Numérisation des dossiers de service du Corps expéditionnaire canadien

La numérisation des dossiers du Corps expéditionnaire canadien (CEC) est en cours, et bon nombre d’entre eux seront rendus accessibles sur notre site Web d’ici la fin de l’été, dans le cadre de l’initiative de commémoration de la Première Guerre mondiale du gouvernement du Canada. D’autres dossiers seront accessibles en automne et en hiver, car l’initiative de numérisation des dossiers du CEC fait partie de nos priorités.

La numérisation de 640 000 dossiers de service du Corps expéditionnaire canadien est en cours. Ce projet vise à donner accès à des copies numériques de haute qualité de tous les dossiers de service, en tout temps et en tout lieu. Pour atteindre cet objectif, BAC devra fermer certaines portions de la collection pendant leur préparation, leur conservation et leur numérisation. BAC n’acceptera aucune demande de consultation de documents en personne, ni de demande de reproduction pendant cette période. À partir de juillet 2014, les dossiers nouvellement numérisés seront ajoutés à la base de données des Soldats de la Première Guerre mondiale, à mesure que le processus avancera. Veuillez consulter la base de données au cours du processus de numérisation afin de voir les nouveaux ajouts. Pour de plus amples informations sur cette initiative, nous vous invitons à consulter la Fiche d’information : Numérisation des dossiers de service du Corps expéditionnaire canadien.

Préserver notre patrimoine national

Transférée à BAC il y a une vingtaine d’années, la collection des dossiers de service du CEC est la plus fréquemment consultée, faisant l’objet d’environ 3 300 demandes par année. Il s’agit de documents papier uniques et fragiles qui ont près d’un siècle d’existence. BAC prend les mesures nécessaires pour protéger ces documents, conformément au mandat qui lui a été confié par la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada, qui est de préserver le patrimoine documentaire du Canada pour les générations actuelles et futures. Nous allons numériser l’ensemble des dossiers de service du CEC, car il essentiel de les préserver. En effet, s’ils sont perdus, ils le seront à tout jamais.

Le projet de numérisation

BAC, avec l’appui de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada, entreprendra la numérisation d’environ 640 000 dossiers de service de membres du CEC (certains des membres ont deux dossiers ou plus en leur nom en raison d’un changement de statut); ces dossiers s’ajouteront à plus de 620 000 documents d’attestation et environ 13 500 dossiers de service déjà accessibles sur la page Web de BAC Soldats de la Première Guerre mondiale – CEC.

Dès mars 2014, BAC devra fermer temporairement certaines portions de cette collection. Afin de nous permettre d’effectuer des tâches complexes et délicates dans le but de garantir la numérisation de la collection, les dossiers seront numérisés en suivant l’ordre alphabétique des noms de famille des membres du CEC. La première tranche sera fermée à partir de mars 2014. Ces dossiers seront à nouveau disponibles en ligne à partir de l’été 2014.

BAC n’acceptera aucune demande de consultation de documents en personne, ni demande de reproduction en ce qui a trait à la portion de la collection en cours de numérisation, et ce, pour une durée de 4 mois.

La première grande étape du projet de numérisation consiste à examiner le contenu de chacun des dossiers, car certains renferment des objets tels que des écussons ou des souvenirs. Les dossiers de service peuvent contenir des documents aussi variés que des formulaires de déclaration de blessures ou d’attribution d’une médaille, des registres de paie, des passeports, et, dans certains cas, des photos et de la correspondance personnelles. Les pièces qui ne peuvent être numérisées seront retirées, photographiées et conservées, afin d’être réintégrées dans le dossier approprié avant son entreposage final. Les agrafes et les fixations, telle que la colle, doivent être soigneusement retirées de chacune des feuilles de papier avant qu’elles ne soient placées dans une boîte par ordre alphabétique, puis transportées pour être numérisées à l’échelle à une résolution minimale de 300 points par pouce (ppp), en fonction de la quantité de détails contenus dans le document.

Une fois le dossier numérisé, les images seront associées à des métadonnées (c’est-à-dire des mots clés qui permettront aux utilisateurs d’effectuer des recherches dans une base de données électronique concernant un membre du CEC, à partir de son prénom, de son nom de famille ou de son numéro matricule). Les images seront compressées à une résolution inférieure afin d’accélérer les recherches sur le Web, et versées dans la banque de données du CEC. Des lots de dossiers numériques deviendront accessibles à la consultation dès qu’ils seront prêts. Le premier ensemble devrait être ajouté à la section Soldats de la Première Guerre mondiale – CEC en 2014.

Après leur numérisation, les dossiers papier seront replacés dans des boîtes, conformément aux nouvelles normes conçues pour assurer leur conservation à long terme. Ces boîtes seront ensuite entreposées dans le centre de préservation de pointe à Gatineau. Par la suite, l’accès aux documents originaux sera restreint.

Les avantages de la numérisation des dossiers de service

À la fin du projet, prévue en 2016, les Canadiens auront un accès sans précédent à cette précieuse ressource et pourront consulter des copies numériques de haute qualité de plus de 650 000 dossiers de service, sans frais, en tout temps et en tout lieu. Chaque dossier contient en moyenne 49 images, totalisant 32 000 000 d’images ou près de 617 téraoctets d’information numérisée.

Les Canadiens pourront facilement consulter les documents en ligne et n’auront plus à débourser des frais de reprographie sur place, lesquels s’élèvent en moyenne à 20 $ par commande.

Une fois numérisée, cette importante collection sera entreposée de façon permanente, assurant ainsi sa préservation pour les générations futures.