Numérisation des dossiers de service du Corps expéditionnaire canadien

La numérisation des dossiers de service du Corps expéditionnaire canadien (CEC) est en cours. Un nombre important de dossiers numérisés ont été ajoutés à notre site Web dans le cadre des activités organisées par le gouvernement du Canada pour commémorer la Première Guerre mondiale. Et nous comptons ajouter de nouveaux dossiers à notre site Web toutes les deux semaines, car l’initiative de numérisation des dossiers du CEC est pour nous une priorité.

Pour des statistiques et des informations sur ce projet de numérisation, vous pouvez consulter notre blogue.

La numérisation de 640 000 dossiers de service du personnel du Corps expéditionnaire canadien est en cours. Ce projet vise à assurer la préservation à long terme de dossiers uniques et fragiles, et à offrir un accès permanent à des copies numériques de grande qualité de tous ces dossiers de service, en tout temps, et en tout lieu. Pour atteindre cet objectif, Bibliothèque et Archives Canada (BAC) fermera l’accès à des portions de sa collection, pour en assurer la préparation, la conservation et la numérisation. Les dossiers ne pourront plus être consultés et photocopiés sur place. Le service de reprographie numérique sera disponible uniquement pour les dossiers qui n’ont pas encore été préparés pour la numérisation. Les dossiers nouvellement numérisés seront ajoutés  la base de données des Soldats de la Première Guerre mondiale toutes les deux semaines, jusqu’à la fin du projet, en 2016. Veuillez consulter régulièrement la base de données pour voir les documents nouvellement ajoutés. Vous pouvez également consulter le Blogue de Bibliothèque et Archives Canada le 15 de chaque mois, pour des mises à jour concernant ce projet.

Préserver notre patrimoine national

Transférée à BAC il y a une vingtaine d’années, la collection des dossiers de service du CEC est la plus fréquemment consultée, faisant l’objet d’environ 3 300 demandes par année. Il s’agit de documents papier uniques et fragiles qui ont près d’un siècle d’existence. BAC prend les mesures nécessaires pour protéger ces documents, conformément au mandat qui lui a été confié par la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada, qui est de préserver le patrimoine documentaire du Canada pour les générations actuelles et futures. Nous allons numériser l’ensemble des dossiers de service du CEC, car il essentiel de les préserver. En effet, s’ils sont perdus, ils le seront à tout jamais.

Le projet de numérisation

BAC, avec l’appui de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada, entreprendra la numérisation d’environ 640 000 dossiers de service de membres du CEC (certains des membres ont deux dossiers ou plus en leur nom en raison d’un changement de statut); ces dossiers s’ajouteront à plus de 620 000 documents d’attestation et environ 13 500 dossiers de service déjà accessibles sur la page Web de BAC Soldats de la Première Guerre mondiale – CEC.

La première grande étape du projet de numérisation consiste à examiner le contenu de chacun des dossiers, car certains renferment des objets tels que des écussons ou des souvenirs. Les dossiers de service peuvent contenir des documents aussi variés que des formulaires de déclaration de blessures ou d’attribution d’une médaille, des registres de paie, des passeports, et, dans certains cas, des photos et de la correspondance personnelles. Les pièces qui ne peuvent être numérisées seront retirées, photographiées et conservées, afin d’être réintégrées dans le dossier approprié avant son entreposage final. Les agrafes et les fixations, telle que la colle, doivent être soigneusement retirées de chacune des feuilles de papier avant qu’elles ne soient placées dans une boîte, puis transportées pour être numérisées.

Une fois le dossier numérisé, les images seront associées à des métadonnées (c’est-à-dire des mots clés qui permettront aux utilisateurs d’effectuer des recherches dans une base de données concernant un membre du CEC, à partir de son prénom, de son nom de famille ou de son numéro matricule).  Des lots de dossiers numériques deviendront accessibles à chaque deux semaines.

Une fois numérisés, les dossiers papier seront entreposés en permanence dans des chambres fortes à ambiance contrôlée, au Centre de préservation de BAC, à Gatineau (Québec), après quoi l’accès à ces documents originaux sera limité. Afin de contribuer à la préservation de ces originaux fragiles, nous demandons aux chercheurs de consulter les documents en ligne.

Les avantages de la numérisation des dossiers de service

À la fin du projet, prévue en 2016, les Canadiens auront un accès sans précédent à cette précieuse ressource et pourront consulter des copies numériques de haute qualité de plus de 640 000 dossiers de service, sans frais, en tout temps et en tout lieu. Chaque dossier contient en moyenne 49 images, totalisant 32 000 000 d’images ou près de 617 téraoctets d’information numérisée.

Les Canadiens pourront facilement consulter les documents en ligne et n’auront plus à débourser des frais de reprographie sur place, lesquels s’élèvent en moyenne à 20 $ par commande.