Annexes - Programme d’accès au patrimoine documentaire

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Annexe A : Réponse de la direction et plan d’action

Recommandations Mesures Responsabilité
1. Une meilleure coordination des activités et une priorisation des tâches entre les directions générales devraient se faire afin de clarifier la gouvernance du Programme d’accès et le rôle du personnel impliqué, peu importe la forme que prendra le programme dans le futur.

Nous sommes d'accord.

  1. Le Secteur des Opérations a réorganisé la structure de la direction générale et a clairement identifié les fonctions de la Direction générale des services au public et la relation de la direction générale avec les autres directions générales du secteur.
    • Complété (Avril 2016)
  2. BAC a élaboré une nouvelle Stratégie pour les services au public.
    • Complété (Avril 2017)
  3. Un Plan d’action de cinq ans (2017-2022) sur l’accès a été rédigé afin de guider les priorités, d’établir les responsabilités et de coordonner les initiatives sur l’accès.
    • Approbation du Conseil de direction prévue en novembre 2017

1) Chef des opérations

2) et 3) Directrice générale, Direction générale des services au public

2. Les gestionnaires du programme devraient entreprendre une révision des indicateurs d’extrants et de résultats afin de s’assurer que ces derniers soient mesurés de façon continue, que les données soient utiles à la prise de décisions et que la collecte de données soit possible et pratique afin de mesurer les progrès et résultats du Programme.

Nous sommes d'accord.

  1. Un Profil d’information sur le rendement et un modèle logique pour le Programme des services au public ont été rédigés et seront mis en place. Ils incluent un nouvel ensemble d’indicateurs sur les extrants et les résultats et donneront des informations pour le Plan ministériel, le Rapport ministériel sur le rendement et les autres instruments d’évaluation et d’imputabilité.
    • Date d’achèvement prévue : Avril 2018
  2. La Direction générale des services au public créera et mettra en place des outils internes afin de centraliser la collecte des données pour les indicateurs et les opérations clées ainsi que pour les rapports du Programme des services au public.
    • Date d’achèvement prévue : Avril 2018
  3. Un Profil d’information sur le rendement et un modèle logique pour le Programme de la Valorisation du patrimoine documentaire et soutien aux collectivités ont été rédigés et seront mis en place. Ils incluent un nouvel ensemble d’indicateurs sur les extrants et les résultats et donneront des informations pour le Plan ministériel, le Rapport ministériel sur le rendement et les autres instruments d’évaluation et d’imputabilité.
    • Date d’achèvement prévue : Avril 2018
  4. La Direction générale des Communications créera et mettra en place des outils internes afin de centraliser la collecte des données pour les indicateurs et les opérations clées ainsi que pour les rapports pour le Programme de la Valorisation du patrimoine documentaire et soutien aux collectivités.
    • Date d’achèvement prévue : Avril 2018

1) et 2) Directrice générale, Direction générale des services au public

3) et 4) Directrice générale, Direction générale des Communications

3. Des efforts devraient être consacrés à compléter la numérisation des instruments de recherche.

Nous sommes d'accord.

  1. Définir les exigences en terme de numérisation des outils d’aide
    • Date d’achèvement prévue : Avril 2018
  2. Débuter le processus pour sécuriser le financement.
    • Date d’achèvement prévue : Avril 2018

1) et 2) Directeur général, Direction générale de la préservation et des opérations numériques et Directrice générale, Direction générale des services au public

4. Afin de faciliter l’accès à la collection sur son site Internet, BAC devrait améliorer les outils de recherche que l’on y trouve ainsi que la navigation.

Nous sommes d'accord.

  1. Élaborer un outil de recherche Web intégré afin d’uniformiser l’accès à toutes les bases de données de BAC sur l’Internet.
    • Date d’achèvement prévue : Mars 2019
  2. Améliorer l’infrastructure et la navigation du site Internet de BAC.
    • Date d’achèvement prévue : Mars 2019

1) Directrice générale, Direction générale des services au public, Directeur général exécutif et Dirigeant principal de l’information, et Directrice générale, Direction générale des Communications

2) Directrice générale, Direction générale des Communications ; Directrice générale, Direction générale des services au public et Directeur général exécutif et Dirigeant principal de l’information

Annexe B : Étude de cas no 1 : Accès aux comptes publics du Canada

Type de l’étude de cas : Faible complexité – Patrimoine publié

Comme mentionné dans le mandat de l’évaluation du Programme d’accès au patrimoine documentaire (AAP 2.3), approuvé au printemps 2016 par le Comité ministériel d’évaluation des programmes (CMEP) de BAC, c’est par les études de cas que seront évaluées plus en profondeur la facilité à naviguer au travers les Services de référence; l’efficience des services fournis aux clients lors de leur demande d’accès à l’information et ou aux renseignements personnels; et, la repérabilité, la disponibilité et l’accessibilité à la collection de BAC.

L’identification des études de cas est basée sur les critères suivants.

1. Couverture des domaines de la collection de BAC suivants (à choisir lors de l’évaluation)

  • Dossiers gouvernementaux
  • Archives privées
  • Patrimoine publié

2. Complexité de la collection de BAC (à choisir lors de l’évaluation)

  • Simple
  • Moyenne
  • Complexe

Cette étude de cas sur le patrimoine publié et a pour but d’illustrer, grâce à l’exemple des comptes publics du gouvernement du Canada, la repérabilité de la collection de BAC ainsi que la disponibilité et l’accessibilité, selon les descriptions et les modalités identifiées dans les trois instruments de politiques de BAC : le Cadre de politique d’accès, la Politique pour rendre la collection repérable et la Politique pour rendre la collection disponible.

Questions d’évaluation

Rendement

  • Dans quelle mesure le programme a-t-il amélioré l’accès au patrimoine documentaire?
  • Dans quelle mesure la clientèle trouve-t-elle ce qu’elle cherche dans la collection de BAC?

Contexte

En étudiant les Rapports sur les plans et priorités (RPP) ainsi que les Rapports ministériels sur le rendement (RMR) de BAC pour les années 2011-2012 à 2015-2016, soit la période de l’évaluation du Programme d’accès au patrimoine documentaire, il a été constaté que les trois concepts généralement utilisés concernant l’accès à la collection de BAC (repérabilité, disponibilité et accessibilité) ne sont pas expliqués clairement ni utilisés de façon constante. En effet, il est régulièrement fait mention dans les RPP et RMR que BAC veut rendre accessible l’ensemble de sa collection. Tel quel, cet engagement est tout à fait compréhensible, mais difficilement réalisable. Dans les faits, une certaine partie de la collection de BAC n’est pas accessible puisque BAC doit se conformer à des politiques et respecter les restrictions administratives ou légales, notamment en ce qui concerne les documents protégés par le droit d’auteur. D’ailleurs, dans le Cadre de politique d’accès, il est mentionné que « BAC tient compte des lois, des règlements et des politiques en vigueur au sein du gouvernement du Canada et de l’organisme ». De plus, « dans certaines circonstances, le contexte juridique et politique dans lequel évolue BAC retardera temporairement l’accès aux collections du patrimoine documentaire détenu par BAC ou limitera les options à cet égard ».

Comme on le verra ci-dessous, nous nous attendions à trouver facilement les comptes publics du gouvernement du Canada sur le site Internet de BAC. Notre expérience dans le cadre de cette étude de cas démontre une réalité plus complexe.

Méthodologie

Comme mentionné ci-dessus, les concepts de repérabilité, disponibilité et accessibilité seront d’abord définis. Ensuite, les mécanismes d’accès seront illustrés à partir de l’application des trois concepts en utilisant l’exemple des comptes publics du gouvernement du Canada. Dans un premier temps, il s’agira de repérer sur le site Internet de BAC cette publication. Ensuite, il s’agira de voir si les comptes publics sont disponibles et, finalement, accessibles en ligne ou autrement. La conclusion exposera les défis, les observations et les constatations.

Les Comptes publics du Canada sont préparés annuellement par le receveur général, comme l’exige l’article 64 de la Loi sur la gestion des finances publiques et présentent les opérations financières du gouvernement du Canada. Cette publication est acquise par BAC en vertu du règlement sur le Dépôt légal.

Pour cette étude de cas, l’équipe d’évaluation a agi comme tout client externe le ferait pour effectuer une recherche. Aucun contact n’a été effectué et aucun conseil n’a été demandé à un membre du personnel de BAC.

Définitions et descriptions

Les définitions des trois concepts utilisés dans cette étude de cas sont présentées ci-après.

Repérabilité

Le patrimoine documentaire et les autres sources d’information peuvent être repérables lorsqu’il est possible de connaître leur existence, leur description, leur emplacement et leur disponibilité. (Bibliothèque et Archives Canada, Politique pour rendre la collection repérable, 9 décembre 2013).

La Politique pour rendre la collection repérable (2013) relève du Cadre de politique d’accès (2016). Les activités de repérage sont les premières à être réalisées afin que quiconque puisse identifier un document, une photo, un objet, etc. dans la collection de BAC. La préparation d’une description (métadonnées descriptives) est l’outil essentiel pour assurer la repérabilité. Les articles deviennent repérables lorsqu’une description de premier niveau est créée dans les systèmes (comme AMICUS et MIKAN) endnote64 de BAC au moment de l’acquisition.

La description créée à l’acquisition est utile aux employés de BAC pour retrouver les articles de la collection. Une description ainsi que la création d’instruments de recherche et l’indexation sont essentielles pour assurer le repérage des articles de la collection. Ce travail requiert des ressources et du temps; dépendamment de la dimension et de la complexité du matériel acquis ainsi que du nombre de ressources dédiées au traitement, ceci peut prendre plusieurs semaines, voire plusieurs mois. Les archivistes et les bibliothécaires suivent également des normes nationales et internationales pour la description, le catalogage et l’arrangement des fonds archivistiques. Ces normes ont d’abord été élaborées afin de faciliter la gestion de la collection, mais ne sont pas toujours facilement compréhensibles pour les gens qui n’évoluent pas dans le monde de l’archivistique ou de la bibliothéconomie. Le Canadien moyen peut facilement se perdre dans les descriptions, et tout particulièrement dans la structure des fonds d’archives.

Disponibilité

Le patrimoine documentaire et les autres sources d’information sont disponibles s’ils ne font l’objet d’aucune contrainte juridique ou politique et si les utilisateurs peuvent les consulter. (Bibliothèque et Archives Canada, Politique pour rendre la collection disponible, 9 juin 2014).

Tout comme pour la politique précédente, la Politique pour rendre la collection disponible (2013) relève du Cadre de politique d’accès. Bien que BAC doit s’assurer que l’ensemble de sa collection soit repérable, il est impossible pour l’organisation de rendre disponible toute sa collection. En effet, BAC doit se conformer à divers lois, règlements et restrictions d’accès à sa collection, notamment à la Loi sur la protection des renseignements personnels, la Loi sur l’accès à l’information, la Politique sur la gestion du droit d’auteur et aux ententes avec les donateurs de fonds d’archives privées. De la même manière, les documents des institutions fédérales peuvent contenir des restrictions d’accès.

Cependant, des efforts sont mis en œuvre depuis quelques années afin de réduire les restrictions d’accès, par exemple avec des initiatives telles que le Gouvernement ouvert, qui prône l’ouverture par défaut des documents gouvernementaux. Sinon, une date pour la levée des restrictions devrait être identifiée dès l’acquisition afin de rendre ces documents disponibles. L’examen en bloc des documents gouvernementaux, quant à lui, consiste à évaluer un ensemble de documents à diffusion restreinte afin de les rendre disponibles. Ainsi, l’examen en bloc des documents gouvernementaux a permis de traiter et de rendre disponibles, entre 2011-2012 et 2013-2014, neuf millions de pages de documents gouvernementaux historiques (RMR 2013-2014).

Accessibilité

Le patrimoine documentaire et les autres sources d’information sont accessibles si les obstacles physiques, technologiques et géographiques pour en obtenir le contenu sont supprimés et s’ils peuvent être utilisés par autant de personnes que possible. (Bibliothèque et Archives Canada, Cadre de politique d’accès, 30 août 2011).

Comme nous venons de le voir ci-dessus, il existe plusieurs obstacles à l’accès de la collection de BAC. Quant à elle, l’accessibilité de la collection en ligne est grandement recherchée, ou est tout simplement nécessaire, si on habite à l’extérieur de la région de la capitale nationale. Pour consulter les documents en format analogique, les clients doivent se déplacer au 395, rue Wellington, à Ottawa. Pour pallier cette contrainte, BAC a mis en œuvre, depuis quelques années, un plan de numérisation basée sur les thèmes qui intéressent ses clients tels que le patrimoine militaire et les affaires autochtones. BAC a également mis en place un plan de numérisation en collaboration avec des partenaires et a réussi à numériser un nombre important de documents, photos, films et documentaires. 

Collecte de données

On décrit ci-dessous toutes les étapes qui ont été franchies par l’équipe d’évaluation afin d’accéder aux comptes publics du gouvernement du Canada.

1re étape : Recherche sur le site Internet de BAC

La collecte de données a d’abord consisté au repérage des documents. À partir du menu « Rechercher tout » du site Internet de BAC, le terme « Comptes publics du Canada » a été inscrit, ainsi que le terme « Public Accounts of Canada ». Le menu « Découvrez la collection » a également été exploré, ainsi que  les options « Thèmes », « Types » et « Consultez l’index (A-Z) ». Cette recherche a permis de trouver 277 éléments en français et 2 199 éléments en anglais. Même en utilisant la fonction « Tri », plusieurs pages ont dû être explorées avant de finalement repérer un document qui semblait être le document recherché. En effet, rendu à cette étape de l’évaluation, il n’était pas possible de dire avec seulement le titre et d’autres renseignements de base trouvés sur le site Internet de BAC si le document était pertinent.

Même en ajoutant une année spécifique à la recherche sur le site Internet de BAC, les résultats obtenus n’ont pas offert de liens directs vers les documents ou ont offert des liens qui ne fonctionnaient pas.

La recherche sur le site Internet de BAC fut donc longue et complexe. Il a fallu trier plusieurs pages avant d’avoir accès à ce que l’on cherchait et trouver les comptes publics du gouvernement du Canada.

2e étape : Recherche à l’extérieur du site Internet de BAC

L’équipe d’évaluation a fait une autre expérience afin de voir s’il était possible d’accéder plus facilement aux comptes publics du Canada. Ainsi, à partir du site Internet de BAC, en cliquant sur le lien « Emplacements électroniques », on est dirigé vers une plateforme externe « Internet Archives », site de Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) et du receveur général du Canada. Sur ce dernier site, il a été possible de trouver le dernier rapport disponible pour l’année 2015 des comptes publics du Canada. Le site réfère ensuite au portail des données ouvertes du gouvernement du Canada et à Bibliothèque et Archives Canada pour ce qui est des rapports produits entre 1995 et 2014. En suivant ce lien, il a été possible de trouver les rapports qui sont archivés sur le site Internet de BAC via un système appelé AMICUS qui sert à chercher des documents publiés (AMICUS 16986958 et 16987016).

Il a donc été possible de trouver et d’accéder plus facilement aux rapports archivés (de 1995 à 2014) des comptes publics du Canada sur le site Internet de BAC, mais en passant par un site externe. Comme mentionné, certaines descriptions amènent le client vers des plateformes externes comme Archive.org (ex. : AMICUS 7007032).

3e étape : Autres recherches possibles qui ont été expérimentées

Une autre manière utilisée pour repérer les comptes publics du gouvernement du Canada a été d’utiliser le site général du gouvernement du Canada au canada.ca. Une fois sur ce site, il a fallu pointer sur « Ministères et organismes » pour trouver le site du SCT. Une fois sur ce site, il a été possible de trouver le sujet « Finances publiques ». En cliquant sur « Finances publiques », on trouve le lien « Établissement de rapports sur les dépenses du gouvernement », et enfin, il est possible de trouver le lien « Comptes publics du Canada ». Finalement, il a été possible de trouver ce qui suit : « Les comptes publics du Canada des exercices antérieurs à 2015 sont offerts en format PDF et en format HTML depuis 2012 – veuillez vous adresser à Bibliothèque et Archives Canada. » En cliquant sur ce lien, il est possible de trouver les comptes publics du Canada archivés (de 1995 à 2014) sur le site Internet de BAC. Cependant, cette démarche suppose que le client sait que l’information est disponible sur le site du SCT.

Enfin, la méthode la plus rapide et la plus efficace pour les documents publiés demeure toutefois l’utilisation d’un moteur de recherche tel que Google. Un client aurait obtenu immédiatement comme premier résultat de recherche le lien vers le site du receveur général du Canada qui présente tous les liens pertinents vers les comptes publics du Canada. Tous ces sites mènent au site Internet de BAC pour ce qui est des documents archivés entre les années 1995 et 2014.

Conclusion

La description avec les liens pertinents se retrouve dans la liste de résultats de recherche sur le site Internet de BAC, mais les démarches pour trier et trouver le bon résultat exigent du temps. Pour accéder aux documents, il a fallu trier un grand nombre de résultats obtenus sur le site Internet de BAC. De plus, des descriptions non détaillées ont compliqué les recherches. Certains titres d’articles ont aussi porté à confusion alors que le titre mentionne « électronique » ou « online », mais qu’aucun lien n’est présent ou fonctionnel. Il a donc été possible de repérer et d’accéder au dernier rapport disponible de l’année 2015 des comptes publics du Canada sur les sites Internet de SPAC, du receveur général du Canada ainsi que sur celui du SCT, et de repérer les comptes publics archivés du Canada sur le site Internet de BAC, mais en passant d’abord par une plateforme externe, puis, en suivant les liens, accéder aux documents. Un client non persévérant aurait pu renoncer à chercher sur le site Internet de BAC et choisir d’utiliser un moteur de recherche tel que Google.

Défis

Comme mentionné, il a été difficile de repérer les comptes publics du gouvernement du Canada archivés sur le site Internet de BAC. Pour ce qui est des documents archivés, par exemple les comptes publics du Canada antérieurs à 2015, les sites mentionnés ci-dessus nous dirigent vers le site Internet de BAC. Cette étude de cas démontre donc l’importance d’une description détaillée et complète pour faciliter la repérabilité et l’accès aux documents sur le site Internet de BAC sans avoir à chercher dans des sites externes. Sans une description détaillée et complète, un client pourra difficilement retracer spécifiquement ce qu’il cherche, car les résultats de recherche peuvent être nombreux et, dans ce cas-ci, les descriptions n’ont pas permis de repérer facilement le document recherché.

Observations

Bien que BAC mise sur un accroissement de l’accessibilité de sa collection, l’institution aurait avantage à mieux expliquer les concepts de disponibilité et d’accessibilité et ce, tant à sa clientèle et à ses partenaires qu’à ses employés. Les termes utilisés dans les rapports sur les plans et priorités, les rapports ministériels sur le rendement ainsi que dans les plans d’affaires peuvent porter à confusion. En effet, ces documents ne devraient pas laisser sous-entendre que toute la collection de BAC sera éventuellement accessible; les limites à l’accès devraient être présentées clairement via l’utilisation des termes appropriés (collection repérable, disponible et accessible) et leur explication.

Constatations

Dans quelle mesure le programme a-t-il amélioré l’accès au patrimoine documentaire?

Dans le cas de l’étude sur les comptes publics, il n’a pas été possible de juger d’une amélioration de l’accès par le biais du site Internet de BAC.

Dans quelle mesure la clientèle trouve-t-elle ce qu’elle cherche dans la collection de BAC?

L’accès aux publications gouvernementales requiert du temps et la recherche est longue sur le site Internet de BAC. Il est plus facile et plus rapide de passer par des sites externes tels que celui de SPAC, du receveur général du Canada, du SCT et d’un moteur de recherche comme Google pour trouver les documents archivés des comptes publics du Canada même si ceux-ci renvoient le client au site de BAC.

Annexe C : Étude de cas no 2 : Accès aux dossiers sur la cérémonie d’inauguration de la voie maritime du Saint-Laurent, le 25 juin 1959

Type de l’étude de cas : Complexité élevée – Dossier gouvernemental

Comme mentionné dans le mandat de l’évaluation du Programme d’accès au patrimoine documentaire (AAP 2.3), approuvé au printemps 2016 par le Comité ministériel d’évaluation des programmes (CMEP) de BAC, c’est par les études de cas que seront évaluées plus en profondeur la facilité à naviguer au travers les Services de référence; l’efficience des services fournis aux clients lors de leur demande d’accès à l’information et ou aux renseignements personnels; et, la repérabilité, la disponibilité et l’accessibilité à la collection de BAC.

L’identification des études de cas est basée sur les critères suivants.

1. Couverture des domaines de la collection de BAC suivants (à choisir lors de l’évaluation)

  • Dossiers gouvernementaux
  • Archives privées
  • Patrimoine publié

2. Complexité de la collection de BAC (à choisir lors de l’évaluation) 

  • Simple
  • Moyenne
  • Complexe

Pour le choix du thème de l’étude de cas no 2 d’un dossier gouvernemental, les critères additionnels suivants ont été développés : (1) un dossier gouvernemental qui ne fait pas partie de l’intérêt du moment, contrairement aux dossiers de la Première Guerre mondiale; (2) un dossier qui avait plus de 25 ans, mais moins de 100 ans pour s’assurer que le transfert des documents à BAC ait eu lieu; (3) un dossier suffisamment diversifié avec documents, photos, enregistrements sonores, vidéos et documentaires; (4) un événement d’importance pour le Canada; (5) enfin, un dossier comprenant des documents à accès restreint. La cérémonie d’inauguration de la voie maritime du Saint-Laurent satisfaisait tous ces critères.

Le but de cette étude de cas est donc d’illustrer jusqu’à quel point les dossiers du gouvernement du Canada sont repérables, disponibles et accessibles. Tout particulièrement, cette étude porte sur la facilité d’utilisation et l’efficacité des services de référence de BAC et examine le mécanisme des demandes faites en vertu de la Loi sur l’accès à l’information.

Questions d’évaluation

Rendement

  • Dans quelle mesure le programme a-t-il amélioré l’accès au patrimoine documentaire?
  • Est-il facile pour un client d’utiliser les services offerts par les Services de référence?
  • Dans quelle mesure les services offerts aux clients en vertu de la Loi sur l’accès à l’information sont-ils efficaces?
  • Dans quelle mesure est-il possible de repérer ce que l’on cherche dans la collection de BAC?
  • Dans quelle mesure la clientèle trouve-t-elle ce qu’elle cherche dans la collection de BAC?

Contexte

La cérémonie d’inauguration de la voie maritime du St-Laurent est un événement historique important pour le Canada. Elle a eu lieu le 25 juin 1959 en présence du premier ministre canadien, le très honorable John Diefenbaker, du président américain Dwight D. Eisenhower et de la reine Elizabeth II d’Angleterre.

Méthodologie

Avec cette étude de cas, il s’agit de déterminer s’il est possible de repérer et d’accéder facilement aux dossiers gouvernementaux. Dans un premier temps, il s’agira de repérer et de tenter d’accéder aux documents sur le site Internet de BAC. S’ils ne sont pas accessibles en ligne, mais que les documents sont disponibles, la consultation des documents se fera sur place aux Services de référence situés au 395, rue Wellington, à Ottawa. Pour les documents restreints, une demande d’accès à l’information sera préparée afin d’étudier le fonctionnement des services offerts et de valider si ces services sont efficaces et si les informations demandées sont fournies selon les modalités prévues par la Loi sur l’accès à l’information.

Cette recherche a été effectuée en nous présentant comme des personnes extérieures désireuses de faire une recherche sur un sujet donné. La collecte de données s’est effectuée en plusieurs étapes. Enfin, l’étude de cas exposera les défis rencontrés, les observations et les constats.

Collecte de données

Étape 1 : Site Internet de BAC

La recherche effectuée en ligne a été faite en limitant la recherche aux dossiers gouvernementaux et excluant les publications et les archives privées. Une recherche dans « Découvrez la collection », « Recherche en ligne » et « Rechercher tout » a été effectuée en tapant les mots « Inauguration de la voie maritime du Saint-Laurent ». Une liste de documents intéressants a été repérée à la suite de cette recherche. Les résultats obtenus ont été triés par l’équipe d’évaluateurs et une liste des dossiers qui semblaient pertinents au thème de recherche a été préparée. À cette étape de la recherche, il n’était pas possible de conclure avec seulement le titre et les autres informations de base que les documents étaient pertinents. La recherche sur le site Internet a permis de trouver plusieurs articles reliés au thème de l’inauguration de la voie maritime du Saint-Laurent. Cependant, plusieurs résultats ne concernaient pas la cérémonie d’ouverture de juin 1959, bien que la recherche a été faite en utilisant les mots clés : cérémonie et inauguration de la voie maritime du Saint-Laurent. Une analyse plus approfondie a été nécessaire. De plus, la recherche en français et en anglais n’a pas donné les mêmes résultats. Ainsi, les recherches effectuées sur le site Internet de BAC ont permis de trouver 24 articles ayant trait aux archives gouvernementales. En retirant les articles non pertinents ou les doublons, il est resté sept articles potentiellement intéressants. De ces sept articles, seules les photos étaient accessibles en ligne.

L’équipe d’évaluation a également découvert que même si les dossiers se rapportant à l’inauguration de la voie maritime du Saint-Laurent remontent à juin 1959, plusieurs dossiers étaient toujours restreints en vertu de la Loi sur l’accès à l’information. Deux dossiers ouverts ont été trouvés :

  • « St. Lawrence Seaway Authority (Canada) (graphic material), 1955–1972. (R1195-O-X-E) », qui contenait 808 photographies et 16 cartes postales.
  • « Water Resources and Development—St. Lawrence Water and Power Project—Ground Breaking Ceremonies for Seaway Project (1953‒1959) ».

Les cinq autres dossiers étaient restreints en vertu de la Loi sur l’accès à l’information. Il était mentionné que les restrictions variaient. Enfin, pour quatre de ces dossiers, il y avait la mention suivante : « Attention : La notice descriptive est en traitement. Il se peut que ces documents ne soient pas encore disponibles pour fins de consultation. »

Étape 2 : Services de référence de BAC au 395, rue Wellington, Ottawa

Une carte d’usager a été obtenue en remplissant le formulaire en ligne et en s’adressant directement à l’accueil des Services de référence. Ensuite, grâce à cette carte d’usager, un rendez-vous aux Services de référence a été demandé en remplissant un formulaire sur le site Internet. Lors de la prise du rendez-vous, les Services de référence ont offert deux rendez-vous, soit un avec un archiviste et un autre avec un bibliothécaire. Dans les deux cas, ces rencontres ont permis d’en apprendre davantage sur le sujet de recherche. Les professionnels ont effectué à l’avance quelques recherches et ont répondu aux questions. Ils ont offert un service rapide et d’excellente qualité. Lors du rendez-vous avec une archiviste, il a été possible de se familiariser avec les instruments de recherche. En effet, lorsqu’un dossier contient un nombre important d’articles, un instrument de recherche peut avoir été créé afin d’aider un client à trouver ce qu’il cherche. Grâce à cet instrument de recherche, il est possible pour un client de commander les articles auxquels il s’intéresse pour consultation. Par exemple, le dossier « The St. Lawrence Seaway Authority fonds [multiple media], 1817-1996 », trouvé lors de la recherche sur le site Internet de BAC, contient 46,65 mètres de documents textuels, 3 830 dessins techniques, 864 cartes et autres articles cartographiques, 295 dessins architecturaux et 807 photographies. Les instruments de recherche sont donc essentiels afin de repérer le matériel pertinent dans de grands fonds d’archives comme dans les dossiers trouvés pour cette étude de cas. Cependant, peu de ces instruments de recherche sont numérisés et accessibles en ligne. Ils sont principalement en format papier, et dans ce cas, ne peuvent qu’être consultés sur place aux Services de référence. Il s’agit d’une limite importante à l’accès pour les clients qui ne résident pas dans la région de la capitale nationale.

Un rendez-vous avec une bibliothécaire a aussi eu lieu. Cette dernière a effectué une recherche préalable à la visite et elle a remis une liste de treize livres pertinents à la cérémonie d’ouverture de la voie maritime du Saint-Laurent. Parce qu’il ne s’agit pas de dossiers gouvernementaux, ils n’ont pas été ajoutés aux éléments évalués dans le cadre de cette étude de cas.

Une deuxième visite aux Services de référence a été nécessaire afin d’approfondir les connaissances sur les instruments de recherche et de commander le matériel pour la consultation. Les dossiers qui sont « ouverts » peuvent être commandés soit en ligne, soit sur place au 395, rue Wellington, à Ottawa, en remplissant un formulaire papier (Demande de documents d’archives). Ainsi, trois boîtes ont été commandées (RG 52, volumes 173, 174 et 175; MIKAN 3807514). Celles-ci avaient été préalablement identifiées avec l’aide de l’archiviste. Une demande a donc été faite à l’employé responsable des commandes. Deux des trois boîtes ont pu être commandées; par contre, la boîte 175 ne pouvait être commandée. L’employé n’a pu en fournir les raisons précises, mais a suggéré que le matériel pouvait être en traitement ou encore qu’il y avait des restrictions à l’accès. 

Étape 3 : Retour aux Services de référence

Une troisième visite a été effectuée aux Services de référence afin de consulter le matériel commandé et de valider le processus pour la présentation d’une demande en vertu de la Loi sur l’accès à l’information. Les instruments de recherche ont été consultés afin de repérer l’information sur l’article « Dossiers de référence se rapportant aux cérémonies d’ouverture officielle (document textuel), 1955-1964 ». Un instrument de recherche en particulier était intéressant, il s’agissait de l’instrument de recherche papier 52-2. Cependant, il a été difficile de localiser physiquement cet instrument de recherche, mais il a été possible de le trouver. Dans l’instrument de recherche 52-2, le volume no 5 a été trouvé, et il contenait douze documents qui semblaient intéressants pour la recherche. Encore ici, à cette étape de la recherche, il était difficile de dire avec seulement le titre des documents si ces derniers étaient pertinents à notre étude de cas. Malheureusement, aucun numéro de dossier ni information concernant l’accès à ces documents n’étaient disponibles dans l’instrument de recherche.

Une visite à la réception des Services de référence a été faite avec la liste des douze documents afin d’obtenir de l’aide pour trouver les numéros de dossiers. La personne à la réception des Services de référence a alors confirmé qu’il n’y en avait pas. Dans le site Internet de BAC, il y avait la mention « Les restrictions varient », mais la personne à la réception ne disposait pas des informations sur les dossiers disponibles et ceux qui étaient restreints. Trois options restaient possibles, soit : 1) présenter une nouvelle demande à la préposée des Services de référence situés au troisième étage avec le titre des douze documents; 2) demander de rencontrer une personne qui s’occupe des demandes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information pour clarifier les conditions d’accès; ou 3) présenter une demande d’accès à l’information pour l’ensemble des dossiers. La dernière option a été privilégiée et une demande officielle d’accès à l’information pour le volume 175 a été préparée. Comme la cérémonie d’ouverture de la voie maritime du Saint-Laurent a eu lieu en juin 1959, nous étions certains de trouver des documents et des photos pertinents dans ce dossier (référence archivistique R1195-5-9-F ou E; MIKAN 164935 ou 160020).

Néanmoins, au cours de cette deuxième visite aux Services de référence, il a été possible de consulter les deux boîtes commandées lors de la première visite. Le service a été efficace, car les deux boîtes étaient déjà disponibles pour consultation. Il a été possible de se rendre au 3ième étage du

395, rue Wellington à Ottawa afin de consulter les deux boîtes. Après avoir montré la fiche de commande, la personne responsable a apporté les deux boîtes pour la consultation. Elle a ensuite demandé d’enfiler une paire de gants blancs parmi celles qui étaient disponibles sur toutes les tables. Ensuite, il a été possible d’ouvrir les boîtes. Dans la première boîte, il s’agissait de photographies. En effet, un photographe avait pris quelques photos de la voie maritime du Saint-Laurent en construction, mais la plupart des photos illustraient la vie de tous les jours de Canadiens résidant partout au pays. Très peu de photos concernaient donc la voie maritime du Saint-Laurent et aucune ne se rapportait à la cérémonie d’ouverture. La deuxième boîte était plus intéressante, car il s’agissait de photos (808 photographies selon la description de l’article) montrant la construction de la voie maritime du Saint-Laurent et plus particulièrement les écluses de Saint-Lambert et du canal Welland. D’autres photos montraient des responsables canadiens et américains impliqués dans la construction de la voie maritime du Saint-Laurent. Cependant, bien que ces photos soient intéressantes, elles n’étaient pas pertinentes au sujet de recherche. Une fois l’analyse terminée, les photos ont été remises méticuleusement dans les boîtes tout en essayant de respecter le même ordre dans lequel elles avaient été trouvées. La personne responsable a été avisée que la visite était terminée et que les boîtes pouvaient être retournées au Centre de préservation. Nous avons quitté la salle de consultation sans questions et à notre connaissance, aucune vérification immédiate n’a été effectuée concernant le contenu des deux boîtes que nous retournions. Personne n’a vérifié que nous n’apportions avec nous aucun article provenant de ces boîtes.

Étape 4 : Accès aux documents restreints

Le formulaire en ligne d’une demande d’accès à l’information a donc été rempli, imprimé et acheminé au 395, rue Wellington, à Ottawa, en y joignant un chèque de cinq dollars afin de respecter les modalités de la Loi sur l’accès à l’information. Quatre jours plus tard, une confirmation de la réception de la demande a été reçue. Cette confirmation stipulait qu’une réponse à la demande d’accès à l’information serait reçue dans les trente jours.

Effectivement, moins de trente jours plus tard, un cédérom (CD) contenant les douze documents commandés grâce à la Loi sur l’accès à l’information a été reçu. Ces douze documents étaient très pertinents, car ils concernaient la cérémonie d’ouverture de la voie maritime du Saint-Laurent selon divers aspects : le bateau de la Reine, le Britannia, ainsi que toute la logistique concernant ce bateau; les comptes rendus des diverses réunions afin de préparer la cérémonie d’ouverture; l’implication de la Gendarmerie Royale du Canada non seulement pour la cérémonie d’ouverture, mais également pour le voyage de la Reine ailleurs au Québec et au Canada; l’implication de la Défense nationale, dont l’Aviation royale du Canada, dans la cérémonie d’ouverture; différentes versions de l’ordre du jour très détaillé de la cérémonie d’ouverture; l’accueil des dignitaires américains, incluant le Président américain; et bien d’autres documents utiles pour cette journée.

Conclusion 

En conclusion, il a été possible d’identifier plusieurs articles concernant la cérémonie d’ouverture de la voie maritime du Saint-Laurent, bien qu’il ait été nécessaire de rejeter certains articles qui étaient non pertinents ou en doubles. Certaines photos étaient accessibles en ligne, mais pas les autres types de documents, comme les documents textuels, les cartes, les dessins techniques, etc. Ces derniers étaient toutefois disponibles pour la consultation aux Services de référence, à l’exception de certains articles qui étaient restreints. Cependant, il peut être difficile d’identifier ce qui est restreint de ce qui est ouvert, selon l’information trouvée sur le site Internet de BAC. Un instrument de recherche est utile pour découvrir ce qui est pertinent à consulter dans la masse de documents, mais les instruments de recherche ne sont pas tous en ligne, et ceux que nous avons consultés n’avaient pas été mis à jour. Par contre, les services de référence ont permis d’avoir accès à plus de documentation, comme des livres que nous n’avions pas identifiés lors de la recherche initiale. Puisqu’il n’est pas toujours possible de savoir ce qui est ouvert ou restreint, une demande d’accès à l’information a dû être faite, ce qui a ajouté une étape supplémentaire avant d’avoir accès aux documents. Si cette information avait été disponible sur le site Internet de BAC ou dans l’instrument de recherche, il aurait alors été possible de les consulter directement en les demandant aux Services de référence.

Il est à noter qu’à la suite de nos recherches concernant la cérémonie d’inauguration de la voie maritime du Saint-Laurent, le service d’accès a déterminé que les dossiers demandés en vertu de la Loi sur l’accès à l’information ne comportaient plus de restrictions à l’accès. De ce fait, BAC a mis à jour l’information sur son site Internet au début du mois de janvier 2017, le site indiquait que ces documents étaient ouverts. Par conséquent, si un autre client veut consulter ces documents, il sera possible de le faire sans passer par la Loi sur l’accès à l’information. Enfin, il apparaît qu’une surveillance devrait être mise en place afin de minimiser les risques de perte ou de vol d’articles de la collection de BAC lorsque les clients viennent consulter les documents sur place, à Ottawa.

Donc, il s’est avéré qu’il peut être difficile de repérer des dossiers gouvernementaux avec seulement un titre et une description primaire. Toutefois, une fois repéré, un document qui ne comporte pas de restriction à l’accès est disponible. Enfin, si le document est numérisé, il peut alors être accessible en ligne.

Défis

Une recherche comme celle-ci présente des défis pour un client qui n’est pas familier avec le site Internet de BAC. Un client doit bien identifier ce qu’il cherche afin de sélectionner les bons articles qu’affichent les résultats d’une recherche. Il faut penser à le faire en français et en anglais, car les résultats ne sont pas les mêmes dans les deux langues officielles. De plus, il faut pouvoir se déplacer aux Services de référence, et ce, souvent plusieurs fois et être en mesure d’utiliser les instruments de recherche, car plusieurs sont analogiques (en format papiers), donc inaccessibles pour la consultation en ligne.

Observation 

La recherche dans la collection de BAC est grandement facilitée lorsque des instruments de recherche sont disponibles, tels que l’instrument de recherche 52-2 contenant une liste dactylographiée de dossiers concernant l’inauguration de la voie maritime du Saint-Laurent. Étant donné que les instruments de recherche ne sont pas tous numérisés, il n’est pas possible pour un client provenant de l’extérieur de la région de la capitale nationale de les consulter facilement, à moins de planifier un déplacement. Ces instruments sont également difficiles à comprendre sans l’aide des professionnels et ne donnent pas certains renseignements pertinents, comme un numéro de dossier, ce qui peut causer certaines frustrations chez le client. En outre, ces instruments ne précisent pas si le dossier est ouvert ou fermé (restreint), ce qui serait utile afin d’éviter de faire une demande en vertu de la Loi sur l’accès à l’information.

La liste d’observations spécifiques suivante est fournie pour fins de considération.

  • Les instruments de recherche sont principalement en format papier et disponibles pour consultation sur place seulement. Ceux que nous avons consultés étaient en format papier, donc n’étaient pas accessibles en ligne et n’informaient pas l’utilisateur sur les conditions d’accès.
  • Les gabarits des instruments de recherche sont très différents les uns des autres. Ils ne sont pas uniformisés, ce qui ne facilite pas leur compréhension.
  • Le manque d’information concernant les conditions d’accès peut amener les clients à présenter des demandes d’accès à l’information alors que les documents sont ouverts. L’identification claire des conditions d’accès et l’indication d’une date de mise en disponibilité pour les documents restreints offriraient un accès plus rapide aux documents pour les clients.
  • Lors des visites sur place, nous n’avons pas remarqué de surveillance particulière afin d’éviter la perte ou le vol d’articles de la collection de BAC.

Constatations

Dans quelle mesure le programme a-t-il amélioré l’accès au patrimoine documentaire?

Cette étude de cas démontre qu’il est possible d’avoir accès à de l’information aussi précise que la cérémonie d’ouverture de la voie maritime du Saint-Laurent qui a eu lieu le 25 juin 1959. Cependant, un instrument de recherche à jour et complet aurait facilité la recherche dans le patrimoine documentaire de BAC. 

Est-il facile pour un client d’utiliser les services offerts par les Services de référence?

L’expérience de cette étude de cas démontre que les Services de référence offrent un service rapide, efficace et de grande qualité, que ce soit pour l’obtention de la carte d’accès ou de rencontres avec les archivistes ou les bibliothécaires

Dans quelle mesure les services offerts aux clients en vertu de la Loi sur l’accès à l’information sont-ils efficaces?

Il a été possible d’évaluer, lors la présente étude de cas, les services en vertu de la Loi sur l’accès à l’information. La demande en ligne a été simple à effectuer. Un accusé de réception ainsi que les documents demandés ont été reçus dans le respect des normes de services citées sur le site Internet de BAC.

Dans quelle mesure est-il possible de repérer ce que l’on cherche dans la collection de BAC?

Il peut être difficile d’interpréter les résultats obtenus lors d’une recherche sur le site Internet de BAC. En effet, le titre d’un document et une description sommaire de ce dernier ne permettent pas de dire si le document est pertinent. On obtient souvent des documents non pertinents ou en double. De plus, le site Internet ne suggère pas aux clients d’effectuer leurs recherches dans les deux langues officielles du Canada pour obtenir plus de résultats. Les instruments de recherche sont utiles et peuvent aider à repérer ce que l’on cherche pourvu que le client sache que ces instruments sont disponibles.

Dans quelle mesure la clientèle trouve-t-elle ce qu’elle cherche dans la collection de BAC?

Cette étude de cas démontre qu’une recherche, même sur un sujet précis, présente des défis pour un client qui n’est pas familier avec le site Internet de BAC. Il faut bien identifier ce que l’on cherche afin de sélectionner les bons articles qu’affichent les résultats d’une recherche et il faut penser à le faire en français et en anglais. De plus, il faut pouvoir se déplacer aux Services de référence situés à Ottawa pour être en mesure de consulter les documents qui sont disponibles et d’utiliser les instruments de recherche, car plusieurs sont analogiques (en format papiers), donc, inaccessibles pour la consultation en ligne.

Annexe D : Étude de cas no 3 : Accès à la collection de Burton Cummings

Type de l’étude de cas : Complexité moyenne ‒ Archives privées

Comme mentionné dans le mandat de l’évaluation du Programme d’accès au patrimoine documentaire (AAP 2.3), approuvé au printemps 2016 par le Comité ministériel d’évaluation des programmes (CMEP) de BAC, c’est par les études de cas que seront évaluées plus en profondeur la facilité à naviguer au travers les Services de référence; l’efficience des services fournis aux clients lors de leur demande d’accès à l’information et ou aux renseignements personnels; et, la repérabilité, la disponibilité et l’accessibilité à la collection de BAC.

L’identification des études de cas est basée sur les critères suivants.

1. Couverture des domaines de la collection de BAC suivants (à choisir lors de l’évaluation) 

  • Dossiers gouvernementaux
  • Archives privées
  • Patrimoine publié

2. Complexité de la collection de BAC (à choisir lors de l’évaluation)

  • Simple
  • Moyenne
  • Complexe

Cette étude de cas couvre les archives privées, et vise à illustrer la facilité avec laquelle les archives privées détenues par BAC sont repérables, disponibles et accessibles en ligne. L’étude se penche, plus précisément, sur l’exhaustivité et l’utilisation de la description. La description est une activité que BAC prévoit améliorer depuis plusieurs années endnote65 et sur laquelle l’étude va porter une attention particulière afin d’identifier si celle-ci facilite la recherche et l’accès à la collection d’archives privées.

Questions d’évaluation

Rendement

  • Dans quelle mesure est-il possible de repérer ce que l’on cherche dans la collection de BAC?
  • Dans quelle mesure la clientèle trouve-t-elle ce qu’elle cherche dans la collection de BAC?

Contexte

Les possibilités de sujets de recherche étant très nombreuses, une liste de critères a été établie pour sélectionner l’objet de cette étude de cas. Le choix s’est porté sur un sujet qui ne fait pas l’objet d’une attention particulière par BAC ou encore selon les intérêts du moment. Une personnalité a été choisie au hasard parmi la liste établie par le réseau de télédiffusion CBC/Radio-Canada en 2004, portant sur les 100 plus grandes personnalités canadiennes. Cette étude de cas porte sur la documentation liée à Burton Cummings, un des grands personnages canadiens qui a joué un rôle important au Canada dans le domaine musical. 

L’illustration de cette recherche d’archives privées n’est pas exhaustive ni représentative de toutes les recherches pouvant être faites sur le site Internet de BAC. Néanmoins, elle permet d’illustrer le cheminement qu’un client pourrait effectuer lors d’une recherche similaire dans les archives privées de BAC.

Méthodologie

Cette étude de cas a débuté par une exploration du site Internet de BAC. Pour ce faire, différentes sections du site Internet comme « Naviguez par types », « Naviguez par thèmes » et « Rechercher tout » ont été explorées afin de repérer la documentation liée à Burton Cummings. Un examen attentif de la description a été fait afin de déterminer si la description facilite la recherche, et si elle permet de cibler ce que l’on cherche sur le site Internet de BAC. À la suite de ces recherches, un tri et une analyse ont été faits par les évaluateurs pour identifier les éléments pertinents. La disponibilité et l’accès en ligne des articles ont ensuite été validés.

D’une part, les conclusions concernant les recherches dans les fonds d’archives privées illustreront le niveau de complexité d’une recherche sur le site Internet de BAC. D’autre part, les observations et les constatations portent sur l’exhaustivité des descriptions, la pertinence des résultats obtenus et l’accessibilité en ligne des archives privées du cas examiné.

Pour cette étude de cas, l’équipe d’évaluation a agi comme tout client externe le ferait pour effectuer une recherche. Aucun contact n’a été effectué et aucun conseil n’a été demandé à un membre du personnel de BAC.

Collecte de données

La collecte de données a d’abord consisté au repérage des documents sur le site Internet de BAC. Différentes recherches ont été effectuées, soit dans « Rechercher tout », « Découvrez la collection », « Naviguez par thèmes » et « Naviguez par types », ainsi que dans le Portail des portraits, en inscrivant « Burton Cummings ». Une recherche a également été faite sur les divers médias sociaux de BAC comme Facebook, Twitter, Flickr et les blogues.

1ère étape : Exploration

À partir de la fonction « Rechercher tout » du site Internet de BAC, il a été possible de trouver

183 éléments de bibliothèque et 49 éléments d’archives (incluant 30 images). Des 49 éléments d’archives, 47 provenaient de fonds privés et deux étaient des documents gouvernementaux. Pour les besoins de cette étude de cas, il était plus important de s’intéresser aux 47 éléments provenant des fonds privés. De ces 47 éléments, 30 étaient des photographies et étaient accessibles en ligne. Deux éléments affichaient un accès restreint. De plus, un dédoublement important des éléments pour lesquels il existe une description en français et en anglais a été découvert. Au final, ce sont 29 éléments d’archives différents qui ont été trouvés et non pas 47. Dans quatre cas, les résultats de recherche ont indiqué que les documents étaient ouverts. Pour les autres, en consultant les fiches détaillées, l’accès variait selon les articles (ouvert, fermé pour fins de traitement, restreint ou les restrictions varient). Enfin, en cliquant sur les liens pour les articles qui étaient ouverts, ceux-ci étaient disponibles, mais non accessibles en ligne. Pour les consulter, il fallait en faire la demande aux Services de référence situés au 395, rue Wellington, à Ottawa.

Outre le titre et une brève description, cette première exploration a permis de constater qu’il n’y avait pas beaucoup d’information permettant de juger la pertinence des éléments trouvés. Une description détaillée et complète aurait permis d’identifier plus rapidement les éléments recherchés.

2e étape : Découvrez la collection

Une recherche dans la section « Découvrez la collection » a permis de trouver un très grand nombre de liens sur le site Internet de BAC ainsi que plusieurs répétitions des mêmes liens (type, thème, index) augmentant ainsi les chances d’obtenir des résultats même si ceux-ci ont rendu la recherche laborieuse, car il a été nécessaire d’examiner attentivement chacun des liens pour déterminer s’ils répondaient aux critères de recherche. Parfois, le titre du lien ne suffisait pas, et il fallait aller sur la page suivante pour déterminer la pertinence du lien. Même en utilisant la fonction « Tri », l’exploration de plusieurs pages a été nécessaire avant de finalement repérer le document recherché. Encore ici, une description plus détaillée aurait permis de conclure si les liens obtenus par la recherche étaient pertinents.

3e étape : Recherche par type

En effectuant une recherche par type, il a été possible de trouver le lien « Les Archives de Musique à la Bibliothèque Nationale du Canada : Un Guide ‒ 1994, 2003 ‒ et photographies, archivé », mais cette recherche n’a pas permis de trouver des résultats pertinents. À partir du menu « Découvrez la collection », il a été possible d’arriver au Dictionnaire biographique du Canada en ligne, qui est un lien vers une plateforme de recherche externe à BAC. Cependant, en suivant ce lien, aucune information disponible sur Burton Cummings n’a été trouvée.  

4e étape : Les biographies disponibles

Une recherche dans la section « Biographies disponibles » n’a donné aucun résultat pour Burton Cummings. Par contre, dans la section « Musique, films, vidéos et enregistrements sonores », il a été possible d’obtenir 583 résultats. Il s’agissait principalement d’entrevues accordées par l’artiste à divers médias. Tous les articles, sans exception, avaient un ISBN associé; il s’agissait donc d’articles du patrimoine documentaire publié, ce qui n’est pas couvert par cette étude de cas. De plus, dans le Portail des portraits, on a retrouvé des liens vers 14 photographies accessibles en ligne.

5e étape : Les médias sociaux

Une recherche sur les médias sociaux de BAC (Flickr, Facebook, Twitter et le blogue) n’a pas permis de trouver des renseignements sur Burton Cummings.

6e étape : Google

Enfin, en utilisant le moteur de recherche Google, il a été possible de trouver, sur le site Internet de BAC, le profil personnel de Burton Cummings avec 14 liens vers des articles d’archives accessibles en ligne. Malgré les efforts entrepris antérieurement afin d’accéder à ces articles par le Portail des portraits de BAC, il n’avait pas été possible, jusqu’alors, d’y parvenir. La seule façon d’y accéder a été par le moteur de recherche Google. Enfin, le message suivant, transmis au public sur la page du Portail des portraits, était disponible lorsqu’on y a accédé par Google : « Dans le cadre de sa modernisation, Bibliothèque et Archives Canada a décidé de mettre le plus de matériel possible en ligne. Comme ce matériel a été acquis et décrit sur plusieurs décennies, il est probable que certaines descriptions soient demeurées incomplètes dû à l’ampleur de la collection et à la variété des sources. Toutes informations permettant de compléter nos descriptions peuvent être transmises par courriel à l’adresse portraits@bac-lac.gc.ca. »

Conclusion

Comme illustré dans l’étude de cas de Burton Cummings, faire une recherche requiert du temps. En effet, il a fallu passer par différentes étapes et liens tels que « Rechercher tout », « Découvrez la collection » et Google avant d’obtenir des résultats. Comme indiqué ci-dessus, les recherches dans « Naviguez par types » ainsi que dans la section « Biographies disponibles » et les médias sociaux n’ont donné aucun résultat. Il peut donc être difficile d’accéder à de l’information pertinente, surtout pour un non-initié. Malgré ces difficultés, il a été possible de repérer des articles dans la collection de BAC concernant le fonds d’archives privées de Burton Cummings en suivant les liens appropriés, et d’accéder aux photos qui, elles, étaient accessibles en ligne. Les autres types de documents textuels étaient disponibles, mais pas accessibles en ligne.

Observations

Une fois la recherche effectuée, la description sommaire avec les liens se retrouvaient dans une liste de résultats de recherche sur le site Internet de BAC, mais les démarches pour trier et trouver le bon résultat ont exigé du temps. Pour accéder aux documents, il a fallu parfois trier un grand nombre de résultats de recherche et essayer de comprendre des descriptions qui manquaient de détails. Plutôt que de persévérer sur le site Internet de BAC, un client pourrait choisir d’utiliser un moteur de recherche comme Google.

Bien que les documents textuels soient disponibles, ils n’étaient pas accessibles en ligne. Pour consulter les documents, un client doit faire une demande aux Services de référence situés au 395, rue Wellington, à Ottawa. Habituellement, les documents peuvent être consultés dès le lendemain, pourvu que la personne puisse se déplacer à Ottawa. Pour quelqu’un de l’extérieur d’Ottawa, c’est peu pratique.

Il serait avantageux pour BAC de bien expliquer les concepts de disponibilité et d’accessibilité à la clientèle pour leur permettre de mieux comprendre les résultats obtenus par leurs recherches.

Constatations

Dans quelle mesure est-il possible de repérer ce que l’on cherche dans la collection de BAC?

L’étude de cas démontre qu’il a été possible de repérer des photos et des documents textuels dans la collection d’archives privées de Burton Cummings sur le site Internet de BAC via les fonctions « Rechercher tout » et « Découvrez la collection ». Il a été possible d’accéder en ligne aux photos. Pour ce qui est des documents textuels, ces derniers étaient disponibles pour consultation sur place, mais pas accessibles en ligne.

Dans quelle mesure la clientèle trouve-t-elle ce qu’elle cherche dans la collection de BAC?

La présente étude de cas démontre qu’il est possible de repérer du matériel dans les fonds d’archives privés de la collection de BAC. L’étude de cas démontre également l’importance d’une description détaillée et complète pour faciliter la repérabilité des éléments que l’on recherche dans la collection. Sans une description complète et détaillée, un client pourra difficilement retracer spécifiquement ce qu’il cherche, car les résultats de recherche peuvent être nombreux. 

Annexe E : Modèle logique, Programme d’accès au patrimoine documentaire

Annexe E : Modèle logique, Programme d’accès au patrimoine documentaire
  • Le modèle logique : version textuelle

    L’annexe E décrit le modèle logique du Programme d’accès au patrimoine documentaire. Il faut lire le modèle logique de bas en haut en débutant par les activités, les extrants (ce que produit le Programme) et les résultats (ce que le Programme tente de modifier).

    Activités

    Accès au patrimoine documentaire (AAP 2.3)

    Extrants

    • Descriptions (numérisation, normes)
    • Services (réponses aux demandes, Loi sur l'accès à l'information, référence, visites sur Internet, etc.)

    Résultats immédiats

    Améliorer l'accès au patrimoine documentaire du Canada

    Résultats intermédiaires

    Augmenter l'utilisation et l'engagement du public en général vis-à-vis du patrimoine documentaire du Canada

    Résultats à long terme ou ultimes

    La mmoire continue du Canada est documentée et est accessible aux générations actuelles et futures (AAP 2.0)

Annexe F : Activités prioritaires de BAC dans les rapports sur les plans et priorités (RPP)

Thématique (activités prioritaires) RPP 2011–2012 RPP 2012–2013 RPP 2013–2014 RPP 2014–2015 RPP 2015–2016

Descriptions

Mettre en place une structure descriptive unique basée sur les métadonnées Avoir de meilleures descriptions Nouvelle approche de description du patrimoine documentaire Décrire le plus rapidement et le plus clairement possible le contenu afin d’en faciliter le repérage et l’accès Décrire le plus rapidement et le plus clairement possible le contenu d’un maximum de ressources documentaires, afin d’en faciliter le repérage et l’accès
Instruments de recherche -

Numériser les instruments de recherche

-

Accroître l’accès au patrimoine documentaire grâce à une augmentation des aides à la recherche publiés en ligne

Créer et mettre en ligne des trousses d’outils numériques et des instruments de recherche pour faciliter le repérage des ressources documentaires

BAC poursuivra la création de nouveaux outils et instruments d’aide à la recherche
Contenu numérique et accès en ligne à la collection -

Faire en sorte que les Canadiens puissent découvrir, consulter et partager les contenus de BAC, quand, où et comment ils le désirent

Augmenter le contenu numérique offert aux Canadiens

Élargir l’accès aux collections par la mise en œuvre d’un nouveau modèle de services numériques qui visera à soutenir les clients grâce à un accès en libre-service aux contenus

Mettre en œuvre une stratégie de numérisation pluriannuelle

Faciliter l’accès à ses ressources documentaires et faciliter la consultation du matériel le plus populaire

Conjointement avec ses partenaires, BAC mène des initiatives de numérisation visant à offrir aux Canadiens un meilleur accès à sa collection et à augmenter la quantité de contenu disponible en ligne

Poursuivre la mise en œuvre de la stratégie de numérisation des documents les plus fréquemment demandés

Accroître l’accès au patrimoine documentaire, grâce à des initiatives de numérisation, une augmentation du contenu publié en ligne

 

Faire en sorte que les clients de BAC aient accès à un maximum de contenu en ligne
Services directs aux clients -

Réaffecter aux services en ligne les employés des services en personne

Nouveau modèle de service aux Services de référence

Poursuivre le renouvellement des services de BAC afin que les clients aient accès à des services de qualité et à un maximum de contenu en ligne Offrir également des services en personne adaptés aux besoins des chercheurs qui se rendent dans les espaces publics du 395, rue Wellington, à Ottawa
Amélioration de l’accès Raccourcir les délais entre l’acquisition des ressources documentaires et leur accès - - - Assurer la levée des restrictions à l’accès aux documents de la collection de BAC
Reprographie Changer la façon de reproduire les ressources documentaires et de transmettre les copies pour adopter le format numérique, y compris les demandes reçues en vertu de la Loi sur l’accès à l’information Mettre en place une approche numérique par défaut, numériser les documents fréquemment demandés

Mettre l’accent sur le format numérique comme principal mode de prestation des services

- -
Visibilité de BAC - - -

Continuer d’organiser et de prendre part à diverses expositions et initiatives en collaboration avec les milieux intéressés pour faire rayonner la collection de BAC à travers le Canada

Continuer à partager du contenu sur les réseaux sociaux pour rejoindre un maximum de clients et rendre la collection accessible grâce à un large éventail de canaux de diffusion

Accroître la visibilité de la collection grâce à la tenue d’événements publics en collaboration avec d’autres institutions de mémoire

Continuer à partager du contenu sur les réseaux sociaux pour rejoindre un maximum de clients et rendre la collection repérable grâce à un large éventail de canaux de diffusion

Annexe G : Stratégie de mesure du rendement

Extrants

Composante du modèle logique Indicateurs Définition Source des données et fréquence de la collecte Responsable de la collecte

Description (métadonnées, autorités et normes)

Nombre de nouvelles inscriptions dans Amicus

Cet extrant est lié aux métadonnées de base ou avancées créées par BAC ou ses utilisateurs.

Base de données Amicus

Mensuelle

Directeur général, Patrimoine publié

Description (métadonnées, autorités et normes)

Nombre de descriptions créées par d’autres et intégrées dans les systèmes corporatifs de BAC (selon les sources)

Cet extrant est lié aux métadonnées de base ou avancées créées par BAC ou ses utilisateurs.

Données administratives de BAC

Mensuelle

Directeurs généraux :

- Patrimoine publié;

- Archives privées;

- Documents gouvernementaux

Services (réponses aux requêtes, demande d’accès à l’information, références, visites sur le site Internet, etc.)

Nombre de réponses de types divers (références, appels téléphoniques, demandes d’accès à l’information, droits d’auteurs) fournies selon les requêtes (Rapport sur le rendement de BAC). Cet indicateur peut contenir :

nbre de lettres/courriels/télécopies ayant reçu une réponse;

nbre de questions en personne auxquelles on a répondu;

nbre d’appels téléphoniques ayant reçu une réponse;

nbre de demandes formelles et informelles d’accès à l’information; et

nbre de requêtes reçues concernant les droits d’auteurs par mois

Cet indicateur inclut plusieurs extrants tels que : nombre de réponses à diverses requêtes allant de simple requête demandant des informations sur la collection de BAC à des demandes d’accès à l’information et aux renseignements personnels, le nombre de documents ou de photocopies livrées aux clients sous la forme de documents papiers ou numériques, nombre de matériels consultés par les clients selon divers accès, nombre de contenu rendu accessible aux Canadiens grâce aux expositions et aux prêts ou encore grâce à la numérisation effectuée par BAC ou ses partenaires.

Données administratives de BAC

Fréquence diverse : mensuelle, trimestrielle et annuelle

Directeur général, Services au public

Services (réponses aux requêtes, demande d’accès à l’information, références, visites sur le site Internet, etc.)

Nombre de pages/images livrées aux clients, par type (copies, demandes formelles et informelles d’accès à l’information) (Rapport ministériel sur le rendement de BAC [RMR])

Cet indicateur inclut plusieurs extrants tels que : nombre de réponses à diverses requêtes allant de simple requête demandant des informations sur la collection de BAC à des demandes d’accès à l’information et aux renseignements personnels, le nombre de documents ou de photocopies livrées aux clients sous la forme de documents papiers ou numériques, nombre de matériels consultés par les clients selon divers accès, nombre de contenu rendu accessible aux Canadiens grâce aux expositions et aux prêts ou encore grâce à la numérisation effectuée par BAC ou ses partenaires.

Données administratives de BAC et Rapport sur le rendement

Mensuelle (les deux)

Directeur général, Services au public

Services (réponses aux requêtes, demande d’accès à l’information, références, visites sur le site Internet, etc.)

Achalandage sur les sites Internet des partenaires tels que Canadiana et Ancestry, et nombre de requêtes selon le protocole z39.50

Cet indicateur inclut plusieurs extrants tels que : nombre de réponses à diverses requêtes allant de simple requête demandant des informations sur la collection de BAC à des demandes d’accès à l’information et aux renseignements personnels, le nombre de documents ou de photocopies livrées aux clients sous la forme de documents papiers ou numériques, nombre de matériels consultés par les clients selon divers accès, nombre de contenu rendu accessible aux Canadiens grâce aux expositions et aux prêts ou encore grâce à la numérisation effectuée par BAC ou ses partenaires.

Données administratives de BAC et Rapport sur le rendement

Mensuelle et ententes avec les partenaires

Directeur général, Services au public

Services (réponses aux requêtes, demande d’accès à l’information, références, visites sur le site Internet, etc.)

Nombre de visites par mois sur le site Internet de BAC selon un nombre IP (Internet Protocol) unique (Rapport ministériel sur le rendement de BAC - RMR)

Cet indicateur inclut plusieurs extrants tels que : nombre de réponses à diverses requêtes allant de simple requête demandant des informations sur la collection de BAC à des demandes d’accès à l’information et aux renseignements personnels, le nombre de documents ou de photocopies livrées aux clients sous la forme de documents papiers ou numériques, nombre de matériels consultés par les clients selon divers accès, nombre de contenu rendu accessible aux Canadiens grâce aux expositions et aux prêts ou encore grâce à la numérisation effectuée par BAC ou ses partenaires.

Rapports

Trimestrielle

Directeur général, Services au public

Résultats immédiats

Composante du modèle logique Indicateurs Définition Source des données et fréquence de la collecte Responsable de la collecte

Améliorer l’accès au patrimoine documentaire de BAC

Augmentation du nombre de descriptions des titres publiés en ligne

Cet indicateur est lié aux descriptions. Il peut être définis de différentes façons, par exemple : permettre aux clients d’avoir accès au patrimoine documentaire directement à travers un ou plusieurs canaux d’accès; en répondant aux requêtes qui faciliteront l’accès à l’avenir; ou encore, de fournir de nouveaux contenus dans les domaines où les clients ont démontré un intérêt. Cet indicateur est également lié à la conformité selon les normes établies par BAC.

Données administratives de BAC et Rapport provenant des ententes avec les partenaires

Trimestrielle

Directeur général, Patrimoine publié

Améliorer l’accès au patrimoine documentaire de BAC

Augmentation du nombre d’articles numérisés disponibles en ligne

Cet indicateur est lié aux services. Cet indicateur peut être définis de différentes façons, par exemple : permettre aux clients d’avoir accès au patrimoine documentaire directement à travers un ou plusieurs canaux d’accès; en répondant aux requêtes qui faciliteront l’accès à l’avenir; ou encore, de fournir de nouveaux contenus dans les domaines où les clients ont démontré un intérêt. Ces indicateurs sont également liés à la conformité selon les normes établies par BAC.

Données administratives de BAC et Rapport provenant des ententes avec les partenaires

Trimestrielle

Directeur général, Services au public

Améliorer l’accès au patrimoine documentaire de BAC

Proportion de documents publiés qui ont été décrits en trois mois, selon les normes de rendement du Programme d’accès Cet indicateur est lié au Cadre de mesure du rendement de 2014-15. Résultats attendus : Les documents du patrimoine sont décrits de telle façon qu’ils facilitent la recherche effectuée par les clients.

Statistiques provenant d’AMICUS

Annuelle

Directeur général, Patrimoine publié

Améliorer l’accès au patrimoine documentaire de BAC

Pourcentage des services offerts en vertu de la Loi sur l’accès à l’information qui ont respecté les normes de services (requêtes formelles) Cet indicateur est lié au Cadre de mesure du rendement de 2014-15.

Logiciel AIPRP

Trimestrielle

Directeur général, Services au public

Améliorer l’accès au patrimoine documentaire de BAC

Pourcentage des services offerts pour les achats de reproduction de photographies qui ont respecté les normes de services

Résultats escomptés : Les clients sont capables d’avoir accès à la collection grâce aux services offerts par BAC.

Statistiques provenant du rapport de « The Brechin Group Inc. »

Trimestrielle

Directeur général, Services au public

Améliorer l’accès au patrimoine documentaire de BAC

Pourcentage des services offerts ayant respecté les normes de services (Cet indicateur est lié aux achats de photographies.) -

Rapport administratif

Trimestrielle

Directeur général, Services au public

Résultats intermédiaires

Composante du modèle logique Indicateurs Définition Source des données et fréquence de la collecte Responsable de la collecte

Améliorer l’utilisation et l’engagement du public en général face au patrimoine documentaire du Canada 

Augmentation (en pourcentage) du nombre de visites sur le site Internet de BAC et de ses partenaires

Cet indicateur contribue à améliorer l’utilisation et l’engagement du public en général face au patrimoine documentaire du Canada.

Données administratives de BAC et Rapport provenant des ententes avec les partenaires

Mensuelle et Rapport sur le rendement

Directeur général, Services au public

Économie et efficience

Composante du modèle logique Indicateurs Définition Source des données et fréquence de la collecte Responsable de la collecte

-

Coût afin de décrire l’acquisition d’un titre publié le plus récent

Cadre de mesure du rendement de 2014-15.

Statistiques provenant d’AMICUS

Annuelle

Données de référence à partir de 2014-15

Directeur général, Patrimoine publié
-

Proportion des services électroniques (Protocole IP) par rapport aux réseaux traditionnels (services médiatisés)

Cet indicateur est lié à l’extrant des Services au public. Données administratives de BAC Directeur général, Services au public

Annexe H : Questions d’évaluation

Pertinence

Besoin continu du programme

Est-ce que le programme et les services offerts sous l’AAP 2.3 demeurent pertinents?

Dans quelle mesure le programme continue-t-il de répondre aux besoins changeants des clients?

Conformité aux priorités du gouvernement

Dans quelle mesure l’AAP 2.3 est-elle harmonisée avec les priorités de BAC et du gouvernement du Canada?

Harmonisation avec les rôles et responsabilités du gouvernement

Est-ce que les rôles et les responsabilités des différentes divisions impliquées dans l’implantation du programme sont clairement définis?

Rendement (efficience, efficacité et économie)

Réalisation des résultats escomptés

Est-ce que la stratégie de mesure du rendement du programme a été mise en place comme prévu?

Est-ce que les données des extrants et des résultats ont été colligées?

Comment les données de la mesure du rendement qui ont été colligées sous l’AAP 2.3 ont-elles été utilisées?

Dans quelle mesure le système de collecte de données fournit-il des données sur le rendement qui sont fiables, constantes et utiles?

Dans quelle mesure les résultats attendus de l’AAP 2.3 à court et moyen termes ont-ils été atteints?

Est-il facile pour un client d’utiliser les services offerts par les Services de référence?

Dans quelle mesure les services offerts aux clients en vertu de la Loi sur l’accès à l’information sont-ils efficaces?

Dans quelle mesure la clientèle trouve-t-elle ce qu’elle cherche dans la collection de BAC?

Démonstration d’efficience et d’économie

Est-ce que d’autres façons de faire ont été considérées afin d’atteindre les résultats attendus de l’AAP 2.3?

Comment les ressources financières ont elles été investies entre les activités et les extrants du programme?

Est-ce que les données financières sont disponibles (par activité et par extrant)?

Est-ce que les coûts du programme concordent avec les besoins minimaux pour atteindre les résultats attendus de l’AAP 2.3?

Annexe I : Liste des acronymes et des abréviations

AAP
Architecture d’alignement de programmes
BAC
Bibliothèque et Archives Canada
CMEP
Comité ministériel d’évaluation de programmes
CMMREP
Comité ministériel de la mesure du rendement et de l’évaluation de programmes
CVR
Commission vérité et réconciliation  du Canada
ETP
Équivalent temps plein
GC
Gouvernement du Canada
RMR
Rapport ministériel sur le rendement
RPP
Rapport sur les plans et priorités
SCT
Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada
SMA
Sous-ministre adjoint
TD
Banque Toronto-Dominion

Annexe J : Bibliographie

Blogue de Bibliothèque et Archives Canada (2011-2016).

Cadre de politique d’évaluation et d’acquisition, Bibliothèque et Archives Canada.

Cadre de politique d’accès, Bibliothèque et Archives Canada, 30 août 2011.

Canada’s Anglo-Celtic Connections, John D. Reid, Wednesday, July 23, 2014.

Communication ‒ LAC begins implementation of new approach to service delivery, Bibliothèque et Archives Canada, 9 mai 2012.

Communiqués de presse de Bibliothèque et Archives Canada (2011-2016).

Directive sur la fonction d’évaluation, Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, 1er avril 2009.

Discours du bibliothécaire et archiviste du Canada (2011-2016).

Discours du Trône, décembre 2015.

Evaluation Framework for Program Alignment Architecture ‒ 2.3, Access to Documentary Heritage, 16 juillet 2014, Direction de l’accès au contenu, Direction générale de la vérification et de l’évaluation, Bibliothèque et Archives Canada.

Guide pour l’examen des rapports d’évaluation, Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, 2009.

LAC Discovery Facility, Bibliothèque et Archives Canada, CIOB, 30 septembre 2016.

Les cinq priorités de BAC; Nos quatre engagements, Bibliothèque et Archives Canada.

Normes d’évaluation pour le gouvernement du Canada, Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, 1er avril 2009.

Plan d’affaires 2013-2016, Bibliothèque et Archives Canada.

Politique de BAC sur la gestion du droit d’auteur, Bibliothèque et Archives Canada, 18 mai 2015.

Politique pour rendre la collection disponible, Bibliothèque et Archives Canada, 2 avril 2013 et 9 juin 2014.

Politique pour rendre la collection repérable, Bibliothèque et Archives Canada, 9 décembre 2013.

Politique sur l’évaluation, Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, 1er avril 2009.

Présentation faite à Johanna Smith, directrice générale des Services au public : Review of Access Methods to LAC’s Collection, Summary of Results, 21 avril 2016.

Priorities and Strategic Planning Support, rapport soumis par Nanos à Bibliothèque et Archives Canada, décembre 2015 (2015-697C).

Rapport annuel 2015-2016, Bibliothèque et Archives Canada.

Rapport d’assurance : processus pour promouvoir et rendre disponible le patrimoine documentaire, Bibliothèque et Archives Canada.

Rapport du vérificateur général du Canada, chapitre 7 : « Le patrimoine documentaire du gouvernement du Canada – Bibliothèque et Archives Canada », Bureau du vérificateur général du Canada, automne 2014.

Rapport ministériel sur le rendement 2011-2012, Bibliothèque et Archives Canada.

Rapport ministériel sur le rendement 2012-2013, Bibliothèque et Archives Canada.

Rapport ministériel sur le rendement 2013-2014, Bibliothèque et Archives Canada.

Rapport ministériel sur le rendement 2014-2015, Bibliothèque et Archives Canada.

Rapport ministériel sur le rendement 2015-2016, Bibliothèque et Archives Canada.

Rapport sur les plans et priorités 2011-2012, Bibliothèque et Archives Canada.

Rapport sur les plans et priorités 2012-2013, Bibliothèque et Archives Canada.

Rapport sur les plans et priorités 2013-2014, Bibliothèque et Archives Canada.

Rapport sur les plans et priorités 2014-2015, Bibliothèque et Archives Canada.

Rapport sur les plans et priorités 2015-2016, Bibliothèque et Archives Canada.

Rencontre du Conseil de direction : compte rendu de décisions, 9 février 2016, Bibliothèque et Archives Canada.

Road to 2017, Library and Archives Canada Contribution, 25 juin 2014.

Terms of Reference, Evaluation of Access to Documentary Heritage (PAA 2.3), Program Evaluation, Monitoring and Audit Liaison Directorate, janvier 2016.

« Users give Library and Archives Canada low marks for public access to collection  », Don Butler, Ottawa Citizen, 21 juin 2016.

W. B. Coltman Report (transcription), 30 septembre 2016.

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