Infographie - Évaluation du Programme d’accès au patrimoine documentaire, de 2011-2012 à 2015-2016

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Description du programme

Le Programme d’accès au patrimoine documentaire vise à faire connaître les ressources documentaires canadiennes et à les rendre facilement disponibles aux Canadiens. Le programme est composé de deux champs d’activités principaux.

Le premier est la description et la mise en contexte, qui consiste à décrire, organiser, structurer, répertorier, numériser et interrelier le patrimoine documentaire pour en faciliter l'accès. Les activités comprennent la description elle-même, les instruments de recherche, l’indexation, l’examen en bloc (i. e. : élimination des restrictions d’accès aux documents gouvernementaux) et la numérisation.

Le deuxième champs d’activités comprend les services au public qui vise à fournir des services de référence, d’accès à l’information, de reprographie et un accès au site Internet de BAC. Les services au public sont offerts à une gamme diversifiée de clients et peuvent être obtenus par de multiples voies, y compris en personne, par téléphone, par courrier, par courriel et par Internet.

Budget annuel du programme d'accès

Ce tableau illustre les ressources financières du Programme d’accès entre 2011-2012 et 2015-2016.
Années financières Ressources financières
2011–2012 36 826 100 $
2012–2013 35 649 500 $
2013–2014 31 959 088 $
2014–2015 33 220 247 $
2015–2016 25 694 773 $

Source : Rapports ministériels sur le rendement, 2011-2012 à 2015-2016, Bibliothèque et Archives Canada.

Les ressources financières du Programme d’accès ont connu une baisse importante entre les années 2011-2012 et 2015-2016, passant de 36,8 millions $ en 2011-2012 à 25,7 millions $ en 2015-2016, soit une baisse de 11 millions $. Cette baisse est attribuable au Plan d’action pour la réduction du déficit du gouvernement fédéral en 2012-2013.

Personnel par année

Ce tableau illustre les ressources humaines du Programme d’accès entre 2011-2012 et 2015-2016.
Années financières Équivalents temps plein (ETP)

2011–2012

376

2012–2013

298

2013–2014

329

2014–2015

360

2015–2016

311

Source : Rapports ministériels sur le rendement, 2011-2012 à 2015-2016, Bibliothèque et Archives Canada

Les ressources humaines ont aussi été affectées par une diminution de 65 équivalents temps plein (ETP) sur une période de cinq ans, passant de 376 ETP en 2011-2012 à 311 ETP en 2015-2016. Cette baisse est attribuable au Plan d’action pour la réduction du déficit du gouvernement fédéral en 2012-2013.

Objectif et méthodes d'évaluation

Le principal objectif de cette évaluation était d’examiner la pertinence et le rendement du Programme d’accès à la collection de BAC.  Outils d’analyse utilisés : Examen des documents, entrevues, études de cas.  Portée de l’évaluation : 2011-12 à 2015-16.

Outils d'analyse utilisés

Portée de l'évaluation 2011-12 à 2015-16.

  • Examen des documents
  • Entrevues
  • Études de cas

Résultats : Description et mise en contexte

Activités qui ont atteint leurs résultats :

  • Indexation
  • Examen en bloc

Activités qui ont fait des progrès vers l’atteinte de leurs résultats :

  • Description
  • Numérisation

Activités qui doivent être améliorées :

  • Instruments de recherche

Indexation

Outre la description et la numérisation, un aspect important pour faciliter l’accès à la collection est l’indexation. Cette activité est réalisée avec succès en collaboration avec des partenaires et le public.

Examen en bloc

18 million de pages de documents gouvernementaux ont été rendues disponibles entre 2011-2012 et 2015-2016.

Descriptions

BAC a favorisé la repérabilité de sa collection grâce à 271 000 descriptions de documents archivistiques et près de 58 000 descriptions de documents publiés entre 2013-2014 et 2014-2015.

Numérisation

La numérisation a progressivement augmenté jusqu’en 2014-2015, notamment avec l’apport des collaborations externes. Il est à noter que BAC a conçu et mis en œuvre une stratégie de numérisation du contenu basée sur les thèmes qui intéressent ses clients et qui est réalisée en fonction des ressources disponibles. La numérisation doit se poursuivre afin de favoriser l’accès à la collection de BAC.  

Ce tableau illustre le nombre de pages/images (en millions) numérisés entre 2011-2012 et 2015-2016.
Années financières Nombre de pages/images (en millions) numérisés

2011–2012

4,5

2012–2013

2

2013–2014

17

2014–2015 (Réalisé en collaboration avec des partenaires externes)

35

2015–2016

12

Source : Rapports ministériels sur le rendement de 2011-2012 à 2015-2016.

Instruments de recherche

Les instruments de recherche facilitent le repérage des documents. Cependant, le format n’est pas normalisé et ils sont surtout produits en format papier. Des instruments de recherche accessibles en ligne faciliteraient l’identification de documents dans la collection de BAC.

Résultats : Services au public

Activités qui ont atteint leurs résultats :

  • Services de référence
  • Services d’accès à l’information

Activités qui ont fait des progrès vers l’atteinte de leurs résultats :

  • Reprographie

Activités qui doivent être améliorées  :

  • Site Internet de BAC

Services de référence

Le nombre de contacts annuels aux Services de référence a diminué entre 2011-2012 et 2012-2013 pour se stabiliser depuis 2013-2014. Ces résultats correspondent aux engagements de BAC visant à élargir l’accès aux collections par la mise en œuvre d’un nouveau modèle de service numérique et à soutenir les clients grâce à un accès en libre-service aux contenus.

Nombre de contacts aux Services de référence

Ce tableau illustre le nombre de contacts aux Services de référence entre 2011-2012 et 2015-2016 selon le type de contact : en personne, par courriel ou Internet, par téléphone et, par lettre ou télécopieur.
Type de contact 2011–2012 2012–2013 2013–2014 2014–2015 2015–2016
En personne 45 989 40 584 36 788 33 398 33 862
Courriel ou Internet 55 198 41 928 28 910 31 067 30 558
Téléphone 25 901 21 493 20 608 17 991 19 249
Lettre/télécopieur 16 628 16 076 13 861 13 418 12 950
Total 143 716 120 081 100 167 95 874 96 619

Source : Données provenant du Programme d’accès au patrimoine documentaire, 2011-2012 à 2015-2016.

Services d'accès à l'information

Le nombre annuel de demandes traitées en vertu de la Loi sur l’accès à l’information a diminué entre 2011-2012 et 2015-2016. En effet, BAC a amélioré l’accès à l’information par des mécanismes tels que l’examen en bloc et la numérisation plus large de sa collection.

Nombre annuel de demandes traitées

Ce tableau illustre le nombre de demandes annuelles traitées (formelles et informelles) par les Services d’accès à l’information entre 2011-2012 et 2015-2016 en vertu de la Loi sur l’accès à l’information.
Années financières Nombre de requêtes
formelles traitées
Nombre de requêtes
informelles traitées
Total
2011-2012 821 7 075 7 896
2012-2013 874 5 361 6 235
2013-2014 924 6 922 7 846
2014-2015 821 6 671 7 492
2015-2016 758 5 422 6 180

Source : Rapport annuel : Loi sur l’accès à l’information, 2011-2012 à 2015-2016, Bibliothèque et Archives Canada.

Reprographie

La modification, en 2011-2012, du fonctionnement du service de reprographie en format numérique des documents ne comportant pas de restrictions, a eu comme résultat d’augmenter de façon importante le nombre de reprographie. Cependant, les reprographies numériques sont rarement accessibles en ligne.

Nombre annuel de reproductions numériques demandé

Ce tableau illustre le nombre de reproductions numériques demandé aux Services de référence entre 2011-2012 et 2015-2016.
Années financières Nombre de pages et images livrées aux clients
2011-2012 750 000
2012–2013 1 060 916
2013–2014 1 623 221
2014–2015 1 031 176
2015–2016 1 523 634

Source : Rapport ministériel sur le rendement, 2011-2012, Bibliothèque et Archives Canada. Stratégie de la mesure du rendement, Programme d’accès au patrimoine documentaire, 2012-2013 à 2015-2016.

Site internet de BAC

Le site Internet de BAC demeure populaire malgré une baisse de l'achalandage depuis 2013-2014. Toutefois, il n'est pas facile d'y trouver ce que l'on cherche.

Nombre de visits sur le site Internet de BAC

Ce tableau illustre le nombre de visits sur le site Internet de BAC entre 2012-2013 et 2015-2016.
Années financières Nombre de visits
2012–2013 17 073 646
2013–2014 24 344 772
2014–2015 22 011 883
2015–2016 20 250 929

Source : Données provenant du Programme d’accès au patrimoine documentaire, 2012-2013 à 2015-2016. Il n’y a pas de données pour 2011-2012.

Améliorations recommandées

Numérisation des instruments de recherche

Constatation : Peu d’instruments de recherche sont accessibles en ligne sur le site de BAC. Ils sont principalement en format papier.

Recommandation : Des efforts devraient être consacrés à compléter la numérisation des instruments de recherche.

Site Internet

Constatation : La recherche dans la collection de BAC reste complexe. Ils ne permettent pas toujours aux clients de trouver ce qu’ils cherchent.

Recommandation : BAC devrait améliorer, d’une part, les outils de recherche que l’on trouve sur son site Internet, et d’autre part, la navigation.

Rôles et responsabilités

Constatation : Le fait que certaines activités concernant l’accès soient sous la responsabilité administrative de différentes directions générales se traduit par un manque de coordination et de priorisation des tâches à accomplir au niveau opérationnel.

Recommandation : Une meilleure coordination des activités et une priorisation des tâches entre les directions générales sont requises.

Stratégie de mesure de rendement

Constatation : Le manque de données limite l’analyse sur le rendement de certaines activités et leur progrès vers l’atteinte des résultats attendus.

Recommandation : Une révision des indicateurs d’extrants et de résultats est requise.

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