Prêts à relever les défis à venir : Ensemble, concrétisons nos réflexions

Daniel J. Caron,
Administrateur général et Bibliothécaire et archiviste du Canada et Président, groupe des Chefs des organismes fédéraux

Daniel J. Caron est entré au service de la fonction publique fédérale en 1982. En 2009, il a été nommé au poste de bibliothécaire et archiviste du Canada.

Un an après sa nomination, il a lancé l’initiative de modernisation afin d’assurer que Bibliothèque et Archives Canada relève les nombreux défis posés par l’ère numérique. Cette initiative fait appel à la collaboration, à l’adoption de politiques institutionnelles développées à partir d’une approche épistémologique, ainsi qu’à une prise de décisions balisée par ces politiques. En plus de son expérience sur le plan organisationnel, M. Caron est un auteur et un conférencier chevronné sur des questions liées à l’administration publique, à l’information et à la mémoire, tant au Canada qu’à l’étranger. Il a également enseigné dans plusieurs universités canadiennes. Il est titulaire d’un baccalauréat ès arts et d’une maîtrise en économie de l’Université Laval, ainsi que d’un doctorat en sciences humaines appliquées de l’Université de Montréal. Depuis 2010, M. Caron est président du Forum des archivistes nationaux pour le Conseil international des archives.
 
Notre relation avec l’information a beaucoup changé au cours des vingt dernières années. Le patrimoine documentaire n’est plus ce qu’il était. Il ne se crée plus de la même manière, ne se préserve plus comme avant et ne s’exploite plus de la même façon. C’est pourquoi nous avons entrepris la modernisation de l’institution qu’est Bibliothèque et Archives Canada à la fin de 2009. Nous avons ainsi voulu nous adapter au nouvel environnement. Si les défis y sont énormes, les occasions y sont aussi multiples.
 
Beaucoup de choses ont été accomplies depuis 2009. Nous savons que plusieurs chantiers restent à entreprendre ou à compléter au cours des prochaines années pour assurer notre succès et l’exercice de notre leadership. Nous croyons que c’est au moyen d’une prise de décision plus délibérative et d’un environnement de plus en plus collaboratif et ouvert, où chacun joue son rôle, que le Canada arrivera à harnacher les défis qui se posent dans la gestion du patrimoine documentaire des nations en ce début de 21e siècle.
 
La modernisation de Bibliothèque et Archives Canada a permis de bien préparer l’institution à jouer un rôle de leader dans ce nouvel environnement.

Des fondations solides pour l’avenir : un bilan

Cinq grands chantiers étaient annoncés dans notre document d’orientation de 2010. Trois de ces chantiers portaient directement sur les fonctions qui sont au coeur de notre mandat : l’acquisition, la préservation et l’accès. Le quatrième chantier touchait l’institution, ses fonctions et ses processus de travail. Enfin, le cinquième chantier visait à repenser nos liens et nos façons de travailler avec nos partenaires.
 
En premier lieu, l’acquisition a toujours été au coeur de nos activités et doit continuer à l’être, même dans un monde beaucoup plus complexe. Sur le plan de nos pratiques quotidiennes, notre nouveau cadre de travail nous permet  
maintenant d’être mieux outillés pour construire une collection représentative de la production documentaire des Canadiens au 21e siècle, dans sa forme originale et authentique, incluant le numérique. En même temps, ceci nous permet de continuer avec encore plus de rigueur à raffiner la collection de documents analogiques en y ajoutant ce qui manque à nos rayons. Si beaucoup de travail reste à faire, la mise en oeuvre graduelle de notre cadre d’acquisition pansociétal représente une première étape franchie. Nous avons maintenant les coudées franches pour entamer la seconde étape de cette tâche gigantesque, soit l’identification des documents d’intérêt historique qui sont sur la toile et qui ne seront, pour beaucoup d’entre eux, jamais imprimés.
 
Notre nouveau cadre de travail nous permet aussi de continuer à appuyer les ministères et les organismes du gouvernement fédéral dans la tenue de documents et de pouvoir bénéficier, en bout de ligne, de tous les documents à valeur historique pertinents qui sont produits par l’administration fédérale. L’approche d’acquisition pansociétale nous fournit pour la première fois un outil très riche, qui fait des documents gouvernementaux non seulement des documents de l’administration fédérale, mais aussi des documents acquis en lien avec les autres documents produits par les différents acteurs de la société sur un même thème.
 
Pour les futurs chercheurs et historiens, cette contextualisation — faite en rapprochant le gouvernement fédéral des autres acteurs de la société — enrichit le potentiel de rétention de documents pertinents. Ceci appuie aussi les objectifs de transparence du gouvernement. Enfin, le dépôt légal comme mécanisme privilégié d’acquisition du matériel publié se voit ainsi complémenté de façon très avantageuse. Avec cette approche plus globale, nous nous concentrons davantage sur l’obtention de tous les contenus pertinents socialement, plutôt que sur l’acquisition d’objets pris hors de leur contexte.
 
Ce changement reflète bien la manière dont l’information est produite au 21e siècle.
 
Nos orientations quant aux acquisitions sont maintenant claires, et notre complémentarité avec les autres institutions canadiennes, mieux articulée. Nous nous intéressons à une partie de la production documentaire qui a un intérêt national, peu importe sa forme, sa source ou le fait qu’elle soit privée ou publique. Nous souhaitons documenter le discours de la société canadienne sur les divers sujets d’intérêt national par le biais de tous les outils de cueillette qui existent : tenue de documents, récoltes sur la toile, achats monétaires, reçus aux fins de l’impôt ou dépôt légal. Enfin, nous avons maintenant des critères qui nous permettent d’avoir un focus mieux défini. Nous sommes désormais capables d’être plus proactifs dans l’identification de ce qui est d’intérêt pour Bibliothèque et Archives Canada.
 
En deuxième lieu, nos efforts quant à la préservation ont entraîné un vaste examen de l’état physique de la collection. Cette approche, mise en place avec la modernisation, nous permet maintenant de revoir de manière continue et systématique la condition physique de notre collection et de prendre les mesures appropriées pour en assurer la préservation. En même temps, nous pouvons revoir systématiquement la pertinence de ce que nous avons dans nos voûtes afin de nous assurer que nos espaces sont utilisés pour préserver ce pour quoi nous avons été mandatés. Cet exercice est intimement lié à l’élaboration de notre plan d’infrastructures à long terme et permet de prévoir nos besoins en infrastructures de façon rigoureuse et responsable. Pour la première fois, nous avons maintenant une liste maîtresse des collections qui sont dans nos voûtes. En 2012, nous avons ainsi pu produire un premier rapport sur l’état physique de cette partie de la collection.
 
Nous avons également entrepris le développement d’une approche technologique innovatrice pour notre dépôt numérique fiable. Nous allons maintenant nous assurer que cette approche pourra s’adapter à toutes les situations où la documentation nous parvient en format numérique : documents gouvernementaux, blogues et wikis, livres numériques ou autres items d’art documentaire produit en format numérique. Comme pour les formats analogiques qui requièrent des conversions vers des formats plus stables, nous devrons demeurer vigilants et nous assurer que le matériel sera toujours accessible. Ce sera, comme dans tout exercice de préservation, un défi de tous les jours.
 
En troisième lieu vient l’accès à la collection. Les trois dernières années ont été les plus riches, dans l’histoire de l’institution, quant à la mise à la disposition de la collection aux Canadiens. Nous avons numérisé et mis en ligne des ressources documentaires. Nous avons exposé à travers le pays. Nous avons répondu aux Canadiens qui nous ont visités. De façon concrète, nous avons favorisé la numérisation massive de documents d’intérêt national, comme la collection de portraits. Comme il y a seulement une partie de notre collection qui gagne à être numérisée, la numérisation se fait selon des critères de pertinence, en fonction de l’intérêt des documents et de leur fréquence d’utilisation.
 
Nous avons aussi innové en transformant notre service de reprographie analogique en service de numérisation. Au lieu de photocopier les documents, nous les numérisons et les rendons accessibles à tous. Nous avons établi de nombreux partenariats avec d’autres institutions à travers le pays, dont les bibliothèques, pour permettre à plus de Canadiens d’avoir accès à leurs collections. Le projet Nous nous souviendrons d’eux en est un bel exemple.
Il s’agit là d’une approche globale à la gestion de la collection : pertinence des contenus préservés par Bibliothèque et Archives Canada pour les Canadiens, gestion optimale des items en notre possession pour en assurer la bonne garde et accessibilité maximale à tous les contenus.
 
Comme prévu, nous avons aussi repensé notre structure pour mieux séparer nos opérations quotidiennes de notre réflexion et de l’élaboration de nos orientations, de nos concepts clés et de nos principes. Les défis posés par l’acquisition, la préservation et l’accès aux collections dans le monde numérique requièrent l’élaboration d’approches novatrices ainsi qu’une réflexion approfondie et continue sur les manières de faire le travail qui nous est propre. Ceci est nécessaire afin de servir les Canadiens maintenant et de s’assurer de pouvoir le faire pour les générations à venir. En même temps, il faut que nos équipes continuent à opérer dans les deux mondes, l’analogique et le numérique. Elles doivent continuer à acquérir, à préserver et à rendre les ressources documentaires accessibles aux Canadiens, quelles qu’elles soient. C’est ce qui compte le plus pour les Canadiens.
 
C’est pourquoi notre nouvelle structure est plus simple et fondamentalement axée sur ces opérations quotidiennes. Ceci nous a aussi permis de regrouper nos efforts afin de bâtir une expertise qui se concentre principalement sur l’élaboration de politiques et de normes. Une unité spécialisée peut maintenant tirer grand avantage des recherches les plus pointues dans le domaine des sciences de l’information.
 
Ensuite, en allégeant notre structure de gestion, nous avons aussi ramené la prise de décision au niveau stratégique, ce qui nous permet d’agir à partir d’options recommandées par les experts. Tout cela laisse les activités qui représentent notre coeur de métier entre les mains de nos meilleurs experts qui ont plus de temps pour s’y consacrer et mieux servir l’ensemble des Canadiens. Ils sont maintenant guidés dans leur travail par des politiques et des normes institutionnelles qui continueront à évoluer et leur permettront de s’adapter continuellement avec l’environnement de la production documentaire.
 
Avec ce cadre institutionnel dynamique de politiques et de normes, Bibliothèque et Archives Canada devient de plus en plus transparent dans ses activités quotidiennes, ainsi que dans ses méthodes et ses approches liées à l’acquisition, à la préservation et à l’accès à ses ressources. Pour les Canadiens, il sera de plus en plus facile de comprendre ce que nous acquerrons, comment et pourquoi. De même, ils pourront mieux comprendre l’état de la collection, comment nous la préservons et comment ils peuvent y accéder. Nous sommes convaincus que ceci permettra de clarifier nos pratiques, notre mandat législatif et nos façons de servir les Canadiens.
 
Enfin, nous avons mis en place une approche de travail plus ouverte et collaborative avec, d’une part, le milieu du patrimoine documentaire canadien (représenté principalement par les archives et les bibliothèques des différentes provinces et territoires) et, d’autre part, avec le milieu universitaire. Dans le premier cas, nous avons entrepris quelques chantiers portant sur la manière de mieux coopérer sur les questions liées à l’acquisition, à la préservation et à l’accès au matériel par les Canadiens. Dans le second cas, nous avons tracé les grandes lignes de certains besoins de collaboration avec les universités, pour activer la recherche sur certains aspects de notre travail et pour voir comment préparer les futurs travailleurs de façon plus adéquate en lien avec nos besoins.
 
Bien entendu, nous travaillons aussi de manière à profiter de tous les avantages des meilleures pratiques à l’échelle internationale. Le Forum des archivistes nationaux, dont j’assume la présidence depuis deux années, a permis de rallier les décideurs les plus influents autour des questions qui nous préoccupent tous. Nous avons aussi demandé au Forum des politiques publiques de s’engager avec nous auprès des Canadiens pour faire connaître nos enjeux à l’extérieur de nos communautés traditionnelles. Plusieurs gens d’affaires, leaders du milieu académique et hauts fonctionnaires ont participé aux tables rondes que nous avons tenues. Le travail bat son plein et d’autres réunions auront lieu au pays d’ici le printemps 2013. Un rapport sera coproduit avec le Forum sur la base des résultats obtenus, et nous souhaitons le diffuser largement pour que nos enjeux soient mieux connus et compris par l’ensemble des Canadiens. Enfin, nous avons soumis une proposition au Conseil des académies canadiennes pour que nos enjeux fassent l’objet d’une étude approfondie dans le cadre de son mandat. Notre proposition a été acceptée et les travaux devraient débuter en 2013.
 
En résumé, au cours des trois dernières années, alors que nous avons continué à acquérir, à préserver des ressources documentaires et à servir les Canadiens, nous avons parallèlement repensé la gouvernance interne et la collaboration avec nos partenaires externes. Nous avons développé une institution dont les processus de travail ont été renouvelés pour permettre la meilleure utilisation possible des ressources qui nous sont allouées. Nous avons précisé notre mandat et clarifié la façon dont nous allons nous en acquitter. Finalement, nous avons établi les grandes lignes de la recherche qui doit nous permettre de mieux fonctionner dans l’environnement numérique et de commencer les discussions sur nos besoins quant aux compétences qui seront nécessaires pour appuyer notre travail à l’avenir.
 
Notre modèle d’affaires s’est enrichi et amélioré en se recentrant autour de notre mandat et du renforcement de l’intendance. Mais il faut faire encore plus si nous voulons continuer à jouer le rôle unique que les Canadiens nous ont confié.
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Mise en oeuvre et production : une voie pour l’avenir

Pour Bibliothèque et Archives Canada, l’horizon 2013-2015 représentera une période intense de mise en oeuvre et de production, et ce, au-delà du travail amorcé qui devra se poursuivre. Si notre réflexion sur les solutions pour l’avenir persistera, elle est suffisamment bien amorcée pour que nous puissions accélérer la mise en oeuvre de certaines solutions et passer en mode production en utilisant ces nouvelles manières de faire.
 
Du côté des acquisitions, nous continuerons nos efforts pour acquérir de manière rigoureuse tant les documents analogiques que numériques. Pour les documents analogiques, il est important de poursuivre la construction de notre inventaire et d’identifier ce qui nous intéresse et ce qui nous manque. Ceci doit être fait afin de pouvoir faire connaître nos intentions d’acquisition et de permettre à ceux qui sont en possession de ces contenus de nous contacter et de travailler avec nous.
 
Ainsi, nous poursuivrons la mise en oeuvre de l’approche pansociétale en assurant :
  1. la mise en oeuvre de notre mécanisme d’acquisition collaboratif avec une fonction de veille, avec les autres partenaires des milieux intéressés;
  2. la mise en place d’annonces publiques, tant pour l’analogique que le numérique, portant sur ce que nous sommes intéressés à acquérir, et ce, de façon continue et, entre autres, en utilisant les médias sociaux;
  3. l’acquisition systématique du matériel d’intérêt produit sur le Web;
  4. l’élimination de tout l’arrérage dans les dossiers d’acquisition dans les 12 prochains mois et la mise en place de mesures qui éviteront qu’un tel arrérage ne se reproduise.
 
Notre travail amorcé autour de la préservation numérique se poursuivra jusqu’à l’atteinte d’un niveau d’assurance satisfaisant quant à notre capacité de migrer les contenus numériques au fil du temps. Quant au matériel analogique, ce dernier continuera à recevoir toute notre attention pour assurer que la collection est bien préservée, c’est-à-dire que les mesures appropriées sont prises à temps pour garantir le maintien de l’intégrité physique des documents en notre possession.
 
Nos deux priorités sont les suivantes :
  1. poursuivre nos travaux pour raffiner le dépôt numérique fiable;
  2. terminer notre cycle de gestion du patrimoine documentaire analogique en notre possession et avoir pris toutes les mesures nécessaires pour en assurer la préservation à long terme.
 
Notre plus grande contribution demeure la mise à la disposition de nos contenus aux Canadiens. Peu importe les moyens utilisés, le matériel dont nous disposons doit être disponible pour les Canadiens qui souhaitent y avoir accès. Ceci veut dire qu’il doit être décrit rapidement et dans un langage clair qui ne demande que peu ou pas de médiation entre le matériel et l’usager. Pour que le matériel demeure repérable à partir d’outils de recherche comme Google, il faut utiliser un vocabulaire approprié. Autrement, ce matériel risque de demeurer inconnu. De même, il est important de décrire le maximum de documents pour que l’ensemble des Canadiens sachent ce à quoi ils peuvent avoir accès, le plus simplement possible et avec le moins d’interférence. Ceci veut aussi dire que nous devons travailler avec des partenaires privés et publics pour rendre le matériel disponible le plus rapidement possible. Nos normes de service doivent offrir une gamme de possibilités aux demandeurs, allant d’un accès totalement gratuit suivant des standards connus à un accès qui peut requérir des déboursés, mais qui offre, en échange, une valeur ajoutée pour laquelle l’usager est prêt à payer. Le secteur privé, qui peut se spécialiser et produire plus massivement et rapidement dans certains domaines, pourra nous être très utile ici.
 
L’offre de Bibliothèque et Archives Canada doit aussi être proactive et adaptée aux besoins des différents groupes d’usagers. Historiens, généalogistes et écrivains ont des besoins spécifiques que nous devons garder en tête afin de concevoir des applications et de décrire ou créer de nouveaux instruments qui permettront de satisfaire ces besoins le plus adéquatement possible.
 
Conséquemment, nous visons à :
 
  1. écrire le plus de matériel possible de façon simple en élaborant de nouvelles normes, et continuer à créer des outils de recherche pour faciliter l’exploitation de nos ressources documentaires par les clientèles plus spécialisées, dont les historiens et les généalogistes;
  2. décrire nos collections de sorte que nos ressources documentaires soient accessibles et identifiables par l’entremise de nos catalogues en ligne;
  3. numériser et mettre massivement en ligne des ressources documentaires de façon planifiée, en fonction de ce qui est d’intérêt pour les Canadiens;
  4. établir de nouveaux partenariats avec les bibliothèques, les archives, les musées et les autres institutions souhaitant exposer le matériel de Bibliothèque et Archives Canada;
  5. continuer nos préparatifs pour célébrer le 150e anniversaire du Canada en 2017.
Notre institution doit aussi continuer à croître et à faire preuve de leadership dans la mise en place des nouvelles compétences requises pour la gestion du patrimoine documentaire au 21e siècle. Bibliothèque et Archives Canada doit jouer un rôle de chef de file dans l’élaboration de processus de travail, de politiques et de cadres de gestion pour les institutions du patrimoine documentaire.
 
À cette fin, nos efforts porteront sur trois priorités :
  1. mettre en place un laboratoire de recherche-action en partenariat avec les institutions intéressées, les universités et le secteur privé pour concevoir, raffiner et tester de nouvelles approches en matière d’acquisition, de préservation, de description et d’accès, et adopter les solutions prometteuses dans les secteurs des opérations afin de les mettre en oeuvre;
  2. automatiser ce qui peut l’être afin de continuer à mettre nos meilleurs talents là où leur valeur ajoutée fera une différence;
  3. travailler à déterminer et à définir le profil des compétences de demain pour notre secteur d’activités.
Enfin, dans un cadre de réflexion prospective, je travaillerai personnellement à mettre sur pied trois initiatives précises qui serviront d’assises à notre développement futur.
 
La première initiative sera la création de cercles de créativité avec la participation d’employés de l’institution. Cette initiative aura d’abord pour but de développer notre capacité d’innover sur des questions très précises liées à notre mandat. Ensuite et surtout, elle devra nous permettre de voir comment nous pouvons exploiter davantage et différemment l’immensité des ressources documentaires que nous préservons pour participer plus activement, seul ou en partenariat, au développement de la culture canadienne.
 
La seconde initiative sera la création d’un comité externe de réflexion et d’orientation qui nous avisera sur ce qui est d’intérêt pour Bibliothèque et Archives Canada, c’est-à-dire d’intérêt national.
 
Troisièmement, je mettrai en place une série de rencontres, les Rencontres Wallot-Sylvestre, afin d’encourager un dialogue interne et de favoriser une compréhension commune des changements qui risquent de nous affecter à l’avenir. Les aspects liés à la démographie, à la littératie, aux pratiques d’écriture de la société moderne et à l’impact de la technologie sur l’individu et la société seront au programme. Ceci nous aidera à mieux faire évoluer nos politiques et nos pratiques pour que l’institution demeure au coeur de l’activité culturelle des Canadiens.

Conclusion

L’avenir des institutions responsables de gérer le patrimoine documentaire des nations est garanti dans la mesure où ces institutions sauront répondre aux nouvelles demandes de l’environnement. Qu’il s’agisse de définir comment et quoi acquérir, qu’il s’agisse de bien préserver pour la pérennité ou encore, très immédiatement, de répondre aux exigences des nouveaux utilisateurs de la société numérique, notre travail doit se faire dans le cadre où la société évolue. Compétences, processus de travail et vision de l’avenir sont les ingrédients essentiels au succès de Bibliothèque et Archives Canada.
 
Les trois prochaines années seront des années charnières qui devront permettre de mettre en oeuvre de nouvelles pratiques et de produire des résultats pour les Canadiens dans ce nouveau cadre.
 
Daniel J. Caron, Ph. D.
Administrateur général et Bibliothécaire et archiviste du Canada