Rapport de suivi T1 2017-2018

Consulter le Plan triennal 2016-2019 pour obtenir une explication des engagements de BAC.

Engagement 1 : Résolument au service de tous nos clients

Numériser 40 millions de pages en trois ans, incluant les 650 000 dossiers du Corps expéditionnaire canadien (CEC) qui seront disponibles en ligne

  • Proportion atteinte de la cible de numérisation du plan triennial : 29 % (11 533 674 pages)
  • Nombre total de pages numérisées par année financière (en millions) :
    • 2016-2017 : 9,3
    • 2017-2018 : 2,25
  • Proportion des dossiers du CEC accessible en ligne : 69 % sont en ligne, avec 31 % restant

Atteindre 10 millions de téléchargements annuels à partir du site Web de Bibliothèque et Archives Canada (BAC)

  • Proportion atteinte à ce jour : 2,43 millions
  • Restant : 7,57 millions

La cible initiale de 100 millions de téléchargements comprenait les téléchargements générés par les systèmes d’archivage et d’indexation automatisés du Web. La cible a été revue à la baisse (10 millions) afin d’inclure uniquement les téléchargements effectués par les clients.

Rendre disponibles un million de pages d'archives gouvernementales annuellement au moyen d'examens en bloc

  • Cible annuelle : 1 million

Durant le premier trimestre, 265 000 pages supplémentaires ont été examinées et seront rendues disponibles au deuxième trimestre.

Évaluer et traiter 10 km supplémentaires d'archives afin d'en assurer la repérabilité par les usagers

  • Atteinte de la cible du Plan triennal (en km)
    • Cible annuelle : 6,54 km
    • En 2016-2017, 3,12 km
    • En 2017-2018, 0,13 km

Au cours du premier trimestre T1, 130 m supplémentaires d’arriérés ont été évalués et traités.

En 2017-2018, BAC vise à évaluer et à traiter un total cumulé de 6,54 km d’arriérés.

Assurer le maintien de BAC au palmarès des dix sites Web les plus fréquentés du gouvernement fédéral

  • Notre position : 8e position

Optimiser nos outils afin que 95 % des visites sur notre site Web soient le résultat d'une référence d'un moteur de recherche majeur comme Google ou des plateformes de médias sociaux [cible triennale]

  • Proportion de référencement par catégorie de source :
    • moteurs de recherche & médias sociaux : 78 %
    • autres sites : 22 %

À partir de 2017-2018, les référencements générés par les systèmes d’archivage et d’indexation automatisés du Web ne sont plus comptabilisés afin de mieux représenter le nombre réel d’usagers. Ceci explique la baisse observée (17 %) par rapport à 2016-2017.

Mettre en place un nouveau système intégré de gestion de bibliothèques pour les documents publiés

Tableau 1

Étape menant à la mise en place d’un nouveau système intégré de bibliothèques (OCLC)

Échéance

Progrès à ce jour

Préparation de la mise en œuvre du nouveau système intégré de bibliothèques pour le patrimoine publié

T4 2018
[Complété]

  • BAC continue d’informer la communauté canadienne des bibliothèques et les membres du Catalogue collectif national, ainsi que d’échanger avec eux, sur la transition vers le nouveau système intégré de gestion de bibliothèques. De plus, BAC a mis à jour la page Foire aux questions de son site Web.
  • BAC a terminé la préparation des données qui seront migrées. La migration devrait être complétée dans 9 mois.

Engagement 2 : À l'avant-garde de l'archivistique, de la bibliothéconomie et des nouvelles technologies

Mettre en œuvre le Plan d'action Destination 2020

Tableau 2

Activités

Mise à jour

BAC s'engage à privilégier un dialogue transparent à l'interne

  • Le 19 avril, le Conseil de direction et l’ensemble des cadres de BAC se sont réunis dans le but d'échanger sur les meilleures pratiques de gestion et d’exprimer leurs idées de projets novateurs pour que BAC puisse continuer de se développer comme une institution de choix.
  • En juin, le secteur des Services organisationnels de BAC a communiqué à tous les membres du personnel de l'institution les nouveaux énoncés de vision et de mission du secteur élaborés en collaboration avec ses employés au cours des mois précédents.

BAC s'engage à poursuivre les efforts en matière de reconnaissance et de mobilisation

  • Les 26 avril, 31 mai et 21 juin, BAC a organisé de nouvelles mini-conférences dans la série « Découvertes de nos collègues », une occasion de mettre en valeur les connaissances et l’expertise des employés
  • .
  • Les 27 avril et 25 mai, dans le cadre de « #LeadersGC », une série de discussions sur Twitter avec des cadres supérieurs portant sur le leadership et la mobilisation des employés, BAC a invité ses employés à échanger avec Neil Bouwer, sous-ministre adjoint de Ressources naturelles Canada, et Andrew Campbell, directeur exécutif principal du Secrétariat fédéral Canada 150.
  • Les 3 et 4 juin, dans le cadre de l’événement « Portes ouvertes Ottawa », BAC a offert au public la possibilité de faire une visite guidée de son édifice situé au 395, rue Wellington, et de découvrir des aspects de la collection méconnus du grand public.
  • Les 9 et 10 juin, BAC a ouvert ses portes au public à l’occasion du 20e anniversaire du Centre de préservation situé à Gatineau. Grâce au dévouement des employés qui se sont mobilisés, cet événement a été une réelle réussite : le livre d’or des visiteurs regorge de commentaires élogieux, admiratifs et positifs.
  • Le 14 juin, BAC a organisé la cérémonie annuelle de reconnaissance, une occasion de célébrer les réalisations de son personnel.
BAC s'engage à favoriser le développement des employés et à leur fournir des outils de travail novateurs, fiables et performants
  • En mai, BAC a lancé un court sondage auprès de ses employés afin de connaître leur opinion sur la page d’accueil de l’intranet, leur façon de l’utiliser et les améliorations souhaitées. Cet automne, BAC proposera une nouvelle apparence et organisation de l’information de cette page d'accueil pour qu’elle soit encore plus conviviale et utile au personnel.
  • Le 31 mai, BAC a participé au Salon interministériel de l’innovation pour Objectif 2020, à Ottawa. Ce fut une occasion pour BAC de présenter ses dernières innovations, dont un outil de gestion de l'information qui permet l'utilisation de données exactes, pertinentes et cohérentes.
  • En juin, BAC a mené un sondage auprès de ses employés dans le but de connaître leur niveau de satisfaction ainsi que leurs besoins concernant les services en matière de gestion de l’information.
  • Le 13 juin, pendant la semaine de la fonction publique, des employés de BAC ont présenté leurs projets novateurs lors de l’événement « Dans l’antre du dragon ». L’un des projets retenus propose aux visiteurs de BAC un accès à un kiosque d’information virtuel grâce auquel ils pourront s'orienter facilement et obtenir l'information essentielle sur les services offerts.

Réviser 10 processus opérationnels clés par année

Tableau 3

Processus

Descriptions du changement et impact

Échéance

Mise en œuvre d’un système informatisé de gestion de la mise en circulation et du contrôle physique de la collection

Assurer une gestion optimale du matériel.

T2

Création d’un espace de travail virtuel pour les archives sociales et autochtones

Permettre la création et la gestion de dossiers associés aux archives sociales et autochtones.

[Complété]

Mise en œuvre d’un modèle des capacités organisationnelles

Assurer une harmonisation optimale entre les activités opérationnelles de BAC, les capacités et les systèmes technologiques afin d’améliorer la priorisation liée au développement et au remplacement d’applications technologiques.

[Complété]

Processus de gestion LEAN

Réviser les processus de gestion du flux d’information entre secteurs en se basant sur les méthodes LEAN qui visent l’efficience opérationnelle.

T4

Cadre de gestion des politiques

Réviser et mettre à jour le cadre de gestion des politiques afin de soutenir une gestion optimale des instruments de politique au gouvernement du Canada et à BAC par la mise en place de principes, rôles et responsabilités clairement établis.

T3

Tenir quatre conférences d'experts externes par année

Tableau 4

Titre

Date de conférence

Nombre de participants

1. Événement du Conseil Lowy : Le génocide du XXe siècle : expériences autochtones et juives

21 juin 2017

72

Débuter les travaux de construction du nouvel édifice de préservation d’ici 2019

Tableau 5

Livrable dans le cadre de la planification du projet

Échéance

Mise à jour

Renouvellement de la Lettre d’intérêt

[Complété]

En juillet 2017, une mise à jour de la lettre d’intérêt a été publiée sur Achatsetventes.gc.ca

Lancement de la Demande de qualification (DQ)

Automne 2017

La DQ visera à préqualifier trois répondants pour l’appel d’offres du partenariat public-privé (PPP) potentiel.

Lancement de la Demande de propositions (DP)

Hiver-printemps 2018

La DP permettra de choisir le partenaire privé potentiel qui assurera la construction et l’exploitation du nouvel édifice.

Recevoir 22 000 visites annuelles au 395, rue Wellington, à Ottawa

  • Nombre de visiteurs : 7 231

Le nombre de visites au 395, rue Wellington comprend les visiteurs qui signent le registre au 2e étage ainsi que les visiteurs enregistrés par le compteur laser à l’entrée de la salle des expositions.

Il s'agit du nombre cumulé de visites depuis avril 2017.

Préserver 100 % de nos acquisitions numériques grâce à une plateforme de conservation numérique

Tableau 6

Étape de développement de la plateforme numérique

Échéance

Mise à jour

Inventaire des collections numériques

T1 (2017-2018)
[Complété]

Au cours du 1e trimestre, l’inventaire des documents gouvernementaux a été achevé. Cela complète l’inventaire des collections numériques.

Archivage des documents gouvernementaux

T2 (2017-2018)
[En cours]

BAC continue de travailler à l’élaboration du plan de travail afin de recueillir les archives gouvernementales des autres ministères de manière automatisée.

Système de gestion des contenus numériques
servant à gérer les tâches et à rationaliser les flux de travail entourant le versement, l’annotation, le catalogage, le stockage, le repérage et la distribution de contenus numériques.

T2 (2017-2018)
[En cours]

BAC a terminé la préparation de l’énoncé des besoins pour la demande de propositions (DP) et continue de travailler avec Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) pour finaliser le processus.

Prochaines étapes : une fois l’approbation de SPAC obtenue, BAC mettra la DP en ligne sur le site Achatsetventes.gc.ca.

Engagement 3 : Proactif et inscrit dans les réseaux nationaux et internationaux

Mettre en place un secrétariat permettant de gérer la mise en œuvre de la Stratégie nationale de numérisation

BAC a complété la mise sur pied du secrétariat en 2016-2017.

Conclure 10 ententes avec de nouveaux partenaires d'ici 2019

Bien que la cible triennale ait été atteinte en 2016-2017, BAC continue de faire le suivi quant au nombre d’ententes conclues en 2017-2018.

Tableau 7

No

Nom du partenaire

Date de signature

Durée du partenariat

Description du partenariat

1

Université Queen's

25 mai 2017

5 ans

Entente de collaboration pour la transmission et l’acquisition de compétences et de connaissances sur le plan des théories, des méthodes de recherche et du développement technologique, ainsi que pour la promotion du patrimoine documentaire canadien.

Permettre au public de contribuer à l'enrichissement des informations liées à deux collections par année

BAC a mis à la disposition du public le journal intime de lady Susan Agnes Macdonald, épouse de sir John A. Macdonald, en juin 2017. Les 91 pages de ce journal ont été transcrites par le public et sont actuellement en cours de révision.

Offrir 1,5 M$ pour des projets réalisés dans les collectivités grâce au Programme pour les collectivités du patrimoine documentaire (PCPD) [cible annuelle]

  • Répartition des fonds attribués selon leur taille
    • Grandes contributions (plus de 15 000 $) : 62 %
    • Petites contributions (15 000 $ et moins) : 38 %

La totalité des fonds disponibles en 2017-2018 ont été attribués aux bénéficiaires du programme au premier trimestre.

Répartition géographique des bénéficiaires de contributions du PCPD en 2017-2018

  • Yukon : 0 bénéficiaire de contribution
  • Colombie-Britannique : 11 bénéficiaires de contributions
  • Alberta : 2 bénéficiaires de contributions
  • Saskatchewan : 2 bénéficiaires de contributions
  • Manitoba : 2 bénéficiaires de contributions
  • Ontario : 8 bénéficiaires de contributions
  • Québec : 18 bénéficiaires de contributions
  • Nouveau-Brunswick : 2 bénéficiaires de contributions
  • Île-du-Prince-Édouard : 0 bénéficiaire de contribution
  • Nouvelle-Écosse : 2 bénéficiaires de contributions
  • Terre-Neuve et Labrador : 1 bénéficiaire de contribution

Adopter une stratégie de relations internationales

En 2016-2017, BAC a atteint sa cible en adoptant une stratégie de relations internationales.

Avoir 10 membres canadiens siégeant aux principaux comités internationaux du milieu documentaire [cible triennale]

Tableau 8

Nom du comité

Nombre de membres canadiens

Conseil international des archives

4

Fédération Internationale des Associations et Institutions de Bibliothèques

4

Consortium international pour la préservation de l'Internet

1

Total

9

Cet indicateur se concentre exclusivement sur trois organisations internationales. L’accent est mis sur les comités directeurs de ces organisations et sur les membres canadiens qui exercent des fonctions de responsable ou de président de comité. Les membres canadiens incluent autant les employés de BAC que les autres Canadiens de la communauté du patrimoine documentaire.

Un individu occupant plusieurs rôles n’est compté qu’une seule fois.

Engagement 4 : Doté d'un profil public plus affirmé

Tenir 21 expositions organisées par BAC ou en collaboration avec BAC [cible triennale]

Tableau 9


Titre de l'exposition

Lieu

Début

Fin

Sir John A. Macdonald : Trésors rares et fascinants conservés dans les chambres fortes de Bibliothèque et Archives Canada

Musée Dalnavert et Centre des visiteurs, Winnipeg, Manitoba

4 juin 2016

Sept. 2016

Alter ego : Les bandes dessinées et l'identité canadienne

395, rue Wellington, Ottawa

12 mai 2016

14 sept. 2016

La voie du compromis : Célébrons l'héritage de sir Wilfrid Laurier

Maison Laurier, Ottawa

1er juin 2016

20 nov. 2016

Solidarité féminine : La lutte pour les droits de la femme au Canada

Pont Plaza, Ottawa

1er juill. 2016

28 oct. 2016

Icônes du savoir : Architecture et symbolisme des bibliothèques nationales

395, rue Wellington, Ottawa

22 sept. 2016

20 févr. 2017

À livre ouvert : Le livre accordéon chinois vu par des artistes internationaux

395, rue Wellington, Ottawa

28 sept. 2016

30 nov. 2016

Un peuple dans l’ombre : À la découverte de la Nation métisse

Siège social de l’UNESCO, Paris

1er février 2017

9 février 2017

Textes fondateurs : Les mots qui ont façonné le Canada

Bibliothèque du Parlement, Ottawa

9 mars 2017

31 déc. 2017

Canada : Qui sommes-nous ?

395, rue Wellington, Ottawa

5 juin 2017

1er mars 2018

Édifier une nation : les 150 ans de la Confédération

Pont Plaza, Ottawa

27 juil. 2017

31 oct. 2017

Créer un espace désigné pour les collections de BAC dans deux lieux d'exposition reconnus [cible triennale]

Au premier trimestre de 2017-2018, BAC a atteint son objectif en créant un espace désigné pour ses collections au Musée canadien de l’Histoire, à Gatineau, au Musée Glenbow, à Calgary ainsi qu’au Musée des beaux-arts du Canada, à Ottawa.

Doubler le nombre d'abonnés aux pages des médias sociaux de BAC [cible triennale]

  • Cible annuelle : 90 000 abonnés
  • Nombre total d'abonnements : 93 820
    • Facebook : 48 964
    • Twitter : 42 423
    • YouTube : 2 433

La cible triennale de 70 000 abonnés ayant été dépassée en 2016-2017, BAC l’a revue à la hausse. La nouvelle cible triennale est de 100 000 abonnés.

Conclure 60 ententes de prêts à des fins d'exposition [cible triennale]

Tableau 10

Titre de l'exposition

Lieu

Période

Taille du prêt

Prêt à long terme – portrait peint de sir Wilfrid Laurier

Bureau du premier ministre

Du 6 avril 2016 à l'automne 2019

1 article

The Wounds of War – A. Y. Jackson et Tom Thomson, 1916

Collection McMichael d'art canadien

Du 4 juin 2016 au 4 janvier 2017

2 articles

Prêt à long terme – peinture de John Andrew Pearson

Chambre des communes

Du 21 juin 2016 au 21 juin 2018

1 article

Carol Sawyer : archives de Natalie Brettschneider

Galerie d'art du Grand Victoria

Du 1er octobre 2016 au 8 janvier 2017

7 articles

Le système juridique du Canada

Musée canadien pour les droits de la personne

Du 1er octobre 2016 au 28 février 2018

5 articles

80 années de grands livres d'ici : Prix littéraires du gouverneur général et Le 30e anniversaire du Programme du droit de prêt public

Conseil des Arts du Canada

Du 23 octobre 2016 au 28 février 2017

8 articles

Des personnages, des lieux, des objets : Parcourir les livres du GG Conseil des arts du Canada Du 24 octobre 2016 au 28 février 2017 9 articles

Notman : Photographe visionnaire

Musée McCord de Montréal

Du 4 novembre 2016 au 17 avril 2017

1 article

Le temps presse : une contre-histoire environnementale du Canada moderne

Centre canadien d'architecture

Du 16 novembre 2016 au 9 avril 2017

11 articles

Le retour des ténèbres : l'imaginaire gothique depuis Frankenstein

Musées d'art et d'histoire de Genève, Suisse

Du 2 décembre 2016 au 19 mars 2017

1 article

1867 – Rébellion et Confédération

Musée canadien pour les droits de la personne

Du 9 décembre 2016 à la mi mai 2017

50 articles

Textes fondateurs : Les mots qui ont façonné le Canada

Bibliothèque du Parlement, Ottawa

Du 9 au 31 mars 2017

6 articles

Expo 67 – Rêver le monde

Musée canadien pour les droits de la personne

Du 26 avril au 8 octobre 2017

3 articles

La collection Lester B. Pearson

Old Mill Heritage Centre, Manitoulin Island

Du 5 mai au 7 octobre 2017

54 articles

Betwixt & Between: An Untold Tom Thomson Story

Tom Thomson Art Gallery

Du 28 mai au 10 septembre 2017

2 articles

Art canadien et autochtone : des temps immémoriaux jusqu'en 1967

Musée des beaux-arts du Canada

Du 15 juin au 4 septembre 2017

33 articles

Romancing the Canoe

Musée Glenbow

Du 17 juin au 10 septembre 2017

3 articles

Franklin: Death in the ice

National Maritime Museum, Londres, Royaume-Uni

Du 14 juillet 2017 au 7 janvier 2018

6 articles

Exhibition of the Original Treaty 7 Document

Fort Calgary National Historic Site

Du 19 juin au 9 octobre 2017

1 article

À la recherche d’Expo 67

Musée d’art contemporain de Montréal

Du 21 juin au 1er octobre 2017

2 articles

Mettre en place une offre de service renouvelée dans deux villes canadiennes

Tableau 11

Étape de mise en œuvre d’une offre de service renouvelée à Halifax, en Nouvelle-Écosse

Échéance

Progrès

Activités de transition

T1 [Complété]

Le nouveau point de service de BAC situé à Halifax est ouvert depuis le 31 mai 2017. Le point de service d’Halifax se trouve au Musée canadien de l’immigration du Quai 21, à l’intérieur du centre sur l’histoire des familles.

Tableau 12

Étape de mise en œuvre d’une offre de service renouvelée à Vancouver, en Colombie-Britannique

Échéance

Progrès

Activités de transition

T2 [En cours]

Le nouveau point de service de BAC situé à Vancouver est ouvert depuis le 16 mai 2017. Les services y sont offerts sur rendez-vous seulement dans l’édifice Library Square, au centre-ville. À l’automne 2017, BAC étendra son offre de services à Vancouver en ouvrant un nouveau point de service dans la succursale principale de la Bibliothèque publique de Vancouver.

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