Une nouvelle approche coordonnée pour l’acquisition d’archives privées, proposée par la Conférence des archivistes national, provinciaux et territoriaux

Aujourd’hui, à Montréal, les membres de la Conférence des archivistes national, provinciaux et territoriaux (CANPT) se sont entendus sur un énoncé qui contribuera à protéger le patrimoine documentaire du pays.

En proposant l’ « Énoncé des principes directeurs pour déterminer l’institution la plus appropriée pour les archives du secteur privé », les membres de la CANPT souhaitent assurer une meilleure coordination de l’acquisition d’archives privées entre leurs organismes respectifs. Les huit principes directeurs incluent notamment la reconnaissance par la CANPT de l’importance régionale des documents.

Une fois officiel, cet énoncé permettra aux générations de Canadiens, actuelles et futures, de bénéficier d’une plus grande collaboration entre les institutions de mémoire à l’échelle régionale et nationale.

Photo de groupe des membres de la CNAPT présents lors de l’événement. 
Rangée avant (de gauche à droite)
Leslie Latta (Archives provinciales de l’Alberta), Jill MacMicken-Wilson (« Public Archives and Records Office », Île-du-Prince-Édouard), Ian Burnett (Yukon), Guy Berthiaume (Bibliothèque et Archives Canada), Linda McIntyre (Archives provinciales de la Saskatchewan), Lois York (Archives de la Nouvelle-Écosse)
Rangée arrière (de gauche à droite)
Greg Walsh (« The Rooms Corporation » de Terre Neuve-et-Labrador), Fred Farrell (Archives provinciales du Nouveau-Brunswick), Edward Atkinson (Archives du Nunavut), John Roberts (Archives de l’Ontario), Scott Goodine (Archives du Manitoba), Ian Moir (Territoires du Nord-Ouest), Marissa Paron (Bibliothèque et Archives Canada)
 
  • Énoncé de vision

    La vision de la CANPT en matière d’acquisition collaborative implique tous les membres de la communauté archivistique canadienne, à l’échelle nationale, provinciale et territoriale, afin d’acquérir les archives de façon à préserver efficacement le patrimoine documentaire du Canada et d’y faciliter l’accès du public.

    Énoncé des principes directeurs pour déterminer l’institution la plus appropriée pour les archives du secteur privé

    L’acquisition, la préservation et l’accès au patrimoine documentaire canadien constituent le fondement de la communauté archivistique canadienne. Nous, les membres de la Conférence des archivistes national, provinciaux et territoriaux, sommes conscients que le patrimoine documentaire national comprend des archives privées d’importance nationale, provinciale et territoriale, et pour lesquels nous partageons collectivement la responsabilité de leur sauvegarde. Afin de promouvoir la conservation à long terme et la facilitation de l’accès public à ces documents, nous convenons que les institutions d’archives fédérales, provinciales et territoriales collaboreront avec tous les membres de la communauté archivistique canadienne afin de déterminer l’institution la plus appropriée pour l’acquisition potentielle d’archives privées. Il est entendu que, dans le cas des archives privées qui relèvent clairement et naturellement du mandat d’une institution de la CANPT, ceux-ci continueront d’être acquis selon les modalités prévues par l’institution concernée. Nous convenons également que les décisions relatives à l’acquisition formulées au sein de notre réseau seront fondées sur les principes suivants :

    1. Inclusivité : Toutes les institutions membres de la CANPT, quelle qu’en soient leur taille et leur localisation géographique, sont encouragées à initier et à prendre part aux discussions sur l’institution la plus appropriée pour les archives privées, peu importe leur envergure ou leur nature.
    2. Respect des principes archivistiques : La prise de décision se fait en conformité avec les principes archivistiques fondamentaux de provenance et du respect des fonds, y compris l’intégrité des fonds.
    3. Respect de l’importance régionale : La prise de décision endosse et privilégie l’importance régionale des documents étudiées. La conservation des archives privées en fonction de la territorialité – c’est‑à‑dire dans une institution d’archives se trouvant dans la région où ces documents ont été créés et accumulés et où ils devraient être le plus souvent utilisés – reconnaît le principe de l’institution la plus appropriée et favorise leur meilleur usage.
    4. Respect des donateurs : La détermination de l’institution la plus appropriée pour des archives privées prend en considération la volonté exprimée par le donateur de donner les documents légalement en sa possession à une institution particulière, et, s’il y a lieu, de s’y soumettre.
    5. Respect des institutions partenaires : Cela comprend le respect des mandats de collection, des politiques d’acquisition et des collections existantes des institutions membres de la CANPT; la reconnaissance du fait que l’institution la plus appropriée pour les archives privées sera  habituellement l’administration fédérale, provinciale ou territoriale ayant compétence sur le territoire où les documents ont été créés; et la reconnaissance du fait que, même si tous les membres de la CANPT sont encouragés à participer au processus et, s’il y a lieu, à acquérir les documents en question, l’ampleur du soutien que chaque partenaire peut fournir est proportionnelle à ses ressources et capacités.
    6. Respect des intervenants externes : La détermination d’institutions possibles pour les archives privées doit prendre en compte les chercheurs et leurs besoins, les partenariats externes des institutions participant à la discussion et les politiques d’acquisition d’institutions d’archives non représentées par les membres de la CANPT.
    7. Collaboration : L’acquisition du patrimoine documentaire par une institution d’archives au Canada contribue au développement de la collection nationale dans son ensemble. La préservation et l’accès à long terme ont préséance sur les objectifs individuels de propriété (c.-à-d. de concurrence) des membres de la CANPT dans la détermination des institutions possibles pour les archives, et ils justifient la prise en compte de l’intérêt des membres de la communauté archivistique canadienne dans l’acquisition d’archives privées. La détermination de l’institution la plus appropriée pour les archives privées est donc l’aboutissement de communications ouvertes entre les institutions et associations canadiennes d’archives, du partage d’information et de l’harmonisation stratégique à tous les échelons de compétence et dans toutes les régions.
    8. Responsabilité : Les membres de la CANPT s’efforcent de faire preuve de cohérence et de transparence dans leur approche collaborative en matière d’acquisitions.
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