Rapport de suivi T3 2016-2017

Consulter le Plan triennal 2016-2019 pour obtenir une explication des engagements de BAC.

Engagement 1 : Résolument au service de tous nos clients

Numériser 40 millions de pages en trois ans, incluant les 650 000 dossiers du Corps expéditionnaire canadien (CEC) qui seront disponibles en ligne

  • Proportion atteinte de la cible de numérisation du plan triennial : 17 % (6 812 410 pages)
  • Proportion des dossiers du CEC accessible en ligne : 58 % sont en ligne, avec 42 % restant

Atteindre 100 millions de téléchargements annuels à partir du site Web de Bibliothèque et Archives Canada (BAC)

  • Proportion atteinte à ce jour : 68,25 millions
  • Restant : 31,75 millions

Rendre disponibles un million de pages d'archives gouvernementales annuellement au moyen d'examens en bloc

  • Cible annuelle : 1 million
    • Proportion atteinte à ce jour : 6,16 millions

Évaluer et traiter 10 km supplémentaires d'archives afin d'en assurer la repérabilité par les usagers

  • Atteinte de la cible du Plan triennal (en km)
    • Cible 2016-2017 : 2,28 km (Les projets d'évaluation et de traitement des arriérés ont débuté au 3e trimestre.)

Assurer le maintien de BAC au palmarès des dix sites Web les plus fréquentés du gouvernement fédéral

  • Notre position : 9e position

Optimiser nos outils afin que 95 % des visites sur notre site Web soient le résultat d'une référence d'un moteur de recherche majeur comme Google [cible triennale]

  • Proportion de référencement par catégorie de source :
    • moteurs de recherche : 95 %
    • médias sociaux : 3 %
    • autres sites : 2 %

Mettre en place un nouveau système intégré de gestion de bibliothèques pour les documents publiés

Tableau 1

Étape menant à la mise en place d'un nouveau système intégré de gestion des documents publiés (OCLC)

Échéance

Progrès à ce jour

Signature d'un contrat avec un fournisseur de services de gestion intégrée du patrimoine publié

T4 2016
[En cours]

  • Dans le cadre du Programme de la sécurité industrielle de Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC), une vérification d'organisation désignée a été obtenue par le fournisseur de services auprès de la Direction de la sécurité industrielle de ce ministère.
  • BAC s'attend à ce que SPAC parvienne à un accord avec le fournisseur de services au 4e trimestre.
  • Le travail de préparation pour la migration des données continue.

Engagement 2 : À l'avant-garde de l'archivistique, de la bibliothéconomie et des nouvelles technologies

Mettre en œuvre le Plan d'action Destination 2020

Tableau 2

Activités

Mise à jour

BAC s'engage à privilégier un dialogue transparent et ouvert à l'interne

  • Dans le cadre du Forum des gestionnaires de BAC, les discussions se sont poursuivies avec des hauts fonctionnaires de la fonction publique, notamment de l'Association des cadres professionnels de la fonction publique fédérale (APEX) et de Patrimoine canadien.
  • Le fil d'actualité Au courant demeure l'outil principal de diffusion de l'information pour tenir les employés informés, diffuser de l'information sur les activités gouvernementales et promouvoir les activités de formation.
  • Le bibliothécaire et archiviste du Canada a tenu des cafés-causeries avec les employés de BAC sur la manière de mobiliser les employés et le public, ainsi que sur leur vision de BAC dans 5 ans.
  • Des séances « Le thé avec Hervé » ont été tenues avec les employés du Secteur des services corporatifs pour discuter de la mission et de la vision du secteur.
  • Le rapport annuel sur Destination 2020 a été publié en décembre sur GCpédia.

BAC s'engage à poursuivre les efforts en matière de reconnaissance et de mobilisation

  • Le projet « Emmenez-moi avec vous » est en cours de préparation; son lancement est prévu d'ici la fin mars 2017.
  • Le forum « Point de jonction », qui a eu lieu le 15 novembre 2016, a permis aux employés de BAC de se rencontrer et d'en apprendre plus sur le travail de leurs collègues provenant d'autres directions générales ou secteurs de l'institution.
  • La séance « Conversations express sur le leadership », qui a eu lieu le 13 décembre 2016, a été l'occasion pour les cadres de partager leurs connaissances et leurs réflexions sur le leadership.
BAC s'engage à favoriser le développement des employés et à leur fournir des outils de travail novateurs, fiables et performants
  • Les réponses au sondage « Prendre le pouls de BAC », lancé en décembre 2016, aideront à évaluer les mesures déjà prises afin d'améliorer le milieu de travail et d'établir des plans d'avenir.

Réviser 10 processus opérationnels clés par année

Tableau 3

Processus

Descriptions du changement et impact

Échéance

Mise en œuvre du système informatisé de demandes de services immobiliers

Permettre l'automatisation des demandes de services immobiliers grâce à un portail accessible sur l'intranet qui facilite la soumission et le suivi des demandes.

[Complété]

Mise en œuvre d'un système informatisé de gestion des appareils sans fil

Permettre une gestion plus efficace des appareils sans fil au sein de l'institution, ainsi qu'un contrôle plus serré des dépenses y étant associées.

[Complété]

Mise en œuvre d'un système informatisé de gestion des profils d'utilisateurs (MonProfil)

Permettre une gestion plus efficace des profils d'utilisateurs et des blocs de signatures courriel, ainsi que la mise à jour automatisée du système GCannuaire.

[Complété]

Examen des procédures relatives aux contrats de donation

Réviser les procédures et en déterminer l'efficacité.

[Complété]

Mise en œuvre d'un système de gestion des réservations pour des événements d'un jour

Permettre l'enregistrement automatisé des participants internes et externes aux événements de BAC. Ce système vise à faciliter la gestion des événements tout en permettant une économie de temps pour les employés responsables de la coordination logistique.

[Complété]

Mise en œuvre d'un système d'automatisation des mises à jour du fil d'actualité Au courant

Permettre aux employés de BAC de télécharger leurs messages directement dans le fil d'actualité Au courant sur l'intranet, pour qu'ils soient publiés dans les 24 à 48 heures. Éliminer l'arriéré de courriels provenant des clients désirant publier une nouvelle. Éliminer aussi la nécessité d'envoyer un courriel hebdomadaire à tout le personnel.

[Complété]

Mise en œuvre d'un système de gestion des listes d'invités

Permettre l'enregistrement automatisé des invités sur différentes listes de distribution de BAC. Éliminer le besoin de tenir une liste à jour manuellement.

[Complété]

Mise en œuvre d'un système de réservation pour la salle Pellan

Permettre une gestion plus efficace des demandes logistiques s'adressant aux différents secteurs de BAC qui jouent un rôle dans les événements organisés au 395, rue Wellington.

[Complété]

Mise en œuvre d'un espace de travail pour organiser les visites des installations de BAC

Permettre aux différents secteurs jouant un rôle dans la gestion des visites des installations de BAC de travailler sur des documents conjoints.

[Complété]

Mise en œuvre du système informatisé d'ententes de télétravail

Permettre l'automatisation des ententes de télétravail pour en uniformiser la gestion, les officialiser et maintenir des statistiques.

[Complété]

Tenir quatre conférences d'experts externes par année

Tableau 4

Titre

Date de conférence

Nombre de participants

Évènement du Conseil Lowy : Brad Hill

3 avril 2016

70

Séminaire thématique : Ressources, description et accès (RDA)

28 avril 2016

120

Rencontre Wallot-Sylvestre : Caroline Brazier

2 mai 2016

205

Rencontre Wallot-Sylvestre : Hervé Lemoine

18 octobre 2016

193

Événement du Conseil Lowy : Le yiddish dans le nouveau millénaire

5 novembre 2016

82

À nous la rue : Sommet sur la valeur des bibliothèques, archives et musées dans un monde en mouvement

5-6 décembre 2016

300

Commencer les travaux de construction du nouvel édifice de préservation d'ici 2019

Tableau 5

Livrable

Échéance

Mise à jour

Principes directeurs pour le projet Gatineau 2

Avril 2016

Les principes directeurs ont été définis et communiqués.

Présence Web du projet Gatineau 2

Juin 2016

BAC a lancé un site Web dédié au projet.

Lettre d'intérêt pour Gatineau 2

Juin 2016

Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) a affiché une lettre d'intérêt pour le projet de construction de l'édifice de préservation Gatineau 2, au nom de BAC.

Programme fonctionnel

Septembre 2016

Le programme fonctionnel a été complété et approuvé par la haute gestion.

Embauche d'estimateurs de coûts

Juillet 2016

Un contrat d'estimation a été octroyé à la firme Turner & Townsend.

Embauche d'architectes-conseils

Août 2016

Un contrat a été octroyé au consortium GRC Architects & Dialog Ontario.

Recevoir 22 000 visites annuelles au 395, rue Wellington, à Ottawa

  • Nombre de visiteurs : 24 884

À noter : Le nombre de visites au 395, rue Wellington comprend les visiteurs qui signent le registre au 2e étage ainsi que les visiteurs enregistrés par le compteur laser du hall d'entrée. Il s'agit du nombre cumulé de visites depuis avril 2016.

Préserver 100 % de nos acquisitions numériques grâce à une plateforme de conservation numérique

Tableau 6

Étape de développement d'une plateforme de conservation numérique

Échéance

Mise à jour

Demande de renseignements (DR)

T1 (2016-2017)
[Complété]

25 fournisseurs de services ont répondu à la DR et 24 d'entre eux ont été rencontrés. BAC a ainsi pu confirmer la viabilité d'une plateforme de conservation numérique.

Inventaire des collections numériques

T3 (2016-2017)
[En cours]

Durant le 3e trimestre, l'inventaire du patrimoine publié a été complété, et des progrès significatifs ont été accomplis dans l'inventaire des archives privées. BAC est en train d'élaborer une méthode pour évaluer les risques de perdre du patrimoine numérique en raison de formats et de supports obsolètes et de conditions d'entreposage désuètes.

Priorisation des remplacements d'applications

T4 (2016-2017)
[En cours]

Un examen de l'état des applications de BAC est en cours dans le cadre d'une évaluation des capacités d'affaires de BAC.

Archivage des documents gouvernementaux

T2 (2017-2018)
[En cours]

Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) a conclu une validation de principe du système d'archivage des documents gouvernementaux.

Système de gestion des contenus numériques

T2 (2017-2018)
[En cours]

L'énoncé des exigences pour la demande de proposition a été achevé.

Prochaines étapes : terminer la révision de documents de sécurité, ajouter des exigences de sécurité dans l'énoncé des exigences, puis faire réviser le tout par SPAC avant de le mettre en ligne sur le site Achatsetventes.gc.ca.

Engagement 3 : Proactif et inscrit dans les réseaux nationaux et internationaux

Mettre en place un secrétariat permettant de gérer la mise en œuvre de la Stratégie nationale de numérisation

Tableau 7

Étape de mise en œuvre de la Stratégie

Échéance

Mise à jour

Mise en place du secrétariat

T3

Le secrétariat a été mis en place au 3e trimestre.

Création d'un comité de pilotage

T3

Un comité de pilotage a été créé au 3e trimestre.

Élaboration du plan de travail

À déterminer

Une première ébauche du plan de travail du secrétariat a été élaborée. Le plan a été achevé avec le comité directeur au 3e trimestre, et il sera partagé avec le public au 4e trimestre.

Identification des initiatives clés

À déterminer

Les membres du comité de pilotage identifieront les initiatives visant à faire avancer le plan d'action au 4e trimestre.

Conclure 10 ententes avec de nouveaux partenaires d'ici 2019

Tableau 8

No

Nom du partenaire

Date de signature

Durée du partenariat

Description du partenariat

1

Musée canadien de l'immigration du Quai 21

15 avril 2016

10 ans

Entente de partage de locaux au Quai 21 pour une nouvelle offre de services dans la région de l'Atlantique, au centre-ville d'Halifax.

2

À livre ouvert

27 mai 2016

Du 29 septembre au 30 novembre 2016

Entente pour la tenue d'une exposition intitulée À livre ouvert : Le livre accordéon chinois vu par des artistes internationaux au 395, rue Wellington.

3

Centre national pour la vérité et réconciliation

2 juin 2016

Renouvellement tous les 12 mois

Entente visant à garantir la préservation et l'accessibilité des documents de la Commission de vérité et réconciliation du Canada (CVR) concernant les pensionnats indiens

4

Bibliothèque du Parlement

5 juillet 2016

2017

Entente pour une exposition des documents fondamentaux du Canada à la Bibliothèque du Parlement, en 2017.

5

Icônes du savoir

8 juillet 2016

Du 22 septembre 2016 au 10 mars 2017

Entente pour une exposition des maquettes de diverses bibliothèques nationales au 395, rue Wellington, en collaboration avec deux conservateurs de l'Université Harvard.

6

Archives nationales (Royaume-Uni)

7 septembre 2016

Se termine le 31 décembre 2017

Entente pour trois projets : un blogue, une baladodiffusion et une exposition virtuelle.

7

Université Laval

21 septembre 2016

5 ans à partir de la date de signature

Entente de collaboration pour la transmission et l'acquisition de compétences et de connaissances sur le plan des théories et des méthodes de recherche et développement technologique, ainsi que pour la promotion du patrimoine documentaire du Canada.

8

Bibliothèque municipale de Vancouver

5 octobre 2016

5 ans

Entente de partage de locaux. BAC rehaussera sa présence nationale en déménageant ses bureaux de l'ouest du Canada à la bibliothèque municipale de Vancouver, au centre-ville de Vancouver. Cette entente visera également une collaboration à divers projets et activités.

9

Musée Glenbow de Calgary

6 octobre 2016

5 ans

Entente pour qu'une salle d'exposition soit réservée à BAC au Musée Glenbow.

10

Service interministériel des Archives de France

18 octobre 2016

5 ans

Entente de collaboration pour la transmission et l'acquisition de compétences et de connaissances sur le plan des théories et des méthodes de recherche et du développement technologique, ainsi que pour la promotion du patrimoine documentaire canadien.

11

Les Productions de la Ruelle

20 octobre 2016

5 ans L'entente visant le projet « Pour toujours Expo 67 » est valide du 21 octobre à avril 2017.

Entente de collaboration visant divers projets et programmes, dont le documentaire « Pour toujours Expo 67 » qui sera diffusé en 2017.

12

National Palace Museum of Korea

16 novembre 2016

3 ans L'entente sera renouvelée automatiquement jusqu'au 16 novembre 2021, si les parties prenantes sont d'accord.

Entente de collaboration visant des projets, des programmes et des échanges d'expertise et de connaissances.

13

Ottawa 2017

18 octobre 2016

Se termine le 31 décembre 2017

Entente de collaboration visant deux projets menés en 2017 à l'occasion de l'événement « Canada 150 ».

  • Projet 1 : projections sur l'édifice de BAC au 395, rue Wellington à Ottawa
  • Projet 2 : débat d'experts

14

Conseil de recherches en sciences humaines du Canada

10 octobre 2016

Se termine le 31 décembre 2017

Entente visant à produire une baladodiffusion intitulée « Que signifie être Canadien? »

15

Bibliothèque nationale de Chine

28 novembre 2016

3 ans, dès la date de signature

Entente de collaboration visant des projets, des programmes et des échanges d'expertise et de connaissances.

16

Les Amis de BAC

11 novembre 2016

3 ans, dès la date de signature

Entente pour collaborer à des événements et faciliter les acquisitions.

17

Musée canadien de l'histoire (MCH)

5 décembre 2016

Se termine le 31 décembre 2021

Entente pour qu'une salle d'exposition soit réservée à BAC au MCH.

18

Musée des beaux-arts du Canada (MBAC)

29 novembre 2016

Se termine le 31 mars 2017

Entente de collaboration visant le projet d'exposition virtuelle Photo Stories. Des images provenant de l'Office national du film du Canada et des collections de BAC et du MBAC seront numérisées et mises en ligne grâce à une subvention du Musée virtuel du Canada.

19

Université de Montréal, École de bibliothéconomie et des sciences de l'information

11 novembre 2016

5 ans, dès la date de signature

Entente de collaboration pour la transmission et l'acquisition de compétences et de connaissances sur le plan des théories et des méthodes de recherche et du développement technologique, ainsi que pour la promotion du patrimoine documentaire canadien.

Permettre au public de contribuer à l'enrichissement des informations liées à deux collections par année

Nombre de pages cumulatif à ce jour: 534/634

Le public a pu contribuer à l'enrichissement d'une collection sur deux jusqu'à maintenant.

La première collection, le rapport Coltman, a été mise à la disposition du public au 1er trimestre, et la transcription des 534 pages a depuis été complétée.

La deuxième collection (le journal intime de lady Susan Agnes Macdonald, épouse de sir John A. Macdonald, qui comprend 100 pages) sera mise à la disposition du public à la fin du mois de janvier 2017.

Offrir 1,5 M$ pour des projets réalisés dans les collectivités grâce au Programme pour les collectivités du patrimoine documentaire (PCPD) [cible annuelle]

  • Distribution des contributions accordées en juin 2016 selon leur taille
    • Grandes contributions (plus de 15 000 $) : 60 %
    • Petites contributions (15 000 $ et moins) : 40 %

Adopter une stratégie de relations internationales

Tableau 9

Étapes menant à l'adoption de la stratégie

Échéance

Mise à jour

Approbation de la stratégie de relations internationales par le Conseil de direction

[Complété]

La stratégie de relations internationales a été approuvée par le Conseil de direction le 27 juin 2016.

Partage de la stratégie de relations internationales avec les intervenants de BAC

[Complété]

La stratégie de relations internationales a été partagée avec les intervenants de BAC lors du Forum des partenaires le 13 octobre 2016.

Publication de la stratégie de relations internationales

[Complété]

La stratégie a été téléchargée sur le site Web de BAC en novembre 2016.

Avoir 10 membres canadiens siégeant aux principaux comités internationaux du milieu documentaire [cible triennale]

Tableau 10

Nom du comité

Nombre de membres canadiens

Conseil international des archives

4

Fédération Internationale des Associations et Institutions de Bibliothèques

2

Consortium international pour la préservation de l'Internet

1

Total

7

Cet indicateur se concentre exclusivement sur trois organisations internationales. L'accent est mis sur les comités directeurs de ces organisations et sur les membres canadiens qui exercent des fonctions de responsable ou de président de comité. Les membres canadiens incluent autant les employés de BAC que les autres Canadiens de la communauté du patrimoine documentaire.

Un individu occupant plusieurs rôles n'est compté qu'une seule fois.

Engagement 4 : Doté d'un profil public plus affirmé

Tenir 21 expositions organisées par BAC ou en collaboration avec BAC [cible triennale]

Tableau 11

Titre de l'exposition

Lieu

Début

Fin

Sir John A. Macdonald : Trésors rares et fascinants conservés dans les chambres fortes de Bibliothèque et Archives Canada

Musée Dalnavert et Centre des visiteurs, Winnipeg, Manitoba

4 juin 2016

Sept. 2016

Alter ego : Les bandes dessinées et l'identité canadienne

395, rue Wellington, Ottawa

12 mai 2016

14 sept. 2016

La voie du compromis : Célébrons l'héritage de sir Wilfrid Laurier

Maison Laurier, Ottawa

1er juin 2016

20 nov. 2016

Solidarité féminine : La lutte pour les droits de la femme au Canada

Pont Plaza, Ottawa

1er juillet 2016

28 oct. 2016

Icônes du savoir : Architecture et symbolisme des bibliothèques nationales

395, rue Wellington, Ottawa

22 sept. 2016

20 févr. 2017

À livre ouvert : Le livre accordéon chinois vu par des artistes internationaux

395, rue Wellington, Ottawa

28 sept. 2016

30 nov. 2016

Créer un espace désigné pour les collections de BAC dans deux lieux d'exposition reconnus [cible triennale]

Tableau 12

​Étapes de création de l'espace désigné au Musée canadien de l'histoire (MCH) ​Échéance ​Mise à jour

Signature d'une entente

T3

[En cours] Un protocole d'entente pour une salle mise à la disposition de BAC est en voie d'être signé avec le MCH.

Planification des expositions

T3-T4

[En cours] Les équipes de BAC et du MCH planifient la première exposition, qui sera présentée en 2017.

Tableau 13

​Étapes de création de l'espace désigné au Musée Glenbow ​Échéance ​Mise à jour

Signature d'une entente

T3

[Complété] Un protocole d'entente pour une salle mise à la disposition de BAC a été signé avec le Musée Glenbow en octobre 2016.

Planification des expositions

T3-T4

[En cours] Les équipes de BAC et du Musée Glenbow planifient la première exposition, qui sera présentée en 2018.

Doubler le nombre d'abonnés aux pages des médias sociaux de BAC [cible triennale]

  • Nombre total d'abonnements : 60 949
    • Facebook : 35 543
    • Twitter : 23 426
    • YouTube : 1 980
  • Proportion atteinte de la cible du Plan triennial de BAC
    • Total (nouveaux abonnements) : 75 % (25 % restant)

Conclure 60 ententes de prêts à des fins d'exposition [cible triennale]

Tableau 14

Titre de l'exposition

Lieu

Période

Taille du prêt

Prêt à long terme – portrait peint de sir Wilfrid Laurier

Bureau du premier ministre

Du 6 avril 2016 à l'automne 2019

1 article

The Wounds of War – A. Y. Jackson et Tom Thomson, 1916

La Collection McMichael d'art canadien

Du 4 juin 2016 au 4 janvier 2017

2 articles

Prêt à long terme – peinture de John Andrew Pearson

Chambre des communes

Du 21 juin 2016 au 21 juin 2018

1 article

Carol Sawyer : archives de Natalie Brettschneider

Galerie d'art du Grand Victoria

Du 1er octobre 2016 au 8 janvier 2017

7 articles

Le système juridique du Canada

Musée canadien pour les droits de la personne

Du 1er octobre 2016 au 28 février 2018

5 articles

80 années de grands livres d'ici : Prix littéraires du gouverneur général et Le 30e anniversaire du Programme du droit de prêt public

Conseil des Arts du Canada

Du 23 octobre 2016 au 28 février 2017

8 articles

Des personnages, des lieux, des objets : Parcourir les livres du GG Conseil des arts du Canada Du 24 octobre 2016 au 28 février 2017 9 articles

Notman : Photographe visionnaire

Musée McCord de Montréal

Du 4 novembre 2016 au 17 avril 2017

1 article

Le temps presse : une contre-histoire environnementale du Canada moderne

Centre canadien d'architecture

Du 16 novembre 2016 au 9 avril 2017

11 articles

Le retour des ténèbres : l'imaginaire gothique depuis Frankenstein

Musées d'art et d'histoire de Genève, Suisse

Du 2 décembre 2016 au 19 mars 2017

1 article

1867 – Rébellion et Confédération

Musée canadien pour les droits de la personne

Du 9 décembre 2016 à la mi mai 2017

50 articles

Mettre en place une offre de service renouvelée dans deux villes canadiennes

Tableau 15

Étape de mise en œuvre d'une offre de service renouvelée à Halifax, en Nouvelle-Écosse

Échéance

Progrès

Signature d'une entente

T1

[Complété] BAC a signé un protocole d'entente avec le Musée canadien de l'immigration du Quai 21, à Halifax (Nouvelle Écosse), en avril 2016.

Activités de transition

T2-T4

[En cours] BAC planifie actuellement l'emménagement dans les locaux du Quai 21, prévu en mars 2017. Des idées de programmation pour le public sont en cours de développement.

Tableau 16

Étape de mise en œuvre d'une offre de service renouvelée à Vancouver, en Colombie-Britannique

Échéance

Progrès

Signature d'une entente

T3

[Complété] BAC a signé un protocole d'entente avec la Bibliothèque municipale de Vancouver (Colombie-Britannique), en octobre 2016.

Activités de transition

T3-T4

[En cours] BAC planifie actuellement l'emménagement dans les locaux de la bibliothèque de Vancouver, prévu fin mars 2017. Une solution d'entreposage provisoire a été trouvée. Des idées de programmation pour le public sont en cours de développement.

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