Rapport financier trimestriel - Pour le trimestre terminé le 30 juin 2014

Compte rendu soulignant les résultats, les risques et les changements importants quant au fonctionnement, au personnel et aux programmes

1. Introduction

Le présent rapport trimestriel a été préparé par Bibliothèque et Archives Canada (BAC) tel qu'exigé par l'article 65.1 de la Loi sur la gestion des finances publiques, et selon les modalités prescrites par le Conseil du Trésor (CT). Ce rapport trimestriel devrait être lu de concert avec le Budget principal des dépenses de 2014-2015 et le Budget supplémentaire des dépenses (A).

Ce rapport trimestriel n'a pas fait l'objet d'une vérification ou d'un examen indépendant.

1.1 Mandat de Bibliothèque et Archives Canada

Bibliothèque et Archives Canada est un organisme ministériel faisant partie du portefeuille de Patrimoine canadien. Créée en 2004 lors de l'entrée en vigueur de la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada, son mandat est de :

  • préserver le patrimoine documentaire du Canada pour les générations actuelles et futures;
  • être une source de savoir permanent accessible à tous, qui contribue à l'épanouissement culturel, social et économique de la société libre et démocratique que constitue le Canada;
  • faciliter au Canada la concertation des divers milieux intéressés à l'acquisition, à la préservation et à la diffusion du savoir;
  • servir de mémoire permanente de l'administration fédérale et de ses institutions.

1.2 Méthode de présentation du rapport

Ce rapport trimestriel a été préparé par BAC en utilisant une comptabilité axée sur les dépenses. L'état des autorisations joint à ce rapport inclut les autorisations de dépenser de BAC accordées par le Parlement et utilisées par BAC, de manière cohérente avec le Budget principal des dépenses et le Budget supplémentaire des dépenses (A) pour l'exercice 2014-2015. Ce rapport financier trimestriel a été préparé en utilisant un référentiel à usage particulier conçu pour répondre aux besoins d'information financière à l'égard de l'utilisation des autorisations de dépenser.

Le gouvernement ne peut dépenser sans l'autorisation préalable du Parlement. Les autorisations sont accordées par l'entremise de lois de crédits, sous forme de limites annuelles, ou par l'entremise de lois sous forme de pouvoirs législatifs de dépenser à des fins déterminées. 

Lorsque le Parlement est dissout pour la tenue d'une élection générale, l'article 30 de la Loi sur la gestion des finances publiques autorise le gouverneur général, sous certaines conditions, à émettre un mandat spécial autorisant le gouvernement à retirer des fonds du Trésor. Un mandat spécial est considéré comme un crédit relatif à l'exercice au cours duquel il a été établi.

BAC utilise la méthode de comptabilité d'exercice intégrale pour la préparation de ses états financiers annuels qui font partie du processus de rapport sur le rendement ministériel. Toutefois, les pouvoirs de dépenser votés par le Parlement sont encore préparés en fonction d'une comptabilité axée sur les dépenses.

2. Faits saillants des résultats financiers trimestriels et cumulatifs

2.1 État des autorisations

Tel qu'il est présenté dans l'état des autorisations ci-joint, les autorisations totales disponibles au 30 juin représentent 96,0 millions de dollars en 2014-2015 et 98,5 millions de dollars en 2013-2014. Le tableau ci-dessous présente une ventilation détaillée des autorisations par exercice financier :

Ce tableau présente, pour chaque autorisation (crédit/législative), le code d'autorisation, la description du crédit ou de l'autorisation, ainsi que le montant de l'autorisation (en dollars) pour les trimestres se terminant le 30 juin 2014 et le 30 juin 2013.
Autorisation Crédit/législative Code d'autorisation Description
Pour le trimestre terminé le 30 juin 2014
Pour le trimestre terminé le 30 juin 2013
Crédit 1 (2014-2015) et Crédit 55 (2013-2014) B110 Dépenses du programme (2014-2015) et dépenses de fonctionnement (2013-2014)  86 981 409  85 762 191
Crédit 1 (2014-2015) et Crédit 55 (2013-2014) B130 Recettes à valoir sur le crédit -  550 000 -  550 000
Crédit 1 (2014-2015) et Crédit 60 (2013-2014) B140 Dépenses en capital    0  2 956 827
L A131 Dépenses des produits de la vente de biens excédentaires de l'État   133 879   177 665
L A140 Contributions aux régimes d'avantages sociaux des employés  9 433 379  10 177 677
Autorisations totales      95 998 667  98 524 360

La diminution globale nette de 2,5 millions de dollars entre les crédits totaux disponibles des deux exercices financiers dans l'état des autorisations ci-joint est principalement attribuable à ce qui suit :

  • Une diminution globale de 6,0 millions de dollars expliquée par :
    • une diminution de 3,0 millions de dollars en raison des économies réalisées dans le cadre de l'examen des dépenses du budget fédéral de 2012;
    • une diminution de 2,6 millions de dollars pour la transformation du bien immobilier situé à Gatineau (Québec) en tant qu'installation pour l'entreposage des collections avec rayonnages à haute densité;
    • une diminution de 0,4 million de dollars à la suite du transfert à Services partagés Canada en lien à l'Initiative portant sur les appareils technologiques en milieu de travail.
  • Une augmentation globale de 3,5 millions de dollars expliquée par :
    • une augmentation de 1,9 million de dollars de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada résultant des efforts de consolidation et de rationalisation de l'espace de programme de Bibliothèque et Archives Canada;
    • une augmentation de 0,9 million de dollars pour les rajustements à la rémunération afin de financer les augmentations de dépenses salariales liées aux conventions collectives et aux régimes d'avantages sociaux des employés (postes législatifs);
    • une augmentation de 0,7 million de dollars de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada pour un remboursement en raison de besoins moindres en matière de locaux.
2.2 État des dépenses ministérielles budgétaires par article courant

Tel qu'il est présenté dans l'état des dépenses ministérielles budgétaires par article courant ci-joint, les cumuls des crédits utilisés représentent 24,3 millions de dollars au 30 juin 2014 et 20,7 millions de dollars au 30 juin 2013. L'augmentation totale de 3,6 millions de dollars est principalement expliquée par :   

  • Une augmentation de 2,4 millions de dollars (2,7 millions de dollars en 2014-2015 et 0,3 million de dollars en 2013-2014) principalement attribuable au paiement de transition unique dans le cadre de la mise en œuvre du régime de paye en arrérages par le Gouvernement du Canada.

  • Une augmentation de 0,6 million de dollars (1,2 million de dollars en 2014-2015 et 0,6 million de dollars en 2013-2014) des dépenses de « services professionnels et spéciaux », qui s'explique principalement par le fait que le recouvrement des coûts reliés à un protocole d'entente interministériel entre BAC et un autre organisme gouvernemental concernant les services de sécurité n'était pas facturé à la fin du premier trimestre de 2014-2015 comparativement à la même période l'an passé et; par l'augmentation des dépenses de services professionnels et d'aide temporaire pour supporter les priorités organisationnelles.

  • Une augmentation de 0,3 million de dollars (0,4 million de dollars en 2014-2015 et 0,1 million de dollars en 2013-2014) des dépenses de « services publics, fournitures et approvisionnements » qui s'explique principalement par l'acquisition de patrimoine documentaire permettant à BAC de continuer à documenter la société canadienne.

  • Une augmentation de 0,3 million de dollars (0,3 million de dollars en 2014-2015 et 0 million de dollars en 2013-2014) des dépenses « d'acquisitions de terrains, de bâtiments et d'ouvrages », qui s'explique principalement par les dépenses reliées aux travaux d'aménagement des espaces de numérisation du bien immobilier situé à Gatineau (Québec) en tant qu'installation pour l'entreposage des collections avec rayonnage à haute densité.

  • Une diminution de 0,3 million de dollars (19,1 millions de dollars en 2014-2015 et 19,4 millions de dollars en 2013-2014) des dépenses de « personnel », qui s'explique principalement par une diminution des dépenses salariales pour des montants payés aux employés de BAC relativement à l'entente de principe sur l'indemnité de départ lors du renouvellement de leurs conventions collectives; nette d'une augmentation des dépenses salariales suite à l'embauche de personnel temporaire pour supporter les priorités organisationnelles.

3. Risques et incertitudes

BAC a identifié quatre risques stratégiques qui pourraient avoir une incidence sur la réalisation de son mandat législatif :

  • le risque que le patrimoine documentaire essentiel ne soit pas acquis;
  • le risque que ce patrimoine ne soit pas conservé pour les générations futures;
  • le risque que ce patrimoine ne soit pas accessible aux Canadiens;
  • le risque que les ressources documentaires du gouvernement du Canada ne soient pas gérées adéquatement.

Les risques stratégiques se traduisent en risques organisationnels qui peuvent avoir un impact sur les opérations de BAC. Ils sont identifiés et évalués par les cadres supérieurs et les gestionnaires de BAC. Ils doivent faire l'objet d'une révision en profondeur aux trois ans et sont validés annuellement pour en maintenir la pertinence.

Les principaux secteurs de risques organisationnels identifiés en 2014 incluent la préservation numérique, l'accès en ligne, la description de la collection et la gestion de la technologie. La stratégie de BAC pour atténuer ces risques comprend plusieurs initiatives concrètes et spécifiques à chaque risque.

4. Changements importants quant au fonctionnement, au personnel et aux programmes

Au cours des dernières années, BAC a profité du contexte d'innovation généré par l'essor des technologies numériques pour se recentrer sur son mandat, clarifier la façon dont il souhaite s'en acquitter et définir les meilleurs moyens et stratégies à mettre en place pour y arriver.

Ainsi, BAC s'est doté de cadres de politiques pour mener ses opérations et il poursuit ses efforts d'innovation afin de consolider son approche et de produire encore plus de résultats tangibles pour les Canadiens.

BAC met l'accent sur les engagements établis dans le Rapport sur les plans et les priorités 2014-2015. Pour ce faire, il se fonde principalement sur l'atteinte des priorités suivantes :

  1. acquérir des ressources documentaires représentatives de la société canadienne;
  2. mieux préserver le patrimoine documentaire en formats analogique et numérique;
  3. offrir des services de qualité aux Canadiens et diffuser un maximum de contenu à l'aide des technologies numériques;
  4. adopter une approche plus collaborative avec les collectivités du patrimoine documentaire pour réaliser le mandat de BAC;
  5. développer l'infrastructure et les stratégies requises pour assurer la gestion du patrimoine documentaire au XXIe siècle.

5. Mise en œuvre du Budget 2012

La présente section donne un aperçu des mesures d'économie annoncées dans le Budget 2012. Les mesures d'économie pour BAC étaient de 3,5 millions de dollars en 2012-2013, de 6,6 millions de dollars en 2013-2014 et sont de l'ordre de 9,6 millions de dollars en 2014-2015 et pour les exercices suivants. Ces mesures sont mises en œuvre dans le but de recentrer le gouvernement et les programmes, de faciliter les rapports des Canadiens et des entreprises avec leur gouvernement ainsi que de moderniser et de rationaliser les services administratifs.

Budget consacré aux acquisitions : Le budget de 0,4 million de dollars prévu pour faire l'achat de documents et de collections spéciales a été aboli. Ces achats se feront dorénavant dans le cadre du processus d'acquisition régulier de BAC, selon les ressources disponibles.

Programme national de développement des archives (PNDA) : Suite au Budget 2012, le PNDA a cessé ses activités et certains coûts de cessation ont été encourus en 2012-2013.

La réduction des dépenses liées aux cinq autres programmes de BAC affectés par le Budget 2012 ont une incidence au niveau des salaires puisqu'il s'agit d'une réduction des effectifs.

Approbation des cadres supérieurs


 

Approuvé par :

 


 

Signé par G. Berthiaume

_________________________________________________________
Guy Berthiaume
Bibliothécaire et archiviste du Canada
Le 27 août 2014

 

Signé par H. Déry

_________________________________________________________
Hervé Déry
Sous-ministre adjoint, Services corporatifs, et
Dirigeant principal des finances
Le 22 août 2014

État des autorisations (non vérifié)

Ce tableau indique les montants (en dollars) des autorisations pour l'exercice 2014-2015, incluant les crédits totaux disponibles pour l'exercice se terminant le 31 mars 2015; les crédits totaux utilisés pour le trimestre terminé le 30 juin 2014; et le cumul des crédits utilisés à la fin du trimestre. On y indique également les montants (en dollars) des autorisations pour l'exercice 2013-2014, incluant les crédits totaux disponibles pour l'exercice se terminant le 31 mars 2014; les crédits totaux utilisés pour le trimestre terminé le 30 juin 2013; et le cumul des crédits utilisés à la fin du trimestre.
  Exercice 2014-2015   Exercice 2013-2014


(en dollars)
Crédits totaux disponibles pour l'exercice se terminant le 31 mars 2015 *
Crédits utilisés pour le trimestre terminé le 30 juin 2014
Cumul des crédits utilisés à la fin du trimestre   Crédits totaux disponibles pour l'exercice se terminant le 31 mars 2014 *
Crédits utilisés pour le trimestre terminé le 30 juin 2013
Cumul des crédits utilisés à la fin du trimestre
               
Crédit 1 (2014-15) - dépenses du programme et
Crédit 55 (2013-2014) - dépenses de fonctionnement
 86 431 409  21 940 764  21 940 764    85 212 191  18 107 470  18 107 470
Crédit 1 (2014-2015) et Crédit 60 (2013-2014) - dépenses en capital     0    0    0    2 956 827    0    0
Contributions aux régimes d'avantages sociaux des employés  9 433 379  2 358 345  2 358 345    10 177 677  2 544 419  2 544 419
Dépenses des produits de la vente de biens excédentaires de l'État    133 879    0    0     177 665    0    0
Autorisations budgétaires totales  95 998 667  24 299 109  24 299 109    98 524 360  20 651 889  20 651 889
Autorisations non-budgétaires  0  0  0    0  0  0
Autorisations totales  95 998 667  24 299 109  24 299 109    98 524 360  20 651 889  20 651 889

* N'inclut que les Autorisations disponibles pour l'exercice et accordées par le Parlement à la fin du trimestre.


 

Dépenses ministérielles budgétaires par article courant (non vérifié)

Ce tableau indique (en dollars) les dépenses ministérielles budgétaires par article courant pour l'exercice 2014-2015, y compris les dépenses budgétaires brutes totales; les dépenses budgétaires brutes totales moins les revenus affectés aux dépenses; et les dépenses budgétaires nettes totales. Les données sont présentées selon les dépenses totales prévues pour l'exercice se terminant le 31 mars 2015; les dépenses totales pour le trimestre terminé le 30 juin 2014; et le cumul des crédits utilisés à la fin du trimestre. Il indique également (en dollars) les dépenses ministérielles budgétaires par article courant pour l'exercice 2013-2014, y compris les dépenses budgétaires brutes totales; les dépenses budgétaires brutes totales moins les revenus affectés aux dépenses; et les dépenses budgétaires nettes totales. Les données sont présentées selon les dépenses totales prévues pour l'exercice se terminant le 31 mars 2014; les dépenses totales pour le trimestre terminé le 30 juin 2013; et le cumul des crédits utilisés à la fin du trimestre.
  Exercice 2014-2015   Exercice 2013-2014


(en dollars)
Dépenses prévues pour l'exercice se terminant le 31 mars 2015 
Dépenses au cours du trimestre se terminant le 30 juin 2014
Cumul des crédits utilisés à la fin du trimestre   Dépenses prévues pour l'exercice se terminant le 31 mars 2014 
Dépenses au cours du trimestre se terminant le 30 juin 2013
Cumul des crédits utilisés à la fin du trimestre
Dépenses:              
Personnel  66 605 374  19 119 577  19 119 577    68 670 075  19 382 946  19 382 946
Transports et communications  1 952 535   129 875   129 875    1 480 017   71 310   71 310
Information   301 659   4 659   4 659     369 038   8 411   8 411
Services professionnels et spéciaux  15 107 057  1 154 297  1 154 297    13 498 422   570 497   570 497
Location   4 417 190   383 734   383 734    3 604 752   247 192   247 192
Réparation et entretien   1 835 260   36 844   36 844    2 282 114   38 606   38 606
Services publics, fournitures et approvisionnements  2 606 879   351 285   351 285    2 155 952   79 104   79 104
Acquisition de terrains, de bâtiments et d'ouvrages   700 000   343 998   343 998    2 956 827    0    0
Acquisition de matériel et d'outillage   2 614 028   101 793   101 793    3 854 578   36 188   36 188
Paiements de transfert    36 000    0    0     36 000   26 116   26 116
Autres subventions et paiements   372 685  2 709 527  2 709 527     166 585   260 238   260 238
Dépenses budgétaires brutes totales  96 548 667  24 335 589  24 335 589    99 074 360  20 720 608  20 720 608
Moins les revenus affectés aux dépenses :              
Recettes à valoir sur le crédit   550 000   36 480   36 480     550 000   68 719   68 719
               
Total des revenus affectés aux dépenses   550 000   36 480   36 480     550 000   68 719   68 719
Dépenses budgétaires nettes totales  95 998 667  24 299 109  24 299 109    98 524 360  20 651 889  20 651 889
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