Rapport de suivi du Plan triennal 2016 2019 de Bibliothèque et Archives Canada – Premier trimestre (2016-2017)

Consulter le Plan triennal 2016-2019 pour obtenir une explication des engagements de BAC.

Engagement 1 : Résolument au service de tous nos clients

Numériser 40 millions de pages en trois ans, incluant les 650 000 dossiers du Corps expéditionnaire canadien (CEC) qui seront disponibles en ligne

  • Proportion atteinte de la cible de numérisation du plan triennial : 5 % (2 180 678 pages)
  • Proportion des dossiers du CEC accessible en ligne : 46 % sont en ligne, avec 54 % restant

Atteindre 100 millions de téléchargements annuels à partir du site Web de Bibliothèque et Archives Canada (BAC)

  • Proportion atteinte à ce jour : 25,65 millions
  • Restant : 74,35 millions

Rendre disponibles un million de pages d’archives gouvernementales annuellement au moyen d’examens en bloc

  • Cible annuelle : 1 million
    • Proportion atteinte à ce jour : 2,56 millions

Évaluer et traiter 10 km supplémentaires d’archives afin d’en assurer la repérabilité par les usagers

  • Atteinte de la cible du Plan triennal (en km)
    • Cible 2016-2017 : 2,28 km (Les projets débuteront au 3e trimestre)

Assurer le maintien de BAC au palmarès des dix sites Web les plus fréquentés du gouvernement fédéral

  • Notre position : 10e position

Optimiser nos outils afin que 95 % des visites sur notre site Web soient le résultat d’une référence d’un moteur de recherche majeur comme Google [cible triennale]

  • Proportion de référencement par catégorie de source :
    • moteurs de recherche : 93 %
    • médias sociaux : 5 %
    • autres sites : 2 %

Mettre en place un nouveau système intégré de gestion de bibliothèques pour les documents publiés

Tableau 1

Étape menant à la mise en place d’un nouveau système intégré de gestion des documents publiés

Échéance

Progrès à ce jour

Signature d’un contrat avec un fournisseur de services de gestion intégrée du patrimoine publié

T3 2016

Contrat en voie d’être signé

Engagement 2 : À l’avant-garde de l’archivistique, de la bibliothéconomie et des nouvelles technologies

Mettre en œuvre le Plan d’action Destination 2020

Tableau 2

Activités

Mise à jour

BAC s’engage à privilégier un dialogue transparent et ouvert à l’interne

  • Tenue de plus de 15 activités de communication, dont les présentations Découvertes de nos collègues et la Série Signatures
  • Augmentation de la fréquence des communications internes grâce au fil d’actualité Au courant

BAC s’engage à appuyer l’innovation et à alléger les processus opérationnels

  • BAC a participé au Salon interministériel de l’innovation

BAC s’engage à poursuivre les efforts en matière de reconnaissance et de mobilisation

  • Tenue de cérémonies de reconnaissance et d’activités de mobilisation dans le cadre de la Semaine nationale de la fonction publique et pour souligner le transfert de l’administration des installations à vocation spécialisées de Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) à BAC
  • Invitation lancée aux employés de BAC pour contributions à la prochaine édition de la revue Signatures

BAC s’engage à favoriser le développement des employés et à fournir des outils de    travail novateurs, fiables et performants

  • Création d’un groupe de travail ayant pour objectif de définir les besoins des usagés sur le plan des outils de recherche en ligne
  • Mise en ligne d’une nouvelle interface simplifiée pour l’obtention de services en technologies de l’information
  • Amélioration de la page d’accueil du site intranet afin de faciliter l’accès à l’information
  • Lancement du programme de jumelage linguistique

Réviser 10 processus opérationnels clés par année

Tableau 3

Processus

Descriptions du changement et impact

Échéance

Mise en œuvre du système informatisé de demandes de services immobiliers

Permet l’automatisation des demandes de services immobiliers grâce à un portail accessible sur intranet. Ce système vise à faciliter la soumission et le suivi des demandes.

T1 2016-2017
[Complété]

Tenir quatre conférences d’experts externes par année

Tableau 4

Titre

Date de conférence

Nombre de participants

Évènement du Conseil Lowy : Brad Hill

3 avril 2016

70

Séminaire thématique : Ressources, description et accès (RDA)

28 avril 2016

120   

Rencontre Wallot-Sylvestre : Caroline Brazier

2 mai 2016

205

Commencer les travaux de construction du nouvel édifice de préservation

Tableau 5

Livrable

Échéance

Mise à jour

Principes directeurs pour le projet Gatineau 2

avril 2016

Les principes directeurs de Gatineau 2 sont définis et partagés.

Présence Web du projet Gatineau 2

juin 2016

BAC a lancé un site Web dédié au projet.

Lettre d’intérêt pour Gatineau 2

juin 2016

Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC)a affiché une lettre d’intérêt, au nom de BAC, pour le projet de construction de l’édifice de préservation Gatineau 2.

Programme fonctionnel

juin 2016
[En cours]

Le rapport du programme fonctionnel est en cours de finalisation

Recevoir 22 000 visites annuelles au 395, rue Wellington, à Ottawa

  • Les données seront disponibles au 2e trimestre.

Préserver 100 % de nos acquisitions numériques grâce à une plateforme de conservation numérique

Tableau 6

Étape de développement d’une plateforme de conservation numérique

Échéance

Mise à jour

Demande de renseignements (DR)

T1 (2016-2017)
[Complété]

25 fournisseurs de services ont répondu au processus de demande de renseignements (DR) et 24 d’entre eux ont été rencontrés. BAC a ainsi pu confirmer la viabilité d’une plateforme de conservation numérique.

Inventaire des collections numériques

T3 (2016-2017)
[En cours]

Les travaux se poursuivent afin d’élaborer un inventaire des collections numériques qui permettra de dresser un profil complet des collections et des biens numériques de BAC pour identifier les besoins et les risques liés au développement de la plateforme de conservation numérique.

Priorisation des remplacements d’applications

T4 (2016-2017)
[En cours]

Un examen de l’état des applications de BAC est en cours dans le cadre d’une évaluation des capacités d’affaires de BAC.

Archivage des documents gouvernementaux

T2 (2017-2018)
[En cours]

Une étude de faisabilité pour un système d’archivage des documents gouvernementaux est en cours de développement.

Système de gestion des contenus numériques

T2 (2017-2018)
[En cours]

L’identification des besoins opérationnels est en cours en préparation de l’appel d’offres qui sera lancé pour doter BAC d’un système de gestion des contenus numériques.

Engagement 3 : Proactif et inscrit dans les réseaux nationaux et internationaux

Mettre en place un secrétariat permettant de gérer la mise en œuvre de la Stratégie nationale de numérisation

Tableau 7

Étape de mise en œuvre de la Stratégie

Mise à jour

Mise en place du secrétariat

Le secrétariat sera mis en place à la fin du 2trimestre.

Identification des acteurs et initiatives clés

Les principaux acteurs et initiatives dans le domaine de la numérisation du patrimoine documentaire seront identifiés au 3trimestre.

Création d’un comité de pilotage

Un comité de pilotage sera créé au 3trimestre.

Élaboration du plan de travail

[En cours] Une première ébauche du plan de travail du secrétariat a été élaborée.

Conclure 10 ententes avec de nouveaux partenaires d’ici 2019

Tableau 8

No

Nom du partenaire

Date de signature

Durée du partenariat

Description du partenariat

1

Musée canadien de l’immigration du Quai 21

15 avril 2016

10 ans

Entente de colocalisation qui vise à rehausser la présence nationale de BAC, en fournissant une nouvelle offre de services dans la région de l’Atlantique au Quai 21, au centre-ville de Halifax

2

Centre national pour la vérité et réconciliation

2 juin 2016

Renouvellement tous les 12 mois

Entente visant à garantir la préservation et l’accessibilité des documents de la Commission de vérité et réconciliation du Canada (CVR) concernant les pensionnats indiens

Permettre au public de contribuer à l’enrichissement des informations liées à deux collections par année

Nombre de pages cumulatif à ce jour: 366/521

Offrir 1,5 M$ pour des projets réalisés dans les collectivités grâce au Programme pour les collectivités du patrimoine documentaire (PCPD) [cible annuelle]

  • Distribution des contributions accordées en juin 2016 selon leur taille
    • Grandes contributions (plus de 15 000 $) : 60 %
    • Petites contributions (15 000 $ et moins) : 40 %

Adopter une stratégie de relations internationales

Tableau 9

Étapes menant à l’adoption de la stratégie

Échéance

Mise à jour

Approbation de la stratégie de relations internationales par le Conseil de direction

juin 2016

La stratégie de relations internationales a été approuvée par le Conseil de direction le 27 juin 2016.

Avoir 10 membres canadiens siégeant aux principaux comités internationaux du milieu documentaire [cible triennale]

Tableau 10

Nom du comité

Nombre de membres canadiens

Fédération internationale des associations de bibliothécaires et d'institutions

3

Conseil international des archives

6

International Internet Preservation Consortium

1

Comité des archives de l’OTAN

2

International Organization for Standardization

3

InterPARES Trust

2

Resource Description and Access (RDA)

2

Machine Readable Cataloguing (MARC)

1

DDC Editorial Policy Committee, Comité éditorial Dewey

1

Total

21

Engagement 4 : Doté d’un profil public plus affirmé

Tenir 21 expositions organisées par BAC ou en collaboration avec BAC [cible triennale]

Tableau 11

Titre de l’exposition

Lieu

Début

Fin

Sir John A. Macdonald : Trésors rares et fascinants conservés dans les chambres fortes de Bibliothèque et Archives Canada

Dalnavert Museum and Visitors’ Centre, Winnipeg, Manitoba

4 juin 2016

Sept. 2016

Alter ego: les bandes dessinées et l’identité canadienne

395, rue Wellington, Ottawa, Ontario

12 mai 2016

14 sept. 2016

La voie du compromis : célébrons l’héritage de sir Wilfrid Laurier

Laurier House, Ottawa, Ontario

1er juin 2016

20 nov. 2016

Créer un espace désigné pour les collections de BAC dans deux lieux d’exposition reconnus [cible triennale]

Tableau 12

​Étapes de création de l'espace désigné ​Échéance ​Mise à jour

Signature d’une entente

T3

​[En cours] Un protocole d’entente pour une salle mise à la disposition de BAC est en voie d’être signé avec le MCH.

Planification des expositions

T3-T4

[En cours] Les équipes de BAC et du MCH planifient la première exposition qui sera présentée en 2017 dans la salle du Musée dédiée à BAC.

Doubler le nombre d’abonnés aux pages des médias sociaux de BAC [cible triennale]

  • Nombre total d'abonnements : 51 890
    • Facebook : 29 509
    • Twitter : 20 699
    • YouTube : 1 682
  • Proportion atteinte de la cible du Plan triennial de BAC - T1 2016-2017
    • Total (nouveaux abonnements) : 49 % (51 % restant)

Conclure 60 ententes de prêts à des fins d’exposition [cible triennale]

Tableau 13

Titre de l’exposition

Lieu

Période

Taille du prêt

Carol Sawyer: The Natalie Brettschneider Archive

Art Gallery of Greater Victoria

1er oct. 2016 au 8 janv. 2017

 

7 articles

Notman : Photographe visionnaire

Musée McCord

4 nov. 2016 au 17 avr. 2017

1 article

Le système juridique du Canada

Musée canadien pour les droits de la personne

1er oct. 2016 au 28 févr. 2018

5 articles

Prêt à long terme – peinture de John A. Pearson

Chambre des communes

21 juin 2016 au 21 juin 2018

1 article

The Wounds of War – A.Y. Jackson. Tom Thomson.1916

McMichael Canadian Art Collection

4 juin 2016 au

 

4 janv. 2017

 

2 articles

Prêt à long terme – peinture de Sir Wilfrid Laurier

Bureau du premier ministre

6 avr. 2016 à l’automne 2019

1 article

Mettre en place une offre de service renouvelée dans deux villes canadiennes

Tableau 14

Étape

Échéance

Progrès

Signature d’une entente

T1

[Complété] BAC a signé un protocole d’entente avec le Musée canadien de l’immigration du Quai 21, à Halifax, N.-É., en avril 2016.

Activités de transition

T2-T4

[En cours] Des projets de transition et de mise en œuvre sont en cours et devraient être terminés d’ici T4.

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