Rapport financier trimestriel pour le trimestre terminé le 30 septembre 2014

Compte rendu soulignant les résultats, les risques et les changements importants quant au fonctionnement, au personnel et aux programmes

1. Introduction

Le présent rapport trimestriel a été préparé par Bibliothèque et Archives Canada (BAC) tel qu'exigé par l'article 65.1 de la Loi sur la gestion des finances publiques, et selon les modalités prescrites par le Conseil du Trésor (CT). Ce rapport trimestriel devrait être lu de concert avec le Budget principal des dépenses de 2014-2015 et le Budget supplémentaire des dépenses (A).

Ce rapport trimestriel n'a pas fait l'objet d'une vérification ou d'un examen indépendant.

1.1 Mandat de Bibliothèque et Archives Canada

Bibliothèque et Archives Canada est un organisme ministériel faisant partie du portefeuille de Patrimoine canadien. Créé en 2004 lors de l'entrée en vigueur de la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada, son mandat est de :

  • préserver le patrimoine documentaire du Canada pour les générations actuelles et futures;
  • être une source de savoir permanent accessible à tous, qui contribue à l'épanouissement culturel, social et économique de la société libre et démocratique que constitue le Canada;
  • faciliter au Canada la concertation des divers milieux intéressés à l'acquisition, à la préservation et à la diffusion du savoir;
  • servir de mémoire permanente de l'administration fédérale et de ses institutions.

1.2 Méthode de présentation du rapport

Ce rapport trimestriel a été préparé par BAC en utilisant une comptabilité axée sur les dépenses. L'état des autorisations joint à ce rapport inclut les autorisations de dépenser de BAC accordées par le Parlement et utilisées par BAC, de manière cohérente avec le Budget principal des dépenses et le Budget supplémentaire des dépenses (A) pour l'exercice 2014-2015. Ce rapport financier trimestriel a été préparé en utilisant un référentiel à usage particulier conçu pour répondre aux besoins d'information financière à l'égard de l'utilisation des autorisations de dépenser.

Le gouvernement ne peut dépenser sans l'autorisation préalable du Parlement. Les autorisations sont accordées par l'entremise de lois de crédits, sous forme de limites annuelles, ou par l'entremise de lois sous forme de pouvoirs législatifs de dépenser à des fins déterminées.

Lorsque le Parlement est dissout pour la tenue d'une élection générale, l'article 30 de la Loi sur la gestion des finances publiques autorise le gouverneur général, sous certaines conditions, à émettre un mandat spécial autorisant le gouvernement à retirer des fonds du Trésor. Un mandat spécial est considéré comme un crédit relatif à l'exercice au cours duquel il a été établi.

BAC utilise la méthode de comptabilité d'exercice intégrale pour la préparation de ses états financiers annuels qui font partie du processus de rapport sur le rendement ministériel. Toutefois, les pouvoirs de dépenser votés par le Parlement sont encore préparés en fonction d'une comptabilité axée sur les dépenses.

2. Faits saillants des résultats financiers trimestriels et cumulatifs

2.1 État des autorisations

Tel qu'il est présenté dans l'état des autorisations ci-joint, les autorisations totales disponibles au 30 septembre représentent 100,6 millions de dollars en 2014-2015 et 98,5 millions de dollars en 2013-2014. Le tableau ci-dessous présente une ventilation détaillée des autorisations par exercice financier :

État des autorisations (non vérifié)
(en dollars)

Autorisation
Crédit
/législative

Code d'autorisation

Description

Pour le trimestre terminé le 30 septembre 2014

Pour le trimestre terminé le 30 septembre 2013

Crédit 1 (2014-2015) et Crédit 55 (2013-2014)

B110

Dépenses du programme (2014-2015) et dépenses de fonctionnement (2013-2014)

91 565 281

85 762 192

Crédit 1 (2014-2015) et Crédit 55 (2013-2014)

B130

Recettes à valoir sur le crédit

- 550 000

- 550 000

Crédit 1 (2014-2015) et Crédit 60 (2013-2014)

B140

Dépenses en capital

0

2 956 827

L

A131

Dépenses des produits de la vente de biens excédentaires de l'État

144 209

204 953

L

A140

Contributions aux régimes d'avantages sociaux des employés

9 433 379

10 177 677

Autorisations totales

 

 

100 592 869

98 551 649

L'augmentation globale nette de 2,1 millions de dollars entre les crédits totaux disponibles des deux exercices financiers dans l'état des autorisations ci-joint est principalement attribuable à ce qui suit :

  • Une augmentation globale de 8,1 millions de dollars expliquée par :
    • une augmentation de 4,6 millions de dollars de report du budget de fonctionnement;
    • une augmentation de 1,9 million de dollars de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada résultant des efforts de consolidation et de rationalisation de l'espace de programme de Bibliothèque et Archives Canada;
    • une augmentation de 0,9 million de dollars pour les rajustements à la rémunération afin de financer les augmentations de dépenses salariales liées aux conventions collectives et aux régimes d'avantages sociaux des employés (postes législatifs);
    • une augmentation de 0,7 million de dollars de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada pour un remboursement en raison de besoins moindres en matière de locaux.
  • Une diminution globale de 6,0 millions de dollars expliquée par :
    • une diminution de 3,0 millions de dollars en raison des économies réalisées dans le cadre de l'examen des dépenses du budget fédéral de 2012;
    • une diminution de 2,6 millions de dollars pour la transformation du bien immobilier situé à Gatineau (Québec) en tant qu'installation pour l'entreposage des collections avec rayonnages à haute densité;
    • une diminution de 0,4 million de dollars à la suite du transfert à Services partagés Canada en lien à l'Initiative portant sur les appareils technologiques en milieu de travail.

2.2 État des dépenses ministérielles budgétaires par article courant

Tel qu'il est présenté dans l'état des dépenses ministérielles budgétaires par article courant ci-joint, les cumuls des crédits utilisés représentent 48,0 millions de dollars au 30 septembre 2014 et 39,7 millions de dollars au 30 septembre 2013. L'augmentation totale de 8,3 millions de dollars est principalement expliquée par :

  • Une augmentation de 3,2 millions de dollars (3,4 millions de dollars en 2014-2015 et 0,2 million de dollars en 2013-2014) des dépenses « autres subventions et paiements » principalement attribuable au paiement de transition unique dans le cadre de la mise en œuvre du régime de paye en arrérages par le Gouvernement du Canada.

  • Une augmentation de 2,4 millions de dollars (37,8 millions de dollars en 2014-2015 et 35,4 millions de dollars en 2013-2014) des dépenses de « personnel », qui s'explique principalement par :
    • une augmentation des dépenses salariales suite à l'embauche de personnel temporaire pour supporter les priorités organisationnelles;
    • une augmentation des dépenses salariales tenant du fait que les montants de recouvrement des coûts reliés à des protocoles d'ententes interministériels entre BAC et d'autres organismes gouvernementaux concernant les services d'accession, de référence et de disposition sont inférieurs à ceux recouvrés à la même période l'an passé;
    • une diminution des dépenses salariales pour des montants payés aux employés de BAC relativement à l'entente de principe sur l'indemnité de départ lors du renouvellement de leurs conventions collectives.
  • Une augmentation de 0,7 million de dollars (0,7 million de dollars en 2014-2015 et 0 million de dollars en 2013-2014) des dépenses « d'acquisitions de terrains, de bâtiments et d'ouvrages », qui s'explique principalement par les dépenses reliées aux travaux d'aménagement des espaces de numérisation du bien immobilier situé à Gatineau (Québec) en tant qu'installation pour l'entreposage des collections avec rayonnage à haute densité.
  • Une augmentation de 0,5 million de dollars (2,8 millions de dollars en 2014-2015 et 2,3 millions de dollars en 2013-2014) des dépenses de « services professionnels et spéciaux », qui s'explique principalement par l'augmentation des dépenses de services professionnels et d'aide temporaire pour supporter les priorités organisationnelles.
  • Une augmentation de 0,5 million de dollars (0,6 million de dollars en 2014-2015 et 0,1 million de dollars en 2013-2014) des dépenses de « réparation et entretien », qui s'explique principalement par les dépenses reliées aux travaux d'aménagement des espaces de numérisation du bien immobilier situé à Gatineau (Québec) en tant qu'installation pour l'entreposage des collections avec rayonnage à haute densité.
  • Une augmentation de 0,4 million de dollars (0,8 million de dollars en 2014-2015 et 0,4 million de dollars en 2013-2014) des dépenses « d'acquisition de matériel et d'outillage » qui s'explique principalement par l'achat d'un moteur de recherche afin de faciliter l'accessibilité au patrimoine documentaire de BAC.

3. Risques et incertitudes

BAC a identifié quatre risques stratégiques qui pourraient avoir une incidence sur la réalisation de son mandat législatif :

  • le risque que le patrimoine documentaire essentiel ne soit pas acquis;
  • le risque que ce patrimoine ne soit pas conservé pour les générations futures;
  • le risque que ce patrimoine ne soit pas accessible aux Canadiens;
  • le risque que les ressources documentaires du gouvernement du Canada ne soient pas gérées adéquatement.

Les risques stratégiques se traduisent en risques organisationnels qui peuvent avoir un impact sur les opérations de BAC. Ils sont identifiés et évalués par les cadres supérieurs et les gestionnaires de BAC. Ils doivent faire l'objet d'une révision en profondeur aux trois ans et sont validés annuellement pour en maintenir la pertinence.

Les principaux secteurs de risques organisationnels identifiés en 2014 incluent la préservation numérique, l'accès en ligne, la description de la collection et la gestion de la technologie. La stratégie de BAC pour atténuer ces risques comprend plusieurs initiatives concrètes et spécifiques à chaque risque.

4. Changements importants quant au fonctionnement, au personnel et aux programmes

Au cours des dernières années, BAC a profité du contexte d'innovation généré par l'essor des technologies numériques pour se recentrer sur son mandat, clarifier la façon dont il souhaite s'en acquitter et définir les meilleurs moyens et stratégies à mettre en place pour y arriver.

Ainsi, BAC s'est doté de cadres de politiques pour mener ses opérations et il poursuit ses efforts d'innovation afin de consolider son approche et de produire encore plus de résultats tangibles pour les Canadiens.

BAC met l'accent sur les engagements établis dans le Rapport sur les plans et les priorités 2014-2015. Pour ce faire, il se fonde principalement sur l'atteinte des priorités suivantes :

  1. acquérir des ressources documentaires représentatives de la société canadienne;
  2. mieux préserver le patrimoine documentaire en formats analogique et numérique;
  3. offrir des services de qualité aux Canadiens et diffuser un maximum de contenu à l'aide des technologies numériques;
  4. adopter une approche plus collaborative avec les collectivités du patrimoine documentaire pour réaliser le mandat de BAC;
  5. développer l'infrastructure et les stratégies requises pour assurer la gestion du patrimoine documentaire au XXIe siècle.

5. Mise en œuvre du Budget 2012

La présente section donne un aperçu des mesures d'économie annoncées dans le Budget 2012. Les mesures d'économie pour BAC étaient de 3,5 millions de dollars en 2012-2013, de 6,6 millions de dollars en 2013-2014 et sont de l'ordre de 9,6 millions de dollars en 2014-2015 et pour les exercices suivants. Ces mesures sont mises en œuvre dans le but de recentrer le gouvernement et les programmes, de faciliter les rapports des Canadiens et des entreprises avec leur gouvernement, ainsi que de moderniser et de rationaliser les services administratifs.

Budget consacré aux acquisitions : Le budget de 0,4 million de dollars prévu pour faire l'achat de documents et de collections spéciales a été aboli. Ces achats se feront dorénavant dans le cadre du processus d'acquisition régulier de BAC, selon les ressources disponibles.

Programme national de développement des archives (PNDA) : Suite au Budget 2012, le PNDA a cessé ses activités et certains coûts de cessation ont été encourus en 2012-2013.

La réduction des dépenses liées aux cinq autres programmes de BAC affectés par le Budget 2012 ont une incidence au niveau des salaires puisqu'il s'agit d'une réduction des effectifs.

Approbation des cadres supérieurs

Approuvé par :

Signé par G. Berthiaume

____________________________________

Guy Berthiaume
Bibliothécaire et archiviste du Canada
Le 25 novembre 2014

 

Signé par H. Déry

____________________________________
Hervé Déry
Sous-ministre adjoint, Services corporatifs, et
Dirigeant principal des finances
Le 21 novembre 2014

État des autorisations (non vérifié)
(en dollars)

Autorisations

Exercice 
2014-2015 : Crédits totaux disponibles pour l'exercice se terminant le 31 mars 2015 *

Exercice 
2014-2015 : Crédits utilisés pour le trimestre terminé le 30 septembre 2014

Exercice 
2014-2015 : Cumul des crédits utilisés à la fin du trimestre

Exercice 
2013-2014 :
Crédits totaux disponibles pour l'exercice se terminant le 31 mars 2014 *

Exercice 
2013-2014 :
Crédits utilisés pour le trimestre terminé le 30 septembre 2013

Exercice 
2013-2014 :
Cumul des crédits utilisés à la fin du trimestre

Crédit 1 (2014-2015)  dépenses du programme et Crédit 55 (2013-2014)  dépenses de fonctionnement

91 015 281

21 307 963

43 248 726

85 212 192

16 439 877

34 547 347

Crédit 1 (2014-2015) et Crédit 60 (2013-2014) dépenses en capital

0

0

0

2 956 827

45 045

45 045

Contributions aux régimes d'avantages sociaux des employés

9 433 379

2 358 345

4 716 690

10 177 677

2 542 939

5 087 358

Dépenses des produits de la vente de biens excédentaires de l'État

144 209

0

0

204 953

0

0

Autorisations budgétaires totales

100 592 869

23 666 308

47 965 416

98 551 649

19 027 861

39 679 750

Autorisations non budgétaires

0

0

0

0

0

0

Autorisations totales

100 592 869

23 666 308

47 965 416

98 551 649

19 027 861

39 679 750

* N'inclut que les Autorisations disponibles pour l'exercice et accordées par le Parlement à la fin du trimestre.

Dépenses ministérielles budgétaires par article courant (non vérifié)
(en dollars)

Exercice 
2014-2015 : Dépenses prévues pour l'exercice se terminant
le 31 mars 2015

Exercice 
2014-2015 : Dépenses au cours du trimestre se terminant
le 30 septembre 2014

Exercice 
2014-2015 : Cumul des crédits utilisés à la fin du trimestre

Exercice 2013-2014 : Dépenses prévues pour l'exercice se terminant le 31 mars 2014

Exercice 
2013-2014 : Dépenses au cours du trimestre se terminant
le 30 septembre 2013

Exercice 
2013-2014 : Cumul des crédits utilisés à la fin du trimestre

Dépenses :

Personnel

66 605 374

18 719 417

37 838 994

68 670 075

15 975 436

35 358 382

Transports et communications

2 240 399

293 357

423 232

1 480 017

149 859

221 169

Information

346 132

24 784

29 443

369 038

12 543

20 953

Services professionnels et spéciaux

17 334 299

1 665 642

2 819 939

13 498 422

1 727 441

2 297 938

Location

5 063 715

388 405

772 139

3 618 396

495 232

742 424

Réparation et entretien

2 105 834

600 862

637 706

2 282 114

99 572

138 178

Services publics, fournitures et approvisionnements

2 986 509

303 443

654 727

2 169 597

320 043

399 148

Acquisition de terrains, de bâtiments et d'ouvrages

997 562

312 702

656 700

2 956 827

0

0

Acquisition de matériel et d'outillage

2 999 415

743 780

845 573

3 854 578

346 052

382 239

Paiements de transfert

36 000

0

0

36 000

0

26 116

Autres subventions et paiements

427 630

644 308

3 353 835

166 585

- 55 162

205 077

Dépenses budgétaires brutes totales

101 142 869

23 696 700

48 032 288

99 101 649

19 071 016

39 791 624

Moins les revenus affectés aux dépenses :

Recettes à valoir sur le crédit

550 000

30 392

66 872

550 000

43 155

111 874

Total des revenus affectés aux dépenses

550 000

30 392

66 872

550 000

43 155

111 874

Dépenses budgétaires nettes totales

100 592 869

23 666 308

47 965 416

98 551 649

19 027 861

39 679 750

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