Cadre de politique d’intendance

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1. Date d’entrée en vigueur

2. Application

3. Définitions

4. Contexte

5. Objectif

6. Principes

7. Rôles, responsabilités et reddition de compte

8. Planification, suivi et évaluation du rendement

9. Conséquences

10. Demandes de renseignements

Annexe A: Définitions

Annexe B: Documents connexes

1. Date d’entrée en vigueur

Le présent cadre de politique a été recommandé par le Conseil de direction et approuvé par le Bibliothécaire et archiviste du Canada. Il entre en vigueur le 12 juillet 2013.

2. Application

Le Cadre de politique d’intendance s’applique à toutes les activités d’intendance menées dans l’ensemble de BAC.

Le cadre et l’ensemble de politique connexe sont fondés sur d’autres cadres et instruments de politique de BAC énumérés à l’annexe B et ils sont appliqués en conformité avec ceux-ci.

Le cadre de politique constitue le fondement d’un ensemble de politique englobant tous les instruments de politique d’intendance au sein de BAC, y compris la Politique sur la gestion de la collection.

3. Définitions

Consulter l’annexe A.

4. Contexte

Tel que le définit la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada (la loi de BAC), un des principaux objectifs de BAC est la préservation. Le mandat de BAC consiste à préserver le patrimoine documentaire du Canada et d’agir en guise de dépôt permanent des publications et des documents du gouvernement du Canada revêtant une valeur historique ou archivistique. De plus, BAC a des responsabilités plus générales au-delà de de la gestion et de la garde de ses propres collections, qui consistent notamment à veiller à ce que la gestion de l’information soit assurée par les institutions gouvernementales, à soutenir les communautés de bibliothèques et d’archives et à collaborer avec les personnes oeuvrant dans le domaine de la préservation du patrimoine documentaire. L’approche de BAC eu égard à l’intendance comprend toutes ces responsabilités établies par la loi.

BAC mène ses activités dans un environnement numérique en réseau qui évolue rapidement et caractérisé par une surabondance d’information, par l’émergence et l’obsolescence rapide de nouvelles technologies et par l’effacement des frontières entre la propriété et l’accès. Ce faisant, BAC est confrontée à de nouveaux défis de taille, défis que l’institution vise à relever au moyen du Cadre de politique d’intendance.

L’approche de BAC en matière d’intendance est basée sur la détermination afin de savoir si le patrimoine documentaire est sous sa garde, en sa possession ou sous sa responsabilité et s’il est la propriété de l’État. Les concepts de garde, de possession, de responsabilité et de propriété sont abordés dans la loi de BAC, mais il importe d’en préciser toute la teneur afin de permettre à BAC de définir plus clairement ses responsabilités et, par le fait même, les limites de l’intendance du patrimoine documentaire. Une partie importante du Cadre de politique d’intendance consiste donc à interpréter les concepts de garde, de possession, de responsabilité et de propriété pour BAC.

La collection de BAC comporte un vaste ensemble d’objets de formats très variés, tant analogique que, de plus en plus, numérique. La tâche de BAC consiste à s’assurer de l’intégrité et de l’authenticité de sa collection et à élaborer de nouvelles approches aux fins de la préservation, tout en veillant au respect des exigences d’accessibilité.

Le rôle d’intendance de BAC doit s’étendre au-delà des installations matérielles et de la collection de manière à découvrir et à tirer parti de nouvelles approches devenues nécessaires avec l’ère du numérique. Il doit également permettre à BAC d’utiliser davantage des approches collaboratives afin de gérer et de préserver le patrimoine documentaire canadien.

En outre compte tenu de son rôle d’intendance, BAC doit surveiller les ressources documentaires à valeur continue provenant d’institutions gouvernementales et favoriser une saine intendance du patrimoine documentaire détenu par les autres parties. Ce faisant, le patrimoine documentaire du Canada est préservé pour les générations actuelles et futures.

BAC remplit son mandat en vertu des lois, règlements et politiques en vigueur au sein du gouvernement du Canada, y compris la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada, la Loi sur l'accès à l'information, la Loi sur la protection des renseignements personnels et d’autres lois et politiques figurant à l’annexe B.

5. Objectif

Conformément à la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada, BAC est investi du mandat de préserver le patrimoine documentaire du Canada. Le présent cadre de politique a pour objectif d’exposer clairement l’approche et les principes sur lesquels BAC s’appuie pour remplir le mandat qui lui a été confié.

Le présent cadre de politique sert à définir la direction de politique de BAC et à s’assurer que les principes sous-jacents aux activités d’intendance sont clairs, que les rôles et responsabilités au sein de BAC sont compris, que les activités de BAC d’intendance sont gérées et évaluées avec efficacité et qu’elles sont reliées au mandat de BAC.

6. Principes

À BAC, on vise un sain équilibre entre les efforts visant à préserver le patrimoine documentaire et ceux visant à en faciliter l’accès aux Canadiens. Afin de mettre en oeuvre cette approche de l’intendance, BAC se conformera aux principes suivants :

  • 6.1.1 Fiabilité
    • BAC maintient la confiance du public en s’assurant que toute la collection est pertinente pour les Canadiens et qu’elle est accessible, utilisée et reconnue comme authentique au fil du temps.
  • 6.1.2 Durabilité
    • BAC prend des décisions avisées d’acquisition, d’accès et de préservation en prenant en compte les exigences anticipées de la préservation à long terme de la collection.
  • 6.1.3 Collaboration
    • BAC participe avec d’autres intervenants à la gestion et à la préservation du patrimoine documentaire canadien, et contribue au développement de l’intendance du patrimoine documentaire au Canada.

7. Rôles, responsabilités et reddition de compte

Le Bibliothécaire et archiviste du Canada approuve le Cadre de politique d’intendance de BAC et l’ensemble de politique connexe et il est investi de l’obligation redditionnelle d’ensemble pour ce qui est de l’intendance.

Le sous-ministre adjoint et le chef de l’exploitation ont la responsabilité de veiller à l’élaboration des politiques d’intendance et à ce que les activités menées dans leurs secteurs respectifs soient conformes au cadre de politique et aux objectifs de BAC en matière d’intendance.

Le chef de l’exploitation relève du Bibliothécaire et archiviste du Canada pour l’ensemble de la gestion des activités d’intendance au sein de BAC.

Le sous-ministre adjoint responsable des politiques conseille le Bibliothécaire et archiviste du Canada et il donne l’orientation quant aux politiques, stratégies et approches d’intendance.

Les directeurs généraux responsables des activités liées à l’intendance ont la tâche de mettre en oeuvre la cadre de politique et les instruments de politique connexes ainsi que de formuler, auprès des cadres supérieurs, des recommandations en lien avec les décisions et les activités qui relèvent de ces derniers.

Les gestionnaires et le personnel réalisent des activités et entreprennent des processus liés à l’intendance à l’intérieur des paramètres établis dans le Cadre de politique d’intendance et les instruments de politique connexes, ils formulent des conseils sur l’intendance, le cas échéant, et ils ont la responsabilité de documenter leurs recommandations, décisions et activités.

8. Planification, suivi et évaluation du rendement

Des exigences précises en matière de suivi et de rapport sont décrites dans les divers instruments de politique associés au présent cadre de politique.

Des vérifications et des évaluations fondées sur des plans approuvés axés sur le risque sont menées, le cas échéant. Les risques liés à l’intendance sont revus lors de l’élaboration des plans.

L’unité responsable des politiques reverra le présent cadre de politique, incluant les instruments de politique associés, et évaluera son efficacité trois ans suivant sa date d’entrée en vigueur, ou au besoin.

9. Conséquences

Des conséquences peuvent résulter de la non-conformité au Cadre de politique d’intendance, d’une gestion inadéquate des risques ou de piètres résultats. Les responsabilités et les conséquences sont indiquées dans les instruments de politique connexes associés au présent cadre.

10. Demandes de renseignements

Toutes les questions liées au présent cadre de politique doivent être adressées au :

Directeur
Division des politiques
Bibliothèque et Archives Canada
550, boulevard de la Cité
Gatineau (Québec) K1A 0N4
BAC.Politiques-Policy.LAC@canada.ca


Annexe A : Définitions

Nota : Les définitions ci-dessous sont fournies aux fins du présent cadre et des instruments de politique connexes de BAC, y compris la Politique sur la gestion de la collection de BAC.

  • Acquisition [Acquisition]
    • L’acquisition est le processus visant à acquérir des ressources documentaires ayant une valeur continue et les métadonnées connexes. L’acquisition a lieu lorsqu’une décision est prise de préserver des ressources documentaires pour les générations à venir et, par la suite, d’en assumer la propriété, d’en prendre la responsabilité et/ou d’assumer la garde et/ou de la possession de ressources documentaires.
  • Authentique [Authentic]
    • L’authenticité est la qualité d’être véritable, de ne pas être faux, d’être exempt d’altération et d’être, en règle générale, appuyé d’éléments de preuve internes et externes.
  • Collection [Holdings]
    • Patrimoine documentaire sous la responsabilité de BAC en vertu de la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada et du Règlement sur le dépôt légal de publications, et toute copie maîtresse produite à partir de celle-ci.
  • Garde [Care]
    • L’obligation contractuelle ou celle prescrite par la loi dans le but de protéger le patrimoine documentaire.
    • Aux fins de précision, BAC exerce la fonction de garde qui lui incombe dans les cas suivants :
      • les ressources documentaires gouvernementales revêtant une valeur continue qui ne sont pas en possession de BAC, mais qui sont assujetties à un suivi de BAC en vertu du Programme de disposition et de tenue de documents de BAC, ou qui ont été transférées ailleurs dans le réseau pancanadien du patrimoine documentaire;
      • les ressources documentaires gouvernementales revêtant une valeur continue qui sont potentiellement en danger en vertu de l’article 13 de la loi de BAC et qui n’ont pas encore été transférées;
      • les ressources documentaires et le patrimoine documentaire confiés à la garde de BAC ou sous sa responsabilité.
  • Intégrité [Integrity]
    • L’intégrité est la qualité d’être complet, non altéré par une perte, une falsification ou une corruption.
  • Intendance [Stewardship]
    • L’intendance consiste en la gestion responsable du patrimoine documentaire confié à la garde de quelqu’un, laissé en sa possession, sous sa responsabilité ou qui lui appartient de telle manière que le patrimoine pourra être transmis aux générations futures.
  • Possession [Custody]
    • La possession matérielle d’une ressource, sans nécessairement en assumer la responsabilité et en être propriétaire.
    • Aux fins de précision, BAC exerce la fonction de possession qui lui incombe dans les cas suivants :
      • les ressources documentaires se trouvant dans des installations de BAC ou dans des installations de l’État partagées avec BAC;
      • le programme de dépôt;
      • les ressources documentaires gérées dans un portail numérique (avant l’authentification de la valeur);
      • les centres de services régionaux.
  • Préservation [Preservation]
    • La préservation englobe toutes les mesures prises afin de retarder la détérioration de la collection ou de prévenir des dommages à celle-ci et de s’assurer que l’accès, l’utilisation et la signification des éléments sont maintenus au fil du temps, tout comme la capacité des éléments à perpétuer des concepts.
  • Propriété [Ownership]
    • Le patrimoine documentaire obtenu par suite d’un achat, d’un don ou d’un transfert de propriété appartient à l’État et est acquis en son nom par BAC.
    • Aux fins de précision, BAC exerce la fonction de propriété qui lui incombe dans les cas suivants :
      • le patrimoine documentaire acquis par suite d’un don ou d’un achat auprès d’une entité à l’extérieur du gouvernement du Canada;
      • les publications acquises au moyen du dépôt légal.
  • Responsabilité [Control]
    • Le droit de gérer et de préserver la collection et d’en faciliter l’accès.
    • Aux fins de précision, BAC exerce la fonction de responsabilité qui lui incombe dans les cas suivants :
      • tout élément transféré à BAC en vertu des articles 12 et 13 de la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada;
      • tout élément acquis au nom de l’État lors de l’authentification de la valeur, notamment les fonds et les versements gouvernementaux et privés;
      • les prêts à long terme.
  • Ressources documentaires [Information resources]
    • Les ressources documentaires englobent tous les produits documentaires, qu’ils soient publiés ou non, peu importe la source de communication, le format, le mode de production ou le support d'enregistrement. Les ressources documentaires comprennent les documents textuels (notes de service, rapports, factures, marchés, etc.), les documents électroniques (courriels, banques de données, données Intranet ou Internet, etc.), les nouveaux médias (messages instantanés, wikis, blogues, balados, etc.), les publications (rapports, livres, revues), les films, les enregistrements sonores, les photographies, l'art documentaire, les graphiques, les cartes et les artefacts.
  • Valeur continue [Enduring value]
    • La valeur continue est la qualité d’avoir une utilité ou une importance archivistique ou historique durable pour la société canadienne.

Annexe B: Documents connexes

Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada :

  • Cadre stratégique sur l'information et la technologie
  • Cadre de politique sur la gestion des actifs et services acquis
  • Cadre stratégique de gestion du risque
  • Politique du gouvernement sur la sécurité

Bibliothèque et Archives Canada :

  • Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada
  • Cadre stratégique sur l’accès de BAC (2011)
  • Cadre stratégique en matière d’évaluation et d’acquisition de BAC (2012)
  • Cadre de gestion des activités de partenariat de BAC (2009)
  • Cadre de politique d’engagement externe de BAC (à venir)
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