Rapport financier trimestriel - Pour le trimestre terminé le 30 juin 2013

Compte rendu soulignant les résultats, les risques et les changements importants quant au fonctionnement, au personnel et aux programmes

1. Introduction

Le présent rapport trimestriel a été préparé par Bibliothèque et Archives Canada (BAC) tel qu'exigé par l'article 65.1 de la Loi sur la gestion des finances publiques, et selon les modalités prescrites par le Conseil du Trésor (CT). Ce rapport trimestriel devrait être lu de concert avec le Budget principal des dépenses et le Budget supplémentaire des dépenses (A), de même qu'avec le Plan d'action économique 2012 du Canada (Budget 2012).
 
Ce rapport trimestriel n'a pas fait l'objet d'une vérification ou d'un examen indépendant.

1.1 Mandat de Bibliothèque et Archives Canada

Bibliothèque et Archives Canada est une organisation ministérielle qui relève du ministère du Patrimoine canadien. Créée en 2004 lors de l'entrée en vigueur de la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada, son mandat est de :
  • préserver le patrimoine documentaire du Canada pour les générations actuelles et futures;
  • être une source de savoir permanent accessible à tous, qui contribue à l'épanouissement culturel, social et économique de la société libre et démocratique que constitue le Canada;
  • faciliter au Canada la concertation des divers milieux intéressés à l'acquisition, à la préservation et à la diffusion du savoir;
  • servir de mémoire permanente de l'administration fédérale et de ses institutions.

1.2 Méthode de présentation du rapport

Ce rapport trimestriel a été préparé par BAC en utilisant une comptabilité axée sur les dépenses. L'état des autorisations joint à ce rapport inclut les autorisations de dépenser de BAC accordées par le Parlement et utilisées par BAC, de manière cohérente avec le Budget principal des dépenses et les Budgets supplémentaires des dépenses (A) pour l'exercice 2013-2014. Ce rapport financier trimestriel a été préparé en utilisant un référentiel à usage particulier conçu pour répondre aux besoins d'information financière à l'égard de l'utilisation des autorisations de dépenser.
  
Le gouvernement ne peut dépenser sans l'autorisation préalable du Parlement. Les autorisations sont accordées par l'entremise de lois de crédits, sous forme de limites annuelles, ou par l'entremise de lois sous forme de pouvoirs législatifs de dépenser à des fins déterminées.
  ​
Lorsque le Parlement est dissous pour la tenue d'une élection générale, l'article 30 de la Loi sur la gestion des finances publiques autorise le gouverneur général, sous certaines conditions, à émettre un mandat spécial autorisant le gouvernement à retirer des fonds du Trésor. Un mandat spécial est considéré comme un crédit relatif à l'exercice au cours duquel il a été établi.
 
BAC utilise la méthode de la comptabilité d'exercice intégrale pour la préparation de ses états financiers annuels qui font partie du processus de rapport sur le rendement ministériel. Toutefois, les pouvoirs de dépenser votés par le Parlement sont encore en fonction d'une comptabilité axée sur les dépenses.
 
Dans le cadre des travaux des subsides du Parlement, le Budget principal des dépenses doit être déposé au Parlement le ou avant le 1er mars précédant le début du nouvel exercice. Le Budget 2012 a été déposé au Parlement le 29 mars, après le dépôt du Budget principal des dépenses le 28 février 2012. Par conséquent, les mesures annoncées dans le Budget 2012 ne figurent pas dans le Budget principal des dépenses 2012-2013.
 
Pour l'exercice 2012-2013, des affectations bloquées dans les crédits ministériels ont été établies par le Conseil du Trésor en vue d'empêcher que les fonds déjà réservés pour des mesures d'économies dans le Budget 2012 ne soient dépensés. En 2013-2014, les modifications aux autorisations ministérielles ont été mises en œuvre par l'intermédiaire de la Mise à jour annuelle des niveaux de référence, approuvée par le Conseil du Trésor, et figurent dans le Budget principal des dépenses de 2013-2014 déposé au Parlement.

2. Faits saillants des résultats financiers trimestriels et cumulatifs

2.1 État des autorisations

Tel que présenté dans l'état des autorisations ci-joint, les autorisations totales disponibles au 30 juin représentent 98,5 millions de dollars en 2013-2014 et 118,2 millions de dollars en 2012-2013. Le tableau ci-dessous présente une ventilation détaillée des autorisations par exercice financier.
 
Le tableau indique l’autorisation crédit/législative, le code d’autorisation et la description.  Les montants présentent, en dollars, les autorisations pour les trimestres se terminant le 30 juin 2013 et le 30 juin 2012.
 

Autorisation Cédit/législative

Code d'autorisation

Description

Pour le trimestre terminé le
30 juin 2013

Pour le trimestre terminé le
30 juin 2012

55

B110

Dépenses de fonctionnement

85 762 191

87 888 359

55

B130

Recettes à valoir sur le crédit

-550 000

-550 000

60

B140

Dépenses en capital

2 956 827

19 352 500

L

A131

Dépenses des produits de la vente de biens excédentaires de l'État

177 665

219 606

L

A140

Contributions aux régimes d'avantages sociaux des employés

10 177 677

11 275 573

Autorisations totales

 

 

98 524 360

118 186 038

 
La diminution globale nette de 19,7 millions de dollars entre les crédits totaux disponibles des deux exercices financiers dans l'état des autorisations ci-joint est principalement attribuable à ce qui suit :
 
  • une diminution de 16,4 millions de dollars pour la transformation du bien immobilier situé à Gatineau (Québec) en tant qu'installation pour l'entreposage des collections avec rayonnage à haute densité;
  • une diminution de 6,6 millions de dollars suite aux compressions prévues dans le budget de 2012;
  • une augmentation de 2,4 millions de dollars pour le transfert permanent de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada pour des économies résultant de la consolidation et la rationalisation des espaces d'entreposage des documents;
  • une augmentation nette de 1,1 million de dollars pour les régimes d'avantages sociaux des employés (postes législatifs) et le financement reçu pour les rajustements à la rémunération afin de financer les augmentations de dépenses salariales liées aux conventions collectives;
  • une diminution de 0,2 million de dollars reliée au transfert de Patrimoine canadien pour des activités d'acquisition et de conservation du film sous la composante de préservation et d'accès dans la Politique canadienne du long métrage.

 

2.2 État des dépenses ministérielles budgétaires par article courant

Les cumuls des crédits utilisés au 30 juin 2013 sont comparables à l'exercice précédent pour la même période sauf pour les variances suivantes :
 
On note une augmentation significative au niveau des dépenses de « personnel ». Cette augmentation nette de 0,7 million de dollars (soit 19,4  millions de dollars en 2013-2014 et 18,7 millions de dollars en 2012-2013) s'explique principalement par :
 
  • une augmentation des dépenses salariales tenant du fait que le recouvrement des coûts reliés à des protocoles d'ententes interministériels entre BAC et d'autres organismes gouvernementaux concernant les services d'accession, de référence et de disposition n'étaient pas signés au 30 juin 2013. Par contre, ces protocoles d'ententes interministériels étaient signés à la même période l'an passé;
  • une augmentation des dépenses salariales  pour des montants payés aux employés de BAC relativement à l'entente de principe sur l'indemnité de départ lors du renouvellement de leurs conventions collectives;
  • une diminution des dépenses salariales résultant de départs d'employés suite aux mesures d'économies annoncées dans le Budget 2012;
Une diminution significative de 1,7 million de dollars (0 million de dollars en 2013-2014 et 1,7 million en 2012-2013) des dépenses « d'acquisitions de terrains, de bâtiments et d'ouvrages » s'explique principalement par les dépenses en capital reliées à la transformation du bien immobilier situé à Gatineau (Québec) en tant qu'installation pour l'entreposage des collections avec rayonnage à haute densité dont la majeure partie de la construction s'est déroulée au cours de l'exercice financier 2012-2013.
 

3. Risques et incertitudes

La réalisation du mandat de BAC comprend quatre risques stratégiques :
 
  • le risque que le patrimoine documentaire d'intérêt national ne soit pas acquis;
  • le risque que ce patrimoine ne soit pas conservé pour les générations futures;
  • le risque que ce patrimoine ne soit pas accessible à la population;
  • le risque que les ressources d'information du gouvernement fédéral ne soient pas gérées adéquatement.
 
Depuis 2009, BAC revoit l’ensemble de ses modes de fonctionnement en vue de tirer le meilleur parti des occasions qu’offre la nouvelle ère numérique. La mise en œuvre de ces nouveaux modes de fonctionnement vise également à atténuer les quatre risques stratégiques.
 
La mise en œuvre de la modernisation s'expose elle-même à divers risques opérationnels et horizontaux qui pourraient avoir une incidence sur sa réussite. Les principaux secteurs de risques organisationnels incluent la gestion de l'innovation, la gestion intégrée des ressources, les technologies de l'information, la prestation de services et le développement des compétences de l'avenir. La stratégie de BAC pour atténuer ces risques comprend plusieurs initiatives novatrices et spécifiques à chaque risque.    
 ​

4. Changements importants quant au fonctionnement, au personnel et aux programmes

Au cours des trois dernières années, alors que BAC a continué à acquérir, à préserver des ressources documentaires et à servir les Canadiens, l'institution a parallèlement repensé la gouvernance interne et la collaboration avec ses partenaires externes. BAC a développé une institution dont les processus de travail ont été renouvelés pour permettre la meilleure utilisation possible des ressources qui lui sont allouées. BAC a précisé son mandat et clarifié la façon dont elle allait s'en acquitter. Finalement, l'institution a établi les grandes lignes de la recherche pour lui permettre de mieux fonctionner dans l'environnement numérique et de commencer les discussions sur ses besoins quant aux compétences qui seront nécessaires pour appuyer son travail à l'avenir. Le modèle d'affaires de BAC s'est enrichi et amélioré en se recentrant autour de son mandat et du renforcement de l'intendance.
 
Pour Bibliothèque et Archives Canada, l'horizon 2013-2015 représentera une période intense de mise en oeuvre et de production, et ce, au-delà du travail amorcé qui devra se poursuivre. Alors que les dernières années ont été marquées par les efforts de réflexion, de recherche et de développement en vue d'adapter BAC au nouvel environnement du XXIe siècle, les années suivantes seront marquées par la mise en œuvre continue des nouvelles pratiques. BAC s'appuiera sur les priorités suivantes pour y arriver :
 
  1. BAC acquiert le patrimoine documentaire canadien en vertu d'une approche pansociétale.
  2. BAC poursuit le renforcement de sa capacité à préserver les ressources documentaires en format numérique et analogique.
  3. BAC met en œuvre son nouveau modèle d'affaires numérique afin d'améliorer l'accès à ses ressources documentaires.
  4. BAC poursuit la mise en place d'une approche collaborative pour relever les défis de la gestion du patrimoine documentaire canadien.
  5. BAC se dote de l'infrastructure et des nouvelles compétences requises pour la gestion du patrimoine documentaire du XXIe siècle.

5. Mise en œuvre du Budget 2012

La présente section donne un aperçu des mesures d'économie annoncées dans le Budget 2012. Les mesures d'économie pour BAC étaient de 3,5 millions de dollars en 2012-2013, et sont de l’ordre de 6,6 millions de dollars en 2013-2014 et 9,6 millions de dollars en 2014-2015 et pour les exercices suivants. Ces mesures seront mises en œuvre dans le but de recentrer le gouvernement et les programmes, de faciliter les rapports des Canadiens et des entreprises avec leur gouvernement ainsi que de moderniser et de rationaliser les services administratifs.
 
Budget consacré aux acquisitions : le budget de 0,4 million de dollars prévu pour faire l'achat de documents et de collections spéciales a été aboli. Ces achats se feront dorénavant dans le cadre du processus d'acquisition régulier de BAC selon les ressources disponibles.
 
Programme national de développement des archives (PNDA) : Suite au Budget 2012, le PNDA a cessé ses activités et certains coûts de cessation ont été encourus en 2012-2013.
 
La réduction des dépenses liée aux cinq autres programmes de BAC affectés par le Budget 2012 ont une incidence au niveau des salaires puisqu'il s'agit d'une réduction des effectifs.
 

Approbation des cadres supérieurs
 
Approuvé par :
 
 
Signé par H. Déry
_________________________________________
Hervé Déry
Bibliothécaire et archiviste du Canada par intérim
Le 20 août 2013
  
 
 
Signé par M. Melanson
_________________________________________
Mark C. Melanson, CGA
Dirigeant principal des finances
Le 16 août 2013
  

 
​État des autorisations (non vérifié)
(en dollars)
 
Ce tableau indique les autorisations. Les montants présentent, en dollars, les autorisations pour l'exercice 2013-2014, incluant les crédits totaux disponibles pour l'exercice se terminant le 31 mars 2014; les crédits totaux utilisés pour le trimestre terminé le 30 juin 2013; et le cumul des crédits utilisés à la fin du trimestre. Les montants présentent, en dollars, les autorisations pour l'exercice, 2012-2013, incluant les crédits totaux disponibles pour l'exercice se terminant le 31 mars 2013; les crédits totaux utilisés pour le trimestre terminé le 30 juin 2012; et le cumul des crédits utilisés à la fin du trimestre.

Autorisations

Exercice
2013-2014 : 

Crédits totaux disponibles pour l'exercice se terminant le
31 mars 2014 *

 

Exercice
2013-2014 :
 
Crédits utilisés pour le trimestre terminé le 30 juin 2013

 

Exercice
2013-2014 :
 
Cumul des crédits utilisés à la fin du trimestre

 

Exercice
2012-2013 :
 
Crédits totaux disponibles pour l'exercice se terminant le
31 mars 2013 *, **
 

 

Exercice
2012-2013 :
 
Crédits utilisés pour le trimestre  terminé le 30 juin 2012
Exercice
2012-2013 :
 
Cumul des crédits utilisés à la fin du trimestre
 

 

Crédit 55 (2013-2014) et Crédit 55 (2012-2013) - Dépenses nettes de fonctionnement

85 212 191

18 107 470

18 107 470

87 338 359

17 119 255

17 119 255

Crédit 60 (2013-2014) et Crédit 60 (2012-2013) - Dépenses en capital

2 956 827

0

0

19 352 500

1 684 659

1 684 659

Contributions aux régimes d'avantages sociaux des employés

10 177 677

2 544 419

2 544 419

11 275 573

2 818 893

2 818 893

Dépenses des produits de la vente de biens excédentaires de l'État

177 665

0

0

219 606

0

0

Autorisations budgétaires totales

98 524 360

20 651 889

20 651 889

118 186 038

21 622 807

21 622 807

Autorisations non-budgétaires

0

0

0

0

0

0

Autorisations totales

98 524 360

20 651 889

20 651 889

118 186 038

21 622 807

21 622 807

* N'inclut que les Autorisations disponibles pour l'exercice et accordées par le Parlement à la fin du trimestre.
**Les « crédits totaux disponibles » ne tiennent pas compte des mesures annoncées dans le Budget 2012.
 
  
Dépenses ministérielles budgétaires par article courant (non vérifié)
(en dollars)
 
Ce tableau indique les dépenses ministérielles budgétaires. Les montants présentent en dollars, les dépenses par article courant; les dépenses budgétaires brutes totales; les dépenses budgétaires brutes totales moins les revenus affectés aux dépenses; et les dépenses budgétaires nettes totales pour l'exercice 2013-2014, les montants sont organisés selon les dépenses totales prévues pour l'exercice se terminant le 31 mars 2014; les dépenses totales pour le trimestre se terminant le 30 juin 2013; et le cumul des crédits utilisés à la fin du trimestre. Les montants présentent en dollars, les dépenses par article courant; les dépenses budgétaires brutes totales; les dépenses budgétaires brutes totales moins les revenus affectés aux dépenses; et les dépenses budgétaires nettes totales pour l'exercice 2012-2013; les montants sont organisés selon les dépenses totales prévues pour l'exercice se terminant le 31 mars 2013; les dépenses au cours du trimestre se terminant le 30 juin 2012; et le cumul des crédits utilisés à la fin du trimestre.
 
Exercice
2013-2014 :
 
Dépenses prévues pour l'exercice se terminant
le
31 mars 2014

 

Exercice
2013-2014 :
 
Dépenses au cours du trimestre se terminant le
30 juin 2013

 

Exercice
2013-2014 :
 
Cumul des crédits utilisés à la fin du trimestre

Exercice
2012-2013 :

Dépenses prévues pour l'exercice se terminant le
31 mars 2013 *

Exercice
2012-2013 :

Dépenses au cours du trimestre se terminant le
30 juin 2012

 

Exercice
2012-2013 :
 
Cumul des crédits utilisés à la fin du trimestre

Dépenses :

Personnel

68 670 075

19 382 946

19 382 946

75 341 328

18 746 987

18 746 987

Transports et communications

1 480 017

71 310

71 310

2 389 360

195 473

195 473

Information

369 038

8 411

8 411

354 204

38 341

38 341

Services professionnels et spéciaux

13 498 422

570 497

570 497

10 626 080

409 389

409 389

Location

3 604 752

247 192

247 192

2 456 381

42 125

42 125

Réparation et entretien

2 282 114

38 606

38 606

1 722 523

190 979

190 979

Services publics, fournitures et approvisionnements

2 155 952

79 104

79 104

1 866 533

84 617

84 617

Acquisition de terrains, de bâtiments et d'ouvrages

2 956 827

0

0

19 352 500

1 684 659

1 684 659

Acquisition de matériel et d'outillage

3 854 578

36 188

36 188

2 843 392

158 349

158 349

Paiements de transfert

36 000

26 116

26 116

1 746 000

0

0

Autres subventions et paiements

166 585

260 238

260 238

37 737

132 151

132 151

Dépenses budgétaires brutes totales

99 074 360

20 720 608

20 720 608

118 736 038

21 683 070

21 683 070

Moins les revenus affectés aux dépenses

Recettes à valoir sur le crédit

550 000

68 719

68 719

550 000

60 263

60 263

Total des revenus affectés aux dépenses

550 000

68 719

68 719

550 000

60 263

60 263

Dépenses budgétaires nettes totales

98 524 360

20 651 889

20 651 889

118 186 038

21 622 807

21 622 807

* Les « Dépenses prévues » ne tiennent pas compte des mesures annoncées dans le Budget 2012.
 
  
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