États financiers 2013-2014

États financiers pour l'exercice terminé le 31 mars 2014

Déclaration de responsabilité de la Direction englobant le contrôle interne en matière de rapports financiers

 

La responsabilité de l'intégrité et de l'objectivité des états financiers ci-joints pour l'exercice s'étant terminé le 31 mars 2014 et de tous les renseignements qui y figurent incombe à la direction de BAC. Ces états financiers ont été préparés par la Direction à partir des politiques comptables du gouvernement, lesquelles s'appuient sur les normes comptables canadiennes du secteur public.

La Direction est responsable de l'intégrité et de l'objectivité des données présentées dans ces états financiers. Certains renseignements présentés dans les états financiers sont fondés sur les meilleures estimations et le jugement de la Direction, compte tenu de l'importance relative des postes en question. Pour s'acquitter de ses obligations au chapitre de la comptabilité et de la présentation des rapports, la Direction tient des comptes qui permettent l'enregistrement centralisé des opérations financières de BAC. Les renseignements financiers présentés aux fins de l'établissement des Comptes publics du Canada et figurant dans le Rapport ministériel sur le rendement de BAC concordent avec ces états financiers.

Il incombe aussi à la Direction de tenir un système efficace de contrôle interne en matière de rapports financiers (CIRF) conçu pour donner une assurance raisonnable que l'information financière est fiable, que les actifs sont protégés et que les opérations sont autorisées et enregistrées adéquatement, conformément à la Loi sur la gestion des finances publiques et à d'autres lois, règlements, autorisations et politiques applicables.

La Direction veille également à assurer l'objectivité et l'intégrité des données figurant dans ses états financiers en choisissant soigneusement des employés qualifiés et en assurant leur formation et leur perfectionnement, en prenant des dispositions pour assurer une répartition appropriée des responsabilités, en établissant des programmes de communication pour faire en sorte que tous les membres de BAC sont au fait des règlements, des politiques, des normes et des pouvoirs de la Direction, et en procédant tous les ans à une évaluation fondée sur le risque de l'efficacité du système de CIRF.

Le système de CIRF est conçu pour atténuer les risques à un niveau raisonnable fondé sur un processus continu qui vise à identifier les risques clés, à évaluer l'efficacité des contrôles clés associés et à apporter les ajustements nécessaires.

Une évaluation fondée sur le risque du système de CIRF pour l'exercice s'étant terminé le 31 mars 2014 a été réalisée conformément à la Politique sur le contrôle interne du Conseil du Trésor, et ses résultats ainsi que les plans d'action qui en découlent sont résumés en annexe.

L'efficacité et le caractère adéquat du système de contrôle interne de BAC sont aussi revus par le personnel de la vérification interne, lorsqu'il mène des audits périodiques de divers secteurs des opérations de BAC.

Les états financiers de BAC n'ont pas fait l'objet d'un audit.


 

____________________________________
Guy Berthiaume
Bibliothécaire et archiviste du Canada
Gatineau, QC
Le 28 août 2014

 


 

____________________________________
Hervé Déry
Sous-ministre adjoint, Services corporatifs, et
Dirigeant principal des finances
Gatineau, QC
Le 22 août 2014

 

État de la situation financière (non audité)
au 31 mars

(en milliers de dollars)

2014

2013

 

Passifs

 

 

Créditeurs et charges à payer (note 4)

 10 536

 8 514

$

 

Indemnités de vacances et congés compensatoires

3 049

 

3 186

 

 

Revenus reportés (note 5)

483

 

509

 

 

Avantages sociaux futurs (note 6)

4 309

 

7 328

 

Total des passifs nets

18 377

 

19 537

 

 

 

 

 

 

Actifs financiers

 

 

 

 

Montant à recevoir du Trésor

10 411

 

7 446

 

 

Débiteurs et avances (note 7)

881

 

846

 

Total des actifs financiers nets

11 292

 

8 292

 

 

 

 

 

 Dette nette ministérielle 

7 085

 

11 245

 

 

 

 

 

 Actifs non financiers

 

 

 

 

 

Immobilisations corporelles (note 8)

51 150

 

50 653

 

 

Collections (note 9)

1

 

1

 

Total des actifs non financiers

51 151

 

50 654

 

 

 

 

 

 

Situation financière nette ministérielle

         44 066

$

39 409

$        

[Version textuelle: Figure 1]

  Les notes complémentaires font partie intégrante des états financiers.

____________________________________
Guy Berthiaume
Bibliothécaire et archiviste du Canada
Gatineau, QC
Le 28 août 2014

 

____________________________________
Hervé Déry
Sous-ministre adjoint, Services corporatifs, et
Dirigeant principal des finances
Gatineau, QC
Le 22 août 2014

 


États des résultats et de la situation financière nette ministérielle (non audité)
pour l'exercice terminé le 31 mars

(en milliers de dollars)
 

2014

 

2014

2013

 

 

Résultats prévus

 

 

 

Charges

 

 

 

 

 

Élaboration d'instruments de réglementation et d'outils en tenue de documents

4 468

$

        3 225

$

        2 150

$

 

Collaboration à la gestion des documents gouvernementaux

20 636

 

21 061

 

21 997

 

Documentation de l'expérience canadienne

18 550

 

19 428

 

15 204

 

 

Conservation de la mémoire continue

44 926

 

40 284

 

37 664

 

 

Exploration des ressources documentaires

37 711

 

35 704

 

43 778

 

Services internes

26 643

 

26 663

 

31 672

Total des charges

152 934

 

146 365

 

152 465

 

 

 

 

 

 

 

Revenus

 

 

 

 

 

 

Ventes de marchandises et de produits d'information

270

 

226

 

236

 

Gain sur l'aliénation d'actifs non immobilisés

190

 

112

 

127

 

 

Gain sur l'aliénation d'immobilisations corporelles

-

 

19

 

5

 

 

Revenus divers

76

 

83

 

56

 

 

Revenus gagnés pour le compte du gouvernement

(60)

 

(80)

 

(48)

Total des revenus

476

 

360

 

376

 

 

 

 

 

 

 

Coût net des activités poursuivies

152 458

$

146 005

 

152 089

 

 

 

 

 

 

 

 

Coût de fonctionnement net avant le financement du gouvernement et les transferts

152 458

 

146 005

 

152 089

 

 

 

 

 

 

 

 

Financement du gouvernement et transferts

 

 

 

 

 

 

 

Encaisse nette fournie par le gouvernement

107 193

 

97 319

 

118 519

 

 

Variations des montants à recevoir du Trésor

1 223

 

2 965

 

409

 

 

Services fournis gratuitement par d'autres ministères (note 10)

48 232

 

50 435

 

52 336

 

 

Autres éléments transférés entre ministères

-

 

(57)

 

(160)

 

Coût de fonctionnement net après le financement du gouvernement et les transferts

(4 190)

 

(4 657)

 

(19 015)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Situation financière nette ministérielle – début de l'exercice

33 354

 

39 409

 

20 394

 

Situation financière nette ministérielle – fin de l'exercice

37 544

$

44 066

$

39 409

$

[Version textuelle: Figure 2]

Information sectorielle (note 11)
Les notes complémentaires font partie intégrante des états financiers.

État de la variation de la dette nette ministérielle (non audité)
pour l'exercice terminé le 31 mars

(en milliers de dollars)

 

2014

 

2014

 

2013

 

 

Résultats prévus

 

 

 

 

 

Coût de financement net après le financement du gouvernement et les transferts

(4 190)

$

(4 657)

 $

(19 015) 

$

 

 

 

 

 

 

 

Variation due aux immobilisations corporelles (note 8)

 

 

 

 

 

 

Acquisition d'immobilisations corporelles

3 697

 

4 288

 

19 264

 

Amortissement des immobilisations corporelles

(3 749)

 

(3 107)

 

(2 990)

 

Produits de l'aliénation d'immobilisations corporelles

-

 

(19)

 

(5)

 

Gain (perte) sur l'aliénation d'immobilisations corporelles incluant les ajustements

-

 

(665)

 

(4 020)

 

Total de la variation due aux immobilisations corporelles

(52)

 

497

 

12 249

 

 

 

 

 

 

 

 

Augmentation (diminution) de la dette nette ministérielle

(4 242)

 

(4 160)

 

(6 766)

 

 

 

 

 

 

 

 

Dette nette ministérielle – début de l'exercice

13 651

 

11 245

 

18 011

 

Dette nette ministérielle – fin de l'exercice

9 409

$

7 085

$

11 245

$

[Version textuelle: Figure 3]

Les notes complémentaires font partie intégrante des états financiers.  

État des flux de trésorerie (non audité)
pour l'exercice terminé le 31 mars

(en milliers de dollars)

2014

2013

Activités de fonctionnement

 

 

 

Coût de fonctionnement net avant le financement du gouvernement et les transferts

146 005

$

     152 089

$

 

Éléments n'affectant pas l'encaisse :

 

 

 

 

 

Amortissement des immobilisations corporelles (note 8)

(3 107)

 

(2 990)

 

 

Perte sur l'aliénation des immobilisations corporelles

(665)

 

(4 020)

 

 

Services fournis gratuitement par d'autres ministères (note 10)

(50 435)

 

(52 336)

 

 

 

 

 

 

 

Variations de l'état de la situation financière :

 

 

 

 

 

Augmentation (diminution) des débiteurs et avances

35

 

403

 

 

Diminution (augmentation) des passifs

1 160

 

5 954

 

 

 

Autres éléments transférés entre ministères

57

 

160

 

Encaisse utilisée pour les activités de fonctionnement

93 050

 

99 260

Activités d'investissement en immobilisations

 

 

 

 

Acquisition d'immobilisations corporelles (note 8)

4 288

 

19 264

 

Produits de l'aliénation d'immobilisations corporelles (note 11)

(19)

 

(5)

Encaisse utilisée pour les activités d'investissement en immobilisations

4 269

 

19 259

Encaisse nette fournie par le gouvernement du Canada

      97 319

$

118 519

$

[Version textuelle: Figure 4]

Les notes complémentaires font partie intégrante des états financiers.

1. Pouvoirs et objectifs

a) Description du mandat et objectifs
BAC est une institution gouvernementale qui a été établie le 21 mai 2004 à la suite de la fusion de la Bibliothèque nationale du Canada et des Archives nationales du Canada. Le rôle de BAC a été officialisé par la Loi constituant Bibliothèque et Archives du Canada de 2004, qui assigne un pouvoir discrétionnaire au Bibliothécaire et archiviste du Canada en vue de la réalisation de la mission de BAC. Sous cette loi, aucun document sous le contrôle du gouvernement ou d'un établissement ministériel ne peut être détruit sans l'autorisation écrite préalable du Bibliothécaire et archiviste du Canada. Les documents qui, de l'avis du Bibliothécaire et archiviste du Canada, présentent un intérêt historique ou archivistique devront être transférés sous sa responsabilité et son contrôle.

BAC est considéré comme un organisme faisant parti de l'annexe I.1 de la Loi sur la gestion des finances publiques et faisant rapport au Parlement par l'entremise du ministre du Patrimoine canadien. Les pouvoirs de BAC consistent à :
  • préserver le patrimoine documentaire du Canada pour les générations actuelles et futures;
  • être une source de savoir permanent accessible à tous, qui contribue à l'épanouissement culturel, social et économique de la société libre et démocratique que constitue le Canada;
  • faciliter au Canada la concertation des divers milieux intéressés à l'acquisition, à la préservation et à la diffusion du savoir;
  • être la mémoire permanente de l'administration fédérale et de ses institutions.

b) Description des programmes
i) Élaboration d'instruments de réglementation et d'outils en tenue de documents : BAC, en collaboration avec les organismes centraux, les ministères et les organismes du gouvernement fédéral, ainsi que d'autres milieux intéressés, joue un rôle de chef de file dans la conception de normes, d'outils et de pratiques exemplaires en gestion de l'information et en tenue de documents. BAC facilite la gestion de l'information dans les institutions du gouvernement fédéral grâce à l'approbation et à l'émission d'autorisations de disposer des documents, et grâce à l'élaboration d'outils, des guides et des lignes directrices qui appuient l'initiative gouvernementale sur la tenue de documents. De plus, BAC contribue à la préparation de politiques en gestion de l'information en présidant et en participant à divers comités intergouvernementaux.

ii) Collaboration à la gestion des documents gouvernementaux : BAC offre des conseils, du soutien, des services et de la formation aux institutions fédérales afin de les aider à gérer leur information de manière efficace et à se conformer aux exigences de la Directive sur la tenue de documents. BAC assume ses fonctions en fournissant des orientations aux organismes nationaux, en présentant des communications lors de conférences, de symposiums ou de forums, ainsi qu'en préparant et en présentant des séances de formation et de sensibilisation. BAC facilite aussi la disposition des documents gouvernementaux en offrant des conseils et du soutien en ce qui a trait à l'entreposage, conservation, destruction et transfert de ces documents. De plus, BAC collabore avec les bibliothèques fédérales pour garantir l'accès aux informations pertinentes et ainsi soutenir le travail des décideurs.

BAC mène des recherches sur divers sujets d'intérêt pour les bibliothèques fédérales, par l'intermédiaire du Consortium des bibliothèques fédérales, tout en préservant l'excellence des services offerts par les bibliothèques du gouvernement canadien. Enfin, BAC contribue de manière importante à rendre accessibles les documents gouvernementaux qui proviennent de différentes institutions et dont il est responsable en vertu de la Loi sur l'accès à l'information.

iii) Documentation de l'expérience canadienne : L'un des piliers du mandat de BAC est de faire en sorte que la mémoire continue du Canada reflète la société canadienne et qu'elle soit pertinente pour les générations actuelles et futures. Les ressources documentaires de BAC se composent de documents publiés et non publiés produits dans une variété de formats, tant analogiques que numériques. La majeure partie des acquisitions de BAC s'effectuent dans un cadre législatif. Par exemple, en vertu des règles sur le dépôt légal des publications, les éditeurs canadiens doivent déposer à BAC des exemplaires de chacun des ouvrages qu'ils publient. De même, en vertu de la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada, les documents gouvernementaux à valeur continue doivent être transférés à BAC dès qu'ils ont perdu leur valeur opérationnelle dans les organismes qui les ont créés. BAC enrichit aussi ses collections en acquérant de manière discrétionnaire des documents qui témoignent le plus possible de la société canadienne. Les mécanismes d'acquisition utilisés par BAC pour ce type d'acquisition sont les achats et l'émission de reçus, en échange de fonds considérés d'importance nationale et provenant de personnes ou d'organismes privés. Pour s'acquitter de son mandat et atteindre les objectifs communs, BAC soutient le développement d'un réseau pancanadien qui englobe tous les aspects du patrimoine documentaire à travers le développement d'un outil en ligne qui favorisera l'échange d'idées et d'expertises à travers le Canada diversité au sein d'un réseau permettra de renforcer les communautés et de soutenir la recherche de solutions aux enjeux communs dans un environnement évoluant rapidement.

iv) Conservation de la mémoire continue : BAC gère une vaste collection de documents dans une grande variété de formats, tant numériques qu'analogiques, afin d'en assurer la préservation et l'accessibilité à long terme pour que tous les Canadiens puissent en bénéficier. Les méthodes de l'archivistique et de la préservation, qu'elles soient traditionnelles ou à la fine pointe de la technologie, permettent de préserver à long terme des documents en format analogique ainsi que des documents numériques qui s'avèrent pertinents. La préservation de ces documents comprend l'ensemble des activités de gestion et des stratégies qui garantissent l'intégrité et l'authenticité de la mémoire continue du Canada, ainsi que son accessibilité actuelle et à long terme. Les activités de préservation se répartissent en plusieurs catégories : les activités associées à la gestion physique de la collection, telles que l'entreposage; celles qui concernent la restauration, et qui visent entre autres à prévenir la détérioration des documents et à réparer les dommages déjà subis; et celles liées à la reproduction et aux copies de remplacement, afin de garantir la préservation et l'accessibilité de documents qui seraient autrement trop fragiles pour être consultés. Du côté du numérique, des stratégies novatrices sont mises en œuvre pour maintenir l'accès aux documents dont les formats sont obsolètes et pour garantir que les originaux sont protégés adéquatement au moyen de copies et d'un entreposage adéquat.

v) Exploration des ressources documentaires : ce programme vise à diffuser les ressources documentaires canadiennes et à les rendre accessibles à toute personne qui s'intéresse au Canada, à sa société ou à son histoire. Pour ce faire, des stratégies sont mises en place afin de permettre aux Canadiens d'accéder plus facilement aux ressources documentaires et d'en accroître l'utilisation par le grand public. En rendant disponibles les ressources documentaires dont lui-même ou d'autres organismes ont la garde, BAC contribue à la création de nouvelles connaissances qui favorisent une meilleure compréhension de la mémoire continue du Canada.

vi) Services internes : les services internes sont des groupes d'activités et de ressources connexes qui sont gérés de façon à répondre aux besoins des programmes et des autres obligations générales d'une organisation. Ces groupes sont les suivants : services de gestion et de surveillance, services des communications, services juridiques, services de gestion des ressources humaines, services de gestion des finances, services de gestion de l'information, services des technologies de l'information, services de gestion des biens, services de gestion du matériel, services de gestion des acquisitions et services de gestion des voyages et autres services administratifs. Les services internes comprennent uniquement les activités et les ressources destinées à l'ensemble d'une organisation et non celles fournies à un programme particulier.

2. Sommaire des principales conventions comptables

Ces états financiers ont été préparés conformément aux conventions comptables du gouvernement énoncées ci-après, lesquelles s'appuient sur les normes comptables canadiennes pour le secteur public. La présentation et les résultats qui découlent de l'utilisation des conventions comptables énoncées ne donnent lieu à aucune différence importante par rapport aux normes comptables canadiennes pour le secteur public. 
 
Les principales conventions comptables sont les suivantes :
 

(a) Autorisations parlementaires
BAC est financé par le gouvernement du Canada au moyen d'autorisations parlementaires. La présentation des autorisations consenties à BAC ne correspond pas à la présentation des rapports financiers selon les principes comptables généralement reconnus étant donné que les autorisations sont fondées, dans une large mesure, sur les besoins de trésorerie. Par conséquent, les postes comptabilisés dans l'état des résultats et de la situation financière nette ministérielle ainsi que dans l'état de la situation financière ne sont pas nécessairement les mêmes que ceux qui sont prévus par les autorisations parlementaires. La note 3 présente un rapprochement entre les deux méthodes de présentation des rapports financiers.

Les montants des résultats prévus inclus dans l'état des résultats et de la situation financière nette ministérielle correspondent aux montants rapportés dans les états financiers prospectifs intégrés au Rapport sur les plans et les priorités 2013-2014.

(b) Encaisse nette fournie par le gouvernement
BAC fonctionne au moyen du Trésor, qui est administré par le receveur général du Canada. La totalité de l'encaisse reçue par BAC est déposée au Trésor, et tous les décaissements faits par BAC sont prélevés sur le Trésor. L'encaisse nette fournie par le gouvernement est la différence entre toutes les entrées de fonds et toutes les sorties de fonds, y compris les opérations entre les ministères au sein du gouvernement fédéral.

(c) Montant à recevoir du Trésor (ou à lui verser)
Le montant à recevoir du Trésor (ou à lui verser) découle d'un écart temporaire entre le moment où une opération affecte les autorisations de BAC et le moment où elle est traitée par le Trésor. Le montant à recevoir du Trésor correspond au montant net de l'encaisse que BAC a le droit de prélever du Trésor sans autre affectation d'autorisations pour s'acquitter de ses passifs.

(d) Revenus 
i) Les ventes de marchandises et de produits d'information sont des revenus provenant de droits réglementaires et sont constatées dans les comptes en fonction des services fournis au cours de l'exercice.
ii) Les fonds reçus de tiers de l'extérieur à des fins précises sont comptabilisés à leur réception comme revenus reportés. Ils sont constatés dans l'exercice au cours duquel les charges connexes sont engagées.
iii) Les autres revenus sont comptabilisés dans l'exercice pendant lequel les opérations ou les faits sous-jacents surviennent.
iv) Les revenus qui ne sont pas disponibles à être dépensés à nouveau ne peuvent servir à acquitter les passifs de BAC. Bien que l'on s'attende à ce que l'Administrateur général maintienne le contrôle comptable, il n'a pas l'autorité sur la disposition des revenus non disponibles à dépenser à nouveau. Par conséquent, les revenus non disponibles à dépenser à nouveau sont considérés comme étant gagnés pour le compte du gouvernement du Canada et sont donc présentés en réduction du montant brut des revenus de l'entité.

(e) Charges
Les charges sont comptabilisées selon la méthode de la comptabilité d'exercice :
i) Les paiements de transfert sont comptabilisés à titre de charges lorsque les autorisations de paiement existent et que le bénéficiaire a satisfait aux critères d'admissibilité ou a rempli les conditions d'admissibilité établies dans le cadre du programme. En ce qui concerne les paiements de transfert ne faisant pas partie d'un programme existant, la charge est constatée lorsque le gouvernement annonce la décision d'effectuer un transfert ponctuel, dans la mesure où le Parlement a approuvé la loi habilitante ou l'autorisation de paiement, avant que les états financiers ne soient achevés. Les paiements de transfert qui deviennent remboursables lorsque les conditions spécifiées entrent en vigueur sont comptabilisés en réduction des charges de transfert et comme montant à recevoir.
ii) Les indemnités de vacances et de congés compensatoires sont passées en charges au fur et à mesure que les employés en acquièrent le droit en vertu de leurs conditions d'emploi.
iii) Les services fournis gratuitement par d'autres ministères pour les locaux, les cotisations de l'employeur aux régimes de soins de santé et de soins dentaires et les indemnités des accidentés de travail sont comptabilisés à titre de charges de fonctionnement à leur coût estimatif.

(f) Avantages sociaux futurs
i) Prestations de retraite : Les employés admissibles participent au Régime de retraite de la fonction publique, un régime d'avantages sociaux multi employeurs administré par le gouvernement du Canada. Les cotisations de BAC au régime sont passées en charges dans l'exercice au cours duquel elles sont engagées et elles représentent l'obligation totale de BAC découlant du régime. La responsabilité de BAC relative au régime de retraite se limite aux cotisations versées. Les excédents ou les déficits actuariels sont constatés dans les états financiers du gouvernement du Canada, répondant du régime.

ii) Indemnités de départ : Certains employés ont droit à des indemnités de départ, prévues dans leurs conventions collectives ou conditions d'emploi. Le coût de ces indemnités s'accumule à mesure que les employés rendent les services y donnant droit. Le coût des avantages sociaux gagnés par les employés est calculé à l'aide de l'information tirée des résultats du passif déterminé sur une base actuarielle au titre des prestations de départ pour l'ensemble du gouvernement.

(g) Débiteurs et avances
Les débiteurs et avances sont présentés au moindre du coût ou de la valeur nette de réalisation. Une provision est établie pour les débiteurs dont le recouvrement est incertain.

(h) Passif éventuel
Le passif éventuel représente des obligations possibles qui peuvent devenir des obligations réelles selon que certains événements futurs se produisent ou non. Dans la mesure où l'événement futur risque de se produire ou non et si l'on peut établir une estimation raisonnable de la perte, on comptabilise un passif estimatif et une charge. Si la probabilité ne peut être déterminée ou s'il est impossible de faire une estimation raisonnable du montant, l'éventualité est présentée dans les notes complémentaires aux états financiers.

(i) Opérations en devises
Les opérations en devises sont converties en dollars canadiens aux taux de change en vigueur à la date des opérations. Les actifs et les passifs monétaires libellés en devises sont convertis en dollars canadiens au taux de change en vigueur en date de fin d'exercice. Les gains et les pertes résultant de la conversion de devises sont présentés dans le poste Dépenses diverses de la note 11 sur l'information sectorielle.

(j) Immobilisations corporelles
Toutes les immobilisations corporelles et les améliorations locatives dont le coût initial est d'au moins 10 000 $ sont comptabilisées à leur coût d'achat. BAC n'inscrit pas à l'actif les biens incorporels, les œuvres d'art et les trésors historiques ayant une valeur culturelle, esthétique ou historique.

Les immobilisations corporelles sont amorties selon la méthode linéaire sur la durée de vie utile estimative de l'immobilisation, comme suit :

Catégorie d'immobilisations

Période d'amortissement

Bâtiments

40 ans

Matériel et outillage

3-15 ans

Matériel informatique

2-7 ans

Logiciels

2-10 ans

Autres équipements

3-40 ans

Véhicules

3-5 ans

Améliorations locatives

Le moindre du reste de la durée du bail ou de la vie utile de l'amélioration

 

Les immobilisations en cours de construction et les logiciels en cours de développement sont comptabilisés dans la catégorie applicable de l'exercice au cours duquel elles deviennent utilisables et ne sont amorties qu'à partir de cette date.

(k) Collections
Les collections de BAC sont présentées aux états financiers à la valeur nominale de 1 000 $. Les éléments de la collection sont comptabilisés à la dépense au cours de l'exercice où ils ont été acquis. Les éléments reçus de la part du gouvernement fédéral et des ministères ne sont pas présentés dans l'état de la situation financière.

(l) Incertitude relative à la mesure
La préparation des états financiers exige de la Direction qu'elle fasse des estimations et pose des hypothèses qui influent sur les montants déclarés des actifs, des passifs, des revenus et des charges présentés dans les états financiers. Au moment de la préparation des présents états financiers, la Direction considère que les estimations et les hypothèses sont raisonnables. Les principaux éléments pour lesquels des estimations sont faites sont le passif éventuel, le passif au titre d'avantages sociaux futurs et la durée de vie utile des immobilisations corporelles. Il se pourrait que les résultats réels diffèrent des estimations de manière significative. Les estimations de la Direction sont examinées périodiquement et, à mesure que les ajustements deviennent nécessaires, ils sont constatés dans les états financiers de l'exercice où ils sont connus.

3. Autorisations parlementaires

BAC reçoit la plus grande partie de son financement au moyen d'autorisations parlementaires annuelles. Les éléments comptabilisés dans l'état des résultats et de la situation financière nette ministérielle et dans l'état de la situation financière d'un exercice peuvent être financés au moyen d'autorisations parlementaires qui ont été approuvées au cours d'un exercice précédent, pendant l'exercice en cours ou qui le seront dans un exercice futur. Par conséquent, les résultats des activités de fonctionnement nets de BAC pour l'exercice diffèrent selon qu'ils sont présentés selon le financement octroyé par le gouvernement ou selon la méthode de la comptabilité d'exercice. Les différences sont rapprochées dans les tableaux suivants :
 

(a) Rapprochement du coût de fonctionnement net et des autorisations parlementaires de l'exercice en cours utilisés  

 

2014

2013

 

 

(en milliers de dollars)

 

Coût de fonctionnement net avant le financement du gouvernement et les transferts

146 005

$

 152 089

$

 

 

 

 

 

 

Ajustements pour les éléments ayant une incidence sur le coût de fonctionnement net, mais qui n'ont pas d'incidence sur les autorisations :

 

 

 

 

Services fournis gratuitement par d'autres ministères

(50 435)

 

(52 336)

 

 

Amortissement des immobilisations corporelles

(3 107)

 

(2 990)

 

 

Diminution (augmentation) de l'obligation au titre des prestations de cessation d'emploi

798

 

2 147

 

 

Diminution (augmentation) des avantages sociaux futurs

3 019

 

4 233

 

 

Diminution (augmentation) des indemnités de vacances et congés compensatoires

137

 

343

 

 

Dépense pour mauvaises créances

(3)

 

(61)

 

 

Remboursement de charges des exercices antérieurs

659

 

113

 

 

Revenu non disponible pour dépenser au cours de l'exercice

127

 

120

 

 

Perte sur l'aliénation et baisse de valeur des immobilisations corporelles

(665)

 

(4 020)

 

 

Autres

-

 

26

 

 

Total des éléments qui ont une incidence sur le coût de fonctionnement net, mais qui n'ont pas d'incidence sur les autorisations

(49 470)

 

(52 425)

 

Ajustements pour les éléments sans incidence sur le coût de fonctionnement net, mais ayant une incidence sur les autorisations :

 

 

 

 

 

Acquisition d'immobilisations corporelles

4 288

 

19 264

 

 

Produits de l'aliénation d'immobilisations corporelles

(19)

 

(5)

 

 

 Total des éléments sans incidence sur le coût de fonctionnement, mais ayant une incidence sur les autorisations

4 269

 

19 259

 

Autorisations de l'exercice en cours utilisées

100 804 

$

118 923

$

[Version textuelle: Figure 6]

 

(b) Autorisations fournies et utilisées

 

2014

2013

 

Autorisations fournies :

(en milliers de dollars)

Crédit 55Dépenses de fonctionnement

91 271

$

96 728

$

Crédit 60Dépenses en capital

3 943

 

19 353

 

Montants législatifs

11 086

 

12 639

 

 

 

 

 

 

Moins :

 

 

 

 

Autorisations disponibles pour emploi au cours des exercices ultérieurs

(132)

 

(132)

 

Périmés : Fonctionnement

(229)

 

(5 079)

 

Périmés : Capital

(298)

 

(987)

 

Périmés : Montants législatifs

-

 

(220)

 

Périmés : Affectations bloquées

(4 837)

 

(3 379)

 

Autorisations de l'exercice en cours utilisées

100 804

$

118 923

$

[Version textuelle: Figure 7]

 

4. Créditeurs et charges à payer

Le tableau ci-dessous présente les détails des créditeurs et des charges à payer de BAC.
 

 

2014

2013

 

 

 

(en milliers de dollars)

 

Créditeursautres ministères et organismes

           1 052

$

1 559

$

Créditeursparties externes

8 680

 

5 952

 

Total des créditeurs

9 732

 

7 511

 

Charges à payer

804

 

1 003

 

Total des créditeurs et des charges à payer

           10 536

$

      8 514

$

[Version textuelle: Figure 8]

 

Dans son Plan d'action économique 2012, le gouvernement du Canada a annoncé des mesures d'économie que les ministères doivent mettre en œuvre au cours des trois prochains exercices, à compter de 2012-2013. En conséquence, BAC a comptabilisé au 31 mars 2014 une obligation au titre des prestations de cessation d'emploi d'un montant de 55 000 $ (853 308 $ au 31 mars 2013) dans ses charges à payer pour les coûts estimatifs du réaménagement des effectifs.

5. Revenus reportés

Les revenus reportés représentent le solde à la fin de l'exercice des revenus non gagnés résultant de montants reçus de parties externes et réservés au financement des charges relatives à des projets spécifiques, ainsi que de montants correspondant à des droits versés avant la prestation des services connexes. Les revenus sont constatés au cours de la période où les charges sont engagées ou le service exécuté. Les détails des opérations de ce compte sont comme suit :
 

 

2014

2013

 

 

 

(en milliers de dollars)

 

Solde d'ouverture

509

$

1 008

$

Montants reçus

560

 

123

 

Revenus constatés

(586)

 

(622)

 

Solde de clôture net

         483

$

         509

$

[Version textuelle: Figure 9]

 

6. Avantages sociaux futurs

a) Prestations de retraite : Les employés de BAC participent au Régime de retraite de la fonction publique (le « régime »), qui est parrainé et administré par le gouvernement du Canada. Les prestations de retraite s'accumulent sur une période maximale de 35 ans au taux de 2 % par année de services validables multiplié par la moyenne des gains des cinq meilleures années consécutives. Les prestations sont intégrées aux prestations du Régime de pensions du Canada et du Régime de rentes du Québec et sont indexées en fonction de l'inflation.
 
Tant les employés que BAC versent des cotisations couvrant le coût du régime. En raison de la modification de la Loi sur la pension de la fonction publique à la suite de la mise en œuvre de provisions liées au Plan d'action économique du Canada de 2012, les employés cotisants ont été répartis en deux groupes. Les cotisants du groupe 1 sont les membres existants du régime au 31 décembre 2012, et les cotisants du groupe 2 sont les membres qui ont rejoint le régime à partir du 1er janvier 2013. Chaque groupe a un taux de cotisation distinct.
 
En 2013-2014, les charges s'élèvent à 7 608 091 $ (8 773 418 $ en 2012-2013). Pour les membres du groupe 1, les charges correspondent à environ 1,6 fois (1,7 en 2012-2013) les cotisations des employés et, pour les membres du groupe 2, à environ 1,5 fois (1.6 fois en 2012-2013) les cotisations des employés.

La responsabilité de BAC relative au régime de retraite se limite aux cotisations versées. Les excédents ou les déficits actuariels sont constatés dans les états financiers du gouvernement du Canada, répondant du régime.

(b) Indemnités de départ : BAC verse des indemnités de départ aux employés en fonction de l'admissibilité, des années de service et du salaire à la cessation d'emploi. Ces indemnités ne sont pas capitalisées d'avance. Les prestations seront prélevées sur les autorisations futures.

Dans le cadre des négociations de conventions collectives avec certains groupes d'employés et les changements apportés aux conditions d'emploi des cadres et de certains employés non représentés, l'accumulation des indemnités de départ au titre du programme de paie des employés a cessé à compter de 2012. Les employés visés par ces changements ont eu la possibilité de percevoir immédiatement la valeur totale ou partielle des prestations accumulées à ce jour ou la valeur totale ou restante de prestations à la cessation d'emploi dans la fonction publique. Ces modifications ont été intégrées dans le calcul de l'obligation d'indemnités de départ courues.

Au 31 mars, les indemnités de départ totalisaient :

 

2014

2013

 

 

 

(en milliers de dollars)

 

Obligation au titre des prestations constituées, début de l'exercice

7 328

$

11 561

$

Charge pour l'exercice

1 997

 

7 640

 

Prestations versées pendant l'exercice

(5 016)

 

(11 873)

 

Obligation au titre des prestations constituées, fin de l'exercice

       4 309

$

       7 328

$

[Version textuelle: Figure 10]

7. Débiteurs et avances

Le tableau suivant présente les détails des débiteurs et des avances de BAC :

 

2014

2013

 

 

 

(en milliers de dollars)

 

Débiteursautres ministères et organismes

805

$

690

$

Débiteursparties externes

71

 

210

 

Avances aux employés

5

 

7

 

Sous-total

881

 

907

 

Provision pour créances douteuses sur les débiteurs des parties externes

-

 

(61)

 

Débiteurs

881

$

846

$

[Version textuelle: Figure 11]

 

8. Immobilisations corporelles 


Coût
(en milliers de dollars)

Solde d'ouverture

Acquisitions

Ajustements (1)

Aliénations et radiations

Solde de clôture

Bâtiments

8 001

 

19

 

-

 

-

 

8 020

 

Matériel et outillage

843

 

132

 

-

 

(44)

 

931

 

Matériel informatique

3 532

 

390

 

(30)

 

(15)

 

3 877

 

Logiciels

23 613

 

-

 

218

 

(30)

 

23 801

 

Autres équipements

35 028

 

1 753

 

-

 

(1 503)

 

35 278

 

Véhicules

443

 

32

 

-

 

(43)

 

432

 

Améliorations locatives

2 055

 

-

 

13 209

 

-

 

15 264

 

Améliorations locatives en cours de construction

13 209

 

1 172

 

(13 209)

 

-

 

1 172

 

Logiciels en cours de développement

65

 

790

 

(188)

 

-

 

667

 

 

86 789

$

4 288

$

-

$

(1 635)

$

89 442

$

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Amortissement cumulé
(en milliers de dollars)

Solde
d'ouverture

Amortissement

Ajustements (1)

Aliénations et radiations

Solde de
clôture

Bâtiments

433

 

200

 

-

 

-

 

633

 

Matériel et outillage

741

 

33

 

-

 

(39)

 

735

 

Matériel informatique

3 412

 

10

 

-

 

-

 

3 422

 

Logiciels

12 666

 

1 036

 

-

 

-

 

13 702

 

Autres équipements

17 910

 

1 247

 

-

 

(870)

 

18 287

 

Véhicules

387

 

31

 

-

 

(42)

 

376

 

Améliorations locatives

587

 

550

 

-

 

-

 

1 137

 

 

36 136

$

3 107

$

-

$

(951)

$

38 292

$

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Valeur comptable nette

 

 

 

 

 

 

 

 

(en milliers de dollars)

 

 

 

 

2014

 

2013

 

 

Bâtiments

7 387

7 568

 

 

Matériel et outillage

196

102

 

 

 

Matériel informatique

455

120

 

 

 

Logiciels

10 099

10 947

 

 

 

Autres équipements

16 991

17 118

 

 

 

Véhicules

56

56

 

 

 

Améliorations locatives

14 127

1 468

 

 

 

Améliorations locatives en cours de construction

1 172

13 209

 

 

 

Logiciels en cours de développement

667

65

 

 

 

 

 

 

 

 

51 150

$

50 653

$

 

 

[Version textuelle: Figure 12]

 
  1. La colonne Ajustements comprend les logiciels en cours de développement de 187 671 $ et les améliorations locatives en cours de développement de 13 208 830 $ qui ont été transférés à d'autres catégories à la suite de l'achèvement des actifs et un reclassement de 29 586 $ pour comptabiliser un actif sous la catégorie appropriée.

9. Collections

BAC préserve le patrimoine documentaire du Canada et est la mémoire permanente du gouvernement du Canada, contribuant ainsi à l'épanouissement culturel, social et économique de la société libre et démocratique que constitue le Canada.

Bien que la valeur nominale attribuée aux collections dans ces états financiers soit conforme aux normes du secteur public canadien, celle-ci n'est pas représentative de la valeur historique ou de la valeur marchande des collections. Malgré le fait qu'elles ne sont pas capitalisées comme le sont d'autres actifs tels que les immeubles ou l'équipement, les collections sont des trésors irremplaçables ayant une valeur légale, probante, culturelle et, bien sûr, monétaire inestimable pour les canadiens d'aujourd'hui et de toutes les générations à venir. Celles-ci incluent le matériel documentaire remis sans frais par les ministères, et les publications reçues en vertu du dépôt légal, les éléments acquis ainsi que les éléments reçus à titre gracieux et pour lesquels un reçu pour fins d'impôts a pu être émis.

10. Opérations entre apparentés

En vertu du principe de propriété commune, BAC est apparenté à tous les ministères, organismes et sociétés d'État du gouvernement du Canada. BAC conclut des opérations avec ces entités dans le cours normal de ses activités et selon des modalités commerciales normales. En outre, au cours de l'exercice, BAC a reçu gratuitement des services communs d'autres ministères, comme il est indiqué ci-dessous.
 

(a) Services communs fournis gratuitement par d'autres ministères : 
Au cours de l'exercice, BAC a reçu gratuitement des services de certaines organisations de services communs relatifs aux locaux, cotisations de l'employeur aux régimes de soins de santé et de soins dentaires et indemnisation des accidentés du travail. Ces services gratuits ont été constatés comme suit dans l'état des résultats et de la situation financière nette ministérielle : 

 

 

2014

2013

 

 

 

(en milliers de dollars)

Installations

44 216

 $

46 054

$

Cotisations de l'employeur aux régimes de soins de santé et de soins dentaires

6 203

 

6 264

 

Indemnisation des accidentés du travail

16

 

18

 

Total

50 435

 $

52 336

$

[Version textuelle: Figure 13]

 

Le gouvernement a centralisé certaines de ses activités administratives de manière à optimiser l'efficience et l'efficacité de la prestation des programmes auprès du public. Le gouvernement fait donc appel à des organismes centraux et à des organismes de services communs, de sorte qu'un seul ministère fournisse gratuitement des services à tous les autres ministères et organismes. Le coût de ces services, qui comprennent les services de paye et d'émission des chèques offerts à tous les ministères et organismes par Travaux publics et services gouvernementaux Canada ainsi que les services d'audit offerts par le Bureau du vérificateur général, ne sont pas inclus dans l'état des résultats et de la situation financière nette ministérielle. Similairement BAC gère, pour le compte de plus de 90 autres organismes du gouvernement du Canada, des dossiers de tout format.

(b) Autres transactions entre apparentés :

 

2014

 

2013

 

 

(en milliers de dollars)

 

Chargesautres ministères et organismes                                   

10 733

10 120

$

Revenusautres ministères et organismes

26

 

33

 

[Version textuelle: Figure 14]

Les charges et les revenus inscrits à la section (b) n'incluent pas les services communs fournis gratuitement qui sont inscrits dans la section (a).

11. Information sectorielle

La présentation de l'information sectorielle est fondée sur l'Architecture d'alignement des programmes de BAC. La présentation par secteur est fondée sur les mêmes conventions comptables décrites à la note 2, Sommaire des principales conventions comptables. Le tableau qui suit présente les charges engagées et les revenus générés pour les principaux programmes, par principaux articles de dépenses et types de revenus. Voici les résultats de chaque segment pour la période :
 

 

 

2014

 

2013

 

 

 

(en milliers de dollars)

 

 

 

Élaboration d'instruments de réglementation et outils en tenue de documents

Collaboration à la gestion des documents gouvernementaux

Documentation de l'expérience canadienne

Conservation de la mémoire continue

Exploration des ressources documentaires

Services internes

Total

 

 

 

Tot

al

 

 

Paiements de transfert

-

-

-

-

         37

-

37

$

35

$

 

 

 

 

 

 

Charges de fonctionnement

 

 

 

 

Salaires et avantages sociaux

2 558

7 679

12 701

12 622

29 374

15 307

80 241

 

87 850

 

 

Locaux

628

12 460

3 063

22 170

2 622

3 271

44 214

 

46 053

 

 

Services professionnels et spéciaux

34

341

1 004

1 674

2 257

4 805

10 115

 

5 529

 

 

Amortissement des immobilisations corporelles

-

246

413

1 929

371

148

3 107

 

2 990

 

 

Frais de location

-

27

23

38

69

1 110

1 267

 

1 840

 

 

Acquisition de machinerie et matériel

-

19

44

507

675

835

2 080

 

809

 

 

Services publics, fournitures et approvisionnements

-

125

2 056

449

92

117

2 839

 

774

 

 

Entretien et réparation

-

6

-

194

30

844

1 074

 

887

 

 

Voyages et réinstallation

5

99

76

47

88

131

446

 

486

 

 

Dépenses diverses

-

23

7

6

7

-

43

 

933

 

 

Service de communication

-

-

41

-

82

95

218

 

254

 

 

Perte sur l'aliénation d'immobilisations corporelles

-

36

-

648

-

-

684

 

4 025

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Total – charges de fonctionnement

3 225

21 061

19 428

40 284

35 667

26 663

146 328

 

152 430

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Total – charges

3 225

21 061

19 428

40 284

35 704

26 663

146 365

 

152 465

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Revenus

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Vente de marchandises et de produits d'information

-

-

-

-

226

-

226

 

236

 

 

Gain sur l'aliénation d'actifs non immobilisés

-

-

-

-

-

112

112

 

127

 

 

Produit de l'aliénation d'immobilisations corporelles

-

-

-

6

4

9

19

 

5

 

 

Autres revenus

-

-

-

-

4

79

83

 

56

 

 

Revenus gagnés pour le compte du gouvernement

-

-

-

-

(1)

(79)

(80)

 

(48)

 

Total – revenus

-

-

-

6

233

121

360

 

376

 

Coût net des activités poursuivies

3 225

21 061

19 428

40 278

35 471

26 542

146 005

$

152 089

$

[Version textuelle: Figure 15]

 
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