Contrôle interne en matière de rapports financiers - Déclaration, sommaire des résultats d'évaluation et plan d'action 2012-2013

Sommaire de l’évaluation de l’efficacité des systèmes de contrôle interne relatifs aux rapports financiers et au plan d’action de Bibliothèque et Archives Canada pour l’exercice 2012-2013

Annexe à la Déclaration de responsabilité de la direction englobant les contrôles internes en matière de rapports financiers

1. Introduction

Le présent document fournit de l’information sommaire sur les mesures prises par Bibliothèque et Archives Canada (BAC) pour maintenir un système efficace de contrôle interne en matière de rapports financiers (CIRF), y compris des renseignements sur la gestion du contrôle interne et les résultats d’évaluation et les plans d’action connexes.

Des renseignements détaillés sur les pouvoirs de BAC, son mandat et ses programmes se trouvent dans le Rapport ministériel sur le rendement et dans le Rapport sur les plans et les priorités.                                  

2. Environnement de contrôle à BAC facilitant le contrôle interne en matière de rapports financiers

BAC cherche avant tout à s’assurer que les risques sont bien gérés dans un cadre de contrôle souple et axé sur les risques, qui permet l’amélioration et l’innovation continues.

Le système de CIRF de BAC favorise le sain environnement de contrôle décrit dans les contrôles d’entité de l’institution. Ces contrôles d’entité visent à assurer :

  • un environnement de contrôle efficace permettant de réaliser un CIRF adéquat;
  • un processus efficace d’évaluation des risques qui permet de cerner, d’analyser et de gérer les risques liés aux rapports financiers dans le cadre institutionnel de gestion des risques;
  • un système d’information et de communication efficace qui permet de cerner et de saisir en temps opportun l’information pertinente pour tenir à jour le système de CIRF et qui permet de la communiquer rapidement aux intéressés;
  • un système de suivi efficace permettant de détecter les lacunes du système de CIRF en matière de contrôle et de les corriger. 

2.1 Postes, rôles et responsabilités clés

Les membres ou les titulaires des principaux comités et postes clés de BAC indiqués ci-dessous ont pour responsabilité d’assurer et d’examiner l’efficacité du système de CIRF.
 
Bibliothécaire et archiviste du Canada — Le bibliothécaire et archiviste du Canada assume la responsabilité générale et le leadership des mesures prises en vue d’assurer l’efficacité du système de contrôle interne. En cette qualité, il préside le Comité ministériel de vérification et le Conseil de direction.

Dirigeant principal des finances — Le dirigeant principal des finances de BAC relève directement du bibliothécaire et archiviste du Canada. Il exerce un leadership pour assurer la coordination, la cohérence et l’orientation de la conception et du maintien d’un système de CIRF efficace et intégré, qui comprend son évaluation annuelle.

Cadres supérieurs — Les cadres supérieurs de BAC chargés d’administrer les programmes sont responsables d’assurer et d’examiner l’efficacité des aspects du système de CIRF qui s’inscrivent dans leur mandat.

Dirigeant principal de la vérification — Le dirigeant principal de la vérification relève directement du bibliothécaire et archiviste du Canada. La fonction de vérification utilise une démarche rigoureuse et fondée sur des éléments probants afin d’évaluer et d’améliorer l’efficacité des processus de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance. Elle aide ainsi l’institution à atteindre ses objectifs d’une manière efficace et conforme à la prise de décision éclairée, éthique et responsable.

Comité ministériel de vérification — Le Comité ministériel de vérification formule des recommandations et des conseils objectifs à l’intention du bibliothécaire et archiviste du Canada au sujet du caractère suffisant, de la qualité et des résultats des services d’assurance fournis à l’égard de la pertinence et du fonctionnement des cadres et des processus de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance de BAC (y compris les systèmes de responsabilité et de vérification). Le Comité a été formé en 2009 et compte trois membres externes nommés pour un mandat de quatre ans avec une possibilité de renouvellement.
 
Comités de gouvernance — Les comités de gouvernance de BAC participent à l’établissement et à la surveillance des liens entre les objectifs et les activités de l’institution. Le Conseil de direction, présidé par le bibliothécaire et archiviste du Canada, est le comité décisionnel de BAC. Tout comme un conseil d’administration, il fournit une orientation stratégique, assure une gouvernance et prend des décisions à l’échelle de l’institution afin d’appuyer le bibliothécaire et archiviste du Canada. Le Conseil de direction est appuyé par des sous-comités, dont le Comité de gestion chargé d’examiner, d’approuver et de surveiller le profil de risque de l’institution ainsi que son système de contrôle interne, notamment l’évaluation et les plans d’action relatifs au système de CIRF.

2.2 Mesures clés prises par BAC

L’environnement de contrôle de BAC prévoit un ensemble de mesures visant à aider les employés à gérer efficacement les risques grâce à une sensibilisation accrue, à des connaissances et à des outils pertinents ainsi qu’au perfectionnement de leurs compétences. Parmi les principales mesures, mentionnons :

Profil de risque organisationnel — Le profil de risque organisationnel de BAC permet d’énoncer une stratégie globale de gestion des risques. Il comprend une liste des risques institutionnels de la plus haute importance pour BAC, ainsi que des stratégies d’atténuation pour s’assurer que ces risques soient bien gérés. Chaque année, l’institution détermine les activités ou les menaces pouvant nuire à l’atteinte de ses objectifs et élabore des stratégies pour atténuer ces risques. La gestion des risques permet à BAC de réorienter ses ressources et ses priorités afin qu’il puisse poursuivre sur sa lancée.
 
Plan de vérification axé sur les risques — Le dirigeant principal de la vérification de BAC élabore annuellement un plan de vérification axé sur les risques en se fondant sur une analyse des risques organisationnels et en consultation avec la haute direction. Ce plan est important pour le système CIRF de BAC; il est également transmis au Bureau du contrôleur général. Les résultats des missions de vérification ciblées dans le plan sont présentés au Comité ministériel de vérification et au bibliothécaire et archiviste du Canada pour son approbation. En 2012-2013, la fonction de vérification interne a mené trois missions de vérification.
 
Gestion des ressources humaines (RH) — Les capacités en gestion financière des gestionnaires et des experts financiers de BAC sont appuyées par une approche globale en matière de RH qui intègre la planification des RH à la planification des activités, et qui comporte des stratégies de recrutement, de perfectionnement et de maintien en poste afin d’attirer, d’outiller et de maintenir en poste les talents dont l’institution a besoin, y compris dans le domaine de la gestion financière.
 
Valeur et éthique — Conformément aux exigences de la Loi sur la protection des fonctionnaires divulgateurs d’actes répréhensibles et à la suite de l’entrée en vigueur, en avril 2012, du Code de valeurs et d’éthique du secteur public, BAC a élaboré et adopté ses propres règles. Ainsi, BAC possède depuis janvier 2013 son propre code de conduite; depuis 2011, il a également nommé un champion pour faire la promotion des valeurs et de l’éthique au travail. Ces éléments sont cruciaux pour renforcer l’intégrité dont les employés sont censés faire preuve dans le cadre de toutes les activités et à tous les paliers, y compris dans le domaine de la gestion financière.

Communication et formation — Afin de favoriser l’engagement des employés de BAC, la Direction générale des communications a mis en œuvre de nouveaux mécanismes de communication interne reconnus pour que les employés reçoivent en temps opportun de l’information sur divers sujets et qu’ils repèrent plus facilement l’information dont ils ont besoin. De plus, des évaluations de rendement et des plans d’apprentissage sont réalisés tous les ans. BAC, en collaboration avec l’École de la fonction publique du Canada et d’autres prestataires de formation, offre des cours de base dans des domaines clés de la gestion, dont la gestion financière. Certains cours (abordant entre autres les principaux aspects de la gestion financière) sont obligatoires, particulièrement pour les gestionnaires et le personnel des finances.

Pouvoirs délégués, lois, règlements et politiques — Le dirigeant principal des finances de BAC révise périodiquement une matrice de tous les pouvoirs délégués dans l’ensemble de l’institution et la communique à tous les employés. Les exigences découlant des lois, des règlements et des politiques sont communiquées aux nouveaux employés, s’il y a lieu, et leur importance est périodiquement rappelée par différentes mesures de sensibilisation et activités d’apprentissage. De plus, les cartes de spécimen de signature pour les pouvoirs de signature délégués en matière d’opérations financières sont offertes en format électronique. Enfin, BAC a, entre autres, davantage détaillé ses lignes directrices sur les pouvoirs prévus aux articles 32, 33 et 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques et sur l’observation de ces dispositions.

Système de contrôle interne — BAC compte une section relevant de l’adjointe au dirigeant principal des finances et qui se consacre au contrôle interne. Cette section a la responsabilité de documenter les principaux processus opérationnels de l’institution et les risques et les contrôles clés connexes afin d’appuyer la gestion et la surveillance du système de CIRF, y compris l’évaluation de l’efficacité de la conception et de l’efficacité opérationnelle. Cette documentation est fondamentale pour accroître la sensibilisation et la compréhension des employés de tous les paliers à l’égard des risques et des contrôles clés, ainsi que pour appuyer la recherche continue d’améliorations.

2.3 Ententes de services pertinentes par rapport aux états financiers

BAC a recours à d’autres organisations pour le traitement de certaines opérations qui sont consignées dans ses états financiers :
  • Travaux publics et Services gouvernementaux Canada gère le versement des salaires, l’acquisition de biens et de services en fonction des pouvoirs délégués par le ministère ainsi que l’offre de locaux.
  • Le Secrétariat du Conseil du Trésor fournit au service des finances de BAC les renseignements nécessaires pour calculer certaines charges à payer et provisions, telles que la charge accumulée liée aux indemnités de départ et les cotisations de l’employeur au régime de soins de santé et au régime de soins dentaires.
  • Justice Canada fournit des services juridiques à BAC.
  • Ressources humaines et Développement des compétences Canada fournit des services liés à la portion de l’employeur pour les indemnités d’accident de travail.
  • Services partagés Canada gère les contrôles généraux des technologies de l’information (TI) en ce qui concerne les courriels, les centres de données et les services de réseaux.

3. Résultats de l’évaluation institutionnelle au cours de l’exercice 2012-2013

Durant l’exercice 2012-2013, BAC a progressé dans l’évaluation et l’amélioration de ses principaux contrôles. Le Plan d’action économique de 2012 a toutefois ralenti cette progression en mobilisant une grande partie des employés du service des finances, des autres services corporatifs et de la haute direction, qui ont dû se consacrer à des priorités plus pressantes. De façon plus précise, l’institution a continué le travail amorcé :
  • en répertoriant tout secteur de contrôle clé nouveau ou substantiellement modifié devant subir une évaluation;
  • en mettant à jour la documentation de 2011-2012 sur le contrôle des processus opérationnels;
  • en documentant trois nouveaux processus clés et en amorçant la planification des tests qui serviront à évaluer l’efficacité de la conception et du fonctionnement;
  • en examinant les mesures correctives prises à la suite des résultats de l’évaluation des exercices antérieurs;
  • en mettant à jour le plan d’action pluriannuel portant sur la mise en œuvre de la politique sur le contrôle interne.

3.1 Tests d’efficacité de la conception et du fonctionnement opérationnel des contrôles clés

L’efficacité de la conception et du fonctionnement opérationnel des contrôles clés de l’entité et de cinq des douze processus a été évaluée pour la première fois en 2011-2012. En 2012-2013, les efforts ont été concentrés sur la mise en œuvre des mesures correctives ciblées en 2011-2012 et sur la mise à jour de la documentation de ces contrôles clés. Lorsque la situation le permettait, des mesures correctives précises ont été mises en œuvre; sinon, des plans d’action ont été élaborés ou sont en cours d’élaboration en vue de remédier pleinement, dans un délai raisonnable, aux faiblesses cernées dans les contrôles. Ces mesures feront l’objet d’un suivi au cours des prochains exercices pour s’assurer qu’elles ont été mises en œuvre comme prévu. Aucun changement majeur aux contrôles clés des processus n’a nécessité de nouvelle évaluation, et toutes les observations faites permettent de conclure que BAC continue d’assurer des contrôles solides à ces niveaux. 

 Bien que les travaux aient commencé en 2012-2013 pour ce qui est de la planification de l’évaluation de l’efficacité conceptuelle et de l’efficacité du fonctionnement opérationnel des contrôles clés pour les processus des charges à payer, les avantages sociaux et la production des états financiers, l’évaluation ne sera achevée qu’en 2013-2014, tout comme celle des contrôles clés entourant le processus d’établissement de la valeur de la collection.
 

3.2 Surveillance continue des contrôles clés

Au cours de l’exercice, BAC a procédé à la surveillance continue des contrôles au niveau de l’entité ainsi que des contrôles clés des salaires, des payables et déboursés, des achats, des immobilisations ainsi que des ventes, recettes et recevables.

Cette surveillance continue a permis à BAC de déterminer que les mesures correctives suivantes sont requises :
  • accroître les activités de communication courantes et les activités de formation sur les exigences législatives, les politiques et les procédures de saine gestion financière et de contrôle;
  • mettre en place des moyens de surveillance et des processus permettant d’offrir au bibliothécaire et archiviste du Canada et à la haute direction une mise à jour régulière sur la gestion du contrôle interne;
  • renforcer les structures de responsabilisation organisationnelle relativement à la gestion du contrôle interne en vue d’appuyer une saine gestion financière.

4. Plan d’action de BAC

4.1 Progrès réalisés au cours de l’exercice 2012-2013

Au cours de l’exercice 2012-2013, BAC a continué de réaliser des progrès importants en ce qui a trait à l’évaluation et à l’amélioration de ses contrôles clés. Les principaux progrès réalisés d’après les plans énoncés dans l’annexe de l’exercice précédent sont résumés ci dessous :
 
Tableau : Plan d’action – Progrès réalisés au cours de l’exercice 2012-2013
Ce tableau indique l’état d’avancement des éléments du plan d’action de l’exercice précédent. Se retrouvent dans la première colonne les éléments du plan d’action de l’exercice précédent et dans la deuxième, leur état d’avancement.
Élément dans le plan d’action
de l’exercice précédent​
État
​Contrôles au niveau de l’entité ​La réévaluation cyclique des contrôles au niveau de l’entité s’est poursuivie, ainsi que la mise en œuvre des mesures correctives.
Contrôles des processus opérationnels

​Les mesures ont été mises en œuvre, et sinon, des plans d’action ont été élaborés ou sont en cours d’élaboration en vue de remédier pleinement, dans un délai raisonnable, aux faiblesses cernées dans les tests. Le suivi des mesures se poursuivra lors des prochains exercices pour s’assurer qu’elles ont été mises en œuvre comme prévu pour les processus opérationnels suivants :

  • salaires
  • achats
  • payables et déboursés
  • immobilisations
  • ventes, recettes et recevables

La documentation est achevée; les tests sur l’efficacité de la conception et du fonctionnement des processus suivants ont été amorcés et seront complétés en 2013-2014 pour les processus suivants :

  • charges à payer
  • avantages sociaux
  • production des états financiers

Les tests sur l’efficacité de la conception et du fonctionnement sur la valeur de la collection sont reportés à l’exercice 2013-2014.

​Contrôles généraux en matière de TI Le travail entourant les contrôles généraux en matière de TI a été reporté jusqu’à l’arrivée du nouveau système financier et du nouveau système de gestion des ressources humaines. Par contre, BAC agit toujours comme chef de file au sein des groupes de travail sur le SIRH/PeopleSoft et sur FreeBalance, et il met en œuvre les recommandations de ces groupes respectifs.
   

 4.2 État et plan d’action pour le prochain exercice financier et les exercices subséquents

Grâce aux progrès réalisés à ce jour, BAC envisage de terminer l’évaluation complète de son système de CIRF en 2015-2016, tout en appliquant son plan cyclique de surveillance continue afin de réévaluer le rendement des contrôles selon le risque dans tous les secteurs de contrôle. L’état et le plan d’action pour l’achèvement des secteurs de contrôle ciblés pour le prochain exercice financier et les exercices subséquents sont présentés ci-après :

Tabeau : État et plan d’action pour le prochain exercice financier et les exercices subséquents

Ce tableau indique l’état d’achèvement et le plan d’action des secteurs de contrôle clés pour le prochain exercice et les exercices subséquents.

Secteurs de

contrôle clés​

Éléments de l’évaluation

Tests d’efficacité de la conception et correctifs

Éléments de l’évaluation

Tests d’efficacité opérationnelle et correctifs

Éléments de l’évaluation

Surveillance continue cyclique1​

​Contrôles au niveau de l’entité Terminés ​​Terminés ​2014-2015
Contrôles généraux de TI gérés par l’institution ​​Années à venir ​​Années à venir ​​Années à venir
Salaires ​​Terminés ​Terminés ​2014-2015
Achats ​​Terminés ​Terminés ​2014-2015
​Payables ​​Terminés ​Terminés ​2014-2015
Immobilisations ​​Terminés ​Terminés ​2014-2015
Ventes ​​Terminés ​Terminés ​2014-2015
Charges à payer ​Se poursuit 2013-2014 ​Se poursuit 2013-2014 ​2014-2015
​Immobilisations —
Travaux en cours
​​Années à venir ​​Années à venir ​​Années à venir
Valeur de la collection ​2013-2014 ​2013-2014 ​2014-2015
Avantages sociaux ​Se poursuit 2013-2014 ​Se poursuit 2013-2014 ​2014-2015
​Budgets et prévisions ​2014-2015 ​2014-2015 ​Années à venir
​Paiements de transfert ​2014-2015 ​2014-2015 ​Années à venir
​Production des états financiers ​Se poursuit 2013-2014 ​Se poursuit 2013-2014 ​2014-2015
  
1 La fréquence de la surveillance continue des secteurs de contrôle clés est fondée sur le risque; la surveillance se fait selon un cycle de plusieurs années.
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