Comité consultatif sur les services

Groupe de consultation au sujet des services

Comité consultatif sur les services

Mandat

Le comité consultatif sur les services a pour mandat de fournir à Bibliothèque et Archives Canada (BAC) le point de vue des utilisateurs et des spécialistes, de mêmes que des conseils, des avis et de la rétroaction quant à l'orientation et aux priorités de ses services s'adressant au public sur le Web, dans la région de la capitale nationale et à l'échelle du pays.

Membres

Les membres du groupe sont issus de sa base diversifiée d'utilisateurs comme le grand public, les généalogistes, les chercheurs professionnels, les membres des médias, les universitaires, le gouvernement du Canada, les membres de professions clés apparentés comme les archivistes, les bibliothécaires, les spécialistes de musée, des professeurs en sciences de l'information. On retrouve également un cadre d'une institution de mémoire située à l'étranger.

BAC compte deux membres d'office, le chef de l'exploitation et le directeur général de la Direction générale des communications.

Le comité est présidé par la directrice générale des Services au public de BAC.

Présidente

  • Johanna Smith
    Directrice générale, Services au public, Bibliothèque et Archives Canada

Membres d'office

  • Normand Charbonneau
    Sous-ministre adjoint et Chef de l'exploitation, Bibliothèque et Archives Canada
  • Renee Harden
    Directrice générale, Communications, Bibliothèque et Archives Canada

Membres

  • Frédéric Giuliano
    Archives de la Université McGill
  • Ry Moran
    Centre national de la vérité et la réconciliation
  • Colleen Murphy
    Bibliothèque de l'Université de Regina
  • Anita Price
    Association des musées de la Nouvelle-Écosse
  • Pam Wright
    National Archives and Records Administration, Washington, É.-U.
  • Ryan Shackleton
    Know History
  • Laura Madokoro
    Départment d'histoire et d'études classiques, Université McGill
  • David Obee
    Expert en généalogie
  • Jean-Pierre Morin
    Affaires autochtones et du Nord Canada / Université Carleton
  • Constance Crompton
    Département de communication, Université d'Ottawa
  • Madeleine Soubry
    Étudiante, Université d'Ottawa
  • Alison Blackburn
    Bibliothèque publique d'Ottawa
  • Deborah Kigjugalik Webster
    Chercheuse indépendante et auteur

Réunions

Le comité se réunit au plus quatre fois par année, dont une fois en personne.

Réunion du 5 et 6 décembre 2018

  • Ordre du jour
    Premier jour – Salon A – réunion jointe avec le Comité consultatif sur les acquisitions
    12h00 – 13h00 (60 min.)
    Accueil et déjeuner
    13h00 – 13h05 (5 min.)
    1. Mot de bienvenue et introduction
    Normand Charbonneau
    13h05 – 14h05 (60 min.)
    2. Plan d’action relatif aux patrimoines autochtone
    Normand Charbonneau
    14h05 – 15h00 (55 min.)
    3. Titres appropriés des documents d’archives concernant les autochtones
    Dominique Foisy-Geoffroy
    15h00 – 15h15
    Pause
    15h15 – 16h15 (60 min.)
    4. Rapport de recherche sur l’unification virtuelle : vers de nouvelles collaborations à l’ère numérique
    Sheila Ross
    16h15 – 17h00 (45 min.)
    5. Projet d’installation conjointe de BAC et Bibliothèque publique d’Ottawa : Mise-à-jour
    Johanna Smith / Mario Gasperetti / Lisa Tremblay-Goodyer
    18h00
    Optionel : Souper au centre-ville d’Ottawa (endroit à être déterminé)
    Deuxième jour – Salle 212 – Réunion du Comité consultatif sur les services
    9h00 – 9h10 (10min.)
    6. Bienvenue et examen du procès-verbal de la réunion du 4 septembre 2018
    Johanna Smith
    9h10 – 9h55 (45 min.)
    7. Sondage de la clientèle de BAC : résultats
    Alethea Woods (Phoenix Strategic Perspectives Inc.)
    9h55 – 10h05
    Pause
    10h05 – 11h00 (55 min.)
    8. Les jeunes et le rôle des archives et des bibliothèques : discussion avec des réprésentants du Conseil consultatif jeunesse de BAC
    Heather Townsend / Erica Vanden Bosch / Johanna Smith
    11h00 – 11h45 (45 min.)
    9. Stratégie de services au public de Bibliothèque et Archives Canada : Mise-à-jour
    Johanna Smith
    11h45 – 12h00 (15 min.)
    10. Table ronde et planification du Comité
    Johanna Smith
  • Résumé des discussions

    Présents : Anita Price (Association of Nova Scotia Museums); Laura Madokoro (Département d’histoire et d’études classiques, Université McGill); Constance Crompton (Département de communication, Université d’Ottawa); Colleen Murphy (Bibliothèque de l’Université de Regina); Jean-Pierre Morin (Affaires autochtones et du Nord Canada); Alison Blackburn (Bibliothèque publique d’Ottawa); David Obee (expert en généalogie); Ry Moran (Centre national pour la vérité et la réconciliation); Deborah Kigjugalik Webster (chercheuse indépendante et auteure); Ryan Shackleton (Know History); Renee Harden (Bibliothèque et Archives Canada); et Johanna Smith (Bibliothèque et Archives Canada, présidente).

    Observateurs et présentateurs de Bibliothèque et Archives Canada : Benjamin Ellis, Mario Gasperetti, Dominique Foisy-Geoffroy, Normand Charbonneau, Sheila Ross, Karin MacLeod et Allison Bullock.

    Présentateurs invités : Alethea Woods (Phoenix SPI), Erican Vanden Bosch (Conseil consultatif jeunesse de BAC) et Heather Townsend (Conseil consultatif jeunesse de BAC).

    Absents : Pam Wright (National Archives and Records Administration, États-Unis) et Frédéric Giuliano (Archives de l’Université McGill).

    1. Réunion conjointe du Comité consultatif sur les services et du Comité consultatif sur les acquisitions – Présentations et mot d’ouverture

    Normand Charbonneau (bibliothécaire et archiviste du Canada adjoint) présente les membres du Comité consultatif sur les acquisitions et du Comité consultatif sur les services et leur souhaite la bienvenue, et mentionne qu’il s’agit de la première réunion conjointe de ces deux organismes consultatifs. Il présente l’ordre du jour de la première journée de réunions, lequel est accepté sans modification.

    2. Plan d’action en matière de patrimoine autochtone

    Mme Johanna Smith (directrice générale, Direction générale des services au public de BAC) donne un aperçu de l’ébauche du plan d’action en matière de patrimoine autochtone de BAC. Le plan comprend 27 mesures organisées en quatre catégories : changement institutionnel, mobilisation et collaboration, gestion des collections ainsi que promotion et soutien. Même si BAC a déjà des initiatives autochtones en cours, le plan constitue une façon d’officialiser les initiatives futures et de veiller à consigner tout ce qui est réalisé. La préparation d’un plan d’action robuste permet également à BAC de rendre clairs ses engagements à nos partenaires autochtones.

    BAC souligne qu’il est important d’avoir un plan d’action visible et public pour veiller à ce que tout programme susceptible d’être éliminé ne disparaisse pas sans préavis ou reddition de comptes. En ce qui concerne la reddition de comptes, les membres demandent à quoi elle ressemble à BAC. BAC n’a rien d’officiel, ou de consigné par écrit, pour le moment à ce sujet pour ce plan, mais nous rendons des comptes par l’entremise de nos comités consultatifs. De plus, BAC rassemble actuellement des personnes pour discuter de la façon dont nous établirions des points de référence et des rapports pour les activités dans le cadre du plan d’action.

    Les membres discutent de l’importance de la durabilité du plan d’action en matière de patrimoine autochtone de BAC. Même si le financement attribué précisément à ces programmes n’est que pour quelques années, on estime qu’il a besoin d’être associé à quelque chose de plus permanent et d’être intégré aux activités courantes de BAC.

    Les membres mentionnent un autre élément important du plan d’action, à savoir comment communiquer le plus efficacement possible leurs projets et activités. BAC a embauché un conseiller en communications avec les Autochtones et établit actuellement une stratégie de communication. Les membres présentent une suggestion : BAC devrait également fournir, régulièrement, des mises à jour aux milieux des archives et des bibliothèques (par l’entremise des conseils d’archivistes, par exemple). De plus, les membres soulignent le besoin de communiquer directement avec les collectivités dans le cadre du processus d’établissement de relations.

    3. Description sensible sur le plan culturel

    Comme suivi de l’exposé présenté en mai 2018, qui comprenait un sondage sur la façon dont les autres organismes gèrent leurs descriptions inappropriées ou offensantes, M. Dominique Foissy-Geoffroy (chef de cabinet du bibliothécaire et archiviste du Canada adjoint) présente l’ébauche des lignes directrices de la politique de BAC pour la gestion du langage offensant dans les titres du matériel concernant le patrimoine autochtone. La procédure concerne uniquement les documents archivistiques (par opposition au matériel publié). Le service à la clientèle et la capacité de découverte, ainsi que la réconciliation, constituent le principal accent de cet instrument. Dans tous les cas, le document original sera préservé et le jugement de l’archiviste servira à décider le moment où de la terminologie supplémentaire sera ajoutée. Un avis public sera ajouté aux documents jugés inappropriés et une fenêtre contextuelle informera le chercheur qui visionne le document que celui-ci contient des termes offensants.

    Les membres estiment que la procédure constitue une bonne première étape et se demandent si des approches semblables concernant les documents sensibles sur le plan culturel sont adoptées ailleurs. D’après BAC, aucun organisme de grande taille n’a établi une procédure semblable. BAC communiquera la procédure à d’autres organismes et tentera de l’améliorer par la consultation.

    Certaines suggestions immédiates comprennent la modification du message de la fenêtre contextuelle, de « peut être offensant » à «  contient du matériel offensant », et l’intégration d’une marque d’horodatage qui indique aux utilisateurs quand les nouvelles modalités ont été appliquées et reflète le défi associé à l’application de ces modifications. Les membres estiment qu’il est important de faire le suivi de ces modifications et de chercher à utiliser la technologie pour les faciliter.

    En général, les membres s’intéressent à l’applicabilité plus vaste de la procédure puisqu’il existe du langage raciste associé à des fonds documentaires de collectivités multiculturelles. BAC prend de petites mesures pour commencer et jugera, au fur et à mesure qu’il appliquera la procédure, dans quelle mesure on peut l’appliquer dans d’autres fonds.

    4. Réunification virtuelle

    Sheila Ross (analyste de la recherche stratégique, Division de la recherche stratégique et des politiques de BAC) donne un aperçu de la recherche qu’elle a effectuée sur la réunification virtuelle. Cette recherche vise à comprendre le concept et le contexte de la réunification virtuelle et à fournir des définitions, des exemples, un contexte plus vaste, les principaux enjeux et les défis. La réunification virtuelle consiste à « rassembler des collections patrimoniales physiquement dispersées pour produire une représentation regroupée et numérisée d’artefacts, d’œuvres littéraires et artistiques ou de documents d’archives dispersés d’une origine unique ou d’une provenance commune. On croit qu’elle a un potentiel important d’atténuation des défis géographiques, matériels et politiques liés eu regroupement de collections dispersées ». Une partie de la recherche visait également à examiner les conséquences de la réunification virtuelle pour les bibliothèques et les archives, et plus particulièrement pour BAC et son mandat.

    Les membres donnent d’autres exemples de projets de réunification, comme le Centre national pour la vérité et la réconciliation (CNVR), qui réunit les collections numériques liées aux pensionnats indiens provenant de dépôts partout au Canada.

    Les membres soulignent qu’il y a des considérations techniques qui doivent être prises en compte dans la réunification virtuelle. Des identificateurs de ressource uniformes stables et la création d’un dépôt numérique stable pour les documents faciliteront la création de données liées. Cette stabilité est quelque chose que bien des organisations ne peuvent offrir, mais BAC pourrait y aspirer.

    Il y a également une conversation générale sur ce qu’il advient d’un bien ou d’un objet physique une fois qu’il a été numérisé. Une fois que quelque chose est numérisé, il devient plus librement disponible et cette disponibilité diminue-t-elle sa valeur? Un objet numérisé devient-il vulnérable à une restructuration ou à une réutilisation dans un contexte différent qui déforme son contexte original? Avons-nous besoin de l’objet physique?

    Les membres pensent que la réunification virtuelle peut rétablir des relations de nation à nation, ce qui favoriserait la diplomatie interne. Le Canada a beaucoup à offrir pour ce qui est d’aider à préserver et à protéger l’information, et cela devrait être un élément important de notre identité. La diplomatie culturelle, par des actes de rapatriement et de retour de contrôle, devrait être un élément important de l’identité nationale du Canada.

    5. Installation conjointe avec la Bibliothèque publique d’Ottawa

    Mme Smith et M. Mario Gasperetti (directeur de projet, Installation conjointe BAC-BPO) présentent le contexte et une mise à jour sur la future installation conjointe qui sera partagée par la Bibliothèque publique d’Ottawa (BPO) et BAC. En novembre 2018, le gouvernement du Canada a accordé l’approbation du projet et le pouvoir d’engager des dépenses pour l’installation conjointe et la Ville d’Ottawa a annoncé et entamé des négociations avec l’équipe de conception privilégiée (Diamond Schmitt Architects et KWC Architects). Pour BAC, cette installation conjointe sera l’occasion d’accroître sa visibilité en tant que destination, d’élargir sa clientèle, d’enrichir l’expérience des clients, d’harmoniser son modèle de service avec des espaces plus ouverts et accessibles, de moderniser son infrastructure technique et d’offrir des commodités qui correspondent à son rôle d’institution de premier plan en matière de patrimoine documentaire.

    Les membres s’intéressent à la façon dont la nouvelle installation influera sur les services publics et échangent quelques idées sur les services qui devraient demeurer une priorité. Certains sont d’avis que les heures d’ouverture de BAC devraient être maintenues, et même prolongées. Mme Smith explique que BAC s’efforcera d’adopter des heures d’ouverture qui correspondent à celles de la Bibliothèque publique d’Ottawa.

    La généalogie est l’un des services publics de BAC qui seront améliorés dans la nouvelle installation grâce à une collaboration avec la BPO. Certains membres estiment que l’on pourrait améliorer ce domaine pour qu’il reflète davantage l’ensemble du Canada, au lieu d’être trop étroitement axé sur Ottawa.

    On s’intéresse également au type d’espace d’exposition qui serait disponible et à la possibilité de l’utiliser pour des expositions organisées conjointement avec des institutions de partout au Canada. M. Gasperetti confirme que l’espace d’exposition sera partagé avec la BPO et comprendra des projets de collaboration.

    Les membres pensent également qu’il serait bon d’avoir une forte composante autochtone dans la nouvelle installation; il pourrait s’agir par exemple d’un centre d’interprétation ou d’un espace communautaire.

    6. Examen du procès-verbal du Comité consultatif sur les services du 4 septembre 2018

    Le matin du 6 décembre 2018, les membres du Comité consultatif sur les services (CCS) se réunissent séparément du Comité consultatif sur les acquisitions. Mme Smith accueille de nouveau les membres au 395, rue Wellington et présente l’ordre du jour de la deuxième journée, ainsi que le procès-verbal de la réunion précédente du CCS qui a eu lieu le 4 septembre 2018. L’ordre du jour et le procès-verbal sont approuvés sans modification.

    7. Résultats du sondage auprès des clients

    Alethea Woods (présidente, Phoenix SPI) donne aux membres du CCS un aperçu du Sondage auprès des clients de BAC qui a récemment été réalisé et qui mesurait la satisfaction, les impressions, les priorités et les préoccupations des clients. Elle explique la méthode du sondage et souligne les résultats très positifs pour BAC. Les constatations ont fait ressortir deux domaines clés sur lesquels BAC pourrait se concentrer pour améliorer davantage la satisfaction des clients : la visibilité/sensibilisation et la navigation en ligne. Mme Woods fait remarquer que les résultats ont été plus positifs avec les clients de BAC ayant de l’expérience et moins positifs avec les nouveaux utilisateurs. Elle souligne également les excellents résultats liés aux impressions qu’ont les clients à propos des employés de BAC.

    Les membres du CCS mentionnent des initiatives connexes qui pourraient améliorer encore plus la satisfaction de la clientèle. Il s’agit notamment de la façon dont la nouvelle installation conjointe de BAC pourrait sensibiliser les utilisateurs inexpérimentés. Les membres font également la suggestion suivante : BAC pourrait accorder la priorité aux campagnes de promotion et de sensibilisation pour les services qu’utilisent le plus les utilisateurs inexpérimentés, et font remarquer que les chercheurs chevronnés sont moins susceptibles d’avoir besoin d’information ou d’aide.

    Plusieurs membres recommandent d’apporter des changements au site Web de BAC à titre d’étape clé. Ils suggèrent un site Web plus dynamique qui comprendrait des mises à jour sur les projets de BAC.

    Les membres formulent des recommandations quant à la méthode à suivre pour les sondages futurs. Ils font remarquer, par exemple, que certaines catégories d’utilisateurs sont floues et pourraient être plus distinctes pour que BAC comprenne mieux les besoins particuliers de ses groupes clients.

    Mme Smith fait remarquer que BAC demandera l’avis du CCS dans la prochaine version du sondage. Elle assure aux membres que BAC sera réceptif aux résultats du sondage et qu’il fera des efforts supplémentaires dans des domaines comme la numérisation, l’orientation, l’amélioration des installations Web et les services de généalogie.

    8. Les jeunes et le rôle des bibliothèques et des archives : Discussion avec des représentants du Conseil consultatif jeunesse de BAC

    Deux membres du Conseil consultatif jeunesse (CCJ) de BAC, Mme Heather Townsend et Mme Erica Vanden Bosch, présentent aux membres du CCS un aperçu du travail du CCJ et animent une discussion de groupe pour les membres sur le rôle des jeunes dans les bibliothèques et archives.

    Mme Townsend et Mme Vanden Bosch expliquent la composition, la portée et l’accent du CCJ, qui est composé de 20 membres de la région de la capitale nationale, tous âgés de 19 à 25 ans. Les membres proviennent de divers milieux scolaires et professionnels et ont une exposition variée à BAC. Le CCJ est un comité informel et novateur qui encourage la réflexion prospective et le remue-méninges. Ils se concentrent actuellement sur le patrimoine documentaire numérique et sur les façons dont les technologies et les plateformes numériques peuvent accroître la sensibilisation et l’accès. Le CCJ a discuté de plusieurs sujets à ce jour, y compris les médias sociaux, les outils numériques, l’externalisation ouverte, le sommet des bibliothèques, archives et musées et l’installation conjointe BAC-BPO.

    Les membres apprécient l’exposé. Ils font remarquer que les étudiants acquièrent une bonne connaissance de BAC grâce à des cours universitaires qui leur permettent de venir sur place à BAC, à des fins de recherches ou de visites. Mme Smith convient qu’il est important de faire participer les étudiants et que BAC aimerait élargir ses programmes afin d’inclure la sensibilisation des écoles et des étudiants.

    Les membres émettent une suggestion : BAC pourrait faciliter le développement d’une communauté de jeunes professionnels de la recherche et aider à coordonner les activités. Mme Townsend convient que la collaboration entre pairs serait utile. Mme Smith accepte d’appuyer une telle entreprise si d’autres personnes sont intéressées.

    Les membres soulignent les nombreux obstacles physiques à l’emplacement de BAC à Ottawa qui existent ou qui sont perçus comme des obstacles pour les jeunes. Ils font remarquer que BAC peut être un endroit intimidant et que les jeunes ne connaissent pas tous les outils et les processus de BAC, dont certains sont désuets. Selon eux, les jeunes seraient mieux servis par les services en ligne et numériques de BAC. D’autres membres suggèrent la création de guides de l’utilisateur adaptés aux jeunes et aux sujets qui les intéressent le plus.

    Les membres soulignent également que la nouvelle installation conjointe de BAC et de la BPO constitue une occasion de mieux faire participer les jeunes. Ils suggèrent l’interaction numérique, ainsi que l’intégration d’espaces créatifs et décontractés.

    Les membres demandent s’il y a des membres autochtones inclus dans le CCJ. Mme Vanden Bosch confirme qu’il y en a.

    Tous les membres conviennent que le CCS devrait inclure un étudiant ou un jeune professionnel parmi ses membres. Mme Smith s’engage à ajouter un nouveau jeune membre dès que possible.

    9. Stratégie pour les journaux

    Le CCS se joint de nouveau au Comité consultatif des acquisitions pour l’exposé final de la réunion. Mme Alison Bullock (directrice, Acquisitions, Direction générale du patrimoine publié de BAC) et Karin MacLeod (gestionnaire, Division des acquisitions publiées) donnent un aperçu de la façon dont BAC développe sa collection de journaux, afin de combler ses lacunes. Il y a une forte demande de journaux à des fins de recherche et les objectifs de BAC sont les suivants :

    • Établir une collection complète de journaux canadiens.
    • Fournir un accès numérique dans la mesure du possible.
    • Assurer la gestion et la préservation à long terme.

    On demande au Comité s’il estime qu’il y a des lacunes dans la collection de journaux ou si certains des domaines abordés dans l’exposé (intégralité, accès numérique et gestion/préservation) devraient avoir priorité sur d’autres.

    Les membres demandent quels sont les types de modèles d’accès et d’attribution de licences que BAC envisage d’utiliser pour sa collection de journaux. Idéalement, BAC aimerait offrir au public un accès gratuit aux journaux. Ce type d’accès pourrait comporter une période d’embargo, après quoi le public pourrait accéder au contenu. BAC aimerait disposer d’une collection complète de journaux qui serait accessible par l’entremise d’un seul portail.

    Pour ce qui est du contenu, les membres sont curieux de savoir si BAC saisit ou non l’intégralité du contenu d’un journal numérique (c.-à-d. les publicités). Le projet pilote de BAC s’est penché sur cette question, en consultation avec les archivistes, et a déterminé que l’ensemble du contenu et la façon dont il est organisé sur la page sont importants, ce qui signifie que BAC tentera d’acquérir le fichier de réplique de l’éditeur. La question de la vitesse à laquelle le contenu peut changer dans les journaux numériques est également soulevée. Même si une histoire peut changer plusieurs fois par jour, le programme d’archivage Web de BAC peut saisir ces changements. Toutefois, la Direction générale du patrimoine publié aimerait consulter le Comité à une date ultérieure sur cette question et sur le nombre de versions d’une histoire que BAC devrait saisir. Le droit à l’oubli est aussi de plus en plus un problème avec les journaux numériques, mais BAC a récemment publié une politique de retrait solide qui peut être appliquée à ces cas.

    10. Conclusion

    M. Charbonneau et Mme Smith remercient les membres de leur participation et s’engagent à tenir une autre réunion au printemps 2019. Mme Smith demande aux membres du CCS leurs premières impressions concernant les réunions conjointes avec le Comité consultatif sur les acquisitions et la plupart d’entre eux répondent positivement. Elle suggère qu’un format similaire soit utilisé pour la réunion du printemps.

Réunion du 4 septembre 2018 à Ottawa

  • Ordre du jour
    13h00-13h10
    Mot de bienvenue et compte rendu de la réunion du 15-16 mars, 2018
    Johanna Smith
    13h10 – 13h20
    Vérification et approbation du mandat du comité révisé
    Johanna Smith
    13h20-13h-40
    Renouvellement du web à BAC
    Karen Linauskas / Cécile Lamarre
    13h40-14h10
    Présentation: Projet d’installation conjointe entre Bibliothèque et Archives Canada et Bibliothèque publique d’Ottawa
    Mario Gasperetti / Steven Artelle
    14h10-15h00
    Table ronde
    Tous
  • Résumé des discussions

    Présences : Frédéric Giuliano (Archives de l’Université McGill); Constance Crompton (Département des communications, Université d’Ottawa); Colleen Murphy (Bibliothèque de l’Université de Regina); Jean-Pierre Morin (Affaires autochtones et du Nord Canada); Pam Wright (National Archives and Records Administration, États-Unis); Alison Blackburn (Bibliothèque publique d’Ottawa); David Obee (expert en généalogie); Ry Moran (Centre national pour la vérité et la réconciliation); Johanna Smith (Bibliothèque et Archives Canada, présidente).

    Observateurs et présentateurs de Bibliothèque et Archives Canada : Steven Artelle; Benjamin Ellis, Mario Gasperetti, Amy Tector, Karen Linauskas, Lina Gouger, Cecile Lemaire.

    Absents : Deborah Kigjugalik Webster (chercheuse indépendante et auteure); Ryan Shackleton (Know History); Anita Price (Association des musées de la Nouvelle-Écosse); Inge Alberts (École des sciences de l’information, Université d’Ottawa); Laura Madokoro (Département d’histoire et d’études classiques, Université McGill); Renee Harden (Bibliothèque et Archives Canada).

    1. Mot de bienvenue

    Johanna Smith, directrice générale, Direction générale des services au public, Bibliothèque et Archives Canada (BAC), souhaite la bienvenue aux membres du Comité à la huitième réunion du Comité consultatif sur les services (CCS, « le Comité »).

    Mme Smith présente l’ordre du jour, qui est approuvé sans amendement.

    2. Approbation du procès-verbal et modification du mandat

    Les membres du CCS (les « membres ») approuvent le procès-verbal de la réunion des 15 et 16 mars 2018 sans modification.

    Les membres approuvent le mandat révisé du Comité avec des modifications mineures.

    3. Renouvellement du site Web de BAC

    Karen Linauskas, directrice des expositions et du contenu en ligne à BAC, et Cecile Lemaire, directrice des communications numériques et ministérielles à BAC, présentent la vision et les objectifs de BAC relativement à la page d'accueil de son site Web et à son projet de renouvellement. Elles expliquent que le principe fondamental du projet de renouvellement serait de mettre en œuvre une conception axée sur l’utilisateur en fonction des attentes et des besoins des clients éventuels de BAC. Les autres objectifs comprennent une expérience personnalisée, une navigation fluide, des améliorations et des mises à jour continues, une plus grande autonomie des utilisateurs et une capacité d’adaptation aux technologies en évolution. Mme Lemaire montre la maquette d’un projet de page d’accueil.

    Les membres suggèrent que BAC mette en œuvre une approche axée d’abord sur les appareils mobiles, en mettant l’accent sur les applications ou les pages conviviales pour ces appareils. Les membres conseillent également à BAC de tenir compte des besoins des collectivités éloignées où l’accès à Internet est limité.

    Mme Linauskas explique le lien entre le renouvellement du site Web et la nouvelle fonction de recherche fédérée de BAC, ainsi que le nouveau système intégré de gestion de bibliothèque que BAC mettra en œuvre. Les membres discutent du rôle de l’intelligence artificielle dans les outils de recherche des archives et des bibliothèques lorsque des millions de documents sont disponibles.

    Les membres se demandent si les adresses URL du site Web de BAC changeront. Mme Lemaire explique qu’elles ne changeront pas dans la grande majorité des cas, mais que lorsqu’elles changeront, il y aura une redirection automatique.

    Mme Linauskas et Mme Lemaire promettent de tenir le Comité au courant de l’avancement du projet.

    4. L’installation conjointe de BAC et de la Bibliothèque publique d’Ottawa

    Mario Gasperetti, directeur de projet à la Direction générale des biens immobiliers de BAC, et Steven Artelle, analyste stratégique à la Direction générale des services au public de BAC, présentent au Comité un aperçu du projet de collaboration entre BAC et la Bibliothèque publique d’Ottawa (BPO) pour une nouvelle installation conjointe qui abritera la Direction générale de la BPO et les secteurs des services au public de BAC. Ils décrivent le contexte du projet, ses objectifs et le programme fonctionnel proposé, en soulignant les principales zones qui seront consacrées à BAC et à la BPO, ainsi que les zones qui seront partagées. M. Gasperetti explique le processus à ce jour et les prochaines étapes de la conception et de la construction. M. Artelle explique comment les services de BAC feront la transition et se transformeront dans le nouvel espace, notamment avec un projet d’aire d’orientation de BAC comprenant des expositions et des ressources pour faire connaître au grand public le mandat, les collections et les services de BAC.

    Les membres demandent si les fonds approuvés dans le cadre du budget de 2018 pour la partie de BAC du bâtiment étaient destinés à la construction seulement ou à de nouveaux services et des services en cours. M. Gasperetti répond que les fonds sont principalement destinés à la construction et à la transition.

    Les membres s’inquiètent de la perte potentielle d’espace de recherche tranquille et de la sécurité des collections de BAC. M. Artelle explique qu’il y aura toujours des barrières de sécurité et des protocoles de recherche au-delà de certains points, mais que BAC ne fait qu’ajouter un espace public plus ouvert avant que les clients ne rencontrent ces barrières. Les membres encouragent BAC à ne pas négliger les besoins des clients existants qui devront s’adapter en même temps que BAC. Ils demandent à BAC d’être transparent et de rendre l’information sur les changements aussi claire que possible. Les membres suggèrent qu’un plan de gestion du changement pour les clients soit envisagé en plus des consultations.

    Les membres s’inquiètent également de l’augmentation de la demande et de son incidence sur les normes de service. Mme Smith prend note de ces préoccupations et les partage. Elle assure aux membres que BAC s’adaptera aux changements sans empiéter sur les normes.

    Certains membres posent des questions sur l’étendue du chevauchement et des services partagés entre BAC et la BPO. M. Gasperetti explique que, bien qu’il y ait des plans pour des espaces partagés pour des expositions, des événements, les services des installations et un centre de généalogie partagé, les opérations seraient en grande partie séparées. Il fait toutefois remarquer que les services et les espaces partagés pourraient évoluer avec le temps. M. Gasperetti indique clairement que l’installation n’est pas et ne devrait pas devenir une fusion entre BAC et la BPO.

    Les membres proposent des idées novatrices pour la nouvelle installation, y compris des « laboratoires ouverts » pour les clients, des applications de navigation mobile et une plus grande intégration avec la BPO sur place et en ligne.

    Les membres posent des questions au sujet de la mobilisation des collectivités autochtones, à l’échelle locale et nationale. Ils insistent sur la nécessité d’une mobilisation précoce, de la cogestion de certains secteurs et d’espaces réservés aux Autochtones. De plus, ils se demandent comment la nouvelle installation pouvait devenir un avantage économique pour les peuples autochtones du Canada.

    Enfin, les membres voient une occasion de créer une conception universelle et inclusive de l’identité de genre et encouragent BAC à explorer la façon dont l’établissement pourrait répondre aux besoins de la communauté LGBTQ.

    Points à retenir :

    • BAC organisera des consultations pour les utilisateurs actuels pendant la phase de conception de la nouvelle installation;
    • BAC communiquera avec certains membres sur des sujets d’intérêt précis, notamment la réflexion conceptuelle, les considérations LGBTQ+ et les exigences du centre de généalogie;
    • BAC étudiera les possibilités de consulter les principaux intervenants comme la SHC et l’ACA.

    5. Conclusion et planification future

    Mme Smith remercie les membres de leurs commentaires et s’engage à tenir la prochaine réunion du Comité à l’hiver 2018‑2019. Elle suggère que le Comité coordonne sa réunion avec une réunion du Comité consultatif sur les acquisitions de BAC et tienne une séance conjointe. Les membres sont favorables à cette idée.

Réunion de 15 à 16 mars 2018

  • Ordre du jour

    Ordre du jour - Premier jour

    10h00-11h30
    Visite des installations des services de BAC au 395 Wellington, Ottawa
    Johanna Smith / Lisa Tremblay-Goodyer
    11h30-12h00
    Rendez-vous au 395 rue Wellington, Ottawa, pour partager des taxis pour se rendre au Centre de préservation, 625 boul. du Carrefour, Gatineau
    Tous
    12h00 -13h00
    Déjeuner de bienvenue et présentation des nouveaux membres
    Johanna Smith
    13h00-15h00
    Visite du Centre de préservation de Gatineau
    Suzanne Pagé-Dazé
    15h00-15h30
    Examen du procès-verbal de la réunion du 2 octobre 2017 ainsi que la revue et le renouvellement des termes de référence
    Johanna Smith
    15h30-16h00
    Plan opérationnel provisoire de la direction générale des services au public, 2018-19
    Johanna Smith
    16h00-17h00
    Démonstration et essai du nouvel outil de de « crowdsourcing » de BAC
    Alexandra Haggert / Michael Smith
    17h30
    Optionnel: Dîner de groupe au centre-ville d'Ottawa (lieu à déterminer)(location TBD)
    Tous

    Ordre du jour - Deuxième jour

    9h00-9h15
    Mots de bienvenue du Bibliothécaire et archiviste du Canada
    Guy Bethiaume
    9h15-9h45
    Engagement autochtone et sensibilisation interne à BAC
    Cleo Big Eagle / William Benoît
    15h00-15h30
    Discussion: Frais d'utilisation et production de revenus
    Lisa Tremblay-Goodyer/ Steven Artelle
    10h15-1030
    Pause
    Tous
    10h30-11h00
    Visite du Numeri-Lab de BAC
    Melanie Brown / Karine Gélinas
    11h00-12h00
    Plan triennial de BAC, 2019-2022: consultation préliminaire
    Johanna Smith / ZeÏneb Gharbi
    12h00-12h30
    Table ronde et discussion ouverte
    Johanna Smith

    Forward agenda :

    • Résultats de l'enquête auprès des clients de BAC
    • Indigenous Initiatives Update
  • Résumé des discussions

    Présences : Frédéric Giuliano (Archives de l'Université McGill); Constance Crompton (Département de communication de l'Université d'Ottawa); Colleen Murphy (Bibliothèque de l'Université de Regina); Jean-Pierre Morin (Affaires autochtones et du Nord Canada); Pam Wright (National Archives and Records Administration, États-Unis); Alison Blackburn (Bibliothèque publique d'Ottawa); David Obee (expert en généalogie); Ry Moran (Centre national pour la vérité et réconciliation); Deborah Kigjugalik Webster (chercheuse indépendante et auteure); Ryan Shackelton (Know History); Renee Harden (Bibliothèque et Archives Canada); Johanna Smith (présidente de Bibliothèque et Archives Canada).

    Observateurs et présentateurs de Bibliothèque et Archives Canada : Steven Artelle; Benjamin Ellis, Suzanne Pagé-Dazé, Alexandra Haggert, Michael Smith, Cleo Big Eagle, William Benoît, Lisa Tremblay-Goodyer, Melanie Brown, Karine Gélinas, Zeïneb Gharbi.

    Absences : Laura Madokoro (Département d'histoire et d'études classiques de l'Université McGill); Anita Price (Association of Nova Scotia Museums); Inge Alberts (École des sciences de l'information de l'Université d'Ottawa).

    1. Mot de bienvenue

    Johanna Smith, directrice générale des Services au public de Bibliothèque et Archives Canada (BAC), souhaite aux membres la bienvenue dans la région de la capitale nationale et à la septième réunion du Comité consultatif sur les services (ci-après « le Comité »).

    Mme Smith présente les nouveaux membres du Comité ainsi que l'ordre du jour, qui est approuvé tel quel.

    2. Visite du Centre de préservation de Bibliothèque et Archives Canada

    Les membres du Comité (ci-après « les membres ») ont droit à une visite du Centre de préservation de BAC à Gatineau, au Québec, et ont même un accès privilégié aux laboratoires de préservation, aux zones de numérisation et aux chambres fortes pour l'entreposage des documents. Ils sont très impressionnés par le centre et posent beaucoup de questions sur les coûts et l'équipement de numérisation, l'entretien et les réparations, ainsi que les plans pour l'aménagement d'un deuxième centre de préservation à Gatineau.

    Point à retenir – BAC enverra aux membres l'information concernant les coûts de numérisation.

    3. Retour sur la réunion précédente

    Mme Smith revient sur le procès-verbal de la réunion du 2 octobre 2017. Les membres l'approuvent tel quel.

    4. Examen du mandat du Comité

    On avait demandé aux membres d'examiner le mandat du Comité. Ceux-ci recommandent d'élargir le bassin de membres potentiels en permettant à des étudiants d'y siéger. Ils recommandent également que la participation d'experts en sciences humaines numériques soit prévue explicitement dans le mandat.

    Le Comité discute de la possibilité de prolonger le mandat des membres, pour le faire passer à trois ans, et de permettre un renouvellement par personne. Certains proposent que le représentant du Centre national pour la vérité et réconciliation siège en permanence au Comité.

    D'autres modifications mineures sont proposées.

    Point à retenir – BAC modifiera le mandat du Comité pour le soumettre à l'approbation des membres à la prochaine réunion.

    5. Plan opérationnel 2018-2019 des Services au public

    Mme Smith présente brièvement le plan opérationnel des Services au public pour l'exercice 2018-2019. Au nombre des principaux faits saillants, mentionnons la refonte du contenu du site Web, l'optimisation du nouvel outil de recherche en ligne de BAC, la mise en œuvre de l'initiative de numérisation du patrimoine documentaire autochtone, la réduction du nombre de demandes en attente concernant les références et l'accès à l'information et la protection des renseignements personnels, des projets d'accès numérique, la poursuite de la mise en œuvre des nouveaux services de BAC à Vancouver et à Halifax, ainsi que la planification en vue du déménagement et du transfert potentiels de certains services dans un nouveau bâtiment à Ottawa, en partenariat avec la Bibliothèque publique d'Ottawa.

    Les membres s'intéressent surtout au nouveau bâtiment et au transfert des services à Ottawa. Ils posent des questions sur les plans des salles de recherche et de lecture de la nouvelle installation. Ils proposent des idées sur la manière dont BAC pourrait atteindre l'équilibre entre les services d'accès à l'information pour le grand public et les services de recherche pour les professionnels et les universitaires. Les membres posent aussi des questions sur le processus de consultation à venir.

    Mme Smith s'engage à tenir une réunion du Comité au sujet de la nouvelle installation et promet aux membres qu'il y aura des consultations.

    6. Démonstration de Co-Lab

    M. Michael Smith (chef, Contenu en ligne) et Mme Alexandra Haggert (gestionnaire de projet) font une démonstration du nouvel outil collaboratif qui sera lancé bientôt : Co-Lab. Les membres sont emballés par l'outil et par son application potentielle. Ils posent beaucoup de questions sur la manière dont le public peut ajouter de l'information ou la modifier et la façon dont BAC gérera les contributions du public.

    Mme Haggert explique que BAC lancera certains « défis » aux membres du public à partir d'articles de la collection qui se prêtent bien à l'exercice. Le public pourrait ainsi décrire, étiqueter, traduire ou transcrire les documents sélectionnés à cette fin. Elle ajoute que l'outil peut aussi être utilisé pour n'importe quel document numérisé du catalogue de BAC.

    Elle précise que les utilisateurs n'ont pas besoin de créer un compte pour accéder à Co-Lab et que BAC surveillera les activités pour veiller à résoudre les problèmes rapidement. À titre d'exemple, elle parle des projets d'outils collaboratifs d'autres centres d'archives nationaux.

    Les membres proposent beaucoup d'idées de partenariats, d'initiatives et de projets potentiels. Ils suggèrent de faire appel aux associations universitaires, éducatives et professionnelles et aux bureaux de BAC de partout au Canada pour promouvoir l'outil. Ils demandent combien a coûté la construction de Co-Lab et quelle méthode a été employée pour le concevoir.

    BAC communique le lien de Co-Lab aux membres et leur demande de l'essayer et de donner leur avis.

    7. Mobilisation des Autochtones

    M. William Benoît (conseiller, Engagement autochtone interne) et Mme Cleo Big Eagle (conseillère, Engagement et partenariat autochtone) présentent aux membres l'approche générale de BAC en matière de sensibilisation et de mobilisation autochtones à l'interne; ils les renseignent également sur le nouveau Cercle consultatif autochtone.

    Mme Big Eagle décrit comment le Cercle a vu le jour ainsi que son objectif : guider BAC pour tout ce qui a trait aux activités autochtones, en particulier et dans l'immédiat pour la mise en œuvre de ses initiatives en matière de langue et de culture autochtones. Le Cerle, dont les membres proviennent de différentes communautés autochtones du Canada et de divers domaines de compétences, s'est réuni pour la première fois à Ottawa il y a à peine deux semaines. Mme Big Eagle fait part des réussites et des défis de la première réunion ainsi que des plans pour celles à venir.

    M. Benoît décrit les activités de sensibilisation internes de BAC et son changement d'approche à l'égard des peuples autochtones et des activités en lien avec leur patrimoine. Il présente les possibilités de formation et d'apprentissage offertes au personnel, notamment les « exercices des couvertures », séances de sensibilisation animées par des Autochtones où l'on plie des couvertures pour représenter l'occupation des terres autochtones et la disparition des cultures.

    Les membres suggèrent d'autres façons de mobiliser les communautés et les organisations autochtones et de collaborer avec elles. Ils proposent entre autres que BAC affiche davantage leurs activités de mobilisation sur son site Web.

    8. Lignes directrices sur le traitement des demandes de retrait présentées par des clients

    M. Steven Artelle (conseiller stratégique des Services au public de BAC) présente un aperçu des lignes directrices provisoires concernant l'administration des demandes des clients pour le retrait d'un document patrimonial numérisé du site Web de BAC ou de ses sites partenaires pour diverses raisons. Elles ne sont pas encore définitives, mais fourniront à l'organisation des directives uniformes pour traiter ce genre de demande.

    Les membres discutent de la terminologie des lignes directrices, notamment de la définition du mot « préjudice » (harm) tel qu'il s'applique aux personnes et aux communautés.

    Point à retenir – BAC passera en revue les lignes directrices avec le Comité durant le processus d'élaboration

    9. Plan triennal de BAC

    Mme Zeïneb Gharbi (analyste principale de la recherche et des politiques de BAC) demande aux membres de fournir des commentaires en vue de l'élaboration du prochain plan triennal de l'organisation pour 2019-2022. Elle les invite particulière à réfléchir aux activités et aux questions que devrait prioriser BAC parmi les trois volets généraux suivants : services en personne, objectifs en matière de numérisation, et présentations et expositions en ligne.

    Les membres fournissent des commentaires sur tous les volets, tant en personne lors de la réunion que par écrit après celle-ci. Ils voient notamment la possibilité d'accroître l'accès grâce à la nouvelle installation proposée à Ottawa. Ils mentionnent qu'il faut numériser davantage de documents liés aux peuples autochtones et font part des défis associés à l'obtention de certains documents. Enfin, ils soulignent qu'il y a lieu d'améliorer le site Web de BAC ainsi que son moteur de recherche et son catalogue en ligne.

    Point à retenir – BAC évaluera attentivement toutes les suggestions des membres tandis qu'elle poursuit ses consultations sur le plan triennal.

    10. Divers

    Les membres indiquent que l'ordre du jour de la réunion était intéressant, mais trop volumineux. Ils demandent à la présidente de laisser plus de temps pour les discussions. Mme Smith propose que la prochaine réunion ne soit consacrée qu'à un ou deux points, dont la nouvelle installation conjointe avec la Bibliothèque publique d'Ottawa et le transfert des services.

    Les membres demandent aussi d'envoyer l'information plus tôt ou de transmettre les questions à l'avance pour favoriser la discussion.

    Ils sont d'avis que la prochaine réunion en personne pourrait se tenir sur trois jours de sorte qu'ils aient le temps de traiter tous les points à l'ordre du jour et d'avoir des discussions enrichissantes.

    Ils suggèrent finalement de tenir la prochaine réunion en personne en dehors de la région de la capitale nationale.

    Point à retenir – La prochaine réunion du Comité aura lieu à l'été 2018. BAC envisagera la possibilité de la prolonger et de la ternir à un autre endroit.

Réunion du 2 octobre 2017 à Ottawa

  • Ordre du jour, 2 octobre 2017
    L'heure Sujet Orateur
    14 h 00 – 14 h 05 Mot de bienvenue Johanna Smith
    14 h 05 – 14 h 15 Compte rendu de la réunion du 31 mai 2017 Johanna Smith
    14 h 15 – 14 h 45 Entendez nos voix : Préservation des enregistrements en langues autochtones Kathryn Lagrandeur
    14 h 45 – 15 h 15 Initiatives de Contenu en-ligne : Recherche web intégrée et projets de externalisation ouverte Karen Linauskas / Paula Kielstra
    15 h 15 – 15 h 45 Discussion : Frais d'utilisation et production de revenus Lisa Tremblay-Goodyer / Steven Artelle
    15 h 45 – 16 h 00 Table ronde Johanna Smith
  • Résumé des discussions, 2 octobre 2017

    Présents : Greg Donaghy (Affaires mondiales Canada); Claire Séguin (Bibliothèque et Archives nationales de Québec); Anita Price (Association of Nova Scotia Museums); Pam Wright (National Archives and Records Administration, É.-U.); Alison Blackburn (Bibliothèque publique d'Ottawa); David Obee (expert en généalogie); Ry Moran (Centre national pour la vérité et la réconciliation); Susan Brown (Collaboratoire scientifique des écrits du Canada); Deborah Kigjugalik Webster (chercheure indépendante et auteure); Laura Madokoro (Département d'histoire et d'études classiques, Université McGill); Brett Lougheed (Archives de l'Université de Winnipeg); Johanna Smith (Bibliothèque et Archives Canada, présidente).

    Observateurs et présentateurs de Bibliothèque et Archives Canada : Kathryn Lagrandeur; Karen Linauskas; Lorna Chisolm; Paula Kielstra; Steven Artelle; Lisa Tremblay-Goodyer; Benjamin Ellis.

    Absences : Ryan Shackelton (Know History); Renee Harden (Bibliothèque et Archives Canada).

    • 1. Mot de bienvenue
      Johanna Smith, directrice générale de la Direction générale des services au public de Bibliothèque et Archives Canada (BAC), souhaite la bienvenue à cette sixième réunion aux membres du Comité consultatif sur les services (CCS ou le « Comité »).

      Mme Smith présente l'ordre du jour, qui est approuvé sans modification.

    • 2. Retour sur la réunion du 31 mai 2017
      Mme Smith revient sur le procès-verbal de la réunion du 31 mai 2017 du CCS. Le procès-verbal est adopté par les membres du CCS (les « membres ») sans modification.

    • 3. Initiative Entendez nos voix de BAC
      Mme Kathryn Lagrandeur, directrice, Archives privées à BAC, présente les plans détaillés d'une des nouvelles initiatives de BAC intitulée provisoirement « Entendez nos voix ». Tel qu'annoncé dans le budget 2007, BAC se verra remettre la somme de 14,9 millions de dollars sur trois ans pour deux initiatives liées à la revitalisation des langues et de la culture autochtones. .

      L'initiative « Entendez nos voix » favorisera les efforts que déploie les collectivités autochtones au niveau de la numérisation, de la préservation numérique et de l'accès aux enregistrements oraux dans les langues autochtones. Mme Lagrandeur présente le plan actuel en précisant que toutes les activités de développement et de mise en œuvre doivent être confirmées et encadrées par des représentants du Cercle consultatif des Autochtones que BAC est en train de mettre sur pied. Elle explique les principes directeurs de l'initiative, incluant certains articles précis de la Déclaration des Nations Unies sur les droits des peuples autochtones (DNUDPA), et insiste sur l'approche individualisée et axée sur la collaboration que BAC empruntera. Elle souligne qu'il ne s'agit pas d'un projet d'acquisition : les communautés autochtones garderont le contrôle et resteront les propriétaires des enregistrements. Mme Lagrandeur explique également la stratégie d'engagement pour ces initiatives, stratégie qui prévoit la création d'un Cercle consultatif autochtone représentatif, des possibilités d'externalisation ouverte et des postes offerts à des Autochtones de partout au Canada.

      Les membres soulèvent d'autres aspects importants de la DNUDPA qui devraient orienter les efforts de BAC, incluant des articles qui définissent les droits des individus et des employés. BAC est encouragé à réfléchir sur sa responsabilité en tant qu'employeur et sur son rôle qui consiste à rendre l'information accessible. Mme Smith et Mme Lagrandeur apprécient ces commentaires et s'engagent à en tenir compte. Elles décrivent également certains des autres moyens utilisés par BAC pour modifier ses méthodes de travail en matière de sensibilisation et d'engagement des Autochtones. Cela comprend la création de postes de sensibilisation interne et d'engagement externe, ainsi que l'élaboration d'un plan d'action sur plusieurs années portant sur les questions autochtones.

      Les membres proposent de collaborer en réseau avec les universités pour enrichir l'initiative. Ils encouragent BAC à y voir un programme à long terme plutôt qu'un projet temporaire. Les membres s'interrogent également sur la portée des enregistrements à inclure, et demandent si la musique ou de nouveaux enregistrements seront considérés.

      Mme Lagrandeur accueille favorablement l'idée d'établir un lien avec les universités à des fins de recrutement et, possiblement, à des fins d'externalisation ouverte. Elle explique que la première étape consiste à effectuer des recherches et à identifier les enregistrements préexistants. Elle précise aussi que l'initiative n'est pas fermée à l'idée d'inclure de nouveaux enregistrements, mais que BAC s'en remettra aux communautés autochtones afin d'établir la portée.

      Les membres soulèvent la question du concept et de la fonctionnalité du portail d'accès que l'on prévoit utiliser. De manière plus précise, ils se demandent si l'on tiendra compte des protocoles et du savoir traditionnel autochtones. Les membres se demandent également quels aspects du rayonnement feront partie du portail d'accès lorsqu'on aura procédé à sa mise en œuvre.

      Mme Lagrandeur explique que le portail d'accès ne ressemblera en rien à un site Web typique du gouvernement du Canada. Il sera plutôt conçu en consultation avec les communautés autochtones et le Cercle consultatif. Elle précise que l'initiative comporte un volet consacré au rayonnement.

      Mme Smith souligne que BAC tiendra le 6 novembre 2017 un forum de recherche académique sur la réconciliation et la décolonisation.

      Points à retenir :

      BAC tiendra le comité informé au fur et à mesure que se déroulera l'initiative.

      Mme Lagrandeur effectuera un suivi auprès de certains membres en ce qui concerne les options de réseautage et de recrutement avec les universités.

      Mme Smith fera parvenir aux membres l'information concernant l'événement du 6 novembre.

    • 4. Amélioration de la recherche sur le Web et nouveaux outils d'externalisation ouverte de BAC
      Mme Karen Linauskas, directrice des expositions et du contenu en ligne à BAC, présente le nouvel outil de recherche intégré sur le Web de BAC. Elle démontre de quelle manière le nouvel outil consolidera le contenu de plusieurs des bases de données autonomes de BAC, rendant ainsi la recherche et le téléchargement plus faciles et plus efficaces à partir des catalogues en ligne de BAC. Elle présente les concepts préliminaires de l'outil et démontre comment les utilisateurs pourront effectuer leurs recherches à partir d'un seul écran pour afficher ensuite les résultats selon le type grâce à plusieurs filtres. Mme Linauskas souligne également les nombreuses nouvelles caractéristiques de l'outil de recherche présentement en développement.

      Elle explique les prochaines étapes du processus, incluant l'essai sur une base individuelle, un prélancement, ainsi que l'ajout continu de bases de données.

      Les membres demandent si le nouvel outil précisera si le matériel n'est pas disponible. Mme Linauskas explique que l'on trouvera cette information dans l'outil de recherche et que BAC s'efforcera de s'assurer qu'elle est précise et à jour.

      Les membres demandent aussi si la recherche en texte intégral sera possible. Mme Linauskas répond par l'affirmative tout en précisant qu'une telle recherche n'est possible que pour les documents numériques avec reconnaissance de texte ou les documents transcrits. En ce qui concerne les autres documents, la recherche ne pourra porter que sur la description.

      Les membres se demandent de quelle manière BAC s'occupera de la gestion des droits. Mme Linauskas explique que les utilisateurs verront apparaître une fenêtre flash leur rappelant les restrictions relatives au droit d'auteur correspondant à chaque téléchargement.

      Les membres s'informent sur la façon dont BAC procédera afin de gérer les commentaires recueillis au moyen du nouvel outil de recherche. Mme Linauskas explique que cette gestion se déroulera au cas par cas. Certains membres évoquent leur propre expérience relativement aux commentaires des utilisateurs. Ils proposent à BAC de s'adresser aux utilisateurs en utilisant un serveur de liste automatisé qui permet de conserver les commentaires des utilisateurs sur le Web et de les afficher sous forme de conversation suivie au sujet des différentes collections, les employés jouant un rôle de modérateurs.

      Les membres s'expriment au sujet d'une possible image de marque et présentent des idées de collaboration future. Mme Linauskas promet d'effectuer un suivi auprès de chacun des membres.

      Mme Linauskas et Paula Kielstra, agente de projet dans la section Contenu en ligne de BAC, présentent une démonstration de la nouvelle plateforme d'externalisation ouverte de BAC en montrant aux membres comment les utilisateurs publics seront en mesure de décrire, d'étiqueter, de traduire et de transcrire les collections numériques de BAC afin qu'il soit plus facile de découvrir les divers fonds. Elles expliquent comment l'information externalisée sera isolée des données de référence afin de protéger l'intégrité des descriptions originales, et la manière dont l'information externalisée pourra faire l'objet d'une recherche séparée.

      Les membres souhaiteraient que le plan de BAC oblige les utilisateurs à ouvrir une session individuellement, ce qui permettrait de recueillir davantage d'information sur la façon dont les utilisateurs interagissent avec la plateforme d'externalisation ouverte. Plusieurs membres souhaitent mettre le nouvel outil à l'essai. Des exemples d'autres institutions de mémoire sont partagés.

      Points à retenir :

      BAC effectuera un suivi auprès de chacun des membres en ce qui concerne les possibilités de collaboration au niveau de la recherche sur le Web et de l'externalisation ouverte.

      BAC effectuera un suivi auprès des différents membres pour en apprendre davantage au sujet de leurs propres expériences relativement aux commentaires des utilisateurs qu'ils ont recueillis au moyen des interfaces de recherche, ainsi que grâce aux initiatives d'externalisation ouverte.

      BAC avisera les membres lorsque les nouveaux outils seront prêts pour les essais et les invitera à participer.

    • 5. Table ronde ouverte
      Mme Smith décide de reporter à une prochaine réunion une discussion portant sur les frais d'utilisation et sur la production de recettes et s'engage à faire parvenir la documentation à l'avance. Elle ouvre ensuite la séance pour une discussion générale.

      Les membres se disent satisfaits de la discussion et enthousiastes face aux nouvelles initiatives.

      Les membres félicitent BAC pour les améliorations récentes au niveau des systèmes et des services.

    • 6. Récapitulation
      Mme Smith remercie les membres de leur participation et de leurs contributions à la discussion. Elle précise que le mandat de certains membres tire à sa fin et que certains verront leur mandat renouvelé partiellement afin d'échelonner la rotation des membres.

      La prochaine réunion du CCS se tiendra en décembre 2017 ou en janvier 2018.

Réunion du 31 mai 2017 à Ottawa

  • Ordre du jour, 31 mai 2017

    L'heure

    Sujet

    Orateur

    13 h 30 – 13 h 35 Mot de bienvenue Johanna Smith
    13 h 35 – 13 h 45 Compte rendu de la réunion du 7 décembre 2016 Johanna Smith
    13 h 45 – 14 h 30 Budget 2017 : Les nouvelles initiatives de BAC sur les langues et les cultures autochtones Johanna Smith
    14 h 30 – 14 h 45 Plan Opérationnel 2017-18 de la direction générale des services au public Johanna Smith
    14 h 45 – 15 h 15 Compte rendu de l'ébauche du sondage des utilisateurs de BAC Steven Artelle / Marc Comeau
    15 h 15 – 15 h 30 Table ronde Johanna Smith
  • Résumé des discussions, 31 mai 2017

    Présences : Greg Donaghy (Affaires mondiales Canada); Pam Wright (National Archives and Records Administration, États-Unis); Alison Blackburn (Bibliothèque publique d'Ottawa); David Obee (spécialiste en généalogie); Ry Moran (Centre national pour la vérité et la réconciliation); Ryan Shackleton (Know History); Deborah Kigjugalik Webster; Renee Harden (Bibliothèque et Archives Canada); Johanna Smith (Bobliothèque et Archives Canada, présidente).

    Observateurs et présentateurs de Bibliothèque et Archives Canada : Steven Artelle; Julie Roy; Marc Comeau; Benjamin Ellis.

    Absences : Laura Madokoro (département d'histoire et études classiques, Université McGill); Brett Lougheed (Archives de l'Université de Winnipeg); Claire Séguin (Bibliothèque et Archives nationales du Québec); Susan Brown (Le Collaboratoire scientifique des écrits du Canada); Anita Price (association des musées de la Nouvelle-Écosse).

    • 1. Mot de bienvenue
      Johanna Smith, directrice générale, Services au public, Bibliothèque et Archives Canada (BAC) souhaite la bienvenue aux membres à cette cinquième réunion du Comité consultatif sur les services (CCS). Elle présente au groupe deux nouveaux membres et confirme la préférence du CCS pour des réunions plus courtes et plus fréquentes.

      Mme Smith présente l'ordre du jour, qui est approuvé sans modification.

      Points à retenir :

      Il est suggéré de mettre à l'ordre du jour d'une prochaine réunion une discussion sur les données ouvertes interreliées.

    • 2. Retour sur la réunion du 7 décembre 2016
      Mme Smith revient sur le procès-verbal de la réunion du 7 décembre 2016 du CCS. Le procès-verbal est adopté par les membres du CCS (les membres) sans modifications.

    • 3. Initiatives sur la culture et la langue autochtone à BAC
      Mme Smith présente deux nouvelles initiatives à BAC concernant la revitalisation de la langue et de la culture autochtones. Comme il a été annoncé dans le Budget 2017, BAC recevra 14,9 millions de dollars sur trois ans pour une initiative de numérisation et une initiative de préservation des témoignages de vive voix. MMme Smith explique les détails proposés pour chaque initiative ainsi qu'un élément de collaboration et de mobilisation général grâce auquel BAC pourra collaborer avec les collectivités et les organisations autochtones à toutes les étapes de l'élaboration du projet.

      Des membres soulèvent des questions sur les initiatives récentes de BAC concernant les autochtones et l'accueil reçu du public. De plus, ils suggèrent des stratégies de mobilisation et des pratiques exemplaires tirées de leur propre expérience. Il est recommandé d'étudier une initiative coordonnée à l'échelle nationale pour trouver certaines ressources. MMme Smith invite les membres à lui envoyer toute ressource ou idée pertinente et promet de recourir aux réseaux nationaux de BAC pour veiller à ce que les initiatives ne soient pas entreprises de manière isolée.

      Points à retenir :

      BAC tiendra le Comité au courant de la progression des initiatives et il continuera de s'appuyer sur ses idées, en particulier celles liées à la mobilisation et à la coordination nationale.

    • 4. Plan d'activités de la Direction générale des services au public pour 2017-2018
      Mme Smith présente le plan d'activités de la Direction générale des services au public pour 2017-2018. Elle passe en revue les activités principales permanentes de la Direction générale et de ses divisions avant d'attirer l'attention sur des initiatives spéciales pour l'exercice en cours. Celles-ci comprennent le nouveau Numéri-Lab de BAC, des initiatives en matière d'innovation et de renouvellement du service, la collaboration éventuelle avec la Bibliothèque publique d'Ottawa, l'initiative concernant la présence nationale de BAC (changements à Vancouver et à Halifax), une application intégrée de recherche Web, l'examen en bloc des restrictions en matière d'accès à l'information et de confidentialité, le plan sur les expositions, et la mise en œuvre du nouveau catalogue pour les bibliothèques.

      Mme Smith parle aussi d'autres initiatives spéciales de BAC à l'extérieur de sa direction générale, dont la numérisation en cours des dossiers du personnel militaire ayant participé à la Première Guerre mondiale, l'élimination de l'arriéré d'acquisition, l'élaboration d'une plateforme de conservation numérique, la production d'archives Web détaillées du gouvernement du Canada, et le transfert des documents audiovisuels de BAC au format numérique qui continue.

      Les membres posent des questions sur l'état actuel et la progression du transfert des documents audiovisuels ainsi que sur le déroulement des tâches et la structure de régie des projets de numérisation. Les membres se demandent aussi de quelle manière les instruments de recherche de BAC interagissent avec son catalogue. Les membres parlent du processus d'examen en bloc et de la collaboration entre BAC et la Bibliothèque publique d'Ottawa.

      Points à retenir

      Les dernières nouvelles sur l'éventuelle collaboration avec la Bibliothèque publique d'Ottawa seront fournis lors de prochaines réunions du CCS.

      BAC présentera aux membres intéressés les priorités pour l'examen en bloc, lors d'une prochaine réunion ou par courriel.

    • 5. Sondage auprès des utilisateurs de BAC
      Mme Smith présente Renee Harden et Marc Comeau de la Direction générale des communications de BAC. Mme Harden et M. Comeau présentent les questions provisoires du prochain sondage auprès des utilisateurs de BAC, et ils en expliquent le contexte et le but. Steven Artelle, conseiller stratégique de Mme Smith, donne un aperçu des questions.

      Les membres du Comité formulent plusieurs idées et suggestions quant au contenu, à la présentation et à la publication tirés de leur expérience de la création de sondages et de leurs interactions avec BAC. Des membres offrent d'envoyer des suggestions plus détaillées à BAC par courriel.

    • 6. Table ronde ouverte
      MmeSmith annonce qu'il est temps de passer à la discussion générale.

      Les membres sont heureux d'avoir de l'information sur les initiatives nouvelles et en cours de BAC et veulent des mises à jour et des détails au fur et à mesure que les projets sont élaborés. Cela est particulièrement vrai pour les initiatives de BAC portant sur la langue et la culture autochtones. Des membres donnent des exemples concrets de ressources et de programmes existants avec lesquels BAC pourrrait peut-être collaborer ou avec lesquels il pourrait aligner ses activités.

      Les membres veulent en savoir davantage sur le Numéri-Lab de BAC ouvert en avril 2017. Mme Smith offre aux membres de le leur faire visiter la prochaine fois qu'ils sont aux locaux de BAC à Ottawa.

    • 7. Récapitulation
      Mme Smith remercie les membres de leur participation et de leurs contributions à la discussion. La prochaine réunion du CCS aura lieu en juillet ou en août 2017.

Réunion du 7 décembre 2016 à Ottawa

  • Ordre du jour, 7 décembre 2016

    L'heure

    Sujet

    Orateur

    9 h 00 – 9 h 05 Mot de bienvenue Johanna Smith
    9 h 05 – 9 h 15 Compte rendu de la réunion du 20 septembre 2016 Johanna Smith
    9 h 15 – 10 h 00 Un aperçue du sommet Neale McDonald / Johanna Smith
    10 h 00 – 10 h 15 Pause  
    10 h 15 – 11 h 00

    Le processus d'examen en bloc

    Paulette Dozois
    11 h 00 – 11 h 45 Enquête auprès des utilisateurs Renée Harden
    11 h 45 – 12 h 15 Dépôt légal Alison Bullock/ Pierre Gamache
    12 h 15 – 13 h 30 Dîner  
    13 h 30 – 14 h 00 Renouvellement du service au 395 Wellington Johanna Smith/ Robert Grandmaître
    14 h 00 – 14 h 30 Plan des expositions Karen Linauskas/ Johanna Smith
    14 h 30 – 14 h 45 Pause  
    14 h 45 – 15 h 15 Stratégie de Wikipedia à BAC Amy Tector
    15 h 15 – 16 h 00 Table ronde ouvert Tous
    16 h 00 – 16 h 30 Synthèse / La prochaine réunion Johanna Smith
  • Résumé des discussions, 7 décembre 2016

    Présences : Susan Brown (Le Collaboratoire scientifique des écrits du Canada); Pam Wright (National Archives and Records Administration, États-Unis); Claire Séguin (Bibliothèque et Archives nationales du Québec); Allison Blackburn (pour Elizabeth Thornely, Bibliothèque publique d'Ottawa); Brett Lougheed (Archives de l'Université de Winnipeg); David Obee (spécialiste en généalogie); Laura Madokoro (département d'Histoire et études classiques, Université McGill); Raymond Frogner (pour Ry Moran, Centre national pour la vérité et réconciliation); Ryan Shackelton (Know History); Renee Harden (Bibliothèque et Archives Canada); Johanna Smith (Bibliothèque et Archives Canada, présidente);

    Observateurs et présentateurs de Bibliothèque et Archives Canada : Steven Artelle; Jeneviève Blier; Marnie Burnham; Robert Grandmaître; Kristina Lillico; Neale MacDonald; Renée; Pierre Gamache; Alison Bullock; Karen Linauskas; Rachel Laurin; Paulette Dozois; Amy Tector.

    Absences : Elizabeth Thornely (Bibliothèque publique d'Ottawa); Heather MacNeil (Faculté de l'information, Université de Toronto); Ruth Dunley (Journée de l'histoire dans la capitale nationale); Anita Price (Association of Nova Scotia Museums); Chantal Gagnon (Historica Canada); Greg Donaghy (Affaires mondiales Canada).

    • 1. Mot de bienvenue
      Johanna Smith, directrice générale de la Direction générale des services au public de Bibliothèque et Archives Canada (BAC) souhaite la bienvenue à cette quatrième réunion aux membres du Comité consultatif sur les services (CCS). Elle invite les participants à se présenter et fait le point sur la composition du CCS pour 2017. Mme Smith présente l'ordre du jour, qui est approuvé sans modification.

      Points à retenir :

      Les membres feront parvenir à Johanna Smith leurs suggestions de nouveaux membres.

    • 2. Retour sur la réunion du 20 septembre 2016
      Mme Smith revient sur le procès-verbal de la réunion du 20 septembre 2016 du CCS. Le procès-verbal est adopté par les membres du CCS (les « membres ») sans modifications.

    • 3. Compte rendu du sommet
      Mme Smith accueille Neale MacDonald, conseillère en politiques à BAC. Mme MacDonald anime le compte rendu de la participation des membres à l'événement « À nous la rue : Sommet sur la valeur des bibliothèques, archives et musées dans un monde en mouvement » qui s'est tenu à BAC, au 395 rue Wellington à Ottawa, les 5 et 6 décembre 2016. Les membres font état de leurs commentaires sur les principaux thèmes de l'événement. Mme MacDonald indique que d'autres renseignements sur les retombées du Sommet continueront d'être acheminés aux membres de façon continue.

      Points à retenir :

      BAC acheminera aux membres des renseignements supplémentaires sur le Sommet.

    • 4. Examen en bloc
      Mme Smith présente Rachel Laurin, coordonnatrice et gestionnaire de l'Accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) et des documents du personnel, et Paulette Dozois, archiviste principale et chef des blocs en examen. Mme Dozois présente un aperçu de la méthodologie et des résultats de l'initiative d'examen en bloc.

      En réponse aux questions des membres, Mmes Dozois et Kristina Lillico, directrice de la Division des services régionaux et de l'AIPRP, présentent les échéanciers et les processus encadrant les demandes d'accès à l'information et de protection des renseignements personnels à BAC, ainsi que les outils et méthodologies utilisés par d'autres archives. Elles abordent également la question des tribunes utilisées par BAC pour promouvoir l'examen en bloc et le rôle de BAC en tant que défenseur de l'accessibilité et d'un gouvernement ouvert.

    • 5. Sondage auprès des utilisateurs de BAC
      Mme Smith accueille Renee Harden, directrice générale des communications. Mme Harden présente les résultats d'un sondage mené auprès des clients de BAC par le groupe Nanos Research entre 2015 et 2016. Mme Harden fait un survol des principales conclusions et du profil des utilisateurs de BAC, et présente des données touchant la satisfaction générale des clients par rapport à différents aspects des services de BAC.

      En réponse aux questions des membres, Mme Harden présente les conclusions touchant les visiteurs sur place, le type de ressources consultées dans les salles de consultation du 395 rue Wellington à Ottawa, et les normes de service pour les renseignements généraux. Le CCS discute également de l'utilité de mener des recherches sur l'opinion publique afin de joindre les communautés qui n'ont pas généralement recours aux services de bibliothèques et d'archives.

      Points à retenir :

      Les données du sondage touchant les services seront analysées plus avant et transmises aux membres.

      BAC communiquera avec les membres pour avoir leurs contributions en vue du prochain sondage auprès des utilisateurs.

    • 6. Dépôt légal
      Après une brève introduction par Mme Smith, Alison Bullock, directrice de l'Acquisition, et Pierre Gamache, directeur général de la Direction générale du patrimoine publié font une brève présentation sur le dépôt légal. Mme Bullock et M. Gamache font un compte rendu du rôle du dépôt légal à BAC comme outil de développement de la collection, ainsi que des procédures et des processus en soutien à l'intégration du contenu numérique.

      En réponse aux questions des membres, Mme Bullock et M. Gamache traitent de l'accès, des prêts interbibliothèques et de la conservation en ce qui a trait aux collections publiées de BAC.

      Les membres discutent de leur volonté d'avoir un meilleur accès numérique au matériel publié.

    • 7. Renouvellement des services au 395 Wellington
      Johanna Smith et Robert Grandmaître, directeur de la Division des services de référence, présentent les activités récentes menées pour recueillir les commentaires de clients qui sont des utilisateurs fréquents des services du 395 rue Wellington. Mme Smith fait également une mise au point auprès des membres quant à la stratégie de service, et souligne que l'ébauche sera présentée au prochain forum des partenaires (janvier 2017) avant d'être finalisée.

      M. Grandmaître passe en revue les récentes rénovations faites à l'édifice de BAC du 395 rue Wellington, à Ottawa, et souligne les répercussions positives sur les services qui en sont attendues.

      Pour faire suite à une brève mise au point sur les échanges continus avec la Bibliothèque publique d'Ottawa (BPO), et en réponse aux questions, Mme Smith offre un survol des résultats attendus de la collaboration possible avec la BPO pour le partage proposé d'un immeuble et les possibilités d'engagement.

    • 8. Plan en matière d'expositions
      Mme Smith et Karen Linauskas, directrice de la Division des expositions et du contenu en ligne, font un survol du programme d'expositions de BAC, y compris les objectifs et les stratégies du programme. Mme Smith passe en revue le calendrier des expositions prévues pour 2016-2021, en soulignant les prêts d'autres institutions et l'ajout de lieux d'exposition à Vancouver et Halifax découlant de nouvelles collaborations avec la Vancouver Public Library et le Quai 21.

    • 9. Stratégie Wikipedia
      Mme Smith accueille Amy Tector, gestionnaire du contenu en ligne et des services de droits d'auteur, afin qu'elle présente la stratégie Wikipédia de BAC. La présentation de Mme Tector offre un survol de la planification et fournit des exemples de la façon dont d'autres institutions utilisent Wikipedia. En réponse à des questions de membres, Mme Tector aborde les enjeux liés aux droits d'auteur, à l'utilisation équitable et aux données ouvertes liées.

      Points à retenir :

      Les données ouvertes liées seront abordées à une réunion ultérieure du CCS.

    • 10. Table ronde ouverte
      Mme Smith annonce qu'il est temps de passer à la discussion générale.

      Les membres font des commentaires positifs sur le format et la structure de la réunion ainsi que sur les renseignements fournis. Les membres font part de leur volonté d'en savoir plus sur les efforts de BAC pour appliquer des stratégies d'externalisation ouverte à la description de photos, et sur l'application possible de telles stratégies à la transcription. Il est également proposé que l'archivage de contenu Web fasse l'objet d'une future discussion.

      Les membres proposent d'explorer des formats différents pour les réunions du Comité, y compris le recours à Skype et à la vidéoconférence, ainsi que la possibilité d'avoir des réunions plus courtes, mais plus fréquentes.

    • 11. Récapitulation
      Mme Smith remercie les membres de leur participation et de leurs contributions à la discussion.

Réunion du 20 septembre 2016 à Ottawa

  • Ordre du jour, 20 septembre 2016

    L'heure

    Sujet

    Orateur

    13 h 00 – 13 h 05 Mot de bienvenue Johanna Smith
    13 h 05 – 13 h 10 Compte rendu de la réunion du 14 juin, 2016 Johanna Smith
    13 h 10 – 14 h 25 Stratégie des services de BAC Steven Artelle / Johanna Smith
    14 h 25 – 14 h 45 Pause  
    14 h 45 – 15 h 15

    Laboratoire de numérisation

    Melanie Brown
    15 h 15 – 16 h 00 Stratégie numérique de BAC Michael Corbett / Johanna Smith
    16 h 00 – 16 h 30 Table ronde ouvert Tous
    16 h 30 – 16 h 45 Synthèse / La prochaine réunion Johanna Smith
  • Résumé des discussions, 20 septembre 2016

    Présences : Anita Price (Association of Nova Scotia Museums); Greg Donaghy (Affaires mondiales Canada); Pam Wright (National Archives and Records Administration, États-Unis); Claire Séguin (Bibliothèque et Archives nationales du Québec); Tony Westenbroek (pour Elizabeth Thornely, Bibliothèque publique d'Ottawa); Brett Lougheed (Archives de l'université de Winnipeg); David Obee (expert en généalogie); Laura Madokoro (Département d'histoire et études classiques de l'Université McGill); Ry Moran (Centre national pour la vérité et réconciliation); Johanna Smith (Bibliothèque et Archives Canada, présidente); Marnie Burnham (Bibliothèque et Archives Canada); Steven Artelle (Bibliothèque et Archives Canada); Mélanie Brown (Bibliothèque et Archives Canada); Michael Corbett (Bibliothèque et Archives Canada); Jeneviève Blier (Bibliothèque et Archives Canada)

    Absences : Elizabeth Thornely (Bibliothèque publique d'Ottawa); Heather MacNeil (Faculté de l'information, université de Toronto); Ruth Dunley (Journée de l'histoire dans la capitale nationale); Susan Brown (Collaboratoire scientifique des écrits du Canada); Chantal Gagnon (Historica Canada); Ryan Shackleton (Know History)

    • 1. Examen du compte rendu de la réunion du 14 juin 2016
      Johanna Smith, directrice générale de la Direction générale des services au public de Bibliothèque et Archives Canada (BAC) souhaite la bienvenue à cette troisième réunion aux membres du Comité consultatif sur les services (CCS). Après avoir souligné les événements à venir à BAC, Mme Smith présente l'ordre du jour de l'après-midi. L'ordre du jour est adopté sans modifications.

      Mme Smith examine le compte rendu de la réunion du 14 juin 2016 du CCS. Les membres du CCS (les membres) adoptent le compte rendu sans modifications.

    • 2. Stratégie de service de Bibliothèque et Archives Canada
      Mme Smith présente Steven Artelle, analyste stratégique à BAC, qui donne un aperçu du document provisoire relatif à la stratégie sur les services pour 2016-2019. M. Artelle mentionne les initiatives actuelles, les documents organisationnels et les sondages antérieurs qui éclairent l'élaboration de la stratégie ainsi que les exercices prévus pour demander des commentaires. Ensuite, M. Artelle et Mme Smith passent en revue le contenu de la version préliminaire et demandent aux membres de commenter.

      Les membres font des observations et des recommandations pour les principales sections de la version préliminaire, en mettant surtout l'accent sur la vision du service, le mode de prestation des services, les types de clients à BAC, ainsi que les mesures et les résultats préliminaires. Les membres abordent aussi le sujet du rôle du concept plus large de fonction publique dans l'expression des valeurs relatives au service de BAC. En réponse à une question posée par un membre, Mme Smith parle de l'harmonisation des services offerts aux clients du gouvernement du Canada en respectant ces valeurs.

      Points à retenir :

      • Les membres transmettront les autres commentaires sur la version préliminaire d'ici le 30 septembre 2016.
      • BAC révisera la version préliminaire de la stratégie sur les services pour y inclure les commentaires des membres et entamer des consultations avec le personnel.
    • 3. Numéri-Lab de BAC
      Mme Smith présente Melanie Brown, gestionnaire, Initiatives et Partenariats de numérisation. Mme Brown donne aux membres un aperçu du nouveau laboratoire de numérisation de BAC et expose la planification en matière de numérisation collaborative au sein de cette nouvelle installation. Mme Brown examine le modèle opérationnel pour les projets de collaboration ainsi que les résultats attendus pour les participants et l'ensemble des clients de BAC. Elle mentionne que plus d'information sera fournie sur le site Web de BAC en novembre 2016 et que les premiers projets de numérisation commenceront au début de l'année 2017.

      En réponse à des questions des membres, Mme Brown parle des normes de balayage, des procédures élaborées pour régler la question de la gestion des droits et des différences entre le contenu créé par les usagers et les notices descriptives créées par les experts de BAC. Un membre fait remarquer que les préoccupations relatives à la qualité et à la fiabilité du contenu créé par les usagers diminuent au fur et à mesure que la numérisation collaborative devient plus courante. Les membres discutent ensuite du rôle du formulaire de demande de projet comme outil permettant de simplifier la planification et la gestion des projets. On signale de faire attention pour éviter que la demande constitue un obstacle possible en termes d'accès.

      Points à retenir : BAC distribuera l'ébauche du formulaire de demande aux membres pour obtenir leurs commentaires.

    • 4. Stratégie numérique de BAC
      Mme Smith présente Michael Corbett, directeur général, Innovation et Transformation numérique, et mentionne un changement récent à la structure organisationnelle de BAC, lequel a fait en sorte que sa direction générale est passée au Secteur des opérations. M. Corbett fait une présentation avec écran sur la stratégie numérique pour 2015 et les années subséquentes, et il donne un aperçu des principaux facteurs, des priorités clés et du modèle opérationnel éclairant la stratégie de BAC en matière de conservation numérique, de découverte et de rendement. Une discussion suit sur des questions comme les éléments de métadonnées, la vitesse de l'accès en ligne, l'accès à l'information et la reprographie.

      Points à retenir : BAC continuera à rendre le site Web de BAC plus efficient.

    • 5. Table ronde
      Mme Smith annonce qu'il est temps de passer à la discussion générale.

      Les membres sont reconnaissants de l'orientation positive dans l'ensemble des innovations de BAC. Ils demandent à voir l'organigramme le plus récent de BAC et encouragent BAC à faire part des détails concernant la structure et les moyens d'innovation des communautés élargies de gestion de l'information et du patrimoine. Les membres discutent ensuite des possibilités de collaboration et de sensibilisation pour la « communauté des codeurs ».

      Un membre souhaite en savoir plus sur les plans de BAC pour répondre aux appels à l'action de la Commission de vérité et réconciliation. Mme Smith passe en revue le travail en cours à BAC pour lancer une base de données comprenant entre autres des documents de la Commission royale sur les peuples autochtones.

      Un membre mentionne la possibilité de tirer parti de la collaboration pour établir un centre de généalogie collaborative dont l'expert est l'usager.

      Points à retenir : BAC transmettra les documents pertinents au CCS dès qu'ils sont disponibles.

    • 6. Prochaine réunion
      Mme Smith propose que la prochaine réunion du CCS soit fixée au 7 décembre 2016 et que, si possible, les membres se déplacent pour y assister en personne. Elle mentionne que BAC organise un sommet au 395 de la rue Wellington, les 5 et 6 décembre, sur la valeur des institutions culturelles dans un monde en évolution. Elle encourage les membres à harmoniser leurs plans de voyage de manière à pouvoir participer au sommet.

Réunion du 14 juin 2016 à Ottawa

  • Ordre du jour, 14 juin 2016

    L'heure

    Sujet

    Orateur

    13 h 00 – 13 h 05 Mot de bienvenue Johanna Smith
    13 h 05 – 13 h 10 Compte rendu de la réunion du 10 décembre, 2015 Johanna Smith
    13 h 10 – 13 h 30 Plan triennal de BAC Johanna Smith
    13 h 30 – 14 h 00 Mise à jour de la Direction générale des services au public : Points clés du Plan opérationnel 2016-2017 Johanna Smith
    14 h 00 – 14 h 15 Initiatives reliées aux services publics: Présence nationale de BAC Kristina Lillico
    14 h 15 – 14 h 30 Initiatives reliées aux services publics: Politiques d'accès de BAC Éric Lévesque
    14 h 30 – 14 h 45 Pause
    14 h 45 – 15 h 30 Stratégie des services de BAC Steven Artelle
    15 h 30 – 15 h 55 Table ronde ouvert Tous
    15 h 55 – 16 h 00 Synthèse Johanna Smith
  • Résumé des discussions, 14 juin 2016

    Présences : Anita Price (Association of Nova Scotia Museums); Greg Donaghy (Affaires mondiales Canada); Ryan Shackleton (Know History); Pam Wright (National Archives and Records Administration [NARA], É.-U.); Claire Séguin (Bibliothèque et Archives nationales de Québec); Brett Lougheed (Archives de l'Université de Winnipeg); David Obee (expert en généalogie); Ry Moran (Centre national pour la vérité et réconciliation); Johanna Smith (Bibliothèque et Archives Canada, présidente); Benjamin Ellis (Bibliothèque et Archives Canada); Steven Artelle (Bibliothèque et Archives Canada); Kristina Lillico (Bibliothèque et Archives Canada); Dara Price (Bibliothèque et Archives Canada); Jeneviève Blier (Bibliothèque et Archives Canada)

    Absences : Elizabeth Thornely (Bibliothèque publique d'Ottawa); Heather MacNeil (Faculté de l'information, Université de Toronto); Ruth Dunley (Journée de l'histoire dans la capitale nationale); Laura Madokoro (Département d'histoire et d'études classiques, Université McGill); Susan Brown (Le Collaboratoire scientifique des écrits du Canada); Chantal Gagnon (Historica Canada)

    • 1. Présentation
      Johanna Smith, directrice générale de la Direction générale des services au public de Bibliothèque et Archives Canada (BAC) souhaite la bienvenue à cette deuxième réunion aux membres du Comité consultatif sur les services (CCS). Mme Smith présente l'ordre du jour de l'après-midi. L'ordre du jour est adopté sans modification.

      Mme Smith revoit le procès-verbal de la réunion du 10 décembre 2015 du CCS. Le procès-verbal est adopté par les membres du CCS (les « membres ») sans modifications. Les membres prennent note que les mots « questions autochtones » pourraient être remplacés à l'avenir par « relations avec les peuples autochtones ».

    • 2. Le plan triennal de Bibliothèque et Archives Canada
      Mme Smith décrit les priorités et les engagements de BAC de 2016 à 2019 exposés dans son plan triennal publié récemment, y compris des exemples d'initiatives et de projets clés liés à chaque engagement.

      Une discussion s'ensuit. Les membres se déclarent satisfaits des initiatives récentes de BAC; ils soulignent les médias sociaux et les programmes publics comme exemples d'engagements positifs auprès du public. Les membres demandent plus de détails au sujet de la Stratégie nationale de numérisation du patrimoine documentaire. Mme Smith explique le contexte et les points principaux de la stratégie. Elle prend également note qu'elle enverrait d'autres renseignements aux membres (accessible en ligne). Les membres se renseignent au sujet de la possibilité que BAC finance des projets liés à la Stratégie. Mme Smith précise que diverses sources de financement seront explorées et cite les éventuels modèles de financement indiqués dans la Stratégie. Les membres s'enquièrent au sujet de la collaboration entre BAC et Canadiana.org ainsi que de la disponibilité du matériel numérique qui se trouve actuellement sur le site Web de Canadiana. Mme Smith explique que le matériel numérisé en collaboration avec Canadiana sera rendu accessible progressivement sur le site Web de BAC également, conformément aux modalités de la collaboration.

      Mme Smith fait également une démonstration de la nouvelle fonction de recherche d'image de BAC. Les membres approuvent le nouvel outil et font quelques recommandations aux fins d'amélioration, plus précisément de faciliter le repérage des modalités d'utilisation de chaque image. Mme Smith demande aux membres de fournir des exemples d'autres archives ou bibliothèques dotées d'outils de recherche exceptionnels que BAC pourrait envisager d'adopter, au moment où il se penche sur certains éléments de son site Web et de ses catalogues.

      Points à retenir : BAC enverra des documents aux membres concernant la Stratégie nationale de numérisation du patrimoine documentaire.

    • 3. Nouvelles de la Direction générale des services au public : points saillants du plan opérationnel de 2016-2017
      Mme Smith décrit les changements organisationnels qui ont eu lieu récemment au sein du Secteur des opérations de BAC et des effets positifs de ces changements sur la Direction générale des services au public. Elle explique que la Direction générale des services au public élaborerait son propre plan afin de s'harmoniser avec le plan triennal de BAC et qu'il serait communiqué aux membres.

      Mme Smith décrit les priorités clés de la Direction générale des services au public, y compris la mise sur pied d'un « laboratoire d'accès numérique de BAC », au 395, rue Wellington, à Ottawa, où BAC faciliterait les projets de numérisation et de métadonnées pratiques. Mme Smith donne également un aperçu des expositions et des projets de BAC à venir.

      Mme Smith explique la collaboration proposée entre BAC et la Bibliothèque publique d'Ottawa (BPO) pour un nouvel édifice partagé au centre-ville par la Bibliothèque centrale et BAC (pour remplacer les installations de services au public situés au 395, rue Wellington). Elle donne également aux membres des nouvelles sur l'avancement et les objectifs. Elle parle de la vision de BAC de devenir plus accessible en réduisant les obstacles auxquels les visiteurs se heurtent et en créant plus d'espaces ouverts pour accéder aux services. Mme Smith donne aux membres de l'information sur les consultations à venir et les invite à y participer.

      Une discussion suit. Les membres discutent du laboratoire d'accès numérique et constatent les réussites de modèles semblables ailleurs.

      La discussion porte principalement sur l'éventuel partenariat avec la BPO. Les membres suggèrent des modèles desquels s'inspirer, y compris le processus de consultation mené par la Bibliothèque publique de Halifax. Certains membres applaudissent l'idée, en constatant quelques-unes des difficultés liées à l'accès aux services rencontrées au 395, rue Wellington. Les membres évoquent aussi les éventuelles difficultés de tels partenariats en ce qui a trait à la gouvernance, au mandat et pour ce qui est de s'assurer que l'identité unique de chaque établissement est conservée. On discute de la façon dont les services de recherche seraient assurés dans un autre emplacement. Mme Smith explique que l'accès aux documents à un nouvel emplacement partagé conserverait les caractéristiques essentielles du modèle actuel au 395, rue Wellington, y compris les éléments concernant l'accès à des documents archivistiques restreints.

      Points à retenir : BAC fera appel aux membres au sujet du projet de BPO et sollicitera leurs suggestions à l'occasion de séances de consultation.

    • 4. L'initiative sur la présence nationale de BAC
      Kristina Lillico (directrice, Division Services régionaux et accès à l'information et protection des renseignements personnels à BAC) donne une présentation sur les changements qui ont lieu aux emplacements de services de BAC à l'extérieur de la région de la capitale nationale. Mme Lillico explique le contexte historique des changements et l'avancement en ce qui a trait aux plans de réinstallation et d'offre de nouveaux services à Vancouver, à Winnipeg et à Halifax. Elle mentionne qu'actuellement les efforts se concentrent sur Vancouver et Halifax. À Halifax, BAC a signé un protocole d'entente avec le Musée canadien de l'immigration du Quai 21 et offrira des services publics élargis dans l'enceinte du musée à compter de janvier 2017. À Vancouver, BAC devrait conclure sous peu un arrangement semblable avec un partenaire dans un endroit central et recherché. Mme Lillico explique les services qui seraient offerts à ces endroits.

      Points à retenir : BAC informera les membres des modifications apportées aux services publics offerts à Vancouver, à Winnipeg et à Halifax.

    • 5. Politique d'accès de BAC
      Éric Lévesque (conseiller principal en politiques de BAC) présente les divers outils et politiques axés sur l'accès de BAC. Il explique le contexte législatif des politiques d'accès de BAC et les quatre principes sur lesquels repose l'élaboration de politiques, soit le repérage, la disponibilité, l'accessibilité et la collaboration.

      Monsieur Lévesque explique les travaux en cours menés dans le cadre de l'élaboration de deux politiques particulières de BAC, qui sont liées à l'accessibilité pour les personnes ayant des déficiences perceptuelles et aux normes concernant les langues officielles.

      Une discussion s'ensuit. Les membres donnent des exemples provenant de l'étranger dans lesquels la production participative est utilisée comme moyen de soutenir l'accessibilité par l'entremise de services de transcription et de traduction. Mme Smith fait remarquer qu'une norme de base est codifiée dans les politiques de BAC et que la production participative pourrait être un moyen d'améliorer les normes.

      Points à retenir : Les observations des membres concernant ses politiques d'accès sont bien reçues par BAC.

    • 6. Stratégie de BAC en matière de services
      Steven Artelle (analyste stratégique, Direction générale des services au public) donne une présentation concernant l'élaboration d'une nouvelle stratégie de service pour BAC. Il explique que la stratégie sera harmonisée au plan triennal de BAC et à d'autres initiatives majeures, notamment le projet de présence nationale, et une possible collaboration avec la Bibliothèque publique d'Ottawa. L'objectif de la stratégie sera de repositionner les services de BAC de façon à ce que BAC puisse joindre proactivement un plus grand nombre de Canadiens, simplifier et réduire les obstacles à l'accès et le faire d'une façon novatrice et dans un esprit de collaboration. Il mentionne que la stratégie finale sera terminée et accessible au public d'ici l'automne 2016.

      M. Artelle décrit les différentes méthodes utilisées par BAC pour mettre au point la stratégie, notamment un sondage auprès des clients, une consultation auprès des employés de BAC et une autre auprès des intervenants externes. Il donne un aperçu des consultations menées jusqu'à maintenant et invite les membres à faire part de leurs idées.

      Madame Smith explique que la stratégie reflète l'engagement renouvelé de BAC envers les services offerts au public et souligne que BAC continuera à mettre l'accent sur la numérisation et l'accès numérique ainsi que sur l'excellence du service en personne dans ses établissements publics au Canada et sur d'autres réseaux.

      Une discussion s'ensuit. Les membres soulignent l'importance de la qualité du service à la clientèle, quel que soit le réseau utilisé. Ils notent que le service doit être ouvert, souple et amical. Les membres font aussi remarquer que les commodités locales sont importantes pour les chercheurs qui passent souvent plusieurs jours à BAC; ils mentionnent tout particulièrement l'absence de cafétéria au 395, rue Wellington.

      Les membres suggèrent que BAC diversifie ses activités géographiquement et interagisse avec les Canadiens à l'extérieur d'Ottawa. Cela pourrait être fait dans le cadre d'expositions, mais aussi d'acquisitions ciblées, d'événements célébrant l'histoire et axés sur une narration, et sur des initiatives de production participative sur le terrain.

      Les membres notent que le renouvellement des services doit être en harmonie avec les autres activités d'accès, notamment avec l'élaboration d'aides à la recherche, le processus d'acquisition et d'autres fonctions de BAC en amont pour faciliter l'accès.

      Points à retenir : Les idées des membres concernant les stratégies particulières ou les idées générales des membres concernant la stratégie de service de BAC sont bien reçues.

    • 7. Table ronde
      Mme Smith annonce qu'il est temps de passer à la discussion générale.

      Les membres expriment leur satisfaction quant à l'orientation prise par BAC en matière de services, d'accès et d'engagement.

      Dans le contexte de l'initiative sur la présence nationale de BAC, les membres expliquent des approches similaires aux bureaux régionaux. Mme Lillico dit qu'elle fera le suivi sur ces approches afin d'en apprendre plus sur les activités menées en région.

      Les membres expriment leur souhait de voir une fonction sur le profil d'utilisateur à l'intention des clients de BAC. Mme Smith mentionne qu'un projet est en cours (et porte provisoirement le nom de « MaBAC »), et qu'elle mettra cette initiative à l'ordre du jour des prochaines réunions.

      Les membres expriment leur intérêt pour les développements survenus à Vancouver et Mme Smith promet de les garder informés. Les membres soulignent aussi l'importante de sensibiliser la population à BAC et à ses possessions sur le Web, tout particulièrement dans les régions à l'extérieur d'Ottawa.

      Les membres suggèrent que BAC tiennent des séances informelles pour les clients au 395, rue Wellington afin de discuter des projets, des initiatives et des services en général de BAC. Mme Smith trouve l'idée intéressante.

      Benjamin Ellis (analyste stratégique, Direction générale des services au public) présente des suggestions pour l'ordre du jour des prochaines réunions et invite les membres à soumettre les idées qu'ils voudraient voir abordées lors des prochaines réunions du CCS.

      Points à retenir :

      • BAC étudie l'idée de tenir des séances informelles pour les utilisateurs au 395, rue Wellington.

      • BAC fera circuler l'ordre du jour des prochaines réunions et demandera si des points doivent être ajoutés.
      • BAC organisera la prochaine réunion du CCS à la fin de l'été ou au début de l'automne 2016.

Réunion du 10 décembre 2015 à Ottawa

  • Ordre du jour, 10 décembre 2015

    L'heure

    Sujet

    Orateur

    8 h 30 - 9 h Café et réseautage
    9 h – 9 h 30 Mot de bienvenue et examen du mandat Johanna Smith
    9 h 30 – 10 h Présentation des membres du groupe Tous les participants
    10 h – 10 h 45 Aperçu des services de BAC Johanna Smith
    10 h 45 – 11 h Pause
    11 h – midi Plans et priorités en matière de numérisation Melanie Brown
    Alison Bullock
    Roxane Lafrenière
    midi – 13 h 30 Dîner
    13 h 30 – 14 h 30 Plans et priorités en matière d'expositions Alison Bullock
    Carolyn Cook
    Madeleine Trudeau
    14 h 30 – 14 h 45 Pause
    14 h 45 – 15 h 45 Renouvellement d'AMICUS Diane Beattie
    Merideth Fletcher
    15 h 45 Synthèse et remerciements
  • Résumé des discussions, 10 décembre 2015

    Présences : Anita Price (Association des musées de la Nouvelle-Écosse); Elizabeth Thornely (Bibliothèque publique d'Ottawa); Ry Moran (Centre national pour la vérité et la réconciliation); Heather MacNeil (Faculté d'information, Université de Toronto); Ruth Dunley (Journée de l'histoire dans la capitale nationale); Ryan Shackleton (Know History); Laura Madokoro (département d'Histoire et d'études classiques, Université McGill); David Obee (spécialiste en généalogie); Susan Brown (Le Collaboratoire scientifique des écrits du Canada); Brett Lougheed (Archives de l'Université de Winnipeg); Pam Wright (National Archives and Records Administration, États-Unis); Johanna Smith (Bibliothèque et Archives Canada); Amy Tector (Bibliothèque et Archives Canada)

    Absences : Greg Donaghy (Affaires mondiales Canada); Chantal Gagnon (Historica Canada); Claire Séguin (Bibliothèque et Archives nationales du Québec)

    • 1. Introduction
      Madame Johanna Smith, directrice générale des Services public de Bibliothèque et Archives Canada (BAC) a souhaité la bienvenue à cette première réunion aux membres du comité consultatif sur les services (GCS). Ce comité est le premier d'un groupe de trois comités constitués pour fournir à BAC des points de vue indépendants sur les principaux volets de son mandat. Les deux autres comités, qui seront en place dès 2016, se pencheront sur les acquisitions et les programmes publics.

      Les membres examinent et approuvent le mandat du GCS.

    • 2. Aperçu des services de BAC
      Mme Smith a offert un aperçu des services de BAC, a détaillé les priorités actuelles et la structure organisationnelle de l'institution. Elle a également précisé les principales caractéristiques des services publics et spécialisés et les plans pour l'avenir.

      Une discussion a suivi. Les participants ont souligné le besoin de se doter de nouvelles approches novatrices pour attirer les utilisateurs, diffuser l'information et maximiser la prestation des services. Johanna Smith a expliqué les initiatives actuellement entreprises par BAC en vue d'accroître sa portée et de redéfinir son modèle de services. Les participants ont souligné l'importance de ne pas tenir compte uniquement des clients et des intervenants traditionnels.

      Mme Smith a donné des précisions sur l'état actuel des demandes de référence et d'accès à l'information et de protection des renseignements personnels (AIPRP). Elle a indiqué que BAC est parvenu à respecter les normes de service en vigueur pour les demandes de référence. L'objectif de BAC est d'éliminer le retard accumulé dans le traitement des demandes d'AIPRP et de répondre à toutes les demandes dans un délai de 30 jours.

      Les participants se sont entretenus des défis liés au droit d'auteur et à la confidentialité à l'ère du numérique et de la façon dont BAC peut trouver un équilibre entre l'accès à l'information et la protection des renseignements personnels, tant pour les documents publiés que pour les documents d'archives.

      Ils ont discuté de l'importance de concevoir des outils de référence et de donner accès aux outils existants. Ces outils comprennent les instruments de recherche numériques et les diverses données destinés aux chercheurs. Les participants ont fait ressortir le rôle de BAC dans l'élaboration d'un programme de recherche national grâce à l'utilisation d'outils de ce type. Johanna Smith précise que BAC fixe ses priorités en matière de numérisation en fonction des tendances en référence et des conseils fournis par les archivistes responsables des collections. Elle a indiqué également que BAC est en train d'étudier des options visant à faire appel à l'externalisation publique et à augmenter la contribution du milieu universitaire. Elle a souligné l'engagement et la participation actuelle de BAC aux projets sur les données ouvertes et le gouvernement ouvert.

      Points à retenir : BAC fera l'examen des recommandations et offrira un suivi aux membres sur les solutions préconisées et la collaboration éventuelle au sujet des éléments abordés.

    • 3. Plans et priorités en matière de numérisation
      Madame Melanie Brown, gestionnaire des Partenariats sur la numérisation et Madame Roxanne Lafrenière, directrice des Services de numérisation de BAC ont présenté les plans et les priorités de BAC en matière de numérisation. Elles ont souligné le contexte et les priorités stratégiques s'appliquant aux projets de numérisation et aux partenariats de BAC, ainsi que les facteurs liés à la gouvernance et les considérations des intervenants. Mmes Brown et Lafrenière ont également fait part du récent sondage de BAC sur la convivialité du site Web.

      Les participants ont demandé des précisions sur la portée du sondage et la méthodologie utilisée. Mmes Brown et Lafrenière ont expliqué que ce sondage était d'envergure modeste et qu'il visait à donner une idée générale de l'intérêt et du niveau de satisfaction des utilisateurs. Les nuances comme les profils des clients et l'usage spécialisé n'ont pas été analysées.

      Les participants ont invité BAC à étudier les comparaisons internationales pour connaître les éventuels modèles de numérisation en vigueur, en Australie et au Royaume-Uni notamment, ainsi que ceux employés dans le milieu universitaire afin de profiter des occasions possibles de partenariats.

      Mmes Brown et Lafrenière ont expliqué les défis associés aux partenariats externes en matière de numérisation, notamment en ce qui concerne l'exhaustivité du processus.

      BAC a également annoncé son intention de continuer à améliorer la convivialité de son site Web et de constituer un groupe interne de gouvernance qui se consacrera au contenu en ligne.

      Points à retenir : BAC fera un suivi avec les membres individuels et les organisations externes au sujet des partenariats, processus, normes et outils de numérisation éventuels.

    • 4. Plans et priorités concernant les expositions
      Madame Alison Bullock, directrice des Expositions et du contenu en ligne à BAC et Mme Smith ont présenté les plans et les priorités concernant les expositions, en s'attardant à l'approche de BAC relative aux événements publics et aux expositions et en faisant ressortir les projets et les initiatives en cours.

      Les membres ont fait part de leur appui aux initiatives de collaboration de BAC et ont invité l'institution à explorer d'autres possibilités pour conclure des ententes de partenariats pour les expositions et les événements. Ils ont aussi souligné l'importance de miser sur l'espace accessible pour attirer de nouveaux utilisateurs et de s'engager auprès de la population canadienne. Les membres ont suggéré d'offrir une programmation publique et précisé qu'il est essentiel que les thèmes historiques et les récits soient de nature inclusive et tiennent compte des points de vue culturels et des régions géographiques.

      BAC a indiqué que les expositions et les événements sont également proposés sur les plates-formes numériques, ce qui favorise la distribution du contenu et l'engagement d'un bout à l'autre du pays.

      Points à retenir : BAC fera un suivi auprès des membres au sujet des possibilités de collaboration pour les expositions.

    • 5. Renouvellement d'AMICUS
      Madame Diane Beattie, directrice de la Description et Meredith Fletcher, gestionnaire de l'Échange des métadonnées à BAC ont fait une présentation sur le remplacement du catalogue de BAC, AMICUS, par un nouveau système faisant partie du Online Computer Library Centre (OCLC). La présentation a mis l'accent sur la portée et le calendrier du projet, et a précisé le plan de consultation.

      Les participants se sont interrogés au sujet des coûts éventuels du remplacement. BAC a indiqué qu'il y aura des coûts et que des options seront étudiées afin de trouver un moyen d'absorber les frais pour les plus petites institutions.

      Les participants ont également voulu connaître les répercussions du projet sur les utilisateurs. BAC a précisé qu'OCLC s'est montré très réceptif à ses besoins et que l'expérience des utilisateurs devrait être améliorée.

      Certains participants ont exprimé leurs préoccupations au sujet de la protection des renseignements personnels des utilisateurs et de la propriété intellectuelle. Les visiteurs ne seront pas tenus de s'inscrire à moins qu'ils prévoient de consulter ou d'emprunter des documents appartenant à BAC. Tous les renseignements concernant les clients seront conservés au Canada et assujettis à des restrictions d'accès adéquates.

      BAC a fourni de l'information générale sur la nature du contrat avec OCLC.

    • 6. Conclusion
      Mme Smith a ouvert une période de questions et de commentaires.

      Des questions ont été soulevées au sujet de la participation de BAC à l'initiative de gouvernement ouvert du gouvernement du Canada. Mme Smith a précisé que BAC est un acteur clé de l'initiative, laquelle est dirigée par le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada. BAC a conçu un nouveau document intitulé Politique pour rendre la collection disponible et l'institution permet désormais l'accès à des millions de pages de dossiers par l'intermédiaire du processus d'examen en bloc.

      Un participant a demandé s'il est possible que BAC obtienne du financement supplémentaire. Mme Smith a répondu que le GCS a été constitué afin d'explorer les « grandes idées » rentables susceptibles de bénéficier d'un financement à l'avenir, y compris les idées liées au gouvernement ouvert, aux questions touchant les peuples autochtones et au programme national de numérisation.

      BAC est invité à assumer un rôle de leader en ce qui concerne les questions de droit d'auteur. Mme Smith a indiqué que BAC fournira de l'information sur les changements apportés à la Loi sur le droit d'auteur et que l'institution s'est engagée à contribuer largement aux tâches sur les droits d'auteur entreprises par le ministère du Patrimoine canadien.

      Mme Smith a remercié les membres du comité pour leurs contributions à ces intéressantes discussions et réitère l'engagement de BAC de tenir compte des différents points de vue qui ont été exprimés.

      Points à retenir : BAC examinera les outils à sa disposition afin de soutenir l'échange en ligne parmi les membres du comité. BAC organisera la prochaine rencontre du GCS qui se tiendra au printemps 2016.

Coordonnées

Pour toute question, commentaire ou si vous désirez obtenir l'un des documents présentés lors d'une réunion, veuillez nous écrire à : bac.bureaucesmaoperations-cooofficeadmoperations.lac@canada.ca.

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