États financiers 2011-2012

Pour l'exercice terminé le 31 mars 2012

Déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne en matière de rapports financiers

La responsabilité de l'intégrité et de l'objectivité des états financiers ci-joints pour l'exercice s'étant terminé le 31 mars 2012 et de tous les renseignements qui y figurent incombe à la direction de Bibliothèque et Archives Canada. Ces états financiers ont été préparés par la direction à partir des politiques comptables du gouvernement, lesquelles s'appuient sur les normes comptables canadiennes du secteur public.

La direction est responsable de l'intégrité et de l'objectivité des données présentées dans ces états financiers. Certains renseignements présentés dans les états financiers sont fondés sur les meilleures estimations et le jugement de la direction, compte tenu de l'importance relative des postes en question. Pour s'acquitter de ses obligations au chapitre de la comptabilité et de la présentation des rapports, la direction tient des comptes qui permettent l'enregistrement centralisé des opérations financières de Bibliothèque et Archives Canada. Les renseignements financiers présentés aux fins de l'établissement des Comptes publics du Canada et figurant dans le Rapport ministériel sur le rendement de Bibliothèque et Archives Canada concordent avec ces états financiers.

Il incombe aussi à la direction de tenir un système efficace de contrôle interne en matière de rapports financiers (CIRF) conçu pour donner une assurance raisonnable que l'information financière est fiable, que les actifs sont protégés et que les opérations sont autorisées et enregistrées adéquatement, conformément à la Loi sur la gestion des finances publiques et à d'autres lois, règlements, autorisations et politiques applicables.

La direction veille également à assurer l'objectivité et l'intégrité des données figurant dans ses états financiers en choisissant soigneusement des employés qualifiés et en assurant leur formation et leur perfectionnement, en prenant des dispositions pour assurer une répartition appropriée des responsabilités, en établissant des programmes de communication pour faire en sorte que tous les membres de Bibliothèque et Archives Canada sont au fait des règlements, des politiques, des normes et des pouvoirs de la direction, et en procédant tous les ans à une évaluation fondée sur le risque de l'efficacité du système de CIRF.

Le système de CIRF est conçu pour atténuer les risques à un niveau raisonnable fondé sur un processus continu qui vise à identifier les risques clés, à évaluer l'efficacité des contrôles clés associés, et à apporter les ajustements nécessaires

Une évaluation fondée sur le risque du système de CIRF pour l'exercice s'étant terminé le 31 mars 2012 a été réalisée conformément à la Politique sur le contrôle interne du Conseil du Trésor, et ses résultats ainsi que les plans d'action qui en découlent sont résumés en annexe.

L'efficacité et le caractère adéquat du système de contrôle interne de Bibliothèque et Archives Canada sont aussi revus par l'entremise du travail réalisé par le personnel de la vérification interne, qui mène des audits périodiques de divers secteurs des opérations de Bibliothèque et Archives Canada, ainsi que par le comité ministériel de vérification, qui surveille les responsabilités de la direction de maintenir des systèmes de contrôles adéquats et d'assurer la qualité des rapports financiers, et qui recommande les états financiers à l'administrateur général de Bibliothèque et Archives Canada.

Les états financiers de Bibliothèque et Archives Canada n'ont pas fait l'objet d'un audit.

Daniel J. Caron
Administrateur général et Bibliothécaire et archiviste du Canada et Président, groupe des Chefs des organismes fédéraux
Gatineau, QC
Date : Le 28 août 2012

Mark C. Melanson, CGA
Dirigeant principal des finances

État de la situation financière (non audité)
au 31 mars

Ce tableau indique l'état de la situation financière de BAC pour l'exercice terminé le 31 mars 2012. Les montants présentent en milliers de dollars les passifs, les actifs et la situation financière nette ministérielle pour les années 2011 et 2012.

(en milliers de dollars)
 Catégorie 2012 2011
Passifs
Créditeurs et charges à payer (note 4)   9 393 $   7 416 $
Indemnités de vacances et congés compensatoires   3 529   3 962
Revenus reportés (note 5)   1 008      946
Avantages sociaux futurs (note 6) 11 561 16 540
Total des passifs nets 25 491 28 864
 
Actifs financiers
Montant à recevoir du Trésor   7 037  8 287
Débiteurs et avances (note 7)      443     397
Total des actifs financiers nets   7 480  8 684
 
Dette nette ministérielle 18 011 20 180
 
Actifs non financiers
Immobilisations corporelles (note 8) 38 404 41 461
Collections (note 9)          1         1
Total des actifs non financiers 38 405 41 462
 
Situation financière nette ministérielle 20 394 $ 21 282 $

[version textuelle : État de la situation financière]

Les notes complémentaires font partie intégrante des états financiers.

Daniel J. Caron
Administrateur général et Bibliothécaire et archiviste du Canada et Président, groupe des Chefs des organismes fédéraux
Gatineau, QC
Date : Le 28 août 2012

Mark C. Melanson, CGA
Dirigeant principal des finances

 

État des résultats et de la situation financière nette ministérielle (non audité)
pour l'exercice terminé le 31 mars


Ce tableau indique l'état des résultats et de la situation financière nette ministérielle de BAC pour l'exercice terminé le 31 mars 2012. Les montants indiquent les charges par activité de programme, les revenus par type, le coût de fonctionnement net avant le financement du gouvernement et les transferts, le coût de fonctionnement net après le financement du gouvernement et les transferts. La situation nette ministérielle au début et à la fin de l'exercice est aussi présentée. Les montants sont en milliers de dollars et sont présentés pour les années 2011 et 2012.

(en milliers de dollars)
Catégorie   2012
Résultats
prévus
2012 2011
Redressé
(note 14)
Charges
Instruments de réglementation et outils de tenue des documents     5 887 $    3 025 $   4 058 $
Collaboration à la gestion des documents gouvernementaux   15 335  23 033  20 656
Documentation de l'expérience canadienne   30 876  15 833  14 257
Conservation de la mémoire continue   38 231  38 402  37 268
Exploration des ressources documentaires   29 491  42 843  57 334
Services internes   29 567  36 273  31 545
Total des charges 149 387 159 409 165 118
 
Revenus
Ventes de marchandises et de produits d'information         375        290        358
Gain sur l'aliénation d'actifs non financiers         100        212          88
Produits de l'aliénation d'immobilisations corporelles -            8 -
Revenus divers           55          49          60
Revenus gagnés pour le compte du gouvernement         (30)        (31)        (28)
Total des revenus         500        528        478
 
Coût net des activités poursuivies  148 887  158 881  164 640
 
Activités transférées (note 11)
Charges      3 081     3 221      5 183
Coût net des activités transférées      3 081     3 221      5 183
 
Coût de fonctionnement net avant le financement du gouvernement et les transferts 151 968 162 102  169 823
 
Financement du gouvernement et transferts
Encaisse nette fournie par le gouvernement 112 747  114 948
Variations des montants à recevoir du Trésor   (1 250)    (3 422)
Services fournis gratuitement par d'autres ministères (note 10)   51 772    48 161
Éléments d'actif et de passif transférés entre ministères (note 11)   (2 040) -
Autres éléments d'actif transférés entre ministères (note 8)        (15)        140
Coût de fonctionnement net après le financement du gouvernement et les transferts        888     9 996
 
Situation financière nette ministérielle – début de l'exercice 21 282   31 278
Situation financière nette ministérielle – fin de l'exercice 20 394 $   21 282 $

[version textuelle : État des résultats et de la situation financière nette ministérielle]

Information sectorielle (note 12)
Les notes complémentaires font partie intégrante des états financiers.


État de la variation de la dette nette ministérielle (non audité)
pour l'exercice terminé le 31 mars

Ce tableau indique l'état de la variation de la dette nette ministérielle de BAC pour l'exercice terminé le 31 mars 2012. Les montants présentent en milliers de dollars, la dette ministérielle en début d'exercice, les ajustements au cours de l'année et la dette nette ministérielle en fin d'exercice, pour les années 2011 et 2012.

(en milliers de dollars)
Catégorie   2012 2011
Coût de financement net après le financement du gouvernement et les transferts        888 $      9,996 $
 
Variation due aux immobilisations corporelles
Acquisition d'immobilisations corporelles      3 361      8 298
Amortissement des immobilisations corporelles     (3 699)     (3 748)
Produits de l'aliénation d'immobilisations corporelles            (8)            (2)
Gain (perte) sur l'aliénation d'immobilisations corporelles incluant les ajustements        (200)    (13 912)
Transfert entre ministères     (2 511)          140
Total de la variation due aux immobilisations corporelles     (3 057)      (9 224)
 
Augmentation (diminution) de la dette nette ministérielle     (2 169)          772
 
Dette nette ministérielle – début de l'exercice     20 180     19 408
Dette nette ministérielle – fin de l'exercice     18 011 $     20 180 $

Les notes complémentaires font partie intégrante des états financiers.

[version textuelle : État de la variation de la dette nette ministérielle]

 

État des flux de trésorerie (non audité)
pour l'exercice terminé le 31 mars

Ce tableau indique l'état des flux de trésorerie de BAC pour l'exercice terminé le 31 mars 2012. Les montants présentent en milliers de dollars les activités de fonctionnement, les activités d'investissement et les activités de financement pour les années 2011 et 2012.

 (en milliers de dollars)
Catégories 2012 2011
Redressé
(note 14)
Activités de fonctionnement
Coût de fonctionnement net avant le financement du
gouvernement et les transferts
162 102 $       169 823 $
Éléments n'affectant pas l'encaisse :
Amortissement des immobilisations corporelles (note 8)    (3 699)          (3 748)
Perte sur l'aliénation des immobilisations corporelles       (200)         (13 912)
Services fournis gratuitement par d'autres ministères (note 10)  (51 772)         (48 161)
Variations de l'état de la situation financière :
Augmentation (diminution) des débiteurs et avances           46              (156)
Augmentation (diminution) des passifs     3 373            2 806
Transferts de passifs entre ministères (note 11)      (456) -
Encaisse utilisée pour les activités de fonctionnement  109 394         106 652
 
Activités d'investissement en immobilisations
Acquisition d'immobilisations corporelles (note 8)      3 361             8 298
Produits de l'aliénation d'immobilisations corporelles           (8)                  (2)
Encaisse utilisée pour les activités d'investissement en immobilisations      3 353             8 296
 
Encaisse nette fournie par le gouvernement du Canada  112 747 $         114 948 $

Les notes complémentaires font partie intégrante des états financiers.

[version textuelle : État des flux de trésorerie]

Notes aux états financiers (non auditées)
Pour l'exercice terminé le 31 mars

1. Pouvoirs et objectifs

(a) Description du mandat et objectifs
Bibliothèque et Archives Canada est un organisme à l'intérieur du gouvernement du Canada qui a été établi le 21 mai 2004 suite à la fusion de la Bibliothèque nationale du Canada et des Archives nationales du Canada. Le rôle de Bibliothèque et Archives Canada a été officialisé par la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada. La loi assigne un pouvoir discrétionnaire au bibliothécaire et archiviste du Canada en vue de la réalisation de la mission de Bibliothèque et Archives du Canada. Sous cette loi, aucun document sous le contrôle du gouvernement ou d'un établissement ministériel ne peut être détruit sans l'autorisation préalable du bibliothécaire et archiviste du Canada. Les documents qui, de l'avis du bibliothécaire et archiviste du Canada, présentent un intérêt historique ou archivistique devront être transférés sous sa responsabilité et son contrôle.

Bibliothèque et Archives Canada est un établissement faisant partie de l'annexe I.1 de la Loi sur la gestion des finances publiques et faisant rapport au Parlement par l'entremise du ministre du Patrimoine canadien.

Les pouvoirs de Bibliothèque et Archives Canada consistent à préserver le patrimoine documentaire du Canada pour les générations présentes et futures; être une source de savoir permanent accessible à tous, qui contribue à l'épanouissement culturel, social et économique de la société libre et démocratique que constitue le Canada; faciliter au Canada la concertation des divers milieux intéressés à l'acquisition, à la préservation et à la diffusion du savoir; servir de mémoire permanente de l'administration fédérale et de ses institutions.

(b) Description des activités de programme
i) Élaboration d'instruments de réglementation et d'outils de tenue de documents : Bibliothèque et Archives Canada joue un rôle de chef de file au sein du gouvernement du Canada en travaillant en collaboration avec les organismes centraux, les ministères et organismes de l'administration fédérale, ainsi qu'avec d'autres intervenants à l'élaboration de normes, d'outils et de pratiques exemplaires en matière de gestion de l'information et de tenue de documents. Bibliothèque et Archives Canada facilite la gestion de l'information au sein des institutions fédérales et soutient cette activité en approuvant et en émettant des autorisations de disposer des documents, et en développant des outils, des guides et des lignes directrices pour appuyer le développement du programme gouvernemental sur la tenue de documents. Bibliothèque et Archives Canada contribue à la politique sur la gestion de l'information en présidant et en participant à divers comités intergouvernementaux.

ii) ii) Collaboration à la gestion des documents gouvernementaux à valeur opérationnelle afin d'en assurer la disponibilité : Bibliothèque et Archives Canada offre des conseils, un soutien, des services et de la formation aux organisations fédérales afin de leur permettre de gérer efficacement leur information et de les aider à se conformer aux exigences de la Directive sur la tenue de documents. Ces activités sont réalisées au moyen de discussions sur les orientations avec les institutions nationales et internationales, de présentations lors de conférences, congrès, symposiums et forums et de développement et de présentation de séances de formation et de sensibilisation. Bibliothèque et Archives Canada facilite la disposition des documents gouvernementaux en offrant des conseils et un soutien en ce qui a trait à l'entreposage, à la préservation, à la destruction et au transfert des documents gouvernementaux. En outre, Bibliothèque et Archives Canada travaille en collaboration avec la communauté des bibliothèques fédérales afin d'assurer l'accès à l'information pertinente pour appuyer les décideurs dans leur prise de décision, et ce, en cultivant l'excellence des services de bibliothèque du gouvernement du Canada. Bibliothèque et Archives Canada mène des recherches sur des sujets d'intérêt pour les bibliothèques fédérales, coordonne l'acquisition de ressources d'information électronique pour les bibliothèques fédérales, soutient le Groupe de travail des sous-ministres adjoints (SMA) sur l'avenir des services des bibliothèques fédérales et gère les relations avec les partenaires des bibliothèques fédérales. Enfin, Bibliothèque et Archives Canada contribue de manière significative à rendre accessibles les documents gouvernementaux qui proviennent de différentes institutions et qui sont sous sa responsabilité en vertu de l'autorité légale que lui confère la Loi sur l'accès à l'information.

iii) Documentation de l'expérience canadienne : un des piliers du mandat de Bibliothèque et Archives Canada est d'assurer que la mémoire continue du Canada reflète la société canadienne et est d'intérêt pour les générations actuelles et futures. Les fonds et collections de Bibliothèque et Archives Canada se composent de documents publiés et non publiés présentés dans une variété de formats, tant analogiques que numériques. La majorité des acquisitions de Bibliothèque et Archives Canada sont effectuées dans un cadre législatif. Par exemple, les documents publiés canadiens doivent être déposés à Bibliothèque et Archives Canada par les éditeurs en vertu du Règlement sur le dépôt légal de publications. De même, les documents gouvernementaux à valeur archivistique doivent être transférés à Bibliothèque et Archives Canada dès qu'ils ont perdu leur valeur opérationnelle dans les organisations qui les ont créés en vertu de la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada. Bibliothèque et Archives Canada enrichit sa collection de l'expérience canadienne par l'acquisition, grâce à des dons et à des achats sélectifs, de matériel, en fonction de plusieurs critères rigoureux de manière à en assurer la cohérence et la pertinence.

iv) Conservation de la mémoire continue : Bibliothèque et Archives Canada gère une vaste collection de documents de divers formats, tant numériques qu'analogiques, qui doivent être conservés et mis à la disposition des Canadiens au fil du temps. Les approches de l'archivistique et de la bibliothéconomie relatives à la conservation des documents, tant les approches traditionnelles que celles à la fine pointe de la technologie, permettent non seulement la conservation des documents en format analogique, mais aussi la conservation à long terme des documents pertinents en format numérique. La conservation comprend l'ensemble des activités de gestion et des stratégies qui assurent l'intégrité et l'authenticité de la mémoire continue canadienne analogique et numérique, tout en en permettant l'accès actuel et à long terme. Les activités de conservation se divisent en plusieurs catégories. On y retrouve les activités liées à la gestion physique de la collection telles que l'entreposage et la circulation; celles liées à la restauration qui visent à prévenir la détérioration des documents et à réparer les dommages déjà subis par les documents; celles liées à la reproduction de préservation qui visent à créer des copies de remplacement afin de toujours assurer l'accès à des documents qui seraient autrement trop fragiles. Du côté numérique, des stratégies novatrices sont mises en œuvre pour maintenir l'accès aux documents dont les formats sont désuets et pour disposer d'un emplacement sécuritaire afin de protéger les documents dans leur format original.

v) Exploration des ressources documentaires : ce programme est axé sur la diffusion et la disponibilité des ressources documentaires canadiennes pour les Canadiens ou pour toute personne intéressée par le Canada, sa société et son expérience. Pour ce faire, des stratégies sont mises en place afin de permettre aux Canadiens d'accéder plus facilement aux ressources documentaires et d'accroître l'utilisation de ces mêmes ressources par l'ensemble du public. En rendant disponibles les ressources documentaires dont il est responsable ou dont d'autres organisations sont responsables, Bibliothèque et Archives Canada contribue à la création de connaissances nouvelles qui viennent accroitre le savoir concernant le Canada.

vi) Services internes : les services internes sont des groupes d'activités et de ressources connexes qui sont gérés de façon à répondre aux besoins des programmes et des autres obligations générales d'une organisation. Ces groupes sont les suivants : services de gestion et de surveillance, services des communications, services juridiques, services de gestion des ressources humaines, services de gestion des finances, services de gestion de l'information, services des technologies de l'information, services de gestion des biens, services de gestion du matériel, services de gestion des acquisitions et services de gestion des voyages et autres services administratifs. Les services internes comprennent uniquement les activités et les ressources destinées à l'ensemble d'une organisation et non celles fournies à un programme particulier.

 

2. Sommaire des principales conventions comptables

Ces états financiers ont été préparés conformément aux conventions comptables du gouvernement énoncées ci-après, lesquelles s'appuient sur les normes comptables canadiennes pour le secteur public. La présentation et les résultats qui découlent de l'utilisation des conventions comptables énoncées ne donnent lieu à aucune différence importante par rapport aux normes comptables canadiennes pour le secteur public.

Les principales conventions comptables sont les suivantes :

(a) Autorisations parlementaires
Bibliothèque et Archives Canada est financé par le gouvernement du Canada au moyen d'autorisations parlementaires. La présentation des autorisations consenties à Bibliothèque et Archives Canada ne correspond pas à la présentation des rapports financiers selon les principes comptables généralement reconnus étant donné que les autorisations sont fondées, dans une large mesure, sur les besoins de trésorerie. Par conséquent, les postes comptabilisés dans l'état des résultats et de la situation financière nette ministérielle ainsi que dans l'état de la situation financière ne sont pas nécessairement les mêmes que ceux qui sont prévus par les autorisations parlementaires. La note 3 présente un rapprochement entre les deux méthodes de présentation des rapports financiers.

Les montants des résultats prévus inclus dans l'état des résultats et de la situation financière nette ministérielle correspondent aux montants rapportés dans les états financiers prospectifs intégrés au Rapport sur les plans et les priorités 2011-2012. Les états financiers prospectifs de 2011-2012 ont été redressés afin de faire état des revenus nets des montants non disponibles à être dépensés à nouveau. Ce redressement a entraîné une augmentation de 30 000 $ au coût de fonctionnement net avant le financement du gouvernement et les transferts. En outre, les états financiers prospectifs ont aussi été reclassés afin de se conformer à la présentation de l'exercice en cours.

(b) Encaisse nette fournie par le gouvernement
Bibliothèque et Archives Canada fonctionne au moyen du Trésor, qui est administré par le receveur général du Canada. La totalité de l'encaisse reçue par Bibliothèque et Archives Canada est déposée au Trésor, et tous les décaissements faits par Bibliothèque et Archives Canada sont prélevés sur le Trésor. L'encaisse nette fournie par le gouvernement est la différence entre toutes les entrées de fonds et toutes les sorties de fonds, y compris les opérations entre les ministères au sein du gouvernement fédéral.

(c) Le montant à recevoir du Trésor (ou à lui verser)
Le montant à recevoir du Trésor (ou à lui verser) découle d'un écart temporaire entre le moment où une opération affecte les autorisations de Bibliothèque et Archives Canada et le moment où elle est traitée par le Trésor. Le montant à recevoir du Trésor correspond au montant net de l'encaisse que Bibliothèque et Archives Canada a le droit de prélever du Trésor sans autre affectation d'autorisations pour s'acquitter de ses passifs.

(d) Revenus :
i) Les ventes de marchandises et de produits d'information sont des revenus provenant de droits réglementaires et sont constatées dans les comptes en fonction des services fournis au cours de l'exercice.

ii) Les fonds reçus de tiers de l'extérieur à des fins précises sont comptabilisés à leur réception comme revenus reportés. Ils sont constatés dans l'exercice au cours duquel les charges connexes sont engagées.

iii) Les autres revenus sont comptabilisés dans l'exercice pendant lequel les opérations ou les faits sous-jacents surviennent.

iv) Les revenus qui ne sont pas disponibles à être dépensés à nouveau ne peuvent servir à acquitter les passifs de Bibliothèque et Archives Canada. Bien que l'on s'attende à ce que l'administrateur général maintienne le contrôle comptable, il n'a pas l'autorité sur la disposition des revenus non disponibles à dépenser à nouveau. Par conséquent, les revenus non disponibles à dépenser à nouveau sont considérés comme étant gagnés pour le compte du gouvernement du Canada et sont donc présentés en réduction du montant brut des revenus de l'entité.

(e) Charges — Les charges sont comptabilisées selon la méthode de la comptabilité d'exercice :
i) Les paiements de transfert sont comptabilisés à titre de charges lorsque les autorisations de paiement existent et que le bénéficiaire a satisfait aux critères d'admissibilité ou a rempli les conditions d'admissibilité établies dans le cadre du programme. En ce qui concerne les paiements de transfert ne faisant pas partie d'un programme existant, la charge est constatée lorsque le gouvernement annonce la décision d'effectuer un transfert ponctuel, dans la mesure où le Parlement a approuvé la loi habilitante ou l'autorisation de paiement avant que les états financiers ne soient achevés. Les paiements de transfert, qui deviennent remboursables lorsque les conditions spécifiées entrent en vigueur, sont comptabilisés en réduction des charges de transfert et comme montant à recevoir.

ii) Les indemnités de vacances et de congés compensatoires sont passées en charges au fur et à mesure que les employés en acquièrent le droit en vertu de leurs conditions d'emploi.

iii) Les services fournis gratuitement par d'autres ministères pour les locaux, les cotisations de l'employeur aux régimes de soins de santé et de soins dentaires et les indemnités des accidentés de travail sont comptabilisés à titre de charges de fonctionnement à leur coût estimatif.

(f) Avantages sociaux futurs
i) Prestations de retraite : Les employés admissibles participent au Régime de retraite de la fonction publique, un régime d'avantages sociaux multi employeurs administré par le gouvernement du Canada. Les cotisations de Bibliothèque et Archives Canada au régime sont passées en charges dans l'exercice au cours duquel elles sont engagées et elles représentent l'obligation totale de Bibliothèque et Archives Canada découlant du régime. La responsabilité de Bibliothèque et Archives Canada relative au régime de retraite se limite aux cotisations versées. Les excédents ou les déficits actuariels sont constatés dans les états financiers du gouvernement du Canada, répondant du régime.

ii) Indemnités de départ : Certains employés ont droit à des indemnités de départ, prévues dans leurs conventions collectives ou conditions d'emploi. Le coût de ces indemnités s'accumule à mesure que les employés rendent les services y donnant droit. Le coût des avantages sociaux gagnés par les employés est calculé à l'aide de l'information tirée des résultats du passif déterminé sur une base actuarielle au titre des prestations de départ pour l'ensemble du gouvernement.

(g) Débiteurs et avances
Les débiteurs et avances sont présentés au moindre du coût ou de la valeur nette de réalisation. Une provision est établie pour les débiteurs dont le recouvrement est incertain.

(h) Passif éventuel
Le passif éventuel représente des obligations possibles qui peuvent devenir des obligations réelles selon que certains événements futurs se produisent ou non. Dans la mesure où l'événement futur risque de se produire ou non et si l'on peut établir une estimation raisonnable de la perte, on comptabilise un passif estimatif et une charge. Si la probabilité ne peut être déterminée ou s'il est impossible de faire une estimation raisonnable du montant, l'éventualité est présentée dans les notes complémentaires aux états financiers.

(i) Opérations en devises
Les opérations en devises sont converties en dollars canadiens aux taux de change en vigueur à la date des opérations. Les actifs et les passifs monétaires libellés en devises sont convertis en dollars canadiens au taux de change en vigueur en date de fin d'exercice. Les gains et les pertes résultant de la conversion de devises sont présentés dans le poste dépenses diverses dans la note 11 sur l'information sectorielle.

 (j) Immobilisations corporelles
Toutes les immobilisations corporelles et les améliorations locatives dont le coût initial est d'au moins 10 000 $ sont comptabilisées à leur coût d'achat. Bibliothèque et Archives Canada n'inscrit pas à l'actif les biens incorporels, les œuvres d'art et les trésors historiques ayant une valeur culturelle, esthétique ou historique.

Tableau: Immobilisation corporelles

Les immobilisations corporelles sont amorties selon la méthode linéaire sur la durée de vie utile estimative de l'immobilisation, comme suit :

Ce tableau indique les catégories d'immobilisations de BAC et leur période d'amortissement pour l'exercice terminé le 31 mars 2012.

 
Catégorie d'immobilisations Période d'amortissement
Bâtiments 40 ans
Matériel et outillage 5-15 ans
Matériel informatique 3-10 ans
Logiciels 2-7 ans
Autres équipements 5-10 ans
Véhicules 3-15 ans
Améliorations locatives Le moindre du reste de la durée du bail ou de la vie utile de l'amélioration

Les immobilisations en cours de construction et les logiciels en cours de développement sont comptabilisés dans la catégorie applicable dans l'exercice au cours duquel elles deviennent utilisables et ne sont amorties qu'à partir de cette date.

(k) Collections
Les collections de Bibliothèque et Archives Canada sont présentées aux états financiers à la valeur nominale de 1 000 $. Les éléments de la collection sont comptabilisés à la dépense au cours de l'exercice où ils ont été acquis. Les éléments reçus de la part du gouvernement fédéral et des ministères ne sont pas présentés dans l'état de la situation financière.

(l) Incertitude relative à la mesure
La préparation des états financiers exige de la direction qu'elle fasse des estimations et pose des hypothèses qui influent sur les montants déclarés des actifs, des passifs, des revenus et des charges présentés dans les états financiers. Au moment de la préparation des présents états financiers, la direction considère que les estimations et les hypothèses sont raisonnables. Les principaux éléments pour lesquels des estimations sont faites sont le passif éventuel, le passif au titre d'avantages sociaux futurs et la durée de vie utile des immobilisations corporelles. Il se pourrait que les résultats réels diffèrent des estimations de manière significative. Les estimations de la direction sont examinées périodiquement et, à mesure que les ajustements deviennent nécessaires, ils sont constatés dans les états financiers de l'exercice où ils sont connus.

 

3. Autorisations parlementaires

Bibliothèque et Archives Canada reçoit la plus grande partie de son financement au moyen d'autorisations parlementaires annuelles. Les éléments comptabilisés dans l'état des résultats et de la situation financière nette ministérielle et dans l'état de la situation financière d'un exercice peuvent être financés au moyen d'autorisations parlementaires qui ont été approuvées dans un exercice précédent, pendant l'exercice en cours ou qui le seront dans un exercice futur. Par conséquent, les résultats des activités de fonctionnement nets de Bibliothèque et Archives Canada diffèrent selon qu'ils sont présentés selon le financement octroyé par le gouvernement ou selon la méthode de la comptabilité d'exercice. Les différences sont rapprochées dans les tableaux suivants :

(a) Rapprochement du coût de fonctionnement net et des autorisations parlementaires de l'exercice en cours utilisés :

Ce tableau concilie le coût de fonctionnement net aux crédits parlementaires utilisés de l'exercice en cours de BAC pour l'exercice terminé le 31 mars 2012. Les montants sont en milliers de dollars et présentent les années 2011 et 2012.

(en milliers de dollars)
Catégorie   2012 2011
Redressé
(note 14)
Coût de fonctionnement net avant le financement du gouvernement et les transferts 162 102 $ 169 823 $
 
Ajustements pour les postes ayant une incidence sur le coût de fonctionnement net, mais qui n'ont pas d'incidence sur les autorisations :
Services fournis gratuitement par d'autres ministères    (51 772)   (48 161)
Amortissement des immobilisations corporelles      (3 699)   (3 748)
Montant estimatif comptabilisé pour le réaménagement des effectifs      (3 000) -
Diminution (augmentation) des avantages sociaux futurs        4 630      (550)
Diminution (augmentation) des indemnités de
vacances et congés compensatoires
          326      (153)
Remboursement de charges des exercices antérieurs             58       183
Revenu non disponible pour dépenser au cours de l'exercice           223         86
Perte sur l'aliénation des immobilisations corporelles         (200)   (13 912)
Total des éléments qui ont une incidence sur le coût
de fonctionnement net, mais qui n'ont pas d'incidence sur les autorisations
   (53 434)   (66 255)
 
Ajustements pour les éléments sans incidence sur le coût de fonctionnement net, mais ayant une incidence sur les autorisations :
Acquisition d'immobilisations corporelles        3 361       8 298
Produits de l'aliénation d'immobilisations corporelles              (8) -
Total des éléments sans incidence sur le coût de fonctionnement,
       3 353       8 298
Autorisations de l'exercice en cours utilisées    112,021 $    111,866 $

[version textuelle : Rapprochement du coût de fonctionnement net et des autorisations parlementaires de l'exercice en cours utilisés]

(b) Autorisations fournies et utilisées

Ce tableau fournit le détail des autorisations de l'exercice en cours utilisées par BAC pour l'exercice terminé le 31 mars 2012. Les montants sont en milliers de dollars et présentent les années 2011 et 2012.

(en milliers de dollars)
 Catégorie 2012 2011
Autorisations fournies :
Crédit 50 - Dépenses de fonctionnement    90 855 $    104 603 $
Crédit 55 - Dépenses en capital    10 350      11 998
Montants législatifs    12 888      12 436
Autorisations disponibles de l'exercice  114 093    129 037
Moins :
Périmés : Fonctionnement       9 128       (4 071)
Périmés : Capital -             (2)
Périmés : Affectations bloquées   (10 874)     (13 009)
Total périmés     (1 746)     (17 082)
Autorisations disponibles pour emploi au cours des exercices ultérieurs        (326)           (89)
Autorisations de l'exercice en cours utilisées   112 021 $    111 866 $

[version textuelle : Autorisations fournies et utilisées]

4. Créditeurs et charges à payer

Le tableau ci-dessous présente les détails des créditeurs et des charges à payer de Bibliothèque et Archives Canada.

Ce tableau indique les créditeurs et charges à payer de BAC pour l'exercice terminé le 31 mars 2012. Les montants sont en milliers de dollars et présentent les années 2011 et 2012.

(en milliers de dollars)
 Catégorie 2012 2011
Créditeurs - autres ministères et organismes       1 166 $       1 234 $
Créditeurs - parties externes       4 814       6 072
Total des créditeurs       5 980       7 306
Charges à payer       3 413          110
Total des créditeurs et des charges à payer       9 393 $       7 416 $

[version textuell : Créditeurs et charges à payer]

Dans son Plan d'action économique 2012, le gouvernement du Canada a annoncé des mesures d'économie que les ministères doivent mettre en œuvre au cours des trois prochains exercices, à compter de 2012-2013. En conséquence, Bibliothèque et Archives Canada a comptabilisé au 31 mars 2012 une obligation au titre des prestations de cessation d'emploi d'un montant de 3 000 000 $ dans ses charges à payer pour les coûts estimatifs du réaménagement des effectifs.

5. Revenus reportés

Les revenus reportés représentent le solde à la fin de l'exercice des revenus non gagnés résultant de montants reçus de parties externes et réservés au financement des charges relatives à des projets spécifiques, ainsi que de montants correspondant à des droits versés avant la prestation des services connexes. Les revenus sont constatés au cours de la période où les charges sont engagées ou le service exécuté. Les détails des opérations de ce compte sont comme suit :

Ce tableau indique les revenus reportés de BAC pour l'exercice terminé le 31 mars 2012. Les montants présentent le solde d'ouverture des revenus reportés, les variations et le solde en fin d'exercice pour les années 2011 et 2012.

 (en milliers de dollars)
 Catégorie 2012 2011
Solde d'ouverture     946 $       427 $
Montants reçus     754    1 547
Revenus constatés   (692)   (1 028)
Solde de clôture net 1 008 $       946 $

[version textuelle : Revenus reportés]

 

6. Avantages sociaux futurs

a) Prestations de retraite :
Les employés de Bibliothèque et Archives Canada participent au Régime de retraite de la fonction publique, qui est parrainé et administré par le gouvernement du Canada. Les prestations de retraite s'accumulent sur une période maximale de 35 ans au taux de 2 % par année de services validables multiplié par la moyenne des gains des cinq meilleures années consécutives. Les prestations sont intégrées aux prestations du Régime de pensions du Canada et du Régime de rentes du Québec et sont indexées en fonction de l'inflation.

Tant les employés que Bibliothèque et Archives Canada versent des cotisations couvrant le coût du régime. En 2011-2012, les charges s'élèvent à 8 967 312 $ (8 527 526 $ en 2010-2011), soit environ 1,8 fois (1,9 en 2010-2011) les cotisations des employés.

La responsabilité de Bibliothèque et Archives Canada relative au régime de retraite se limite aux cotisations versées. Les excédents ou les déficits actuariels sont constatés dans les états financiers du gouvernement du Canada, en sa qualité de répondant du régime.

(b) Indemnités de départ :
Bibliothèque et Archives Canada verse des indemnités de départ aux employés en fonction de l'admissibilité, des années de service et du salaire à la cessation d'emploi. Ces indemnités ne sont pas capitalisées d'avance. Les prestations seront prélevées sur les autorisations futures.

Dans le cadre des négociations de conventions collectives avec certains groupes d'employés et les changements apportés aux conditions d'emploi des cadres et de certains employés non représentés, l'accumulation des indemnités de départ au titre du programme de paie des employés a cessé à compter de 2012. Les employés visés par ces changements ont eu la possibilité d'être payés immédiatement la valeur totale ou partielle des prestations accumulées à ce jour ou de percevoir la valeur totale ou restante de prestations à la cessation d'emploi dans la fonction publique. Ces modifications ont été intégrées dans le calcul de l'obligation d'indemnités de départ courues.

Au 31 mars, les indemnités de départ totalisaient

Ce tableau indique les avantages sociaux de BAC pour l'exercice terminé le 31 mars 2012. Les montants sont en milliers de dollars et présentent les obligations au titre des prestations constituées au début de l'exercice, les variations et les obligations au titre des prestations constituées en fin de l'exercice pour les années 2011 et 2012.

(en milliers de dollars)
 Catégorie 2012 2011
Obligation au titre des prestations constituées, début de l'exercice 16,540 $   15,990 $
Transferts à d'autres ministères au 15 novembre 2011 (note 11)     (349) -
Sous-total 16 191   15 990
Charge pour l'exercice   2 555     1 619
Prestations versées pendant l'exercice  (7 185)    (1 069)
Obligation au titre des prestations constituées, fin de l'exercice 11 561 $    16 540 $

[version textuelle : Avantages sociaux futurs]

7. Débiteurs et avances

Le tableau suivant présente les détails des débiteurs et des avances de Bibliothèque et Archives Canada :

Ce tableau fournit le détail des débiteurs et avances de BAC pour l'exercice terminé le 31 mars 2012. Les montants sont en milliers de dollars et présentent les années 2011 et 2012.

(en milliers de dollars)
 Catégorie 2012 2011
Débiteurs - autres ministères et organismes        327 $      281 $
Débiteurs – parties externes        107      109
Avances aux employés            9         7
Débiteurs        443 $      397 $

[version textuelle : Débiteurs et avances]

8. Immobilisations corporelles

Immobilisation corporelles : Tableau 1

Ce tableau indique les immobilisations corporelles de BAC pour l'exercice terminé le 31 mars 2012. Les montants sont en milliers de dollars et présentent les coûts pour les années 2011 et 2012.

(en milliers de dollars)
Coût Solde d'ouverture Acquisitions Ajustements
(1)
Aliénations et radiations Solde de clôture
Bâtiments     8 001 - - -      8 001
Matériel et outillage     1 021       14   (185) -         850
Matériel informatique   10 845     562 (6 960) (1 443)      3 004
Logiciels   15 738       49  9 441    (231)    24 997
Autres équipements   30 966     208   (249)      (80)    30 845
Véhicules        531 - -      (69)         462
Améliorations locatives     2 058 - -        (3)      2 055
Améliorations locatives en cours de construction        542     741 - -      1 283
Logiciels en cours de développement     8 068  1 787 (9 676) -         179
Coût   77 770  3 361 (7 629)   (1 826)    71 676

[version textuelle : Immobilisations corporelles - Tableau 1]

Ce tableau indique les immobilisations corporelles de BAC pour l'exercice terminé le 31 mars 2012. Les montants sont en milliers de dollars et présentent les amortissements cumulés pour les années 2011 et 2012.

Immobilisation corporelles : Tableau 2
(en milliers de dollars)
Amortissement cumulé Solde d'ouverture Amortissement Ajustements
(1)
Aliénations et radiations Solde de clôture
Bâtiments        33   200 - -      233
Matériel et outillage      730     34     (55) -      709
Matériel informatique   8 346    689 (4 656)  (1 429)   2 950
Logiciels   9 569 1 445    (221)       (40) 10 753
Autres équipements 17 221    985    (186)       (39) 17 981
Véhicules      410      52 -     (110)      352
Améliorations locatives -    294 - -      294
Amortissement cumulé  36 309 3 699 (5 118)  (1 618) 33 272

[version textuelle : Immobilisations corporelles - Tableau 2]

 

Ce tableau indique les immobilisations corporelles de BAC pour l'exercice terminé le 31 mars 2012. Les montants sont en milliers de dollars et présentent les valeurs comptables nettes pour les années 2011 et 2012.

Immobilisation corporelles : Tableau 3
(en milliers de dollars)
Valeur comptable nette 2012 2011
Bâtiments   7 768   7 968
Matériel et outillage      141      291
Matériel informatique        54   2 499
Logiciels 14 244   6 169
Autres équipements 12 864 13 745
Véhicules      110      121
Améliorations locatives   1 761   2 058
Améliorations locatives en cours de construction   1 283      542
Logiciels en cours de développement      179   8 068
Valeur comptable nette 38 404  41 461

[version textuelle : Immobilisations corporelles - Tableau 3]

(1) La colonne ajustement comprend les logiciels en cours de développement de 9 676 000 $ qui ont été transférés à la suite de l'achèvement des actifs; un transfert de Bibliothèque et Archives Canada à la Gendarmerie royale du Canada pour du matériel informatique dont la valeur comptable nette s'établit à 15 000 $; et un transfert en date du 15 novembre 2011, de Bibliothèque et Archives Canada à Services partagés Canada pour du matériel et outillage, du matériel informatique et des logiciels dont la valeur comptable nette s'établit à 2 496 000 $ (voir la note 11 pour le détail sur le transfert).

9. Collections

Bibliothèque et Archives Canada préserve la mémoire collective de la nation et du gouvernement du Canada en plus de contribuer à la protection des droits et de rehausser le sentiment d'identité nationale.

Bien que la valeur nominale attribuée à la collection dans ces états financiers est conforme aux normes du secteur public canadien, celle-ci n'est pas représentative de la valeur historique ou de la valeur marchande de la collection. Malgré le fait qu'elles ne sont pas capitalisées comme le sont d'autres actifs tels que les immeubles ou l'équipement, les collections sont des trésors irremplaçables ayant une valeur légale, probante, culturelle et, bien sûr, monétaire inestimable pour les Canadiens et Canadiennes d'aujourd'hui et de toutes les générations à venir. Celles-ci incluent le matériel documentaire remis sans frais par les ministères, et les publications reçues en vertu du dépôt légal, les éléments acquis ainsi que les éléments reçus à titre gracieux et pour lesquels un reçu aux fins d'impôts a pu être émis.

10. Opérations entre apparentés

En vertu du principe de propriété commune, Bibliothèque et Archives Canada est apparenté à tous les ministères, organismes et sociétés d'État du gouvernement du Canada. Bibliothèque et Archives Canada conclut des opérations avec ces entités dans le cours normal de ses activités et selon des modalités commerciales normales. En outre, au cours de l'exercice, Bibliothèque et Archives Canada a reçu gratuitement des services communs d'autres ministères, comme il est indiqué ci-dessous.

(a) Services communs fournis gratuitement par d'autres ministères :
Au cours de l'exercice, Bibliothèque et Archives Canada a reçu gratuitement des services de certaines organisations de services communs relatifs aux locaux, cotisations de l'employeur aux régimes de soins de santé et de soins dentaires et indemnisation des accidentés du travail. Ces services gratuits ont été constatés comme suit dans l'état des résultats et de la situation financière nette ministérielle :

Ce tableau indique les services fournis gratuitement à BAC pour l'exercice terminé le 31 mars 2012. Les montants sont en milliers de dollars et sont présentés pour les années 2011 et 2012.

(en milliers de dollars)
Catégorie   2012 2011
Installations 45 121 $ 42 068 $
Cotisations de l'employeur aux régimes de soins de santé et de soins dentaires   6 614   6 057
Indemnisation des accidentés du travail        37       36
Total 51 772 $ 48 161 $

[version textuelle : Services communs fournis gratuitement par d’autres ministères]

Le gouvernement a centralisé certaines de ses activités administratives de manière à optimiser l'efficience et l'efficacité de la prestation des programmes auprès du public. Le gouvernement fait donc appel à des organismes centraux et à des organismes de services communs, de sorte qu'un seul ministère fournisse gratuitement des services à tous les autres ministères et organismes. Le coût de ces services, qui comprennent les services de paye et d'émission des chèques offerts à tous les ministères et organismes par Travaux publics et services gouvernementaux Canada ainsi que les services d'audit offerts par le Bureau du vérificateur général, ne sont pas inclus dans l'état des résultats et de la situation financière nette ministérielle. Bibliothèque et Archives Canada offre de façon similaire, des services de référence et d'entreposage gratuitement à certains ministères, organismes et sociétés d'État du gouvernement du Canada.

(b) Administration de programmes pour le compte d'autres ministères :
Depuis septembre 2011, Bibliothèque et Archives Canada coordonne et administre les fonds du réseau des petits organismes fédéraux. Durant l'exercice, Bibliothèque et Archives Canada a engagé des charges de 262 761 $ pour le compte du réseau des petits organismes fédéraux. Ces charges sont constatées dans les états financiers des organismes membres et non dans ceux de Bibliothèque et Archives Canada.

(c) Autres transactions entre apparentés :

Ce tableau indique les autres transactions entre apparentés pour BAC pour l'exercice terminé le 31 mars 2012. Les montants sont en milliers de dollars et présentent les années 2011 et 2012.

(en milliers de dollars)
 Catégorie 2012 2011
Charges - autres ministères et organismes 12 756 $ 13 134 $
Revenus - autres ministères et organismes        41       69

Les charges et les revenus inscrits à la section (c) n'incluent pas les services communs fournis gratuitement qui sont inscrits dans la section (a).

[version textuelle : Autres transactions entre apparentés]

 

11. Transferts à destination d'autres ministères

À compter du 15 novembre 2011, Bibliothèque et Archives Canada a transféré la responsabilité de ses services de courriel, de centre de données et de réseau au ministère de Services partagés Canada conformément aux Décret du Conseil (DDC) 2011-1297, y compris la responsabilité de la gérance des éléments d'actif et de passif liés au programme. Par conséquent, le 15 novembre 2011, Bibliothèque et Archives Canada a transféré les éléments d'actif et de passif liés à de ses services de courriel, de centre de données et de réseau à Services partagés Canada :

Ce tableau fournit le détail du transfert de responsabilité pour les services de courriel, le centre de données et de réseau à Services partagés Canada, en vigueur le 15 novembre 2011. Les montants sont présentés en milliers de dollars.

Tableau : 11. Transferts à destination d'autres ministères

(en milliers de dollars)
Catégorie   2012
Actifs
Immobilisations corporelles (valeur comptable nette) (note 8)      2 496 $
Total des actifs transférés      2 496
Passifs
Indemnités de vacances et congés compensatoires         107
Avantages sociaux futurs (note 6)         349
Total des passifs transférés         456
Ajustement à la situation financière nette ministérielle      2 040 $

[version textuelle : Transferts à destination d’autres ministères]

De plus, les chiffres correspondants de 2011 ont été reclassés à l'état des résultats et de la situation financière nette ministérielle pour que soient présentées les charges liées aux activités transférées.

Pendant la période de transition, Bibliothèque et Archives Canada a continué d'administrer les activités transférées pour le compte de Services partagés Canada. Les charges administrées représentent 1 964 000 $ pour l'exercice. Ces charges ne sont pas enregistrées dans ces états financiers.

12. Information sectorielle

La présentation de l'information sectorielle est fondée sur l'architecture des activités de programme de Bibliothèque et Archives Canada. La présentation par secteur est fondée sur les mêmes conventions comptables décrites à la note 2, Sommaire des principales conventions comptables. Le tableau qui suit présente les charges engagées et les revenus générés par les principales activités de programme, par principaux articles de dépenses et types de revenus. Voici les résultats de chaque segment pour la période :

Tableau: Information sectorielle

 

13. Information comparative

Les chiffres de l'exercice précédent ont été reclassés afin de les rendre conformes à la présentation adoptée pour l'exercice en cours.

14. Modification comptable

En 2011, des modifications ont été apportées à la Norme comptable 1.2 du Conseil du Trésor — États financiers des ministères et organismes pour améliorer la divulgation de l'information financière des ministères et organismes gouvernementaux. Les modifications entrent en vigueur pour les exercices financiers se terminant le 31 mars 2012 et les exercices ultérieurs. Les changements principaux aux états financiers de Bibliothèque et Archives Canada sont décrits ci-dessous. Ces modifications ont été appliquées sur une base rétroactive et les informations comparatives pour 2010-2011 ont été redressées.

La dette nette (représentant les passifs moins les actifs financiers) est maintenant présentée dans l'état de la situation financière. Pour accompagner ce changement, Bibliothèque et Archives Canada présente maintenant un état de la variation de la dette nette et ne présente plus un état de l'avoir.

Les revenus et les comptes débiteurs connexes sont maintenant présentés avec déduction faite des montants de revenus non disponibles à dépenser à nouveau dans l'état des résultats et de la situation financière nette ministérielle et dans l'état de la situation financière. Ce changement a eu pour incidence d'augmenter le coût de fonctionnement net après le financement du gouvernement et les transferts de 31 000 $ en 2012 (28 000 $ en 2011).

Le financement du gouvernement et les transferts, ainsi que le crédit lié aux services fournis gratuitement par d'autres ministères, sont maintenant constatés dans l'état des résultats et de la situation financière nette de Bibliothèque et Archives Canada sous le « coût de fonctionnement net avant le financement du gouvernement et les transferts ». Par le passé, Bibliothèque et Archives Canada constatait ces transactions directement dans l'état de l'avoir du Canada. Ce changement a eu pour incidence de réduire le coût de fonctionnement net après le financement du gouvernement et les transferts qui se chiffraient à 161 214 000 $ en 2012 (159 827 000 $ en 2011).

Tableau : 14. Modification comptable

Ce tableau indique les modifications effectuées pour se conformer à la nouvelle Norme comptable 1.2 du Conseil du Trésor – États financiers des ministères et organismes pour améliorer la divulgation de l'information financière. Ces modifications ont été appliquées sur une base rétroactive et les informations comparatives pour 2011 ont été redressées. Les montants sont en milliers de dollars.

(en milliers de dollars)
 Catégorie

2011

Avant ajustement

Effet de la modification

2011

Redressé

État des résultats et de la situation financière nette ministérielle ​- ​- ​-
Revenus      506 $         (28) $       478 $
Financement du gouvernement et transferts ​- ​-
Encaisse nette fournie par le gouvernement -  114 948 114 948
Variations des montants à recevoir du Trésor -    (3 422)   (3 422)
Services fournis gratuitement par d'autres ministères -    48 161   48 161
Autre transfert d'actif et de passif entre ministères -         140        140

[version textuelle : Modification comptable

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