Rapport financier trimestriel pour le trimestre terminé le 30 septembre 2012

Compte rendu soulignant les résultats, les risques et les changements importants quant au fonctionnement, au personnel et aux programmes

1. Introduction

 
Le présent rapport trimestriel a été préparé par Bibliothèque et Archives Canada (BAC) tel qu'exigé par l'article 65.1 de la Loi sur la gestion des finances publiques, et selon les modalités prescrites par le Conseil du Trésor (CT). Ce rapport trimestriel devrait être lu de concert avec le Budget principal des dépenses de 2012-2013 et les Budgets supplémentaires des dépenses (A) de même qu'avec le Plan d'action économique 2012 du Canada (Budget 2012).
 
Ce rapport trimestriel n'a pas fait l'objet d'une vérification ou d'un examen indépendant.

1.1 Mandat de Bibliothèque et Archives Canada


Bibliothèque et Archives Canada est une organisation ministérielle qui relève du ministère du Patrimoine canadien. Créée en 2004 lors de l'entrée en vigueur de la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada, son mandat est de :
  • préserver le patrimoine documentaire pour les générations présentes et futures;
  • être une source de savoir permanent accessible à tous, qui contribue à l'épanouissement culturel, social et économique de la société libre et démocratique que constitue le Canada;
  • faciliter au Canada la concertation des divers milieux intéressés à l'acquisition, à la préservation et à la diffusion du savoir;
  • servir de mémoire permanente de l'administration fédérale et de ses institutions. 

1.2 Méthode de présentation du rapport


Ce rapport trimestriel a été préparé par BAC en utilisant une comptabilité axée sur les dépenses. L'état des autorisations joint à ce rapport inclut les autorisations de dépenser de BAC accordées par le Parlement et utilisées par le ministère, de manière cohérente avec le Budget principal des dépenses et les Budgets supplémentaires des dépenses (A) pour l'exercice 2012-2013. Ce rapport financier trimestriel a été préparé en utilisant un référentiel à usage particulier conçu pour répondre aux besoins d'information financière à l'égard de l'utilisation des autorisations de dépenser.
 
Le gouvernement ne peut dépenser sans l'autorisation préalable du Parlement. Les autorisations sont accordées par l'entremise de lois de crédits, sous forme de limites annuelles, ou par l'entremise de lois sous forme de pouvoirs législatifs de dépenser à des fins déterminées.
 
Lorsque le Parlement est dissous pour la tenue d'une élection générale, l'article 30 de la Loi sur la gestion des finances publiques autorise le gouverneur général, sous certaines conditions, à émettre un mandat spécial autorisant le gouvernement à retirer des fonds du Trésor. Un mandat spécial est considéré comme un crédit relatif à l'exercice au cours duquel il a été établi.
 
Le ministère utilise la méthode de la comptabilité d'exercice intégrale pour la préparation de ses états financiers annuels qui font partie du processus de rapport sur le rendement ministériel. Toutefois, les pouvoirs de dépenser votés par le Parlement sont encore en fonction d'une comptabilité axée sur les dépenses.
 
Dans le cadre des travaux des subsides du Parlement, le Budget principal des dépenses doit être déposé au Parlement le ou avant le 1er mars précédant le début du nouvel exercice. Le Budget 2012 a été déposé au Parlement le 29 mars, après le dépôt du Budget principal des dépenses le 28 février 2012. Par conséquent, les mesures annoncées dans le Budget 2012 ne figurent pas dans le Budget principal des dépenses 2012-2013.
 
Pour l'exercice 2012-2013, des affectations bloquées dans les crédits ministériels seront établies par le Conseil du Trésor en vue d'empêcher que les fonds déjà réservés pour des mesures d'économies dans le Budget 2012 ne soient dépensés. Au cours des exercices suivants, les modifications aux autorisations ministérielles seront mises en œuvre par l'intermédiaire de la Mise à jour annuelle des niveaux de référence, approuvée par le Conseil du Trésor, et figureront dans les Budgets principaux des dépenses ultérieurs déposés au Parlement.
 

2. Faits saillants des résultats financiers trimestriels et cumulatifs

2.1 État des autorisations

 
Tel que présenté dans l'état des autorisations ci-joint, les autorisations totales disponibles au 30 septembre représentent 119,7 millions de dollars en 2012-2013 et 116,7 millions de dollars en 2011-2012. Le graphique ci-dessous présente une ventilation détaillée des autorisations par exercice financier :
 
Ventilation détaillée des autorisations
(en dollars)
 
Ce tableau indique la ventilation détaillée des autorisations. Les montants présentent, en dollars, les autorisations détaillées pour les trimestres terminés le 30 septembre 2012 et le 30 septembre 2011.
 
Ventilation détaillée des autorisations
Pour le trimestre terminé le 30 septembre 2012
Pour le trimestre terminé le 30 septembre 2011
Budget principal des dépenses
117 743 529
112 959 833
Budget supplémentaire des dépenses (A)
 222 903
0
Produits de la vente de biens excédentaires de l'État
281 127
125 686
Crédit 25 – report du budget de fonctionnement
1 438 721
3 637 980
 Autorisations totales disponibles
119 686 280
116 723 499
 
La diminution globale nette de 2,9 millions de dollars entre les crédits totaux disponibles des deux exercices financiers dans l'état des autorisations ci-joint est principalement attribuable à ce qui suit :
  • une hausse de 8,7 millions de dollars pour la transformation du bien immobilier situé à Gatineau (Québec) en tant qu'installation pour l'entreposage des collections avec rayonnage à haute densité;
  • une diminution de 3,6 millions de dollars pour le transfert permanent à Services partagés Canada pour l'examen des services administratifs (ESA);
  • une diminution de 2,2 millions de dollars reçue comme report du budget de fonctionnement;
  • une diminution nette de 0,5 million de dollars pour les régimes d'avantages sociaux des employés (postes législatifs) et le financement reçu pour les conventions collectives;
  • une augmentation de 0,2 million de dollars reliée au transfert de Patrimoine canadien pour des activités d'acquisition et de conservation du film sous la composante de préservation et d'accès dans la Politique canadienne du long métrage;
  • une augmentation de 0,1 million de dollars pour le transfert permanent de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada pour le transfert de la garde du Centre de préservation de pellicule de nitrate;
  • une augmentation de 0,2 million de dollars de produits de la vente de biens excédentaires de l'État.

2.2 État des dépenses ministérielles budgétaires par article courant 

 
Les cumuls des crédits utilisés au 30 septembre 2012 sont comparables à l'exercice précédent pour la même période sauf pour les variances suivantes :
 
On note un écart significatif au niveau des dépenses de « personnel ». Cette diminution de 4,8 millions de dollars (soit 41,2 millions de dollars en 2012-2013 et 46 millions de dollars en 2011-2012) est principalement expliquée par :
 
  • une diminution de 4,2 millions de dollars pour des montants payés aux employés de BAC relativement à l'entente de principe sur l'indemnité de départ lors du renouvellement de leurs conventions collectives;
  • une diminution nette de 0,6 million de dollars de dépenses salariales liées au réaménagement des effectifs telles que les mesures de soutien à la transition ainsi que les économies résultant de départs d'employés. 
Une augmentation significative de 8,2 millions de dollars (8,2 millions de dollars en 2012-2013 et 0 million en 2011-2012) des dépenses « d'acquisitions de terrains, de bâtiments et ouvrages » est principalement expliquée par les dépenses en capital reliées à la transformation du bien immobilier situé à Gatineau (Québec) en tant qu'installation pour l'entreposage des collections avec rayonnage à haute densité. La construction de ce bien immobilier a débuté en janvier 2012, ce qui explique pourquoi il n'y avait aucune dépense en capital à cette date au cours de l'exercice précédent.
 
Une diminution significative de 1,7 million de dollars (1,6 million en 2012-2013 et 3,3 millions en 2011-2012) des dépenses « services professionnels et spéciaux », principalement expliquée par une diminution de nombre de contrats octroyés dans le domaine des services de conseillers en gestion et de services de conseillers en technologie de l'information, ainsi qu'au niveau des services d'aide temporaire. De plus, la nouvelle situation de multi-locataire de BAC lui permet de partager une portion de ses coûts de commissionnaires avec d'autres locataires.
 
Une diminution significative de 1,1 million de dollars (25 mille dollars en 2012-2013 et 1,2 million en 2011-2012) en « paiements de transfert » résultant de la mise en œuvre du Budget 2012 relatif à l'annulation du Programme national de développement des archives (PNDA).
 
Suite à la création de Services partagés Canada (SPC) le 4 août 2011 et de l'adoption subséquente du décret C.P. 2011-1297 le 15 novembre 2011, certaines responsabilités de 43 ministères et organismes ont été transférées à SPC. Ces dépenses, qui ne sont plus payées par BAC en 2012-2013, l'étaient au 30 juin de l'exercice financier 2011-2012. Ces dépenses se situent principalement sous les articles courants « transports et communications », « location », « services de réparation et d'entretien » et « acquisition de matériel et d'outillage ».
 
En 2012-2013, pour assurer le respect des nouvelles exigences du receveur général du Canada, BAC a effectué des réalignements internes de ses dépenses, ce qui a entraîné des dépenses négatives pour le trimestre se terminant le 30 septembre 2012 sous les articles courants « services de réparation et d'entretien » et « acquisition de matériel et d'outillage ». 

3. Risques et incertitudes

 
Le mandat de BAC et les résultats stratégiques présentent quatre risques stratégiques :
 
  • Le patrimoine documentaire essentiel n'est pas acquis.
  • Le patrimoine documentaire n'est pas conservé pour les générations futures.
  • Le patrimoine documentaire n'est pas accessible à la population.
  • Les ressources d'information du gouvernement ne sont pas gérées adéquatement. 
Un autre risque opérationnel est que, suite à l'émergence des nouvelles technologies, BAC fait face à une surabondance du patrimoine documentaire canadien. La modernisation initiée par BAC en 2009 constitue une réponse à ces risques stratégiques par laquelle BAC examinera tous les aspects de ses activités en vue d'instaurer une orientation politique précise, une gouvernance efficace et une prise de décision éclairée.
 
BAC est financé principalement au moyen d'autorisations parlementaires pour ses dépenses de fonctionnement, ses dépenses en capital et ses dépenses de subventions et contributions. BAC est également financé partiellement à l'aide de types de revenus disponibles particuliers. Par contre, le montant de ces recettes est négligeable.
 
Tel qu'annoncé dans le Budget fédéral 2012, le budget annuel de BAC sera réduit de 9,6 millions de dollars d'ici 2014-2015, ce qui représente une diminution d'environ 10 % de son budget total. Les dépenses les plus importantes de BAC se situent au niveau de son personnel. Considérant que les ministères ne reçoivent plus de fonds pour les hausses de rémunération et de salaires découlants des conventions collectives négociées, ceci a un impact important sur l'utilisation du crédit de fonctionnement de BAC. BAC estime l'impact de cette initiative pangouvernementale à un montant d'environ 1 million de dollars par an et ce, de façon cumulative au cours des prochaines années. BAC assure la mise en œuvre de ces mesures par la gestion de ses ressources Ceci est obtenu au moyen de réallocations de budgets au sein de BAC, soutenu par un suivi rigoureux de la dotation de personnel et des dépenses, en lien avec une planification stratégique de ses opérations, de ses ressources humaines et de ses ressources financières.

4. Changements importants quant au fonctionnement, au personnel et aux programmes

 
Le projet de modernisation de BAC continuera à orienter les priorités organisationnelles en 2012-2013 et au-delà. Comme l'indiquait le Rapport sur les plans et les priorités 2011-2012, cela représente la façon dont BAC s'adapte à un monde où les technologies numériques ont transformé la nature et le volume des ressources documentaires, ainsi que la façon dont la grande majorité des Canadiens créent, recherchent, consultent et utilisent l'information. Cela permettra de satisfaire les attentes grandissantes du public, qui souhaite un accès rapide à un patrimoine documentaire représentant la société canadienne dans toute sa diversité.
 
Le projet a débuté en 2009 par un travail analytique et conceptuel. En 2010-2011, afin de traduire les concepts sous-jacents en une suite d'importants changements à son fonctionnement de base, BAC a élaboré et commencé à mettre en œuvre une série de 12 initiatives de modernisation et d'innovation visant l'obtention de résultats concrets.
 
BAC a regroupé ces 12 initiatives en fonction de six priorités organisationnelles, lesquelles sont exposées dans le Rapport sur les plans et les priorités 2011-2012. Ces priorités demeurent essentiellement les mêmes, bien que quelques modifications aient été apportées à leur formulation afin de refléter les progrès accomplis dans leur mise en œuvre à grande échelle.
 
  1. BAC entreprendra la mise en œuvre du nouveau modèle de prestation de services pour améliorer l'accès à ses ressources documentaires.
  2. BAC concevra et mettra en place un modèle pansociétal pour encadrer la prise de décisions en matière d'évaluation et d'acquisition.
  3. BAC adoptera une approche plus collaborative pour réaliser son mandat.
  4. BAC reverra toutes ses méthodes pour décrire et structurer ses ressources documentaires afin d'en améliorer la diffusion et l'accessibilité.
  5. BAC adaptera la gestion de ses ressources documentaires.
  6. BAC adoptera un nouveau modèle pour ses opérations internes et veillera à ce que son personnel possède les compétences requises pour réaliser son mandat. 
Les changements à effectuer pour respecter ces priorités exigeront de BAC qu'il modifie ses modes de gestion et d'utilisation des ressources. Dans le cadre du Processus et ressources internes soutenant la modernisation (PRISM)1, BAC a établi des priorités afin d'orienter la réaffectation de ses ressources. Dans ce contexte, il accordera une attention particulière à la production d'outils clés.

5. Mise en œuvre du Budget 2012

 
La présente section donne un aperçu des mesures d'économie annoncées dans le Budget 2012. Les mesures d'économie pour BAC sont de 3,5 millions de dollars en 2012-2013; 6,6 millions de dollars en 2013-2014 et 9,6 millions de dollars en 2014-2015 et pour les exercices suivants. Ces mesures seront mises en œuvre dans le but de recentrer le gouvernement et les programmes, de faciliter les rapports des Canadiens et des entreprises avec leur gouvernement ainsi que de moderniser et de rationaliser les services administratifs.
 
Budget consacré aux acquisitions : le budget de 0,4 million de dollars prévu pour faire l'achat de documents  et de collections spéciales a été aboli. Ces achats se feront dorénavant à l'intérieur du processus d'acquisition régulier de BAC selon les ressources disponibles.
 
Programme national de développement des archives (PNDA) : Suite au Budget 2012, le PNDA a cessé ses activités et certains coûts de cessation ont été encourus en 2012-2013.
 
La réduction des dépenses liée aux cinq autres programmes de BAC affectés par le Budget 2012 ont une incidence au niveau des salaires puisqu'il s'agit d'une réduction des effectifs.

Il existe une incertitude financière liée au réaménagement des effectifs due à des options offertes aux employés en vertu des politiques pertinentes et à des conventions collectives. BAC continue de surveiller attentivement ces situations afin d'ajuster ses plans budgétaires en conséquence.

Approbation des cadres supérieurs
 
Approuvé par :
 
 
 
_________________________________________
Daniel J. Caron, Ph. D.
Administrateur général et Bibliothécaire et archiviste du Canada
  et Président, groupe des Chefs des organismes fédéraux
Le 29 novembre 2012
 
 
 
 
_________________________________________
Mark C. Melanson, CGA
Dirigeant principal des finances
Le 27 novembre 2012
 

État des autorisations (non vérifié)
(en dollars)
 
Ce tableau indique les autorisations. Les montants présentent, en dollars, les autorisations pour l'exercice 2012-2013, incluant les crédits totaux disponibles pour l'exercice se terminant le 31 mars 2013; les crédits totaux utilisés pour le trimestre terminé le 30 septembre 2012; et le cumul des crédits utilisés à la fin du trimestre. Les montants présentent, en dollars, les autorisations pour l'exercice, 2011-2012, incluant les crédits totaux disponibles pour l'exercice se terminant le 31 mars 2012; les crédits totaux utilisés pour le trimestre terminé le 30 septembre 2011; et le cumul des crédits utilisés à la fin du trimestre.
 
Autorisations
Exercice 2012-2013 :
Crédits totaux disponibles pour l'exercice se terminant le 31 mars 2013 * **
Exercice 2012-2013 :
Crédits utilisés pour le trimestre terminé le 30 septembre 2012
Exercice 2012-2013 : Cumul des crédits utilisés à la fin du trimestre
Exercice 2011-2012 :
Crédits totaux disponibles pour l'exercice se terminant le 31 mars 2012 *
Exercice 2011-2012 :
Crédits utilisés pour le trimestre terminé le 30 septembre 2011
Exercice 2011-2012 :
Cumul des crédits utilisés à la fin du trimestre
Crédit 55 (2012-2013) et crédit 50 (2011-2012) -  Dépenses nettes de fonctionnement
88 777 080
22 147 217
39 266 472
94 493 147
27 595 241
49 039 528
Crédit 60 (2012-2013) et crédit 55 (2011-2012) - Dépenses en capital
19 352 500
6 513 901
8 198 560
10 350 000
0
0
Autorisations législatives et budgétaires - Contributions aux régimes d'avantages sociaux des employés et dépenses des produits de la vente de biens excédentaires de l'État
11 556 700
2 818 893
5 637 786
11 880 352
2 938 666
5 877 333
Autorisations budgétaires totales
119 686 280
31 480 011
53 102 818
116 723 499
30 533 907
54 916 861
Autorisations non-budgétaires
0
0
0
0
0
0
Autorisations totales
119 686 280
31 480 011
53 102 818
116 723 499
30 533 907
54 916 861
* N'inclut que les Autorisations disponibles pour l'exercice et accordées par le Parlement à la fin du trimestre.
**Les « crédits totaux disponibles » ne tiennent pas compte des mesures annoncées dans le Budget 2012.
 
Dépenses ministérielles budgétaires par article courant (non vérifié)
(en dollars)
 
Ce tableau indique les dépenses ministérielles budgétaires. Les montants présentent en dollars, les dépenses par article courant; les dépenses budgétaires brutes totales; les dépenses budgétaires brutes totales moins les revenus affectés aux dépenses; et les dépenses budgétaires nettes totales pour l'exercice 2012-2013, les nombres sont organisés selon les dépenses totales prévues pour l'exercice se terminant le 31 mars 2013; les dépenses totales pour le trimestre terminé le 30 septembre 2012; et le cumul des crédits utilisés à la fin du trimestre. Les montants présentent en dollars, les dépenses par article courant; les dépenses budgétaires brutes totales; les dépenses budgétaires brutes totales moins les revenus affectés aux dépenses; et les dépenses budgétaires nettes totales pour l'exercice 2011-2012; les nombres sont organisés selon les dépenses totales prévues pour l'exercice se terminant le 31 mars 2012; les dépenses totales pour le trimestre terminé le 30 septembre 2011; et le cumul des crédits utilisés à la fin du trimestre.
 
 
Exercice 2012-2013:
Dépenses prévues pour l'exercice se terminant
le 31 mars 2013* **
Exercice 2012-2013:
Dépensées durant le trimestre terminé
le 30 septembre 2012
Exercice 2012-2013:
Cumul des crédits utilisés à la fin du trimestre
Exercice 2011-2012:
Dépenses prévues pour l'exercice se terminant le 31 mars 2012*
Exercice 2011-2012:
Dépensées durant le trimestre terminé
le 30 septembre 2011
Exercice 2011-2012:
Cumul des crédits utilisés à la fin du trimestre
Dépenses :
Personnel
75 341 328
22 409 091
41 156 078
77 058 364
24 269 501
45 989 242
Transports et communications
2 546 662
174 467
369 940
2 772 701
592 792
935 702
Information
 377 523
39 363
77 704
888 017
35 547
41 726
Services professionnels et spéciaux
11 325 346
1 245 906
1 655 295
13 304 891
2 256 717
3 342 528
Location
2 641 627
621 812
663 937
2 097 457
649 575
1 318 169
Services de réparation et d'entretien
1 835 924
-102 133
88 846
2 420 109
271 287
442 036
Services publics, fournitures et approvisionnements
1 998 565
159 535
244 152
3 463 201
382 992
598 308
Acquisition de terrains, de bâtiments et ouvrages
19 352 500
6 513 901
8 198 560
10 350 000
0
0
Acquisition de matériel et d'outillage
3 030 584
-56 473
101 876
3 172 759
513 714
600 947
Paiements de transfert
1 746 000
25 035
25 035
1 746 000
1 168 128
1 168 128
Autres subventions et paiements
40 221
492 411
624 562
0
471 527
653 475
Dépenses budgétaires brutes totales
120 236 280
31 522 915
53 205 985
117 273 499
30 611 780
55 090 261
Moins les revenus affectés aux dépenses :
Recettes à valoir sur le crédit
550 000
42 904
103 167
550 000
77 873
173 400
Total des revenus affectés aux dépenses
550 000
42 904
103 167
550 000
77 873
173 400
Dépenses budgétaires nettes totales
119 686 280
31 480 011
53 102 818
116 723 499
30 533 907
54 916 861
* N'inclut que les Autorisations disponibles pour l'exercice et accordées par le Parlement à la fin du trimestre.
** Les « Dépenses prévues » ne tiennent pas compte des mesures annoncées dans le Budget 2012.
 

1 Le PRISM est un processus de réinvestissement à l'échelle de l'institution qui vise à répartir les ressources de BAC de manière optimale afin de respecter les priorités d'affaires. Ces réaffectations permettront à BAC de poursuivre ses activités tout en réalisant de nouveaux projets qui s'avèrent nécessaires pour soutenir l'enrichissement du patrimoine documentaire dont il a la garde, qu'il doit préserver et rendre accessible à un nombre grandissant de Canadiens.
 
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