Contrôle interne en matière de rapports financiers – Déclaration, sommaire des résultats d’évaluation et plan d’action 2014-2015

Sommaire de l’évaluation de l’efficacité des systèmes de contrôle interne relatifs aux rapports financiers et au plan d’action de Bibliothèque et Archives Canada pour l’exercice 2014-2015

Annexe à la Déclaration de responsabilité de la Direction englobant les contrôles internes en matière de rapports financiers

1. Introduction

Le présent document fournit de l’information sommaire sur les mesures prises par Bibliothèque et Archives Canada (BAC) pour maintenir un système efficace de contrôle interne en matière de rapports financiers (CIRF), y compris des renseignements sur la gestion du contrôle interne et les résultats d’évaluation ainsi que les plans d’action connexes.

Des renseignements détaillés sur les pouvoirs de BAC, son mandat et ses programmes se trouvent dans le Rapport ministériel sur le rendement 2014-2015 et dans le Rapport sur les plans et les priorités 2014-2015.

2. Système ministériel de contrôle interne en matière de rapports financiers

2.1 Gestion du contrôle interne

BAC est doté d’une structure de gouvernance et de reddition de comptes bien établie pour appuyer les efforts d’évaluation et de surveillance de son système de contrôle interne. Un cadre institutionnel de gestion du contrôle interne, approuvé par l’administrateur général, est instauré et englobe :

  • des structures de responsabilisation organisationnelle relativement à la gestion du contrôle interne en vue d’appuyer une saine gestion financière, y compris les rôles et les responsabilités des cadres supérieurs dans leurs secteurs de responsabilité pour la gestion du contrôle;
  • un code des valeurs et de l’éthique;
  • la communication et la formation continues concernant les exigences législatives, et les politiques et les procédures visant à assurer une saine gestion financière et des contrôles financiers;
  • la surveillance de la gestion interne et des mises à jour périodiques des systèmes de contrôle internes. Cela inclut également la présentation des résultats d’évaluation et des plans d’actions à l’administrateur général et à la haute direction de l’organisation.

Pour 2014-2015, le comité de vérification des petits ministères (CVPM) agissait comme comité ministériel de vérification (CMV) de BAC et servait ainsi de gouvernance indépendante.

2.2 Ententes de services relatives aux états financiers

BAC compte sur d’autres organismes pour le traitement de certaines transactions qui sont comptabilisées dans ses états financiers, comme suit :

Ententes courantes

  • Travaux publics et Services gouvernementaux Canada est responsable de la gestion centralisée de la rémunération et de l’approvisionnement en biens et services conformément à la délégation de pouvoirs de BAC, en plus de fournir des locaux;
  • le Secrétariat du Conseil du Trésor fournit à BAC les renseignements nécessaires pour calculer diverses charges à payer et provisions, comme la charge accumulée liée aux indemnités de départ;
  • le ministère de la Justice Canada fournit des services juridiques à BAC;
  • Emploi et Développement social Canada fournit des services liés à la portion de l’employeur pour les indemnités d’accident de travail;
  • Services partagés Canada fournit des services d’infrastructure de technologie de l’information (TI) à BAC dans les domaines des centres de données et des réseaux. La portée et les responsabilités sont abordées dans l’accord interministériel entre Services partagés Canada et BAC.

3. Résultats de l’évaluation institutionnelle au cours de l’exercice 2014-2015

BAC a progressé dans l’évaluation et l’amélioration de ses principaux contrôles. Les principales conclusions sont résumées ci-dessous.

3.1 Documentation et tests de l’efficacité conceptuelle des contrôles clés

En 2014-2015, BAC a documenté les contrôles clés des processus des immobilisations-travaux en cours et d’établissement des budgets et prévisions, et a amorcé les tests de l’efficacité conceptuelle de ces deux processus clés.

3.2 Tests de l'efficacité opérationnelle des contrôles clés

Au cours de l’exercice 2014-2015, BAC a mené à bien les tests de l’efficacité opérationnelle des contrôles clés du processus de production des états financiers.

Les principaux contrôles sont en place et fonctionnent mais les mesures correctives suivantes ont été identifiées :

  • renforcer l’uniformité dans la conservation des pistes d’audit laissées lors de l’exercice des contrôles-clés;
  • utiliser une grille de vérification listant les étapes importantes lors de la préparation des états financiers; et
  • améliorer les procédures entourant la gestion des accès au système financier, celles relatives aux écritures manuelles de journal, ainsi que celles relatives à certains processus opérationnels spécifiques.

Un plan d’action de mesures correctives a été élaboré pour être mis en œuvre lors de la préparation des prochains états financiers (2014-2015) afin d’adresser, dans un délai raisonnable, les possibilités d’amélioration identifiées dans ces contrôles.

3.3 Surveillance continue des contrôles clés

En 2014-2015, BAC a fait le suivi des mesures correctives émanant des recommandations des années antérieures et revu son plan de surveillance continue pour les années à venir.

Plus spécifiquement, BAC a mené à bien la surveillance continue prévue au niveau de la valeur de la collection. Les contrôles clés de ce processus s’exécutent adéquatement et aucune prise de mesure corrective n’a été nécessaire.

4. Plan d'action de BAC

[1]
4.1 Progrès réalisés au cours de l'exercice 2014-2015

BAC a continué de réaliser des progrès en ce qui a trait à l’évaluation et à l’amélioration de ses contrôles clés. Le tableau suivant résume les progrès réalisés d’après les plans énoncés dans l’annexe de l’exercice précédent :

Élément du plan d'action de l'exercice précédent

État

   
Contrôles des processus opérationnels  
  Immobilisations-Travaux en cours Retard dans l’exécution en raison d’un important roulement de personnel au sein de l’équipe responsable de l’évaluation des contrôles internes. La documentation du processus est achevée. Les tests de l’efficacité conceptuelle ont été amorcés en 2014-2015 et se poursuivront en 2015-2016.
  Établissement des budgets et prévisions 

Retard dans l’exécution en raison d’un important roulement de personnel au sein de l’équipe responsable de l’évaluation des contrôles internes. La documentation du processus est achevée. Les tests de l’efficacité conceptuelle ont été amorcés en 2014-2015 et se poursuivront en 2015-2016.

  Production des états financiers Exécuté comme prévu. Les tests de l’efficacité opérationnelle sont terminés. Les recommandations et le plan d’action des mesures correctives seront mis en œuvre lors de la préparation des états financiers de 2014-2015.
 

Valeur de la collection

Exécuté comme prévu. Aucune mesure corrective n’est nécessaire

   

Contrôles généraux en matière de TI

L’appréciation et l’évaluation des contrôles généraux en matière de TI se poursuivront en 2015-2016. BAC agit toujours comme chef de file au sein des groupes de travail sur les SIRH/PeopleSoft, FreeBalance et les services de voyage partagés HRG et met en œuvre les recommandations de ces groupes respectifs.

[Version textuelle : Progrès réalisés au cours de l'exercice 2014-2015]

[2]
4.2 État et plan d’action pour le prochain exercice financier et les exercices subséquents

En vertu de la Politique sur le contrôle interne, les ministères et organismes doivent être en mesure de maintenir un système efficace de CIRF dans le but de fournir l’assurance raisonnable que les transactions sont dûment autorisées, que les documents financiers sont conservés de façon adéquate, que les biens sont protégés et que les lois, les règlements et les politiques applicables sont respectés.

Grâce aux progrès réalisés à ce jour, BAC envisage de terminer l’évaluation pour l’ensemble des processus de son système de CIRF en 2015-2016. BAC applique un plan cyclique de surveillance continue afin de réévaluer le rendement des contrôles selon le risque. Selon le plan, les contrôles de l’entité ainsi que huit (8) des onze (11) processus opérationnels sont à l’étape de la surveillance continue. Les trois (3) derniers processus opérationnels y seront en 2015-2016 et les contrôles généraux de TI dans trois (3) ans. Les dates apparaissant dans la colonne de surveillance continue cyclique correspondent à l’année à laquelle la prochaine surveillance se fera en tenant compte des risques associés à chaque type de contrôle.

L’état et le plan d’action pour l’achèvement des secteurs de contrôle ciblés pour le prochain exercice financier et les exercices subséquents sont présentés ci-après :

Secteurs de contrôle clés

Tests efficacité conception et correctifs

Tests efficacité opérationnelle et correctifs

Surveillance continue cyclique*

Contrôles au niveau de l'entité

Terminés

Terminés

2015-2016

Contrôles généraux de TI gérés par l'institution

Années à venir

Années à venir

Années à venir

Salaires

Terminés

Terminés

2015-2016

Achats

Terminés

Terminés

2015-2016

Payables

Terminés

Terminés

2015-2016

Immobilisations

Terminés

Terminés

2016-2017

Ventes

Terminés

Terminés

2016-2017

Charges à payer

Terminés

Terminés

2016-2017

Immobilisations -
Travaux en cours

Se poursuit en 2015-2016

2015-2016

2017-2018

Valeur de la collection

Terminés

Terminés

2017-2018

Avantages sociaux

Terminés

Terminés

2015-2016

Budgets et prévisions

Se poursuit en 2015-2016

2015-2016

2017-2018

Paiements de transfert

N/A

N/A

N/A

Production des états financiers

Terminés

Terminés

2016-2017

[Version textuelle : État et plan d'action pour le prochain exercice financier et les exercices subséquents]

*La fréquence de la surveillance continue des secteurs de contrôle clés est fondée sur le risque; la surveillance se fait selon un cycle de plusieurs années.
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