouvel environnement ou, comme le dit Marshall McLuhan, de se lancer dans la « métamorphose éclair » d’une nouvelle ère.
 
Cette occasion se présente réellement lorsque nous commençons à repenser la façon dont nous appliquons nos pratiques traditionnelles dans le cadre de la transition continue de l’analogique vers le numérique.
 
Nos principes doivent être réexaminés et adaptés à cette ère numérique réseautée.
 
En fait, il est possible que certaines de nos conventions et certains de nos comportements sociaux précédents ne soient plus transférables dans ce nouvel environnement.
 
Ils ne sont tout simplement plus utiles ni pertinents.
 
Nous devons donc toujours être ouverts au changement.
 
Cela étant dit, nous ne pouvons par tout simplement mettre en œuvre de nouvelles méthodes par simple désir de changement.
 
Nous devons continuellement réexaminer nos principes afin de nous assurer que quelles que soient les adaptations que nous choisissons d’entreprendre, elles seront conçues pour faire progresser nos mandats de base.
 
De plus, personne ne peut réussir unilatéralement.
 
La collaboration est essentielle pour que toutes les institutions gouvernementales se mobilisent afin de mieux comprendre la façon dont nous créons, produisons, utilisons, distribuons et préservons l’information du secteur public.
 
Avant de répondre à vos questions, j’aimerais vous inviter à visiter le site Web de Bibliothèque et Archives Canada et de visionner notre nouvelle série de vidéoblogues qui a été lancée aujourd’hui même. J’espère que vous l’aimerez et qu’elle suscitera votre intérêt au sujet des riches collections en ligne de BAC.
 
Merci.

 
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