Rapport financier trimestriel - Pour le trimestre terminé le 30 septembre 2015

Compte rendu soulignant les résultats, les risques et les changements importants quant au fonctionnement, au personnel et aux programmes

1. Introduction

Le présent rapport trimestriel a été préparé par Bibliothèque et Archives Canada (BAC) tel qu'exigé par l'article 65.1 de la Loi sur la gestion des finances publiques, et selon les modalités prescrites par le Conseil du Trésor. Ce rapport trimestriel devrait être lu en conjonction avec le Budget principal des dépenses de 2015-2016 et le Budget supplémentaire des dépenses (A).

Ce rapport trimestriel n'a pas fait l'objet d'une vérification ou d'un examen indépendant.

1.1 Mandat de Bibliothèque et Archives Canada

Bibliothèque et Archives Canada est un organisme ministériel faisant partie du portefeuille de Patrimoine canadien. Créé en 2004 par la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada, son mandat est de :

  • préserver le patrimoine documentaire du Canada pour les générations actuelles et futures;
  • être une source de savoir permanent accessible à tous, qui contribue à l'épanouissement culturel, social et économique de la société libre et démocratique que constitue le Canada;
  • faciliter au Canada la concertation des divers milieux intéressés à l'acquisition, à la préservation et à la diffusion du savoir;
  • servir de mémoire permanente de l'administration fédérale et de ses institutions.

1.2 Méthode de présentation du rapport

Ce rapport trimestriel a été préparé par BAC en utilisant une comptabilité axée sur les dépenses. L'état des autorisations joint à ce rapport inclut les autorisations de dépenser accordées par le Parlement et utilisées par BAC, de manière cohérente avec le Budget principal des dépenses et le Budget supplémentaire des dépenses (A) pour l'exercice 2015-2016. Il a été préparé en utilisant un référentiel à usage particulier conçu pour répondre aux besoins d'information financière à l'égard de l'utilisation des autorisations de dépenser.

Le gouvernement ne peut dépenser sans l'autorisation préalable du Parlement. Les autorisations sont accordées par l'entremise de lois de crédits, sous forme de limites annuelles, ou par l'entremise de lois sous forme de pouvoirs législatifs de dépenser à des fins déterminées.

Lorsque le Parlement est dissout pour la tenue d'une élection générale, l'article 30 de la Loi sur la gestion des finances publiques autorise le gouverneur général, sous certaines conditions, à émettre un mandat spécial autorisant le gouvernement à retirer des fonds du Trésor. Un mandat spécial est considéré comme un crédit relatif à l'exercice au cours duquel il a été établi.

BAC utilise la méthode de comptabilité d'exercice intégrale pour la préparation de ses états financiers annuels, lesquels font partie du processus de rapport sur le rendement ministériel. Toutefois, les pouvoirs de dépenser votés par le Parlement sont encore préparés en fonction d'une comptabilité axée sur les dépenses.

2. Faits saillants des résultats financiers trimestriels et cumulatifs

2.1 État des autorisations

Tel qu'il est présenté dans l'état des autorisations ici-bas, les autorisations totales disponibles au 30 septembre représentent 96,7 millions de dollars en 2015-2016 et 100,6 millions de dollars en 2014-2015. Le tableau ci-dessous présente une ventilation détaillée des autorisations par exercice financier :

État des autorisations (non vérifié)
(en dollars)

Ce tableau présente, pour chaque autorisation (crédit/législative), le code d'autorisation, la description du crédit ou de l'autorisation, ainsi que le montant de l'autorisation (en dollars) pour les trimestres se terminant le 30 septembre 2015 et le 30 septembre 2014.

Autorisation
Crédit/législative

Code d'autorisation

Description

Pour le trimestre terminé le 30 septembre 2015

Pour le trimestre terminé le 30 septembre 2014

Crédit 1

B110

Dépenses du programme

88 645 379

91 565 281

Crédit 1

B130

Recettes à valoir sur le crédit

- 1 779 000

- 550 000

L

A131

Dépenses des produits de la vente de biens excédentaires de l'État

54 617

144 209

L

A140

Contributions aux régimes d'avantages sociaux des employés

9 828 389

9 433 379

Autorisations totales

 

 

96 749 385

100 592 869

 

La diminution globale nette de 3.9 millions de dollars entre les crédits totaux disponibles des deux exercices financiers est principalement attribuable à ce qui suit :

  • Une diminution de 3,1 millions de dollars pour les coûts liés à la transformation du bien immobilier situé à Gatineau (Québec) en installation pour l’entreposage des collections avec rayonnage à haute densité; 
  • Une diminution de 0,9 million de dollars de report de budget de fonctionnement et report du budget de capital ; 
  • Une diminution de 0,4 million de dollars en lien avec le transfert de Patrimoine canadien à BAC dans le cadre des Fonds de la musique du Canada, volet souvenirs de la musique canadienne en soutien à l'acquisition, l’accès et la préservation des enregistrements sonores canadiens. Pour l’année financière 2015-2016, ce transfert sera effectué à travers les budgets supplémentaires. 
  • Une augmentation globale de 0,7 million de dollars principalement expliquée par un rajustement à la rémunération compensant les augmentations de dépenses salariales liées aux conventions collectives et aux régimes d'avantages sociaux des employés (postes législatifs).

De plus, les recettes à valoir sur le crédit ont augmenté de 1,2 million de dollars à la suite de la signature du protocole d'entente interministériel entre BAC et Affaires autochtones et Développement du Nord Canada visant à fournir à la Commission de vérité et réconciliation du Canada tous les documents gouvernementaux sous la garde et le contrôle de BAC en lien avec les pensionnats indiens. Cette autorité sur les recettes à valoir sur le crédit a été octroyée à BAC au cours du 3e trimestre de 2014-2015 alors qu'en 2015-2016, les crédits ont été reçus dès le début d'année.

2.2 État des dépenses ministérielles budgétaires par article courant

Tel qu'il est présenté dans l’état des dépenses ministérielles budgétaires par article courant, les cumuls des crédits utilisés représentent 42,9 millions de dollars au 30 septembre 2015 et 48 millions de dollars au 30 septembre 2014. La diminution totale de 5,1 millions de dollars est principalement expliquée par :

  • Une diminution de 3 millions de dollars (0,3 million de dollars en 2015-2016 et 3,3 millions de dollars en 2014-2015) des dépenses au titre des « autres subventions et paiements », attribuable principalement au paiement de transition unique dans le cadre de la mise en œuvre du régime de paye en arrérages par le gouvernement du Canada.
  • Une diminution de 0,8 million de dollars (2 millions de dollars en 2015-2016 et 2,8 millions de dollars en 2014-2015) des dépenses de « services professionnels et spéciaux », attribuable principalement par le fait qu’au cours de l’exercice financier 2014-2015, BAC a eu recours à des services professionnels et d’aide temporaire pour des services de numérisation et de déménagement de documents relatifs à la Première Guerre mondiale ainsi que des frais liés à la relocalisation de dossiers de service du personnel militaire post-1945.
  • Une diminution de 0,7 million de dollars en 2015-2016 des dépenses « d’acquisitions de terrains, de bâtiments et d’ouvrages », attribuable principalement par le fait qu’en 2014-2015, BAC a encouru des dépenses reliées aux travaux d’aménagement des espaces de numérisation d’un bien immobilier pour l’entreposage des collections avec rayonnage à haute densité.
  • Une diminution de 0,5 million de dollars (0,1 million de dollars en 2015-2016 et 0,6 million de dollars en 2014-2015) des dépenses « réparation et entretien », attribuable principalement par le fait qu’en 2014-2015, BAC a encouru des dépenses reliées aux travaux d’aménagement des espaces de numérisation d’un bien immobilier pour l’entreposage des collections avec rayonnage à haute densité.
  • Une diminution de 0,5 million de dollars (0,2 million de dollars en 2015-2016 et 0,7 million de dollars en 2014-2015) en dépenses « services publics, fournitures et approvisionnements » attribuable principalement par une diminution des acquisitions du patrimoine documentaire de BAC en 2015-2016 comparativement à la même période en 2014-2015.  
  • Une diminution des dépenses budgétaires nettes totales expliquée par l’augmentation des « recettes à valoir sur le crédit » de 0,5 million de dollars (0,6 million de dollars en 2015-2016 et 0,1 million de dollars en 2014-2015) suite au recouvrement des coûts qui ont eu lieu au cours des deux premiers trimestres en 2015-2016 alors qu’ils ont été recouverts plus tard dans l’année en 2014-2015.
  • Une augmentation de 0,8 million de dollars (1,6 million de dollars en 2015-2016 et 0,8 million de dollars en 2014-2015) des dépenses de « location » attribuable principalement par le fait que certains frais reliés aux logiciels ainsi qu’une augmentation des dépenses d’entretien des plateformes des postes de travail et de serveurs de BAC ont été dépensés au cours des deux premiers trimestres en 2015-2016 alors qu’ils ont été dépensés au cours des deux derniers trimestres en 2014-2015. 

3. Risques et incertitudes

BAC a identifié quatre risques stratégiques qui pourraient avoir une incidence sur la réalisation de son mandat législatif :

  • le risque que le patrimoine documentaire canadien d'intérêt national ne soit pas acquis;
  • le risque que ce patrimoine ne soit pas conservé pour les générations futures;
  • le risque que ce patrimoine ne soit pas accessible aux générations actuelles et futures;
  • le risque que les institutions du gouvernement du Canada n'utilisent pas les instruments de réglementation et les outils en tenue de documents développés par BAC.

Les risques stratégiques se traduisent en risques organisationnels qui peuvent avoir un impact sur les opérations. Ils sont identifiés et évalués par les cadres supérieurs et les gestionnaires de BAC. Ils doivent faire l'objet d'une révision en profondeur aux trois ans et sont validés annuellement pour en assurer la pertinence.

Les principaux domaines de risques organisationnels identifiés incluent la préservation numérique, l'accès en ligne, la description de la collection et la gestion de la technologie. La stratégie de BAC pour atténuer ces risques comprend plusieurs initiatives concrètes spécifiques à chaque risque.

4. Changements importants quant au fonctionnement, au personnel et aux programmes

Au cours des dernières années, BAC a poursuivi ses efforts d'innovation afin de mieux s'acquitter de son mandat dans le contexte de l'environnement numérique. Au cours des prochaines années, BAC veillera à maximiser la visibilité et l'accès à sa collection en offrant des services qui répondent aux besoins de ses clients. Les priorités organisationnelles qui servent d'assise au présent rapport soutiennent directement les objectifs du mandat législatif de BAC :

  1. acquérir des ressources documentaires représentatives de la société canadienne;
  2. préserver le patrimoine documentaire en formats analogique et numérique;
  3. offrir des services et des programmes de qualité aux Canadiens et diffuser un maximum de contenu à l'aide des technologies numériques;
  4. adopter une approche plus collaborative pour réaliser le mandat et appuyer les collectivités du patrimoine documentaire;
  5. développer l'infrastructure et les compétences requises pour assurer la gestion du patrimoine documentaire au XXIe siècle.

Approbation des cadres supérieurs

Original signé par H. Déry pour

____________________________________
Guy Berthiaume
Bibliothécaire et archiviste du Canada
Gatineau (Canada)
Le 24 novembre 2015

 

Original signé par I. Niquette pour

____________________________________
Hervé Déry
Dirigeant principal des finances
Gatineau (Canada)
Le 24 novembre 2015

 

État des autorisations (non vérifié)
(en dollars)

Autorisations

Exercice 
2015-2016 : Crédits totaux disponibles pour l'exercice se terminant le 31 mars 2016 *

Exercice 
2015-2016 : Crédits utilisés pour le trimestre terminé le 30 septembre 2015

Exercice 
2015-2016 : Cumul des crédits utilisés à la fin du trimestre

Exercice 
2014-2015 :
Crédits totaux disponibles pour l'exercice se terminant le 31 mars 2015 *

Exercice 
2014-2015 :
Crédits utilisés pour le trimestre terminé le 30 septembre 2014

Exercice 
2014-2015 :
Cumul des crédits utilisés à la fin du trimestre

Crédit 1 – dépenses du programme

86 866 379 

19 137 080 

37 959 279 

91 015 281 

21 307 963 

43 248 726

Contributions aux régimes d'avantages sociaux des employés

9 828 389

2 457 097

4 914 194 

9 433 379

2 358 345

4 716 690 

Dépenses des produits de la vente de biens excédentaires de l'État

54 617 

0

0

144 209 

0

0

Autorisations budgétaires totales

96 749 385 

21 594 178 

42 873 473 

100 592 869 

23 666 308 

47 965 416 

Autorisations non-budgétaires

0

0

0

0

0

0

Autorisations totales

96 749 385 

21 594 178 

42 873 473 

100 592 869 

23 666 308 

47 965 416 

* N'inclut que les Autorisations disponibles pour l'exercice et accordées par le Parlement à la fin du trimestre.  

Dépenses ministérielles budgétaires par article courant (non vérifié)
(en dollars)

Exercice 
2015-2016 : Dépenses prévues pour l'exercice se terminant
le 31 mars 2016

Exercice 
2015-2016 : Dépenses au cours du trimestre se terminant
le 30 septembre 2015

Exercice 
2015-2016 : Cumul des crédits utilisés à la fin du trimestre

Exercice 2014-2015 : Dépenses prévues pour l'exercice se terminant le 31 mars 2015

Exercice 
2014-2015 : Dépenses au cours du trimestre se terminant
le 30 septembre 2014

Exercice 
2014-2015 : Cumul des crédits utilisés à la fin du trimestre

Dépenses :

Personnel

68 330 703

19 151 046 

38 137 877 

66 605 374

18 719 417 

37 838 994 

Transports et communications

1 756 624 

221 398 

 398 720

2 240 399 

293 357 

423 232 

Information

 292 771

29 575 

55 571 

346 132 

24 784 

29 443 

Services professionnels et spéciaux

15 516 845 

1 459 295 

2 013 857 

17 334 299 

1 665 642 

2 819 939 

Location

2 955 015 

600 761 

1 613 936 

5 063 715 

388 405 

772 139 

Réparation et entretien

1 756 624 

106 541 

120 977 

2 105 834 

600 862 

637 706 

Services publics, fournitures et approvisionnements

3 247 785 

73 411 

214 963 

2 986 509 

303 443 

654 727 

Acquisition de terrains, de bâtiments et d'ouvrages

830 000

0

0

997 562 

312 702 

656 700 

Acquisition de matériel et d'outillage

3 513 247 

371 451 

565 748 

2 999 415 

743 780 

845 573 

Paiements de transfert

36 000

11 478 

 11 478

36 000

0

0

Autres subventions et paiements

 292 771

 80 302

291 063 

427 630 

644 308 

3 353 835 

Dépenses budgétaires brutes totales

98 528 385 

22 105 258 

43 424 189 

101 142 869 

23 696 700 

48 032 288 

Moins les revenus affectés aux dépenses :

Recettes à valoir sur le crédit

1 779 000

511 080 

550 715 

550 000

30 392 

66 872 

Total des revenus affectés aux dépenses

1 779 000

 511 080

 550 715

550 000

 30 392

66 872 

Dépenses budgétaires nettes totales

96 749 385 

21 594 178 

42 873 473 

100 592 869 

23 666 308 

47 965 416 

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