Rapport financier trimestriel pour le trimestre terminé le 31 décembre 2013

Compte rendu soulignant les résultats, les risques et les changements importants quant au fonctionnement, au personnel et aux programmes

1. Introduction

Le présent rapport trimestriel a été préparé par Bibliothèque et Archives Canada (BAC) tel qu'exigé par l'article 65.1 de la Loi sur la gestion des finances publiques, et selon les modalités prescrites par le Conseil du Trésor (CT). Ce rapport trimestriel devrait être lu de concert avec le Budget principal des dépenses de 2012-2013 et les Budgets supplémentaires des dépenses (A) et (B), de même qu'avec le Plan d'action économique 2012 du Canada (Budget 2012).

Ce rapport trimestriel n'a pas fait l'objet d'une vérification ou d'un examen indépendant.

1.1 Mandat de Bibliothèque et Archives Canada

Bibliothèque et Archives Canada est un organisme ministériel faisant partie du portefeuille de Patrimoine canadien. Créée en 2004 lors de l'entrée en vigueur de la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada, son mandat est de :

  • préserver le patrimoine documentaire du Canada pour les générations actuelles et futures;
  • être une source de savoir permanent accessible à tous, qui contribue à l'épanouissement culturel, social et économique de la société libre et démocratique que constitue le Canada;
  • faciliter au Canada la concertation des divers milieux intéressés à l'acquisition, à la préservation et à la diffusion du savoir;
  • servir de mémoire permanente de l'administration fédérale et de ses institutions.

1.2 Méthode de présentation du rapport

Ce rapport trimestriel a été préparé par BAC en utilisant une comptabilité axée sur les dépenses. L'état des autorisations joint à ce rapport inclut les autorisations de dépenser de BAC accordées par le Parlement et utilisées par BAC, de manière cohérente avec le Budget principal des dépenses et les Budgets supplémentaires des dépenses (A) et (B) pour l'exercice 2013-2014. Ce rapport financier trimestriel a été préparé en utilisant un référentiel à usage particulier conçu pour répondre aux besoins d'information financière à l'égard de l'utilisation des autorisations de dépenser.

Le gouvernement ne peut dépenser sans l'autorisation préalable du Parlement. Les autorisations sont accordées par l'entremise de lois de crédits, sous forme de limites annuelles, ou par l'entremise de lois sous forme de pouvoirs législatifs de dépenser à des fins déterminées.

Lorsque le Parlement est dissout pour la tenue d'une élection générale, l'article 30 de la Loi sur la gestion des finances publiques autorise le gouverneur général, sous certaines conditions, à émettre un mandat spécial autorisant le gouvernement à retirer des fonds du Trésor. Un mandat spécial est considéré comme un crédit relatif à l'exercice au cours duquel il a été établi.

BAC utilise la méthode de comptabilité d'exercice intégrale pour la préparation de ses états financiers annuels qui font partie du processus de rapport sur le rendement ministériel. Toutefois, les pouvoirs de dépenser votés par le Parlement sont encore préparés en fonction d'une comptabilité axée sur les dépenses.

Dans le cadre des travaux des subsides du Parlement, le Budget principal des dépenses doit être déposé au Parlement le ou avant le 1er mars précédant le début du nouvel exercice. Le Budget 2012 a été déposé au Parlement le 29 mars, après le dépôt du Budget principal des dépenses le 28 février 2012. Par conséquent, les mesures annoncées dans le Budget 2012 ne figurent pas dans le Budget principal des dépenses 2012-2013.

Pour l'exercice 2012-2013, des affectations bloquées dans les crédits ministériels ont été établies par le Conseil du Trésor en vue d'empêcher que les fonds déjà réservés pour des mesures d'économies dans le Budget 2012 ne soient dépensés. En 2013-2014, les modifications aux autorisations ministérielles ont été mises en œuvre par l'intermédiaire de la Mise à jour annuelle des niveaux de référence, approuvée par le Conseil du Trésor, et figurent dans le Budget principal des dépenses de 2013-2014 déposé au Parlement.

2. Faits saillants des résultats financiers trimestriels et cumulatifs

2.1 État des autorisations

Tel qu'il est présenté dans l'état des autorisations ci-joint, les autorisations totales disponibles au 31 décembre représentent 104,4 millions de dollars en 2013-2014 et 123,1 millions de dollars en 2012-2013. Le tableau ci-dessous présente une ventilation détaillée des autorisations par exercice financier :


État des autorisations (non vérifié)
(en dollars)

Ce tableau présente, pour chaque autorisation (crédit/législative), le code d'autorisation, la description du crédit ou de l'autorisation, ainsi que le montant de l'autorisation (en dollars) pour les trimestres se terminant le 31 décembre 2013 et le 31 décembre 2012.

Autorisation Crédit/législative
Code d'autorisation
Description
Pour le trimestre terminé le
31 décembre 2013
Pour le trimestre terminé le
31 décembre 2012
55
B110
Dépenses de fonctionnement
90 632 056
92 748 847
55
B130
Recettes à valoir sur le crédit
-550 000
-550 000
60
B140
Dépenses en capital
3 943 615
19 352 500
L
A131
Dépenses des produits de la vente de biens excédentaires de l'État
229 274
308 582
L
A140
Contributions aux régimes d'avantages sociaux des employés
10 177 677
11 275 573
Autorisations totales
104 432 622
123 135 502

La diminution globale nette de 18,7 millions de dollars entre les crédits totaux disponibles des deux exercices financiers dans l'état des autorisations ci-joint est principalement attribuable à ce qui suit :

  • Une diminution globale de 26,6 millions de dollars expliquée par :
    • une diminution de 16,4 millions de dollars pour la transformation du bien immobilier situé à Gatineau (Québec) en tant qu'installation pour l'entreposage des collections avec rayonnage à haute densité;
    • une diminution de 6,6 millions de dollars suite aux compressions prévues dans le budget de 2012;
    • une diminution de 3,4 millions de dollars de remboursement des dépenses en matière de rémunération;
    • une diminution de 0,2 million de dollars reliée au transfert de Patrimoine canadien pour des activités d'acquisition et de conservation du film sous la composante de préservation et d'accès dans la Politique canadienne du long métrage.
  • Une augmentation globale de 7,9 millions de dollars expliquée par :
    • une augmentation de 3,8 millions de dollars de report du budget de fonctionnement;
    • une augmentation de 2,4 millions de dollars pour le transfert permanent de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada pour des économies résultant de la consolidation et de la rationalisation des espaces d'entreposage des documents;
    • une augmentation nette de 1,7 million de dollars pour les régimes d'avantages sociaux des employés (postes législatifs) et le financement reçu pour les rajustements à la rémunération afin de financer les augmentations de dépenses salariales liées aux conventions collectives.

2.2 État des dépenses ministérielles budgétaires par article courant

Tel qu'il est présenté dans l'état des dépenses ministérielles budgétaires par article courant ci-joint, les cumuls des crédits utilisés représentent 62,7 millions de dollars au 31 décembre 2013 et 82,5 millions de dollars au 31 décembre 2012. La diminution totale de 19,8 millions de dollars est principalement expliquée par :

  • Une diminution de 13,6 millions de dollars (58 000 dollars en 2013-2014 et 13,7 millions de dollars en 2012-2013) des dépenses « d'acquisitions de terrains, de bâtiments et d'ouvrages », qui s'explique principalement par les dépenses en capital reliées à la transformation du bien immobilier situé à Gatineau (Québec) en tant qu'installation pour l'entreposage des collections avec rayonnage à haute densité, dont la majeure partie de la construction s'est déroulée au cours de l'exercice financier 2012-2013.

  • Une diminution de 7,8 millions de dollars (54,9 millions de dollars en 2013-2014 et 62,7 millions de dollars en 2012-2013) des dépenses de « personnel », qui s'explique principalement par une diminution des dépenses salariales résultant de départs d'employés ainsi que des dépenses liées au réaménagement des effectifs suite aux mesures d'économies annoncées dans le Budget 2012.

  • Une augmentation de 0,9 million de dollars (4,0 millions de dollars en 2013-2014 et 3,1 millions de dollars en 2012-2013) des dépenses de « services professionnels et spéciaux », qui s'explique principalement par l'augmentation des dépenses d'aide temporaire pour les projets suivants :

    • Dans le but de rencontrer les exigences de la Norme sur l'accessibilité des sites Web du Conseil du Trésor qui découle d'une décision de la Cour fédérale (Jodhan), BAC a dû faire appel à de l'aide temporaire en vue d'augmenter le nombre de ressources nécessaires pour la révision de tous ses contenus Web et leur migration vers une nouvelle plateforme. Ce projet prendra fin le 31 mars 2014.

    • Afin d'accélérer la mise en œuvre de son programme de disposition et de tenue de documents et de faire progresser plus rapidement des projets visant l'émission d'autorisations de disposer pour des institutions du gouvernement fédéral, BAC a eu recours à de l'aide temporaire. Grâce à ces nouvelles autorisations, les institutions fédérales disposent des outils nécessaires pour assurer une saine gestion de leurs ressources, et ainsi renforcer la responsabilisation du gouvernement envers les Canadiens

3. Risques et incertitudes

La réalisation du mandat de BAC comprend quatre risques stratégiques :

  • le risque que le patrimoine documentaire essentiel ne soit pas acquis;
  • le risque que ce patrimoine ne soit pas conservé pour les générations futures;
  • le risque que ce patrimoine ne soit pas accessible aux Canadiens;
  • le risque que les ressources documentaires du gouvernement du Canada ne soient pas gérées adéquatement.

Depuis 2009, BAC revoit l'ensemble de ses modes de fonctionnement en vue de tirer le meilleur parti des occasions qu'offre la nouvelle ère numérique. La mise en œuvre de ces nouveaux modes de fonctionnement vise également à atténuer les quatre risques stratégiques.

La mise en œuvre de la modernisation s'expose elle-même à divers risques opérationnels et horizontaux qui pourraient avoir une incidence sur sa réussite. Les principaux secteurs de risques organisationnels incluent la gestion de l'innovation, la gestion intégrée des ressources, les technologies de l'information, la prestation de services et le développement des compétences de l'avenir. La stratégie de BAC pour atténuer ces risques comprend plusieurs initiatives novatrices et spécifiques à chaque risque.

4. Changements importants quant au fonctionnement, au personnel et aux programmes

Au cours des trois dernières années, alors que BAC a continué à acquérir et à préserver des ressources documentaires et à servir les Canadiens, l'institution a parallèlement repensé la gouvernance interne et la collaboration avec ses partenaires externes. BAC a développé une institution dont les processus de travail ont été renouvelés pour permettre la meilleure utilisation possible des ressources qui lui sont allouées. BAC a précisé son mandat et clarifié la façon dont il allait s'en acquitter. Finalement, l'institution a établi les grandes lignes de la recherche pour lui permettre de mieux fonctionner dans l'environnement numérique et de commencer les discussions sur ses besoins quant aux compétences qui seront nécessaires pour appuyer son travail à l'avenir. Le modèle d'affaires de BAC s'est enrichi et amélioré en se recentrant autour de son mandat et du renforcement de l'intendance.

Pour Bibliothèque et Archives Canada, l'horizon 2013-2015 représentera une période intense de mise en œuvre et de production, et ce, au-delà du travail amorcé qui devra se poursuivre. Alors que les dernières années ont été marquées par les efforts de réflexion, de recherche et de développement en vue d'adapter BAC au nouvel environnement du XXIe siècle, les années suivantes seront marquées par la mise en œuvre continue des nouvelles pratiques. BAC s'appuiera sur les priorités suivantes pour y arriver :

  1. BAC acquiert le patrimoine documentaire canadien en vertu d'une approche pansociétale.

  2. BAC poursuit le renforcement de sa capacité à préserver les ressources documentaires en format numérique et analogique.

  3. BAC met en œuvre son nouveau modèle d'affaires numérique afin d'améliorer l'accès à ses ressources documentaires.

  4. BAC poursuit la mise en place d'une approche collaborative pour relever les défis de la gestion du patrimoine documentaire canadien.

  5. BAC se dote de l'infrastructure et des nouvelles compétences requises pour la gestion du patrimoine documentaire du XXIe siècle.

5. Mise en œuvre du Budget 2012

La présente section donne un aperçu des mesures d'économie annoncées dans le Budget 2012. Les mesures d'économie pour BAC étaient de 3,5 millions de dollars en 2012-2013, et sont de l'ordre de 6,6 millions de dollars en 2013-2014 et de 9,6 millions de dollars en 2014-2015 et pour les exercices suivants. Ces mesures seront mises en œuvre dans le but de recentrer le gouvernement et les programmes, de faciliter les rapports des Canadiens et des entreprises avec leur gouvernement ainsi que de moderniser et de rationaliser les services administratifs.

Budget consacré aux acquisitions : Le budget de 0,4 million de dollars prévu pour faire l'achat de documents et de collections spéciales a été aboli. Ces achats se feront dorénavant dans le cadre du processus d'acquisition régulier de BAC, selon les ressources disponibles.

Programme national de développement des archives (PNDA) : Suite au Budget 2012, le PNDA a cessé ses activités et certains coûts de cessation ont été encourus en 2012-2013.

La réduction des dépenses liées aux cinq autres programmes de BAC affectés par le Budget 2012 ont une incidence au niveau des salaires puisqu'il s'agit d'une réduction des effectifs.

Approbation des cadres supérieurs


Approuvé par :


________________________________________
Hervé Déry
Bibliothécaire et archiviste du Canada par intérim
Le 21 février 2014


_________________________________________
Isabelle Niquette, CPA,
Dirigeant principal des finances par intérim
Le 21 février 2014


État des autorisations (non vérifié)
(en dollars)

Ce tableau indique les montants (en dollars) des autorisations pour l'exercice 2013-2014, incluant les crédits totaux disponibles pour l'exercice se terminant le 31 mars 2014; les crédits totaux utilisés pour le trimestre terminé le 31 décembre 2013; et le cumul des crédits utilisés à la fin du trimestre. On y indique également les montants (en dollars) des autorisations pour l'exercice 2012-2013, incluant les crédits totaux disponibles pour l'exercice se terminant le 31 mars 2013; les crédits totaux utilisés pour le trimestre terminé le 31 décembre 2012; et le cumul des crédits utilisés à la fin du trimestre.

Autorisations
Exercice
2013-2014 :

Crédits totaux
disponibles pour
l'exercice se
terminant le
31 mars 2014 *
Exercice
2013-2014 :

Crédits utilisés
pour le trimestre
terminé le
31 décembre 2013
Exercice
2013-2014 :

Cumul des crédits
utilisés à la fin du
trimestre
Exercice
2012-2013 :

Crédits totaux
disponibles pour
l'exercice se
terminant le
31 mars 2013
* , **
Exercice
2012-2013 :

Crédits utilisés
pour le trimestre
terminé le
31 décembre 2012
Exercice
2012-2013 :

Cumul des crédits
utilisés à la fin du
trimestre
Crédit 55 - Dépenses nettes de fonctionnement
90 082 056
20 075 426
54 622 773
92 198 847
21 021 381
60 287 847
Crédit 60 - Dépenses en capital
3 943 615
369 858
414 903
19 352 500
5 536 915
13 735 475
Contributions aux régimes d'avantages sociaux des employés
10 177 677
2 545 900
7 633 258
11 275 573
2 818 893
8 456 680
Dépenses des produits de la vente de biens excédentaires de l'État
229 274
0
0
308 582
0
0
Autorisations budgétaires totales
104 432 622
22 991 184
62 670 934
123 135 502
29 377 189
82 480 002
Autorisations non budgétaires
0
0
0
0
0
0
Autorisations totales
104 432 622
22 991 184
62 670 934
123 135 502
29 377 189
82 480 002

* N'inclut que les autorisations disponibles pour l'exercice et accordées par le Parlement à la fin du trimestre.

** Les crédits totaux disponibles ne tiennent pas compte des mesures annoncées dans le Budget 2012.


Dépenses ministérielles budgétaires par article courant (non vérifié)
(en dollars)

Ce tableau indique (en dollars) les dépenses ministérielles budgétaires par article courant pour l'exercice 2013-2014, y compris les dépenses budgétaires brutes totales; les dépenses budgétaires brutes totales moins les revenus affectés aux dépenses; et les dépenses budgétaires nettes totales. Les données sont présentées selon les dépenses totales prévues pour l'exercice se terminant le 31 mars 2014; les dépenses totales pour le trimestre terminé le 31 décembre 2013; et le cumul des crédits utilisés à la fin du trimestre.

Il indique également (en dollars) les dépenses ministérielles budgétaires par article courant pour l'exercice 2012-2013, y compris les dépenses budgétaires brutes totales; les dépenses budgétaires brutes totales moins les revenus affectés aux dépenses; et les dépenses budgétaires nettes totales. Les données sont présentées selon les dépenses totales prévues pour l'exercice se terminant le 31 mars 2013; les dépenses totales pour le trimestre terminé le 31 décembre 2012; et le cumul des crédits utilisés à la fin du trimestre.

Exercice
2013-2014 :

Dépenses prévues
pour l'exercice se
terminant le
31 mars 2014
Exercice
2013-2014 :

Dépenses au cours
du trimestre se
terminant le
31 décembre 2013
Exercice
2013-2014 :

Cumul des crédits
utilisés à la fin
du trimestre
Exercice
2012-2013 :

Dépenses prévues
pour l'exercice se
terminant le
31 mars 2013 *
Exercice
2012-2013 :

Dépenses au cours
du trimestre se
terminant le
31 décembre 2012
Exercice
2012-2013 :

Cumul des crédits
utilisés à la fin
du trimestre
Dépenses :
Personnel
69 243 967
19 570 168
54 928 550
78 763 095
21 542 676
62 698 754
Transports et communications
1 713 481
189 294
410 463
2 546 662
256 935
626 874
Information
427 252
20 721
41 674
377 523
30 146
107 850
Services professionnels et spéciaux
15 627 720
1 722 788
4 020 726
11 325 346
1 404 493
3 059 788
Location
4 185 172
69 892
812 316
2 655 354
81 918
745 854
Réparation et entretien
2 642 104
149 399
287 577
1 835 924
304 760
393 606
Services publics, fournitures et approvisionnements
2 507 833
327 647
726 795
2 012 293
175 475
419 626
Acquisition de terrains, de bâtiments et d'ouvrages
3 943 615
58 292
58 292
19 352 500
5 503 036
13 701 595
Acquisition de matériel et d'outillage
4 462 615
406 435
788 674
3 030 584
53 334
155 210
Paiements de transfert
36 000
10 650
36 766
1 746 000
0
25 035
Autres subventions et paiements
192 863
521 509
726 586
40 221
94 912
719 473
Dépenses budgétaires brutes totales
104 982 622
23 046 795
62 838 419
123 685 502
29 447 685
82 653 665
Recettes à valoir sur le crédit
550 000
55 611
167 485
550 000
70 496
173 663
Total des revenus affectés aux dépenses
550 000
55 611
167 485
550 000
70 496
173 663
Dépenses budgétaires nettes totales
104 432 622
22 991 184
62 670 934
123 135 502
29 377 189
82 480 002

[version textuelle]

* Les dépenses prévues ne tiennent pas compte des mesures annoncées dans le Budget 2012.

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