Rapport de suivi T2 2016-2017

Consulter le Plan triennal 2016-2019 pour obtenir une explication des engagements de BAC.

Engagement 1 : Résolument au service de tous nos clients

Numériser 40 millions de pages en trois ans, incluant les 650 000 dossiers du Corps expéditionnaire canadien (CEC) qui seront disponibles en ligne

  • Proportion atteinte de la cible de numérisation du plan triennial : 11;% (4 556 407 pages)
  • Proportion des dossiers du CEC accessible en ligne : 51% sont en ligne, avec 49% restant

Atteindre 100 millions de téléchargements annuels à partir du site Web de Bibliothèque et Archives Canada (BAC)

  • Proportion atteinte à ce jour : 45.23 millions
  • Restant : 54,7 millions

Rendre disponibles un million de pages d’archives gouvernementales annuellement au moyen d’examens en bloc

  • Cible annuelle : 1 million
    • Proportion atteinte à ce jour : 5,44 millions

Évaluer et traiter 10 km supplémentaires d’archives afin d’en assurer la repérabilité par les usagers

  • Atteinte de la cible du Plan triennal (en km)
    • Cible 2016-2017 : 2,28 km (Les projets débuteront au 3e trimestre)

Assurer le maintien de BAC au palmarès des dix sites Web les plus fréquentés du gouvernement fédéral

  • Notre position : 11e position

Optimiser nos outils afin que 95 % des visites sur notre site Web soient le résultat d’une référence d’un moteur de recherche majeur comme Google [cible triennale]

  • Proportion de référencement par catégorie de source :
    • moteurs de recherche : 95 %
    • médias sociaux : 2 %
    • autres sites : 3 %

Mettre en place un nouveau système intégré de gestion de bibliothèques pour les documents publiés

Tableau 1

Étape menant à la mise en place d’un nouveau système intégré de gestion des documents publiés

Échéance

Progrès à ce jour

Signature d’un contrat avec un fournisseur de services de gestion intégrée du patrimoine publié

T3 2016

Contrat en voie d’être signé

Engagement 2 : À l’avant-garde de l’archivistique, de la bibliothéconomie et des nouvelles technologies

Mettre en œuvre le Plan d’action Destination 2020

Tableau 2

Activités

Mise à jour

BAC s’engage à privilégier un dialogue transparent et ouvert à l’interne

  • Le Forum des gestionnaires de BAC a lancé sa série de discussions avec de hauts fonctionnaires. Ces discussions permettent d’échanger des connaissances et des expériences. La première portait sur l’innovation et la fonction publique.
  • Le fil d’actualité Au courant demeure l’outil principal de diffusion de l’information pour tenir les employés informés, diffuser de l’information sur les activités gouvernementales et promouvoir les activités de formation.
  • Séance « le thé avec Hervé » avec les étudiants du Secteur des services corporatifs.
  • Publication du plan d’action 2016-2019 de Destination 2020.

BAC s’engage à poursuivre les efforts en matière de reconnaissance et de mobilisation

  • Dans le cadre de l’organisation de la réunion de tout le personnel, les employés ont été invités à soumettre les questions qu’ils souhaitaient poser à l’administrateur général, ce qui a permis un échange ouvert et constructif sur les points soulevés.
  • Dévoilement des thématiques des salles situées dans le Centre de conférences.

Réviser 10 processus opérationnels clés par année

Tableau 3

Processus

Descriptions du changement et impact

Échéance

Mise en œuvre du système informatisé de demandes de services immobiliers

Permet l’automatisation des demandes de services immobiliers grâce à un portail accessible sur intranet. Ce système vise à faciliter la soumission et le suivi des demandes.

[Complété]

Examen des procédures relatives aux contrats de donation

Réviser le processus et en déterminer l’efficacité.

[Complété]

Tenir quatre conférences d’experts externes par année

Tableau 4

Titre

Date de conférence

Nombre de participants

Évènement du Conseil Lowy : Brad Hill

3 avril 2016

70

Séminaire thématique : Ressources, description et accès (RDA)

28 avril 2016

120

Rencontre Wallot-Sylvestre : Caroline Brazier

2 mai 2016

205

Série Signatures avec Bado

20 septembre 2016

55

Commencer les travaux de construction du nouvel édifice de préservation

Tableau 5

Livrable

Échéance

Mise à jour

Principes directeurs pour le projet Gatineau 2

avril 2016

Les principes directeurs de Gatineau 2 sont définis et partagés.

Présence Web du projet Gatineau 2

juin 2016

BAC a lancé un site Web dédié au projet.

Lettre d’intérêt pour Gatineau 2

juin 2016

Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC)a affiché une lettre d’intérêt, au nom de BAC, pour le projet de construction de l’édifice de préservation Gatineau 2.

Programme fonctionnel

juin 2016
[En cours]

[Complété] Le programme fonctionnel a été complété et approuvé par la haute gestion.

Embauche d’estimateurs de coûts

Juillet 2016

Un contrat a été octroyé à la firme Turner and Townsend.

Embauche d’architectes-conseils

Août 2016

Un contrat a été octroyé au consortium GRC Architect et Dialog Ontario.

Recevoir 22 000 visites annuelles au 395, rue Wellington, à Ottawa

  • Nombre de visiteurs : 31 469

À noter : Le dépassement de la cible s’explique par le changement de la méthode utilisée depuis juillet 2016 pour compter le nombre de visiteurs. Des compteurs laser placés aux portes d’entrée principales sont maintenant utilisés au lieu du nombre de signatures au registre des 2e et 3e étages.

Préserver 100 % de nos acquisitions numériques grâce à une plateforme de conservation numérique

Tableau 6

Étape de développement d’une plateforme de conservation numérique

Échéance

Mise à jour

Demande de renseignements (DR)

T1 (2016-2017)
[Complété]

25 fournisseurs de services ont répondu à la DR et 24 d’entre eux ont été rencontrés. BAC a ainsi pu confirmer la viabilité d’une plateforme de conservation numérique.

Inventaire des collections numériques

T3 (2016-2017)
[En cours]

Les travaux se poursuivent afin d’élaborer un inventaire des collections numériques qui permettra de dresser un profil complet des collections et des biens numériques de BAC pour identifier les besoins et les risques liés au développement de la plateforme de conservation numérique.

Priorisation des remplacements d’applications

T4 (2016-2017)
[En cours]

Un examen de l’état des applications de BAC est en cours dans le cadre d’une évaluation des capacités d’affaires de BAC.

Archivage des documents gouvernementaux

T2 (2017-2018)
[En cours]

Une étude de faisabilité pour un système d’archivage des documents gouvernementaux est en cours de développement. BAC attend que SPAC conclue un contrat en vue d’effectuer une validation de principe du système.

Système de gestion des contenus numériques

T2 (2017-2018)
[En cours]

Les besoins opérationnels sont en cours de préparation pour l’appel d’offres qui sera lancé dans le but de doter BAC d’un système de gestion des contenus numériques.

Engagement 3 : Proactif et inscrit dans les réseaux nationaux et internationaux

Mettre en place un secrétariat permettant de gérer la mise en œuvre de la Stratégie nationale de numérisation

Tableau 7

Étape de mise en œuvre de la Stratégie

Mise à jour

Élaboration du plan de travail

Une première ébauche du plan de travail du secrétariat a été élaborée. Le plan sera finalisé avec le comité de pilotage au 4e trimestre.

Mise en place du secrétariat

Le secrétariat sera mis en place à la fin du 3e trimestre.

Identification des acteurs et initiatives clés

Les principaux acteurs et initiatives dans le domaine de la numérisation du patrimoine documentaire seront identifiés au 3e trimestre.

Création d’un comité de pilotage

Un comité de pilotage sera créé au 3e trimestre.

Conclure 10 ententes avec de nouveaux partenaires d’ici 2019

Tableau 8

No

Nom du partenaire

Date de signature

Durée du partenariat

Description du partenariat

1

Musée canadien de l’immigration du Quai 21

15 avril 2016

10 ans

Entente de colocalisation qui vise à rehausser la présence nationale de BAC, en fournissant une nouvelle offre de services dans la région de l’Atlantique au Quai 21, au centre-ville de Halifax

2

À livre ouvert

27 mai 2016

Du 29 septembre au 30 novembre 2016

ntente pour la tenue d’une exposition intitulée À livre ouvert : Le livre accordéon chinois vu par des artistes internationaux au 395 Wellington.

3

Centre national pour la vérité et réconciliation

2 juin 2016

Renouvellement tous les 12 mois

Entente visant à garantir la préservation et l’accessibilité des documents de la Commission de vérité et réconciliation du Canada (CVR) concernant les pensionnats indiens

4

Bibliothèque du Parlement

5 juillet 2016

2017

Entente pour une exposition des documents fondamentaux du Canada à la Bibliothèque du Parlement, en 2017.

5

Icônes du Savoir

8 juillet 2016

Du 22 septembre 2016 au 10 mars 2017

Entente pour une exposition des maquettes de diverses bibliothèques nationales au 395 Wellington, en collaboration avec deux conservateurs de l’Université Harvard.

6

Archives nationales (Royaume-Uni)

7 septembre 2016

Se termine le 31 décembre 2017

Entente pour trois projets : un blogue, une baladodiffusion et une exposition virtuelle.

7

Université Laval

21 septembre 2016

5 ans à partir de la date de signature

Entente de collaboration pour la transmission et l’acquisition de compétences et de connaissances sur le plan des théories et des méthodes de recherche et développement technologique, ainsi que pour la promotion du patrimoine documentaire du Canada.

Permettre au public de contribuer à l’enrichissement des informations liées à deux collections par année

Nombre de pages cumulatif à ce jour: 534/534

Le public a pu contribuer à l’enrichissement d’une collection sur deux jusqu’à maintenant.

La première collection, le rapport Coltman, a été mise à la disposition du public au 1er trimestre, et la transcription des 534 pages a depuis été complétée.

La deuxième collection sera mise à la disposition du public en novembre ou décembre.

Offrir 1,5 M$ pour des projets réalisés dans les collectivités grâce au Programme pour les collectivités du patrimoine documentaire (PCPD) [cible annuelle]

  • Distribution des contributions accordées en juin 2016 selon leur taille
    • Grandes contributions (plus de 15 000 $) : 60 %
    • Petites contributions (15 000 $ et moins) : 40 %

Adopter une stratégie de relations internationales

Tableau 9

Étapes menant à l’adoption de la stratégie

Échéance

Mise à jour

Approbation de la stratégie de relations internationales par le Conseil de direction

juin 2016

La stratégie de relations internationales a été approuvée par le Conseil de direction le 27 juin 2016.

Avoir 10 membres canadiens siégeant aux principaux comités internationaux du milieu documentaire [cible triennale]

Tableau 10

Nom du comité

Nombre de membres canadiens

Conseil international des archives

12

Organisation internationale de normalisation (OIN)

5

Fédération Internationale des Associations et Institutions de Bibliothèques

3

InterPARES

2

Resource Description and Access (RDA)

2

Comité des archives de l’OTAN

1

Consortium international pour la préservation de l’Internet

1

Catalogage lisible par machine (MARC)

1

UNESCO

1

Association internationale des bibliothèques, archives et centres de documentation musicaux

1

Association des bibliothèques musicales

1

Total

21

Engagement 4 : Doté d’un profil public plus affirmé

Tenir 21 expositions organisées par BAC ou en collaboration avec BAC [cible triennale]

Tableau 11

Titre de l’exposition

Lieu

Début

Fin

Sir John A. Macdonald : Trésors rares et fascinants conservés dans les chambres fortes de Bibliothèque et Archives Canada

Dalnavert Museum and Visitors’ Centre, Winnipeg, Manitoba

4 juin 2016

Sept. 2016

Alter ego: les bandes dessinées et l’identité canadienne

395, rue Wellington, Ottawa, Ontario

12 mai 2016

14 sept. 2016

La voie du compromis : célébrons l’héritage de sir Wilfrid Laurier

Laurier House, Ottawa, Ontario

1er juin 2016

20 nov. 2016

Solidarité féminine : La lutte pour les droits de la femme au Canada

Pont Plaza, Ottawa

1er juillet 2016

28 oct. 2016

Icônes du savoir : Architecture et symbolisme des bibliothèques nationales

395, rue Wellington, Ottawa, Ontario

22 sept. 2016

20 févr. 2017

À livre ouvert : Le livre accordéon chinois vu par des artistes internationaux

395, rue Wellington, Ottawa, Ontario

28 sept. 2016

30 nov. 2016

Créer un espace désigné pour les collections de BAC dans deux lieux d’exposition reconnus [cible triennale]

Tableau 12

​Étapes de création de l'espace désignéau Musée canadien de l’histoire (MCH) ​Échéance ​Mise à jour

Signature d’une entente

T3

[En cours] Un protocole d’entente pour une salle mise à la disposition de BAC est en voie d’être signé avec le MCH.

Planification des expositions

T3-T4

[En cours] Les équipes de BAC et du MCH planifient la première exposition qui sera présentée en 2017, dans la salle du Musée mise à la disposition de BAC.

Tableau 13

​Étapes de création de l'espace désigné au Musée Glenbow ​Échéance ​Mise à jour

Signature d’une entente

T1-T3

[En cours] Les négociations ont été parachevées en septembre 2016, et l’entente a été finalisée en vue de la cérémonie de signature en octobre.

Planification des expositions

T3-T4

[En cours] Les équipes de BAC et du MCH planifient la première exposition qui sera présentée en 2017 dans la salle du Musée dédiée à BAC.

Doubler le nombre d’abonnés aux pages des médias sociaux de BAC [cible triennale]

  • Nombre total d'abonnements : 32 314
    • Facebook : 29 509
    • Twitter : 22 079
    • YouTube : 1 864
  • Proportion atteinte de la cible du Plan triennial de BAC - T1 2016-2017
    • Total (nouveaux abonnements) : 62 % (38 % restant)

Conclure 60 ententes de prêts à des fins d’exposition [cible triennale]

Tableau 14

Titre de l’exposition

Lieu

Période

Taille du prêt

Prêt à long terme – peinture de sir Wilfrid Laurier

Bureau du premier ministre

Du 6 avril 2016 à l’automne 2019

1 article

The Wounds of War – A. Y. Jackson et Tom Thomson,1916

Collection McMichael d’art canadien

Du 4 juin 2016 au 4 janvier 2017

2 articles

Prêt à long terme – peinture de John Andrew Pearson

Chambre des communes

Du 21 juin 2016 au 21 juin 2018

1 article

Carol Sawyer : archives de Natalie Brettschneider

Galerie d’art du Grand Victoria

Du 1er octobre 2016 au 8 janvier 2017

7 articles

Le système juridique du Canada

Musée canadien pour les droits de la personne

Du 1er octobre 2016 au 28 février 2018

5 articles

Des personnages, des lieux, des objets : Parcourir les livres GG

Conseil des Arts du Canada

Du 24 octobre 2016 au 28 février 2017

9 articles

r

Musée

d

Du 4 novembre 2016 au 17 avril 2017

1 article

Le temps presse

Centre canadien d’architecture

Du 16 novembre 2016 au 9 avril 2017

11 articles

1867 – Rébellion et Confédération

Musée canadien pour les droits de la personne

Du 9 décembre 2016 à la mi‑mai 2017

56 articles

Mettre en place une offre de service renouvelée dans deux villes canadiennes

Tableau 15

Étape de mise en œuvre d’une offre de service renouvelée à Halifax, en Nouvelle-Écosse

Échéance

Progrès

Signature d’une entente

T1

[Complété] BAC a signé un protocole d’entente avec le Musée canadien de l’immigration du Quai 21, à Halifax, N.-É., en avril 2016.

Activités de transition

T2-T4

[En cours] Des demandes d’approvisionnement sont en cours pour l’emménagement, la sécurité et les technologies de l’information. De nouvelles méthodes de travail sont en cours d’élaboration pour les services d’orientation et de références, en collaboration avec le Musée.

Tableau 16

Étape de mise en œuvre d’une offre de service renouvelée à Vancouver, en Colombie-Britannique.

Échéance

Progrès

Signature d’une entente

T2

[En cours] Les négociations se sont terminées en septembre 2016, et l’entente a été finalisée en vue de la cérémonie de signature en octobre.

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