Bibliothèque et Archives Canada Code de conduite : valeurs et éthique

Table des matières

Introduction

Bibliothèque et Archives Canada (BAC) a le mandat d'acquérir, de préserver et de rendre accessible le patrimoine documentaire du Canada pour les générations actuelles et futures, de faciliter la concertation des divers milieux intéressés et de servir de mémoire permanente à l'administration fédérale et à ses institutions.

En tant qu'employés de BAC, nous sommes fiers de remplir un mandat aussi particulier. Peu importe notre lieu de travail, nous sommes motivés, enthousiastes et déterminés à offrir des services de qualité à tous les Canadiens et aux personnes qui s'intéressent à la vaste collection de publications, de documents d'archives, d'enregistrements sonores et audiovisuels, de photographies, d'œuvres d'art, de documents cartographiques et philatéliques et de documents électroniques qui nous sont confiés. Nous aimons transmettre notre savoir et notre expertise à nos collègues et à nos clients.

Nos valeurs personnelles et professionnelles, ainsi que celles de la fonction publique du Canada et de BAC, nous aident à prendre des décisions et à agir convenablement dans les situations nécessitant une clarification d'un point de vue éthique. C'est pour cette raison que nous avons élaboré ensemble le Code de conduite : Valeurs et éthique. Ce document décrit nos valeurs en tant que fonctionnaires, le leadership dont nous faisons preuve quotidiennement, nos responsabilités et les comportements éthiques que nous devons maintenir pour soutenir notre culture organisationnelle, nos besoins opérationnels et nos objectifs d'affaires. Le Code nous aide à évaluer les dilemmes éthiques auxquels nous sommes parfois confrontés dans le cadre de nos activités quotidiennes. Le Code ne peut indiquer toutes les actions à privilégier ni énumérer toutes les actions à éviter. Son objectif est de renforcer notre culture éthique et le jugement auquel nous faisons appel dans l'exercice de nos fonctions.

Nous avons tous un rôle important à jouer en respectant les valeurs du Code et en l'utilisant pour orienter nos décisions et nos actions en tant que fonctionnaires.

Ensemble, nous en prendrons connaissance, en discuterons, et le mettrons en pratique.

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1. Contexte

1.1 Notre mandat 

En vertu du préambule de la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada, BAC a pour mandat :

  • de préserver le patrimoine documentaire pour les générations actuelles et futures;
  • d'être une source de savoir permanent accessible à tous, qui contribue à l'épanouissement culturel, social et économique de la société libre et démocratique que constitue le Canada;
  • de faciliter la concertation des divers milieux intéressés à l'acquisition, à la préservation et à la diffusion du savoir;
  • de servir de mémoire permanente de l'administration fédérale et de ses institutions.

1.2 Notre rôle en tant que fonctionnaires fédéraux  

Sous l'autorité du gouvernement élu et conformément à la loi, nous avons, en tant que fonctionnaires fédéraux, un rôle fondamental à jouer pour servir la population canadienne, les collectivités et l'intérêt public. À titre de professionnels garants de la confiance du public, notre travail est essentiel au bien-être du Canada et à la viabilité de la démocratie canadienne.

Nous travaillons dans un cadre constitutionnel et politique déterminé, qui :

  • constitue le fondement du rôle, des responsabilités et des valeurs du secteur public fédéral;
  • appuie la responsabilité ministérielle par laquelle le ministre est redevable, devant les Canadiens, des activités de BAC;
  • nécessite un secteur public fédéral professionnel et impartial, élément indissociable de notre démocratie.

Par conséquent, et ce, indépendamment des dispositions du présent Code, il nous incombe, en tant que fonctionnaires fédéraux, de respecter toutes les exigences particulières en matière de conduite qui sont contenues dans les lois, politiques et procédures pertinentes à nos responsabilités.

1.3 Le Code de valeurs et d'éthique du secteur public

Le Code de valeurs et d'éthique du secteur public (CVESP) est entré en vigueur le 2 avril 2012. Conformément au paragraphe 5(1) de la Loi sur la protection des fonctionnaires divulgateurs d'actes répréhensibles (LPFDAR), les administrateurs généraux doivent également élaborer leur propre code. Le CVESP fait partie intégrante de l'ensemble des lois, politiques et directives régissant la fonction publique fédérale et est complété par différentes politiques du Conseil du Trésor, notamment la Politique sur les conflits d'intérêt et l'après-mandat.

Ainsi, le Code de conduite : Valeurs et éthique de BAC et le CVESP sont complémentaires. Si le CVESP est plus général car s'appliquant à l'ensemble de la fonction publique fédérale, le Code de conduite de BAC répond aux particularités de notre institution, de notre mandat et de nos employés.

1.4 Application

Le Code de conduite : Valeurs et éthique de BAC s'applique à toute personne employée par BAC, y compris les étudiants, les employés nommés pour une période déterminée, les employés occasionnels, les employés saisonniers, les travailleurs à temps partiel et les participants au programme sur l'éméritat. Les personnes qui travaillent au sein de BAC par voie de détachement ou d'affectation, ou au terme d'un accord conclu dans le cadre d'Échanges Canada, doivent également s'y conformer. Les employés en congé, y compris les employés qui sont en congé sans solde, demeurent assujettis au Code et doivent continuer de s'y conformer pendant la durée de leur congé. Les entrepreneurs et les bénévoles sont également tenus de respecter le présent Code.

Comme condition d'emploi, les employés de BAC sont tenus d'adhérer aux valeurs établies dans le présent code et de les respecter. Il est de la responsabilité de chaque employé de prendre connaissance des exigences qui y sont énoncées et ceux qui ne s'y conforment pas peuvent faire l'objet de mesures disciplinaires pouvant aller jusqu'au congédiement, dans des cas extrêmes.

Selon les articles 12 et 13 de la LPFDAR, si des employés détiennent des renseignements pouvant révéler un manquement grave au présent Code, ils peuvent en toute confiance et sans crainte de représailles, en informer leur superviseur immédiat et/ou s'adresser au champion des valeurs et de l'éthique ou au cadre supérieur responsable des valeurs et de l'éthique qui examinera la question et en fera une interprétation. Ils peuvent également s'adresser à l'agent principal de la divulgation interne ou au Commissariat à l'intégrité du secteur public du Canada.

Les employés sont invités à consulter le portail du site intranet de BAC sur les valeurs et l'éthique pour de plus amples informations et/ou pour obtenir les coordonnées des personnes ressources en matière de valeurs et d'éthique.

Les lignes directrices énoncées dans le présent Code ne visent pas à tenir compte de toutes les questions de nature éthique pouvant se poser au quotidien. Les exemples fournis sont là pour nous aider et nous guider dans nos prises de décisions, mais ils sont loin d'être exhaustifs et ne peuvent se substituer à notre bon jugement face à certaines situations.

Les annexes A et B du présent document proposent également des définitions illustrant le Code ainsi que des liens vers des références additionnelles.

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2. Valeurs et leadership en milieu de travail

2.1 Valeurs 

Le présent Code décrit, dans les grandes lignes, les valeurs et l'éthique qui encadrent les employés de BAC dans toutes les activités liées à la réalisation de notre mandat et dans la création d'un milieu de travail sain et productif.

Les valeurs qui suivent sont fondées sur les valeurs du secteur public fédéral et sont indissociables de celles-ci. Elles doivent donc être interprétées les unes en relation avec les autres.

Ces valeurs nous guident en tout temps dans notre choix de la voie à suivre et nous appuient en cas de doute sur un comportement à adopter. De même, en tant qu'employés de BAC, nous pouvons nous attendre à être traités dans le respect de ces valeurs.

En adoptant ces valeurs, nous renforçons la culture éthique de notre institution et celle du secteur public. Nous contribuons également à maintenir la confiance du public en l'intégrité de l'ensemble des institutions publiques.

I. Respect de la démocratie

Le régime canadien de démocratie parlementaire et ses institutions doivent servir l'intérêt public. En tant qu'employés de la fonction publique, nous reconnaissons que les élus sont responsables devant le Parlement et, par conséquent, devant la population canadienne, et qu'un secteur public non partisan est essentiel au maintien de notre système démocratique.

À BAC :

  • nous respectons et exerçons nos fonctions conformément aux lois, aux politiques et aux directives de façon non partisane et impartiale;
  • nous communiquons aux décideurs l'information, les analyses et les conseils nécessaires en nous efforçant d'être toujours ouverts, francs et impartiaux;
  • nous mettons en œuvre les décisions prises par nos dirigeants conformément aux lois. Nos dirigeants aident le ministre du Patrimoine Canadien et des Langues officielles à rendre compte au Parlement et à la population canadienne.

En tant qu'employés de la fonction publique, nous avons certaines responsabilités, notamment, celle de loyauté envers notre employeur : le gouvernement du Canada. Cette responsabilité découle de la mission essentielle de la fonction publique, qui est d'aider le gouvernement à servir l'intérêt public et à mettre en œuvre les politiques gouvernementales et les décisions ministérielles.

II. Respect des personnes

Notre relation avec la population canadienne, nos partenaires et nos collègues est empreinte de respect, de dignité et d'équité. Ces valeurs contribuent à un milieu de travail sûr et sain, propice à l'engagement, à l'ouverture et à la transparence. Notre capacité d'innovation se fonde sur la diversité de notre population et des idées qui en émanent.

À BAC :

  • nous reconnaissons la diversité et l'avantage que procurent les qualités uniques et les forces propres à une main-d'œuvre diversifiée et professionnelle;
  • nous favorisons l'établissement et le maintien de milieux de travail sûrs et sains, exempts de harcèlement et de discrimination;
  • nous travaillons ensemble dans un esprit d'ouverture, d'honnêteté et de transparence qui favorise l'engagement, la collaboration et la communication respectueuse.

III. Intégrité

En appliquant des normes éthiques rigoureuses et en faisant leur promotion, nous maintenons et renforçons la confiance du public en l'honnêteté, l'équité et l'impartialité du secteur public fédéral.

À BAC :

  • nous nous conduisons de façon intègre et exemplaire;
  • nous n'utilisons pas notre rôle officiel pour obtenir ou accorder un avantage ni pour nuire à quelqu'un;
  • nous prenons des mesures pour prévenir et résoudre les conflits d'intérêts réels, apparents ou potentiels entre nos responsabilités officielles et nos affaires personnelles;
  • nous agissons de manière à préserver la confiance de notre employeur et du public.

IV. Intendance

En tant que fonctionnaires fédéraux, nous avons la responsabilité d'utiliser et de gérer judicieusement les ressources publiques.

À BAC :

  • nous veillons à l'utilisation efficace et efficiente des fonds, des biens et des ressources publics dont nous avons la responsabilité;
  • nous tenons compte des répercussions de nos actions et décisions à court, moyen et long terme;
  • nous acquérons, conservons et mettons en commun les connaissances et l'information selon les politiques et procédures appropriées.

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V. Excellence

L'excellence de la conception et de l'application des politiques ainsi que l'exécution des programmes et la prestation des services du secteur public influent positivement sur tous les aspects de la vie publique au Canada. La collaboration, l'engagement, l'esprit d'équipe et le perfectionnement professionnel contribuent tous au rendement d'une organisation.

À BAC :

  • nous fournissons des services équitables, opportuns, efficients et efficaces dans le respect des langues officielles du Canada;
  • nous tentons d'améliorer continuellement la qualité de nos politiques, de nos programmes et des services fournis, dans le respect de notre mandat.

Nous privilégions un environnement de travail qui favorise l'esprit d'équipe, l'acquisition des connaissances et l'innovation. Nous encourageons le partage de notre savoir et de notre expertise avec les Canadiens, les milieux professionnels et les créateurs de patrimoine documentaire grâce à une communication régulière, notre participation à des conférences et des présentations et notre présence active dans les médias sociaux.

2.2 Leadership en milieu de travail

En tant qu'employés de BAC, et quel que soit notre rôle au sein de l'institution, nous faisons preuve de leadership en intégrant les valeurs de BAC et de la fonction publique à nos décisions, à nos actions et à nos relations de travail avec nos collègues et partenaires externes :

  • nous entretenons des communications et des relations de travail positives;
  • nous reconnaissons la valeur des contributions individuelles et de la diversité et écoutons, en toute impartialité, les points de vue divergents qui contribuent à la richesse du savoir;
  • nous discutons, de manière respectueuse, des préoccupations d'ordre éthique;
  • nous signalons les activités illégales et les actes répréhensibles.

En tant que gestionnaires et superviseurs, nous donnons l'exemple et adoptons un comportement qui donne le ton en matière de valeurs et d'éthique. En plus des normes de conduite énoncées précédemment, nous sommes tenus de nous conformer aux normes les plus strictes :

  • nous encourageons et maintenons un dialogue continu sur les valeurs et l'éthique du secteur public au sein de notre secteur d'activité, en tenant compte de la nature particulière des défis propres à BAC;
  • nous agissons avec transparence, équité et objectivité dans nos opérations et activités professionnelles, y compris dans les domaines tels que la dotation en personnel et la passation de contrats;
  • nous appliquons les valeurs énoncées dans le présent Code et les intégrons dans nos politiques, programmes et pratiques de travail;
  • nous favorisons un climat de confiance et de respect dans lequel toute préoccupation peut être soulevée ouvertement et sans crainte de représailles;
  • nous reconnaissons l'excellence et les comportements éthiques qui contribuent à créer un environnement de travail sain, et en faisons la promotion.

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3. Responsabilités additionnelles 

La section suivante comprend un certain nombre de responsabilités qui, bien qu'elles ne soient pas exhaustives, concernent plusieurs situations auxquelles nous pouvons, en tant qu'employés de BAC, être confrontés.

3.1 Utilisation des renseignements et confidentialité

Dans le cadre de nos fonctions professionnelles, nous respectons les lois, directives et procédures relatives aux renseignements personnels ou officiels sous le contrôle de BAC.

Nous gérons l'information afin d'appuyer les activités courantes et nous la protégeons de façon adéquate en sécurisant les documents protégés et classifiés, qu'ils soient en format papier ou électroniques, même lorsqu'il est nécessaire de les transporter ailleurs pour réaliser les activités de BAC.

Nous assurons la stricte confidentialité de l'information protégée par la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels, à moins d'avoir eu l'autorisation expresse de la divulguer en vertu des dispositions de ces lois.

3.2 Utilisation des réseaux électroniques

À BAC, nous utilisons le réseau électronique pour appuyer les objectifs d'affaires.

L'information produite par le biais des médias sociaux et des réseaux électroniques est sujette aux mesures de précaution en matière de confidentialité et d'utilisation des renseignements.

Un usage personnel limité du réseau est permis, à condition qu'il soit conforme aux lois, politiques et lignes directrices à cet effet. Cet usage personnel ne doit pas nuire à notre productivité ni à celle de nos collègues, et ne doit pas encombrer la capacité de stockage des systèmes informatiques.

Les employés sont invités à consulter la politique du Conseil du Trésor sur l'utilisation acceptable des dispositifs et des réseaux pour obtenir de plus amples informations.

3.3 Utilisation des biens du gouvernement 

Les biens, l'équipement, le matériel, les véhicules ou les installations que BAC achète ou loue sont la responsabilité du gouvernement et, par extension, des Canadiens. Nous devons utiliser les biens du gouvernement uniquement dans le cadre de nos fonctions professionnelles à BAC, à moins d'avoir obtenu une autorisation appropriée. Les biens du gouvernement ne doivent jamais servir à des intérêts d'affaires commerciales personnelles, ou à toute autre forme de gain personnel.

Certaines pratiques d'utilisation de ces biens à des fins personnelles sont cependant permises, à certaines conditions.

L'utilisation des téléphones cellulaires à des fins personnelles est permise, à condition d'en faire un usage raisonnable et limité.

Lorsque nous quittons notre emploi au sein de BAC, nous devons remettre tous les biens du gouvernement que nous avons reçus dans le cadre de nos fonctions, à moins d'avoir une autorisation appropriée pour les conserver.

Si nous sommes en possession d'une carte de crédit gouvernementale, nous devons l'utiliser uniquement dans le cadre de nos fonctions officielles à BAC. Nous sommes responsables de l'utilisation de cette carte et du règlement des factures dans les délais requis.

Pour obtenir plus d'informations à ce sujet, veuillez consulter la Directive sur les cartes d'achat du Conseil du Trésor.

3.4 Propriété intellectuelle

Les connaissances, renseignements, technologies ou inventions créés à BAC ou par les employés de BAC en vue de satisfaire aux exigences opérationnelles doivent être traités conformément aux différentes lois qui régissent la propriété intellectuelle.

Les employés sont invités à consulter la Loi sur les inventions des fonctionnaires et la Loi sur le droit d'auteur pour obtenir de plus amples informations à ce sujet.

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4. Prévention des conflits d'intérêts 

À titre d'employés de BAC, nous conservons la confiance du public à l'égard de l'objectivité, de l'honnêteté et de l'intégrité de la fonction publique en empêchant et en évitant les situations pouvant donner lieu à l'apparence d'un conflit d'intérêts ou à un conflit d'intérêts potentiel ou réel.

Selon la Loi sur les conflits d'intérêts, «un titulaire de charge publique se trouve en situation de conflit d'intérêts lorsqu'il exerce un pouvoir officiel ou une fonction officielle qui lui fournit la possibilité de favoriser son intérêt personnel ou celui d'un parent ou d'un ami ou de favoriser de façon irrégulière celui de toute autre personne ».

Le conflit d'intérêts apparaît donc à partir du moment où nos intérêts personnels entrent en conflit avec la mission qui nous est confiée. La notion de conflit d'intérêts est, de fait, très large.

De pair avec le CVESP, le Secrétariat du Conseil du trésor (SCT) a publié la Politique sur les conflits d'intérêts et l'après-mandat, dont la section suivante constitue un résumé non exhaustif.

En tant qu'employés de la fonction publique :

  • nous prenons toutes les mesures possibles pour reconnaître, prévenir, signaler et régler tout conflit d'intérêts réel, apparent ou potentiel entre nos responsabilités officielles et nos intérêts personnels;
  • nous n'utilisons pas sciemment, à notre propre avantage, des renseignements obtenus dans l'exercice de nos fonctions qui ne sont pas accessibles au public;
  • nous n'utilisons pas, directement ou indirectement, les biens du gouvernement, y compris les biens loués et n'en permettons pas l'usage direct ou indirect à des fins autres que celles officiellement approuvées;
  • nous ne venons pas en aide à des personnes ou à des entités privées dans leurs rapports avec le gouvernement, si cela peut occasionner un traitement de faveur;
  • nous n'intervenons pas dans les rapports entre des personnes ou des entités privées et le gouvernement afin d'influencer de façon inappropriée leur résultat;
  • nous nous assurons de prendre toutes les mesures appropriées pour parer à tout conflit d'intérêts réel, apparent ou potentiel entre nos activités personnelles et nos responsabilités officielles en tant qu'employés de BAC.

4.1 Déclaration

Lorsqu'une situation de conflit d'intérêts réel, apparent ou potentiel survient entre les affaires personnelles et professionnelles d'un employé, il convient de compléter le Formulaire pour Rapport confidentiel et de le soumettre à l'administrateur en matière de conflits d'intérêts.

Si l'administrateur en matière de conflits d'intérêts juge que la situation constitue un conflit d'intérêts réel, apparent ou potentiel en lien avec les fonctions officielles d'un employé, il devra en informer ce dernier dans les 30 jours suivant la réception du formulaire. L'employé devra alors prendre les mesures appropriées en vue de résoudre le conflit.

De façon générale, nous n'avons pas à demander d'autorisation ni à faire de déclaration concernant nos affaires personnelles. Cependant, en cas de doute, il est préférable de demander conseil à son superviseur immédiat et/ou à l'administrateur en matière de conflits d'intérêts. Ces derniers pourront nous aider à juger de la nécessité ou non de compléter un formulaire dans l'éventualité où nos affaires/activités personnelles pourraient entrer en conflit avec nos fonctions professionnelles. Le fait de compléter un formulaire permet de prévenir et gérer les situations de conflits d'intérêts et, par le fait même, de protéger les employés.

Lorsqu'un changement important survient dans nos affaires personnelles ou dans nos fonctions officielles, nous devrions revoir nos obligations selon le présent Code ou nous adresser à notre superviseur immédiat ou l’administrateur en matière de conflits d’intérêts afin d'obtenir ses conseils sur le fait d'avoir ou non à remplir un formulaire de déclaration.

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4.2 Activités ou emplois extérieurs

En général, les employés de BAC peuvent occuper un emploi et/ou participer à des activités à l'extérieur de la fonction publique pendant leur temps libre, en autant que celles ci soient conformes aux règles régissant le conflit d'intérêt.

Dans les situations où cet emploi ou ces activités pourraient porter préjudice à l'institution ou à la fonction publique et compromettre l'objectivité des employés dans le cadre de leurs fonctions professionnelles, une discussion avec le superviseur immédiat serait opportune afin de déterminer s'il est pertinent de consigner cette information dans le formulaire de déclaration.

Nous devons préserver en tout temps notre indépendance professionnelle et éviter de nous placer en situation de conflit d'intérêts.

L'adhésion à des associations professionnelles et/ou la participation à des conférences sur un thème relié à ses activités professionnelles au sein de BAC tel que la musique, l'histoire, la photographie ou la littérature; la participation à un récital; l'organisation de festivals musicaux; la participation en tant que juré à des prix littéraires, etc. ne constituent généralement pas des activités nécessitant de remplir une déclaration au préalable.

De même, la publication de résultats de travaux de recherche sous forme d'articles ou de livres constitue un type d'activités privilégié par un grand nombre d'employés de BAC. Ces activités sont tout à fait acceptables lorsque les informations auxquelles les employés ont accès dans le cadre de leur emploi à BAC et auxquelles le public n'a pas accès ne sont ni utilisées ni divulguées.  De plus, l'employé devrait mentionner que les travaux ne représentent pas nécessairement le point de vue de BAC.

Dans certains cas, cependant, nous devrions remplir le Formulaire pour Rapport confidentiel et le soumettre à l'administrateur en matière de conflits d'intérêts, notamment lorsque l'activité ou l'emploi à l'extérieur :

  • est en lien avec une organisation en relation d'affaires avec BAC, notamment lorsque cette organisation demande, négocie ou reçoit des contrats ou des bénéfices financiers de l'institution;
  • est lié à nos responsabilités officielles au sein de BAC;
  • implique des actes de lobbying ou de représentations auprès de BAC.

De plus, si nous recevons un avantage ou un revenu découlant directement ou indirectement d'un marché conclu avec le gouvernement, nous sommes tenus d'en faire la déclaration auprès de l'administrateur en matière de conflits d'intérêts qui statuera sur la situation.

La liste ci-dessus n'est pas exhaustive et chaque situation est examinée individuellement. Il est donc toujours préférable, en cas de doute, de consulter son superviseur immédiat ou l’administrateur en matière de conflits d’intérêts.

Dans le cadre d'activités de participation à des conférences dans des forums publics par le biais des médias sociaux, il est utile de se rappeler que les employés de BAC sont aussi des représentants de l'institution et que leurs propos devraient toujours préserver la confiance du public à l'égard de leur capacité à exercer leur travail de manière intègre et impartiale.

Les employés sont invités à consulter la Politique de communication du gouvernement du Canada pour de plus amples informations.

4.3 Activités politiques

Nous pouvons participer à des activités politiques tout en respectant le principe d'impartialité politique au sein de la fonction publique. Par contre, nous ne pouvons pas participer à des activités politiques ou à tout autre type d'activité qui pourraient nous placer en situation de conflit réel, apparent ou potentiel compte tenu de nos fonctions officielles, ou qui pourraient porter atteinte ou être considérées comme pouvant porter atteinte à nos capacités d'exercer nos fonctions de manière objective ou impartiale.

Avant de nous porter candidats ou de tenter de le devenir dans le cadre d'élections fédérales, provinciales, territoriales ou municipales, nous devons d'abord obtenir la permission de la Commission de la fonction publique (CFP). La CFP est chargée d'administrer le régime des activités politiques.

Un guide est disponible à l'intention des employés qui souhaitent se livrer à des activités politiques au sein d'un parti politique, pour soutenir un parti ou s'y opposer, ou pour participer à une activité politique en vue de soutenir un candidat avant ou pendant la période électorale ou de s'y opposer. Pour plus d'informations, vous pouvez consulter le site de la CFP ainsi que l'outil d'autoévaluation des activités politiques.

4.4 Sollicitation

Les employés de BAC font preuve d'entraide et d'une grande générosité dans le cadre des campagnes de sollicitation approuvées pour l'ensemble de la fonction publique et en appui à des causes d'organismes sans but lucratif.

Normalement, les campagnes de financement liées à un organisme sans but lucratif et qui ne sont pas assorties de sollicitation active sont acceptables et n'entrent pas dans le champ d'application du présent Code. En cas de doute, il est préférable d'en discuter avec son superviseur immédiat.

La vente de produits tels que des tablettes de chocolat dans le cadre d'une campagne de financement pour des organismes comme les écoles, les équipes sportives, les associations à but non lucratif est permise, mais uniquement si cette activité n'est pas assortie de sollicitation active. Il est possible de déposer une boîte des produits à vendre avec une description de l'évènement ou de l'organisme financé, les coordonnées de l'employé participant à la campagne et une enveloppe pour recueillir les fonds dans des espaces communs tels que les cuisines, à condition que les employés de BAC se sentent totalement libres de participer ou non.

Le fait de solliciter des dons à des collègues pour souligner un moment important de la vie d'un employé (p. ex. acheter un cadeau à un collègue qui vient d'avoir un enfant, faire un don à une association ou envoyer des fleurs à la suite d'un décès, contribuer à l'achat d'un cadeau de retraite, etc.) n'est pas considéré comme de la sollicitation aux fins du Code de conduite de BAC. Il faut néanmoins s'assurer que les contributions sont optionnelles et que les employés se sentent libres de contribuer ou non.

Il est par contre nécessaire de présenter une demande par écrit à l'administrateur en matière de conflits d'intérêts pour tout autre acte de sollicitation sur les propriétés de BAC ou en tant qu'employé de BAC. L'administrateur évaluera les considérations relatives aux valeurs, à l'éthique et aux conflits d'intérêts et formulera une recommandation à l'intention du Bibliothécaire et archiviste du Canada qui l'approuvera s'il la juge appropriée. Cette autorisation écrite préalable est également nécessaire pour solliciter des dons, des prix ou des contributions de tierces parties, y compris pour la Campagne de charité en milieu de travail du gouvernement du Canada (CCMTGC).

Cette autorisation est accordée en cas de circonstances exceptionnelles et pour des activités officielles. Sans cette autorisation, nous ne pouvons pas mener des activités de sollicitation sur nos lieux de travail, utiliser l'équipement de BAC pour préparer des activités de sollicitation, ni communiquer avec des contacts à BAC (externes et internes) dans le but d'obtenir des dons ou pour des affaires personnelles (p. ex. pour des organismes de charité au sein desquels nous faisons du bénévolat ou pour des entreprises personnelles). Enfin, nous ne pouvons pas utiliser notre courriel, notre téléphone, ni les adresses postales de BAC à des fins de sollicitation.

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4.5 Évitement des traitements de faveur

En tant qu'employés de BAC, nous devons faire preuve d'objectivité et d'impartialité lorsque nous exerçons nos fonctions et prenons des décisions, que celles-ci soient liées au processus de dotation, à l'octroi de fonds ou à l'imposition de sanctions pécuniaires à des entités extérieures, à des paiements de transfert, au fonctionnement des programmes ou à tout autre exercice de nos responsabilités.

Nous ne devons pas accorder de traitement de faveur. En outre, avant d'offrir une aide extraordinaire à quelque personne ou entité que ce soit ayant des relations d'affaires avec le gouvernement, nous devons en informer notre superviseur immédiat et obtenir son soutien. De plus, nous ne devons désavantager aucune entité ou personne ayant des relations d'affaires avec le gouvernement. Nous devons informer notre superviseur d'un dossier qui concerne une personne ou une entité avec qui nous entretenons une relation personnelle (p. ex. contrat, recrutement, paiement de transfert, collaboration, etc.) et des mesures appropriées pourront être prises.

Nous ne devons pas accorder l'accès aux locaux de BAC à des tiers aux fins de la promotion, de la fourniture ou de la vente de biens ou de services qui n'ont aucun lien avec nos fonctions officielles, à l'exception des activités approuvées (p. ex. la CCMTGC).

La transmission de renseignements accessibles au grand public n'est pas considérée comme un traitement de faveur.

Bien qu'il soit acceptable de conseiller quelqu'un au sujet des principes généraux de la dotation en personnel si nous ne prenons pas part au processus de dotation, nous devons éviter de fournir à quelqu'un des renseignements auxquels les autres candidats n'ont généralement pas accès.

Nous ne devons pas nous servir de notre pièce d'identité officielle ni de notre titre professionnel et de leur pouvoir en vue d'obtenir un avantage personnel ou d'exercer une influence, d'obtenir un privilège réel ou apparent, une faveur pour nous-mêmes ou pour d'autres personnes, un droit particulier ou pour faire quoi que ce soit d'illicite ou d'inapproprié, ou qui n'est pas dans l'intérêt du public canadien.

4.6 Nomination à un conseil d'administration

En général, nous pouvons être nommés à un conseil d'administration sans autorisation préalable.

Un employé de BAC peut être membre du conseil d'administration d'une galerie d'art ou d'un centre d'interprétation historique, à condition que cette activité n'entre pas en conflit avec ses fonctions officielles au sein de l'institution.

En revanche, si nous avons accepté ou envisageons d'accepter une nomination au conseil d'administration d'une organisation qui est en relation d'affaires avec BAC, notamment lorsque cette organisation demande, négocie ou reçoit des contrats ou des bénéfices financiers de l'institution, nous devrions remplir le Formulaire pour Rapport confidentiel et le soumettre à l'administrateur en matière de conflits d'intérêts.

4.7 Cadeaux, honoraires, marques d'hospitalité, et autres avantages

De façon générale, nous devrions, dans la mesure du possible, refuser les cadeaux, les marques d'hospitalité ou tout autre avantage, et ce, afin d'éviter de nous placer dans une situation de conflit d'intérêts réel, apparent ou potentiel.

L'acceptation de cadeaux, honoraires, marques d'hospitalité, et autres avantages liés à des activités professionnelles est autorisée seulement si les critères suivants sont respectés :

  • la valeur est faible, par exemple des objets promotionnels peu coûteux, des repas légers ou des souvenirs non monnayables, et cela se produit rarement;
  • l'offre survient lors d'une activité ou d'un événement lié à l'exercice des fonctions officielles de l'employé visé;
  • l'offre est conforme aux règles normales de courtoisie, de l'hospitalité ou du protocole;
  • l'intégrité de l'employé ou celle de BAC n'est pas compromise ou ne semble être compromise d'aucune façon.

Lorsqu'un cadeau ne répond pas aux critères d'admissibilité précités ou que l'on estime qu'il est suffisamment avantageux pour BAC d'accepter l'offre, nous devons discuter avec notre superviseur immédiat de la justification, des risques et des mesures d'atténuation associées, et obtenir les directives, le cas échéant, de l'administrateur en matière de conflits d'intérêts. Ce dernier précise alors dans une évaluation écrite si l'offre doit être acceptée ou refusée.

Dans l'éventualité où l'offre serait acceptée, il indique également si le cadeau sera conservé par BAC, donné à un organisme de charité, cédé ou si nous pouvons le conserver.

Il se peut que des tiers nous offrent de payer des frais de déplacement lorsque nous sommes invités à participer en tant que conférencier ou à participer à des conférences dans le cadre de nos fonctions officielles. Dans ce cas, il est nécessaire de déterminer si l'offre peut entraîner un conflit d'intérêts réel, apparent ou potentiel, ou si l'acceptation de cette offre pourrait exercer une influence réelle ou apparente sur notre objectivité dans l'exercice de nos fonctions à BAC. Devant une telle offre, nous devons discuter avec notre superviseur immédiat afin de nous assurer d'être en conformité avec les exigences des politiques, notamment de la Politique sur la participation aux conférences à l'extérieur de la région de la capitale nationale [PDF 52 Kb].

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5. Après-mandat 

5.1 Période de restriction

En vertu de la Politique sur les conflits d'intérêts et l'après-mandat du SCT (entrée en vigueur en 2012), le Bibliothécaire et archiviste du Canada est chargé de désigner les postes qui, de par leurs fonctions, pourraient engendrer un conflit d'intérêts réels, apparents ou potentiels relativement à l'après-mandat. Pour BAC, il s'agit des postes du groupe de la direction (EX), des postes EX moins 1, EX moins 2 et leurs équivalents.

Les employés de BAC qui occupent un poste désigné sont assujettis à une période de restriction d'un an suivant la cessation de leurs fonctions.

Avant la cessation de leurs fonctions et pendant la période de restriction d'un an, ces employés doivent informer le Bibliothécaire et archiviste du Canada, par écrit, de toute offre d'emploi sérieuse ou de toute activité envisagée à l'extérieur de la fonction publique et susceptible de les placer en conflit d'intérêts réel, apparent ou potentiel avec leur emploi dans la fonction publique. Ils doivent également lui faire part immédiatement de l'acceptation d'une telle offre. Durant cette période de restriction, il est aussi interdit à ces employés, sans autorisation du Bibliothécaire et archiviste du Canada :

  • d'accepter une nomination au conseil d'administration d'une entité privée avec laquelle ils ont eu des rapports officiels importants au cours de l'année ayant précédé la fin de leur mandat, ou d'accepter un emploi au sein d'une telle entité. Les rapports officiels en question peuvent être personnels ou établis par l'entremise de subordonnés;
  • d'intervenir, pour le compte ou au nom d'une autre personne ou d'une entité, auprès de tout organisme du gouvernement avec lequel ils ont eu des rapports officiels importants au cours de l'année ayant précédé la fin de leur mandat. Les rapports officiels en question peuvent être personnels ou par l'entremise de subordonnés;
  • de donner à leurs clients ou à leur employeur, au moyen de renseignements qui ne sont pas accessibles au public, des conseils touchant les programmes ou les politiques de BAC ou de l'organisme pour lequel ils travaillaient ou avec lequel ils entretenaient des rapports directs significatifs.

Nous avons, de façon générale, la responsabilité de réduire au maximum la possibilité de nous trouver dans des situations de conflit d'intérêts réel, apparent ou potentiel entre nos dernières responsabilités liées à nos fonctions au sein de la fonction publique fédérale et les opportunités à l'extérieur de celle-ci.

5.2 Annulation ou réduction de la période de restriction

L'employé ou l'ancien employé peut demander au Bibliothécaire et archiviste du Canada d'annuler ou de réduire par écrit la période de restriction. Pour ce faire, il doit fournir à ce dernier suffisamment de renseignements pour lui permettre de déterminer si la demande est justifiée, en fonction des critères suivants :

  • les circonstances du départ de l'employé;
  • les perspectives d'emploi générales de l'employé ou de l'ancien employé;
  • l'importance que le gouvernement attache aux renseignements détenus par l'employé ou l'ancien employé dans le cadre de son poste au sein de la fonction publique;
  • le caractère souhaitable du transfert rapide au secteur privé, à d'autres secteurs gouvernementaux ou à des secteurs non gouvernementaux, les connaissances et les compétences de l'employé ou de l'ancien employé;
  • l'assujettissement, pour les sous-ministres adjoints, à la Loi sur le lobbying qui prévaut en cas de conflit entre cette dernière et le présent Code;
  • la mesure dans laquelle le nouvel employeur pourrait tirer un avantage commercial ou privé indu en embauchant l'employé ou l'ancien employé;
  • l'autorité et l'influence qu'avait cet employé au sein de la fonction publique;
  • toute autre considération, à la discrétion du Bibliothécaire et archiviste du Canada.

6. Pistes de solution

Les dispositions nécessaires pour régler un conflit d'intérêts réel, apparent ou potentiel, ou pour se conformer aux exigences susmentionnées devraient faire l'objet de discussions ou d'une entente entre l'employé et le délégué du Bibliothécaire et archiviste du Canada. Si l'employé, le gestionnaire et l'administrateur en matière de conflits d'intérêts ne s'entendent pas sur les dispositions adéquates pour régler un conflit d'intérêts réel, apparent ou potentiel, le désaccord sera réglé au moyen des procédures de règlement de grief.

Lorsqu'un employé de BAC contrevient volontairement et intentionnellement au Code de conduite de BAC ou à d'autres lois, règlements, politiques ou procédures et qu'un autre employé est au courant de tels agissements, ce dernier peut, de façon confidentielle et sans crainte de représailles, en aviser l'agent principal de la divulgation interne ou s'adresser au Commissariat à l'intégrité du secteur public du Canada. Le CVEFP offre de plus amples renseignements sur les fonctions et les pouvoirs des agents principaux en matière de divulgation interne et le Commissariat propose un mécanisme sûr, confidentiel et indépendant pour divulguer des actes répréhensibles présumés commis dans le secteur public fédéral, qui vient compléter les recours existant au sein des ministères.

Lorsque nous sommes aux prises avec un dilemme éthique, nous pouvons nous poser les questions suivantes :

  • Qu'est-ce qui rend la situation difficile?
  • Est-ce que la situation affecte mon objectivité dans le cadre de mes fonctions?
  • Ce que j'envisage de faire est-il conforme à l'esprit et à la lettre de la loi, aux lignes directrices, aux politiques et au Code?
  • Ce que j'envisage de faire est-il conforme aux valeurs du CVESP et à celles de BAC?
  • Quelles sont les conséquences et les répercussions potentielles de ces actes et décisions?
  • Ont-ils une incidence sur ma capacité, réelle ou apparente, de m'acquitter de mes fonctions de manière efficace et impartiale?
  • Ai-je demandé conseil à une personne ou un service indépendant et digne de confiance?
  • Que penseraient les médias, ma gestion ou le grand public de la situation si mes actes faisaient la une d'un journal?
  • Suis-je à l'aise avec la décision que je m'apprête à prendre?

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Conclusion

Le présent document guidera les employés pour qu'ils prennent des décisions professionnelles, même dans les situations qui semblent ambiguës. Il exprime nos valeurs communes et nous aide à améliorer constamment notre capacité à prendre des décisions éthiques dans le contexte de nos activités quotidiennes destinées à remplir le mandat de BAC. Il fournit des outils et des processus qui aident à réagir de façon appropriée lorsqu'il y a des zones grises et que nous collaborons avec nos collègues, nos clients et les milieux intéressés.

Le Code est le fruit d'une collaboration, et nous appliquerons ensemble les valeurs qu'il véhicule : le respect de la démocratie, le respect des personnes, l'intégrité, la saine intendance et l'excellence. Nous nous aiderons mutuellement à assumer les responsabilités prévues par le Code afin que l'institution dont nous sommes fiers soit jugée digne de confiance.

Annexe A : Définitions

Acte répréhensible : la Loi sur la protection des fonctionnaires divulgateurs d'actes répréhensibles s'applique aux actes répréhensibles ci après, commis au sein du secteur public ou le concernant :

  1. la contravention d'une loi fédérale, provinciale ou territoriale ou d'un règlement pris sous leur régime, à l'exception de la contravention de l'article 19 de la LPFDAR;
  2. l'usage abusif des fonds ou des biens publics;
  3. les cas graves de mauvaise gestion dans le secteur public;
  4. le fait de causer - par action ou omission - un risque grave et précis pour la vie, la santé ou sécurité humaines ou pour l'environnement, à l'exception du risque inhérent à l'exercice des attributions d'un fonctionnaire;
  5. la contravention grave d'un code de conduite établi en vertu des articles 5 ou 6 de la LPFDAR;
  6. le fait de sciemment ordonner ou conseiller à quelqu'un de commettre l'un des actes répréhensibles visés aux alinéas (1) à (5).

Activité politique : aux termes de la partie 7 de la Loi sur l'emploi dans la fonction publique, toute activité exercée au sein d'un parti politique ou exercée pour soutenir un tel parti, ou pour s'y opposer; toute activité exercée pour soutenir un candidat avant ou pendant la période électorale ou pour s'y opposer; le fait d'être candidat à des élections fédérales, provinciales, territoriales ou municipales, ou de tenter de le devenir avant ou pendant la période électorale.

Conflit d'intérêts : toute situation dans laquelle l'employé a des intérêts personnels qui pourraient influer indûment sur l'exécution de ses fonctions et de ses responsabilités officielles ou dans laquelle il use de sa charge publique pour obtenir des gains personnels. Le conflit d'intérêts peut être réel, apparent ou potentiel, c'est-à-dire :

  • réel, si le conflit d'intérêts existe actuellement;
  • apparent, si un observateur raisonnable peut percevoir qu'il y a conflit d'intérêts, que ce soit le cas ou non;
  • potentiel, s'il est raisonnable de prévoir qu'un conflit d'intérêts risque de survenir ultérieurement.

Discrimination : le fait de traiter les gens différemment et de façon négative en raison de divers motifs comme la race, l'origine nationale ou ethnique, la couleur, la religion, l'âge, le sexe, y compris la discrimination fondée sur la grossesse, l'orientation sexuelle, la situation matrimoniale, la situation familiale, la déficience physique ou mentale et l'état de personne graciée.

Harcèlement : comportement inopportun et offensant d'une personne à l'égard d'une autre en milieu de travail, y compris pendant toute activité ou dans tout lieu associé au travail, et dont l'auteur sait ou devrait raisonnablement savoir qu'un tel comportement peut offenser ou causer un préjudice. Il comprend tout acte, propos ou exhibition qui diminue, rabaisse, humilie ou embarrasse une personne, ou tout acte d'intimidation ou de menace. Il comprend également le harcèlement au sens de la Loi canadienne sur les droits de la personne (c.-à-d. en raison de la race, l'origine nationale ou ethnique, la couleur, la religion, l'âge, le sexe, l'orientation sexuelle, la situation matrimoniale, la situation familiale, la déficience physique ou mentale ou l'état de personne graciée).

Propriété intellectuelle : s'entend de tous les droits relatifs à des éléments ainsi qu'aux renseignements de nature scientifique ou technique, qu'ils soient communiqués oralement ou enregistrés sous toute forme ou sur tout support, qu'ils bénéficient ou non de la protection d'un droit d'auteur. Cela comprend, sans pour autant s'y limiter, les données, les techniques, les méthodes, les procédés, le savoir faire, les inventions, les conceptions, les formules, les photographies, les dessins, les plans, les devis, les rapports, les études, les manuels techniques et de procédures, les logiciels et les micro logiciels, les fichiers de données et la documentation, y compris, sans pour autant s'y limiter, les brevets, les droits d'auteur, les secrets industriels, les marques de commerce, les dessins industriels déposés et toute application de ceux ci, et tous les autres droits de propriété intellectuelle afférents.

Réseau électronique : groupes d'ordinateurs et de systèmes informatiques qui sont en mesure de communiquer entre eux, y compris, mais sans s'y limiter, Internet, les réseaux de données électroniques du gouvernement du Canada et l'infrastructure de réseau vidéo ainsi que des réseaux publics et privés à l'extérieur d'un ministère. Le réseau comprend les éléments à la fois avec et sans fil.

Solliciter : prier, faire appel à quelqu'un de façon pressante en vue d'obtenir quelque chose.

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Annexe B : Documents de référence

Vous trouverez ci-après une liste des lois, des politiques et des lignes directrices qui précisent davantage les différentes sections du Code. Cette liste n'est pas exhaustive, mais elle comprend les documents les plus pertinents. Les employés sont invités à consulter d'autres travaux de recherche et à demander l'avis de leur gestionnaire lorsqu'ils ont besoin d'éclaircissements sur une question.

Lois :

Politiques et publications des organismes centraux :