ARCHIVÉE - Relocalisation des dossiers du personnel militaire

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Tel qu’énoncé dans son annonce de septembre 2013, le Centre de service régional (CSR) de la région de la capitale nationale (RCN) de Bibliothèque et Archives Canada (BAC) fermera ses portes le 31 mars 2015. Les organisations fédérales concernées ont été avisées de cette date de fermeture. Il est entendu que les institutions fédérales en question en retireront leurs sources d’information sans valeur continue d’ici au 31 janvier 2015.
 
Étant donné la fermeture prochaine du CSR-RCN, BAC doit relocaliser les dossiers du personnel militaire qui y sont entreposés. Approximativement 2 millions de dossiers du personnel militaire  sont entreposés au CSR-RCN. Près de la moitié de ces dossiers sont liés à la Seconde Guerre mondiale et plus d’un million sont associés au personnel militaire d’après 1945. Pour des raisons opérationnelles, les dossiers du personnel militaires seront relocalisés en deux endroits:
  • Les dossiers de la Seconde Guerre mondiale seront déplacés vers l’Installation d’entreposage de collection à haute densité de Gatineau (Québec.) Cette portion de la collection, considérée archivistique, ne sera plus circulée à l’extérieur des installations de BAC, tel que prescrit par les pratiques de gestion des documents archivistiques. Les documents demeureront accessibles aux installations de BAC.
  • Les dossiers militaires du personnel d’après 1945 seront relocalisés au CSR du Centre du Canada (anciennement du Manitoba), situé à Winnipeg. Ces documents pourront circuler auprès des ministères-clients.
Les ministères des Anciens combattants, de la Défense nationale, des Travaux publics et services gouvernementaux, ainsi que les clients internes de BAC (dont la direction de l’Accès à l’information et de la protection de la vie privée) ont tous été avisés de la relocalisation des dossiers du personnel militaire.
 
Les opérations de relocalisation débuteront tard en 2013 et prendront fin au plus tard en mars 2015. BAC tentera de réduire les interruptions de service et les impacts sur les clients dans la mesure du possible pendant cette période de transition. Le service sur ces dossiers sera maintenu mais pourrait être particulièrement limité pendant la période de déménagement. Les services de référence demeureront fonctionnels jusqu’à 10 jours avant le transfert d’un dossier et reprendront quelques jours après. Bien que BAC fasse tout ce qui est en son pouvoir pour expédier le processus de relocalisation, nous demandons à tous nos partenaires de faire preuve de patience lorsqu’ils demanderont accès aux dossiers pendant la période du déménagement et jusqu’à ce que le CRS du Centre du Canada confirme le rétablissement du service de référence.
 
Le service pour les dossiers du personnel militaire devrait être pleinement opérationnel au plus tard en mars 2015. BAC informera ses partenaires de tout ajustement aux procédures d’accès avant la relocalisation. BAC communiquera la date précise d’interruption partielle et de reprise des services habituels quelques temps auparavant. Les demandes urgentes seront considérées au cas par cas.
 
Aucun autre changement au programme des dossiers du personnel (civil et militaire) n’est présentement considéré. Le CSR du Centre du Canada continuera par ailleurs d’entreposer les dossiers des anciens fonctionnaires fédéraux.
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