5. Organiser l'information

À mesure que vous rassemblez des renseignements sur votre famille, il est important de les consigner, quelle que soit la méthode.

Vous ferez des photocopies et des imprimés; vous numériserez et collectionnerez des images numériques de l'information que vous trouverez. Aujourd'hui, à peu près tous les généalogistes utilisent l'ordinateur pour emmagasiner et extraire les renseignements qu'ils ont rassemblés mais les méthodes manuelles d'organisation sont toutefois toujours utiles pour gérer les piles de papier que vous accumulez. Il est important de conserver les souvenirs de famille précieux, comme les documents sur papier et les photographies et cela doit être fait de manière appropriée. Ainsi vos souvenirs seront vraiment conservés pour les générations futures.

Finalement, tout en organisant votre information, vous devez constamment garder la trace des sources que vous consultez.

Faire des copies

Il est bon de suivre les lignes directrices suivantes quand vous copiez du matériel :

  • Prenez note de la source complète pour la photocopie. Si c'est un livre, photocopiez les pages titre et les pages contenant l'information sur la publication, et assurez-vous de photocopier le(s) numéro(s) de page.
  • Prenez note de l'information à propos de l'institution (bibliothèque, centre d'archives, etc.) où vous avez trouvé l'ouvrage ou le document.
  • Quand vous copiez une page ou un dossier à partir de l'Internet, prenez note du nom original du dossier (si vous renommez le dossier pour votre propre utilisation) et l'adresse Internet complète.
  • Il faut bien comprendre les permissions de reproduction qui vous ont été accordées pour chaque document que vous copiez. Il N'EST PAS VRAI que tout ce qui est sur Internet est libre de droits. Les droits de propriété intellectuelle et de copie s'appliquent aussi à l'Internet, comme pour le matériel imprimé.

Tableaux d'ascendance

Utilisez un tableau généalogique pour noter vos données concernant votre famille. Inscrivez-y l'information vous concernant dans la case numéro un, celle concernant votre père dans la case numéro deux, celle concernant votre mère dans la case numéro trois, le père de votre père au numéro quatre, etc. Notez-y tous les détails que vous connaissez, comme le nom au complet, ainsi que la date et le lieu de naissance, de mariage et de décès, même si ces renseignements sont approximatifs.

Fiches de famille

La fiche de famille vous permet de noter des informations spécifiques à une seule famille. Vous pouvez noter les noms des parents et des enfants, et pour chacun des membres de la famille, les dates et lieux de naissance, de mariage et de décès. Comme pour les tableaux d'ascendance, notez ce que vous savez sur la fiche de famille.

Apportez des copies de ces tableaux avec vous quand vous visitez les bibliothèques et les centres d'archives. Cela vous permettra de vous souvenir de ce que vous avez déjà trouvé et permettra aux conseillers des centres de voir, en un coup d'œil, ce que vous connaissez. Ils pourront ainsi vous recommander les sources appropriées afin que vous trouviez les données manquantes. Assurez-vous de faire des copies de vos tableaux les plus à jour pour vos prochains voyages de recherche.

Téléchargez un tableau généalogique [PDF 192 Ko] vierge ou une fiche de famille [PDF 278 Ko] vierge  en format Adobe Acrobat et imprimez-en des copies. (Voir : Documents et formats de rechange)

Méthodes informatiques

Vous allez vouloir sauvegarder sur votre ordinateur des données électroniques que vous trouvez sur le Web. Il vous faudra trouver une méthode pour nommer et entreposer vos fichiers de façon à pouvoir les retrouver à nouveau facilement.

Inspirez-vous du système de répertoires et de sous-répertoires de votre ordinateur et créez un répertoire pour chacune des principales branches de votre famille; ensuite, à l'intérieur de chaque répertoire, créez des sous-répertoires pour les noms de famille uniques que vous avez dans chaque branche. Vous pouvez aussi créer des répertoires pour les images comme les cartes, puis sous-diviser ces répertoires en pays et régions.

Il est utile de standardiser votre façon de nommer vos fichiers. Peu importe comment vous les nommez, choisissez une méthode qui fonctionne pour vous et que vous utilisez de manière constante. Vous constaterez qu'au fur et à mesure que vous rassemblez des données vous pourrez retracer rapidement et facilement les dossiers dans votre ordinateur.

Plusieurs logiciels de généalogie sont disponibles sur le marché aujourd'hui pour la plupart des systèmes d'exploitation et les interfaces de plusieurs de ces logiciels sont disponibles en plusieurs langues. Ces logiciels vous permettent :

  • de rassembler et d'organiser vos données sur votre famille;
  • de produire des rapports et des tableaux;
  • d'échanger des informations et des fichiers avec vos collègues.

Des sites Web comparent ces logiciels et vous aideront à choisir celui qui répond le mieux à vos besoins.

Plusieurs logiciels de généalogie sont offerts en version d'essai gratuite que vous pouvez télécharger. Commencez avec un logiciel qui vous convient. À mesure que votre recherche progressera, vous voudrez sans doute obtenir un logiciel plus puissant. Il faudra toutefois que ce nouveau logiciel respecte le standard des données généalogiques GEDCOM.

Peu importe ce que vous faites, FAITES DES COPIES DE SAUVEGARDE !

Méthodes manuelles

Classer ses documents peut être une corvée, mais c'est mieux de le faire avant que les piles de documents deviennent des montagnes.

Les systèmes de classement peuvent être simples ou complexes, mais tous ont le même but : vous aider à trouver le petit bout de papier sur lequel vous avez griffonné une note il y a trois ans. Les systèmes de classement sont très personnalisés. Donc choisissez-en-un que vous trouvez facile à utiliser et à manipuler.

Voici quelques descriptions de système de classement :

Conserver les souvenirs

Entreposer les documents originaux de grande valeur, les photographies et les souvenirs de votre famille constitue un élément important pour préserver l'histoire de votre famille.

Le papier - Le papier peut durer aussi peu que trois ou quatre ans ou 500 ans. Cela dépend des matériaux avec lesquels le papier a été fait et de l'acidité de ses composantes. Le papier journal contient beaucoup d'acide. Tout le monde connaît bien ces journaux qui « brûlent » et jaunissent avec le temps.

Les photographies - Les anciennes photos en noir et blanc durent plus longtemps que les photos plus récentes en couleurs. Ces dernières ont tendance à changer de couleur avec le temps. Plusieurs généalogistes aujourd'hui prennent des photographies numériques de leurs photographies de famille et entreposent ces photographies numérisées dans leurs ordinateurs… tout en faisant une copie de sauvegarde, bien sûr !

Les artefacts - Plusieurs familles ont des jeux, jouets, poupées, peintures et autres souvenirs qu'ils veulent conserver et entreposer de façon sécuritaire. Plusieurs musées et autres institutions offrent de très bons conseils gratuitement. Le site Web de l'Institut canadien de conservation répond à plusieurs questions sur la conservation des trésors de votre famille.

Citez vos sources !

Citer vos sources est l'un des gestes les plus importants que vous devez poser comme généalogiste. Citer vos sources vous permet de :

  • retourner à la source où vous avez trouvé l'information;
  • préserver les détails de ce que vous avez utilisé, quand vous ne pouvez pas retourner à la source;
  • éviter de consulter la même source deux fois pour la même information;
  • évaluer de l'information contradictoire en mesurant la valeur de différentes sources;
  • fournir de l'information exacte à propos des sources quand vous partagez des renseignements.

Cherchez pour des guides sur la citation des ouvrages dans AMICUS, utilisez des termes selon les auteurs, les titres et les sujets.

Produit fini

La plupart des généalogistes veulent s'assurer que leur travail sera préservé et, espèrent-ils, poursuivi et accessible aux autres. Il y a plusieurs façons de préserver votre recherche :

  • Écrire une histoire de famille que l'on partage avec les membres de la famille et les sociétés de généalogie. Ces histoires sont aussi souvent publiées. Bibliothèque et Archives Canada possède une collection d'histoires de familles. Il existe des livres qui expliquent comment rédiger une histoire de famille.
  • Créer un site Web de famille sur lequel vous partagez les données généalogiques. Il existe des logiciels qui extraient des données généalogiques standards de votre base de données généalogiques et qui créent automatiquement des pages Web. Voir Méthodes informatiques pour plus de renseignements à ce sujet.
  • Assurez-vous que votre recherche se retrouvera entre bonnes mains après votre départ. Parlez-en à votre bibliothèque, société généalogique ou société historique locale et voyez ce qu'elle serait prête à accepter et à préserver. Si un membre plus jeune de votre famille est intéressé à continuer le travail sur l'histoire de la famille, léguez-lui votre matériel dans votre testament. Dans tous les cas, assurez-vous que votre plus proche parent saura quoi faire de votre recherche.
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