Comité consultatif sur les acquisitions

Comité consultatif sur les acquisitions

Mandat

Le comité consultatif sur les acquisitions a pour mandat de fournir des conseils et des recommandations sur les politiques, les stratégies, les orientations, les plans et les outils et les acquisitions particulières, en tenant compte du mandat de Bibliothèque et Archives Canada (BAC) et de sa clientèle principale.

Membres

Les membres du comité représentent diverses perspectives de partout au Canada, provenant des milieux des archives, des bibliothèques, des musées, de l'enseignement, du gouvernement du Canada, de l'histoire et de l'histoire de l'art.

Trois membres d'office proviennent de BAC : les directeurs généraux responsables des archives privées, des documents gouvernementaux et du patrimoine publié.

Le comité est présidé par le chef de l'exploitation de BAC.

  • Catherine Arseneau : Beaton Institute
  • Gwen Bird : Université Simon-Fraser
  • Tim Cook : Musée canadien de la guerre
  • Michèle Dagenais : Université de Montréal
  • Victoria Dickenson : Bénévole
  • Anne Dondertman : Université de Toronto
  • Robin Jarvis Brownlie : Université du Manitoba
  • Michel Lalonde : Université d'Ottawa
  • Michel Lessard : Agriculture and Agroalimentaire Canada
  • Ian Milligan : Université de Waterloo
  • Marianne Scott : Amis de Bibliothèque et Archives Canada

Membres d'office

  • Pierre Gamache : Bibliothèque et Archives Canada
  • Chantal Marin-Comeau : Bibliothèque et Archives Canada
  • Robert McIntosh : Bibliothèque et Archives Canada

Président

  • Normand Charbonneau : Bibliothèque et Archives Canada

Réunions

Le comité se réunit au plus quatre fois par année, dont une fois en personne.

Réunion du 13 janvier 2016 à Ottawa

  • Ordre du jour, 13 janvier 2016

    8 h 45 – 9 h​

    Accueil

    9 h – 9 h 20

    Introduction et mandat du comité

    • Normand Charbonneau
      Chef de l'exploitation

    9 h 20 – 9 h 40​

    Présentations

    • Tous les participants

    9 h 40 – 10 h 30

    ​Champs d'acquisition de BAC

    • Pierre Gamache
      Directeur général, Intégration des opérations
    • Chantal Marin-Comeau
      Directeur général, Évaluation et acquisitions
    • Robert McIntosh
      Directeur général, Équipe spéciale sur les documents gouvernementaux

    10 h 30 – 10 h 45

    Pause​

    ​10 h 45 – 11 h 20

    ​Cadre de politique d'évaluation et d'acquisition

    • Lucie Séguin
      Directrice générale, Recherche stratégique et politiques
    • Dara Price
      Directrice, Avis et politiques stratégiques​

    11 h 20 – midi

    Orientation d'acquisition pour les archives privées

    • Antonio Lechasseur
      Directeur, Culture et société

    ​midi – 13 h 30

    Dîner​

    ​13 h 30 – 14 h 15

    Documenter le Web

    • Tom Smyth
      Gestionnaire, Capacité numérique

    ​14 h 15 – 15 h

    Documents politiques et de gouvernance

    • Elizabeth Mongrain
      Gestionnaire, Affaires politiques et de gouvernance

    15 h – 15 h 15

    Pause

    15 h 15 – 16 h

    Programme de réévaluation des documents gouvernementaux

    • Tina Lloyd
      Gestionnaire de projet Réévaluation

    16 h – 16 h 30

    Conclusion et prochaines étapes

    • Normand Charbonneau
  • Résumé des discussions, 13 janvier 2016

    Présences : Tous les membres du comité ont assisté à cette première réunion.

    • 1. Présentations
      Monsieur Normand Charbonneau, sous-ministre adjoint et chef de l'exploitation de Bibliothèque et Archives Canada (BAC) a souhaité la bienvenue à cette première réunion aux membres du comité consultatif sur les acquisitions (CCA). Ce comité est le deuxième d'un groupe de trois comités constitués pour fournir à BAC des points de vue indépendants sur les principaux volets de son mandat. L'un de ces comités se penche sur les services (première réunion tenue en décembre 2015), un autre sur les acquisitions et un troisième, qui sera créé au cours de l'année 2016, se consacrera aux programmes publics.

      Monsieur Charbonneau a rappelé que même si les membres siègent à ce comité à titre personnel, ils sont invités à partager la documentation avec leurs collègues et avec leurs associations professionnelles.

    • 2. Acquisition par BAC de documents du patrimoine de l'édition
      Monsieur Pierre Gamache, directeur général de l'Intégration des opérations, a fait une présentation sur l'acquisition de documents du patrimoine de l'édition. Les membres ont été particulièrement intéressés par l'application de la réglementation sur le dépôt légal aux contenus en ligne. Ils ont invité BAC à envisager d'étendre la portée de son programme de thèses.

    • 3. Acquisitions par BAC d'archives privées
      Madame Chantal Marin-Comeau, directrice générale de l'Évaluation et des acquisitions, a fait une présentation sur l'acquisition d'archives privées. Les membres ont soulevé les enjeux communs de format et de lisibilité de ces acquisitions et de la nécessité de trouver des solutions novatrices pour les régler. Ils ont également rappelé l'importance de la collaboration avec les donateurs avant le transfert des documents. Les membres ont demandé des précisions sur la collaboration de BAC avec d'autres archives et avec la Conférence des archivistes national, provinciaux et territoriaux, de même que sur le concept d'importance nationale. Madame Marin-Comeau a fourni des précisions additionnelles sur le projet avec les organismes membres de la Conférence en vue de l'élaboration de lignes directrices sur le choix du dépôt le plus approprié pour les archives. Les membres du comité ont été particulièrement intéressés par les archives ayant trait aux Premières Nations comme centre d'intérêt et pour la poursuite d'initiatives en archives de l'histoire orale à l'échelle nationale.

    • 4. Acquisitions par BAC d'archives gouvernementales
      Monsieur Robert McIntosh, directeur général des Documents gouvernementaux, a expliqué comment s'effectue l'acquisition des archives gouvernementales. Les membres ont manifesté leur intérêt pour le contexte particulier dans lequel BAC fait l'acquisition de dossiers gouvernementaux et ils ont souligné l'importance d'une vision d'ensemble du cycle de vie de l'information dans le cadre gouvernemental. Monsieur McIntosh a rappelé l'importance de BAC dans contexte du gouvernement du Canada et son rôle dans les initiatives liées au gouvernement ouvert.

    • 5. Cadre de politique d'évaluation et d'acquisition
      Madame Lucie Séguin, directrice générale de Recherche stratégique et politiques et madame Dara Price, directrice d'Avis et politiques stratégiques, ont exposé les principes et les éléments clés du Cadre de politique sur l'évaluation et l'acquisition révisé. Les membres ont demandé comment BAC compte collaborer avec les autres institutions de mémoire. Les présentatrices ont précisé que ce type de collaboration entre professionnels a déjà cours lorsque BAC reçoit une offre de don, que ce soit par consultation téléphonique, référence, examen de solutions alternatives pour l'accès, etc. Les membres ont demandé des explications sur le concept de complémentarité des collections. Ils ont discuté des possibilités offertes par les archives numériques, par exemple pour l'adoption de méthodes novatrices en matière d'indexation et de renvois croisés. BAC a réitéré son engagement à collaborer avec d'autres organismes, notamment à des fins d'acquisition.

      Le comité a examiné le concept d'intérêt national, de concert avec l'intérêt régional de certains dossiers du gouvernement fédéral. Les membres ont discuté également de l'importance de maintenir un équilibre entre les désirs des donateurs d'archives et ceux des utilisateurs d'archives. Le comité a recommandé que la notion de capacité soit une considération non un principe, et que la notion d'accès soit incluse dans le cadre.

      Mesure de suivi : BAC accepte les recommandations du comité et modifiera le Cadre de politique en conséquence.

    • 6. Orientation d'acquisition
      Les membres du comité ont posé des questions sur la division des secteurs d'acquisition et sur l'importance relative de certaines facettes de la société canadienne, de même que sur la place des Premières Nations dans le modèle. La discussion a porté sur la contemporanéité du modèle et sur les risques de biais politique. Les membres ont également demandé comment les demandes des utilisateurs étaient prises en compte et quelle était l'approche de BAC quant à la sollicitation de dons. Les membres du comité ont recommandé que l'Orientation d'acquisition tienne compte des médias sociaux et que BAC renomme l'Orientation d'acquisition « Stratégie d'acquisition ».

      Mesure de suivi : BAC convient de réviser l'Orientation d'acquisition en fonction de la discussion.

    • 7. Archivage du Web
      Les membres du comité ont demandé si et comment BAC compte documenter l'ensemble du domaine Web canadien et comment seraient gérées les questions d'accès et de droits d'auteur dans ce cas. Ils ont également exprimé leur curiosité au sujet de la manière dont BAC documente la perception sur le Canada à l'étranger et ils ont incité BAC à collaborer aux initiatives universitaires dans le but de réduire le dédoublement des efforts. Ils ont également discuté de l'obsolescence technologique, de la disparition des sites Web, des occasions d'améliorer la présentation des sites Web archivés et de la fréquence de collecte des sites Web. Le comité appuie la collecte du contenu en ligne produits par des auteurs autochtones, de sections des commentaires dans les journaux et de gazouillis relatifs aux événements importants.

    • 8. Archives politiques
      Le comité souhaite que BAC soit aussi proactif que possible dans son travail de préservation des archives politiques avec le Cabinet et la haute fonction publique. Ils ont posé des questions sur les critères appliqués pour le service de dépôt offert aux politiciens et sur les liens entre les dossiers de la Chambre des communes et les archives politiques.

    • 9. Programme de réévaluation
      Les membres du comité ont proposé diverses façons d'éviter les écueils que peut susciter la réévaluation. Ils ont discuté de la possibilité de transférer les dossiers d'intérêt régional chez des partenaires à l'extérieur de la région de la capitale nationale et de l'application des techniques d'échantillonnage et des besoins de la recherche comme critères de réévaluation. Ils ont suggéré à BAC d'examiner la possibilité de recourir à des citoyens ou à des fonctionnaires à la retraite pour participer à l'examen des archives. Le comité conclut que BAC n'a peut-être pas l'obligation d'informer ses partenaires lorsqu'il procède à la réévaluation de ses collections, mais qu'il doit tenir compte de potentielles réactions négatives à la suite de cette activité.

    • 10. Conclusion
      Dans un dernier tour de table, les membres du comité ont fait part de leur appréciation de cette première réunion et des sujets abordés. Ils ont insisté sur la nécessité d'une transparence accrue dans les relations de BAC avec ses partenaires et ses utilisateurs.

      Monsieur Charbonneau a remercié les membres du comité pour leurs contributions à ces intéressantes discussions et a réitéré l'engagement de BAC de tenir compte des différents points de vue qui ont été exprimés.

Réunions des 21 et 22 juin 2016 à Ottawa

  • Ordre du jour, 21 juin 2016

    13 h 15 – 13 h 30

    Accueil

    13 h 30 – 13 h 50

    Mot de bienvenue

    • Normand Charbonneau
      Chef de l'exploitation

    13 h 50 – 14 h 50

    Suivis et mises à jour de la dernière réunion

    • Dara Price
      Directrice, Avis et politiques stratégiques
    • Antonio Lechasseur
      Directeur, Division de la Société et de la culture
    • Tom Smyth
      Gestionnaire, Capacité numérique
    • Elizabeth Mongrain
      Gestionnaire, Affaires politiques et de gouvernance
    • Tina Lloyd
      Gestionnaire, projet de réévaluation

    14 h 50 – 15 h 05

    ​Compte rendu de la Conférence des archivistes national, provinciaux et territoriaux (CANPT)

    • Chantal Marin-Comeau
      Directrice générale, Archives privées
    • Marissa Paron
      Agente principale de projet

    15 h 05 – 16 h 05

    Relations avec les donateurs d'archives privées

    • Chantal Marin-Comeau
      Directrice générale, Archives privées
    • Mireille Miniggio
      Directrice, Division Science, gouvernance et politique

    ​16 h 05 – 16 h 20

    ​Pause

    16 h 20 – 17 h 20

    Acquisition des documents numériques du gouvernement du Canada

    • Robert McIntosh
      Directeur général, Documents gouvernementaux
    • Kathryn Lagrandeur
      Directrice, Division des Initiatives gouvernementales en tenue de documents

    ​17 h 20 – 17 h 45

    Tour de table

    • Tous
  • Ordre du jour, 22 juin 2016

    8 h 45 – 9 h

    Accueil

    9 h – 10 h

    Documenter l'expérience des militaires après la Deuxième Guerre mondiale

    • Robert McIntosh
      Directeur général, Documents gouvernementaux
    • Marcelle Cinq-Mars
      Archiviste principale des affaires militaires

    10 h – 10 h 45

    Programme d'histoire orale à BAC

    • Chantal Marin-Comeau
      Directrice générale, Archives privées
    • Caroline Forcier-Holloway
      Archiviste

    10 h 45 – 11 h

    ​Pause

    11 h – 11 h 45

    Révision du Règlement sur le dépôt légal de publications

    • Pierre Gamache
      Directeur général, Patrimoine publié
    • Alison Bullock
      Directrice, Division des acquisitions

    ​11 h 45 – 12 h 30

    ​Mots de clôture et prochaine réunion

    • Normand Charbonneau
      Chef de l'exploitation

    12 h 30 – 13 h 30

    Dîner

    ​13 h 30 – 15 h 30

    Visite du Centre de préservation de Gatineau

  • Résumé des discussions, 21 et 22 juin 2016

    Présences : Tous les membres du comité ont assisté à cette réunion.

    • 1. Mot de bienvenue (N. Charbonneau)
      N. Charbonneau souhaite la bienvenue aux membres du comité et les remercie pour leur participation. Il indique que leurs commentaires de la dernière rencontre ont été examinés et invite le personnel de Bibliothèque et Archives Canada (BAC) à fournir des mises à jour sur les points de la réunion inaugurale du 13 janvier 2016.

    • 2. Suivis et mises à jour de la réunion du 13 janvier 2016
      • Cadre de politique d'évaluation et d'acquisition (D. Price)

        Le Cadre de politique d'évaluation et d'acquisition a été approuvé et est disponible en ligne. D. Price précise que les commentaires reçus lors de la réunion inaugurale du 13 janvier 2016 ont été examinés par le Groupe de travail du Cadre de politique d'évaluation et d'acquisition et que la plupart des recommandations du comité ont été incorporées. Ainsi, l'aspect international des activités de BAC a été ajouté à l'ensemble de la section « Principes » et les notions d'expertise et de normes ont été ajoutées à la sous-section « Expertise professionnelle ». De plus, l'idée selon laquelle la pérennité et les ressources sont des facteurs majeurs dans l'évaluation du patrimoine documentaire d'importance nationale a été supprimée. Enfin, la notion selon laquelle les besoins des usagers doivent être considérés dès le début du processus d'évaluation et d'acquisition des archives a été ajoutée.

      • 2.2 Stratégie d'acquisition (A. Lechasseur)

        La Stratégie d'acquisition de Bibliothèque et Archives Canada 2016-2019 a été finalisée et est disponible sur le site Web de BAC. Elle s'étend sur trois ans au lieu de cinq. Le nombre d'années sera à nouveau révisé en 2018-2019. La Stratégie d'acquisition précise comment BAC, en collaboration avec les partenaires nationaux et internationaux, entend cibler son travail d'évaluation et d'acquisition du patrimoine de l'édition, des documents du gouvernement du Canada et des archives privées. Les acquisitions de BAC visent à documenter cinq grandes dimensions de la vie canadienne, qui sont le Canada sur la scène internationale, la politique et la gouvernance, l'économie, la société et la culture. Les cibles spécifiques d'acquisition sont les peuples autochtones, la diversité régionale du pays, la diversité culturelle, la culture francophone, les minorités et les questions reliées aux genres.

        Le comité fait part de ses préoccupations concernant les bibliothèques fédérales et, plus particulièrement, les bibliothèques fédérales scientifiques. BAC collabore avec les ministères en vue de liquider les bibliothèques ministérielles fédérales, tandis que le Conseil national de recherches s'occupe plus spécifiquement des bibliothèques fédérales scientifiques. Le comité suggère d'ajouter ce point à la Stratégie d'acquisition. Le comité propose également la tenue de consultations plus formelles au sujet des six stratégies d'acquisition, comme par exemple la culture francophone.

        Mesures de suivi :

        • Ajouter à la Stratégie d'acquisition une déclaration concernant les bibliothèques fédérales et, plus particulièrement, les bibliothèques fédérales scientifiques.
        • Organiser des consultations formelles sur les six stratégies d'acquisition.
      • 2.3 Archivage Web (T. Smyth)

        Le lancement officiel du site Archives du Web du gouvernement du Canada a eu lieu en décembre 2015. Éventuellement, le site inclura les notices d'autorité des institutions du gouvernement du Canada. Les sujets récemment archivés incluent l'incendie de Fort McMurray, le 150e anniversaire de la Confédération et les jeux olympiques d'été de Rio. BAC supporte l'initiative de renouvellement du Web du gouvernement du Canada et travaille étroitement avec le Secrétariat du Conseil du Trésor pour s'assurer de la qualité des pratiques et des approches pour les sites Web du gouvernement du Canada.

        Le comité demande d'où proviennent les lignes directrices pour l'acquisition du contenu Web. Pour l'instant, ce sont les professionnels de BAC qui acquièrent ces archives, en se basant sur les théories de la cueillette du Web. Le comité affirme que les chercheurs voudraient que le domaine gc.ca soit archivé en totalité. LAC cherche à collaborer avec des partenaires pour relever les défis technologiques. Par exemple, certains éléments du Web ne peuvent pas être recueillis, comme le contenu dynamique, le contenu Flash, les plates-formes de diffusion comme You Tube, etc. Toutefois, certains problèmes se règleront grâce à la standardisation lors de l'élaboration des sites Web.

        Le comité recommande la cueillette d'un échantillon représentatif des points de vue sur les sujets importants, comme l'Enquête nationale sur les femmes et les filles autochtones disparues et assassinées.

      • 2.4 Archives politiques et de gouvernance (É. Mongrain)

        É. Mongrain effectue une présentation sur l'acquisition des archives politiques privées après l'élection de 2015. BAC a acquis 100 téraoctets de documents numériques et plus de 1000 boîtes de documents provenant de plus de la moitié des députés fédéraux qui ont quitté leurs fonctions.

        BAC travaille avec la Direction du dirigeant principal de l'information du Secrétariat du Conseil du Trésor, qui assiste maintenant les députés fédéraux avec la tenue de documents, et le Bureau du Conseil privé afin de fournir de la formation et des procédures sur la gestion de l'information. Comme étape suivante, BAC offrira de la formation au personnel exonéré dans les bureaux des ministres s'ils le souhaitent (personnel politique engagé par les ministres).

      • 2.5 Programme de réévaluation des documents gouvernementaux (T. Lloyd)

        Le Programme de réévaluation des documents gouvernementaux a identifié des acquisitions de documents qui ont été transférées à BAC sous rétention sélective, ce qui signifie que BAC a toujours eu l'intention de réévaluer la valeur archivistique de ces dossiers et de disposer des documents sans valeur archivistique. Les décisions relatives à la disposition des documents sont prises et documentées par les professionnels de BAC. Ces derniers sont au fait des théories sur la réévaluation de documents présentes dans la littérature, tel que l'article paru dans The American Archivist intitulé "More Product, Less Process: Revamping Traditional Archival Processing" par Mark Greene et Dennis Meissner.

    • 3. Compte rendu de la conférence des archivistes national, provinciaux et territoriaux (CANPT) (C. Marin-Comeau, M. Paron)

      Le 1er juin 2016, la CANPT a publié son « Énoncé des principes directeurs pour déterminer l'institution la plus appropriée pour les archives du secteur privé ». Les dix provinces et les trois territoires ont ratifié l'énoncé. Les principes sont les suivants : inclusivité, respect des principes archivistiques, respect de l'importance régionale, respect des donateurs, respect des institutions partenaires, respect des intervenants externes, collaboration et responsabilité. Le comité est préoccupé par le risque de dispersion des collections à travers le pays et par la possibilité que les chercheurs aient à visiter plusieurs centres d'archives. Les membres demandent si la numérisation en masse sera envisagée. BAC et CANPT sont ouverts à l'idée de collaborer sur une stratégie de numérisation.

    • 4. Relations avec les donateurs d'archives privées (C. Marin-Comeau, M. Miniggio)

      BAC présente un aperçu de ses activités de sensibilisation avec les donateurs privés, ainsi que son plan triennal et son plan d'action pour 2016-2017. L'emphase sera mise sur les activités de sensibilisation auprès des communautés de donateurs sous-représentées. Le comité demande comment ces communautés seront identifiées et si les résultats de ces activités seront mesurés. BAC répond que les activités de sensibilisation sont basées sur la stratégie d'acquisition et qu'il y a des données qui mesurent le succès de ces activités. Le comité demande également pour un organigramme.

    • 5. Acquisition des documents numériques du Gouvernement du Canada (R. McIntosh)

      Le comité discute des défis liés à l'acquisition des documents numériques du gouvernement du Canada, dont les suivants :

      • la croissance exponentielle des documents numériques;
      • l'infrastructure numérique pour l'acquisition, la préservation et l'accès;
      • les exigences relatives aux métadonnées;
      • l'acquisition des courriels;
      • la numérisation et la destruction des documents numérisés;
      • les autorisations de disposer de documents;

      Le comité se demande si BAC acquière les documents que l'institution devrait acquérir.

    • 6. Documenter l'expérience des militaires après la deuxième guerre mondiale (R. McIntosh, M. Cinq-Mars)

      La Direction générale des documents gouvernementaux revoit sa position concernant les dossiers du personnel militaire avec Anciens Combattants Canada.

      Le comité discute de la valeur intrinsèque de certains dossiers militaires. La guerre sud-africaine, la Première Guerre mondiale, la Deuxième Guerre mondiale et la guerre de Corée sont des guerres importantes et les dossiers militaires s'y rapportant semblent différents et plus significatifs. Les membres du comité reconnaissent que ces dossiers ont une valeur symbolique que les autres dossiers n'ont pas. Ils sont symboliques, chargées de sens et suscitent parfois une réponse émotionnelle. Ils relient les gens à leurs ancêtres. Les gens seront mécontents si ces documents ne sont pas conservés. Si l'on décide de détruire ces documents, cette décision devra être rigoureuse et transparente.

      Le comité discute de la numérisation des dossiers militaires plus contemporains et de la destruction des originaux. Certains dossiers, comme ceux de la Première et de la Deuxième Guerre mondiale, ont une valeur intrinsèque. Ces dossiers sont uniques et différents de ceux créés dans les années 1970. Durant les deux Guerres mondiales, l'armée était composée d'individus provenant de toutes les ethnies et de toutes les classes sociales. L'armée était très différente des Forces armées canadiennes, qui est une armée professionnelle. Le comité demande si BAC a analysé la consultation de ces dossiers par les chercheurs. BAC a des statistiques des Services de référence qui indiquent quelles boîtes et quels dossiers ont été consultés.

    • 7. Programme d'histoire orale à BAC (C. Marin-Comeau, C. Forcier-Holloway)

      BAC présente son programme d'histoire orale. Le comité demande si des restrictions d'accès aux enregistrements seront établies afin de promouvoir la franchise des personnes interviewées. Les conditions d'accès pourront être négociées entre l'interviewé et l'archiviste. Un membre du comité affirme que, du point de vue de l'archiviste, l'histoire orale est plus profitable à la suite du traitement du fonds, car ainsi l'entrevue se concentre davantage sur les documents du fonds d'archives.

      Le comité demande si BAC entend s'associer avec des chercheurs et faire des entrevues avec ces spécialistes. BAC souligne que, dans d'autres organisations, les archivistes effectuent régulièrement des entrevues d'histoire orale. Pour BAC, l'histoire orale est vue comme une fonction documentaire et de transfert de connaissances, ainsi que de reconnaissance de l'expertise de nos collègues. Le programme d'histoire orale leur donne l'espace de créer et d'innover. Pour l'instant, les entrevues d'histoire orale seront réalisées par des experts de BAC.

      L'un des défis pour BAC est la transcription et la traduction des histoires orales. Le comité affirme que la transcription et la traduction automatisées ont beaucoup progressé. Il faudra possiblement investir dans la technologie. Dans l'ensemble, le comité est très réceptif au programme d'histoire orale et insiste sur l'importance pour l'interviewer de bien connaître l'interviewé.

      Mesures de suivi :

      • BAC doit effectuer un suivi sur les outils de transcription disponibles.
    • 8. Révision du règlement sur le dépôt légal de publications (P. Gamache, A. Bullock)

      Le comité discute des défis liés à l'acquisition et à l'accès aux publications électroniques. BAC ne dispose pas présentement de la technologie pour optimiser l'acquisition et l'accès à ces publications, mais vise à l'avoir d'ici deux ans. Le comité discute des différentes approches possibles pour l'accès aux publications. Idéalement, il faudrait obtenir une copie pour consultation sur place et une copie pour consultation à distance. Il faut aussi prévoir l'accès pour les personnes handicapées.

      N. Charbonneau demande au comité si le dépôt légal devrait être exhaustif ou sélectif? De façon générale, les membres du comité favorisent l'exhaustivité. Le comité précise que les bibliothèques municipales et universitaires se doivent d'être sélectives dans leurs acquisitions en raison des coûts. BAC devrait donc adopter une approche plus exhaustive en se servant de l'outil du dépôt légal. D'autres bibliothèques en dépendent. Par la suite, le comité discute du respect des exigences de la loi par les éditeurs et de la façon dont BAC peut les encourager à déposer leurs publications. BAC peut sélectionner et encourager quelques éditeurs ou travailler avec des associations comme l'ANEL (Association nationale des éditeurs de livres), l'Association of Canadian Publishers et l'Association of Canadian University Presses et les encourager à parler avec leurs membres. Selon le comité, l'approche collaborative semble être l'approche la plus réaliste pour traiter avec l'industrie du secteur privé de l'édition.

    • 9. Mots de clôture et prochaine réunion (N. Charbonneau)

      N. Charbonneau remercie les membres du comité pour leur participation et leurs commentaires. Il leur rappelle que la prochaine réunion se tiendra de façon virtuelle durant l'hiver.

Réunions des 2 et 3 mai 2017 à Ottawa

  • Ordre du jour, 2 mai 2017

    13 h 00 – 13 h 15

    Mot de bienvenue et introduction

    • Normand Charbonneau
      Sous-ministre adjoint et chef de l'exploitation

    13 h 15 – 14 h 00

    Mise à jour - projets autochtones

    • Normand Charbonneau
      Sous-ministre adjoint et chef de l'exploitation

    14 h 00 – 15 h 00

    Stratégie de services au public de BAC

    • Johanna Smith
      Directrice générale, Direction générales des services au public

    15 h – 15 h 15

    Pause

    15 h 15 – 15 h 45

    Visite du Numéri-Lab

    • Johanna Smith
      Directrice générale, Direction générales des services au public

    15 h 45 – 17 h 00

    Politique de développement de collections

    • Pierre Gamache
      Directeur général, Direction générale du patrimoine publié
    • Alison Bullock
      Directrice, Division des acquisitions
  • Ordre du jour, 3 mai 2017

    8 h 30 – 9 h 30

    Droit à l'oubli et la pratique archivistique à BAC

    • Sandy Ramos
      Directrice, Archives gouvernementales
    • Jason Bennett
      Archiviste principal, Direction générale des documents gouvernementaux
    • Sarah Hurford
      Archiviste principal, Direction générale des documents gouvernementaux

    9 h 30 – 10 h 30

    Description et accès aux archives privées

    • Chantal Marin-Comeau
      Directrice générale, Direction générale des archives privées
    • Mireille Miniggio
      Directrice, Division de la Sciences, de la gouvernance et de la politique
    • Louise Beauregard
      Gestionnaire, Archives sur la science, l'économie et l'environnement

    10 h 30 – 10 h 45

    Pause

    10 h 45 – 11 h 45

    Définir une politique à propos des documents à risque

    • Katherine Comber
      Archiviste principale, Direction générale des documents gouvernementaux

    11 h 45 – 12 h 00

    Mot de clôture

    • Normand Charbonneau
      Sous-ministre adjoint et chef de l'exploitation
  • Résumé des discussions, 2 et 3 mai 2017

    Présences :

    • Catherine Arseneau: Beaton Institute
    • Michèle Dagenais : Université de Montréal (présente le 2 mai seulement)
    • Victoria Dickenson : Bénévole
    • Robin Jarvis Brownlie : Université du Manitoba
    • Michel Lessard : Agriculture and Agroalimentaire Canada (présent le 3 mai seulement)
    • Don McLeod : Université de Toronto
    • Ian Milligan : Université de Waterloo
    • Marianne Scott : Amis de Bibliothèque et Archives Canada

    Membres d'office

    • Pierre Gamache : Bibliothèque et Archives Canada
    • Chantal Marin-Comeau : Bibliothèque et Archives Canada
    • Robert McIntosh : Bibliothèque et Archives Canada

    Président

    • Normand Charbonneau : Bibliothèque et Archives Canada

    Invités de Bibliothèque et Archives Canada

    Le 2 mai

    • Alison Bullock
    • Johanna Smith

    Le 3 mai

    • Louise Beauregard
    • Jason Bennett
    • Katherine Comber
    • Sarah Hurford
    • Mireille Miniggio
    • Sandy Ramos

    Absences :

    • Gwen Bird : Université Simon-Fraser
    • Tim Cook : Musée canadien de la guerre
    • Michel Lalonde : Université d'Ottawa
    • 1. Mot de bienvenue (N. Charbonneau)
      N. Charbonneau souhaite la bienvenue aux membres du comité et les remercie pour leur participation. Il enchaîne avec une mise à jour sur les projets autochtones.

    • 2. Mise à jour sur les projets autochtones (N. Charbonneau, C. Marin-Comeau, J. Smith)

      Bibliothèque et Archives Canada (BAC) a reçu un financement de 14,9 millions de dollars (budget fédéral de 2017) pour réaliser les projets suivants sur une période de trois ans :

      • la numérisation et la diffusion numérique du matériel de la collection de BAC relié aux autochtones;
      • la préservation à long terme et la mise en valeur des témoignages oraux provenant de la collection de BAC et de celles de partenaires;
      • des opportunités d'expériences de travail pour les autochtones.

      En ce qui a trait aux témoignages oraux, les limites du contenu doivent encore être définies. BAC veut travailler avec les communautés et les faire participer à la préservation et à la diffusion du matériel. L'organisation cherche à travailler avec les communautés et les conseils de bandes et trouver l'équilibre entre les trois principaux groupes : les Premières Nations, les Inuits et les Métis. Des facteurs importants dans la sélection des projets sont les relations développées avec les communautés et les ressources qui y sont disponibles. Le comité recommande de traiter le matériel déjà disponible au lieu de financer de nouveaux projets.

      Le projet de numérisation et d'accès numérique se concentrera sur les collections de BAC qui contiennent du matériel relié aux Premières Nations, aux Inuits et aux Métis. Le but du projet est de fournir un accès en ligne sans restriction et gratuit au matériel numérisé. Un membre du comité souligne que l'infrastructure et l'identification du meilleur canal de diffusion comptent parmi les défis de ce projet. Facebook semble être un bon canal pour le moment. Un autre défi est de trouver un outil de traduction. L'externalisation ouverte et l'étiquetage pourront aider à corriger les erreurs liées aux langues. Des processus de validation de l'information sont actuellement examinés. Les membres discutent de la numérisation des journaux sur microfilm et du droit d'auteur. BAC songe à obtenir les droits sur les journaux.

      Les membres discutent ensuite des opportunités d'expériences de travail pour les jeunes autochtones. Ces opportunités offriront à BAC de nouvelles perspectives et de nouvelles avenues de réseautage dans les communautés, tout en permettant à de jeunes autochtones d'acquérir de l'expérience dans les domaines des sciences de l'information. Ils pourront travailler dans les locaux de BAC ou dans leur communauté, sur les projets mentionnés ci-haut (témoignages oraux, numérisation, accès) ou sur leurs propres projets. L'un des buts poursuivis est de renforcer les capacités en bibliothéconomie et en archivistique dans les communautés autochtones. Ils pourront également inspirer des projets futurs.

    • 3. La Stratégie en matière de services au public (J. Smith)

      La Stratégie en matière de services au public de BAC met l'accent sur les points forts de son approche actuelle en matière de services au public, cible les domaines prometteurs et les possibilités d'amélioration et décrit la façon d'arriver à fournir des services au public fondés sur l'ouverture, la collaboration, la compétence et la réceptivité.

      Un membre demande comment rejoindre le grand public. Plus BAC donnera accès à ses collections et rendra le matériel disponible, plus il y aura de demandes du public. BAC cherche aussi à offrir des services et des outils sur mesure à ses différentes catégories de clientèles. Un membre demande comment identifier les outils sur mesure à développer. BAC doit davantage communiquer avec ses clients, qui sont souvent des experts dans leur domaine, suivre le développement de leurs modèles de recherche (possible avec OCLC) et créer des statistiques pour identifier les domaines et les sujets spécifiques les plus en demande.

      Les membres discutent ensuite du projet d'édifice commun avec la Bibliothèque publique d'Ottawa. Ce projet sera peut-être l'occasion de numériser tous les instruments de recherche d'archives. Présentement, tous les guides de recherche et les bases de données thématiques sont déjà disponibles sur le site Web de BAC. Un membre du comité suggère à BAC d'obtenir du matériel numérisé par le biais de certaines organisations, comme par exemple les firmes d'avocats.

      Enfin, un membre suggère d'allonger les heures d'ouverture le samedi, car plusieurs clients viennent sur place à Ottawa durant la fin de semaine. BAC tente de trouver le juste milieu entre les besoins des clients et les ressources disponibles.

    • 4. Visite du Numéri-Lab (J. Smith)

      Les membres du comité visitent le Numéri-Lab. Cette infrastructure permet aux clients de numériser et de contextualiser les collections de BAC d'intérêt pour leurs travaux, études et communautés. Le Numéri-Lab fournit l'équipement, la formation et l'accès aux collections. Les clients doivent fournir un aperçu de leur projet, incluant une description détaillée du matériel de BAC à être numérisé, les numérisations du matériel, ainsi que les descriptions, les métadonnées et l'étiquetage des documents numérisés.

      Lors de la visite, une cliente numérise des documents et discute de son projet et de son expérience au Numéri-Lab avec les membres du comité.

    • 5. Politique de développement de la collection du patrimoine publié (A. Bullock)

      À la suite d'une évaluation du Règlement sur le dépôt légal et de l'identification de lacunes dans la politique d'acquisition des publications, BAC commence à développer une Politique de développement de la collection du patrimoine publié.

      Les membres discutent de l'acquisition de publications Canadiana étrangères. Un membre indique qu'il est important d'avoir du matériel sur les réalités internationales (ex. : les Premières nations au Canada et aux États-Unis). Un autre membre suggère d'acquérir le même matériel qui est disponible dans les centres d'études canadiennes à l'étranger. En ce qui a trait au matériel de référence, un membre précise que ce type de matériel est facilement accessible ailleurs et que BAC n'a pas besoin d'en acquérir beaucoup. Enfin le comité croit que si les éditeurs reçoivent des instructions plus claires, ils se conformeront davantage au Règlement sur le dépôt légal.

      Le comité discute ensuite des journaux. La responsabilité des journaux locaux devrait être décentralisée et appartenir aux localités. L'une des priorités de la Stratégie canadienne de numérisation du patrimoine documentaire est la numérisation des journaux. BAC numérise les journaux d'avant 1929 et les provinces ont aussi des stratégies de numérisation. Toutefois, le droit d'auteur fait en sorte que plusieurs journaux ne peuvent pas être numérisés et accessible en ligne.

      Les membres discutent ensuite de l'importance de préserver le contenu publié sur le Web pour la constitution d'une collection nationale. Les enjeux liés aux technologies doivent être pris en compte pour trouver un équilibre dans l'acquisition de ces ressources. Il est important de les acquérir même si elles ne peuvent pas être accessibles immédiatement. BAC vise l'intégralité dans ses acquisitions, mais doit également tenir compte des ressources disponibles.

      Enfin, les membres discutent des pour et des contre en ce qui a trait à la collaboration pour l'acquisition des journaux.

    • 6. Le droit à l'oubli et la pratique archivistique à BAC (J. Bennett, S. Hurford)

      Le droit à l'oubli (DAO) est un sujet faisant l'objet de discussions d'ordre légal dans de nombreux pays. Au Canada, les échanges à ce sujet sont nouveaux et l'application de ce droit n'est pas encore bien définie. À BAC, les questions soulevées dans le cadre des travaux de la Commission de vérité et de réconciliation (CVR) et du Processus d'évaluation indépendant (PEI) ont fait réfléchir au droit à l'oubli et au droit de se souvenir, de se rappeler. Les tenants du droit de se souvenir évoquent l'importance de ne pas minimiser ou nier ce qui s'est passé et de conserver les documents afin que le gouvernement soit tenu responsable de ses actes. Les tenants du droit à l'oubli soutiennent que de rendre publique ces informations engendre un sentiment de victimisation encore plus fort.

      Un membre indique que les documents du PEI sont très détaillés. Les archiver et les rendre accessibles risque effectivement de perpétuer le traumatisme. Il existe beaucoup d'autres sources d'information qui documentent ces abus, et ces témoignages ne révèlent rien de nouveau. Un autre membre affirme que les documents qui ont accidentellement survécus fournissent beaucoup d'information précieuse. Ils agissent à titre de mémoire afin que les abus ne se reproduisent plus. Ils peuvent également jouer un rôle dans la réconciliation. Dans 200 ans, le lien émotionnel avec ces événements et ces documents sera moins intense. Toutefois, le rôle de l'archiviste est également de protéger la vie privée des citoyens, surtout lorsque ces derniers ne sont pas consultés lors des décisions relatives à la disposition des documents. Même si le gouvernement considère ces documents comme étant sa propriété et que BAC, à titre d'institution nationale, hésite à s'en départir, l'archiviste, en tant qu'être humain, ne peut ignorer le traumatisme qu'ils font revivre aux familles touchées.

      De plus, un membre souligne qu'il ne faut pas oublier que les autochtones ont leurs propres rituels de guérison. Par exemple, un objet culturel doit être rapatrié afin qu'il soit « retourné à la terre ». Ainsi, il est important de respecter leur souhait en ce qui a trait à l'information partagée dans le cadre du PEI. Un membre demande s'il serait possible de simplement effacer l'information sur demande. Toutefois, les délais engendrés pour effectuer ces modifications posent problème. Pour l'instant, la cour prévoit un délai de 15 ans pendant lequel les survivants peuvent décider si les documents seront archivés ou détruits.

      En raison de la diversité des dossiers et des situations, il ne semble pas y avoir de réponse claire à ces questions pour le moment. Les institutions de mémoire doivent rechercher un équilibre entre la protection de la vie privée des citoyens et le droit collectif de se souvenir. Une chose est certaine, c'est que dorénavant, les instructions relatives à l'accès aux documents devront être déterminées à l'avance. La façon dont l'État traitera les demandes relatives au droit à l'oubli aura un impact sur la qualité de ses relations avec les autochtones. Enfin, lors du renouvellement de la Loi sur la protection des renseignements personnels, cette friction entre la divulgation et la protection de l'information devra être abordée.

    • 7. La description et l'accès aux archives privées (M. Miniggio, L. Beauregard)

      L'un des principaux objectifs de BAC est de traiter plus rapidement les documents d'archives pour les rendre accessibles aux utilisateurs. En 2016 - 2017, la Direction générale des Archives privées a produit deux nouvelles lignes directrices : la "Ligne directrice sur le classement et la description des archives privées" et la "Ligne directrice pour l'établissement des restrictions d'accès aux documents d'archives privées". Les trois principaux facteurs qui ont motivé la décision d'élaborer ces lignes directrices sont les suivantes : le volume d'archives privées acquises, la nécessité d'offrir un accès ouvert et rapide à ces acquisitions et la nécessité de mieux utiliser l'expertise des archivistes.

      Lors des négociations d'acquisition d'un fonds d'archives, BAC demande maintenant au donateur de fournir une liste de documents. De plus, des instructions plus précises relatives à la description des documents permettent de les traiter plus rapidement.

      Un membre mentionne l'exemple du DigiLab et suggère que les descriptions minimales soient améliorées à l'aide de l'externalisation ouverte. BAC pourrait faire appel à des volontaires qui possèdent de l'expérience en description ou qui ont une connaissance du fonds (membres de la famille d'un individu, employés de compagnie, etc.)

      Un autre membre affirme que la numérisation exige une description plus détaillée pour localiser les documents. Le travail de description des documents numériques prend beaucoup de temps. Un membre suggère de ne pas établir de restrictions sur les documents déjà accessibles de façon électronique. Les blogs produits par les archivistes peuvent aussi être utilisés pour améliorer les descriptions.

      BAC vit une tension entre sa capacité d'acquérir les documents qui correspondent à son mandat et ses ressources pour les décrire. Il faut rechercher un équilibre en ce qui a trait au niveau de description (niveau minimum, moyen, renforcé). BAC doit s'assurer que le budget dépensé en description (millions de dollars chaque année) se traduisent par un accès plus rapide et amélioré aux documents.

      Enfin, BAC veut également améliorer sa capacité à prévoir ses acquisitions et être davantage proactive, i.e. approcher les donateurs ou les autres institutions qui pourraient être intéressées par un fonds.

    • 8. Définir une politique pour les documents à risque (K. Comber)

      Le paragraphe 13(3) de la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada (2004) précise que « l'administrateur général peut exiger le transfert, selon les modalités qu'il fixe, de tout document fédéral visé au paragraphe (1) s'il estime qu'il risque d'être détruit ou gravement endommagé. » BAC n'a jamais invoqué le paragraphe 13(3) et formalisera cette année son approche par l'intermédiaire d'une politique.

      Les membres discutent de l'application d'une clause semblable par d'autres juridictions. Au Québec, cette clause n'a jamais été utilisée. En France, elle l'est fréquemment et aux États-Unis, des pénalités criminelles sont imposées si les documents sont détruits. BAC veut développer un instrument de politique avant de devoir utiliser cette clause. Si une action criminelle devrait être entreprise au Canada, le procureur général en serait responsable.

      Les membres discutent du transfert des documents lorsqu'un ministère ou agence est privatisé. Il devrait exister un outil de politique pour préserver les documents ou une clause dans l'acte de privatisation permettant le transfert des documents à BAC avant la privatisation, lorsque les documents sont encore la propriété de l'État. Dans de telles circonstances, BAC devrait aussi être proactive et tenter de contacter le ministère ou agence en voie de privatisation.

      En ce qui concerne la protection des documents électroniques, l'important est de surveiller la stabilité des formats. Les membres demandent comment protéger les documents gouvernementaux électroniques qui sont confidentiels. Ces documents sont transférés sur d'autres supports ou sur des serveurs non-connectés à Internet.

      Les membres recommandent à BAC de visiter les ministères pour vérifier les conditions d'entreposage des documents. La principale façon dont BAC peut aider les ministères à protéger leurs documents est de fournir des conseils. Un excellent programme de disposition est le meilleur outil pour protéger les documents.

    • 9. Mot de clôture (N. Charbonneau)

      N. Charbonneau remercie les membres du comité pour leur participation et les discussions enrichissantes. Il remercie également ceux qui ont fait des présentations. Il souligne que les documents de breffage avec les questions à débattre est une bonne formule pour encourager et orienter les discussions. Il leur rappelle que la prochaine réunion se tiendra à l'automne prochain.

Coordonnées

Pour toute question, commentaire ou si vous désirez obtenir l'un des documents présentés lors d'une réunion, veuillez nous écrire.

Date de modification :