Contrôle interne en matière de rapports financiers - Déclaration, sommaire des résultats d'évaluation et plan d'action 2013-2014

Sommaire de l'évaluation de l'efficacité des systèmes de contrôle interne relatifs aux rapports financiers et au plan d'action de Bibliothèque et Archives Canada pour l'exercice 2013-2014

Annexe à la Déclaration de responsabilité de la Direction englobant les contrôles internes en matière de rapports financiers

1. Introduction

Le présent document fournit de l'information sommaire sur les mesures prises par Bibliothèque et Archives Canada (BAC) pour maintenir un système efficace de contrôle interne en matière de rapports financiers (CIRF), y compris des renseignements sur la gestion du contrôle interne et les résultats d'évaluation ainsi que les plans d'action connexes.

Des renseignements détaillés sur les pouvoirs de BAC, son mandat et ses programmes se trouvent dans le Rapport ministériel sur le rendement et dans le Rapport sur les plans et les priorités.

2. Système ministériel de contrôle interne en matière de rapports financiers

2.1 Gestion du contrôle interne

BAC est doté d'une structure de gouvernance et de reddition de comptes bien établie pour appuyer les efforts d'évaluation et de surveillance de son système de contrôle interne. Un cadre institutionnel de gestion du contrôle interne, approuvé par l'administrateur général, est instauré et englobe :

  • des structures de responsabilisation organisationnelle relativement à la gestion du contrôle interne en vue d'appuyer une saine gestion financière, y compris les rôles et les responsabilités des cadres supérieurs dans leurs secteurs de responsabilité pour la gestion du contrôle;
  • les valeurs et l'éthique;
  • la communication et la formation continues concernant les exigences législatives, et les politiques et les procédures visant à assurer une saine gestion financière et des contrôles financiers;
  • la surveillance de la gestion interne et des mises à jour périodiques des systèmes de contrôle internes. Cela inclut également la présentation des résultats d'évaluation et des plans d'actions à l'administrateur général et à la haute direction de l'organisation.

Pour 2013-2014, le comité de vérification des petits ministères (CVPM) agissait comme comité ministériel de vérification (CMV) de BAC et servait ainsi de gouvernance indépendante.

2.2 Ententes de services relatives aux états financiers

BAC compte sur d'autres organismes pour le traitement de certaines transactions qui sont comptabilisées dans ses états financiers, comme suit :

Ententes courantes

  • Travaux publics et Services gouvernementaux Canada est responsable de la gestion centralisée de la rémunération et de l'approvisionnement en biens et services conformément à la délégation de pouvoirs de BAC, en plus de fournir des locaux;
  • le Secrétariat du Conseil du Trésor fournit à BAC les renseignements nécessaires pour calculer diverses charges à payer et provisions, comme la charge accumulée liée aux indemnités de départ;
  • le ministère de la Justice Canada fournit des services juridiques à BAC;
  • Emploi et Développement social Canada fournit des services liés à la portion de l'employeur pour les indemnités d'accident de travail;
  • Services partagés Canada fournit des services d'infrastructure de technologie de l'information (TI) à BAC dans les domaines des centres de données et des réseaux. La portée et les responsabilités sont abordées dans l'accord interministériel entre Services partagés Canada et BAC.

3. Résultats de l'évaluation institutionnelle au cours de l'exercice 2013‑2014

BAC a progressé dans l'évaluation et l'amélioration de ses principaux contrôles. 

3.1 Documentation et tests de l'efficacité conceptuelle des contrôles clés

En 2013-2014, BAC a documenté et mené à bien les tests de l'efficacité conceptuelle des contrôles clés du processus des charges à payer, de celui des avantages sociaux et de celui de la production des états financiers. Dix processus sur douze ont été évalués en plus de ceux portant sur les contrôles au niveau de l'entité.

Les tests ont permis de conclure que de façon générale, BAC continue d'assurer des contrôles solides à ces niveaux.

Bien que la collection ait une valeur marchande inestimable, les normes comptables ne permettent de l'inscrire aux états financiers qu'à une valeur symbolique. Il n'y a donc pas de test d'efficacité conceptuelle des contrôles clés possible. Une revue annuelle des normes comptables est effectuée afin de s'assurer que la méthode de comptabilisation est toujours adéquate.

Lorsque la situation le requerrait, des mesures correctives précises ont été mises en œuvre; sinon, des plan d'action ont été élaborés ou sont en cours d'élaboration en vue de remédier pleinement, dans un délai raisonnable, aux faiblesses cernées dans ces contrôles. Ces mesures feront l'objet d'un suivi au cours des prochains exercices pour s'assurer qu'elles ont été mises en œuvre comme prévu.

Plusieurs des mesures correctives recommandées visaient à accroître la qualité et la quantité des pistes de vérification et d'information probante laissées lors de l'exercice des contrôles internes clés.

3.2 Tests de l'efficacité opérationnelle des contrôles clés

Au cours de l'exercice 2013-2014, BAC a mené à bien les tests de l'efficacité opérationnelle des contrôles clés des charges à payer, des avantages sociaux, ainsi que de la production des états financiers.

Pour les raisons énoncées à la section précédente, aucun test de l'efficacité opérationnelle n'a été fait sur  le processus menant à l'établissement de la valeur de la collection.

Des problèmes mineurs et isolés de contrôle dans ces processus ont été décelés et un plan d'action de mesures correctives a été élaboré pour être mis en œuvre en 2014-2015 afin de remédier, dans un délai raisonnable, aux faiblesses cernées dans ces contrôles.

3.3 Surveillance continue des contrôles clés

En 2013-2014, BAC a fait le suivi des mesures correctives émanant des recommandations des années antérieures et élaboré un plan de surveillance continue pour les années à venir.


 

4. Plan d'action de BAC

4.1 Progrès réalisés au cours de l'exercice 2013‑2014

BAC a continué de réaliser des progrès en ce qui a trait à l'évaluation et à l'amélioration de ses contrôles clés. Le tableau suivant résume les progrès réalisés d'après les plans énoncés dans l'annexe de l'exercice précédent :

Élément du plan d'action de l'exercice précédent

État

Contrôles au niveau de l'entité

Sans objet. La surveillance cyclique reprendra à l'exercice 2015-2016.

Contrôles des processus opérationnels

  • Charges à payer

 

  • Valeur de la collection

 

  • Avantages sociaux

 

  • Production des états financiers

 

La documentation du processus et les tests de l'efficacité conceptuelle et opérationnelle sont terminés. Les recommandations et le plan d'action des mesures correctives seront mises en œuvre en 2015-2016.

La documentation du processus est terminée et par souci d'exactitude, nous continuerons de réviser les principes comptables.

La documentation du processus et les tests de l'efficacité conceptuelle et opérationnelle sont terminés. Les recommandations et le plan d'action des mesures correctives seront mis en œuvre en 2015-2016.

La documentation du processus et les tests de l'efficacité conceptuelle sont terminés. Les tests sur l'efficacité opérationnelle sont amorcés et se termineront avec la production des états financiers 2013-2014. Les recommandations et le plan d'actions des mesures correctives seront mis en œuvre en 2014-2015 et 2015-2016.

Contrôles généraux en matière de TI

L'appréciation et l'évaluation des contrôles généraux en matière de TI s'amorcera en 2014-2015. Par contre BAC agit toujours comme chef de file au sein des groupes de travail sur le SIRH/PeopleSoft, FreeBalance et le HRG des services de voyage partagés, et il met en œuvre les recommandations de ces groupes respectifs.

[Version textuelle: Progrès réalisés au cours de l'exercice 2013‑2014]

4.2 État et plan d'action pour le prochain exercice financier et les exercices subséquents

Tel qu'énoncé dans l'annexe de l'exercice précédent, grâce aux progrès réalisés à ce jour, BAC envisage de terminer l'évaluation pour l'ensemble des processus de son système de CIRF en 2015-2016. BAC appliquera un plan cyclique de surveillance continue afin de réévaluer le rendement des contrôles selon le risque. L'état et le plan d'action pour l'achèvement des secteurs de contrôle ciblés pour le prochain exercice financier et les exercices subséquents sont présentés ci-après :

Secteurs de contrôle clés

Tests efficacité conception et correctifs

Tests efficacité opérationnelle et correctifs

Surveillance continue cyclique *

Contrôles au niveau de l'entité

Terminés

Terminés

2015-2016

Contrôles généraux de TI gérés par l'institution

Années à venir

Années à venir

Années à venir

Salaires

Terminés

Terminés

2015-2016

Achats

Terminés

Terminés

2015-2016

Payables

Terminés

Terminés

2015-2016

Immobilisations

Terminés

Terminés

2015-2016

Ventes

Terminés

Terminés

2015-2016

Charges à payer

Terminés

Terminés

Années à venir

Immobilisations —
Travaux en cours

2014-2015

2015-2016

Années à venir

Valeur de la collection

Terminés

Terminés

2014-2015

Avantages sociaux

Terminés

Terminés

2015-2016

Budgets et prévisions

2014-2015

2014-2015

Années à venir

Paiements de transfert

N/A

N/A

N/A

Production des états financiers

Terminés

Se poursuit
2014-2015

Années à venir

[Version textuelle: État et plan d'action pour le prochain exercice financier et les exercices subséquents]

* La fréquence de la surveillance continue des secteurs de contrôle clés est fondée sur le risque; la surveillance se fait selon un cycle de plusieurs années.

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