Rapport financier trimestriel pour le trimestre terminé le 31 décembre 2012

Compte rendu soulignant les résultats, les risques et les changements importants quant au fonctionnement, au personnel et aux programmes

1. Introduction

Le présent rapport trimestriel a été préparé par Bibliothèque et Archives Canada (BAC) tel qu'exigé par l'article 65.1 de la Loi sur la gestion des finances publiques, et selon les modalités prescrites par le Conseil du Trésor (CT). Ce rapport trimestriel devrait être lu de concert avec le Budget principal des dépenses de 2012-2013 et les Budgets supplémentaires des dépenses (A) et (B) de même qu'avec le Plan d'action économique 2012 du Canada (Budget 2012).
 
Ce rapport trimestriel n'a pas fait l'objet d'une vérification ou d'un examen indépendant.

1.1 Mandat de Bibliothèque et Archives Canada


Bibliothèque et Archives Canada est une organisation ministérielle qui relève du ministère du Patrimoine canadien. Créée en 2004 lors de l'entrée en vigueur de la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada, son mandat est de :
  • préserver le patrimoine documentaire pour les générations présentes et futures;
  • être une source de savoir permanent accessible à tous, qui contribue à l'épanouissement culturel, social et économique de la société libre et démocratique que constitue le Canada;
  • faciliter au Canada la concertation des divers milieux intéressés à l'acquisition, à la préservation et à la diffusion du savoir;
  • servir de mémoire permanente de l'administration fédérale et de ses institutions.

1.2 Méthode de présentation du rapport


Ce rapport trimestriel a été préparé par BAC en utilisant une comptabilité axée sur les dépenses. L'état des autorisations joint à ce rapport inclut les autorisations de dépenser de BAC accordées par le Parlement et utilisées par le ministère, de manière cohérente avec le Budget principal des dépenses et les Budgets supplémentaires des dépenses (A) et (B) pour l'exercice 2012-2013. Ce rapport financier trimestriel a été préparé en utilisant un référentiel à usage particulier conçu pour répondre aux besoins d'information financière à l'égard de l'utilisation des autorisations de dépenser.
  
Le gouvernement ne peut dépenser sans l'autorisation préalable du Parlement. Les autorisations sont accordées par l'entremise de lois de crédits, sous forme de limites annuelles, ou par l'entremise de lois sous forme de pouvoirs législatifs de dépenser à des fins déterminées.
  ​
Lorsque le Parlement est dissous pour la tenue d'une élection générale, l'article 30 de la Loi sur la gestion des finances publiques autorise le gouverneur général, sous certaines conditions, à émettre un mandat spécial autorisant le gouvernement à retirer des fonds du Trésor. Un mandat spécial est considéré comme un crédit relatif à l'exercice au cours duquel il a été établi.
 
BAC utilise la méthode de la comptabilité d'exercice intégrale pour la préparation de ses états financiers annuels qui font partie du processus de rapport sur le rendement ministériel. Toutefois, les pouvoirs de dépenser votés par le Parlement sont encore en fonction d'une comptabilité axée sur les dépenses.
 
Dans le cadre des travaux des subsides du Parlement, le Budget principal des dépenses doit être déposé au Parlement le ou avant le 1er mars précédant le début du nouvel exercice. Le Budget 2012 a été déposé au Parlement le 29 mars, après le dépôt du Budget principal des dépenses le 28 février 2012. Par conséquent, les mesures annoncées dans le Budget 2012 ne figurent pas dans le Budget principal des dépenses 2012-2013.
 
Pour l'exercice 2012-2013, des affectations bloquées dans les crédits ministériels seront établies par le Conseil du Trésor en vue d'empêcher que les fonds déjà réservés pour des mesures d'économies dans le Budget 2012 ne soient dépensés. Au cours des exercices suivants, les modifications aux autorisations ministérielles seront mises en œuvre par l'intermédiaire de la Mise à jour annuelle des niveaux de référence, approuvée par le Conseil du Trésor, et figureront dans les Budgets principaux des dépenses ultérieurs déposés au Parlement.

2. Faits saillants des résultats financiers trimestriels et cumulatifs

2.1 État des autorisations

Tel que présenté dans l'état des autorisations ci-joint, les autorisations totales disponibles au 31 décembre représentent 123,1 millions de dollars en 2012-2013 et 124,0 millions de dollars en 2011-2012. Le graphique ci-dessous présente une ventilation détaillée des autorisations par exercice financier :
 
Ventilation détaillée des autorisations
(en dollars) 
Ce tableau indique la ventilation détaillée des autorisations. Les montants présentent, en dollars, les autorisations détaillées pour les trimestres terminés le 31 décembre 2012 et le 31 décembre 2011.
  
Ventilation détaillée des autorisations
Pour le trimestre terminé le 31 décembre 2012
Pour le trimestre terminé le 31 décembre 2011
Budget principal des dépenses
117 743 529
112 959 833
Budget supplémentaire des dépenses (A)
222 903
0
Budget supplémentaire des dépenses (B) ​0 ​445 805
Produits de la vente de biens excédentaires de l'État
308 582
201 183
​Crédit pour les besions en matière de rémunération ​3 421 767 ​6 787 798
Crédit 25 – report du budget de fonctionnement
1 438 721
3 637 980
​Crédit pour rajustements à la rémunération ​0 ​25 582
Autorisations totales
123 135 502
124 058 181
 
La diminution globale nette de 0,9 millions de dollars entre les crédits totaux disponibles des deux exercices financiers dans l'état des autorisations ci-joint est principalement attribuable à ce qui suit :
  • une augmentation de 8,7 millions de dollars pour la transformation du bien immobilier situé à Gatineau (Québec) en tant qu'installation pour l'entreposage des collections avec rayonnage à haute densité;
  • une diminution de 3,6 millions de dollars pour le transfert permanent à Services partagés Canada pour l'examen des services administratifs (ESA);
  • une diminution de 3,3 millions de dollars pour le remboursement des dépenses en matière de rémunération;
  • une diminution de 2,2 millions de dollars reçue comme report du budget de fonctionnement;
  • une diminution nette de 0,5 million de dollars pour les régimes d'avantages sociaux des employés (postes législatifs) et le financement reçu pour les rajustements à la rémunération afin de financer les augmentations de dépenses salariales liées aux conventions collectives;
  • une diminution de 0,2 million de dollars reliée au transfert de Patrimoine canadien pour des activités d'acquisition et de conservation du film sous la composante de préservation et d'accès dans la Politique canadienne du long métrage;
  • une augmentation de 0,1 million de dollars pour le transfert permanent de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada pour le transfert de la garde du Centre de préservation de pellicule de nitrate;
  • une augmentation de 0,1 million de dollars de produits de la vente de biens excédentaires de l'État.

 

2.2 État des dépenses ministérielles budgétaires par article courant

Les cumuls des crédits utilisés au 31 décembre 2012 sont comparables à l'exercice précédent pour la même période sauf pour les variances suivantes :
 
On note un écart significatif au niveau des dépenses de « personnel ». Cette diminution de 5,3 millions de dollars (soit 62,7 millions de dollars en 2012-2013 et 68 millions de dollars en 2011-2012) est principalement expliquée par :
 
  • une diminution de 4,9 millions de dollars pour des montants payés aux employés de BAC relativement à l'entente de principe sur l'indemnité de départ lors du renouvellement de leurs conventions collectives;
  • une diminution nette de 0,4 million de dollars de dépenses salariales liées au réaménagement des effectifs telles que les mesures de soutien à la transition ainsi que les économies résultant de départs d'employés.
Une augmentation significative de 13,6 millions de dollars (13,7 millions de dollars en 2012-2013 et 0,1 million en 2011-2012) des dépenses « d'acquisitions de terrains, de bâtiments et ouvrages » est principalement expliquée par les dépenses en capital reliées à la transformation du bien immobilier situé à Gatineau (Québec) en tant qu'installation pour l'entreposage des collections avec rayonnage à haute densité. La construction de ce bien immobilier a débuté à la fin du mois de décembre 2011, ce qui explique pourquoi il y avait très peu de dépenses en capital à cette date au cours de l’exercice précédent.
  
Une diminution significative de 2,2 millions de dollars (3,1 millions en 2012-2013 et 5,3 millions en 2011-2012) des dépenses « services professionnels et spéciaux », principalement expliquée par une diminution de nombre de contrats octroyés dans le domaine des services de conseillers en gestion et de services de conseillers en technologie de l'information, ainsi qu'au niveau des services d'aide temporaire. De plus, la nouvelle situation de multi-locataire de BAC lui permet de partager une portion de ses coûts de commissionnaires avec d'autres locataires.
 
Une diminution significative de 1,1 million de dollars (25 mille dollars en 2012-2013 et 1,2 million en 2011-2012) en « paiements de transfert » résultant de la mise en œuvre du Budget 2012 relatif à l'annulation du Programme national de développement des archives (PNDA).
  
Suite à la création de Services partagés Canada (SPC) le 4 août 2011 et de l'adoption subséquente du décret C.P. 2011-1297 le 15 novembre 2011, certaines responsabilités de 43 ministères et organismes ont été transférées à SPC. Ces dépenses, qui ne sont plus payées par BAC en 2012-2013, l'étaient au 31 décembre de l'exercice financier 2011-2012. Ces dépenses se situent principalement sous les articles courants «personnel », « transports et communications », « location », « services de réparation et d'entretien » et « acquisition de matériel et d'outillage ».  
 

3. Risques et incertitudes

La réalisation du mandat de BAC fait face à quatre risques stratégiques :
 
  • le risque que le patrimoine documentaire d’intérêt national ne soit pas acquis;
  • le risque que ce patrimoine ne soit pas conservé pour les générations futures;
  • le risque que ce patrimoine ne soit pas accessible à la population;
  • le risque que les ressources d’information du gouvernement fédéral ne soient pas gérées adéquatement.
 
Depuis 2009, BAC revoit l’ensemble de ses façons de faire en vue de tirer le meilleur profit des occasions qu’offre la nouvelle ère numérique. La mise en œuvre de ces nouvelles façons de faire vise également à atténuer les quatre risques stratégiques.
 
La mise en œuvre de la modernisation s’expose elle-même à divers risques opérationnels et horizontaux qui pourraient avoir une incidence sur sa réussite. Les principaux secteurs de risques organisationnels incluent la gestion de l’innovation, la gestion intégrée des ressources, les technologies de l’information, la prestation de services et le développement des compétences de l’avenir. La stratégie de BAC pour atténuer ces risques comprend plusieurs initiatives novatrices et spécifiques à chaque risque.  
 
Tel qu'annoncé dans le Budget fédéral 2012, le budget annuel de BAC sera réduit de 9,6 millions de dollars d'ici 2014-2015, ce qui représente une diminution d'environ 10 % de son budget total. Les dépenses les plus importantes de BAC se situent au niveau de son personnel. Considérant que les ministères ne reçoivent plus de fonds pour les hausses de rémunération et de salaires découlants des conventions collectives négociées, ceci a un impact important sur l'utilisation du crédit de fonctionnement de BAC. BAC estime l'impact de cette initiative pangouvernementale à un montant d'environ 1 million de dollars par an et ce, de façon cumulative au cours des prochaines années. BAC assure la mise en œuvre de ces mesures par la gestion de ses ressources Ceci est obtenu au moyen de réallocations de budgets au sein de BAC, soutenu par un suivi rigoureux de la dotation de personnel et des dépenses, en lien avec une planification stratégique de ses opérations, de ses ressources humaines et de ses ressources financières.
 ​

4. Changements importants quant au fonctionnement, au personnel et aux programmes

Au cours des trois dernières années, alors que BAC a continué à acquérir, à préserver des ressources documentaires et à servir les Canadiens, l’institution a parallèlement repensé la gouvernance interne et la collaboration avec ses partenaires externes. BAC a développé une institution dont les processus de travail ont été renouvelés pour permettre la meilleure utilisation possible des ressources qui lui sont allouées. BAC a précisé son mandat et clarifié la façon dont elle allait s’en acquitter. Finalement, l’institution a établi les grandes lignes de la recherche pour lui permettre de mieux fonctionner dans l’environnement numérique et de commencer les discussions sur ses besoins quant aux compétences qui seront nécessaires pour appuyer son travail à l’avenir. Le modèle d’affaires de BAC s’est enrichi et amélioré en se recentrant autour de son mandat et du renforcement de l’intendance.
 
Pour Bibliothèque et Archives Canada, l’horizon 2013-2015 représentera une période intense de mise en oeuvre et de production, et ce, au-delà du travail amorcé qui devra se poursuivre. Alors que les dernières années ont été marquées par les efforts de réflexion, de recherche et de développement en vue d’adapter BAC au nouvel environnement du XXIe siècle, les années suivantes seront marquées par la mise en œuvre continue des nouvelles pratiques. BAC s’appuiera sur les priorités suivantes pour y arriver :
 
  1. BAC acquiert le patrimoine documentaire canadien en vertu d’une approche pansociétale.
  2. BAC poursuit le renforcement de sa capacité à préserver les ressources documentaires en format numérique et analogique.
  3. BAC met en œuvre son nouveau modèle d’affaires numérique afin d’améliorer l’accès à ses ressources documentaires.
  4. BAC poursuit la mise en place d’une approche collaborative pour relever les défis de la gestion du patrimoine documentaire canadien.
  5. BAC se dote de l’infrastructure et des nouvelles compétences requises pour la gestion du patrimoine documentaire du XXIe siècle.

 

5. Mise en œuvre du Budget 2012

La présente section donne un aperçu des mesures d'économie annoncées dans le Budget 2012. Les mesures d'économie pour BAC sont de 3,5 millions de dollars en 2012-2013; 6,6 millions de dollars en 2013-2014 et 9,6 millions de dollars en 2014-2015 et pour les exercices suivants. Ces mesures seront mises en œuvre dans le but de recentrer le gouvernement et les programmes, de faciliter les rapports des Canadiens et des entreprises avec leur gouvernement ainsi que de moderniser et de rationaliser les services administratifs.
 
Budget consacré aux acquisitions : le budget de 0,4 million de dollars prévu pour faire l'achat de documents et de collections spéciales a été aboli. Ces achats se feront dorénavant à l'intérieur du processus d'acquisition régulier de BAC selon les ressources disponibles.
 
Programme national de développement des archives (PNDA) : Suite au Budget 2012, le PNDA a cessé ses activités et certains coûts de cessation ont été encourus en 2012-2013.
 
La réduction des dépenses liée aux cinq autres programmes de BAC affectés par le Budget 2012 ont une incidence au niveau des salaires puisqu'il s'agit d'une réduction des effectifs.

Il existe une incertitude financière liée au réaménagement des effectifs due à des options offertes aux employés en vertu des politiques pertinentes et à des conventions collectives. BAC continue de surveiller attentivement ces situations afin d'ajuster ses plans budgétaires en conséquence.

Approbation des cadres supérieurs
 
Approuvé par :
 
 
 
_________________________________________
Daniel J. Caron, Ph. D.
Administrateur général et Bibliothécaire et archiviste du Canada
    et Président, groupe des Chefs des organismes fédéraux
Le 26 février 2013
 
 
 
 
_________________________________________
Mark C. Melanson, CGA
Dirigeant principal des finances
Le 22 février 2013
  

 
​État des autorisations (non vérifié)
(en dollars)
 
Ce tableau indique les autorisations. Les montants présentent, en dollars, les autorisations pour l'exercice 2012-2013, incluant les crédits totaux disponibles pour l'exercice se terminant le 31 mars 2013; les crédits totaux utilisés pour le trimestre terminé le 31 décembre 2012; et le cumul des crédits utilisés à la fin du trimestre. Les montants présentent, en dollars, les autorisations pour l'exercice, 2011-2012, incluant les crédits totaux disponibles pour l'exercice se terminant le 31 mars 2012; les crédits totaux utilisés pour le trimestre terminé le 31 décembre 2011; et le cumul des crédits utilisés à la fin du trimestre.
 
Autorisations
Exercice 2012-2013 :
Crédits totaux disponibles pour l'exercice se terminant le 31 mars 2013 *   **
Exercice 2012-2013 :
Crédits utilisés pour le trimestre terminé le 31 décembre 2012
Exercice 2012-2013 :
Cumul des crédits utilisés à la fin du trimestre
Exercice 2011-2012 :
Crédits totaux disponibles pour l'exercice se terminant le 31 mars 2012 *
Exercice 2011-2012 :
Crédits utilisés pour le trimestre terminé le 31 décembre 2011
Exercice 2011-2012 :
Cumul des crédits utilisés à la fin du trimestre
Crédit 55 (2012-2013) et crédit 50 (2011-2012) - Dépenses nettes de fonctionnement
92 198 577
21 021 381
 
 
60 287 847
101 752 332
22 453 118
71 492 646
Crédit 60 (2012-2013) et crédit 55 (2011-2012) - Dépenses en capital
19 352 500
5 536 915
 
 
13 735 475
 
10 350 000
97 452
97 452
Autorisations législatives et budgétaires - Contributions aux régimes d'avantages sociaux des employés et dépenses des produits de la vente de biens excédentaires de l'État
11 584 425
2 818 893
8 456 680
11 955 849
3 060 362
8 937 695
Autorisations budgétaires totales
123 135 502
29 377 189
82 480 002
124 058 181
25 610 932
80 527 793
Autorisations non-budgétaires
0
0
0
0
0
0
Autorisations totales
123 135 502
29 377 189
82 480 002
124 058 181
25 610 932
80 527 793
* N'inclut que les Autorisations disponibles pour l'exercice et accordées par le Parlement à la fin du trimestre.
**Les « crédits totaux disponibles » ne tiennent pas compte des mesures annoncées dans le Budget 2012.
 
 
 
Dépenses ministérielles budgétaires par article courant (non vérifié)
(en dollars)
 
Ce tableau indique les dépenses ministérielles budgétaires. Les montants présentent en dollars, les dépenses par article courant; les dépenses budgétaires brutes totales; les dépenses budgétaires brutes totales moins les revenus affectés aux dépenses; et les dépenses budgétaires nettes totales pour l'exercice 2012-2013, les nombres sont organisés selon les dépenses totales prévues pour l'exercice se terminant le 31 mars 2013; les dépenses totales pour le trimestre terminé le 31 décembre 2012; et le cumul des crédits utilisés à la fin du trimestre. Les montants présentent en dollars, les dépenses par article courant; les dépenses budgétaires brutes totales; les dépenses budgétaires brutes totales moins les revenus affectés aux dépenses; et les dépenses budgétaires nettes totales pour l'exercice 2011-2012; les nombres sont organisés selon les dépenses totales prévues pour l'exercice se terminant le 31 mars 2012; les dépenses totales pour le trimestre terminé le 31 décembre 2011; et le cumul des crédits utilisés à la fin du trimestre.
 
 
Exercice 2012-2013 :
Dépenses prévues pour l'exercice se terminant
le 31 mars 2013* **
Exercice 2012-2013 :
Dépensées durant le trimestre terminé
le 31 décembre 2012
Exercice 2012-2013 :
Cumul des crédits utilisés à la fin du trimestre
Exercice 2011-2012 :
Dépenses prévues pour l'exercice se terminant le 31 mars 2012*
Exercice 2011-2012 :
Dépensées durant le trimestre terminé
le 31 décembre 2011
Exercice 2011-2012 :
Cumul des crédits utilisés à la fin du trimestre
Dépenses :
Personnel
78 763 095
21 542 676
62 698 754
83 871 744
22 074 829
68 064 071
Transports et communications
2 546 662
256 935
 
626 874
2 772 701
464 094
1 399 796
Information
377 523
30 146
107 850
888 017
72 052
113 778
Services professionnels et spéciaux
11 325 346
1 404 493
3 059 788
13 314 007
1 931 934
5 274 462
Location
2 655 354
81 918
745 854
2 135 206
156 698
1 474 867
Services de réparation et d'entretien
1 835 924

304 760
393 606
2 420 109
329 336
771 372
Services publics, fournitures et approvisionnements
2 012 293

175 475
419 626
3 937 638
315 806
914 114
Acquisition de terrains, de bâtiments et ouvrages
19 352 500  


5 503 036
13 701 595
10 350 000
97 452
97 452
Acquisition de matériel et d'outillage
3 030 584 

53 334
155 210
3 172 759
381 586
982 533
Paiements de transfert
1 746 000
0
25 035
1 746 000
27 523
1 195 651
Autres subventions et paiements
40 221 
94 912
719 473
0
-176 276
477 199
Dépenses budgétaires brutes totales
123 685 502  
 
29 447 685
82 653 665
 124 608 181
25 675 034
80 765 295
Moins les revenus affectés aux dépenses :
Recettes à valoir sur le crédit
550 000 
70 496
173 663
550 000
64 102
237 502
Total des revenus affectés aux dépenses
550 000
70 496
173 663
550 000
64 102
237 502
Dépenses budgétaires nettes totales
123 135 502  
 
29 377 189
82 480 002
124 058 181
25 610 932
80 527 793
* N'inclut que les Autorisations disponibles pour l'exercice et accordées par le Parlement à la fin du trimestre.
** Les « Dépenses prévues » ne tiennent pas compte des mesures annoncées dans le Budget 2012.
  

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